Tiểu luận hệ thống thông tin quản lý Đề tài hệ thống thông tin quản lý nhân lực

Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực là: Tuyển chọn người lao động.. HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phán ánh day du

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH 1

PTA

I,

—— TIỂU LUẬN

HỆ THÓNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài: Hệ thống thông tin quản lý nhân lực

Giáo viên hướng dan: Ths Dd Thi Lan Anh Nhom thao luan : Nhom 8

Cac thanh vién : Phùng Thị Thu Hiền

Kiều Lan Hương Chu Khánh Huyền Nguyễn Hà Đức Anh

Hà Cảnh Thành Nguyễn Việt Dũng

Nguyễn Thuận Thiên

MỤC LỤC

10190 00 2 eee eeeecsseseecsseseeessesseesseseecssessessenseseseeeesseeenseees 1

DANH MỤC HÌNH ẢNH - 2 S1 S1 TỰ E1 n1 ng re 2 PHAN 1: HE THONG THONG TIN QUAN LÝ NHÂN LỰC cc sec 3

I8 4:06 e 3

1.2 So dé udng dit WAU VA0 1a ee ccc ccccccecccssccsvssesseceessesseesessesvsscsvsscevssceessesessees 4

1.3 Phân loại HT TT quản trị nhân lựcc - ccc cece etree teste eeeees 4 1.3.1 Các HT TT quản trị nhân lực mức túc nghiỆp ào ào eeằ 4 1.3.2 Các HT TT quản trị nhân lực mức chiến thuuật SE re 6 1.3.3 HT TT quản tri nhin luc mitc chiẾn ÏưỢợC 5: c1 reye 7

PHAN 2: TONG QUAN VÈ PHẢN MÈM QUẢN LÝ NHÂN LỰC VESS 7

”/60 2 0n an s ees deeeesaeeesenteeeeaeeeeeniiaa 8 2.2.1 Quản Ïÿ HH SỰ e tebe eects ectae cnet cestenaeenesatess 8 2.2.2 Quin 16g N6 an e 8 2.2.3 Quản lý máy chẳm cÔng, ác nh HH ren 8 2.2.4 Quản lý tHyỄn dụng - SH HH HH ngu ng ng Hưng 8

2.2.6 Quản lý yên cẰM ST n HH HH re rưng 8

VI NC NíếãäaiiDẶỤẶỤẶAẠÁẶ] 8 2.3.1 Quản lý tHyỄn dụng - TH HH HH ng ngu Hưng 9 23.2, Quer WP ANGI SU ooo ccc ẽdaAAẢ 10

2.3.3 Quin Wp CHAM CONG ccccccccccccscssessessesscsseesesssessssssvesiesveesvsussvsseveeeveneevans 11

2.3.4 Quin Up tind WON 6 6 6 eAHAH, 12

2.4 Ưu điểm và nhược điểm 2 - SE 1 111112112112T1 12x 1E t 13 PHAN 3: DANH GIA VIỆC SỬ DỤNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÁC

TÓ CHỨC, DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN - 0 2222 2czse 14 3.1 Đánh giá tại doanh nghiệp Tập đoàn Công Nghiệp — Viễn Thông Quân Đội

3.1.1 Giới thiệu về tập đoàn - ST HH tra 14 3.1.2 Mô tả hệ thông quản lý nhân sự của Vieffel 5 net 14 3.2 Đánh giá chung tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 16 3.2.1 Thực trạng sử dụng HTTTT quản Ìÿ nhân lực lHỆH HẠV 16 3.2.2 Lợiích của HTTT quản |ÿ HHÂH ÏựC ằà TQ Q nhe 16 3.2.3 Thách thức trong việc triển khai HTTT quản lý nhân sự 17 3.2.4 Giải pháp của doanh nghiệp trong việc triển khai HTTT quản lÿ nhân sự

1

3.2.5 Đánh giá tiềm năng, xu hướng phát triển của HTTT quản {ý nhân sw 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 2222 222222E2E2522251222E221 2e re 20 BANG PHAN CONG NHIEM VU VA ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN 21

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Sơ đồ tổng quát của HTTT quản trị nhân lực 22-252 222221 22112222 re 4 Hình 2.1 Giao điện quản lý tuyến dụng của vESS - 0 00c 2212221 222221211 re 9 Hình 2.2 Giao diện quản lý tuyển dụng của vESS - 2S 2 HH 0221222 re 10 Hình 2.3 Giao diện quản lý nhân sự của vESŠ ch nh He 10 Hình 2.4 Giao diện quản lý nhân sự của vESŠ ch nh HH 11

Hình 2.6 Giao điện quản lý chấm công của vESS 5 20 t2 2211022111112 12 Hình 2.7 Giao diện quản lý tính lương của vESS nh HH He Hee 12 Hình 2.8 Giao diện quản lý tính lương của vESS nh HH He Hà 13

PHAN 1: HE THONG THONG TIN QUAN LÝ NHÂN LỰC

1.1 Khái niệm

HTTT quan tri nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tat ca các vấn dé

thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhăm đạt được hiệu quả cao cho

cả tô chức lẫn nhân viên Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tô chức

Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực là:

Tuyển chọn người lao động

Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức

Lựa chọn, dé bạt hay thuyên chuyền người lao động

Dao tạo và phát triên người lao động

Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao

động

Phân tích và thiết kế công việc

Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu

Lên kế hoạch ngắn và đài hạn về nhu cầu nhân lực

HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phán ánh

day du va toàn điện những tiềm năng về trí lực, thê lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai Hệ thống này gắn liền với các phân

hệ thông tin khác của tô chức như HTTT kế toán tài chính, HTTT sản xuất và

HT TT Marketing

1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra

- Các dữ liệu từ bên - Lịch sản xuất

công nghệ SX mới - Công nghệ SX

Hình 1.1 Sơ đồ tống quát của HTTT quản trị nhân lực

Nguồn: Bài giảng HTTT quản ly (2021)

1.3 Phân loại HT TT quản trị nhân lực

Cũng như các HT TT quản lý chức năng khác, dưới góc độ quản lý, HT TT quản trị nhân lực cũng được phân làm 3 mức: mức tác nghiệp, mức chiến thuật

và mức chiến lược

1.3.1 Các HT TT quản trị nhân lực mức tác nghiệp

Các HT TT nhân lực mức tác nghiệp thực hiện việc thu thập thong tin, dir

liệu nhân sự, hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ

tục, lặp lại Các hệ thống này còn chứa các chính sách, quy định của Chính phủ

về người lao động

ga) HLTT quản lý lương và các khoản trích theo lương Nhiệm vụ và chức năng : HTTT quản lý lương quản lý các đữ liệu liên

quan đến việc tính toán lương và các khoản trích từ lương cho nhân viên Dữ liệu

này phụ thuộc vào cơ chế phân phối thu nhập của tô chức, tức là mỗi tô chức sẽ

có những yêu tô khác nhau ảnh hưởng đến cách tính lương như: mức lương, đơn

giá tiền lương,bậc lương và các hệ số phụ cấp, mức độ đóng bảo hiểm xã hội, y

tế, công đoàn

Liên kết với hệ thống kế toán: HTTT này cung cấp các báo cáo cho hệ

thông quán lý lương thuộc hệ thống thông tin kế toán

Hỗ trợ việc quản trị nhân sự: Ngoài hỗ trợ tính toán lương, hệ thông này

còn chứa nhiều thông tin về nhân sự (thông tin cá nhân, trình lương, bậc lương,

phụ cấp ), hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý nhân sự

Tích hợp dữ liệu giữa kế toán và quản trị: Do có hệ thông quản lý cơ sở

dữ liệu, đữ liệu từ hệ thống quản lý tiền lương của kế toán và quản trị nhân sự

không bị trùng lặp, chắc chắn rằng hai hệ thống này tương thích với nhau

b) HT TT đánh giá tình hình thực hiện công việc

Muc tiéu: Hé thống này nhằm đo lường mức độ hoàn thành công việc của

nhân viên dựa trên các công cụ tiêu chuẩn Quá trình đánh giá này diễn ra thường

xuyên theo chu kỳ (tháng, quý, năm) và kết quả sẽ được sử đụng làm cơ sở quyết

định về lương, thăng tiến hoặc điều chỉnh nhân sự

Cách thức thu thập dữ liệu của mỗi công ty là khác nhau: Dữ liệu được đánh giá được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau dé dam bảo tính toàn vẹn và

toàn điện của khách hàng: Từ cấp trên, từ người cùng làm việc (đồng nghiệp),

bản thân người lao động, khách hàng

Mỗi quan hệ với các HTTT khác: Thông tin đầu ra từ hệ thông đánh giá

tình hình thực hiện công việc có nhiều HTTT quan trọng như: HTTT quản lý

lương, HTTT tuyển dụng nhân viên , HTTT sắp xếp công việc

c) HTTT quản lý người lao động Nhiệm vụ: Hệ thông này giúp tổ chức duy trì thông tin cá nhân của tất cả

nhân sự, từ cơ sở đữ liệu cho các thông tin liên quan đến công việc và năng lực

5

của mỗi người lao động Những thông tin này không chí phục vụ công việc quản

lý hành chính mà còn là cơ sở cho các quyết định chiến lược liên quan đến nhân

sự, như tuyển dụng, thăng tiến, hay đào tạo

Các loại thông tin được quản lý :

‹ - Tệp nhân sự cá nhân: Bao gồm các thông tin cơ bản như họ tên, giới tính,

tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp và quy

trỉnh làm việc trong tô chức

- - Danh mục các kỹ năng: Hệ thống này lưu trữ thông tin chi tiết về kỹ năng,

sở thích nghề nghiệp, điểm mạnh và những khả năng đặc biệt của nhân viên

HỖ trợ việc quản trị nhân su: HTTT quản lý lao động cung cấp đữ liệu

toàn diện về nhân viên, hỗ trợ các quyết định về quản lý nhân sự như: Xác định

người lao động có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với nhu cầu công việc, đữ

liệu về quá trình làm việc và các kỹ năng giúp đánh giá hiệu suất trở nên chính

xác hơn, tô chức có thê cung cấp khả năng nghề nghiệp, tạo động lực làm việc và

phat triên nghề nghiệp cho nhân sự

d}) HTTT quan ly vi tri lam viéc Nhiệm vụ: xác định rõ ràng từng vi tri trong tô chức, bao gồm ngành nghè,

phạm vi trách nhiệm và nhân sự được đảm bảo ở đó Hệ thông này giúp tô chức

có cái nhìn tổng thê về tất cả các vi tri, tir do dé dang theo déi và quản lý

e) HTTT tuyên chọn nhân viên và sắp xếp công việc Nhiệm vụ: tuyên chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà

quản lý tiến hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp

những người lao động vào các vỊ trí làm việc còn trồng

9 HTTT báo cáo lên cấp trên Nhiệm vụ: Dũ liệu của các phân hệ thông tin quản lý lương, quản lý người

lao động và đánh giá tình hình thực hiện công việc được sử dụng dé lap cac

báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của các cơ quan quản lý cấp trên

1.3.2 Các HT TT quản trị nhân lực mức chiến thuật

Các HTTT mức chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tô chức Trong lĩnh vực quản trị

nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển đụng người lao

động, phân tích và thiết kế công việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực

hay các quyết định kế hoạch hoá quỹ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao

động

a) HTTT phân tích và thiết kế công việc

Nhiệm vụ: mô tả các công việc cần thiết của một tô chức và những năng

lực, phẩm chất cần có của người lao động đề thực hiện các công việc đó Kết quả

của quá trỉnh này là Bản mô tả công việc và Bản đặc ta công việc

6

- Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và

các bản hướng dẫn Thông tin thu được từ môi trường của tô chức cũng là đầu

vào đối với hệ thông thông tin kiểu này

- Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc

tả công việc Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra các quyết định

chiến thuật như:

+ Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức đề thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao

động

+ Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ

+ Kết nỗi với HTTT quản lý vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng

nghề nghiệp, theo trình độ và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó;

Xác định các phâm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyên đụng

+ Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động

HTTT phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực

b) HTTT lập kế hoạch tuyên chọn nhân lực Nhiệm vụ: thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế

hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trồng: danh sách những người lao

động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyền hay buộc thôi việc; thông tin về kỹ năng

và sở trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao

phân tích và thiết kế công việc, HTTT kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn

nhân lực sẽ xử lý và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các

chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc

1.3.3 HTTT quản trị nhân lực mruữc chiến lược

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực của HTTT là hệ thống chiến lược trợ giúp

dự báo và lập kế hoạch nhu cầu nhân lực của tô chức dựa trên các mục tiêu dài

hạn như mở rộng trường, xây dựng nhà máy và phát triển sản phẩm Hệ thống

này phân tích số lượng và chất lượng nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân sự

tương lai (số lượng, sản phẩm, chi phí), và đánh giá giá các nguồn lực có sẵn cả

7

trong và ngoài tố chức Quá trình này bao gồm dự báo cầu nhân lực (nhu cầu

nhân sự cần thiết) và cung cấp nhân lực (nguồn nhân lực có sẵn), giúp tô chức

đáp ứng các mục tiêu chiến lược

PHAN 2: TONG QUAN VE PHAN MEM QUAN LY NHAN LUC VESS

2.1 Giới thiệu

Ngày 15/10/2021, đúng vào địp kỷ niệm 21 năm Ngày Truyền thống,

Tổng Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) chính thức công bố ra mắt

Nén tang s6 Quan tri Doanh nghiép vESS (Viettel Enterprise Support System) —

sản phẩm chủ lực giúp doanh nghiệp trong công cuộc chuyên đổi số

VESS là phan mém quản trị doanh nghiệp được tích hợp bởi nhiều các

tính năng liên quan hệ doanh nghiệp như: Nhân sự, kế toán, văn phòng điện tử

hỗ trợ các quá trình quản lý, vận hành, hoạt động trong doanh nghiệp trở nên hiện

đại, nhanh chóng, chính xác

Phần mềm vESS là nền tảng để mỗi doanh nghiệp đăng ký tài khoản, cài đặt, quản lý và trải nghiệm các ứng dụng Mỗi doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một

tài khoản duy nhất đề truy cập và sử dụng toàn bộ các phần mềm hệ thống

Ngoài ra, phần mềm vESS còn là nơi tiếp nhận các yêu cầu hỗ trợ dịch vụ trong quá trình sử dụng ứng dụng, từ đó kịp thời chăm sóc và mang lại trải

nghiệm hiệu quả cho khách hàng

2.2 Chức năng

2.2.1 Quan ly nhin sw

Quản lý các đữ liệu nhân sự trong công ty, từ các thông tin cơ bản, quá

trình làm việc, quản lý hợp đồng BHXH thuế và thông tin lương Điều này giúp

doanh nghiệp dễ dàng truy cập thông tin nhân viên khi cần thiết

2.2.2 Quản Íÿ tính lương

Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện xây dựng các công thức tính lương từ cơ bản đến phức tạp, liên kết tự động với Kế toán lương Hệ thống tự động tự động

tính toán lương dựa trên thông tin chấm công, hợp đồng lao động và các khoản

phúc lợi, thưởng phạt Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế

sai sót trong việc tính lương

2.2.3 Quan Il) may chim công

Hỗ trợ tích hợp nhiều máy chấm công hiện có tại Việt Nam Theo dõi

ngày nghỉ, giờ làm việc, làm thêm giờ sau đó tự động tính lương dựa trên dữ liệu

đã ghi

2.2.4 Quản lÿ tuyển dụng

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các vị trí, thông tin ứng viên tuyên dụng đơn

vị Phần mềm cung cấp công cụ quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng từ đăng tin

tuyên dụng, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn đến lưu trữ hỗ sơ ứng viên

8

2.2.5 Khao sat

Hỗ trợ các doanh nghiệp tự tạo các cuộc khảo sát cho đơn vị mình một

cách đơn giản và thông minh Giúp doanh nghiệp thu thập ý kiến, đánh giá và

phản hồi từ nhân viên về khía cạnh khác nhau

2.2.6 Quản lý yêu cầu

Hỗ trợ xây dựng các luồng đăng ký và phê duyệt cho l doanh nghiệp ví dụ như đăng ký xe, đăng ký công tác phí

2.3 Giao diện

Giao điện của hệ thống quản lý nhân sự vEss được thiết kế thân thiện, đơn giản và trực quan, giúp người dùng để dang str dung mà không cần nhiều kiến

thức kỹ thuật Các chức năng được sắp xếp khoa học, đễ dàng tìm kiếm và truy

cập Hệ thống được thiết kế cho tất cả các loại màn hình phố biến bao gồm

mobile, tablet, desktop

Nguyên Vấn Công Lê Bảo Thiên

œ

Mai Phương Huyền hye tap Nguyễn Hồng N¿

4574

9 sự công nghề A Kỹ sư công rghệ A;

Hình 2.1 Giao diện quản lý tuyển dung cua vESS

Nguon: Website vESS

Dẽ dàng hơn trong việc tìm kiêm thông tin ứng viên, xem hỗ sơ ứng viên ứng tuyên cho vị trí công việc, cho biết sô lượng người đã ứng tuyên vị trí đó và

sô lượng cân tuyên

Phòng ban: Nghiên cứu và phát triển Phòng ban: Dịch vụ Phòng ban: Bán hàng

Ngày hết hạn: Ngày hết hạn: Ngày hết hạn:

Phong ban: Quản trị hệ thếng Phang ban:

21/12/2021

Mô tả công việc % Mô tả công việc % Mô tả công việc %

Hinh 2.2 Giao dién quan ly tuyén dung cua vESS

Nguon: Website vESS

2.3.2 Quan ly nhân sự

Hiển thị đầy đủ thông tin của từng nhân viên như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại Quản lý các thông tin liên quan đến quá trình làm việc, công

tác, nghỉ đài ngày

Théng tin quyét dinh

Nội dung quyết định Bố nhiệm Tí

Thông tin lương & bảo hiểm