III TUYểN DụNG NHÂN VIÊN Sau khi phân tích công việc, hiểu đợc các yêu cầu, đặc điểm của công việc, các tiêu chuẩn công việc, việc quan trọng tiếp theo của một nhà quản trị gia trong quá trình quản trị nhân sự là tuyển dụng nhân viên. Tuyển dụng nhân viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Những nhân viên không có đủ năng lực cần thiết để thực hiện công việc sẽ ảnh h- ởng xấu trực tiếp đến hiệu quả quản trị và chất lợng thực hiện công việc. Nó còn làm ảnh hởng xấu đến bầu không khí của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân viên không phù hợp, sau đó sa thải họ, không những gây tổn thất cho doanh nghiệp mà còn gây tâm lý làm xáo trộn tinh thần các nhân viên khác và ảnh hởng đến các chính sách xã hội. I. Dự báo nhu cầu nhân viên: 1.1. Các yếu tố dự báo nhu cầu nhân viên: Nhu cầu nhân viên trong các doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào: 1. Quy trình sản xuất: đợc quyết định phần lớn bởi khả năng tiêu thụ hàng hoá của đơn vị đó trên thị trờng. 2. Năng suất lao động: chịu tác động và quyết định bới các yếu tố: trình độ trang bị kỹ thuật, quy trình công nghệ, trình độ lành nghề của nhân viên, khả năng tổ chức, tài lãnh đạo của các nhà quản trị. Do đó trong dự báo nhu cầu nhân viên của doanh nghiệp phải chú trọng đến các yếu tố cơ bản sau: - Khả năng phát triển sản xuất kinh doanh (tăng khối lợng sản phẩm dịch vụ) - Khả năng nâng cao chất lợng sản phẩm hay dịch vụ hoặc tham gia vào thị trờng mới. - Sự thay đổi về công nghệ kỹ thuật và tổ chức hành chánh làm tăng năng suất lao động. - Sự thay đổi về chất lợng nhân viên. - Khả năng tài chính của doanh nghiệp - Tỷ lệ thuyên chuyển trong nhân viên: 1.2. Phơng pháp dự báo nhu cầu nhân viên: 1.2.1. Phơng pháp phân tích xu hớng: là sự nghiên cứu nhu cầu nhân viên trong các năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên cho những năm tơng lai. Phơng pháp này mang tính chất định hớng, kém chính xác do dự báo chỉ dựa vào yếu tố thời gian và xu hớng phát triển chung. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những nơi tình hình sản xuất và kinh doanh tơng đối ổn định. 1.2.2. Phơng pháp phân tích hệ số: Dự báo nhu cầu nhân viên bằng cách sử dụng hệ số giữa một đại lợng về qui mô sản xuất kinh doanh một khối lợng sản phẩm, khối lợng hàng bán ra, khối lợng dịch vụ và số l- ợng nhân viên cần thiết tơng xứng. 1.2.3. Phơng pháp phân tích tơng quan: Xác định mối quan hệ thống kê giữa 2 đại lợng có thể so sánh nh số lợng nhân viên và một đại lợng về qui mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có thể dự báo đợc nhu cầu nhân viên theo qui mô sản xuất kinh doanh tơng ứng. 1.2.4. Phơng pháp sử dụng máy tính: Trên cơ sở dự báo về khối lợng sản phẩm và dịch vụ, thời gian cần thiết cho một đơn vị sản phẩm, hệ số tăng giảm thời gian lao động Các dự án bán hàng tối thiểu và tối đa, theo hệ số chơng trình lập sẵn, công ty có thể mau chóng xác nhận đợc nhu cầu nhân viên tơng ứng, cần thiết trong tơng lai. 1.2.5. Phơng pháp theo đánh giá của chuyên gia: Phơng pháp này đợc sử dụng rộng rãi trong thực tiễn và đóng vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân viên. Các chuyên gia dự báo nhu cầu nhân viên trên cơ sở đánh giá, phân tích ảnh hởng của các yếu tố môi trờng thay đổi đến hoạt động của doanh nghiệp để từ đó dự báo nhu cầu nhân viên. 1.3. Dự báo các nguồn cung ứng từ bên trong doanh nghiệp: Có nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ hoặc công việc trống của doanh nghiệp nh: Nguồn tuyển dụng trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp; Nguồn tuyển ngời theo hình thức quảng cáo, nguồn tuyển dụng thông qua các cơ quan dịch vụ lao động. Trong các hình thức tuyển dụng nhân viên nêu trên thì phơng án tuyển dụng nhân viên trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc trong các doanh nghiệp th- ờng có nhiều thuận lợi. Bởi vì: 1. Tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tốt hơn, sáng tạo hơn, nhiệt tình hơn, tận tâm hơn đối với công việc. 2. Nhân viên đã quen biết, hiểu đợc mục tiêu của doanh nghiệp và dễ dàng tìm ra cách đạt đợc mục tiêu đó. 3. Nhân viên của doanh nghiệp là những ngời đã đợc thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm. Tuy nhiên việc tuyển dụng nhân viên trực tiếp từ các doanh nghiệp cũng có một số mặt nhợc điểm nhất định. 1. Việc tuyển dụng nhân viên vào một chức vụ trống theo kiểu thăng chức có thể sinh ra t tởng chủ quan đối với các công việc đã làm thờng ngày, dẫn đến các công việc giải quyết có thể thiếu tính sáng tạo. 2. Trong doanh nghiệp dễ hình thành nhóm. Đối với những ngời không đợc đề bạt mâu thuẫn với ngời đợc đề bạt và mâu thuẫn với lãnh đạo cấp trên hình thành nên các nhóm trong doanh nghiệp. Để có thể xác định có bao nhiêu ứng viên trong công ty cần có những thông tin cần thiết về chất lợng và các đặc điểm chính của các nhân viên trong doanh nghiệp thông qua việc thu thập và xây dựng các "Hồ sơ nhân viên", "Biểu đồ thuyên chuyển nhân viên", "Phiếu thăng chức" Trong hồ sơ nhân viên: Cần có các thông tin về tuổi tác, sức khoẻ, thời gian có thể làm việc, trình độ học vấn, chuyên môn, các lớp đào tạo đặc biệt do công ty tổ chức đã tham dự, ngoại ngữ, các khả năng đặc biệt, nguyện vọng, thời gian công tác. Các thông tin này cần đợc lu trữ và xử lý trên máy tính hoặc bằng tay, nhằm theo dõi để so sánh với các công việc làm dễ dàng cho việc tuyển chọn vào các vị trí công tác mới. Trong "Biểu đồ thuyên chuyển nhân viên" thờng chỉ ghi rõ các yếu tố: đánh giá về khả năng thực hiện công việc va khả năng thăng tiến của nhân viên cho các chức vụ quan trọng. Bảng 3.1. Biểu đồ thuyên chuyển nhân viên "Phiếu thăng chức" là phiếu chuẩn bị cho từng chức vụ quan trọng còn trống trong doanh nghiệp, trong đó chỉ rõ chất lợng và đặc điểm của tất cả các ứng viên vào một chức vụ nhất định, khả năng tăng tiến, yêu cầu cần đào tạo thêm để đợc thăng chức của từng ứng viên. 1.4. Dự báo nguồn cung ứng nhân viên từ bên ngoài doanh nghiệp: Dự báo nguồn cung ứng từ bên ngoài doanh nghiệp phải dựa trên cơ sở tình hình kinh tế nói chung, điều kiện thị trờng địa phơng và điều kiện thị trờng nghề nghiệp nói riêng. Trớc hết phải dự báo đợc tình hình phát triển kinh tế nói chung và tỷ lệ lao động thất nghiệp. Thông thờng tỷ lệ lao động thất nghiệp càng thấp thì nguồn cung ứng nhân viên càng hạn chế và càng khó tuyển nhân viên. Dự báo điều kiện thị trờng sức lao động địa phơng rất quan trọng. Việc làm có thể tăng thêm hay giảm đi trong một thành phố hoặc một vùng nào đó do kết quả phát triển hoặc đóng cửa một vài doanh nghiệp lớn. Cuối cùng cần phải dự báo về khả năng cung cấp ứng viên của một số nghề đặc biệt (những loại lao động phức tạp), căn cứ vào việc thống kê và kế hoạch đào tạo của các tr- ờng chuyên nghiệp. Các hình thức chủ yếu cung cấp ứng viên từ bên ngoài. 1.4.1. Quảng cáo: Quảng cáo là một hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu. Để nâng cao chất lợng quảng cáo cần chú ý một số vấn đề sau: Một là, Mức quảng cáo: Số lần xuất hiện, khi nào xuất hiện quảng cáo và quảng cáo theo hình thức nào. Phải căn cứ vào số lợng ứng viên cần tuyển, chức vụ và loại công việc yêu cầu cần tuyển thêm nhân viên. Hai là, Nội dung quảng cáo: Nội dung quảng cáo cần nhấn mạnh vào các vấn đề, nội dung then chốt của công việc và tiêu chuẩn nghề nghiệp, phát triển tính hứng thú của công việc và khả năng có thể thoả mãn các yêu cầu của ứng viên nh cấp học bổng cho đào tạo tiếp, đợc đi du lịch, nghỉ mát, cấp nhà ở Cuối cùng trong quảng cáo nên có những câu khuyến khích ngời xem hoặc ngời nghe mau chóng có hành động liên lạc với doanh nghiệp bằng điện thoại hoặc bằng th tín. 1.4.2. Thông qua văn phòng dịch vụ lao động: Sử dụng văn phòng dịch vụ lao động có ích lợi là giảm đợc thời gian tìm kiếm, phỏng vấn, chọn lựa ứng viên và thờng áp dụng trong các trờng hợp: - Doanh nghiệp không có phòng nhân sự riêng do đó gặp khó khăn trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới. - Doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc không có hiệu quả trong việc tuyển chọn nhân viên do khó đánh giá, phân loại ứng viên, hoặc có những yêu cầu bất thờng đối với ứng viên. - Cần tuyển gấp nhân viên, nhất là khi cần tuyển số lợng đông lao động là phụ nữ hoặc lao động vị thành niên. - Khi muốn thu hút một số lợng lao động đang làm việc cho các doanh nghiệp là dối thủ cạnh tranh trên thị trờng. II. Tuyển dụng nhân viên: 2.1. Nội dung trình tự của công tác tuyển dụng nhân viên. Các công tác tuyển dụng thờng trải qua 6 bớc: 2.1.1. Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: Bớc chuẩn bị tổ chức tuyển dụng cần xác định đợc: - Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo. - Số lợng nhân viên cần tuyển. - Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển. - Số lợng, thành phần hội đồng tuyển dụng. - Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. 2.1.2. Thông báo tuyển dụng: Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: - Thông qua văn phòng dịch vụ lao động - Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình. - Niêm yết trớc cổng doanh nghiệp. Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ. Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển chọn nhân viên phù hợp. . định đợc: - Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo. - Số lợng nhân viên cần tuyển. - Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển. - Số lợng, thành phần hội đồng tuyển dụng. - Quyền hạn,. năng suất lao động. - Sự thay đổi về chất lợng nhân viên. - Khả năng tài chính của doanh nghiệp - Tỷ lệ thuyên chuyển trong nhân viên: 1.2. Phơng pháp dự báo nhu cầu nhân viên: 1.2.1. Phơng. hợp: - Doanh nghiệp không có phòng nhân sự riêng do đó gặp khó khăn trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới. - Doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc không có hiệu quả trong việc tuyển chọn nhân viên