Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty kinh doanh & chế biến lương thực Việt Tiến

Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty kinh doanh & chế biến lương thực Việt Tiến

Chơng iCơ sở lý luận cơ bản về hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán Nguyên vật liệu.

1 Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.

Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu là những đối tợng lao động đợc thểhiện dới dạng vật chất hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợitrong doanh nghiệp Dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanhnghiệp may mặc Vì vậy , vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạora,nên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sảnxuất và giá trị thành phẩm ở các doanh nghiệp Bởi vậy, chỉ cần một sự biến

động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọngnhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm , chỉ tiêudoanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận

Doanh nghiêp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồntại đợc Vì vậy, đảm bảo cung ứng vật t, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xácnguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa để đảm bảo cho cung ứng nguyênvật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện để nâng cao chất lợng sản phẩm gópphần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu , tăng năng xuất lao động

Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuấtkinh doanh đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, bảoquản, sử dụng và lu trữ

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động Các doanhnghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quátrình sản xuất chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp ởkhâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách chủngloại, giá mua và chi phí thu theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạchsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo,thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng,mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối vớivật liệu

Vật liệu đợc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự đoánchi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sảnphẩm , tăng thu nhạp tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy, trong khâu này cần

tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất dùng và sử dụng vậtliệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

Việc quản lý vật liệu ở khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định

đ-ợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu đảm bảo cho quá

1

trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn doviệc cung ứng thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạn ứ đọng vốn do dựtrữ quá nhiều.

2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị tờng hiện nay, công tác quản

lý nguyên vật liệu ngày càng đợc coi trọng và phát huy tác dụng

Nguyên vật liệu các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu đợc quản lý ở cáckhâu: khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng và khâu dự trữ

ở khâu thu mua: quản lý về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, phơngthức thanh toán…

ở khâu bảo quản: cần có hệ thống kho tàng bến bãi tốt, bảo quản theo

đúng chế độ quy định, sắp xếp vật t theo đúng thứ tự quy đinh, hợp lý

ở khâu sử dụng: phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên các định mức, dựtoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao trong giá thành

ở khâu dự trữ: phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loạinguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh

3 Phân loại vật liệu:

Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ

có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong

điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới

tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu

Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặctrng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụngcủa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trng này,nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau đây:

.Nguyên liệu và vật liệu chính:

Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu chính cũngbao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sảnxuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ nh sợi mua ngoài trong các doanhngiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính

.Vật liệu phụ

Là nhũng loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấuthành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làmthay đổi màu sắc, mùi vị,hình dáng bề ngoài của sản phẩm, để hoàn thiện vànâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, tạo diều kiện cho quá trình chếtạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu, kỹ thuật,phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốcnhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau )

- Nhiên liệu:

Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng nó đợc tách ra thành một loạiriêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn trongnền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn

toàn khác với vật liệu phụ thông thờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấpnhiệt lợng trong qúa trình sản xuất, kinh danh tạo điều kiện cho quá trình chếtạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn,thể lỏng và thể khí.

Phụ tùng thay thế

Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết

bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất

.Vật liệu và thiết bị xây dng cơ bản:

Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu,công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xâydựng cơ bản

đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và côngdụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hìnhthành nên “ Sổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, kýmã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểmnguyên vật liệu

4 Tính giá vật liệu:

Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toánnguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị củachúng Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánhchính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới à độ lứn của dự trữvật liệu ngày cuối kỳ Vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếucủa tổ chức hạch toá, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác

về vật liệu tiêu dùng và dự trữ

Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế ( giá gốc) Tuỳ theodoanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay khấu trừ màtrong giá thực tế có thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháptrực tiếp ) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng phápkhấu trừ)

a Giá thực tế nhập kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xác

định theo từng nguồn thu nhập:

Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán hàng ( nếu là vậtliệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá

3

thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ của liên ngânhàng do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộngthuế nhập khẩu và các khoản phụ thu, nếu có) cộng với chi phí vận chuyển,phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi,tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc khi nhập kho ( nếu có0, phí chon lọc, táichế, trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.

Đối với vật liệu gia công xong nhập kho:

Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gí công chế biến

Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuấtkho đem gia công cộng với chi phí gia công nh chi phí vận chuyển, phí bốcxếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho ngời gia công

Đối với vật liêụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:

Giá thực tế vật = Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đến

Liệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận ( nếu có)

Đối với vật liệu nhận tặng, thởng, viện trợ:

Giá thực tế vật = Giá do hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liên

liêụ nhập kho trên cơ sở giá thị trờng quan(nếu có)

Đối với phế liệu thu hồi:

Giá thực tế là giá ớc tính, giá thực tế có thể sử dụng đợc hay giá bán thu hồi.Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảoquản, thu mua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của BộTài Chính Trờng hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua của ngờitrực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì ngời mua hàng phải lập bảng kê muahàng ghi rõ họ tên địa chỉ ngời bán, số lợng hàng hoá, đơn giá, thành tiền,chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi

b Giá thực tế xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động củatừng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cả cán bộ kếtoán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhấtquán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ vànhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu.Căn cứ vào lợng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác địnhgiá thực tế xuất trong kỳ

Giá thực tế xuất kho =Lợng vật liệu xuất kho x Giá bình quân đơn vị vật liệu

Phơng pháp này giảm nhẹ hạch toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vậtliệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ

Tuy nhiên, chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kì hạch toán, dồn côngviệc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác,

Giá bình quân

đơn vị vật liệu

Số l ợng tồn đầu kỳ + Số l ợng nhập trong kỳGiá thực tế đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ

=

đồng thời phơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểmvật liệu.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vậtliệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột

Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bìnhquân của từng danh điểm vật liệu Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợngvật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vậtliệu xuất kho

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng số nhậpbình quân sau = -mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng lợng nhập

Theo phơng pháp này việc tính gía chính xác, phản ánh kịp thời sự biến

động của giá cả Việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ

Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

Phơng pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên áp dụng với nhữngdoanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thựchiện kế toán bằng máy vi tính

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trênthực tế và lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quânnói trên và lợng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vậtliệu xuất kho theo từng danh điểm

Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán, đơngiản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ

Nhng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến

động giá cả vật liệu, trờng hợp giá cả thi trờng vật liệu có sự biến động lớnthì việc tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chínhxác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm)

Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO):

Theo phơng pháp này vật liệu đợc tính giá xuất trên cơ sở giả định lô vậtliệu nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộclần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trớcmới đến thứ nhập sau theo giá trị tơng ứng của từng lần nhập

Việc tính giá theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc đơn giản, dễ làm, chophép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời

Tuy nhiê, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu và phải hạchtoán chi tiết vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vậtliệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này tính gía vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nàonhập kho sau thì xuất trớc, xuất hết thứ nhập sau rồi mới đến thứ nhập trớc

5

Về cơ bản, u nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp nàycũng giống nh phơng pháp nhập trớc xuất trớc.

- Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì tính theo giá thực

tế nhập kho đích danh của lô đó

Nh vậy, công tác tính giá vật liệu đợc thực hiện kịp thời và thông quaviệc tính giá vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quảncủa từng lô vật liệu

Phơng pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.Phong pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảoquản riêng từng lô vật liệu nhập kho

Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ:

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi

kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từxuất Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vậliệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì

sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho.Trong điều kiện

đó,doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ , sau dómới xác dịnh dợc giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ:

Giá thực tế vật = Giá thực tế vật + Giá thực tế vật – Giá thực tế vậtLiệu xuất kho liệu nhập kho liệu tốn đầu khỳ liệu tốn cuối kì

Phơng pháp giá hạch toán :

Đối với các doanh nghiêp có nhiều loai vật liệu, giá cả thờng xuyênbiến động , nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thớng xuyên thì việc hạchtoán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức vaf nhiều khikhoong thực hiện dợc Do đó , việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giáhạch toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định , doanh nghiệp có thể sử dụng trong thờigian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giáthực tế của nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu ởmột thời điểm nào đó, hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạchtoán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng trong công tác kế toánnhập, xuất vật liệu hàng ngàynhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toáncủa vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc chuyển dựa trên cơ sở hệ sốgiữa giá thuực tế và giá hạch toán

Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ

Hệ số giá vật liệu= Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳGtt vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu * Gtt vật liệu xuất kho

Giá thực tế vật

liệu tồn kho

cuối kỳ

Số l ợng tồn kho cuối kỳ nhập kho lần cuốiĐơn giá vật liệu

Phơng pháp này kết hợp dợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toántổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc cơ cấu vật liệu sử dụng nhiềuhay ít.

Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toían tỉ mỉ, khối lợng công việc dồnnhiều vào cuối kỳ hạch toán , phải xây dựng dợc giá hạch toán khoa học

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh

điểm vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao

5 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệutrong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyêntắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanhnghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp

kế toán hàng tồn kho áp dụng cho các doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trongquá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, scung cấp số liệu kịp thời để tậphợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu muathanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu

II Hạch toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh về cả giá trị, số lợng , chấtlợng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng ngời phụtrách vật chất Trong thực tế hiện nay, có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vậtliệu sau:

1.Phơng pháp thẻ song song.

Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất vàtồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt khối lợng và ởphòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiêt vật liệu ghi chép về mă số lợng vàgiá trị

Thẻ kho do kế hạch toán lập theo mẫu quy dịnh thống nhất ( mẫu 06-V)Cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào

sổ đang ký thẻ kho

Tại kho:

Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tratính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập và thực xuấtvào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính

ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho

Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phảighi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mớighi một lần

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với sốliệu thực tế còn lại ở kho để dảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau

7

Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từnhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

Tại phòng kế toán:

Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơngứng với thủ kho mở ở kho Kế toán sử dụng sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu

để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu còn có nội dung giống nh thẻ kho, chỉ khác làtheo dõi cả về giá trị của vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, khinhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toánvật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với cácchứng từ có liên quan (nh các hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vậnchuyển) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất.Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toánlần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vậtliệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ thủ kho

Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻkho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổnghợp số liệu kế toán chi tiết từ các số kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập -xuất - tồn kho vật liệu cả về giá trị số lợng theo từng nhóm loại vật liệu

Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻsong song theo sơ đồ sau :

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảocho sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh choquản trị hàng tồn kho

Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉtiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra, đôí chiếu chủ yếu tiến hành vào cuốitháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá)

Bảng tổng hợp nhập – xuất tồn kho vật liệuThẻ kho

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vậtliệu Khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên vàtrình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán cha cao.

2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiếnmột bớc phơng pháp thẻ song song

Tại kho:

Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở

thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơngpháp thẻ song song

Tại phòng kế toán:

Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kếtoán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hìnhnhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ

đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinhtrong tháng của từng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghimột dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển

Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập,bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới

Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luânchuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền cuả từng loại vậtliệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp

Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếuluân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân

Bảng kê nhập vật liệu

Kế toán tổng hợp vật liệu

.Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiếnhành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

.Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từnhập,xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầmlẫn, sai sót Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn

.Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn khothì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báocáo nhanh hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơngpháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệutrên thẻ kho

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp

vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậykhông có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày

3.Phơng pháp sổ sổ d:

Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toánchi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽviệc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho vơí việc ghi chép của phòng kế toán vàtrên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉhạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ đợc ghi chép trùng lặp giữa kho vàphòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thốngcủa kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.Theo phơng pháp này, công việc hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau:

Tại kho:

Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh cácphơng pháp trên Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 lần ngày ( theo quy định củadoanh nghiệp ) Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộchứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ ) theotừng nhóm vật liệu quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lậpphiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loạivật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Phiếu này sau khinhập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho đểgiao cho kế toán

Ngoài công việc hàng ngày nh trên, thủ kho còn phải ghi chép số lu khocuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng vào sổ số d

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗt tháng, sổ

số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu

từ các thẻ kho Trên sổ số d, vật liệu đợc sắp xếp theo thứ, nhóm, loại Mỗinhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại

.Tại phòng kế toán:

Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việcghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuấtkho Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận

chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu ( nhậpriêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng này đ ợc

mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhậnchứng từ nhập, xuất vật liệu

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng

để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đốichiếu với số d trên sổ số d ( trên sổ số d tính bằng cách lấy số lợng tồn khogiá hạch toán )

Nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d đợckhái quát qua sơ đồ sau:

11

Ghi trong thángGhi cuối tháng

Đối chiếu

Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán NVL theo phơng pháp sổ số d

Phơng pháp này tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trongtháng Kế toán thực hiện kiểm tra đơc thờng xuyên đối với việc ghi chép củathủ kho trên thẻ kho va kiểm tra thờng xuyên việc baỏ quản hàng trong khocủa thủ kho

Nhng do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có vàtình hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem sốliệu trên thẻ kho Hơn nữa, việc kiểm tra,phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho

và phòng kế toán còn gặp khó khăn

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụnhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và voái điều kiệndoanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, đã xây dựngdanh điểm vật liệu, và trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng

III Kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép,phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn khocác loại nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ tổng hợp trên cơ sở chứng từnhập xuất Phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc áp dụng phần lớn trong cácdoanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp Thơng mại có những mặt hàng cógiá trị lớn nh: máy móc, thiết bị, …

+ Định kỳ cần kiểm kê hàng tồn kho và kết quả kiểm kê tồn khod dể

điều chỉnh chênh lệch giữa số tồn kho thực tế với số liệu trên sổ sách kếtoán

+ Lần kiểm kê bắt buộc và điều chỉnh số liệu tại thời điểm kết thúc niên

độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính năm

Bảng luỹ kế nhậpxuất tồn kho NVL

Sổ kế toán tổng hợp vềvật liệu

Phiếu giao nhậnchứng từ xuấtPhiếu xuất

kho

* Ưu điểm: xác định đợc số tồn kho vào bất cứ thời điểm nào trên các tàikhoản tồn kho, các nghiệp vụ kinh tế gắn liền với chứng từ gốc.

* Nhợc điểm: ghi chép nhiều, tốn nhiều thời gian, trị giá xuất kho có thểkhông chính xác và số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán sẽ phát sinhchênh lệch nếu không kiểm kê và điều chỉnh cuối kỳ

* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp

1 Tài khoản kế toán sử dụng.

- Tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản dùng để ghi chép sốliệu và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

Tài khoản 152 có thể đợc mở thành các tài khoản cấp hai để kế toán chitiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dungkinh tế và yêu cầu kế toán của doanh nghiệp

- TK 331 “Phải trả ngời bán” đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanhtoán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu và các khoản vật t,hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký

TK này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng cụ thể: từng ngời bán, ngờinhận thầu

- TK 133 “thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ” dùng để phản ánh số thuếgiá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ”

TK 133 có hai tài khoản cấp hai:

- TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

- TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ

13

2 Sơ đồ kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

3 Hệ thống sổ kế toán

- Phiếu xuất kho

- Hoá đơn bán hàng

-Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá

- Biên bản đánh giá lại vật t, hàng hoá

Xuất kho NVL dùng cho SXKD và XDCB

Chiết khấu mua hàng

đ ợc h ởng giảm giá

hàng mua

TK 133

Mua NVL (*) Vay ngắn hạn mua NVL (Giá có thuế GTGT)

Trả lại NVL cho ng ời bán

Nhận lại vốn góp liên doạnh bằng NVL

NVL thừa phát hiện Trong kiểm kê NVL thiếu phát hiệnTrong kiểm kê

Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho không theo dõi thờng xuyên,liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các TK hàng tồn kho mà chỉ theodõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Căn cứ vào số liệukiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên

TK, kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vàogiá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm

kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy trên TK tổng hợp không thể hiện rõ giá trịvật liệu xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tợng các nhu cầu khác nhau:sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm Hơn nữa trên TK kế toántổng hợp cũng không thể biết đợc số mất mát, h hỏng, tham ô (nếu có)

Phơng pháp này có quan điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việchạch toán nhng độ chính xác của phơng pháp này không cao, chỉ thích hợpvới các đơn vị doanh nghiệp những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giátrị thấp thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

Chơng iiThực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực việt tiến

I đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của Công ty kinh doanh kỹ thuật của Công ty kinh doanh

và chế biến lơng thực việt tiến.

1 Quá trình thành lập và phát triển.

Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực ViệtTiến đợc thành lập ngày23/6/1992 theo điều lệ công ty TNHH đợc thông qua với số vốn xác định là600.000.000 đồng bởi hai anh em ruột là Ông Nguyễn Ngọc Tiến và ÔngNguyễn Hữu Lộc, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất kinhdoanh mì ăn liền cung ứng cho thị trờng miền Bắc, nguồn vốn huy độngtrong gia đình đạt 1,6 tỷ đồng

Thiết bị sản xuất đợc thiết kế và sáng tạo trong nớc thông qua quan hệgia đình tại Thành Phố HCM theo mẫu thiết kế của Nhật Bản Công ty làdoanh nghiệp đầu tiên ở miền bắc sản xuất mỳ ăn liền trên dây chuyền côngnghiệp Tỷ lệ góp vốn trên danh nghĩa là 60/40, Ông Nguyễn Ngọc tiến làGiám đốc, Ông Nguyễn Hữu Lộc là Phó giám đốc phụ trách vật t bán hàng

Công ty có trụ sở chính và cơ sở sản xuất đặt tại thôn Kiên Thành - xãTrâu Quỳ - Huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội

15

- Cơ cấu lao động của Công Ty

Công Ty Kinh doanh & Chế biến lơng thực Việt Tiến gồm 150 cán bộcông nhân viên, trong đó 105 nhân viên ký hợp đồng lao động dài hạn, 45nhân viên ký hợp đồng lao động thời vụ với Công Ty Trong 150 cán bộ nhânviên đó có30 cán bộ có trình độ đại học,40 nhân viên có trình độ trung cấp

Đảm bảo, bảo toàn và tăng trởng vốn trong suốt quả trình hoạt độngsản xuất qua hình thức tín dụng ngắn hạn sao cho có hiệu quả và phù hợp vớiquy định của pháp luật

Thực hiện nghĩa vụ đốivới Nhà Nớc qua hình thức nộpthuế: ThuếGTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, các loại phí và lệ phí

Thờng xuyên đổi mới, nâng cấp tài sản cố định, nhằm ngày càng hoànthiện về kỹ thuật, năng cao chất lợng của sản phẩm để đáp ứng ngaỳ càng tốtnhu cầu của thị trờng

* Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty kinh doanh

& Chế biến lơng thực Việt Tiến.

Công ty Kinh doanh & Chế biến lơng thực ViệtTiến là Công Ty TNHHnên vốn hoạt động ban đầu là do các cổ đông đóng góp

Trong quá trình hoạt động có nhu cầu về vốn thì Công Ty có thể bổsung bằng hình thức vay ngân hàng và sử dụng nguồn vốn có đợc từ việcmua hàng trả chậm do các nhà cung ứng nguyên vật liệu trong thời hạn chophép

Năm tài chính của Công Ty đợc xác định từ 01/01đến 31/12 hàngnăm Lợi nhuận đợc chia ra làm hai lần trong năm theo nguyên tắc 40% bổsung vốn kinh doanh;10% lập quỹ dự trữ, số sự trữ cònlại chia cho các cổ

Để điều hành Công ty một cách linh hoạt, thống nhất là một vấn đềphức tạp đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý không phải bất

cứ Công ty nào cũng có cơ cấu hợp lý và gọn nhẹ ngay từ đầu mà phải quathời gian hoạt động mỗi Công ty sẽ tự tìm cho mình một cơ cấu phù hợp nhất

Bộ máy quản lý của Công ty đợc xếp nh sau :

ptsp mới

Xởng sản xuất

Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty KD và CBLT Việt Tiến

Giám đốc : Là ngời có thẩm quyền cao nhất có trách nhiệm quản lý

điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu tráchnhiệm trớc

các cơ quan Nhà Nớc về các hoạt động của Công ty

Phó giám đốc sản xuất :Giúp việc cho giám đốc và phụ trách các

công việc và bồi dỡng nâng cao trình độ công nhân

Phó giám đốc Công ty : Giúp việc cho giám đốc và phụ trách công

tác kinh doanh nh: xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn về đầu txây dựng cơ bản và tiêu thụ của Công ty

Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tham vấn cho giám đốc về các chính

sách, chế đô tài chính, quản lý chi thu tài chính theo các quy định tài chính

kế toán hiện hành Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính củaCông ty Tổ chức giám sát phân tích các hoạt động kinh tế từ đó giúp giám

đốc nắm bắt tình hình cụ thể của Công ty Tổ chức hạch toán kế toán, phản

ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trực tiếp các phòng ban chức năngkhác quản lý giám sát mọi quá trình liên quan đến sản xuất tiêu thụ sảnphẩm

Phòng kinh doanh : Xây dựng kế hoạch, tham mu cho giám đốc về

các biện pháp tiêu thụ sản phẩm

Phòng kỹ thuật: Có chức năng theo dõi toàn bộ quy trình công nghệ

sản xuất, nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới, kiểm tra chất lợng đánh giáthành phẩm nhập kho

Xởng sản xuất : Có nhiệm vụ sản xuất gia công và bảo quản sản

phẩm xuất nhập hàng hoá

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Xuất phát từ đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty, căn cứ vào trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kếtoán của Công ty, căn cứ vào khối lợng công việc, tính chất công việc kếtóan, Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến đã xây dựng bộmáy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán làm nhiệm

vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tíchhoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn Công ty ở các bộ phậnhọc thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ,kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, gửi các chứng từ về Phòng Kế toán củaCông ty theo định kỳ Các nhân viên hạch toán ở đơn vị phụ thuộc chịu sự h-ớng dẫn về nghiệp vụ của Phòng Kế toán của Công ty

Phòng kế toán có nhiệm vụ :

- Tổ chức công tác hạch toán kế toán và kiểm tra việc thực hiện côngtác kế toán trong phạm vi toàn Công ty, phân tích hoạt động kinh tế và cungcấp các thông tin chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo Công ty ra các quyết địnhquản lý tối u

- Vận dụng một cách hợp lý các chính sách chế độ tài chính của NhàNớc vào tình hình hoạt động của Công ty

- Có kế hoạch huy động vốn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinhdoanh, mang hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn

- Tham gia xây dựng kế hoach sản xuất kinh doanh và các phơng ánsản xuất

- Lập các kế hoạch tài chính, huy động các nguồn vốn khác nhằm đảmbảo vốn cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Công ty

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợpvới yêu cầu quản lý

Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ trên, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ

đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của Kế toán trởng, Phòng kế toán củaCông ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

19

Nhiệm vụ của Kế toán trởng là : Tổ chức bộ máy kế toán, chịu tráchnhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty Trực tiếptham mu giúp Giám đốc về các hoạt động tài chính đồng thời nghiên cứuvận dụng chế độ chính sách của Nhà Nớc vào điều kiện cụ thể của Công ty,xây dựng thành quy chế về tài chính cho Công ty.

Kế toán tổng hợp

- Theo dõi các tài khoản về nguồn vốn và quỹ nh : nguồn vốn kinhdoanh, lãi cha phân phối, chênh lệch tỷ giá, quỹ đầu t phát triển, quỹ khenthởng phúc lợi

- Từ các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp rồicuối tháng đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của các phần hành cụ thể khác

- Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả của các hoạt độngkinh doanh báo cáo kế toán trởng

- Định kỳ hàng tháng, lập các báo cáo tài chính theo quy định, baogồm :

+Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn lập các báo cáo tài chính theo yêucầuquản lý của các cơ quan chức năng Nhà Nớc nh cơ quan thuế, cơ quan thống

+Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

Sổ kế toán sử dụng gồm:

+ Nhật ký chung

+ Sổ cái các tài khoản sử dụng trong Công ty

Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ

- Lập phiếu thu, phiếu chi

- Theo dõi và hạch toán ( mở sổ chi tiết ) toàn bộ các nghiệp vụ liênquan đến quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan đến ngân hàng nh :tiềngửi, tiền vay, ký quỹ

- Theo dõi và kiểm tra các khoản phải thu, phải trả nh : Phải thu củakhách hàng, phait trả ngời bán, tạm ng, thanh toán với ngân sách, phải tra,phải nộp khác

- Tiến hành phân tích tuổi nợ của từng đối tợng thanh toán, hàng thángbáo cáo tình hình thanh toán của những khách hàng truyền thống, nhữngkhoản nợ quá hạn, các khoản vay đến hạn trả với kế toán trởng

- Làm công tác giao dịch với Ngân hàng

Các sổ kế toán sử dụng

- Sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 113, 131, 141, 331, 333, 311, 138,

338 ( theo dõi cho từng đối tợng, từng ngân hàng)

 Kế toán kho NVL & TP hàng hoá, công cụ dụng cụ

- Lập phiếu nhập, xuất kho NVL, TP, hàng hoá và công cụ dụng cụ

- Theo dõi số lợng và giá cả hàng nhập, xuất kho trong kỳ

- Tính giá hàng xuất kho trong từng kỳ

- Lập báo cáo hàng tồn kho theo từng tháng và cuối năm

- Làm các thủ tục cần thiết khi tăng, giảm TSCĐ

- Giám sát việc sửa chữa TSCĐ

- Tham gia nhiệm thu những TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành,bàn giao

- Hàng tháng tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao

Sổ kế toán sử dụng bao gồm :

- Thẻ TSCĐ : Theo dõi từng TSCĐ

- Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng

- Sổ chi tiết các tài khoản : 211, 214, 241

+ Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

21

- Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến lơng và các khoảntrích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ)

- Cuối tháng lập bảng thanh toán lơng

- Hàng tháng lập bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng

- Sổ kế toán chi tiết tài khoản: 334, 338

- Bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng

* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành:

Căn cứ vào các chi phí thực tế phát sinh đợc tập hợp (các bảng phân

bổ, bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho NVL và công cụ, bảng tính lơng của

kế toán tiền lơng ), các phiếu nhập kho sản xuất cuối tháng kế toán tính giáthành cho từng sản phẩm theo từng hợp đồng sản xuất

Sổ kế toán sử dụng:

- Sổ chi tiết tài khoản 154, 155

- Sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627

- Thẻ tính giá thành

* Kế toán ở các phân xởng sản xuất

Có nhiệm vụ thực hiện việc tập hợp các chứng từ phát sinh hàng ngàysau đó chuyển các chứng từ đó cho phòng kế toán công ty theo định kỳ, đểphòng kế toán thực hiện việc hạch toán các hoạt động

4 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty KD & CBLT Việt Tiến.

Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến là một đơn vịhạch toán kinh tế độc lập, căn cứ vào điều kiện thực tế về tổ chức kinhdoanh, trình độ chuyên môn và khả năng vận dụng của nhân viên kế toán,Công ty đã thống nhất áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật kýchung

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là: tất cả cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký chungtheo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó Sau

đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phátsinh

a Hệ thống chứng từ kế toán đang sử dụng

Hiện nay Công ty Kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến đang sửdụng các biểu mẫu chứng từ ban đầu đợc ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và theo Thông t100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998 Hệ thống chứng từ đợc sử dụng hiệnnay của Công ty

Hệ thống chứng từ đợc sử dụng hiện nay của Công ty đợc liệt kê ởbảng dới đây:

*Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ

Việc lập chứng từ ban đầu của Công ty đợc tiến hành thờng xuyên đầy

đủ theo số liên quy định Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản

ánh rõ ràng vào chứng từ một cách trung thực, khách quan theo thời gian và

địa điểm phát sinh Trong mỗi chứng từ đều đầy đủ các yếu tố theo đúngnguyên tắc của chứng từ kế toán

* Kiểm tra chứng từ

Khi chứng từ ban đầu đợc lập và chuyển đến Phòng Kế toán, Kế toántổng hợp tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ Chứng từ sau khi đợckiểm tra mới đợc dùng làm căn cứ để ghi sổ

* Ghi sổ kế toán

Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ đợc ghi sổ kế toán theo quy định Trong

kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ phải đợc bảo quản và có thể sử dụnglại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán sổ tổng hợp và sổ kế toán chitiết

* Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ

Kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ Việc bảoquản lu trữ chứng từ đợc tiến hành theo hệ thống nên khi cần có thể tìm đợcnhanh chóng

23

b Hệ thống tài khoản kế toán

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính banhành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, căn cứ vàoThông t số 10/TC/CĐKT và Thông t số 100/1998/TC/BTC đồng thời căn cứvào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý tài chính cảuchính mình công ty đã xây dựng đợc danh mục các tài khoản áp dụng từngày 01/01/2000 để có thể ghi chép, phản ánh đợc toàn bộ hoạt động kinhdoanh của Công ty và cung cấp đợc các thông tin cần thiết cho quá trìnhquản lý

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty gồm 61 tài khoản cấp

I, 105 tài khoản cấp II và 03 tài khoản ngoài bảng Để đáp ứng đợc yêu cầu

về quản lý, Công ty đã mở thêm các tài khoản cấp III Các tài khoản cấp IIInày có thể đợc mở thêm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý phát sinh

c Hệ thống sổ sách: Công ty kinh doanh và Chế biến lơng thực Việt

Tiến áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung

- Nhật ký chung: đây là quyển sổ tổng hợp, chủ yếu ghi các nghiệp vụkinh tế theo thứ tự thời gian và là căn cứ ghi sổ cái

- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo các tài khoản kế toán và đợc dùng làm căn cứ lập Bảng cân

đối số phát sinh Tất cả các tài khoản có phát sinh trong niên độ kế toán đều

đợc Công ty mở một sổ cái để ghi chép

- Các sổ hạch toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp

vụ kinh tế theo từng đối tợng kế toán riêng biệt Công ty mở các sổ chi tiếtsau:

+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm

+ Sổ chi tiết cho các đối tợng thanh toán

+ Sổ chi tiết theo dõi tiền gửi, tiền vay tại các ngân hàng khác nhau+ Các tài khoản cấp II đều đợc Công ty mở sổ chi tiết để theo dõi

* Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty nh sau:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hếtghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung Sau đó từ Nhật ký chung chuyển

từ số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Các nghiệp

vụ nào Công ty có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật

ký chung, ghi sổ Cái các nghiệp vụ đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân

đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái vớiBảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì lập Bảng cân đối

số phát sinh và Bảng này đợc dùng để lập Báo cáo Tài chính

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảngCân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh cótrên sổ Nhật ký chung cùng kỳ

Trình tự ghi sổ kế toán Nhật ký chung của Công ty Kinh doanh và chế biến

l-ơng thực Việt Tiến đợc thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự ghi sổ Nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

d Hệ thống báo cáo kế toán.

Công ty Kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến luôn thực hiện đầy

đủ chế độ Báo cáo Kế toán theo qui định của Nhà nớc và yêu cầu của ngành

Từ năm 1996 đến năm 2000, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty đợc lậpdựa trên hệ thống báo cáo kế toán ban hành kèm theo quyết định số1141/TCAĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Thông t số 100/1998/TT-BTC ngày15/07/1998 Từ năm 2001, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty đợc lậptheo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/12/2000

Báo cáo kế toán của Công ty bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN)

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04 - DN)

II Thực trạng hạch toán kế toán tại công ty kinh doanh

và chế biến lơng thực việt tiến.

phát sinh

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất theo đôn

đặt hàng, nên chủng loại sản phẩm rất phong phú mỗi đơn đặt hàng có đòihỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm

Hiện nay các loại vật liệu dùng để sản xuất ở công ty đều có sẳn trên thịtrờng, giá cả ít dao động Bên cạnh đó , do cơ chế cạnh tranh của thị trờng làmột điều kiện thuận lợi cho công ty , không cần phải dự trữ nhiều nguyên vậtliệu ở trong kho, mà khi có nhu cầu để sản xuất kinh doanh thì bộ phận cungứng vật liệu mua về là có ngay Vật liệu của công ty thờng đợc nhậo khotheo hình thức sau:

- Vật liệu do công ty mua ngoài

- Vật liệu do cần đổi chủng loại, do cha sử dụng hết

- Phế liệu thu hồi

Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài của công ty chủ yếu là từ các công ty

có quan hệ mua bán lâu daì với công ty nh : Công ty Hà bình , công ty boa bìnhựa Tân tiến, công ty lơng thực thành phố Hồ Chí Minh, công ty hồng d-

ơng Ngoài ra vật liệu có thể đợc bộ phận vật t muatừ thị trờng nổi và tát cảvật t mua về có thể thanh toán ngay bằng ngân phiếu, séc, tiền mặt, tiền gửingân hàng hoặc có thể nợ mà cha thanh toán

a Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu.

Mỗi loại vật liệu do có tính chất lý học , hoá học riêng, chịu ảnh hởngcủa khí hậu môi trờng bên ngoài nên việc dự trữ bảo quản ở kho của công ty

đợc sắp xếp theo từng kho riêng:

- Vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trìnhsản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các loại mỳ thành phẩm gồmcác loại sau:

+ Bột mỳ: bột mỳ bình đông, bột mỳ hà bình , bột mỳ trung quốc

+ Dầu Pam, dầu short để chiên mỳ,dầu để nấu sa tế.

- Vật liệu phụ: Là đối tợng lao động, không cấu thành nên thực thểsản phẩm chung, vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiếtcho quá trình sản xuất các sản phẩm gồm:

+ Vật liệu phụ sử dụng thờng xuyên nh Ribotide, gum, bột mầu súp

- Phế liệu thu hồi: Bao gồm lõi giấy, vỏ thùng hỏng, vỏ thùng dầu,túi nilon rách, vỏ thùng phi đựng dầu đợc thu hồi để bán

Căn cứ phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ khotiến hành kiểm nhận vật t nhập kho , ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùngngời giao hàng ký tên vào từng liên Trong trờng hợp kiểm nhận phát hiệnthấy vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trênphiếu, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòngkinh doanh biết

Phiếu nhập kho vào từng liên trong trờng hợp kiểm nhiệm phát hiệnvật liệu thiéu hoặc thừa , không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếunhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bảnhiệm vụà báo ngaycho phiongf kinh doanh biết

Phiếu sau khi có chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng, chủkho giao cho ngời giao hàngmột liên kèm với hoá đơn bán hàng làm thủ tụcthanh toán một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ theo số thực nhập và chuyển vềphòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán Một liên còn lại cùng với biên bảnthừa( thieu ) vật liệu ( nếu có ) gửi về phòng sản xuất kinh doanh

Các mặt hàn sản xuất của doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu và hàngnội địa.Vì vậy, công ty phải tổ chức mua vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất

Đối với trờng họp này, việc theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp sẽ cung cấpthông tin cho công tác tính giá thàng sản phẩm, do đó trên phiếu nhập vật t

và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trịcủa vật liệu

Vật liệu nhập kho dợc sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định

đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi có nhu cầu cần dùng

ở Công ty Việt Tiến chủng loại vật liệu phong phú, đa dạng Bảng danhmục vật t đợc cài đặt trên máy vi tính, sử dụng một bộ mã vật t thống nhấtA,B,C,D,M tiện cho việc theo dõi từng loại,từng thứ vật t

c Đánh giá vật liệu.

Tại Công ty Việt Tiến, các nghiệp vụ nhập liệu không diễn ra thờngxuyên liên tục, số liệu và giá trị phát sinh không lớn Còn nghiệp vụ xuất vật

27

liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục nhng số lợng và giá trị vật liệu xuất ra cũngkhông lớn Cho nên Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh gía vật liệu.

* Giá thực tế vật liệu nhập kho.

+ Giá thực tế vật liệu mua ngoài

ở Công ty có 6 xe vận tải, nhng 6 xe này chủ yếu là xe vận chuyển sảnphẩm của Công ty giao cho khách hàng Nên vật liệu của Công ty mua, chiphí vận chuyển có thể do bên bán chi ra và chi phí này đợc cộng luôn vào giámua hoặc có khi vận chuyển do Công ty thuê ngoài, chi phí này không cộngvào giá mua, mà kế toán hoạch toán vào chi phí sản xuất chung Nh vậy giáthực tế của vật liệu mua ngoài chỉ bao gồm giá trị trên hoá đơn bán hàng

Ví dụ: Trên chứng từ số 205 ngày 14 tháng 12 năm 2001 (xem biểu

số 2 trang)

Công ty mua của Công ty lơng thực Thành phố HCM 29,75 tấn bột

mỳ Bình Đông Giá mua ghi trên hoá đơn là 3.213 đồng / 1kg, giá mua này

đồng thời là giá trị thực tế của lợng bột mỳ vừa mua, kế toán sẽ ghi số liệunày vào cột ''Tiền'' của cột nhập trong sổ chi tiết vật liệu

+ Giá thực tế vật liệu nhập liệu kho do cần đổi chủng loại

Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho dới hình thức này đợc xác định

đúng bằng gía trị thực tế xuất kho của chúng khi trớc

* Giá thực tế vật liệu xuất kho

Tại Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt tiến, tính giá trị thực

tế vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền của từng lần nhập, căn cứtrên sổ chi tiết của từng số vật liệu

Ví dụ 132: Trên phiếu xuất kho số 2221 ngày 21/12/2001 xuất cho anhLâm bộ phận chiên mỳ 12 tấn dầu short, kế toán căn cứ vào ngày nhập vật tgần nhất (14/12/2001) để xác định đơn giá bình quân

Căn cứ vào giá trị thực tế và số lợng dầu short tồn kho đầu kỳ của loạidầu này trên sổ chi tiết vật liệu, tính đơn giá thực tế xuất kho của loại vật liệunày:

Giá trị thực tế của 12 tấn dầu short xuất kho là 24663  12 =295.956(ngđ)

2 Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến than Việt Tiến.

Đơn giá bình quân dầu

=

Số l ợng VL tồn tr ớc khi nhập kho



Số l ợng VL xuất kho

2.1 Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu.

2.1.1 Thủ tục nhập vật liệu.

a) Thủ tục nhập vật liệu do mua ngoài.

Phòng kế hoạch vật t cân đối nhu cầu vật t cho sản xuất, đối chiếu vớikho Nếu có nhu cầu cần phải mua loại vật t nào đó

Phòng kế hoạch giao nhiệm vụ cho cán bộ vật t đi mua ở Công ty không

có ban kiểm nghiệm vật t, do đó không sử dụng "Biên bản kiểm nghiệm vậtt" mà vật t mua về chỉ qua ngời mua kiểm tra trớc khi mua và thủ kho kiểmtra trớc khi nhập kho Khi cán bộ vật t mua vật t về cho Công ty thì xảy rahai trờng hợp sau:

* Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:

Khi vật t về nhập kho, bộ phận vật t ở phòng Kế hoạch vật t báo cho thủkho và kế toán để thực hiện nhập Kế toán căn cứ vào số lợng thực nhập đểghi số lợng thực tế vào phiếu nhập và căn cứ theo giá hoá đơn của kháchhàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhân với số lợng thực nhập để ghivào cột thành tiền trên phiếu nhập Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập

và số trên hoá đơn, nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu ngời giao vật t, xác

định số lợng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán Sau

đó kế toán giao cả 3 liên cho ngời giao vật t, thủ kho, thủ trởng đơn vị trênphiếu nhập, khi ký nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 1 liên, 1 liênchuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn để theo dõi thành toán, 1liên còn lại giao cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết vật liệu

Sau khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Công ty lơng thực thành phốHCM (xem biểu số 2) cùng với số bột đã chuyển đến nhập kho, kế toán vật tcủa Công ty viết phiếu nhập kho (xem biểu số 3)

29

Biểu 2.

hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngày 14 tháng 12 năm 2002

Số : 718225 (Liên 2 giao cho khách hàng)

- Họ và tên ngời mua: Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến

- Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm , Hà Nội

- Xuất tại kho : Chi nhánh Công ty Lơng thực thành phố HCM.

Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Chín sáu triệu ba trăm chín mơi ngàn đồng

Ngời mua Ngờiviết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi

Biểu 4.

hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngày 14 tháng 12 năm 2002

Số : 631296

(Liên 2 giao cho khách hàng)

- Họ tên ngời mua : Công ty KD và CBLT Việt tiến

- Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm - Hà Nội

- Xuất tại kho : DNTN Minh Thoa

- Hình thức thanh toán : Tiền gửi Ngân hàng

Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Mời một triệu hai trăm năm mơi đồng chẵn

Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Biểu số 5.

Kế toán vật t chờ khi hoá đơn về (hoá đơn báo giờ về trong tháng), lấy giátrên hoá đơn để ghi vào cột "Giá đơn vị" nhân với số lợng nhập để ghi vàocột "Thành tiền" tên phiếu nhập, sau đó giao cho kế toán thanh toán, còn 1liên vào sổ chi tiết mẫu phiếu nhập trong trờng hợp này giống phiếu nhậptrong trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về

31

b) Đối với vật t nhập lại kho từ phân xởng do cần đổi lại loại vật t.

Khi vật t xuất ra không đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất một hợp đồng nào

đó, quản đốc phân xởng báo cho phòng kế hoạch vật t để đổi lại chủng loạivật t cho phù hợp với nhu cầu sản xuất đó Phòng kế hoạch vật t báo cho thủkho và kế toán vật t thực hiện nhập số vật liệu đó Sau đó kế toán vật t viếtphiếu nhập kho thành 2 liên, khi đã ký nhận đầy đủ giao 1 liên cho thủ kho,

1 liên để vào sổ chi tiết

c) Đối với phế liệu thu hồi.

ở Công ty không thể thực hiện các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi màsau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân đợc cử từ phân xởng thành phẩmthu gom lại cho vào kho phế liệu thu hồi, không qua một hình thức kiểm tra,cân đếm nào Nh vậy có nghĩa là ở Công ty không có giấy tờ sổ sách nàophản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi

2.1.2 Thủ tục xuất vật liệu.

a) Thủ tục xuất vật liệu vào sản xuất.

Căn cứ vào các hợp đồng mà khách hàng đã đặt, phòng Kinh doanhchuyển các hợp đồng đến cho phòng Kế hoạch vật t Căn cứ vào các hợp

đồng đó phòng Kế hoạch vật t tính toán lợng vật t cần thiết để sản xuất chocác hợp đồng đó để giao kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất thực hiệnsản xuất Và các bộ phận sản xuất nhận kế hoạch đợc giao đồng thời quản

đốc phân xởng làm phiếu yêu cầu cấp vật t cho sản xuất (xem biểu số 6) và

chuyển lên phòng Kế hoạch vật t Phòng Kế hoạch vật t xác định số phải cấpcho các bộ phận sản xuất trên phiếu yêu cầu cấp vật t cho sản xuất, cột số l-ợng thực cấp, giao lại cho bộ phận sản xuất đến kho lĩnh vật t

Phiếu yêu cầu cấp vật t thể hiện vật liệu chính là bột mỳ, dầu short dùngsản xuất cho mỗi hợp đồng cụ thể

Đối với giấy bóng kính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế xuấtcho từng phân xởng để sản xuất cho nhiều đơn đặt hàng

Đồng thời phòng kế hoạch vật t lập phiếu cấp vật t (xem biểu số 8) thành

2 liên và trình giám đốc Công ty ký duyệt Sau đó 1 liên lu lại phòng Kếhoạch vật t, 1 liên chuyển cho kế toán vật t để làm phiếu xuất kho vật t thành

2 liên, trên phiếu xuất kho, kế toán ghi vào cột "số lợng" còn cột "giá đơn vị"

và cột "thành tiền" vật liệu xuất kho Kế toàn giao cả 2 liên đó cho ngời lĩnhvật t và cùng phiếu yêu cầu cấp vật t đến thủ kho để nhận vật t Khi thực hiệnxuất đúng số lợng, thủ kho và ngời nhận ký vào phiếu yêu cầu cấp vật t vàphiếu xuất kho Khi đã ký nhận đầy đủ trên phiếu xuất kho, thủ kho giữ lại 1liên vào thẻ kho, còn 1 liên giao cho kế toán vật t vào sổ chi tiết