Báo cáo cuối kỳ môn kỹ năng làm việc nhóm chủ Đề thực hiện làm phóng sự thiện nguyện

Nguyễn Yến Linh hiệu quả các hoạtđộng- Có tinh thần tập dám nghĩ dám làm - Thư ký, thủ quỹ của nhóm để thực hiện tiến độ công việc - Có khả năng tập hợp sự ủng hộ Chữ ký xác nhận của nhó

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO CUỐI KỲ MÔN: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1 Các biểu mẫu thành lập nhóm 4 Video thực hiện kế hoạch

2 Kế hoạch thực hiện làm việc nhóm 5 Báo cáo kết quả thực hiện

3 Hình ảnh thực hiện kế hoạch 6 Các biên bản họp nhóm

Thành phố Hồ Chí Minh, Tháng 11 năm 2023

LỜI CẢM ƠN :

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến khoa Thương mại du lịch, trường Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa môn học kỹ năng làm việc nhóm vào giảng dạy Đây là một môn học rất hay và cho em nhiều kiến thức bổ ích Trong quá tình học môn học này, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của các thầy, cô thuộc bộ môn Kỹ Năng Làm Việc Nhóm này Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Đỗ Thị Hồng Hạnh - người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài báo cáo cuối kì này.

Trong quá trình làm bài, do hiểu biết của em về đề tài phóng sự thiện nguyện còn nhiều hạn chế nên bài làm khó tránh khỏi những thiếu sót Mong thầy, cô xem và góp

ý thêm cho em để bài làm ngày càng hoàn thiện Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC :

LỜI CẢM ƠN 2

I CÁC BIỂU MẪU THÀNH LẬP NHÓM 4

1 BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỀU KIỆN NHÓM LÀM VIỆC 4

2 BIÊN BẢN THÀNH LẬP NHÓM 6

3 NỘI QUY 9

4 QUY CHẾ 11

II KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 13

1 Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ 13

2 Các nguồn lực cần thiết: 13

3 Phương pháp/cách thức thực hiện: 13

SƠ ĐỒ GANTT 16

4 Phương án phối hợp: 19

5 Phương án đánh giá (kiểm soát, kiểm tra) 19

ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN 19

7 Dự toán chi phí: 20

8 Báo cáo tiến độ thực hiện: 22

III HÌNH ẢNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NHÓM 23

IV.TỔNG HỢP VIDEO 25

V BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 25

1 Kết quả đạt được: 25

2 Những thuận lợi khi thực hiện kế hoạch 26

3 Những bất lợi và khó khăn gặp phải khi thực hiện kế hoạch 26

4 Những kinh nghiệm rút ra 26

5 Đề xuất cải tiến theo chu trình PDCA (nếu có) Error! Bookmark not defined VI BIÊN BẢN HỌP NHÓM GỒM: 26

1 Biên bản họp để thành lập nhóm 27

2 Biên bản họp để xác định mục tiêu – nhiệm vụ và thực hiện kế hoạch 30

- Xây dựng bảng mô tả, phân công công việc 32

III Kết luận 35

3 Biên bản họp tổng kết 37

1 Mục đích của nhóm.  Đạt được điểm 8 trong môn kỹ năng làm việc nhóm khi

kết thúc môn

 Hoàn thành bài tập nhóm

 Đi lao động công ích, làm việc thiện nguyện

 Gắn kết tinh thần đoàn kết của cả nhóm

2 Mục tiêu của nhóm  Hoàn thành tất cả công việc được giao.

3 Các hoạt động dự kiến.  Họp nhóm

 Tổ chức các buổi đi chơi cho cả nhóm

 Cùng nhau thực hiện các bài tập được giao

 Vào chùa lao động công ích, làm việc thiện nguyện

 Thiếu phương tiện di chuyển

1 BIÊN BẢN THÀNH LẬP NHÓM.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THÀNH LẬP NHÓM

Hôm nay, ngày 28/9/2023

Tên nhóm: Nhóm 2( bún bò chay nhưng mà có giò)

Số lượng thành viên: 11 thành viên

Mục tiêu của nhóm: Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, nêu cao tinh thần đoàn kết nhómThời gian( từ ngày - đến ngày): ngày 14/9/2023 - 2/11/2023

0337754244

3 Người ngoại giao Mai Thị Quỳnh,

Lê Thị Cẩm Ly -23634721-23632691 QTDVDLLH - Theo dõi, nắm vữngbức tranh tổng thể

của nhóm.

- Tự tin, quyết đoán

và có khả năng ngoại giao

- Cẩn trọng với những

0386917288 0868657037

.4 Người giám sát Mai Thị Thắm 23640841 QTDVDLLH Nghiêm khắc kiểm

tra đối với nhóm để đánh giá kết quả và nhìn nhận sai sót cẩn thận

ý tưởng mới, đón nhận ý kiến của mọi thành viên để phát huy khả năng sáng tạo

-0359598923 0839128522

6 Người phản biện Huỳnh Thị Mỹ

Quyên, Ngô Thị Thảo Linh

-23642261 -23631471 QTDVDLLH Chuyên gia phântích để tìm những

hạn chế trong giải pháp đó.

- Không đồng tình với những giải pháp không mang lại hiệu quả tốt hơn và phải xây dựng biện pháp sửa chữa tốt nhất.

0365642096 0389557013

Nguyễn Yến Linh hiệu quả các hoạtđộng

- Có tinh thần tập dám nghĩ dám làm

- Thư ký, thủ quỹ của nhóm để thực hiện tiến độ công việc

- Có khả năng tập hợp sự ủng hộ

Chữ ký xác nhận của nhóm trưởng và các thành viên:

CÁC THÀNH VIÊN NHÓM

NGÔ THỊ TRÚC PHƯƠNG

2 NỘI QUY

NỘI QUY CỦA NHÓM Điều 1: Quy định địa điểm, thời gian họp nhóm, số buổi họp nhóm.

- Địa điểm:

+ Họp offline tại thư viện, lớp học

-Thời gian: từ 9h30-12h ( thứ 6 hàng tuần, lịch sẽ thay đổi linh hoạt và sẽ được thông báo trước 1 ngày)

- Số buổi họp nhóm: tối thiểu 1 lần/tuần

Điều 2: Quy định nói, nghe, phát biểu ý kiến khi họp nhóm.

 Khuyến khích lắng nghe và tìm hiểu vào những vấn đề cần tập trung

 Đưa ra ý kiến của cá nhân và cùng nhau thống nhất thành 1 ý kiến chung của cả nhóm

Điều 3: Các quy định được làm và không được làm trong nhóm.

- Những điều mỗi thành viên trong nhóm phải thực hiện:

 Đến đúng giờ trong các cuộc họp, cuộc hẹn của nhóm

 Được tự do đưa ra ý kiến của mình

 Được đề cử, ứng cử mình vào các vị trí, chức vụ trong nhóm

 Các hành viên trong nhóm tuyệt đối không được nói xấu nhau

- Những điều mỗi thành viên trong nhóm không được thực hiện:

 Không được chửi thề, nói tục

 Không được làm điều ảnh hưởng đến nhóm ( đi trễ, sai đồng phục, không mang thẻ đeo, bị trừđiểm,….)

 Không được qua loa, phải có ý kiến riêng của mình trong lúc hoạt động nhóm

 Vắng mặt không có lí do

Điều 4: Quy định bảo mật thông tin nhóm.

- Các hoạt động, ý tưởng, công việc của nhóm phải đảm bảo bảo mật 100%

- Không chia sẽ những thuận lợi, khó khăn trong lúc làm việc cho bất kì ai

- Nếu thành viên để lộ thông tin nhóm sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm do thông tin

đó gây ra và sẽ bị loại khỏi nhóm

Điều 5: Quy định về quyền lợi của các thành viên trong nhóm.

- Các thành viên đều hưởng những quyền lợi như nhau trong lúc làm việc

- Các thành viên trong nhóm sẽ học tập cùng nhau

- Cùng nhau trau đổi kinh nghiệm, học hỏi

- Cùng nhau hoàn thành các bài kiểm tra, bài tập nhóm

- Được quyền bác bỏ các ý kiến gây hại tới nhóm.

Điều 6: Quy định bổ sung và loại bớt thành viên.

 Chỉ bổ sung thêm khi nhóm thiếu thành viên ( tối thiểu 7 thành viên và tối đa 11 thành viên) và nhóm luôn duy trì 11 thành viên

 Khi bị vi phạm vào các điều trên quá số lần quy định sẽ bị loại ra khỏi nhóm

Điều 7: Quy định giải thể nhóm.

 Khi nhóm đã gắn bó và hoàn thành tất cả nhiệm vụ học tập

 Khi giải thể nhóm vẫn gữ liên lạc cũng nhau, lưu giữ kĩ niệm

Điều 8: Tổ chức thực hiện.

- Đề ra mục tiêu

- Lên kế hoạch

- Thực hiện nhiệm vụ

- Điều hành để thực hiện nhiệm vụ

- Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ

- Báo cáo kết quả

3 QUY CHẾ

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG Điều 1: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng.

Phạm vi điều chỉnh: Các thành viên trong nhóm có quyền và nghĩa vụ ngang nhau, ai cũng phải thực hiện theo nội quy, quy chế, nhiệm vụ , mục đích mà nhóm đã thống nhất đề ra

Đối tượng áp dụng: Được áp dụng cho tất cả các thành viên trong nhóm

Điều 2: Mục tiêu của nhóm

Hoàn thành nhiệm vụ trong học tập

Cùng nhau rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm.

Phát huy thế mạnh của từng thành viên trong tập thể.

Hoàn thành nhiệm vụ trong học tập.

Điều 3: Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các chức danh được phân công trong nhóm.

* Nhóm trưởng:

- Quyền:

+ Phê bình và tuyên dương những thành viên tích cực hoạt động tốt hoặcchưa tốt

+ Được tất cả các thành viên tôn trọng

+ Tổng hợp, thống nhất các ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng thựchiện

- Trách nhiệm:

+ Xây dựng môi trường làm việc tích cực, công bằng cho cả nhóm

+ Dẫn dắt các thành viên hoạt động như mục tiêu đã đề ra

+ Hoàn thành công việc được giao

- Nghĩa vụ: tuân thủ theo đúng nội quy cho cả nhóm noi theo

* Thành viên:

- Quyền:

+ Tự do nêu lên ý kiến của mình

+ Có quyền phản đối những ý kiến không phù hợp và đưa ra những ý kiếnphản biện

- Trách nhiệm:

+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao

+ Tích cực hoạt động nhóm

- Nghĩa vụ: tuân thủ theo đúng nội quy được đề ra

Điều 4: Cơ cấu tổ chức nhóm.

-1 người điều phối.

- 1 người phát kiến

- 2 người phản biện

- 3 người thực hiện

Điều 5: Nguyên tắc, cơ chế làm việc nhóm.

- Nguyên tắc:

• Có mục tiêu chung

• Phân công hiệu quả

• Tôn trọng ý kiến của các thành viên

• Lắng nghe và thấu hiểu

• Phải có sự tin tưởng

• Giao tiếp hiệu quả

• Khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lòng

• Giao tiếp thông qua văn bản

• Gắn kết các thành viên trong nhóm lại với nhau

• Đề cao vai trò cá nhân

- Cơ chế:

• Cơ chế phân công

• Hướng đến mục tiêu chung

• Đề cao tính giao tiếp hiệu quả

• Đẩy mạnh vai trò của từng cá nhân trong nhóm

• Quản lí được xung đột

• Tránh những điều tiêu cực khi làm việc nhóm

Điều 6: Khen thưởng, kỉ luật.

* Khen thưởng đối với các thành viên:

 Khen ngợi các thành viên công khai

 Trao cho những thành viên giỏi các quyền ưu tiên

 Khen thưởng cho thành viên giỏi bằng vật chất như (trà sữa, bánh, kẹo…)

Đưa ra những ý kiến sáng tạo mới, hấp dẫn

Tham gia tích cực và đầy đủ các buổi họp nhóm

Hoàn thành nhiệm vụ được giao sớm nhất

* Kỷ luật đối với các thành viên:

- Phạt tiền tùy theo mức quy phạm

-Loại trừ ra khỏi nhóm nếu vi

Đi trễ

Vắng họp (Có hoặc không có lí do)

Nhận thông báo nhưng không phản hồi

Trễ hẹn nộp bài

Không tôn trọng thành viên

Số tiền phạt sẽ được đưa vào quỹ với mục đích thực hiện hoạt động “Thiện nguyện”

Điều 7: Tổ chức thực hiện

 Đề ra mục tiêu và lên kế hoạch

 Thực hiện nhiệm vụ

 Điều hành để thực hiện nhiệm vụ

 Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ

 Báo cáo kết quả

-Nhóm 2 sẽ xây dựng kế hoạch biến kế hoạch đó thành thực tế Bằng cách đưa ra lộtrình và thực hiện nó một cách nhanh gọn và chính xác

I KẾ HOẠCH THỰC HIỆN

1 Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ:

- Mục tiêu:

+Dọn dẹp chùa

+Tặng quà , chăm sóc và chơi cùng các bé

+Đưa kĩ năng làm việc nhóm vào thực tế

- Mục đích:

+Đem lại niềm vui cho các bé trong chùa

+Dọn dẹp mang lại cảnh quang sạch đẹp cho chùa+Áp dụng các kĩ năng làm việc nhóm đã học vào thực tế+Mang lại những trải nghiệm thú vị cho bản thân

Method ( Quy trình ): +Tổ chức các cuộc hợp thống nhất ý kiến

+Phân công các công việc cần làm

+Triển khai công việc theo kế hoạch định sẳn +Tổng hợp và chỉnh sửa video, bổ sung các lỗi

3 Phương pháp/cách thức thực hiện:

Phương pháp thực hiện

- Họp nhóm lên kế hoạch

- Cả nhóm bàn bạc họp nhau ở nhóm chat Zalo

- Liên hệ chùa ( M Quỳnh, C Ly )

- Mua bánh kẹo ( cả nhóm)

- Dọn dẹp chùa: nữ quét dọn rác, nam bưng bê đồ nặng

- Chơi với các bé ( cả nhóm cùng tạo sân chơi cho các bé )

Xây dựng bảng mô tả, phân tích công việc để theo dõi tiến độ thực hiện công việc của từng thành viên như sau:

23 12h00

10h30-Thư việntrường Đại học Công nghiệp TP.HCM

Cả nhóm

Bàn bạc kếhoạch, lên lịchphân công, thốngnhất kế hoạch

- Thamgia đầy

đủ và tích cực đóng góp ý kiến

23 7h00

Chùa KỳQuang 2

MaiQuỳnh,Cẩm Ly

Mỹ Quyên, Trúc Phương, PhượngNgân, Thị ThắmQuét dọn, lau chùi, nhặt rác

Chùa Kỳ Quang 2

Mai Quỳnh, Cẩm Ly, Ngọc Thịnh,Yến Linh,Phương Nghĩa

Liên hệ với chùa;chuẩn bị quà; tổ chức trò chơi rồi phát quà và chơi cùng trẻ

Cả nhóm

Ra chợ mua bánh, sữa, lồng đèn, bịch đóng gói mang đi tặng

Nguyênliệu có nguồn gốc rõ ràng,

an toàn

vệ sinh thựcphẩm

- Tổ chức các tiếtmục văn nghệ, trò chơi, kể chuyện cho các em

- Phát quà cho các em nhỏ bao gồm: Bánh, sữa,lồng đèn

- Sử dụng điện thoại di động ghilại toàn bộ quá trình hoạt động diễn ra

Cả nhóm

sẽ đến sớm đểphụ giúp các sư trong chùa nấu ăn

và cho các bé

ăn, phụquét dọn vệ sinh ở chùa.Sau khiphát quà sẽ phục

vụ văn nghệ và

tổ chứctrò chơicho cácem

Chùa KỳQuang 2

MinhPhát

Tìm những gócmáy phù hợp đểchụp, ghi lại

hình

đoạn video ngắnđẹp, phù hợp,đáp ứng yêu cầu

Minh,Phát,Nhi

Lọc lại những video, hình ảnh

để edit thành video hoàn chỉnhtrên CapCut

Cả nhóm

- Đánh giá về tổng thể các hoạtđộng, thành quả của nhóm sau khithực hiện dự án

- Kiểm tra lại thành phẩm cuốicùng và chỉnh sửa nếu có sai sót

- Các thành viên đánh giá chéo lẫnnhau để có thêm kinh nghiệm chobản thân

Xây dựng sơ đồ GANTT để quản lý tiến độ và tối ưu hoá thời gian thực hiện côngviệc

Bước 1: Các công việc cần thực hiện

Bước 2: Trình tự thực hiện công việc

- Khảo sát địa điểm đi tặng quà: 1 ngày

- Gây quỹ: 6 ngày

- Chuẩn bị văn nghệ: 4 ngày

- Chuẩn bị quà: 1 ngày

- Thực hiện: 1 ngày

- Quay phim, chụp hình: 1 ngày

- Chỉnh sửa video, hình ảnh: 7 ngày

- Tổng kết: 1 ngày

Bước 4: Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công việc

1 Họp nhóm: ngay từ đầu

2 Khảo sát địa điểm đi tặng quà: sau công việc 1

3 Gây quỹ: sau công việc 2

4 Chuẩn bị văn nghệ: sau công việc 2

5 Chuẩn bị quà: sau công việc 3

6 Thực hiện: sau công việc 4, 5

7 Quay phim, chụp hình: sau công việc 4, 5

8 Chỉnh sửa hình ảnh, dựng video: sau công việc 6

9 Tổng kết: sau công việc 7

Bước 5: Xây dựng bảng phân tích công việc với các công việc được mã hóa

TT Tên công việc hiệu Ký (Ngày) Độ dài Thời gian bắt đầu

4 Phương án phối hợp:

- Who: 11 thành viên trong nhóm và các sư, các thầy, các cô trong chùa, bạn bè củacác thành viên trong nhóm

- When: 17/09/2023

- Where: tại Chùa Kỳ Quang 2

5 Phương án đánh giá (kiểm soát, kiểm tra):

- Công việc có đặc tính: Công việc thiện nguyện có tính tự nguyện cao và tinh thầnđoàn kết của cả nhóm

- Cách đo lường đặc tính: Các thành viên kiểm tra chéo lẫn nhau, xem và đánh giámức độ hoàn thiện

- Kiểm soát công việc bằng Zalo, Google Sheet,

- Đánh giá các thành viên:

- Nộp bài đúng hạn (2đ)

- Tích cực phát biểu ý kiến (2đ)

- Chấp hành đúng nội quy của nhóm (2đ)

- Tham gia đầy đủ các buổi họp (2đ)

- Kết nối giao tiếp hiệu quả các thành viên (2đ)

 Các tiêu chí đánh giá an toàn vệ sinh thực phẩm:

Các tiêu chí đánh giá Mức điểm cho từng tiêu chí

 Đánh giá công việc:

- Cả nhóm đã hoàn thành được việc trao tặng 80 phần quà và tổ chức các hoạt động vuichơi tại chùa Kỳ Quang 2 vào ngày 17/09/2023

- Video do nhóm thực hiện rõ nét, sinh động và đã ghi nhận lại cụ thể, toàn bộ quá trìnhthực hiện để hoàn thành nó thành một video hoàn chỉnh

- Video lan tỏa tình yêu thương, mang đậm không khí trung thu ấm áp đến và cổ vũđược tinh thần tương thân tương ái

- Các thành viên đều hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng hạn

6 Phương án dự phòng:

- Nếu địa điểm chính của phương án đầu tiên không được sự cho phép của trụ trì chùathì có thể mang các phần quà đã chuẩn bị trao tặng cho các trẻ em ở các mái ấm khác như: mái ấm Hoa Hồng quận 12, mái ấm Bừng Sáng quận 5,… tuy nhiên phải được sự cho phép của người quản lý, giám hộ mái ấm đó

- Trong trường hợp số phần quà chuẩn bị không đủ thì có thể tính đến phương án chiacho 2-3 em một phần quà để tất cả đều được nhận quà như nhau

- Nếu như không kêu gọi được sự quyên góp trên mạng xã hội thì có thể chuyển sangphương án các thành viên tăng cường tiền quỹ nhóm hoặc kêu gọi người thân, bạn bè thông qua hình thức trực tiếp (trao đổi trực tiếp, nhắn tin, gọi điện thoại,…)

- Trong trường hợp tình hình thời tiết không thuận lợi như: mưa, bão,…thì có thể liên

hệ với chùa và lựa chọn thời gian đến chùa trao quà vào một ngày gần nhất (ngày hôm sau, hoặc một ngày nào đó thuận tiện cho nhóm và nhà chùa)

- Trong quá trình chuẩn mua sắm, chuẩn bị các phần quà thì:

+ Nếu số tiền mua quà vượt quá chi phí thì thủ quỹ của nhóm sẽ ghi chú, thống kê lại để

cả nhóm đọc và bổ sung tiền quỹ nhóm hoặc kêu gọi lòng hảo tâm

+ Nếu như sau khi mua quà vẫn dư tiền thì sẽ sử dụng số tiền dư trao cho chùa để phục

vụ mục đích nuôi dạy các em

- Nếu không tìm được nguồn cung cấp các phần quà thì sẽ chuyển sang phương án muacác phần quà thay thế như: đồ chơi, tập vở, dụng cụ học tập, dầu gội, sữa tắm,…

7 Dự toán chi phí:

TT Trích yếu

khoản mục

Đơn vị tính Số lượng

Đơn giá (VNĐ)