Tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Lời nói đầu

Sau hơn 10 năm thực hiện đờng lối đổi mới, nền kinh tế nớc ta đã có những

b-ớc chuyển biến vững chắc, QHSX đợc điều chỉnh phù hợp với tính chất, trình độ và yêu cầu phát triển của LLSX Cơ chế thị trờng đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội và những thử thách mới để tự khẳng định mình song cũng đặt ra trớc mắt doanh nghiệp không ít khó khăn phải vợt qua để tồn tại

Để có một chỗ đứng trên trên thị trờng, các Doanh nghiệp phải luôn tự cố gắng khẳng định vị trí của mình, không những khẳng định mình trên thị trờng trong nớc mà còn khẳng định mình trong thị trờng khu vực và trên thị trờng thế giới Muốn vậy các Doanh nghiệp phải luôn biết tìm tòi những cái mới, biết thay thế, đổi mới những gì đã cũ cho phù hợp với Doanh nghiệp, phù hợp với thị trờng Do đó Công ty phải làm mọi cách đáp ứng đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng đối với sản phẩm của Công ty bằng cách nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm tối đa để hạ giá thành sản phẩm, mẫu mã sản phẩm luôn thay đổi cho phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng

Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Đối với Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hàng hoá, chi phí vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng nh giá thành sản phẩm Để tối đa hoá lợi nhuận, nhất thiết các Doanh nghiệp phải tìm cách để giảm chi phí vật liệu một cách hợp lý Chính vì vậy công tác quản lý vật liệu ở các Doanh nghiệp đã và đang đợc coi trọng

Để đáp ứng đợc yêu cầu đó các Doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý, các biện pháp cải tiến mọi yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm Xuất phát từ vai trò kế toán là công cụ để quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, các Doanh nghiệp luôn đặt mình trớc những khó khăn cần giải quyết nh: Nâng cao trình độ quản lý; hạ thấp giá thành sản phẩm; tiết kiệm chi phí

Qua thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, một phần nào em thấy rõ hơn tầm quan trọng của công tác kế toán đối với việc quản lý, đặc biệt là công tác

kế toán vật liệu Đợc sự giúp đỡ của cán bộ phòng Tài vụ và đặc biệt là sự giúp đỡ của TS Lê Thị Hồng Phơng, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: Tổ chức công tác

kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà Tuy cha có kinh nghiệm thực tế

nhng em vẫn mạnh dạn tìm hiểu về công tác hạch toán vật liệu tại Công ty này, nhằm một mặt nâng cao kiến thức, mặt khác muốn nêu ý kiến của mình nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán tại Công ty

Đề tài bao gồm 3 chơng:

Ch ơng I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vật liệu trong

DNSX

Ch ơng II: Tình hình thực trạng, tồn tại, hớng đi lên phải làm công tác

hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Ch ơng III: Một số ý kiến, đề nghị giải quyết các vấn đề hoàn thiện kế

toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Chơng I

Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác

kế toán vật liệu trong DNSX.

i Khái niệm, đặc điểm vật liệu:

1.1 Khái niệm.

Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trong quá trình tham gia hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu

1.2 Đặc điểm.

Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm của Doanh nghiệp Chất lợng nguyên vật liệu quyết định đến chất l-ợng sản phẩm

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình tái sản xuất Quản lý nguyên vật liệu là phải quản lý cả về mặt hiện vật và về mặt giá trị Và đó cũng chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của Doanh nghiệp

Thêm vào đó vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động Doanh nghiệp phải thờng xuyên mua nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho quá trình tái sản xuất, chế tạo sản phẩm và nhu cầu khác của Doanh nghiệp Vì vậy đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ việc thu mua và bảo quản nguyên vật liệu

ii Phân loại

Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trng nhất định nh theo vai trò tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền

sở hữu vật liệu Trong đó việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất đợc sử dụng phổ biến Theo cách phân loại này, vật liệu đợc chia làm các loại nh sau:

- Nguyên liệu,vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công,

chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy

dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗ trong nhà máy chế biến sản xuất đồ gỗ) Ngoài ra nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến

- Nguyên liệu,vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ

trong sản xuất đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi

vị, hình dáng, hoặc các chất dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao

động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau ).…

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất

kinh doanh nh than, dầu, khí đốt…

- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế

cho máy móc, thiết bị, phơng tiện, vận tải…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,

không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ).…

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài

sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt ).…

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh

bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

iii Yêu cầu về quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất.

Quản lý vật liệu là một nhu cầu tất yếu khách quan của một doanh nghiệp sản xuất Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh đợc h hỏng mất mát, giảm bớt rủi

ro, thiệt hại trong quá trình xuất khẩu doanh nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất Quản lý tốt vật liệu còn là điều kiện xác định kết quả kinh doanh và

đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Chính vì vậy quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động Doanh nghiệp ờng xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp ở khâu thu mua đòi hỏi phải

th-quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.

Việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo,

đong, đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản tốt đối với từng vật liệu, tránh h hỏng mất mát thiếu hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu

Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất

ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời, hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và

dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp

3.1 Vai trò của kế toán vật liệu.

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá phân loại phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và quá trình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.

iv Tính giá vật liệu:

Tính giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc vật liệu phải đợc đánh giá theo giá thực tế, đó là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc loại vật liệu

đó Tuy nhiên một số doanh nghiệp để đơn giản hoá việc hạch toán và ghi chép hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tìng hình xuất vật t Song dù

đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo đợc việc phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế

4.1 Đối với vật liệu nhập kho.

A Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn

(bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực

tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản ) trừ các khoản giảm giá hàng mua đ… ợc hởng (nếu có)

kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng

Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất ít mới có thể sử dụng đợc

C Phơng pháp nhập sau xuất trớc:

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Nếu áp dụng phơng pháp này thì

doanh nghiệp phải tốn nhiều công sức và chỉ những doanh nghiệp có ít loại vật liệu,

số lần nhập khâủ ít mới áp dụng đợc

D Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô

và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và thờng

sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt

E Phơng pháp giá hạch toán:

Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng rất khó khăn và đòi hỏi nhiều chi phí công sức Các doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi giá hàng ngày Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá

xuất sử dụng trong kỳ = dùng trong kỳ x vật liệu

(hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ)

Trong đó:

Hệ Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu

số tồn kho đầu kỳ trong kỳ

giá =

vật Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật liệu

liệu liệu tồn kho đầu kỳ trong kỳ

V Phơng pháp hạch toán vật liệu:

Để hạch toán vật liệu nói chung và các loại hàng tồn kho nói riêng, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) hoặc phơng pháp kiểm kê

định kỳ (KKĐK) Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán

5.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Đây là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức Dù vậy phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin

về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật

5.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Đây là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế, cha xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó thích hợp với những đơn

vị kinh doanh các chủng loại hàng hoá, vật t khác, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

VI Hạch toán chi tiết vật liệu:

6.1 Phơng pháp thẻ song song.

ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh

điểm vật liệu

ở phòng kế toán: Mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc

định kỳ khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất tồn kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra

số tiền Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho

Để thực hiện tốt đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho

về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu Số liệu của bảng này đối chiếu của phần kế toán tổng hợp Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán còn

mở sổ đăng ký thẻ kho Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ

Sơ đồ 6.1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

Đối chiếu kiểm tra

Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra.

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ

tiêu số lợng Ngoài ra việc kiểm ta đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuối tháng

Do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán

Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại

vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và thích hợp với việc dùng máy tính 6.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

ở kho: Việc thực hiện ghi chép ở kho, thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ giống nh phơng pháp thẻ song song

ở phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một lần trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lợng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu

số tiền với kế toán tổng hợp

Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết

Phiếu nhập

Phiếu xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Kế toán tổng hợp

Sơ đồ 6.2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào

cuối tháng

Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, việc kiểm

tra đối chiếu vẫn chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng

Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất không

có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu Do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp

Phiếu xuất Bảng kê xuất

Đối chiếu kiểm tra

ở kho: Giống các phơng pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải tập hợp toàn chứng từ nhập kho xuất kho phát sinh từng vật liệu quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất vật liệu

Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi song thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận chứng

từ kế toán và tính chứng từ (theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật

Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập

xuất tồn kho vật liệu

chứng từ xuất

Kế toán tổng hợp

liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng này

đợc mở cho từng kho mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng

từ nhập, xuất vật liệu

Tiếp đó cộng với số tiền nhập, xuất trong tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d (trên sổ số

d bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán)

Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt đợc khối lợng ghi chép kế toán công việc đợc tiến hành đều trong tháng

Nhợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có

và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn

Phạm vi sử dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn kế toán vững vàng

VII Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

7.1 Hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thờng xuyên, liên tục Phơng pháp này đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, kinh doanh các mặt hàng sản xuất khác nhau, có giá trị lớn, kỹ thuật cao

7.1.1 Thủ tục và chứng từ.

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi,

có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “biên bản kiểm nhận vật…t” sau đó bộ phận cung ứng lập “phiếu nhập kho vật t” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số liệu vật liệu thực nhập vào phiếu rồi gửi về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trờng hợp

phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và ngời giao hàng lập biên bản.

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờng bao gồm:

1- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

2- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

3- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

4- Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)

5- Biên bản kiểm nghiệm vật t sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)

6- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

7- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH)

8- Hoá đơn thuế GTGT

7.1.2 Tài khoản sử dụng.

Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu “ ”

Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có tình hình tăng, giảm, tồn kho của các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế Tài khoản 152 có thể

mở chi tiết theo từng loại nhóm, thử vật t tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhập góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc thởng)

D nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hay cuối kỳ)

Tài khoản 151: Hàng mua đi đ“ ờng”

Tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả đang gửi ngời bán)

Bên nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng háo, đang đi đờng cuối tháng cha về hoặc

đã về tới doanh nghiệp nhng đang chờ làm thủ tục nhập kho

Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng trớc kỳ đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc cho khách hàng.

D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu kỳ hay cuối kỳ)

Để phản ánh thuế đầu vào kế toán còn sử dụng tài khoản 133

Tài khoản 133: Thuế GTGT đ“ ợc khấu trừ”

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ

Bên nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Bên có: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ

Số thuế đầu vào hàng trả lại

D nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách nhà nớc cha hoàn trả

Ngoài ra trong quá trình hạchtoán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: Tài khoản 331, 111, 112, 141, 311…

7.1.3 Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu.

A Trờng hợp mua ngoài, hàng hoá và hoá đơn cùng về với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết)

Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK liên quan: 331, 141, 111, 112: Tổng giá trị thanh toán

- Số chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng mua (nếu có)

Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả

Nợ TK 111,112: Số tiền đợc ngời bán trả lại

Nợ TK 138 (1388): Số đợc ngời bán chấp nhận

Có TK 152 (chi tiết): Số chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua đợc hởng theo giá không thuế

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ.

B Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Về quy tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT

Căn cứ vào quyết định xử lý:

Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152: Trả lại số hàng thừa

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân

Nếu ghi số thực nhập:

Ghi nhận số nhập nh trờng hợp A trên

Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002

Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002

Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

Có TK 002

Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân

Có TK 002

C Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm

nhận, thông báo cho bên bán hoặc ghi sổ nh sau:

Khi nhập:

Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho (chi tiết)

Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế)

Nợ TK133 (1331): Thuế VAT theo hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Khi xử lý:

Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu:

Nợ TK 152: Số hàng ngời bán giao tiếp

Nợ TK 138 (1388): Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ (của số hàng thiếu)

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:

Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

D Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp

đồng:

Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giao trả hoặc số đợc giảm giá:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 152 (chi tiết)

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá

E Trờng hợp hàng mua về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán sau:

Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng

G Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không thuế VAT)

Nợ 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141

Sang tháng sau khi hàng về:

Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết vật liệu)

Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng

Nợ TK 152 theo giá thực tế đối ứng với các tài khoản thích ứng.

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm

Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp liên doanh

Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu

Có TK 338 (3388): Vay, giữ tạm thời

Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK 311: Vay vật liệu quy thành tiền

Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho

Có TK 338 (3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu

Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB từ sửa chữa lớn TSCĐ

Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, do phần thuế VAT đợc tính vào giá thực tế vật liệu khi mua vào kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế GTGT)

Có TK liên quan: 331, 111, 112, 311,…

Các khoản chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:

Nợ TK liên quan: 331, 111, 112, 1388,…

Có TK 152.

7.1.4 Hạch toán tình hình giảm vật liệu.

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp liên doanh Mọi trờng hợp giảm vật liệu đều theo giá thực tế ở bên Có TK 152

A Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 (chi tiết): Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởng sản xuất

Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642 (6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: Xuất dùng cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất dùng

B Xuất góp vốn liên doanh:

Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK

421 “chênh lệch đánh giá lại TS”

Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn

Nợ TK 228: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất

C Xuất thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết)

D Giảm cho vay tạm thời:

Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho.

Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm

Có thể khái quát phơng pháp kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 7.1: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Xuất cho nhu cầu khác ở

Vật liệu tăng do các phân xởng, xuất phục vụ bán

nguyên nhân khác hàng quản lý, XDCB

7.2 Hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Đây là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế cha xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Phơng pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật t, hàng hoá khác nhau giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

Sơ đồ 7.2: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(Tính theo phơng pháp khấu trừ)

TK 331, 111, 141, 311 TK 152 TK 621…

Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm

TK 133

TK 627, 641, 642

Thuế VAT đợc khấu trừ

Xuất cho các chi phí

Đánh giá tăng Đánh giá giảm

7.2.1 Tài khoản sử dụng.

TK này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm, nguyên vật liệu… theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 611 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản:

6111: Mua nguyên vật liệu

6112: Mua hàng hoá

Đối với các TK phản ánh hàng tồn kho (TK 152, 151 ) kế toán chỉ sử dụng…

ở đầu kỳ (để kết chuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị tồn thực tế cuối kỳ) Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

7.2.2 Phơng pháp hạch toán.

Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại

Nợ TK 611 (6111)

Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho

Có TK 151: Hàng đi đờng (vật liệu đi đờng)

Trong kỳ căn cứ vào hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ):

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua

Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK liên quan: 111, 112, 331

Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ:

Nợ TK 611 (6111)

Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, tặng thởng, cấp phát

Có TK 311, 336, 338: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn

Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn

Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ nếu có)

Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng giảm giá, hàng mua, và hàng mua trả lại (tổng số)

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ

Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế

Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151: Hàng đi đờng cuối kỳ

Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý

Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức

Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt

Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách:

Lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 611 trừ đi số phát sinh bên có TK 611 (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng ) rồi phân bổ cho các đối t… ợng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan: 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT,…thuế nhập khẩu)

Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có)

Nợ TK 331, 111, 112…

Có TK 611 (6111)

Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời kỳ đầu, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng

Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê khai định kỳ

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153

Giá trị vật liệu tồn ĐK Giá trị vật liệu tồn CK

Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê khai định kỳ

(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153

Giá trị vật liệu tồn ĐK Giá trị vật liệu tồn ĐK

Gi¸ trÞ thiÕu hôt, mÊt m¸t

I Tổng quát về Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

1.1 Đặc điểm chung.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản, có con dấu riêng, và nó trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ

Với tên giao dịch là HAI HA Confectionery Company (HaiHaCo) có trụ sở giao dịch chính tại 25 phố Trơng Định, quận Hai Bà Trng, Hà Nội

Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện nay sản phẩm của Công ty lên tới 50 sản phẩm với sản phẩm chính là bánh kẹo các loại Ngoài ra còn bao gồm các loại sản phẩm phụ nh: mì ăn liền, đờng Tới nay…gần 40 năm liên tục và phấn đấu, Công ty đã đạt đợc những thành tích đáng khen ngợi, liên tục trong nhiều năm liền là đơn vị quản lý giỏi của ngành, là lá cờ đầu về sản lợng của ngành biểu hiện là công ty đã có mặt ở khắp nơi trên thị trờng nội địa

và bớc đầu đã có sản phẩm nội địa và có sản phẩm xuất khẩu sang một số nớc nh: Bungary, Nhật, Hàn Quốc Sản phẩm của Công ty đạt đ… ợc chất lợng cao và là một trong những mặt hàng lọt vào “Top Ten” trong hàng tiêu dùng hiện nay

1.2 Quá trình phát triển.

Để tồn tại, đứng vững trên thị trờng và phát triển đợc nh ngày nay, Công ty đã phấn đấu không ngừng chủ động sáng tạo Để có đợc kết quả nh ngày nay Công ty

đã trải qua các giai đoạn:

Năm 1950-1960: Tổng Công ty nông thổ miền Bắc (trực thuộc Bộ Ngoại

th-ơng) đã quyết định cho xây dựng một cơ sở thí nghiệm có tên là “Xởng thực nghiệm” để nghiên cứu hạt chân chân (Tapioca) vào tháng 1/1959 với số công nhân viên ban đầu là 9 ngời Giữa năm 1959 đến tháng 1/1960, thực hiện chủ trơng của Công ty nông thổ miền Bắc, cơ sở bắt tay nghiên cứu thực nghiệm và sản xuất mặt hàng miến từ nguyên vật liệu đậu xanh để cung cấp cho nhân dân tiêu dùng

Ngày 25/12/1960 xởng sản xuất miến Hoàng Mai ra đời Đây là bớc đầu tiên của Công ty chuyên sản xuất miến đậu xanh, ngoài ra xí nghiệp còn sản xuất nớc dấm, tinh bột ngô

Năm 1966: Lúc này nhiệm vụ của nhà máy đã có sự chuyển biến để phù hợp với tình hình chiến tranh Thực hiện chủ trơng của Bộ Công nghiệp nhẹ viện thực phẩm đã lấy đây là cơ sở vừa sản xuất vừa thực nghiệm các đề tài nghiên cứu thực phẩm Từ đây nhà máy mang tên “Nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà”.

Sản phẩm lúc này là: Tinh bột ngô, viên đạm, trao tơng, nớc chấm (lên men

và hoá giải), dầu đậu tơng, bánh mỳ, bột dinh dỡng trẻ em

Năm 1970: Nhà máy đổi tên “Nhà máy thực phẩm Hải Hà” Sản phẩm là kẹo, mạch nha, giấy tinh bột

Năm 1987: Sau Đại hội Đảng lần thứ VI, đất nớc ta chuyển mình trong không khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà n-

ớc Đây là một thử thách của nhà máy xí nghiệp không bắt kịp xu hớng có thể bị

đóng cửa hoặc bị phá sản nhng nhà máy đã tìm đợc hớng đi đúng cho mình Một lần nữa nhà máy lại đổi tên “Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà” Sản phẩm là kẹo các loại và giấy tinh bột

Năm 1992: Năm 1990 vẫn đang trong tình trạng gặp khó khăn và đầy thử thách của nền kinh tế thị trờng Do vậy nhà máy cũng phải thay đổi phơng thức quản lý Tháng 7/1992 Nhà máy chính thức đổi tên thành “Công ty Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Sản phẩm là kẹo các loại, bích quy, bánh kem xốp

Năm 1993: Tách một bộ phận thành lập Công ty liên doanh KOTOBUKI” Sản phẩm là kẹo cứng, bánh snack, bánh tơi, bánh cookies, Kẹo cao su

Năm 1995: Thành lập Công ty liên doanh MIWON chuyên sản xuất bột ngọt tại Phú Thọ – Việt Trì

Năm 1996: Thành lập Công ty liên doanh “HAIHA- KAMEDA” ở Nam Định nhng giải thể vào tháng 11/1998

Đánh trộn, tạo xốp (có cho thêm các chất phụ gia)

Làm nguội

D©y chuyÒn s¶n xuÊt kÑo mÒm gåm 5 tæ s¶n xuÊt:

Tæ 1 2 3 4 5

Tªn NÊu Níng M¸y Bao gãi §ãng tói

1.3.2 D©y chuyÒn s¶n xuÊt b¸nh xèp.

1.3.3 Quy tr×nh s¶n xuÊt b¸nh quy.

T¹o h×nh, bao gãi

§ãng tói b»ng m¸y

Lµm nguéi

Phñ s«c«la

1.3.4 Quy trình sản xuất kẹo cứng có nhân.

Cũng nh kẹo mềm, dây chuyền sản xuất kẹo cứng có nhân cũng gồm 5 tổ sản xuất:

Tổ 1 2 3 4 5

Tên Nấu Nớng Máy Bao gói Đóng túi

Riêng đối với khâu tạo hình, với các loại bánh khác nhau có thể có các loại khuôn mẫu bánh khác nhau

II Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà ( tên giao dịch HAIHACO ) là một doanh nghiệp lớn thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Với chức năng chính là doanh nghiệp nhà nớc chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nớc và một phần xuất khẩu Là một đơn vị sản xuất, Công ty phải đảm đơng một số nhiệm vụ đối với nền kinh tế – xã hội

Nghĩa vụ cao nhất của một đơn vị sản xuất là việc cung ứng ra thị trờng những sản phẩm dân c cần phù hợp với thu nhập các tầng lớp nhân dân.Thứ hai là

đa dạng hoá sản phẩm trong nớc, góp phần mình tạo xu thế ngời Việt Nam dùng hàng Việt Nam Điều đó Công ty đang thực hiện từng bớc bằng cách nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã: từ kẹo cứng không nhân những ngày đầu đến nay

đã làm ra kẹo mềm, kẹo dẻo, bánh đang hớng tới mặt hàng bánh tơi

Đối với xã hội: Các doanh nghiệp cũng nh Công ty Bánh kẹo Hải Hà phải có nghĩa vụ giải quyết vấn đề việc làm cho những ngời lao động tại khu vực, cải thiện mức sống và môi trờng sống cho họ, các khoá đào tạo bồi dỡng và chế độ khen th-ởng khuyến khích đối với nhân viên góp phần nâng cao dân trí Ngoài ra Công ty còn thực hiện tốt các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời có công, ngời lao

Tạo hình

Bao gói

Bơm nhân

Đóng thành phẩm Nhập kho

động Đồng thời Công ty cũng hởng ứng công cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá

đất nớc bằng công tác nghiên cứu cải tiến ứng dụng khoa học vào sản xuất

Có thể nói trong 40 năm qua, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô sản xuất Do đó, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã tìm đợc những biện pháp hữu hiệu vợt qua biết bao khó khăn về vốn, về thị trờng và những cơn lốc cạnh tranh hàng ngoại nhập, Công ty vẫn hoạt động liên tục và không ngừng phát triển

Qua các chức năng nhiệm vụ của Công ty, có thể thấy Công ty cũng mang những trách nhiệm trớc nền kinh tế – xã hội nh bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào Công ty là một bộ phận và là một đại diện đặc trng cho loại hình đơn vị này

2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là đặc trng tiêu biểu cho ngành công nghiệp hiện nay Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằm tạo thế và lực cạnh tranh mạnh trên thị trờng Không chỉ chú trọng mở rộng thị trờng, doanh nghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất của máy móc và con ngời Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện nay các đơn vị đã có một mặt mới:

có điều kiện cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, phong cách công nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt có trách nhiệm, đã và đang tìm hớng đầu t mới: mở các xí nghiệp thành viên, tham gia thành lập với các đối tác nớc ngoài các Công ty liên doanh Doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh

Bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động cũng nh vốn của nhà nớc tại đơn vị Giúp việc cho ông là các giám đốc bộ phận Các giám đốc liên doanh phụ trách phần vốn tham gia liên doanh với nớc ngoài Bộ phận này hoạt động theo luật đầu t dới sự quản lý của Bộ

Kế hoạch và đầu t Do vậy nó hơi tách ra so với các bộ phận khác, chỉ chuyển phần lãi lỗ về công ty Các giám đốc điều hành sản xuất là ngời trực tiếp quản lý hoạt

động chế biến tại các xí nghiệp Các xí nghiệp thành viên ở Việt Trì và Nam Định vốn là các đơn vị độc lập sát nhập vào, nên chúng có cơ cấu tự quản lý khá hoàn chỉnh Chúng nhận các chỉ thị tổng quát tại công ty, tự điều phối và báo cáo trở lại

Giữa các xí nghiệp này và các xí nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hàng hoá khá chặt chẽ, thờng xuyên Các đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xởng đi lên và chuyên sản xuất một nhóm mặt hàng nhất định Phòng Kinh doanh là nơi nguyên cứu thị trờng, tìm ra các nhu cầu sản phẩm mới Từ đó nghiên cứu chế tạo thử tại phòng hoá nghiệm Nếu thực hiện tốt, phòng sẽ lập kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận, đặt mua các nguyên vật liệu đầu vào, đa ra các định mức sử dụng cho từng loại Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạch cụ thể chi tiết hơn, phân bổ lực lợng lao động, phân công ca kíp, tính lơng thởng chế độ cho nhân viên, nhận các vật t từ kho và tiến hành sản xuất Các đơn vị này đợc tự xử lý các vấn đề phát sinh trong khâu này: nh bảo dỡng máy, mua ngoài các vật t, công cụ…

Bộ phận kho theo dõi và bảo quản các loại vật t, rồi sau đó lại tiếp tục nhận tích trữ thành phẩm chờ bán ra Phòng kinh doanh quản lý trực tiếp bộ phận kho, từ đó điều phối sản phẩm cho các bạn hàng, đại lý, hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phòng sẽ tiếp thị, mở rộng thị trờng trên phạm vi toàn lãnh thổ Phòng kế toán là

đơn vị gián tiếp giúp cho phòng kinh doanh quản lý các mối quan hệ với bên trong

và bên ngoài về mặt tiền tệ, tham mu cho họ trớc khi ra quyết định, đồng thời thông tin cho tổng giám đốc và các đối tợng bên ngoài về tình hình hoạt động cũng nh quản lý vốn tại doanh nghiệp Ta thấy từng bớc hoạt động của công ty đều đợc quản lý, theo dõi một cách cụ thể, sát sao, sự phân công phân nhiệm ở đây khá rõ ràng, tách bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộ với nhau Mặc dù vậy, các

bộ phận vẫn có sự tự do linh hoạt để phát huy hết tính năng động và sáng tạo của mình trong sản xuất Do các đơn vị này đợc tự do mua ngoài vật liệu phụ trợ nên họ

đều cố gắng mua với giá cả phù hợp, thoả mãn tốt đợc yêu cầu công việc của họ Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ công việc, nên rất đợc chú trọng quan tâm Phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bớc hình thành và sử dụng Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu do các loại nguyên vật liệu này là sản phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹ thuật khá cao, nên khi lựa chọn nguồn cung ứng doanh nghiệp đều đặt tiêu chuẩn này là quan trọng hàng

đầu để xét duyệt Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nớc nhằm hạ thấp chi

phí đầu vào nhng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát sao của phòng kiểm hoá Đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao nh các chất bảo quản, chất tạo hơng, phẩm màu Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệp cũng xét chọn…cả thời điểm và số lợng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi do giảm giá mang lại

nh mua với số lợng lớn rồi tích trữ đờng khi giá rẻ trong năm vừa qua Cũng dựa vào kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầu sản phẩm, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Theo kế hoạch đó, nhân viên thu mua

đợc cử đi thu gom Khi về nhập kho một lần nữa phải qua kiểm duyệt của bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) Nếu đảm bảo chất lợng mới cho nhập kho Thủ kho phải sắp xếp tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản của từng loại Khi đa vào sản xuất phòng kinh doanh cũng quản lý rất chặt chẽ định mức sử dụng của từng loại Định mức tiêu hao và tỷ lệ các loại vật t trong sản phẩm đợc phòng đa ra khá

tỷ mỷ dựa trên nhu cầu và khả năng chi trả của từng bộ phận khách hàng sao cho chất lợng sản phẩm tơng ứng với giá của nó Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ

sử dụng để tiến hành tổng hợp việc thực hiện này Và trên cơ sở đó phát hiện nhanh chóng các sai lạc trong đó để sửa chữa kịp thời vào tháng sau Đối với các vật liệu

có hàm lợng chất độc tố cao nh các chất bảo quản, phẩm màu bộ phận KCS luôn…

áp dụng tỷ lệ cho phép của Bộ Y tế hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế Nếu hàm lợng này cao hơn quy định thì sản phẩm sẽ bị loại thải quay trở lại tái chế Vậy ở đây cả 3 bộ phận: phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đều rất chú trọng quản lý đồng bộ nguyên vật liệu ở từng bộ phận Chất lợng của nó là tiêu chuẩn hàng đầu đợc tuân thủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trình hình thành và sử dụng Song không phải vì vậy mà giá phí của nó bị xao nhãng

2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty.

III Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

3.1 Vị trí và vai trò của tổ chức kế toán.

Tổ chức kế toán có vai trò chủ yếu là bộ phận gián tiếp tham mu cho Tổng giám đốc, phòng kinh doanh quản lý hoạt động của các xí nghiệp thành viên và mối quan hệ với bên ngoài về mặt giá trị tiền tệ Nó theo dõi, ghi nhận các hoạt động này về mọi mặt, lập các báo cáo tổng quan, đa ra các số liệu minh chứng cho các ý kiến tham mu Nó cho phép các đối tợng bên ngoài có cái nhìn tổng quan trung thực về tình hình của công ty, để từ đó họ có các quyết định đúng đắn trong mối hợp tác với doanh nghiệp

3.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

Trớc cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nh trên công tác kế toán tại Công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả, sẵn sàng cung cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tích kinh tế

Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về không gian, có tính chất hoạt động khác nhau nên Công ty phân nhiệm tổ chức rất rõ ràng, phù hợp với điều kiện cho phép Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinh doanh đã hình thành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũng tách riêng khỏi kế toán chủ quản của Công ty Đối với các xí nghiệp thành viên doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán Do hai xí nghiệp Nam Định và Việt Trì ở

xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độc lập riêng Bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội chỉ ra các quyết định các hớng xử lý chỉnh sửa cho bộ phận này Định

kỳ bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội về kiểm tra việc ghi chép chứng từ, phản

ánh lên các sổ Hàng tháng mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán ở đây cũng ghi nhận chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ Cuối kỳ lập các báo cáo kế toán, bộ phận gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứng từ có liên quan nh biên bản kiểm

kê, hoá đơn trao đổi giữa Công ty với các đơn vị này, bảng đối chiếu công nợ giữa 2 bên Các xí nghiệp tại Hà Nội lại đợc quản lý tập trung tại phòng kế toán Công ty Bởi đây là các thành viên nhỏ từ phân xởng đi lên lại tập trung ở ngay sát bộ phận gián tiếp tổng điều hành chung Nếu mở thêm các nhân viên kế toán ở đây thì thực

sự không cần thiết và còn làm tăng thêm chi phí quản lý Tại đây chỉ có các nhân viên gián tiếp làm quản lý chung và thực hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ

bộ Cuối kỳ kế toán tập hợp các thông tin lại để xử lý Trong phòng kế toán các nhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra số liệu tổng hợp rồi kết hợp với các báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lập các báo cáo cuối cùng của phần mình phụ trách Các kế toán tổng hợp là những ngời có nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ bao quát tổng quát các bộ phận, kiểm soát thông tin và quá trình hạch toán nội bộ cũng nh tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm đa ra ý kiến tham mu cuối cùng Nh vậy là đối với các xí nghiệp ở xa doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán Đối với 5 xí nghiệp ở Hà Nội doanh nghiệp áp dụng hình thức tập trung Song dù ở hình thức nào, các bộ phận này cũng đều đợc quản lý một cách chặt chẽ, thực thi các quy định chung của Công

ty Việc phân công phân nhiệm rõ ràng trên dới làm cho việc quy trách nhiệm và quản lý đợc dễ dàng, công tác kế toán đợc thực hiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất

Đó là về nhân sự Còn về nội dung doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhà nớc hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn Theo

đó chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dơng lịch Các chứng từ bắt buộc của

bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay hay in bằng máy đều

cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có hệ thống, kịp thời Có chứng

từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký xin thay thế nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ Kế toán thực hiện theo ph-

ơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho nhng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi tháng Việc tập hợp chứng từ của tháng cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích danh và thực tế bình quân gia quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trớc khi ghi nhận lên sổ sách Vì thế tuy cuối tháng nhng mọi nghiệp vụ đều có thể định khoản theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Giá trị hàng xuất tính trên giá trung bình chứ không đi từ hàng tồn Bây giờ chứng từ đợc vào sổ giấy, hoặc máy làm t liệu cho báo cáo tài chính Các báo cáo bắt buộc kế toán tại đây thực hiện khá thành thục Báo cáo hớng dẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm để lập luận chứng từ cuối cùng trình bộ Kế toán chủ yếu đợc thực hiện trên máy vi tính (hay

kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công Các báo cáo này cũng đợc lu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùng với các sổ nhật ký – chứng từ, các bảng kê Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn nhà nớc Sau khi có quyết toán, doanh nghiệp đa chứng từ gốc vào lu trữ ở kho kế toán trong vòng 10 năm Nh thế hình thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chung khá phổ biến trong ngành công nghiệp Nó phù hợp với quy mô lớn, với cách thức sử dụng hầu hết các tài khoản, phân công cho từng bộ phận, từng thành phần công việc cụ thể, mạch lạc

3.3 Cơ cấu phòng Tài vụ.

Kế toán tiêu thụ thành phẩm

Kế toán vật liệu tổng hợp

Kế toán thanh toán bằng tiền

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán xây dựng cơ

bản

Thủ quỹ

Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy kế toán của Công ty đợc chia thành các phần hành kế toán riêng biệt và mỗi nhân viên kế toán có nhiệm vụ riêng, cụ thể nh sau: + Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra và chỉ

đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình tài chính của Công ty cho Tổng giám đốc, giúp lãnh đạo Công ty phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đề ra đợc các quyết định đúng

đắn

+ Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếu nhập và xuất kho, các hợp đồng kinh tế tính toán, kiểm tra các số liệu do các bộ…phận có liên quan cung cấp, tập hợp và kết chuyển (hoặc phân bổ) chi phí sản xuất theo đúng đối tợng tính giá thành, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ một cách

đầy đủ và chính xác

+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, quản lý

số tiền của Công ty tại các ngân hàng, theo dõi quản lý lợng tiền thu, chi qua ngân hàng,

+ Kế toán thanh toán bằng tiền mặt: Thực hiện theo dõi thu, chi qua các chứng từ hoá đơn hợp lệ Đồng thời theo dõi các khoản công nợ nội bộ và huy động vốn của Công ty

+ Kế toán vật liệu tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn từng loại vật t Do đặc điểm sản phẩm sản xuất tại Công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật t nên công tác kế toán vật t có khối lợng công việc khá lớn + Kế toán tiêu thụ sản phẩm: thực hiện ghi chép kế toán doanh thu, các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh.

+ Kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi và hạch toán các khoản chi phí về xây dựng cơ bản, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thờng xuyên của tài sản

+ Kế toán tổng hợp kiêm tài sản cố định: Thực hiện theo dõi sự biến động của tài sản cố định và thực hiện các phần công việc kế toán còn lại Có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra các phần hành kế toán ở các bộ phận kế toán + Thủ quỹ: Theo dõi sự biến động về lợng tiền mặt tại quỹ và kết hợp với kế toán tiền mặt kiểm kê lợng tiền hàng ngày có trong quỹ

Tiền lơng hàng tháng của cán bộ công nhân viên không phải do kế toán tính

mà do Văn phòng tính toán và lên bảng lơng Sau đó Văn phòng chuyển lên cho kế toán tiền mặt làm phiếu chi và xuất tiền mặt

IV Tổ chức công tác kế toán

4.1 Tổ chức luân chuyển kế toán.

Nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản

ánh tình hình nhập kho với số lợng là bao nhiêu Chứng từ nhập kho là phiếu nhập kho – Mẫu 01 – VT – do phòng kinh doanh lập, phiếu nhập kho thành 4 liên Ngời phụ trách phòng kinh doanh ký tên và chuyển 3 liên xuống kho còn 1 liên lu lại phòng kinh doanh Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc, th kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lợng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kinh doanh biết và báo cho ngời giao nhận lập biên bản xử lý, sau khi xử lý thủ kho cùng ngời giao nhận ký vào cả 3 liên

Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ý của ngời giao hàng, thủ kho phảI gửi kèo cả bảng thiếu thừa về phòng kinh doanh, thủ kho giữ lại một bản ghi vào thẻ kho số thực nhập, một liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán để làm