MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁCKẾ TOÁN THÀNH PHẨM TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ I.. MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁ

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN THÀNH PHẨM TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ SẢN

XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

I MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY BÁNH

KẸO HẢI HÀ 1/ Về tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty có trình độ chuyên môn giỏi, vì kinh nghiệm thực tế, hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác

Tuy nhiên, việc phân công bố trí công việc cho các nhân viên kế toán chưa đồng đều và hợp lý Kế toán tiêu thụ phải kiêm quá nhiều công việc như theo dõi, hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, thuế GTGT đầu ra, đồng thời phải xác định kết quả tiêu thụ với số lượng nghiệp vụ phát sinh trong ngày khá lớn, trong khi đó, kế toán vốn bằng tiền lại được chia cho 2 người phụ trách

2/ Về tổ chức chừng từ kế toán ban đầu

Việc lập phiếu nhập kho thành 4 liên sử dụng ở các bộ phận giúp cho việc theo dõi được chính xác số lượng nhập kho hàng ngày

Tuy nhiên, việc lập phiếu nhập kho thành phẩm trong nhiều TH là chưa hợp

lý vì người nhập kho thành phẩm và người lập phiếu nhập khi thành phẩm là khác nhau do đó có thể gây ra gian lận, và không có cơ sở để quy kết trách nhiệm khi có hao hụt, mất mát, hư hỏng

3/ Về hình thức tổ chức kế toán và hệ thống sổ kế toán

Công ty đã tuân thủ theo đúng các nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chứng từ, ngoài ra còn vận dụng linh hoạt trong một số TH để phù hợp với đặc thủ của công ty Mặt khác số lượng sổ sách khá phong phú và chi tiết đã phản ánh đầy

đủ các thông tin kế toán trên các khía cạnh khác nhau, trở thành công cụ đắc lực cho quản trị và phân tích kinh doanh

Tuy nhiên, khi lập bảng kê số 5 để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán không phản ánh chi tiết theo từng khoản mục chi phí nên không cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm của công ty không có chức năng tính giá thành thực tế thành phẩm và cũng không theo mẫu bảng kê số 8 của Bộ tài chính Mặt khác công ty không mở

sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động mà được thực hiện trên nhật ký chứng từ số 8 nên không đánh giá được chính xác kết quả của từng hoạt động

4/ Về công tác hạch toán thành phẩm

* Công tác quản lý thành phẩm: Công tác kế toán thành phẩm được theo dõi, quản lý theo từng loại, từng thứ, từng kho thành phẩm và chi tiết theo từng khách hàng Đồng thời thành phẩm cũng được bảo quản rất khoa học và hợp lý

Tuy nhiên việc theo dõi tình hình biến động thành phẩm ở công ty còn trùng lặp, công tác hạch toán ở phòng kinh doanh là không cần thiết Mặt khác, việc theo dõi thành phẩm ở dưới kho chưa kịp thời, hợp lý, hạn chế chức năng kiểm tra, giảm sát kịp thời, chi tiết thành phẩm của thủ kho

* Về đánh giá thành phẩm: Phù hợp với đặc điểm sản xuất và tiêu thụ của Công ty, giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán

Tuy nhiên, việc đánh giá thành phẩm chỉ được tiến hành vào cuối thánh nên khối lượng công việc bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin không kịp thời cho quản lý

* Về việc lập hệ thống định mức hao hụt và dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty chưa đề ra được định mức cho hàng tồn kho nên trong nhiều TH thành phẩm bị hao hụt số lượng lớn không rõ nguyên nhân được kế toán tính vào

chi phí quản lý doanh nghiệp Mặt khác, công ty cũng chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mặc dù số thành phẩm tồn kho cuối kỳ tương đối lớn

5/ Về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả sản xuất kinh doanh

Nhìn chung, công tác kế toán tiêu thụ ở công ty hiện nay tương đối đạt hiệu quả, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho quản lý Công tác quản lý bán hàng, theo dõi thanh toán công nợ với từng khách hàng được tiến hành liên tục, đều đặn Song bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện Cụ thể là:

* Về phương thức bán hàng: Công ty nên thay đổi phương thức bán hàng đối với các đại lý cho phù hợp không nên chỉ áp dụng hình thức bán buôn trực tiếp: Hàng chỉ được xuất khỏi kho khi khách hàng đã chấp nhận thanh toán Đồng thời công ty nên có những chính sách khuyến mại phù hợp để thu hút các nhà phân phối trú trọng đến sản phẩm của mình

* Về kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu: Doanh thu bán hàng được phản ánh kịp thời và chi tiết theo từng hoá đơn, từng loại thành phẩm và từng hình thức thanh toán Còn đối với các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, kế toán chỉ hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại mà không thực hiện các khoản giảm giá hàng bán, bớt giá và chiết khấu, các khoản này được phòng kinh doanh trừ thẳng vào trong giá bán của thành phẩm công ty chưa có những chính sách phù hợp đối với khách hàng thanh toán nhanh (trước hạn) và tác động đối với khách hàng nợ quá hạn Cuối kỳ, công ty có danh sách thưởng cho các đại lý tiêu thụ được nhiều thành phẩm hay các đại lý bán được nhiều sản phẩm mới Kế toán ghi:

Nợ TK641 Thưởng cho đại lý

Có 111, 112 Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt

Có 131 Nếu trừ vào số nợ phải thu của đại lý

Kế toán đã phản ánh không đúng khoản tiền thưởng này Thực chất đây là khoản chiết khấu Thương mại (hồi khấu) dành cho khách hàng

* Về việc hạch toán các khoản phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Các khoản phải thu được kế toán theo dõi trên bảng theo dõi số dư của khách hàng đã đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý Việc theo dõi, quản lý và thu hồi công nợ gặp không ít khó khăn, tuy nhiên công ty chưa có những biện pháp, phương hướng cụ thể để giải quyết tình trạng này Mặc dù vậy, kế toán vẫn không thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi, với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi có Quyết định của Ban Giám đốc Công ty, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK642 và Có TK131) làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ

* Về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán Công ty tập hợp khoản chi phí này không chi tiết theo từng khoản mục, cuối kỳ, không tiến hành phân bổ cho số thành phẩm đã tiêu thụ, số thành phẩm tồn kho cuối kỳ mà được kết chuyển hết cho số hàng bán ra trong kỳ Do đó khó kiểm soát các khoản mục chi phí và kế toán không xác định được chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ

Với những TSCĐ không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán TSCĐ thực hiện trích khấu hao và phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp Như vậy, trong chi phí bán hàng không có khoản mục chi phí khấu hao TSCĐ, mặc dù trên thực thế có 1 bộ phận TSCĐ sử dụng phục vụ cho hoạt động bán hàng như xe vận chuyển, quầy hàng giới thiệu sản phẩm

* Về hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh: Hiện nay, Công ty hạch toán kết quả kinh doanh tổng hợp của các loại thành phẩm bán ra chứ chưa mở sổ chi tiết cho từng loại thành phẩm, từng hoạt động nên không phản ánh chính xác và cung cấp đầy đủ, chi tiết kết quả của từng thành phẩm, từng hoạt động nên việc lập

kế hoạch sản xuất, xác định kết cấu sản xuất và tiêu thụ thành phẩm cho kỳ tới gặp nhiều khó khăn

II MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty Bánh kẹo Hải Hà, có thể nói việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh đã đạt được những kết quả tốt, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Song bên cạnh đó vẫn còn một số điểm chưa hợp lý

Từ những kiến thức mà em đã được học ở trường và qua quá trình thực tập, nghiên cứu thực tế tại công ty em xin đưa ra một số kiến nghị với mong muốn góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện phần hành kế toán này của công ty

1/ Về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ban đầu

Để đảm bảo tính pháp lý và nghiệp vụ nhập kho không bị tách rời thì người lập phiếu nhập kho đồng thời phải là người nhập kho thành phẩm Vì vậy khi sản phẩm đã hoàn thành và đủ điều kiện nhập kho, người trưởng ca sản xuất số thành phẩm đó sẽ lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho sau đó xuống kho để tiến hành thủ tục nhập kho thành phẩm Điều này sẽ tránh được hiện tượng tiêu cực có thể xảy ra giữa người lập phiếu nhập kho và thủ kho thành phẩm

2/ Về hạch toán chi tiết và quản lý thành phẩm

+ Việc hạch toán chi tiết thành phẩm chỉ tiến hành ở hai bộ phận là phòng tài

vụ và kho thành phẩm Phòng kinh doanh chỉ cần lấy số liệu do kế toán thành phẩm cung cấp

+ Để kịp thời và chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm đồng thời cung cấp thông tin được nhanh chóng thủ kho có thể lập sổ theo dõi tình hình

nhập - xuất - tồn kho thành phẩm hàng ngày theo mẫu số 23 thay vì theo dõi trên 2

sổ khác nhau là sổ nhập kho và sổ xuất kho thành phẩm

Cách ghi sổ này như sau:

- Khi nhập kho thành phẩm, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, tiến hành ghi số phiếu nhập kho, tên người nhập, ngày tháng và số thực nhập kho vào các cột tương ứng theo từng loại thành phẩm

- Khi xuất kho thành phẩm, căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT thủ kho tiến hành xít kho thành phẩm và ghi số phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, ngày tháng, tên người nhập hàng, số lượng thực xuất vào các cột tương ứng theo từng loại thành phẩm

- Cuối ngày, căn cứ vào số dư đầu ngày, tình hình nhập, xuất trong ngày tính

ra số tồn cuối ngày theo từng loại thành phẩm (số tồn cuối ngày = số tiền đầu ngày + số nhập trong ngày - số xuất trong ngày)

3/ Về việc lập định mức hao hụt và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

* Lập định mức hao hụt hàng tồn kho: Phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật nên phối hợp người kiểm để đề ra định mức hao hụt cho từng loại thành phẩm tồn kho căn cứ vào thực tế hao hụt của các kỳ trước Định kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê:

- Nếu thành phẩm thiếu trong định mức, kế toán phản ánh giá trị thành phẩm thiếu theo bút toán:

Nợ TK 642

Có TK155

- Nếu thành phẩm thiếu ngoài định mức

+ Thiếu do thủ kho, bảo vệ thì phải bồi thường, có thể bằng tiền hoặc trừ dần vào lương:

Nợ TK 111 (Nợ TK334)

Có TK155 + Thiếu do chưa xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 138 (1381)

Có TK155

* Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Với các doanh nghiệp có khối lượng thành phẩm tiêu thụ và tồn kho nhiều như Công ty Bánh kẹo Hải Hà thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết Theo em, kế toán nên mở thêm tài khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

- Đối với thành phẩm nhập kho để bán, kế toán ghi:

Nợ TK642 (6426)

Có TK159

- Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số đã trích lập dự phòng năm trước và tình hình biến động giá cả năm nay, kế toán phản ánh 2 bút toán sau:

+ BT1: Hoàn nhập dự phòng năm trước

Nợ TK159

Có TK721 + BT2: Trích lập dự phòng cho năm sau:

Nợ TK624 (6246)

Có TK159

4/ Về đánh giá thành phẩm

Để có thể phản ánh chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm hàng ngày theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị (theo giá hạch toán), giúp cho việc lập kế hoạch nhập - xuất - tồn vật tư, thành phẩm được hợp lý hơn, theo em, Công ty nên xây dựng một hệ thống giá hạch toán cho từng loại bánh kẹo căn cứ vào các yếu tố liên quan để sản xuất thành phẩm đó công ty có thể sử dụng giá vốn thực tế thành

phẩm bình quân của kỳ trước (hoặc giá khấu hao) làm giá hạch toán Khi đó, muốn tính được giá trị của thành phẩm nhập - xuất - tồn kho thành phẩm hàng ngày ta căn cứ vào đơn giá thực tế bình quân của kỳ trước (giá kế hoạch) và số lượng thành phẩm nhập kho, xuất kho để tính Khi đó sổ kế toán chi tiết thành phẩm sẽ thêm cột "đơn giá hạch toán" Đến cuối tháng (cuối kỳ hạch toán) sau khi xác định được trị giá vốn thực tế của thành phẩm nhập kho (căn cứ vào bảng tính giá thành thành phẩm), kế toán sẽ xác định hệ số giá giữa giá hạch toán và giá thực tế để tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho, tồn kho cuối tháng (cuối kỳ hạch toán) để ghi sổ

kế toán tổng hợp

Giả sử trường hợp kẹo hoa quả, nếu công ty lấy gía bình quân thực tế đầu kỳ của nó là: 9100 đồng/kg làm đơn giá hạch toán thì trong kỳ khi có nghiệp vụ xuất bán kẹo hoa quả phát sinh hàng ngày sẽ được kế toán hạch toán trên sổ chi tiết thành phẩm như sau:

Trị giá hạch toán kẹo hoa quả nhập, xuất kho bằng số lượng, nhập, xuất kho

x 9100

Ví dụ: Theo phiếu nhập số 315 ngày 16/05/2002 thì trị giá hạch toán của kẹo hoa quả là: 1000 x 9100 = 9.100.000đồng

Kế toán sẽ định khoản như sau:

Nợ TK 632: Giá vốn kẹo hoa quả đem bán

Có TK 155: Trị giá hạch toán xuất kho kẹo hoa quả Cuối kỳ, việc xác định giá vốn thực tế của kẹo hoa quả thông qua hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán được thực hiện trên bảng kê 8, bảng kê 9 theo mẫu của Bộ tài chính:

Hệ số giá = = 1,0035

Trị giá vốn thực tế kẹo hoa quả xuất kho = Trị giá hạch toán kẹo hoa quả x 1,0035:

Trị giá vốn thực tế kẹo hoa quả tồn kho cuối tháng = Trị giá vốn thực tế kẹo hoa quả (tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng - xuất kho trong tháng)

5 Về hạch toán hàng tiêu thụ theo phương thức ký gửi, đại lý.

Theo em, bên cạnh hình thức bán buôn trực tiếp, công ty nên áp dụng phương thức bán hàng ký gửi, đại lý Theo hình thức này, Công ty sẽ chuyển hàng cho các đại lý (số hàng chuyển giao này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty), và đến khi hàng chính thức được tiêu thụ, các đại lý mới phải thanh toán tiền hàng với hình thức bán hàng này Công ty sẽ khuyến khích các đại lý nhập hàng của Công ty, đặc biệt là đối với các sản phẩm mới, từ đó đẩy mạnh tiến độ tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và lợi nhuận của Công ty Với phương thức này kế toán Công ty sẽ hạch toán như sau: Khoản hoa hồng đại lý nên trừ luôn vào tổng giá thanh toán qua từng đợt đại lý thanh toán tiền hàng Việc xuất giao hàng và theo dõi thanh toán cần được chi tiết cho từng đại lý Như vậy, kế toán cần mở thêm TK 157

"hàng gửi đi bán" và sử dụng bảng kê số 10 (bảng kê hàng gửi đi bán) theo mẫu sổ của Bộ tài chính để theo dõi các loại thành phẩm đã chuyển đến cho đại lý và giá trị thành phẩm được đại lý chấp nhận mua trong kỳ Việc hạch toán doanh thu của hàng gửi đi bán như phương thức tiêu thụ trực tiếp

Cách lập bảng kê số 10 về hàng gửi đi bán như sau:

- Số dư đầu tháng: lấy từ số dư cuối tháng trước của 157 chuyển sang

- Số phát sinh nợ và phát sinh có: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và chứng từ có liên quan để ghi vào các cột có liên quan (số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ, TK ghi nợ, TK ghi có, cộng nợ TK 157, cộng có TK 157); mỗi chứng từ được ghi vào một dòng Cụ thể, kế toán tiến hành định khoản như sau:

+ Phản ánh giá vốn của hàng gửi đi bán

Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán

Có TK 155: Nếu hàng được xuất từ kho thành phẩm

Có TK 154: Nếu hàng được lấy từ bộ phận sản xuất hoàn thành không qua nhập kho

+ Phản ánh giá vốn của hàng gửi đi bán khi xác định là tiêu thụ:

Nợ TK 632: " Giá vốn hàng bán "

Có TK 157 + Phản ánh giá vốn của hàng gửi bán bị trả lại

Nợ TK 155: Nếu đem nhập kho thành phẩm

Nợ TK 151: Nếu hàng còn để ở đại lý hoặc đang trên đường vận chuyển

Có TK 157

- Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + phát sinh nợ - Phát sinh có

- Số liệu tổng cộng cuối tháng của bảng kê này được ghi vào nhật ký chứng

từ số 8

6\ Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Công ty nên hạch toán riêng các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, giảm giá Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau:

* Hạch toán giảm giá hàng bán, kế toán ghi:

Nợ TK 532: Phần giảm giá, bớt giá, hồi khấu hàng bán cho khách hàng được hưởng

Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số giảm giá, bớt giá, hồi khấu đó

Có TK 111,112: Nếu trả lại bằng tiền

Có TK 131: nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng

Có TK 338(3388): Số giảm giá, bớt giá hồi khấu chấp nhận nhưng chưa được thanh toán

- Cuối kỳ hạch toán, kế toán phản ánh bút toán kết chuyển khoản giảm giá trừ vào doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần:

Nợ TK 511