Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở Công ty bánh kẹo Hải Hà

Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở Công ty bánh kẹo Hải Hà

lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, các doanh nghiệp đều hoạt động sảnxuất, kinh doanh với mục tiêu cao nhất, quan trọng nhất của mình đó là lợi nhuận.Cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trờng, càng chứng tỏ việc tiêuthụ sản phẩm hiện nay là bài toán khó đối với các doanh nghiệp Mặt khác có tiêuthụ đợc thành phẩm, doanh nghiệp mới có điều kiện bù đắp đợc những chi phí bỏ ratrong quá trình sản xuất và tiêu thụ, đảm bảo quá trình tái sản xuất đồng thời thu đ-

ợc lợi nhuận Vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải tổ chức tốt sảnxuất mà còn phải làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm

Từ mục tiêu đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng nhiều biện pháp khácnhau và sử dụng các công cụ khác nhau để tổ chức và quản lý tốt quá trình sản xuấtkinh doanh trong đó có tiêu thụ sản phẩm Mà trong quản lý kinh tế, kế toán là mộtcông cụ có hiệu quả và hiệu lực nhất để phản ánh một cách khách quan và giám

đốc một cách toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vấn

đề đặt ra là phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thànhphẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh đáp ứng đợc yêu cầu đòihỏi mới trong công tác quản trị doanh nghiệp

Cũng nh nhiều doanh nghiệp, Công ty bánh kẹo Hải Hà đang nỗ lực hết mìnhtrong việc tiêu thụ thành phẩm Đây là doanh nghiệp chuyên sản xuất các chủngloại về bánh , kẹo, nớc uống cung cấp cho thị trờng hiện nay Do đó sản phẩm sảnxuất ra phải thoả mãn nhu cầu thị trờng và đợc thị trờng chấp nhận Chính vì vậy,việc tiêu thụ sản phẩm là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong quá trìnhsản xuất kinh doanh Điều này đặt ra những thách thức cho các nhà quản lý

Nhận thức đợc tầm quan trọng này, sau một thời gian học tập tại trờng và thời

gian thực tập tại Công ty bánh kẹo Hải Hà, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở Công ty bánh kẹo Hải Hà".

Chuyên đề đợc trình bày gồm ba phần chính:

Phần1:Đặc điểm chung về Công ty bánh kẹo Hải Hà.

Phần2: Thực tế tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết

quả sản xuất kinh doanh tại Công ty bánh kẹo Hải Hà

Phần3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định

kết quả sản xuất kinh doanh ở Công ty bánh kẹo Hải Hà

Trong quá trình thực tập và nghiên cứu đề tài em đã nhận đợc sự giúp đỡ tậntình của các thầy cô giáo, sự tạo điều kiện của Công ty bánh kẹo Hải Hà đã giúp

em hoàn thành chuyên đề thực tập này Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu của đềtài rộng và do hạn chế về trình độ và thời gian nên khó tránh khỏi những sai sót

Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo giúp đỡ của các thày cô giáo và các cán bộnhân viên trong phòng tài vụ của công ty để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I đặc điểm chung về Công ty bánh kẹo Hải Hà.

- Thời kỳ từ 1959-1961: Tổng công ty nông thổ sản miền Bắc đã xây dựngmột cơ sở thực nghiệm nghiên cứu hạt trân châu( Tapiaca) vào tháng 11 năm 1959với chín cán bộ của Tổng công ty gửi sang Năm 1960 cơ sở đã đi vào phát triển vàsản xuất miến từ đậu xanh Ngày 25 tháng 12 năm 1960, xởng miến Hoàng Mai ra

đời đánh dấu sự ra đời của Công ty

- Thời kỳ từ 1962-1967: Đến năm 1962, xởng miến Hoàng Mai trực thuộc Bộcông nghiệp nhẹ quản lý, đã thử nghiệm thành công và đa vào sản xuất nhiều loạisản phẩm mới nh dầu đậu tơng, tinh bột ngô Vào năm 1966, Viện thực nghiệm lấynơi đây làm cơ sở vừa sản xuất, vừa thử nghiệm các đề tài thực phẩm để từ đó phổbiến cho các địa phơng sản xuất nhằm giải quyết hậu cần tại chỗ, tránh đợc ảnh h-ởng của cuộc chiến tranh gây ra, xởng miến đợc đổi tên thành Nhà máy thựcnghiệm thực phẩm Hải Hà Ngoài sản xuất tinh bột ngô và dầu từ đậu tơng, Nhàmáy còn sản xuất viên đạm, nớc chấm lên men, nớc chấm hoa quả, bánh mỳ, bộtdinh dỡng trẻ em

- Thời kì từ 1968 -1991: Năm 1968, Nhà máy trực thuộc Bộ lơng thực thựcphẩm quản lý Tháng 6 năm 1970, thực hiện chỉ thị của Bộ lơng thực thực phẩm,nhà máy tiếp nhận một phân xởng kẹo của Nhà máy bánh kẹo Hải Châu bàn giaovới công suất 90 tấn/năm, với nhiệm vụ chính là sản xuất kẹo, mạch nha, bánh, tinhbột và đợc gọi là Nhà máy thực phẩm Hải Hà, với số cán bộ công nhân viên là 555ngời Đến tháng 12 năm 1976, Nhà nớc phê chuẩn phơng án thiết kế mở rộng nhàmáy với công suất bánh kẹo là 6000 tấn/năm Đến năm 1980, Nhà máy chính thức

có hai tầng nhà với tổng diện tích sử dụng 2500m2 đợc đa vào sản xuất với 900 cán

bộ công nhân viên Năm 1987, Nhà máy trực thuộc Bộ nông nghiệp và công nghiệpthực phẩm quản lý Thời kỳ này Nhà máy mở rộng và phát triển thêm nhiều dâytruyền sản xuất, dần dần hoàn chỉnh luận chứng kinh tế Sản phẩm của Nhà máy đ -

ợc tiêu thụ khắp cả nớc và xuất khẩu sang các nớc Đông Âu Một lần nữa Nhà máy

đổi tên thành Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà Tốc độ tăng sản lợng hàng năm từ 10

- 15% Sản xuất từ chỗ thủ công đã tiến dần tới cơ giới hoá 70 - 80% với số vốn

- Thời kỳ từ 1992 đến nay: Tháng1 năm 1992, Nhà máy trực thuộc Bộ côngnghiệp nhẹ quản lý Để phù hợp với quy mô và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trongthời kỳ mới - nền kinh tế thị trờng, tháng 7 năm 1992, Nhà máy đợc đổi tên thànhCông ty bánh kẹo Hải Hà - với tên giao dịch quốc tế là Hai Ha ConfectioneryCompany( Hai Ha Co ) và đợc chính thức thành lập theo quyết định số 216CNn/TCLĐ ngày 24 tháng 03 năm 1993 của Bộ trởng Bộ công nghiệp nhẹ( nay là

Bộ công nghiệp ), có trụ sở giao dịch chính tại số 25 phố Trơng Định - Quận Hai

Bà Trng - Hà Nội

- Tháng 5 năm 1993, Công ty đã liên doanh với Công ty Kotobuki( NhậtBản ) thành lập Công ty liên doanh Hải Hà - Kotobuki, và liên doanh với Công tyMiwon ( Hàn Quốc ) thành lập Công ty liên doanh Miwon - Việt Nam (1995) Vàonăm 1996, Công ty liên doanh với Công ty Kameda ( Hàn Quốc ) thành lập Công tyliên doanh Hải Hà - Kameda ( Liên doanh này đã giải thể tháng 11 năm 1998 ).Việc liên doanh với nớc ngoài đã nâng cao uy tín của Công ty về chất lợng cũng

nh về chủng loại, đáp ứng mọi nhu cầu của thị trờng Ngoài mặt hàng sản xuấtchính là bánh và kẹo các loại, Công ty còn sản xuất và kinh doanh mì ăn liền, bộtcanh, đờng gluco, giấy, tinh bột,

Hiện nay, Công ty trực thuộc Bộ công nghiệp, bao gồm năm xí nghiệp thànhviên: xí nghiệp kẹo, xí nghiệp bánh, xí nghiệp phụ trợ (cùng nằm tại số 25 Trơng

Định ), xí nghiệp thực phẩm Việt Trì, xí nghiệp bột dinh dỡng Nam Định Các xínghiệp này hoạt động sản xuất kinh doanh dới sự giám sát, quản lý trực tiếp củaCông ty, hạch toán phụ thuộc vào Công ty, với tổng số công nhân viên của công tykhoảng gần 2000 ngời, công nhân kỹ thuật chiếm 30 - 40% Thu nhập bình quân

đầu ngời là 900.000đ/ tháng Mặc dù có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanhnghiệp cùng ngành sản xuất kinh doanh bánh kẹo, đã có không ít các xí nghiệpphải giải thể hoặc sát nhập với các Công ty khác do không trụ đợc, nhng Công ty đãtìm đợc con đờng đi đúng đắn, phù hợp với nền kinh tế thị trờng, vợt qua nhữngkhó khăn về vốn , vật t, thị trờng và sự cạnh tranh gay gắt bằng các biện pháp hữuhiệu, đã đứng vững trong nền kinh tế thị trờng và không ngừng phát triển trên con

đờng kinh doanh của mình

Để phát triển sản xuất, mở rộng thị trờng, tạo thế đứng vững trên thơng trờng,Công ty đã liên tục thay đổi mẫu mã, nâng cao chất lợng sản phẩm với hơn 50 loạibánh kẹo khác nhau, đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng, thờng đi đầu trong việc tạo racác loại sản phẩm mới có chất lợng cao thay thế hàng nhập ngoại nh bánh Cracker,kẹo Karamel, kẹo cao su Và đợc bình chọn là hàng Việt Nam chất lợng cao Nhờ

đó, Công ty đã có một thị trờng tơng đối ổn định trong và ngoài nớc Công ty hiệnnay là một trong số những doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn, làm ăn có lãi và

thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nớc Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánhtình hình hoạt động của Công ty trong những năm gần đây:

nộp ngân sáchlợi nhuậnthu nhập bình quân cnv

50.12530.526137.652170.54318.2461.523900 Đối với Công ty, chữ " tín " luôn đợc đặt lên hàng đầu và là vấn đề sống còn

Trong điều kiện hiện nay, mục tiêu đặt ra của Công ty là phấn đấu đến năm 2005,Công ty bánh kẹo Hải Hà phải thực sự trở thành Công ty bánh kẹo lớn hàng đầucủa Việt Nam với quy mô sản xuất lớn, trang bị kỹ thuật và công nghệ mới, hiện

đại, tạo ra những sản phẩm có chất lợng tốt, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm,giá cả phù hợp với mọi đối tợng khách hàng, có đủ khả năng cạnh tranh với các sảnphẩm cùng loại trên thị trờng, đồng thời sản phẩm sản xuất ra xuất khẩu khoảng50% đem lại lợi nhuận cao đóng góp một phần đáng kể cho ngân sách Nhà nớc

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty:

2.1.Đặc điểm tổ chức sản xuất:

Công ty bánh kẹo Hải Hà thuộc loại hình doanh nghiệp sản xuất, chế biến

thực phẩm Sản phẩm chính của Công ty là các loại bánh và kẹo Mỗi loại có đặc

tr-ng riêtr-ng do thành phần cấu thành nên chútr-ng khôtr-ng hoàn toàn giốtr-ng nhau Sotr-ngchúng cũng có những đặc thù chung nên đợc phân thành các nhóm sản phẩm nhsản phẩm kẹo cứng, kẹo mềm, bánh bích quy, bánh kem xốp

Mỗi loại sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất riêng, nhng nhìn chungchúng đều áp dụng quy trình công nghệ sản xuất chế biến khép kín, liên tục từ khi

đa nguyên liệu vào sản xuất cho đến thành phẩm nhập kho, sản xuất với mẻ lớn vàcông tác sản xuất đợc tiến hành theo hớng cơ giới hoá kết hợp với một phần thủcông Nguyên liệu chủ yếu là nông sản nh bột, đờng, bơ, sữa, tinh dầu và đối tợngsản xuất là các loại bánh kẹo nên thời gian hoàn thành một chu kì sản xuất ngắn( chỉ khoảng 3 - 4 giờ ) Mỗi sản phẩm đợc hoàn thành ngay khi kết thúc dây truyềnsản xuất, không có bán thành phẩm, thành phẩm hỏng tái chế ngay trong ca làmviệc Sản phẩm sản xuất ra chỉ cho phép tiêu dùng trong một thời gian nhất định vàchủ yếu vào cuối năm Vì vậy, quá trình sản xuất của Công ty mang tính thời vụ

Để tiến hành sản xuất, Công ty có 5 xí nghiệp thành viên là:

- Xí nghiệp bánh: chuyên sản xuất các loại bánh quy và bánh kem xốp Nó

đợc chia thành 2 tổ là tổ máy và tổ bao gói

- Xí nghiệp kẹo: chuyên sản xuất các loại kẹo là kẹo mềm, kẹo cứng, trên haidây truyền sản xuất tơng ứng ở xí nghiệp kẹo cứng đợc chia thành các tổ sản xuất

là tổ nấu, nớng, máy, bao gói, đóng túi ở xí nghiệp kẹo mềm có tổ nấu, máy, baogói

- Xí nghiệp phụ trợ ( xí nghiệp cơ khí ): chuyên thực hiện sửa chữa, trung đại

tu các máy móc thiết bị của Công ty, cung cấp điện, nớc, hơi cho 3 xí nghiệp trên

Xí nghiệp này còn có thêm bộ phận sản xuất phụ với nhiệm vụ cắt giấy, nhãn góikẹo, cắt bìa, in hộp, lót kẹo,

- Nhà máy thực phẩm Việt Trì: chuyên sản xuất kẹo, glucoza, bao bì và một

số bột dinh dỡng và các loại bánh khác

- Nhà máy bột dinh dỡng trẻ em Nam Định: chuyên sản xuất bánh kem xốpbột dinh dỡng và các loại bánh khác

Năm xí nghiệp này không có t cách pháp nhân và chịu sự lãnh đạo trực tiếp

từ Công ty Công ty cấp vốn dới dạng vật t, tiền lơng để các xí nghiệp có thể tổchức đợc các hoạt động sản xuất kinh doanh Sản phảm hoàn thành sẽ nhập ngayvào kho của Công ty

Sơ đồ 1: Dây truyền sản xuất bánh kem xốp.

Nguyên liệu làm bánh gồm có: bột mì, đờng, tinh dầu thơm, muối, bột nở,

s

Sơ đồ 2: Dây truyền sản xuất bánh bích quy.

Nguyên liệu làm bánh gồm có: đờng, bột mì, bơ, sữa, trứng, hong liệu

Nguyên

liệu

Nhào Trộn

Dập hình

Làm nguội Phủ

kem

Tạo kem

Máy cắt thanh

Bao gói

Đóng túi

Nhập kho

Nguyên

liệu

Nhào trộn

Dập hình

N ớng bánh

Làm nguội

Sơ đồ 3: Dây truyền sản xuất kẹo mềm.

Nguyên liệu làm kẹo gồm có: đờng kính, đờng glucoza, nha , phụ gia,

Sơ đồ 4: Dây truyền sản xuất kẹo cứng

Nguyên liệu làm kẹo gồm có: đờng kính, đờng glucoza, nha, phụ gia,

Hoà

đ ờng Nấu

Làm nguội

Quật keo

Máy lăn côn

Máy vuốt

Máy gói

Đóng túi Nhậpkho

Máy cán Máy cắt kẹo Sàng xung Gói thủ công

Máy gói

Gói tay

Đóng túi

Nhập kho

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức bao gồm ban lãnh đạo và các phòng banchức năng theo sơ đồ 5:

Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Hà

* Lãnh đạo của Công ty gồm:

- Tổng giám đốc là ngời có quyền lực cao nhất, quyết định chỉ đạo mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Công ty, Bộ công nghiệp vàNhà nớc đồng thời trực tiếp nắm Phòng văn phòng Công ty

- Phó tổng giám đốc phụ trách về kinh doanh có nhiệm vụ giúp cho Tổng giám

đốc và cùng chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động kinh tế- tài chính của Công ty

- Phó Tổng giám đốc tài chính có nhiệm vụ giúp cho Tổng giám đốc tổ chức việcquản lý, sử dụng và huy động vốn, tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn Công ty

* Các phòng ban chức năng gồm:

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc kinh doanh

Hệ thống kho, cửa hàng

Phòng kinh doanh

Văn phòng Công ty

Phó tổng giám

đốc tài chính

Phòng tài vụ (kế toán )

Phòng

kỹ

thuật

Phòng KCS

Các xí nghiệp thành viên

- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tổ chức hoạt động Marketinh từ việc nghiên cứuthị trờng, quảng cáo, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh; cung ứng vật t sản xuất, điều

động sản xuất, cân đối kế hoạch và thực hiện, liên kết chặt chẽ với Phó tổng giám đốcphụ trách về kỹ thuật- sản xuất; ký kết, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng mua bánvật t, thiết bị, sản phẩm, đề ra các biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lý đảm bảo cho quátrình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, ổn định Phòng kinh doanh quản lý hệ thốngkho, cửa hàng giới thiệu sản phẩm đảm nhiệm bảo quản và thực hiện việc nhập, xuất khothành phẩm, giới thiệu và bán hàng

- Phòng tài vụ( kế toán) gồm chín ngời có nhiệm vụ đảm bảo vốn cho hoạt độngsản xuất kinh doanh, tổ chức công tác hạch toán kế toán, theo dõi, phản ánh mọi nghiệp

vụ phát sinh trong Công ty nhằm tập hợp đợc chi phí đầu vào và kết quả đầu ra, tính toán

lỗ, lãi, đánh giá kết quả lao động, thanh toán lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên,quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, trên các chứng từ, sổ kế toán, lập và phân tích cácbáo cáo tài chính- kế toán tổng hợp từng tháng, quý, năm để cung cấp thông tin choTổng giám đốc, Phó tổng giám đốc kinh doanh phục vụ công tác quản lý- điều hành và

ra các quyết định sản xuất kinh doanh

- Văn phòng Công ty bao gồm Phòng hành chính - quản trị, lao động - tiền lơng, y

tế, đội bảo vệ và nhà ăn tập thể Nhiệm vụ chính của phòng này là lập các định mức thờigian cho các loại sản phẩm; quản lý, tuyển dụng và sắp xếp nhân sự, xây dựng chế độtiền lơng, thởng, BHXH, cho cán bộ công nhân viên; đảm bảo vệ sinh, an toàn lao

động sản xuất và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo giữ vững anninh trật tự, chống mất mát tài sản, phá hoại sản xuất trong toàn Công ty

- Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ thiết kế chi tiết thiết bị để thay thế, sửa chữa, bổxung, tham mu trong lĩnh vực mua bán TSCĐ, thiết bị, đánh giá chỉ số chất lợng máymóc; thiết kế và theo dõi các thiết bị cơ, điện, lạnh,

- Phòng KCS có nhiệm vụ kiểm soát chất lợng NVL, thành phẩm, lập kế hoạch vàthực hiện quản trị chất lợng

- Các xí nghiệp thành viên đợc phụ trách trực tiếp bởi giám đốc xí nghiệp và cácquản đốc phụ trách các phân xởng, tổ trởng và các nhân viên kế toán, thống kê Các xínghiệp này hạch toán phụ thuộc vào Công ty, có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch củaCông ty, ghi sổ, tập hợp số liệu, theo dõi tình hình thanh quyết toán với Công ty Định

kỳ, lập các báo cáo sản xuất, tình hình chi phí để nhân viên Phòng tài vụ( kế toán) củaCông ty ghi sổ kế toán

4.Tổ chức công tác kế toán của công ty bánh kẹo Hải Hà:

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán:

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể khái quát theo sơ đồ số 6:

Sơ đồ 6: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà

Phòng kế toán của Công ty bao gồm 9 ngời, mỗi ngời phụ trách một khâu kế toánvới các nhiệm vụ sau:

* Kế toán trởng - Trởng phòng tài vụ chịu trách nhiệm hớng dẫn chỉ đạo toàn bộcông tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế trong toàn Công ty, đồng thời chịu tráchnhiệm về tổ chức, tiến hành và lập kế hoạch các hoạt động về vay vốn, huy động cácnguồn vốn, trả nợ vốn, cố vấn cho Tổng giám đốc các quyết định tài chính

*Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng tài vụ thứ nhất có trách nhiệm kiểm tra, kiểmsoát các thủ tục, thể thức kế toán, đôn đốc công tác kế toán hàng ngày; làm công táctổng hợp, ghi sổ cái, lập báo cáo kế toán, hạch toán nội bộ, phân tích kinh tế, bảo quản,

lu giữ hồ sơ dới sự chỉ đạo của kế toán trởg

* Kế toán TSCĐ, XDCB kiêm phó phòng tài vụ thứ hai: Có nhiệm vụ làm công táckiểm soát nội bộ xem có phù hợp với chế độ kế toán, nội dung kinh tế hay không, đồngthời theo dõi phân tích tình hình tăng giảm, sửa chữa TSCĐ, theo dõi tình hình XDCB,tình hình trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty

* Kế toán vật t, CCDC: Hạch toán chi tiết, tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ hớng dẫn ghi sổ kế toán của các xí nghiệp thành viên, thờngxuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và số tồn thực tế , tính toán và phân

bổ chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào sản xuất kinh doanh

* Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ là tổ chức hoạch toán chi tiết và tổng hợp tìnhhình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài củaCông ty

Kế toán tr ởng kiêm tr ởng phòng tài vụ

Kế toán

vật t

CCDC

Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán

Kế toán tiền mặt

Kế toán TGNH

Kế toán TSCĐ, XDCB kiêm phó phòng kế toán

Kế toán CFSX, Zsp

&tiền l

ơng

kế toán tiêu thụ TP

Thủ quỹ

Nhân viên kế toán, thống kê ở các xí nghiệp thành viên

* Kế toán TGNH: Có nhiệm vụ hoạch toán và tổng hợp chi tiết tình hình thu chitiền gửi ngân hàng, tình hình vay vốn lu động và quá trình thanh toán tiền vay ngânhàng.

* Kế toán tiền lơng, tập hợp chi phí và tính giá thành: có nhiệm vụ tính toán vàphân bổ chi phí tiền lơng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, thanh toán với côngnhân viên đồng thời căn cứ vào kế hoạch sản lợng, sản lợng thực tế, và định mức để xác

định mức chi phí, hạch toán tổng hợp và chi tiết chi phí theo từng đối tợng và tính giáthành thực tế của thành phẩm; giám sát tình hình thực hiện các định mức và lập Báo cáochi phí sản xuất theo đúng hạn

* Kế toán tiêu thụ thành phẩm: Tổ chức hoạch toán chi tiết và tổng hợp của Công

ty hoàn thành nhập kho, tiêu thụ và tồn kho, xác định, kết quả tiêu thụ, theo dõi tìnhhình bán hàng, công nợ của khách hàng, tính ra số thuế phải nộp trong kỳ, đồng thời h-ớng dẫn và kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ ở kho thành phẩm, thờng xuyên đối chiếukiểm tra số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên sổ kho Trên cơ sở đó, kế toán cung cấpthông tin cho lãnh đạo có thể đánh giá đợc kết quả sản xuất và tiêu thụ thành phẩm trongthời kỳ của Công ty

* Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý việc nhập - xuất - tồn quỹ tiền mặt của Công tycăn cứ vào các phiếu thu, chi tiền mặt hàng ngày, tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹvới số liệu trên sổ kế toán tiền mặt Cuối ngày, lập báo cáo quỹ kèm chứng từ thu chitiền mặt cho kế toán tiền mặt ghi sổ

Ngoài ra, để đảm bảo công tác kế toán đợc trung thực, thuận lợi cho việc tập hợp

số liệu ghi sổ kế toán cũng nh việc đối chiếu kiểm tra, tại ba xí nghiệp ở Hà Nội đều cócác nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng lao động vật t một cáchgiản đơn và hàng tháng gửi lên cho phòng tài vụ ( kế toán) Còn ở hai xí nghiệp thànhviên còn lại có tổ chức kế toán riêng làm việc dới sự chỉ đạo của giám đốc xí nghiệp vàdới sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trởng Công ty thực hiện ghi chép ban đầu vàcung cấp đầy đủ số liệu kinh tế cho phòng tài vụ ( kế toán ) Công ty theo định kỳ hàngtháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải đối chiếu quan hệ ngang với nhau và đốichiếu với phân xởng dới sự chỉ đạo của kế toán trởng

4.2 Hình thức tổ chức kế toán:

Công ty bánh kẹo Hải Hà tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung tạiphòng tài vụ ( kế toán ) của Công ty, thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 do Bộ tài chính ban hành và có sửa đổi, bổ sung kịpthời theo chế độ kế toán mới

* Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm

* Hình thức kế toán " Nhật ký - chứng từ "

* Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - chứng từ, sổ cái các tài khoản, các báo cáo tổnghợp nh bảng sản lợng tiêu thụ, báo cáo doanh thu bán hàng,

* Sổ kế toán chi tiết: Ngoài những sổ thông thờng nh sổ chi tiết thành phẩm, bánhàng, Công ty còn thiết kế một số mẫu sổ riêng nh Báo cáo doanh thu, Bảng theo dõi

số d của khách hàng,

* Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

* Phơng pháp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ

* Phơng pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phơng pháp đờng thẳng

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ đợc khái quát theo sơ

đồ số 7:

Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT

Ghi chú: ghi hàng ngày

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Phần II thực trạng hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và

xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở công ty bánh

kẹo hải hà

A Những vấn đề chung về thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác

định kết quả sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp sản xuất:

I Khái niệm về thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả sản xuất kinh doanh.

1.Thành phẩm và yêu cầu quản lý:

1.1.Khái niệm thành phẩm:

Xét trong phạm vi doanh nghiệp, thành phẩm là kết quả lao động sáng tạo củatoàn bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là cơ sở đánh giá khả năng đápứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đông thời thành phẩm cũng là căn cứ xét và phân tíchmức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinhdoanh

1.2.Yêu cầu quản lý thành phẩm:

Để quản lý tốt thành phẩm, yêu cầu đặt ra là doanh nghiệp cần quản lý sự vận

động của từng loại thành phẩm trong quá trình nhập, xuất, tồn kho trên các chỉ tiêu số l ợng, chất lợng và giá trị :

Quản lý về mặt số lợngvà giá trị của thành phẩm: Đòi hỏi phải phản ánh tìnhhình nhập, xuất, tồn, dự trữ thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị để từ đóthấy đợc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ thành phẩm của doanhnghiệp, phát hiện kịp thời các trờng hợp hàng tồn đọng lâu ngày trong kho không tiêuthụ đợc để tìm biện pháp giải quyết, tránh tình trạng ứ đọng vốn

- Quản lý về mặt chất lợng: Trong cơ chế thị trờng cạnh tranh gay gắt hiện nay, để

đáp ứng đợc nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội đòi hỏi thành phẩm phải cóchất lợng cao, mẫu mã đẹp và luôn đợc hoàn thiện, đổi mới theo thị hiếu ngời tiêu dùng

Do vậy bộ máy kiểm tra chất lợng sản phẩm ( KCS ) phải làm tốt nhiệm vụ, phát hiệnkịp thời các sản phẩm bị lỗi, không đảm bảo tiêu chuẩn để loại bỏ, tìm ra nguyên nhân

và có biện pháp xử lý, đồng thời có chế độ bảo quản hợp lý đối với từng loại và phù hợpvới đặc điểm của chúng

2 Tiêu thụ thành phẩm và yêu cầu quản lý:

2.1 Tiêu thụ thành phẩm:

Thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội là mục đích mà mọi doanh nghiệp sảnxuất đều vơn tới Do đó, thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra phải đợc đa đến tayngời tiêu dùng thông qua quá trình tiêu thụ ( bán hàng ) Tiêu thụ thành phẩm là việc

chuyển quyền sở hữu thành phẩm cho khách hàng ( ngời mua ), doanh nghiệp ( ngời bán) thu đợc tiền hoặc đợc quyền thu tiền, tức là quá trình vận động của việc kinh doanh từvốn thành phẩm ( hiện vật ) sang vốn bằng tiền ( giá trị ) và hình thành nên kết quả sảnxuất kinh doanh ( kết quả tiêu thụ ).

2.2 Yêu cầu quản lý:

- Quản lý sự vận động của từng loại thành phẩm, hàng hoá trong quá trình nhậpxuất tồn kho trên các chỉ tiêu số lợng, chất lợng và giá trị

- Quản lý theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toántừng khách hàng và đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền vốn

-Tính toán, xác định đúng đắn kết quả sản xuất kinh doanh từng hoạt động và thựchiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận, đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối vớingân sách Nhà nớc

3 Kết quả sản xuất kinh doanh:

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũngphải tính đến lỗ, lãi, Do đó, quá trình tiêu thụ không thể tách rời với việc xác định kếtquả kinh doanh Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinhdoanh và hoạt động khác sau một thời kỳ nhất định biểu hiện bằng số tiền lãi, lỗ Kếtquả kinh doanh có thể lãi, lỗ Nếu lỗ sẽ đợc bù lỗ theo quy định của doanh nghiệp vàquyết định của cấp có thẩm quyền Nếu lãi sẽ đợc phân phối theo quy định của cơ chếtài chính

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đợc xác định là số chênh lệch giữa

doanh thu thuần ( Doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản: giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu nếu có ) với trị giá vốn thực tếhàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc biểu hiện qua chỉ tiêulợi nhuận lãi ( lỗ ) về tiêu thụ

4 Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh:

- Tổ chức theo dõi phản ánh ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặtchẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm hàng hoá đã tiêu thụtrên các chỉ tiêu hiện vật và giá trị

- Tổ chức theo dõi phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ Tính toánxác định đúng đắn trị giá vốn thực tế của hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp, doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, số thuế phải nộp cũng

nh chi phí và thu nhập hoạt động khác để từ đó xác định chính xác kết quả của từng hoạt

động của doang nghiệp, phản ánh và giám đốc tình hình phân phối kết quả, đôn đốc thựchiện nghĩa vụ với nhà nớc

- Kiểm tra giám sát và phản ánh tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợinhuận phân phối lợi nhuận và kỷ luật kế toán.

- Cung cấp thông tin kinh tế chính xác, trung thực, đầy đủ, kịp thời về tình hìnhbán hàng xác định kết quả và phân phối phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản

lý doanh nghiệp của các bộ phận có liên quan đồng thời định kỳ tiến hành phân tíchkinh tế đối với các hoạt động về tiêu thụ

II Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh:

1 Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán thành phẩm:

- Phải tổ chức hạch toán thành phẩm theo từng loại, từng đơn vị sản xuất theo

đúng số lợng và chất lợng sản phẩm

- Phải có sự kết hợp công tác trong việc ghi chép kế toán với nhân viên hạch toánphân xởng, giữa kế toán với thủ kho thành phẩm đảm bảo số liệu kế toán thành phẩmchính xác phục vụ cho việc quản lý đợc chặt chẽ, hiệu quả

- Thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất khi hạch toán nhập, xuất kho phải ghitheo giá thực tế Tuy nhiên, có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép trong sổ chi tiết vàcuối kỳ tính hệ số giá từ đó tính đợc trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất kho

- Tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu thật khoa học, hợp lý và đúng chế độ kếtoán hiện hành

2 Đánh giá thành phẩm:

Về nguyên tắc thành phẩm phải đợc phản ánh theo trị giá vốn thực tế Tuy nhiêntrong quá trình hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai cách đánh giáthành phẩm sau:

2.1 Đánh giá thành phẩm theo giá thực tế:

2.1.1 Đối với thành phẩm nhập kho:

Giá thực tế đợc xác định phù hợp với từng nguồn nhập:

- Thành phẩm nhập kho do doanh nghiệp sản xuất ra đợc đánh giá theo giá thànhcông xởng thực tế Gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong phạm vi phân xởng nh chi phínguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

- Thành phẩm nhập do thuê ngoài gia công chế biến gồm chi phí nguyên vật liệutrực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phi khác nh chi phí vận chuyển đi, về, haohụt,

- Thành phẩm nhập kho do mua ngoài tính theo giá vốn thực tế hàng mua về nhậpkho gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí thu mua thực tế phát sinh trừ các khoảngiảm giá, chiết khấu thơng mại

2.1.2 Đối với thành phẩm xuất kho:

Cũng phải đợc phản ánh theo giá thực tế: Do thành phẩm nhập từ các nguồn nhậpkhác nhau nên có giá mua khác nhau Vì vậy việc xác định giá vốn thực tế của thànhphẩm xuất kho có thể sử dụng một trong các cách sau:

2.1.2.1 Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:

Theo phơng thức này, trị giá mua thực tế của thành phẩm xuất kho đợc tính bằngcông thức:

Trị giá thành phẩm = Số lợng thành phẩm * Đơn giá mua thực tế

xuất kho xuất kho thành phẩm tồn đầu kỳ

Ưu điểm: đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động thành phẩm

Nhợc điểm: độ chính xác không cao

2.1.2.2 Tính theo đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ:

Theo phơng pháp này, trớc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyểntrong kỳ:

trị giá mua thực tế Trị giá mua thực tế của

Đơn giá = của thành phẩm tồn đầu kỳ + thành phẩm nhập trong kỳ

bình quân Số lợng thành phẩm Số lợng thành phẩm

tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

Sau đó tính:

Trị giá mua = số lợng Tp Đơn giá bình quân

thực tế thành phẩm xuất kho xuất kho * Tp luân chuyển trong kỳ

của Tp xuất dùng theo từng lần nhập x thuộc số lợng từng lần nhập kho

Ưu điểm: thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm

Nhợc điểm: tính toán phức tạp, tính cập nhật không cao.

2.1.2.4 Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc:

Theo phơng pháp này, giả thiết số thành phẩm nào nhập kho sau thì xuất kho trớc.Thành phẩm xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để

tÝnh Nh vËy, gi¸ thùc tÕ cña thµnh phÈm tån kho cuèi kú l¹i lµ gi¸ cña thµnh phÈm thuécc¸c lÇn nhËp kho ®Çu kú.

TrÞ gi¸ thùc tÕ = Gi¸ thùc tÕ nhËp kho Sè lîng Tp xuÊt dïng trong kúcña Tp xuÊt dïng theo tõng lÇn nhËp kho sau x thuéc sè lîng tõng lÇn nhËp kho

Ưu điểm: thích hợp trong trờng hợp lạm phát

Nhợc điểm: Tính toán phức tạp, cung cấp thông tin cho quản lý không kịp thời.

2.1.2.5 Tính theo giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của thành phẩmxuất kho để tính Tức là giá thành phẩm xuất kho đợc tính theo giá nhập kho của chínhnó

Ưu điểm: phản ánh chính xác giá thực tế của từng lô thành phẩm nên thích hợp

với thành phẩm có trị giá cao và có tính tách biệt

Nhợc điểm: hạch toán phức tạp vì đòi hỏi phải nắm bắt chi tiết từng lô thành

phẩm

2.2 Đánh giá thành phẩm theo giá hạch toán:

Do sự biến động thờng xuyên về giá cả, số lợng, chủng loại và do việc xác địnhgiá thực tế sản xuất ra trong kỳ chỉ xác định theo định kỳ ( cuối kỳ hạch toán ) nên để cóthể ghi chép đánh giá kịp thời trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập xuất kho diễn ra th-ờng xuyên, doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định trong một thời gian dài ( ítnhất là một kỳ hạch toán ) gọi là giá hạch toán Đó là loại giá ổn định, do doanh nghiệp

tự xây dựng trên cơ sở giá thành kế hoạch hoặc giá thành thực tế của một kỳ nào đó,không có tác dụng giao dịch với bên ngoài Việc nhập xuất kho thành phẩm hàng ngày

đợc ghi chép theo giá hạch toán Cuối kỳ hạch toán, tổng hợp giá thực tế nhập kho thànhphẩm, xác định hệ số giá từng loại thành phẩm và tính giá thực tế thành phẩm xuất khotrong kỳ, tồn kho cuối kỳ để ghi sổ kế toán tổng hợp

Để tính trị giá thực tế thành phẩm xuất kho, trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực

tế và giá hạch toán của hàng luân chuyển trong kỳ (H):

Sau đó tính trị giá thực tế thành phẩm xuất trong kỳ:

Trị giá thực tế Trị giá hạch toán Hệ số giữa giá thực tế

của thành phẩm = của thành phẩm x và giá hạch toán của hàng

xuất trong kỳ xuất trong kỳ luân chuyển trong kỳ

3 - Tổ chức chứng từ ban đầu và sổ kế toán sử dụng:

3.1 Tổ chức chứng từ ban đầu:

Thực chất là việc thiết lập mối quan hệ về thủ tục hoá giữa các loại chứng từ cóliên quan đến một đối tợng phản ánh một hệ thống thông tin ban đầu hợp pháp hợp lệcho việc ghi sổ kế toán Mọi nghiệp vụ biến động về thành phẩm, tiêu thụ và xác địnhkết quả sản xuất kinh doanh phải đợc ghi chép phản ánh vào các chứng từ ban đầu kịpthời phù hợp và theo đúng quy định về nội dung và phơng pháp lập

Các chứng từ kế toán chủ yếu bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơnGTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm kê, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,giấy báo nợ, có của ngân hàng, phiếu thu chi tiền mặt, đợc ban hành theo chế độchứng từ kế toán hiện hành của Bộ tài chính Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể sử dụngthêm một số chứng từ có tính chất hớng dẫn nh: biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật t,thành phẩm còn lại cuối kỳ, để giúp cho kế toán và ngời quản lý có thêm thông tin vàchỉ tiêu cần thiết cho quản lý

Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong toàn bộ tổ chức công tác kế toán

ở doanh nghiệp Do vậy, tổ chức chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán tiêu thụthành phẩm nói riêng phải tuân theo chế độ kế toán hiện hành và những quy định cụ thểcủa doanh nghiệp trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc cập nhật và các chứng từ này phải đợcchuyển đến các bộ phận quản lý có liên quan đúng thời hạn, chính xác, kịp thời, đầy đủ.Trên cơ sở đó, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và tiến hành tổng hợp, phân loại,ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và xem xét kiểm tra tình hình biến động thànhphẩm cũng nh vật t, tiền vốn của doanh nghiệp trên sổ kế toán

3.2 Hệ thống sổ kế toán:

Tuỳ theo từng hình thức kế toán mà các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kếtoán khác nhau vào hạch toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinhdoanh

3.2.1.Kế toán theo hình thức " Nhật ký chứng từ" : Sử dụng các loại sổ kế toán sau:

+Nhật ký chứng từ

+Bảng kê

+Sổ cái

+Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

-Sơ đồ hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụtheo hình thức Nhật ký chứng từ:

Ghi chú:

: ghi hàng ngày

: ghi cuối tháng

: quan hệ đối chiếu

3.2.2 Kế toán theo hình thức " Nhật ký chung ":

- Nguyên tắc, đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký chung:

đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kế toán tàichính phát sinh đều phải đợc ghi vào trong nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung,theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy sốliệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo theo từng nghiệp vụ phát sinh

Chứng từ gốc ( phiếu nhập,xuất,hoá đơn bán hàng,chứng từ thanh toán )

Sổ chi tiết các tài

- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

+ Sổ Nhật ký chung

+ Sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Sơ đồ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ theohình thức Nhật ký chung

3.2.3.Kế toán theo hình thức " Chứng từ ghi sổ "

- Đặc chng cơ bản của hình thức này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổnghợp là " Chứng từ ghi sổ " Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanhtheo hình thức chứng từ ghi sổ:

Báo cáo kế toán

3.2.4 kế toán theo hình thức " Nhật ký sổ cái "

Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái: các nghiệp vụ kế toán phát sinh đ

-ợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển

sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc các bảng tổng hợpchứng từ gốc

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:

+ Nhật ký - Sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Sơ đồ hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả sản xuấtkinh doanh theo hình thức Nhật ký - Sổ cái:

Nhật ký - Sổ cái

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

4 Tổ chức kế toán chi tiết thành phẩm:

Tuỳ theo tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể tiến hành tổ chức kếtoán chi tiết thành phẩm theo một trong ba phơng pháp sau:

4.1 Phơng pháp ghi thẻ song song:

- Điều kiện áp dụng: phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ítchủng loại thành phẩm, nghiệp vụ nhập xuất ít, không thờng xuyên và trình độ chuyênmôn của kế toán còn hạn chế

- Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lợng, phòng kế toán ghi chépcả về số lợng và giá trị từng loại thành phẩm

- Nội dung phơng pháp này nh sau:

+ ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thành phẩm đểghi số lợng thành phẩm thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Mỗi thẻ kho dùng cho mộtloại, một thứ thành phẩm Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với sốtồn thành phẩm thực tế tồn ở kho Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3 - 5 ngày một lần sau khighi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán

+ ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết thành phẩm để phản

ánh sự biến động của thành phẩm theo từng loại tơng ứng với thẻ kho theo cả hai chỉ tiêu

số lợng và giá trị Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán thànhphẩm sau khi đã kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ sẽ ghi vào sổ ( thẻ ) kế toán chi tiếtthành phẩm, mỗi chứng từ ghi vào một dòng Cuối tháng hoặc tại thời điểm nào đó trongthnág kế toán có thể đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết thành phẩm với số liệu trên thẻ khotơng ứng về mặt số lợng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trớc khi lập báo cáonhanh ( tuần, kỳ ) về thành phẩm Cũng vào cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ chitiết thành phẩm căn cứ vào số liệu ở dòng tổng cộng của thẻ ( sổ ) chi tiết thành phẩm đểghi vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng thứ, từng nhóm, từng loạithành phẩm Bảng kê này có thể đợc sử dụng nh một báo cáo thành phẩm cuối tháng để

đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị

- Ưu nhợc điểm:

+ Ưu điểm của các phơng pháp là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

+ Nhợc điểm: khối lợng ghi chép lớn, ghi chép giữa kho thành phẩm và phòng kế

toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiếnhành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán

- Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp thẻ song song:

sổ chi tiết thành phẩm

Bảng tổng hợp Xuất - nhập - tồn tổng hợp Kế toán

hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết thành phẩm và xây dựng đợc

hệ thống danh điểm thành phẩm hợp lý nhân viên kế toán thành phẩm có trình độ cao,

đồng thời thủ kho phải có trình độ chuyên môn tốt, ý thức đợc trách nhiệm trong quản lýkho

- Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi số lợng từng thứ thành phẩm phòng kếtoán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm thành phẩm

- Nội dung phơng pháp:

+ Trình tự ghi chép chép tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ ( từ 3 - 5 ngày ) sau khighi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho phát sinh trongngày, trong kỳ và phân loại từng nhóm thành phẩm theo quy định Sau đó lập phiếu giao,nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất thành phẩm Cuốitháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra ghi số lợng thành phẩm tồncuối tháng của từng danh điểm thành phẩm vào sổ số d Sổ này do kế toán mở cho từngkho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền

+ Tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất thành phẩm ở kho, kế toánkiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan, kiểm tra việc phân loại củatừng kho, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ Tổng cộng số tiền củacác chứng từ nhập, chứng từ xuất kho theo từng nhóm thành phẩm và ghi vào cột số tiềntrên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ này ghi số tiền

vào bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho thành phẩm Bảng này đợc mở cho từng kho, cơ sở

để ghi vào bảng này ở phần nhập là các phiếu giao nhận chứng từ nhập, luỹ kế ở phầnxuất là các phiếu giao nhận chứng từ xuất Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trênbảng luỹ kế nhập xuất tồn kho Số liệu này dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếuvới kế toán tổng hợp theo từng nhóm thành phẩm

+ Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép hàng ngày

+ Nhợc điểm: Nếu có sai sót thì khó kiểm tra

- Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ số d:

Ghi chú:

: ghi hàng ngày hoặc định kỳ

: ghi cuối tháng

: đối chiếu, kiểm tra

4.3 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có quymô nhỏ, nghiệp vụ nhập xuất kho không thờng xuyên, không bố trí riêng nhân viên kếtoán chi tiết thành phẩm nên không có điều kiện theo dõi tình hình thành phẩm hàngngày

- Nội dung phơng pháp này nh sau:

+ Tại kho, hạch toán giống nh hai phơng pháp trên

+ Tại phòng kế toán mở sổ " đối chiếu luân chuyển " để hạch toán số lợng và sốtiền theo từng kho, từng danh điểm thành phẩm Sổ này chỉ ghi một lần vào cuối thángtrên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh

điểm thành phẩm; mỗi danh điểm ghi một dòng Cuối tháng, đối chiếu số lợng thànhphẩm trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

- Ưu nhợc điểm:

+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra

+ Nhợc điểm: Còn trùng lặp về số lợng giữa kế toán với thủ kho

Công việc ghi chép, tính toán kiểm tra dồn về cuối tháng

do vậy số liệu cung cấp cha kịp thời

-Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Thẻ kho Phiếu nhập kho

Số số d

Phiếu giao nhận

chứng từ nhập

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm

Phiếu nhập kho Bảng kê nhập

Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển tổng hợp Kế toán

Phiếu xuất kho Bảng kê xuất

5.1.Phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh tình hình nhập

- xuất - tồn kho thành phẩm liên tục, có hệ thống Giá trị của thành phẩm tồn kho trên sổ

kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán nhờ phơng pháp tính giá.Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế thành phẩm, so sánh, đối chiếu với sốliệu thành phẩm tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế luôn phải phùhợp với số tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và cóbiện pháp xử lý kịp thời:

Để hạch toán tổng hợp thành phẩm kế toán sử dụng các tài khoản sau:

+TK 155 " Thành phẩm ": dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến độngcủa các loại thành phẩm của doanh nghiệp

Kết cấu nội dung:

Bên nợ: - Trị giá thực tế của thành phẩm nhập kho

- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ ( trờng

hợp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )

Bên có: - Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho

- Trị giá thực tế của thành phẩm thiếu hụt

- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ ( trờng

hợp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ).

Số d nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho

+ TK 632 "giá vốn hàng bán ": dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế của thànhphẩm, lao vụ dịch vụ xuất bán trong kỳ

Kết cấu nội dung:

Bên nợ: - Trị giá vốn của thành phẩm, dịch vụ đã cung cấp theo từng hoá đơn

Bên có: - Kết chuyển giá vốn thành phẩm dịch vụ sang tài khoản 911

Tài khoàn này không có số d cuối kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản nh: TK 154 " chi phí sản xuất kinhdoanh dở dang ", TK 157 " hàng gửi đi bán ", TK 641 " chi phí bán hàng ", TK 642 " chiphí quản lý doanh nghiệp ", TK 412 " chênh lệch đánh giá lại tài sản ",

Trình tự hạch toán tổng hợp thành phẩm có thể khái quát theo sơ đồ số 7:

Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán thành phẩm theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Đánh giá tăng góp vốn liên doanh

* Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi thờng xuyên, liên tục tình hình nhập,

xuất, tồn kho theo các chứng từ kế toán từ đó nâng cao hiệu quả quản lý của doanhnghiệp, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp đề ra những quyết định kịp thời hợp lý về tìnhhình tổ chức sản xuất nói chung và về tình hình quản lý và tiêu thụ thành phẩm nóiriêng Tuy nhiên phơng pháp này cũng có những mặt hạn chế nhất định Chẳng hạn, đốivới một số mặt hàng cồng kềnh, điều kiện đong, đo, đếm khi xuất nhập kho không chínhxácthì trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất khẩu nhiều khi xa rời với thực tế Phơngpháp này áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất ở nớc ta

5.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán hàng tồn kho căn cứ vào kếtquả kiểm kê thực tế để giá trị vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổnghợp và từ đó tính ra giá trị thành phẩm hàng hoá xuất ra trong kỳ theo công thức cân đốitrị giá thực tế thành phẩm xuất kho trong kỳ = ( TGTTTP tồn đầu kỳ + TGTTTP nhậptrong kỳ - TGTTTP tồn kho cuối kỳ )

Công tác kiểm kê hàng hoá thành phẩm đợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác

định trị giá vốn thực tế của thành phẩm tồn kho thực tế nhằm ghi sổ kế toán của các tàikhoản hàng tồn kho, đồng thời căn cứ vào giá trị vốn thực tế của thành phẩm tồn kho để

xác định trị giá vốn thực tế của thầnh phẩm xuất kho trong kỳ là căn cứ để ghi sổ kế toántài khoản 632.

Tài khoản sử dụng:

+ TK 631 " giá thành sản xuất " dùng để tập hợp chi phí sản xuất và tính Zsp hoànthành

Kêt cấu nội dung:

Bên nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang định kỳ ( kết chuyển từ TK 154 sang )

- Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ ( kết chuyển các TK 621, 622,627 )

Bên có: - Các khoản làm giảm chi phí ( gia trị sản phẩm hỏng bắt bồi thờng, phế liệu sảnphẩm thu hồi )

- Kết chuyển sản xuất dở dang cuối kỳ ( sang TK 157 )

- giá thành thực tế sản phẩm hoàn thành sản xuất trong kỳ

Tài khoản này không có số d cuối kỳ

+ TK 632 " giá vốn hàng bán " dùng để phán ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hoá Bên nợ: - Trị giá vốn thành phẩm tồn kho đầu kỳ

- Trị giá vốn thành phẩm sản xuất xong nhập kho và dịch vụ đã hoàn thànhBên có: - Kết chuyển trị giá vốn vào bên nợ TK 155

- Kết chuyển trị giá vốn sang TK 911

Tài khoản này không có số d cuối kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh: TK 155 " TP", TK 157 "hàng gửi đi bán ", TK 154 " chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ", TK 911 " xác địnhkết quả kinh doanh ",

Trình tự hạch toán thành phẩm có thể khái quát theo sơ đồ số 8:

Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

TK 155,157 TK 632 TK 155,157

Kết chuyển giá TP tồn đầu kỳ Kết chuyển trị giá Tp tồn kho ck

TK 631 TK 911 Sản hoàn thành nhập kho Giá trị dịch vụ tiêu thụ

Ưu điểm của phơng pháp này là việc ghi chép kế toán đơn giản gọn nhẹ do đó

giảm đợc số lao động và chi phí hạch toán số liệu trên sổ kế toán luôn khớp với thực tế.Tuy nhiên, trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất kho sẽ không chính xác nếu khônghạch toán riêng đợc thành phẩm h hao mất mát,

Mặt khác nếu doanh nghiệp không tổ chức công tác quản lý thành phẩm tại khonhân viên quản lý kho thành phẩm thiếu tinh thần trách nhiệm sẽ làm hạn chế rất nhiều

đến hiệu quả quản lý của phơng pháp này Vì vậy, phơng pháp này chỉ áp dụng thíchhợp với doanh nghiệp có sản phẩm cồng kềnh công tác quản lý kho chặt chẽ, ý thứctrách nhiệm của nhân viên quản lý kho cao

6 Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm:

Tiêu thụ thành phẩm hay bán hàng nói chung là quá trình giao hàng cho kháchhàng và đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng

Tài khoản sử dụng: TK 511 " doanh thu bán hàng "; TK 512 " doanh thu bán hàng nội

bộ "; TK 811 " chi phí hoạt động tài chính "; TK 531 "hàng bán bị trả lại "; TK 532 "giảm giá hàng bán "; TK 3331 " Thuế giá trị gia tăng "

Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác

Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai phơng pháp hạch toán tiêu thụ thànhphẩm sau:

6.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên

Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ cóthể khái quát trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm theo sơ đồ 10

Ghi chú: ( Sơ đồ kế toán tiêu thụ thành phẩm đơn vị nộp thuế theo phơng phápkhấu trừ )

(1) Bán hàng theo phơng thức thu tiền ngay; (2) Bán hàng theo phơng thức ký gửi,

đại lý; (2a) Khi thu đợc tiền; (2b) Tiền hoa hồng đại lý đợc khấu trừ vào khoản phải thu;(2c) Tiền hoa hồng đại lý đợc trả bằng tiền; Bán hàng trả góp; (4a) Thuế VAT đầu ra đ-

ợc khấu trừ của sản phẩm đem biếu tặng; (5) Bán hàng theo phơng thức đổi hàng; (6)Dùng thành phẩm đem biếu, tặng, trả lơng, thởng công nhân viên; (7) Doanh thu bị khấutrừ vào khoản phải thu do HBBTL, GGHB; (8) Trả tiền cho khách hàng do HBBTL,GGHB; (9) Nộp tiền thuế tiêu thụ; (10), (11) Kết chuyển doanh thu HBBTL, GGHB,thuế TTĐB, thuế xuất khẩu để xác định DTT cuối kỳ; (12) Kết chuyển DDT cuối kỳ đểxác định kết quả kinh doanh;(13) Trong trơng hợp hàng bán bị trả lại vào kỳ hạch toánsau:

- Nếu có doanh số không lớn thì kế toán phản ánh các bút toán:

+ Trị giá vốn thực tế HBBTL doanh nghiệp nhập kho: Nợ TK 155/ có TK911

+ Chi phí phát sinh liên quan đến HBBTL: Nợ TK 641/ có TK 111, 112,331

+ Thanh toán với ngời mua về số HBBTL: Nợ TK 531/ có TK 111, 112,131

+ Kết chuyển cuối kỳ doanh số HBBTL: Nợ TK 511/ có TK 531

- Nếu có doanh số lớn thì kế toán phản ánh các bút toán sau:

+ Trị giá vốn thực tế HBBTL nhập kho: Nợ TK 155/ có TK721

+ Thanh toán với ngời mua về HBBTL: Nợ TK 531, 33311/ có TK 111, 112,131 + Chi phí phát sinh liên quan đến HBBTL: Nợ TK111, 112,131/ có TK 821

+ Cuối kỳ, kết chuyển doanh số HBBTL: Nợ TK821/ có TK531

(14) Tròng hợp doanh nghiệp thực hiện chiết khấu bán hàng ( chiết khấu thanhtoán ), kế toán ghi bút toán sau: Nợ TK811/ Có TK 131,111,112

(15) Khi cung cấp thành phẩm giữa các đơn vị thành viên trong một công ty, tổngcông ty, kế toán ghi các bút toán ( BT) sau:

+ BT1: phản ánh giá vốn: Nợ TK632/ có TK 155,154

+ BT2: phản ánh doanh thu nội bộ: Nợ TK 111,112 ( TK136(1368))/ có TK152,Tk3331( 33311)

+ Các bút toán còn lại hạch toán nh tiêu thụ ra bên ngoài

(16) Trờng hợp doanh nghiệp nhận gia công vật t, thành phẩm, hàng hoá chokhách hàng, kế toán phản ánh bút toán sau:

+ Khi nhận vật t của ngời đặt hàng để gia công: Nợ TK 002

+ Khi sản phẩm đã gia công xong, chuyển hàng giao cho khách hàng nếu chờ kiểmnhận, kế toán phản ánh chi phí gia công, chế biến: Nợ TK157/ có TK154,155

+ Khi ngời nhận hàng chấp nhận, kế toán ghi giá trị vốn thực tế ( giá thành chế biếnthực tế) của sốhàng bàn giao đó: Nợ TK632/ có TK 157 ( nếu kiểm nhận tại sân ga,bếncảng ), coa TK154,155 ( néu ngời nhận hàng kiểm nhận trực tiếp tại kho của doanhnghiệp )

+ Số thu về hàng gia công: Nợ TK111, 112,13, / có TK 511, TK 3331

+ Trị giá vật t nằm trong số hàng gia công do ngời đặt hàng đã ban giao tính theo

định mức: có TK002

+ Các bút toán còn lại phản ánh nh trờng hợp tiêu thụ ra bên ngoài

(17) Cuối kỳ, kế toán tính và xác định số thuế VAT đợc khấu trừ, số phải nộptrong kỳ theo phơng pháp khấu trừ:

Số VAT phải nộp = Số VAT đầu ra - Số VAT đầu vào

Kế toán ghi theo bút toán: Nợ TK3331(33311)/ có TK 133 (1331), có TK111,112(18) Trờng hợp doanh nghiệp đợc giẩm thuế VAT, kế toán ghi bút toán:

Nợ TK3331(33311), TK111,112/ có TK721

* Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp VAT theo phơng pháp trực tiếp hoặckhông thuộc đối tợng nộp VAT thì các bút toán hạch toán tiêu thụ thành phẩm cũnggiống nh trên chỉ khác là doanh thu bán hàng là giá thanh toán bao gồm cả VAT đầu rahoặc thuế TTĐB, thuế xuất khẩu ( nếu có), TK811(phần triết khấu thanh toán ), TK 521,

531 cũng bao gồm cả thuế tiêu thụ trong đó Cuối kỳ, số VAT phải nộp đợc ghi nhậnvào TK 642(6425), thuế TTĐB, thuế xuất khẩu đợc khấu trừ vào doanh thu bán hàng đểtính doanh thu thuần

- Cuối kỳ tính và xác định số VAT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp:

SốVAT phải nộp = GTGT * Tỷ lệ % VAT phải nộp

Trong đó GTGT = Doanh số đầu ra – Doanh số đầu vào

Kế toán phản ánh bút toán sau:

+ BT 1: Số VAT đã nộp vào NSNN: Nộ TK 3331(33311)/ Có TK 111, 112.+ BT 2: SốVAT phải nộp trong kỳ tính vào chi phí QLDN Nộ TK 642(6425)/

Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê cũng nh việc tính giá thành sản phẩm hoànthành kế toán ghi các bớc toán sau:

+ BT1:Kết chuyển giá thành sản phẩm lao vụ dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ: Nợ