Bài tập cuối kỳ môn kỹ năng làm việc nhóm

Dẫn đến hiệu quả làm việc chung của nhóm, không đi đến được thống nhất chung và còn làm giảm động lực làm việc của các thành viên trong nhóm.. Sự mắt động lực làm việc của một số thành v

BO THONG TIN VA TRUYEN THONG HOC VIEN CONG NGHE BUU CHINH VIEN THONG

PT

BÀI TẬP CUÓI KỲ MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Họ và tên: Lương Thị Thùy Linh

Ma sinh vién: B21DCMR119 SDT: 0857152930

GVHD: Ths Tw Thao Huong Giang

NHÓM LỚP: 09 - Thứ Sáu

MỤC LỤC

2.1 Quy mô nhÓm - renee TH Họ KH ki HH 3

°W/Ä N19 0000000 3 2.3 Các giai đoạn hình thành và phát triên: giai đoạn bão táp - - 3

2.5 Sự mắt động lực làm việc của một số thành viên trong nhóm 3

2.6 Vấn đề lãnh đạo nhóm -+-++2++++k*‡EtEkEkEkEErrkrkkkrrrrrkkkrrrrrkrkrrree 3

PHÂN 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP - + 56213 2 2E*EEEESEEEEEEEEEkrkErErkrerrsree 4

3.1 Xác định và phân định rõ vai trò trách nhiệm của từng thành viên trong

nhóm để tránh chồng chéo và xung đột Đề xuất cách triên khai công việc dé mỗi

thành viên cảm tháy vai trò của mình quan trọng và được công nhận 4 3.1.1 Xác định và phân định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên

9509001019010 4 3.1.2 Đề xuất cách triên khai công việc -.- - + 2 + +s+s<+szz+zezsescxz 6

3.2 Đưa ra các phương pháp để giải quyết xung đột giữa anh Hoàng và anh

Dũng về thiết kế giao diện người dÙngg ¿+ 2+5 +2x+tststkekexererrsesrrsesrree 6

3.3 Đề xuất các biện pháp để tăng cường động lực làm việc cho chị Hạnh và

anh Dũng Nêu ra các chiến lược lâu dài để duy trì động lực làm việc cao cho tất cả

các thành viên trong nhÓm - - - co Ho KH ng kế

3.4 Đưa ra các giải pháp giúp anh Minh năng cao kỹ năng lãnh đạo của mình,

bao gém cách thức dung hòa các ý kiến trái chiều và tạo ra một môi trường làm việc

PHAN 1 LOI MO DAU

Trong thời đại ngày nay, sự hội nhập đa văn hóa và nền kinh tế thế giới trong xu thể toàn cầu hóa ngày càng sâu sắc khiến cho mọi cá nhân và tô chức đều phải đối mặt với những áp lực to lớn: tính chất công việc phức tạp và tinh vi, tốc độ thay đổi về công nghệ nhanh đến chóng mặt, sự cạnh tranh quyết liệt, Vậy làm thế nào để mỗi con người, mỗi tô chức có thể đương đầu với những thách thức, giải quyết khó khan để được thành công? Giải pháp tốt nhất hiện nay là bắt tay với những người khác để cùng hành động hay nói cách khác tô chức làm việc theo nhóm là con đường để hoàn thành mọi công việc một cách tốt nhất và nhanh nhất Vì thế chúng ta dé dàng nhân thấy nhiều tô chức doanh nghiệp trên toàn thế giới đang nỗ lực triển khai hình thức làm việc nhóm tăng năng suất lao động, thúc đây các giá trị của tô chức và tăng niềm hứng khởi Tình huỗng dưới đây sẽ cho chúng ta thấy rõ hơn về vai trò quan trọng của làm việc nhóm và những vấn đề xung quanh nó

PHAN 2 PHAN TICH TINH HUONG

2.1 Quy mô nhóm

Nhóm hiện tại có 6 thành viên, xét theo quy mô thì thuộc các nhóm thảo luận từ 5 -

7 người, thuộc nhóm lý tưởng đề tạo điều kiện cho tất cả mọi người tham gia đóng góp

ý kiến, nhiều ý tưởng và giải pháp được đề xuất, có thê đạt được sự gắn kết và nhất trí 2.2 Phân loại nhóm

Là nhóm chính thức được hình thành trên nhu câu của một tô chức, trên cơ sở

quyết định của các cấp lãnh đạo nhăm thực hiện mục tiêu của tô chức đó Đúng vậy,

nhóm được thành lập đề triển khai một dự án quan trọng mang tên “GreenWaste” của Công ty Công nghệ sáng tạo Thiên Anh, phát triển ứng dụng quản lý rac thai thong minh giúp người dùng phân loại rác và tối ưu hóa quy trình tái chế

2.3 Các giai đoạn hình thành và phát triển: giai đoạn bão táp

Sau 3 tháng hoạt động, nhóm bắt đầu gặp phải một số vấn để nghiêm trọng, đây là giai đoạn các thành viên chưa đạt được sự cởi mở, thân thiện, đồng cảm nhưng họ lại muốn thê hiện “cái tôi” nhằm khăng định vai trò và tầm quan trọng của mình Dẫn đến hiệu quả làm việc chung của nhóm, không đi đến được thống nhất chung và còn làm giảm động lực làm việc của các thành viên trong nhóm

2.4 Xung đột trong nhóm

- _ Anh Minh - Trưởng nhóm, Chuyên gia kỹ thuật cho rằng anh phải chịu trách nhiệm chính vẻ tất cả các quyết định kỹ thuật

- _ Chị Lan - Chuyên gia Marketing, lại cảm tháy rằng việc quyết định đó cần phải được thảo luận kỹ lưỡng với tất cả các thành viên trong nhóm

- _ Chị Mai - Quản lý khách hàng không hài lòng vì cảm tháy mình không được

tham gia đủ vào các quyét định liên quan đến khách hàng

-_ Anh Hoàng muốn tập trung vào tính năng và hiệu suất của ứng dụng

- _ Anh Dũng muốn giao diện phải thật bắt mắt và dễ sử dụng

2.5 Sự mắt động lực làm việc của một số thành viên trong nhóm

ý và cô không cảm thấy đóng đóng của mình được công nhận

không được đội ngũ công nhận và áp dụng

2.6 Vấn đề lãnh đạo nhóm

Anh Minh gặp khó khăn trong việc lãnh đạo nhóm vì không biết làm sao đề dung hòa các ý kiến trái chiều và tạo ra một môi trường làm việc hợp tác hơn

PHẢN 3 ĐÈ XUẤT GIẢI PHAP

3.1 Xác định và phân định rõ vai trò trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm

để tránh chồng chéo và xung đột Đề xuất cách triển khai công việc đễ mỗi thành

viên cảm thấy vai trò của mình quan trọng và được công nhận

3.1.1 Xác định và phân định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm

3.1.1.1 Nhiệm vự chung cửa cứ nhóm

Tạo một môi trường làm việc thuận loi ca vé vat chat lẫn tinh thản

Vật chất: đáp ứng cơ bản nhu cầu làm việc của mỗi thành viên: kinh phí, cơ sở vật chất, thông tin đầy đủ chính xác, cơ chế khen thưởng

Tỉnh thần: mọi người cởi mở, giúp đỡ lẫn nhau khi gặp khó khăn; tạo ra một số văn hóa đặc trưng của nhóm: sự tương trợ, sự động viên, đồng thuận, Đặt ra các nguyên tắc làm việc chung của cả nhóm để các thành viên tuân thủ theo giúp cho việc hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn

Tất cả các cuộc họp đều có sự tham gia đầy đủ của các thành viên trong

nhóm

Tất cả các thành viên đều có mặt 5 phút trước giờ họp đề ôn định

Tắt điện thoại di động trong giờ họp

Không trễ deadline

Giao tiếp là điều rất cần thiết giữa các thành viên để đạt được hiệu quả công việc một cách tốt nhất và tăng sự gắn kết giữa họ

Tránh những hoạt động, cử chỉ lơ đễnh: quay mặt đi chỗ khác, nhìn đồng hồ, lắc lư người

Thay vào đó dùng ánh mắt, gật đầu, đặt câu hỏi, làm rõ ý, tránh k cắt lời, phối

hợp nghe và nói sẽ giúp cho người nói cảm thấy mình được chú ý và những điều họ nói thật sự có ý nghĩa

Khi có xung đột, điều đầu tiên phải lắng nghe và sau đó tìm cách giải quyết tủy vào hoản cảnh

3.1.1.2 Anh Minh

Vai trò trưởng nhóm:

Xác định mục tiêu rõ ràng của dự án và phổ biến chúng tới các thành viên trong nhóm sao cho không sai lệch, mục tiêu nên được xác định theo nguyên tắc SMART

Từ đó nắm rõ các đầu mục công việc phải thực hiện để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra

Biết và hiểu năng lực của từng thành viên, sau đó phân chia công việc sao cho phủ hợp và là thế mạnh của họ

Bên cạnh việc phân chia công việc, đi kèm đó là trách nhiệm rõ ràng và yêu cầu kết quả đầu ra cần đạt được là gì

- Quan sat, ra soat, kiểm soát các đầu mục và tiễn độ công việc của từng thành viên và của cả nhóm đề đảm bảo công việc không chậm tiến độ

khăn kịp thời, tránh làm ảnh hưởng và phát sinh những điều không đáng mong đợi

- _ Khi có bất cứ quyết định nào liên quan đến công việc của nhóm cần thảo luận trước hoặc thông báo trước, trừ trường hợp phải ra quyết định khan cap, dé tránh gây dư luận tiêu cực trong nhóm

- _ Là người đại điện giải quyết các xung đột, mâu thuẫn trong nhóm

Vai trò là Chuyên gia kỹ thuật:

khi nắm giữ vai trò này anh Minh không nên cho mình quyền tự quyết định tất cả những việc liên quan đến kỹ thuật vì ít nhiều điều đó cũng làm ảnh hưởng tới công việc chung và dé gây ra xung đột, hiểu nhằm và dự luận tiêu cực không đáng có trong nhóm Điều này còn dẫn tới quyết định được đưa ra mang đây tính chủ quan

- _ Phối hợp với các thành viên trong nhóm để hoàn thành công việc một cách thống nhất

nhóm

3.1.1.3 Chi Lan - Chuyên gia Marketing

Nghiên cứu thị trường đề biết được môi trường vĩ mô, vi mô của dự an, bên cạnh đó nghiên cứu về khách hàng mục tiêu đề hiểu insight của họ Từ đó có thê đưa ra đường lối phù hợp cho kề hoạch phát triển sản phẩm và kế hoạch marketing trong tương lai

Đảm bảo hoàn thành lên kế hoạch marketing và hoàn thành tốt công việc liên quan đến marketing của dự án

Phối hợp với các thành viên trong nhóm đề có những quyết định về marketing đúng đắn với mục tiêu của dự án

Báo cáo tất cả các công việc liên quan đến marketing vào cuối ngày trước cả

nhóm

3.1.1.4 Anh Hoàng - Nhà phát triển phần mồm

Từ những kết quả nghiên cứu thị trường đã thu thập được từ chị Lan, anh Hoàng dựa trên cơ sở đó đề phát triển phần mềm sao cho đáp được được tối đa nhu cầu của khách hàng mục tiêu

Chỉnh sửa và phát triên phần mềm đêm khi hoàn thiện sao cho phù hợp với tai chính của dự án

Phối hợp với anh Dũng - Thiết kế đồ họa để khâu hoàn thiện sản phâm được ăn

khớp giữa giao diện và chức năng

Báo cáo tất cả các công việc liên quan đến phát triển phần mềm vào cuỗi ngày trước cả nhóm

3

3

.1.1.5 Anh Dũng - Thiết kế đồ họa

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thị trường của chị Lan, anh Dũng tiến hành thiết

kế giao điện người dung

Phối hợp với anh Hoàng đề thống nhất và cân đối chỉ phí sao cho phương án cuối củng là phương án tối ưu nhất

Chỉnh sửa thiết kế

Báo cáo tất cả các công việc liên quan đến thiết kế đồ họa vào cuối ngày trước

cả nhóm

.1.1.6 Chị Hạnh - Chuyên viên tài chính Phụ trách quan ly thu chi của toàn bộ dự an

Thực hiện các công việc và nghĩa vụ liên quan đến việc tư vấn, phân tích cũng như thâm định, đánh giá chung những vấn đề liên quan đến tài chính của dự án,

ví dụ như định giá sản phẩm, ra quyết định có đầu tư hay không vào một việc gì đó

Bàn bạc và thông báo với cả nhóm về các quyết định tài chính của mình Báo cáo tất cả công việc liên quan đến tài chính vào cuối ngày trước cả nhóm 1,1.7 Chị Mai - Quản ly khách hàng

Phụ trách việc quản lý tệp khách hàng hiện tại và khách hàng tiểm năng của công ty, có những chính sách khai thác khách hàng phù hợp và thường xuyên

Tạo mỗi quan hệ bền chặt với khách hàng hiện tại

Đề xuất cách triển khai công việc

BI: Ban điều hành và nhóm trưởng đặt ra mục tiêu chung

B2: Nhóm trưởng truyền đạt mục tiêu chung với cả nhóm và xây dựng mục tiêu

cụ thê của cả nhóm trên cơ sở mục tiêu chung

B3: Hoạch định công việc cần làm đề đạt được mục tiêu

B4: Phân chia công việc dựa trên năng lực và thế mạnh cá nhân của từng thành viên, kèm theo đó là deadline, trách nhiệm và nguyên tắc làm việc của nhóm B5: Báo cáo tiễn độ công việc hàng ngày, để cả nhóm nắm được tình hình chung và từ đó biết được những khó khăn rào cản và thành tựu sau 1 ngày làm việc

B6: Khen ngợi đối với những cá nhân hoàn thành đúng tiến độ và hoàn thành tốt công việc Đưa góp ý đối với thành viên đang gặp khó khăn, đồng thời tạo động lực làm việc cho cả nhóm

3.2 Đưa ra các phương pháp để giải quyết xung đột giữa anh Hoàng và anh Dũng

về thiết kế giao diện người dùng

Đầu tiên, phải phân chia công việc rõ ràng và triển khai công việc như trên Trong trường hợp đó, mà vẫn xảy ra xung đột:

Giai đoạn đầu: giải quyết theo biện pháp rút lui (con rùa)

> Trưởng nhóm phải hiểu rằng sự tranh luận giữa 2 công việc này là

không thê tránh khỏi bởi nó liên quan, ảnh hưởng và ràng buộc lẫn nhau

> Mới đầu 2 người tranh luận cũng vì mục đích tìm ra phương án giải quyết tốt nhất và bảo vệ ý kiến quan điểm của mình

> Trong giai đoạn này trưởng nhóm nên đề 2 người tự tranh luận và bảo

vệ ý kiến của mình Nếu sự bất đồng quan điểm này không được giải quyết và đề lâu nó sẽ trở thành xung đột, chuyển qua giai đoạn 2

- _ Giai đoạn tiếp theo: giải quyết theo biện pháp kết hợp thỏa hiệp (chén) va hợp tác (chim cú)

> Họp cả nhóm, sau đó để 2 người trình bày quan điểm của mình, lắng nghe đánh giá ý kiến của 2 bên

> Dựa trên mục tiêu chung của cả nhóm và kết quả nghiên cứu của chị Lan, nhóm sẽ đưa ra những đóng góp sao cho đi đúng hướng với mục tiêu Vì thế có thể dẫn đến I số quan điểm của I trong 2 người sẽ bị bác bỏ

> Cùng tìm ra giải pháp phù hợp cả đôi bên, sẵn sàng hợp tác

> Thỏa mãn tối đa các ý kiến của 2 người trong khả năng có thể, mục đích giảm căng thăng 2 bên

> Nhóm trưởng sẽ là người đại diện chốt lại vấn đề và phương án giải quyết cuối cùng

3.3 Đề xuất các biện pháp để tăng cường động lực làm việc cho chị Hạnh và anh

Dũng Nêu ra các chiến lược lâu dai dé duy trì động lực làm việc cao cho tất cả các

thành viên trong nhóm

nhóm phải năm bắt được sự việc đang diễn ra và nguyên nhân san sau đó là gì

Đi trả lời hai câu hỏi:

- _ Tại sao Hạnh cảm thấy công việc tài chính của cô không được chú ý và tại sao cô cảm thấy đóng góp của mình không được công nhận?

- _ Tại sao anh Dũng cho rằng ý tưởng thiết kế của mình không được đội ngũ công nhân và áp dụng

Liệu răng nguyên nhân xuất phát từ bên trong suy nghĩ của họ hay do từ môi trường bên ngoài trực tiếp là các thành viên trong nhóm khiến họ cảm thấy mắt động lực như thế?

chung chứ không thê thỏa mãn bất cứ nhu cầu cá nhân của ai trong số họ

- _ Đề tránh việc mất động lực của hai nhân viên trên điều đầu tiên là phải phân

chia công việc và trách nhiệm rõ ràng

khoảng 15-30 phút dé báo cáo tiến độ và từ đó nhóm trưởng có thê nhận ra những khó khăn va tinh thần làm việc của các thành viên như thế nào

đông đội

- _ Luôn lăng nghe chia sẻ những khó khăn trở ngại và đưa ra hướng giải quyết đối với bat ké ai trong nhóm khi gặp phải

lượng làm việc

> Xây dựng môi trường làm việc nhóm hiệu quả, chuyên nghiệp, tin tưởng và trách nhiệm

> Tiến hành cam kết dưới dạng pháp lý, ví dụ hợp đồng lao động, hợp đồng dự an

> Xây dựng mục tiêu và nguyên tắc làm việc của nhóm

> Hiểu từng thành viên xem họ đang mong muốn đạt được gì khi làm công việc này, động lực khiến họ cô gắng hay nguyên nhân khiến họ không cố gắng?

> Dựa theo tháp nhu cầu của Maslow có thê giúp trưởng nhóm xác định

dễ dàng hơn nhu cầu của các thành viên trong nhóm mình

> Đáp ứng nhu cầu của họ trong khả năng cho phép của dự án, nhu cầu

từ thấp đến nhu cầu bậc cao: nhu cầu sinh lý => nhu cầu tự khẳng định

> Thực hiện những cam kết mà công ty và thành viên đã ký, ví dụ được dao tạo miền phí, được tham gia quyết định

3.4 Đưa ra các giải pháp giúp anh Minh năng cao kỹ năng lãnh đạo của mình, bao

gồm cách thức dung hòa các ý kiến trái chiều và tạo ra một môi trường làm việc

hợp tác

3.4.1.1 Các giải pháp giúp anh Minh có để dung hòa các ý kiến trái chiều

« _ Anh Minh nên lắng nghe từ nhiều "phía, và dựa trên mục tiêu chung đã đặt ra

cùng hướng về mục tiêu chung

« _ Anh Minh là người quản trị các cuộc họp nên là người cho phép những điều có thê xảy ra trong cuộc họp, tránh để các ý kiến của các thành viên di quá xa so với mục ddisch của cuộc hop

dư luận xấu về sau

° Khuyến khích các thành viên thảo luận cởi mở, mĩnh bạch và công khai 3.4.1.2 Các giới pháp giúp anh Minh †gø môi frường làm việc hợp tác

« _ Đặt ra nguyên tắc làm việc chung và kèm theo trách nhiệm của từng thành viên, nếu ai không thực hiện theo sẽ bị trừng phạt

« - Tạo văn hóa làm việc tích cực: đồng nghiệp hỗ trợ nhau, chia sẻ những chuyện ngoài công việc

« - Trao quyên và khuyến khích các thành viên tự chủ với công việc đã được giao

« - Giải quyết các xung đột nếu có

« _ Tạo các buôi trò chuyện gắn kết các thành viên

Không quá thân thiết với nhân viên mà bên cạnh đó vẫn hòa đồng nhưng cần giữ khoảng cách đề tránh tạo những hệ lụy như: nhân viên ỉ thân thiết với sếp

ma đi làm việc thường xuyên,