Bài tập giữa kỳ môn quản trị nguồn nhân lực d

BAI TAP 1 Câu 1: Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của tổ chức 1,1 Tỷ lệ hoàn thành vượt mức Tỷ lệ hoàn thành vượt mức được hiểu là phần trăm khả năng đội ngũ làm việc có thể t

TRUONG DAI HOC KHOA HOC XA HOI VA NHAN VAN KHOA LUU TRU HOC - QUAN TRI VAN PHONG

Thành phố Hô Chí Minh, tháng 10 năm 2024

Nguyễn Ngọc Vân Anh 2356230001

BAI TAP 1 ccccccceccccccececcscscecsssscecsesecusssseceesesecsevsvsesesesaesesesecissavseassesscassscataceecsctuseeesseesesstaseates 1 Câu 1: Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản tri nhan sw cla t6 CHUPC eee ceccceceecseeeeeeescevees eevee 1 Câu 2: Cách duy trì động viên nguồn nhân lực của tổ chức - S212 cs re srsrcxez 13 Câu 3: Yếu tố môi trường bên trong và các tác động đến tổ chức +-ccc+sssssez 18 Câu 4: Yếu tố môi trường bên ngoài và các tác động đến tổ chức -sccccccccrcee 19

:JNr ưng 21

2 VĂN THỰ, LƯU TRỮ 2222222222222 21222111112221111122121111211111111.1 1e 27 -“âui va 35

4 QUẢN LÝ NHÂN SỰ -222222222222212212212112712112222112222112221121122 1E 41

5 QUAN LY TAI SAN, TRANG THIẾT BỊ - 22 22222222222222271221271211271211221211 ceE 47 :JNr si iẳ'i 52

Câu 1: Sắp xếp quy trình hoạch định nhu cầu nhân lực

Câu 2: Các giải pháp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi thiếu hụt nguồn nhân lực 66 Câu 3: Các giải pháp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi dư thừa nguồn nhân lực .72 Câu 4: Khi nào nên đưa kế hoạch tinh giản biên chế? Kế hoạch tinh giản biên chế cần có

Câu 2: Thiết kế biểu mẫu tổng hợp dùng đề ghi chép và đánh giá ứng viên ở vòng phỏng

VAN tUySN CHOM ccecesecesesesececeesececececevevevecececevevecseveveveveveveveveveceveveveseseetevevevereeveverveceseese 79 Cau 3 Cac chi sé 1Q, EQ, AQ, PQ, SQ, CQ do bam sinh hay rén luyén? Rén luyén bang

cách nào? IQ: Chỉ số thông minh EQ: Chỉ số cảm xúc AQ: Chỉ số vượt khó PQ: Chi sé

đam mê SQ: Chỉ số xã hội CQ: Chỉ số sáng tạo 2S TS 2122122112121 18211 ere 82 Câu 4 Soạn ít nhất 10 câu trắc nghiệm IQ, 10 câu trắc nghiệm EQ, 10 câu trắc nghiệm

AQ đề tuyển dụng chuyên viên quản trị văn phòng, nêu mục đích từng câu hỏi 86 Câu 5 Soạn ít nhất 10 câu hỏi để phỏng ván tuyển dụng chuyên viên quản trị văn phòng,

nêu mục đích từng câu hỏi - ĐÀ 0001220022221 1122311112211 1122311111101 1 111901 111kg 97 Câu 6: Thiết kế quy trình tuyển dụng nhân viên cho cơ quan - 2-2 c+sccrsrszzercez 100

BÀI TẬP 5 - (2222222221211 212212112122121121221211111212112111121211111211111221 1111211121111 11tr 105

Câu 1: Các biện pháp nâng cao chất lượng đánh giá hiệu quả làm việc của người lao

động tại các CQ,TC,DN (Chon 1 CQ,TC,DN cụ thể) HT HT HH TT KT KT KT 2x BE vs 105 Câu 2: Phân tích mối quan hệ giữa đánh giá năng lực làm việc của nhân viên với đào tạo

Va phat tri? oo ececececesescccecevevecevecececcececeveeecevevevevevevececsecevevevevevevevecevevevevevestetevevevevevets 109

Câu 3: Lập bảng hướng dẫn chấm điểm cho tiêu chí đánh giá về việc tiếp nhận công văn

đến và chuyển công văn đi của nhân viên văn thư .- 2 - 2-2-2221 11 1222218 re 111

BÀI TẬP 6 (2222222221212 2122121121221211212212111112121121111211211111211111221 11112112121 2121 1tr 114

Câu 1: Trong điều kiện kinh phí có hạn, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên đào tạo cho những nhu cầu đào tạo sau đây của CQ, giải thích tại sao2 - S112 2112 211222811 rey 114

Câu 2: Mỗi nhóm chuẩn bị một bài giảng ngắn gọn về kỹ năng giao tiếp qua thư điện tử

115 Câu 3: Lập bảng hỏi về chất lượng của 1 khóa đào tạo ngắn hạn về kỹ năng soạn thảo

BAI TAP 1

Câu 1: Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của tổ chức

1,1 Tỷ lệ hoàn thành vượt mức

Tỷ lệ hoàn thành vượt mức được hiểu là phần trăm khả năng đội ngũ làm việc

có thể tạo ra kết quả vượt quá mục tiêu đã xác định ban đầu Nhà quản trị phải đưa ra

số lượng mục tiêu phù hợp nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng được kế hoạch của tổ chức, đồng thời kết hợp với phương án quản trị phù hợp để nâng cao hiệu quả va tỷ lệ hoàn thành công việc vượt mức

Tỷ lệ hoàn thành vượt mức có thê được biểu hiện qua các tiêu chí đầu ra như:

số lượng hoàn thành, thời gian hoàn thành và chất lượng hoàn thành Khi công tác quản trị nguồn nhân lực đạt đến mức hiệu quả cao, đội neũ làm việc sẽ gia tăng tỷ lệ hoàn thành vượt mức

Ví dụ: Tổng Giám đốc PV GAS Hoàng Văn Quang cùng ban lãnh đạo đã làm tốt công tác quản trị với việc lường trước những khó khăn, tận dụng tốt cơ hội, năm

2022, PV GAS tiếp tục hoàn thành xuất sac va kha toàn diện các chỉ tiêu, nhiệm vụ sản

xuất kinh doanh được giao Trong đó, các chỉ tiêu tài chính hoàn thành vượt mức kế hoạch, về đích trước 2-6 tháng, tăng trưởng so với năm 2021 Đặc biệt, đây là năm có

doanh thu và lợi nhuận cao nhất từ khi thành lập PV GAS - 100 nghìn tỷ - bằng 125%

theo kế hoạch ban đầu

` ‘ , Sô lượng hoàn thành thực tê %

Tỷ lệ hoàn thành vượt mức 7 = — 1] x 100%

Sô lượng mục tiêu

1.2 Năng suất lao động cao

Năng suất lao động phụ thuộc vào mức độ hiệu quả sử dụng lao động kết hợp VỚI CậC yếu tổ sản xuất khác, thường được chia làm 2 loại chính đó là năng suất lao động cá nhân và năng suất lao động xã hội, Voer (2016)

Năng suất lao động cá nhân được đo bằng số lượng sản phâm hoản thành trong một thời gian nhất định Các yếu tô chính quyết định năng suất lao động cá nhân đó là

kỹ năng làm việc, thái độ lao động, tính trách nhiệm và công cụ, điều kiện lao động Năng suất lao động xã hội là chỉ tiêu phản ánh hiệu suất làm việc của lao dong NSLD

xã hội thường được đo lường thông qua tổng sản phẩm trong nước tính bình quân một lao động trong thời kỳ tham chiếu, thường là trong một năm Dựa trên quan điểm của

Voer, các tiêu chí thê hiện tổ chức có năng suất lao động cao là kết quả đầu ra của tô chức khi sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và vật lực của tô chức

Thứ nhất là về mặt số lượng, tiêu chí này đo lường số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà đội nhóm được phân công đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thé, được biểu thị bằng số sản phẩm trên giờ hoặc ngày Một tổ chức có được nguồn lực tạo ra số lượng sản phẩm càng nhiều thì hiệu quả quản trị được đánh giá càng cao Tuy nhiên các sản phẩm được làm ra phải đảm bảo về mặt chất lượng mới có thê được xem là năng suất lao động cao

Thứ hai là về mặt chỉ phí, hiệu quả quản trị thông qua năng suất lao động chỉ

được công nhận khi nhà quản trị tìm được phương án tối ưu, trong đó sản phẩm phải tốt nhất với mức phí bỏ ra thấp nhất Chính vì vậy, chí phí đầu tư cho các công trình,

dự án, đội ngũ phải hợp lý và đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng với mục tiêu ban

đầu 7# ba là về mặt thời gian, tối ưu hóa về mặt thời gian cũng là biểu hiện của năng

suất lao động cao, cùng một sản phẩm nhưng hai tổ chức tạo ra trone mức thời gian khác nhau sẽ phản ánh hiệu quả quản trị khác nhau Việc quản trị chặt chẽ sẽ tránh lãng phí, từ đó tận dụng và tích lũy thời gian cho các hoạt động khác của tổ chức

1.3 Hiệu suất công việc cao

Trên góc độ quản lý, năng suất bao gồm cả tính hiệu suất và hiệu quả (Khan, 2003) Năng suất định hướng theo kết quả đầu ra, vì thế phải xem xét sản phẩm tạo ra trong mỗi quan hệ mật thiết với nhu cầu và mong đợi của thị trường Dựa trên cơ sở

đó, hiệu suất làm việc của một tô chức chính là phương pháp sử dụng nguồn lực, hiệu suất cao có thê được đánh giá thông qua các tiêu chí sau:

Thứ nhất là quy trình được tối ưu hóa Việc toi ưu hóa giúp tô chức thiết lập

các quy trình làm việc hiệu quả, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực Điều này đồng thời giúp nhân viên có thê hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác hơn, dẫn đến năng suất cao hơn Vi vậy năng suất lao động cao cũng là một tiêu chí thế hiện

cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác quản trị Ví dụ: Hệ thống Lean của Toyota

được áp dụng phương pháp tính gọn sản xuất giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí

trong sản xuất, tối ưu hóa dòng chảy và nâng cao năng suất Kết quả là Toyota trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới

@ Ð2 =cœ

CUSTOMER FACTORY ORDERS MATERIALS ORDERS CAR MATERIALS ~ AREDELIVERED B= + dies - DELIVERED MANUFACTURED

Thứ hai là yếu t6 con nguoi Mét trong nhimng bước quan trọng nhằm quản trị

hiệu quả nguồn nhân lực là đầu tư đào tạo và phát triển nhân sự, nhân viên được trang

bị kỹ năng và kiến thức phù hợp với vị trí việc làm và được phát triên khả năng làm việc sẽ piúp tăng cường sự hài lòng và gắn bó với công việc Tô chức xây dựng được chu trình đào tạo và phát triển cho đội ngũ nhân sự tốt nghĩa là tô chức đó có chú trọng

2

đến việc nâng cao hiệu suất làm việc Đồng thời điều nảy cũng là thang đo đánh giá

hiệu quả trong công tác quản trị Ví dụ: Google thường xuyên đầu tư vào việc đảo tạo

và phát triển nhân viên Công ty tô chức các khóa học, chương trình mentor và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các dự án thú vị Điều này không chỉ nâng cao

năng suất mà còn thu hút nhân tải và giữ chân họ

Thứ ba là điều kiện lao động Quản trị tốt bao gồm việc áp dụng công nghệ hiện

đại để tự động hóa quy trình và cải thiện hiệu suất làm việc Việc sử dụng công nghệ phù hợp với quy trình và cách thức hoạt động của tô chức, phù hợp với từng nhóm nhân sự có thể piúp giảm thời gian thực hiện công việc, từ đó nâng cao năng suất lao động của tô chức Ví dụ: Amazon sử dụng công nghệ tự động hóa trong các kho hàng của mình Hệ thông robot và phần mềm quản lý kho giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và phân phối hàng hóa, cho phép Amazon xử lý hảng triệu đơn hàng mỗi ngày với thời gian ngắn nhất

1.4 Mức lợi nhuận thu được

Một tô chức có thể được đánh giá là có lợi nhuận tương đối cao khi đáp ứng các tiêu chí sau:

Thứ nhất là sự tăng trưởng doanh thu Điều này cho thấy tô chức đang mở rộng

thị trường hoặc tăng cường hiệu quả bán hàng, nếu doanh thu tăng ôn định qua các quý hoặc năm có thể phản ánh chiến lược tiếp thị hiệu quả, sản phẩm do tổ chức sản xuất phù hợp với thị trường tiêu thụ, cũng gián tiếp đánh giá được công tác quản trị của tô chức

Thứ hai là tổng chỉ phí cho hoạt động của tô chức Chi phí hoạt động có thê được gộp thành một dạng chi phí bỏ ra tông quát, thể hiện tất cả các khoản chí cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của tô chức Dạng chi phí này bao gồm chỉ phí

sản xuất, chi phí bán hàng và tiếp thị, chí phí quản lý, cũng như chi phí nghiên cứu và phát triển Trong khi chi phí sản xuất liên quan đến việc tạo ra sản phâm hoặc dịch vụ,

bao gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và các chi phí khác tronp quá trình sản xuất thi chi phi ban hang va tiếp thị là các khoản chỉ phục vụ cho quảng cáo, khuyến mãi và các nỗ lực nhằm gia tăng doanh thu Nhà lãnh đạo phải thực hiện các bước

phân tích chí phí để có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tải chính, từ đó đưa ra các

quyết định chiến lược kỊp thời Tổ chức nào có thể nhanh chóng thích ứng với sự thay đôi của thị trường và tối ưu hóa chỉ phí sẽ có khả năng duy trì lợi nhuận bền vững hơn trong dài hạn Ví dụ: Thành công của Tesla trong việc thực hiện các phương án quản trị đã siúp doanh nghiệp này đạt được mức lợi nhuận kỷ lục trong năm 2021 Mô hình ban hang trực tiếp không thông qua các đại lý nhượng quyên cho phép Tesla kiểm soát trải nghiệm mua hàng Đồng thời, chiến lược sản xuất nội bộ của Tesla - một sự khác biệt so với quy định của ngành là tìm nguồn cung ứng linh kiện từ các nhà cung cấp bên thứ ba - không chỉ mang lại lợi thế về chỉ phí mà còn giúp công ty đối mới nhanh chóng Điều này đã giúp Tesla đạt được lợi nhuận ròng trong cả năm là 5,5 tỉ USD và doanh thu đạt 53,8 tỉ USD

1.5, Tỷ lệ đánh giá tích cực của khách hàng cao

Tỷ lệ đánh gia tích cực của khách hàng không chỉ là một thước đo phản ánh mức độ hài lòng của họ mà còn là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu qua quan tri

của một tô chức thông qua các phản hỏi tích cực Những đánh giá nảy giúp xác định

mức độ thành công trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì sự phát triển bền vững của tô chức Cụ thể:

1u nhất, hài lòng về sản phẩm và địch vụ Đánh giá tích cực cho thấy tổ chức

có sự chú trọng cao vào chất lượng sản phâm và dịch vụ tốt, từ khâu sản xuất đến phân phối và chăm sóc khách hàng Hay nói cách khác, điều đó cho thấy tô chức đã quản lý tốt các quy trình từ sản xuất đến dịch vụ Khi sản phẩm hoặc dịch vụ liên tục nhận được những phản hồi tích cực, điều đó chứng minh rằng hệ thống quản trị chất lượng của tô chức đang hoạt động hiệu quả Chắng hạn, theo báo cáo năm 2023, Amazon đã

đạt được mức độ hài lòng khách hảng với tý lệ lên đến 85%, nhờ hệ thông quản trị

dịch vụ khách hàng được thê hiện qua việc xử lý đơn hàng đúng hẹn và nhanh chóng

Từ đó, tô chức xây dựng được lòng tin của khách hàng và chứng tỏ được chất lượng sản phẩm của Amazon

Thứ hai, về trái nghiệm xuất sắc của khách hàng Một trong những khía cạnh quản trị hiệu quả là khả năng hiểu và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của khách hàng Đánh giá tích cực chứng tỏ tổ chức có hệ thống quản trị tốt trong việc lắng nghe,

xử lý và điều chỉnh các địch vụ dựa trên phản hồi thực tế Ví dụ, Zappos, một công ty bán lẻ trực tuyến, nỗi tiếng với dịch vụ khách hàng xuất sắc Họ cung cấp chính sách đổi trả đễ dàng trong 365 ngày, đồng thời nhân viên chăm sóc khách hàng có thể dành hàng giờ để giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách tận tình Tý lệ hai long cao của Zappos (trên 85% đánh giá tích cực) chứng tỏ rằng sự đầu tư của họ vào trải nghiệm khách hàng đã được quản lý một cách hiệu quả, mang lại lợi ích lâu dài cho thương hiệu

Thứ ba, về giải quyết phản hồi và khiếu nại rõ rằng, nhanh chóng Khiếu nại là một vẫn đề không thê tránh khỏi của bất kỳ tổ chức nào Tuy nhiên, điều nảy được giải quyết một cách phủ hợp và hiệu quả cũng thể hiện được khả năng tốt trong quan ly

phản hồi và xử lý khiếu nại của tô chức Từ đó, tô chức có thế biến những phản hồi

tiêu cực thành cơ hội để cải thiện tốt hơn ma van “pIữ chân khách hàng” Đặc biệt, những tổ chức có hệ thông phản hồi nhanh chóng và khắc phục lỗi hiệu quả thường nhận được sự đánh øiá cao từ khách hàng Ví dụ, Amazon dù có một lượng lớn p1ao

dịch mỗi ngày, Amazon có hệ thống xử lý phản hồi và hoàn tiền nhanh chóng Với chính sách hỗ trợ khách hàng 24/7, quy trình đổi trả hàng hóa dễ dàng, tý lệ hải lòng

của khách hàng trên nền tảng này rất cao, trung bình đạt 4.7/5 sao trong nhiều sản phẩm Điều này chứng minh cho sự quản lý hiệu quả về dịch vụ khách hàng và khả năng xử lý sự cố

Ngoài ra, dưới đây một trong những cách đo lường sự hài lòng của khách hàng

một cách phổ biến và hiệu qua la thong qua Chi s6 hai long khdch hang (CSAT) Day

là công thức giúp tổ chức có thể định lượng phản hồi của khách hàng về trải nghiệm

của họ CSAT phản ánh tý lệ những phản hồi tích cực, từ đó đo lường hiệu quả quản

trị trong việc cung cấp sản phâm và dịch vụ Tỷ lệ đánh giá tích cực cao thông qua

4

CSATT cho thấy tô chức đã quản lý tốt quá trình tương tác với khách hàng và đáp ứng

được kỷ vọng của họ

Tóm lại, tý lệ đánh giá tích cực từ khách hàng là một tiêu chí quan trọng để đánh gia higu qua quan tri cua tổ chức Một tỷ lệ đánh øiá tích cực cao cho thấy tô chức đã đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng, đồng thời tạo ra môi trường kinh doanh bền vững

1.6 Đảm bảo môi trường làm việc công bằng

Một môi trường làm việc công bằng là nơi đảm bảo rằng mọi nhân viên, bất kế giới tính, chủng tộc, hay tầng lớp, đều được đối xử bình đẳng về quyền lợi, khen thưởng, cơ hội phát triển và các quyền lợi khác Theo Marcus Erb, Phó chủ tịch khoa

học và đôi mới đữ liệu của Great Place To Work: “Những điều người lao động phản

ánh với chúng tôi đó là họ cẩn ở nơi có chế độ khen thưởng bình đẳng, môi trường

không thiên vị và nơi có ý thức về sự công bằng.” Có thê thấy, môi trường làm việc

công bằng là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả quản trị của tô chức, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, sự hải lòng của nhân viên, vả uy tín của

tô chức Cụ thể:

Thứ nhất, công bằng trong tuyển dụng Đây là hoạt động nhằm đảm bảo mọi

ứng viên trong quá trình tuyên dụng đều có cơ hội ngang nhau khi ứng tuyên, dựa trên

năng lực và kinh nghiệm thay vì yếu tố cá nhân như giới tính, chủng tộc hay tuổi tác

Bên cạnh đó, các tô chức cần xây dựng quy trình tuyên dụng có hệ thống, bao gồm các bước như công bồ rộng rãi thông tin tuyên dụng, đảm bảo quá trình sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn đều tuân theo các tiêu chí đã được công khai Đội ngũ nhân sự phải đảm bảo rằng hồ sơ tuyển dụng được xử lý minh bạch, không chịu ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài, đồng thời phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động như số

45/2019/QH14 Bộ Luật lao động 2019 Một tô chức tuyển dụng công bằng không chỉ

phản ánh sự tôn trọng đối với ứng viên, mà còn thể hiện khả năng quản trị nhân lực tốt, vì tổ chức biết cách tận dụng nguồn nhân lực đa dạng một cách hiệu quả Ví dụ như Google đã sử dụng hệ thông ““structured interviews” (phỏng vấn theo cầu trúc) với các câu hỏi thống nhất cho mọi ứng viên, øiúp đảm bảo rằng tất cả đều được đánh giá công bằng dựa trên năng lực và kỹ năng, thay vì những yếu tố cá nhân khác như giới tính, sắc tộc hay tuôi tác

Thứ hai, công bằng trong thăng tiến và khen thưởng Thăng tiên và khen thướng là những yếu tố then chốt giúp đánh giá xem tô chức có thực sự công bằng hay không Khi một tô chức áp dụng chính sách khen thưởng và thăng tiến dựa trên năng lực thay vi yếu tô cá nhân, nhân viên sẽ cảm thấy động lực để cống hiến nhiều hơn Điều này không chỉ cải thiện năng suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường gắn kết, nơi nhân viên tin tưởng vào sự lãnh đạo của tô chức Ví dụ như Microsoft, với cam kết duy trì công bằng về lương thưởng, đã cân bằng tỷ lệ lương giữa nam và nữ lên tới 99.8% Chính sách này tạo sự minh bạch trong việc quản trị nhân sự, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nhận được đãi ngộ công bằng, từ đó cải thiện tỉnh thần làm việc và

giảm thiêu tinh trạng nghỉ việc

Thứ ba, minh bach trong truyền thông nội bộ Minh bạch không chỉ thể hiện qua việc công bố rõ ràng các chính sách về lương thưởng, thăng tiễn mà còn là cách tổ

chức phản hồi vả tương tác với nhân viên Khi tô chức có truyền thông rõ ràng, công khai thông tin về quyền lợi vả trách nhiệm, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm vả tin tưởng

vào quy trình quản lý Ví dụ như Buffr là một công ty nỗi tiếng trong lĩnh vực truyền thông xã hội, đã minh bạch toàn bộ bảng lương của nhân viên trên trang web công khai Bất kỳ ai, từ nhân viên đến khách hàng, đều có thể truy cập và xem chi tiết mức lương của mọi người trong công ty Chính sách này giúp giảm thiếu các vấn đề về bất công trong lương thưởng, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong tổ chức

Thứ tư, sự công bằng trong đào tạo và phát triển Một tổ chức công bang không chỉ tập trung vào việc tuyên dụng hay thăng tiến, mả còn đảm bảo mọi nhân

viên đều có cơ hội được đảo tạo và phát triển kỹ năng chuyên môn, bat ké vị tri công việc, giới tính, sắc tộc hay tuôi tác Điều này giúp tô chức khai thác tôi đa tiém nang của nhân viên, nâng cao năng suất và tạo ra một môi trường làm việc sẵn kết Ví dụ như Accenture là một trong những công ty tư vấn hàng đầu thế giới, đã cam kết thực hiện chương trình đảo tạo liên tục cho toàn bộ nhân viên, với mục tiêu đảm bảo rằng mỗi cá nhân đều có cơ hội phát triển kỹ năng cần thiết để tiến xa trong sự nghiệp Accenture đã đầu tư hơn 900 triệu đô la mỗi năm vào các chương trình đảo tạo và phát triển cho nhân viên trên toàn cầu Chính sách này không phân biệt giữa các cấp bậc hay nhóm nhân viên, đảm bảo mọi neười đều có cơ hội học hỏi và thăng tiến, từ đó tạo

ra một môi trường làm việc công bằng và phát triển bền vững

Thứ năm, chính sách chống phân biệt đối xứ Một tô chức có chính sách chỗng

phân biệt đối xử hiệu quả sẽ đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được tôn trọng và không

bị phân biệt do bat kỳ yếu tô cá nhân nảo Điều này giúp tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh, nơi nhân viên co thé tap trung vào công việc và phát triển bản thân mà không lo ngại về sự bất công Khi nhân viên cảm thấy mình được đối xử công bằng, họ

sẽ trở nên gắn bó hơn với tô chức, làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu các mâu thuẫn nội bộ Ví dụ như Starbucks, sau một sự cô về phân biệt đối xử, đã tiễn hành đào tạo nhân viên về chống phân biệt Chính sách này không chỉ giúp Starbucks giảm thiểu khiếu nại mà còn cải thiện hình ảnh công ty, nâng cao chất lượng quản trị và duy trì một môi trường làm việc công bằng

Thứ su, công bằng trong việc ra quyết định và tham mưu của nhân viên Trong một tổ chức, nếu nhân viên cảm thấy rằng họ được lắng nghe và có cơ hội tham gia vào quá trinh ra quyết định, họ sẽ có cảm giác được tôn trọng và công bằng Điều này giup tăng cường sự gan kết và sự tin tưởng giữa nhân viên và ban lãnh đạo Ví dụ, tại

Salesforce, công ty nỗi tiếng với cam kết về sự bình đẳng và công bằng, họ có chính

sách khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định và liên tục thu thập phản hồi từ nhân viên để cải thiện quy trình làm việc Salesforce không chỉ tô chức các cuộc khảo sát định kỳ mà còn thiết lập các buôi họp mở, nơi nhân viên ở mọi cấp bậc

có thể đóng góp ý kiến về các vấn đề quan trọng của công ty Chính sách này giúp Salesforce không chỉ đảm bảo tính công bằng trong quản lý mà còn tăng cường sự gắn kết và hiệu quả quản trị nhân sự

Thứ bảy, cân bằng giữa công việc và cuộc sống Một môi trường làm việc công

bằng còn phải đảm bảo nhân viên có cơ hội cân bằng giữa công việc vả cuộc sống cá nhân Các chính sách hỗ trợ cân bằng không chỉ giúp nhân viên duy trì sức khỏe tỉnh thần mà còn cải thiện năng suất lao động Khi tổ chức hỗ trợ nhân viên tìm được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sông, nhân viên sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn vả có xu

hướng gắn bó lâu dài với tổ chức Ví dụ như Netflix, với chính sách nghỉ phép linh

hoạt, đã tạo điều kiện cho nhân viên quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả hơn Chính sách này không chỉ giúp tăng tỷ lệ gắn kết của nhân viên mả còn giảm áp lực công việc, cải thiện hiệu quả quản trị của tô chức

Tóm lại, việc đảm bảo môi trường làm việc công bằng là một yếu tô then chốt trong việc đánh giá hiệu quả quản trị của tổ chức Một môi trường công bằng không chỉ là trách nhiệm đạo đức mà còn là yếu tổ chiến lược quyết định đến sự phát triển bên vững của tổ chức

1.7 Khả năng thích ứng với sự thay đối của người lao động tốt

Thế giới phát triển không ngừng, sự thay đôi là một điều tất yêu Tuy nhiên, sự

thay đổi mang lại những cảm giác lạc quan và bất định đối với người lao động, người lao động vừa hào hứng vừa lo lắng về sự thay đối Khả năng thích ứng với sự thay đôi của người lao động là khả năng của nhân viên trong việc điều chỉnh, thay đổi cách làm việc, hoặc tiếp nhận các tỉnh huỗng mới trong môi trường làm việc Điều này bao gồm việc phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước các biến động, thách thức, hoặc yêu cầu

mới trong công việc Nguồn nhân lực cần có khả năng thích ứng với sự thay đôi cao vỉ

môi trường kinh doanh hiện nay đang diễn ra với tốc độ thay đổi nhanh chóng, một tô chức với đội ngũ nhân viên có khả năng thích ứng tốt sẽ có thê duy trì tính cạnh tranh

và phát triển bền vững

Vé ứng dụng công nghệ, nêu lúc trước người lao động tập trung nhiều vào cách

làm việc thủ công, với việc áp dụng công nghệ, người lao động ban đầu còn bỡ ngỡ, phản kháng thì bây giờ, hầu như người lao động đều biết được lợi ích của công nghệ

và chấp nhận, ứng dụng tốt công nghệ vào công việc Ví dụ: ngày trước các cuộc họp đều phải tổ chức trong phòng họp cô định, như vậy một số nhân viên bận công việc

hoặc đi công tác xa không thể tham dự Ngày nay, với việc ứng dụng các phần mềm

họp trực tuyến, nhân viên đù xa bao nhiêu cũng có thể tham gia cuộc họp

Vé ky nang mém, lac trước các nhân viên chỉ tập trung rèn luyện những kỹ năng

phù hợp với vị trí công việc mỉnh làm mà không quan tâm đến một số kỹ năng khác

Với nền kinh tế ngày cảng phát triển hiện nay, các tổ chức cần những người có thể linh hoạt trong các vị trí công việc Đề giữ được việc làm, người lao động đã chủ động thay đổi bản than dé phù hợp với sự thay đổi của tổ chức Họ học hỏi thêm kiến thức, kỹ năng cần thiết với công việc và các vị trí liên quan, chủ động tìm hiểu những yêu cầu của thị trường để đáp ứng được sự thay đổi

Tỷ lệ nhân lực thích ứng tốt với sự thay đôi đang tăng theo hàng năm Đề hỗ trợ cho sự thích ứng của nhân viên đối với sự thay đổi, công tác quản trị nhân sự cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng Cấp trên phải là người định hướng chiến lược và tầm nhìn, từng bước khuyến khích và đảo tạo nhân viên thích ứng với các thay đổi đó Vì

7

vậy, đội ngũ nhân sự có kha năng thích ứng cao cũng sẽ phản ánh hiệu quả quan trị của tô chức tốt

1.8 Nguồn nhân lực tương đối ôn định

Trong quá trình toàn cầu hoá ngày nay, nền kinh tế xuất hiện nhiều biến động

và ảnh hưởng đến các doanh nghiệp Để đảm bảo doanh nghiệp, tổ chức của mình đạt được lợi ích nhiều hơn, việc cạnh tranh, chảy máu chất xám ngảy cảng diễn ra gay gat dẫn đến nguồn nhân lực trong doanh nghiệp xuất hiện biến động Nếu tô chức không thực hiện chính sách nhân sự tốt, các đối thủ cạnh tranh sẽ tận dụng và thu hút những người có trình độ, và do đó tổ chức sẽ mất đi nhân tải, đồng thời, chế độ đãi ngộ và hoàn cảnh làm việc của tô chức sẽ ảnh hưởng đến việc duy trì nguồn nhân lực Chính

vì những lý do trên, việc đảm bảo nguồn nhân lực trong thị trường ôn định khó có thể thực hiện được, chỉ đạt đến mức tương đối ôn định

Hiện nay, chưa có một tiêu chí đánh giá chính xác cho “nguồn nhân lực tương đối ôn định” là như thế nào Như vậy, ta có thể hiểu “ổn định” có ý như sau Đầu tiên

là ?ÿ lệ thôi việc tháp: ty lệ thôi việc là tỷ lệ phần trăm nhân viên đã rời khỏi công ty trong một khoảng thời gian nhất định, đo lường số lượng nhân viên được giữ lại từ một

khoảng thời eian nhất định cho đến khi kết thúc Tý lệ thôi việc thấp có nghĩa là tý lệ

nhân viên có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức nhiều hơn nhân viên nghỉ việc Tý lệ

này phản ánh mức độ ôn định nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp Nếu tỷ lệ thôi việc quá cao, điều đó chứng tỏ quy trình quản lý không hiệu quả, môi trường làm việc

không tốt hay mối quan hệ không hoà hợp giữa nhân lên và tổ chức Bên cạnh đó, tý lệ

thôi việc thấp phản ánh mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc, môi trường làm việc tốt, mỗi quan hệ trong tô chức hài hòa, từ đó đánh giá được hiệu quả quản tri nhân sự của tổ chức Ví dụ: để hạn chế tỷ lệ thôi việc, người quản lý cần phải quan tâm

đến sức khỏe tinh thần, chế độ đãi ngộ của nhân viên, đưa ra những biện pháp phù hợp

để giải quyết vẫn đề từ đó giữ được nguồn nhân lực ổn định cho tổ chức trong thời buổi cạnh tranh ngày nay

Thứ hai là tỷ lệ người lao động có kinh nghiệm, năng lực ở lại cao Sự hao hụt nhân viên có thể dẫn đến chi phí đáng kế cho một tô chức, bao gồm chi phí tuyển dụng, đảo tạo nhân viên mới và mất năng suất trong quá trình chuyên đổi Sự gián đoạn công việc do thiếu chuyên môn và kỹ năng từ những nhân viên nghỉ việc ảnh

hưởng đến hiệu suất làm việc của tô chức Những người có kinh nghiệm, năng lực

mang lại hiệu quả làm việc tốt cho tổ chức, tiết kiệm chỉ phí cho việc tuyển dụng và

đảo tạo Điều đó còn biếu thị một môi trường làm việc lành mạnh, giữ chân nhân viên

hiệu quả

Như vậy, nguồn nhân lực tương đối ôn định là một tiêu chí quan trọng để đánh

giá hiệu quả quản trị nhân sự Trong tình hình kinh tế thay đổi liên tục vả cạnh tranh

gay gắt ở hiện nay, nhân lực ôn định là một yếu tô đề tô chức có thé phat triển tốt hơn, tạo được lợi thế đề cạnh tranh với các tổ chức khác

1.9 Xây dựng hợp lý chế độ đãi ngộ

Chế độ đãi ngộ hợp lý không chỉ là yếu tổ quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên mà còn là chỉ số đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự trong các cơ quan, tô chức và doanh nghiệp Chế độ đãi ngộ hợp lý thường được biểu hiện như sau:

Đầu tiên, chế độ đãi ngộ hợp lý được biểu hiện rõ nhất thông qua fiển lương cơ bản, mức lương mà đội ngũ nhân sự nhận được phải phù hợp với công sức bỏ ra Mức lương là yếu tố cơ bản và quan trọng nhất trone chế độ đãi ngộ, lương cao không chỉ phan ánh giá trị mà doanh nghiệp đặt vào nhân viên mà còn tạo động lực làm việc hiệu quả Một mức lương cao có thê giúp công ty thu hút những tài năng xuất sắc, nhưng điều quan trọng hơn là mức lương này phải phù hợp với mức sống của nhân viên và phản ánh sự công bằng trong nội bộ Nhiều cơ quan.tô chức, doanh nghiệp hiện nay áp dụng các hệ thống đánh giá lương dựa trên hiệu suất, kỹ năng và kinh nghiệm, giúp đảm bảo răng nhân viên được trả công xứng đáng với giá trị họ mang lại Hơn nữa, lương cao còn có tác động tích cực đến tâm lý của nhân viên, làm cho họ cảm thấy tự tin và có động lực hơn trong công việc, từ đó gia tăng năng suất và sự công hiến Công

ty công nghệ lớn như Google nôi tiếng với mức lương cạnh tranh không chi dé thu hút

nhân tài mà còn ø1ữ chân họ lâu dài

Thứ hai, thông qua chế độ thưởng hiệu suất Thưởng hiệu suất không chỉ là

phần thưởng tài chính mà còn là cách để công nhận và khuyến khích những đóng góp xuất sắc của nhân viên Chính sách thưởng có thể được thiết kế đa dạng, từ tiền thưởng

cho đến các hình thức khen thướng khác như cô phiếu, ngày nghỉ thêm hoặc thậm chí

là các khóa học nâng cao Sự công nhận này không chỉ giúp tăng cường động lực mà còn xây dựng lòng trung thành của nhân viên Khi họ thấy răng những nỗ lực của mình được phi nhận, họ sẽ cảm thấy có giá trị trong tổ chức và có xu hướng công hiến nhiều hơn Hơn nữa, thưởng theo hiệu suất cũng khuyến khích sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động Ví dụ như Công ty FPT thường áp dụng chính sách thưởng theo dự án, trong đó nhân viên tham gia vao các dự án thành công sẽ được nhận thưởng cao Điều nảy khuyến khích họ nỗ lực làm việc và đóng sóp vào thành công chung của công ty

Thứ ba, phúc lợi toàn điện cũng là một yêu tố không thê thiếu trong chế độ đãi ngộ Các phúc lợi như bảo hiểm y tẾ, nghỉ phép, và các hỗ trợ khác là điều cần thiết để chăm sóc sức khỏe và tỉnh thần của nhân viên Khi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đầu

tư vào phúc lợi toàn diện, họ không chỉ s1úp nhân viên giảm bớt gánh nặng tải chính

mà còn tạo điều kiện cho họ duy trì sức khỏe tốt và tinh thần thoải mái Một chế độ phúc lợi toàn điện thế hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống cá nhân và sức

khỏe của nhân viên Công ty Unilever có chính sách bảo hiểm sức khỏe toản diện cho

nhân viên và gia đình họ, cùng với các chương trình chăm sóc sức khỏe tinh thần, øiúp tăng cường sự gắn kết và lòng trung thành của nhân viên

Thứ tư, chế độ đãi ngộ cũng được thể hiện qua thoi gian lam việc linh hoạt Chính sách làm việc linh hoạt không chỉ đơn thuần là cho phép nhân viên làm việc từ

xa hay điều chỉnh thời gian làm việc; nó còn thế hiện sự tôn trọng và tin tưởng mà doanh nghiệp dành cho nhân viên Việc cho phép nhân viên tự quản lý thời gian không chỉ giúp họ có thế cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân mà còn tạo ra không

9

gian cho sự sáng tạo Nhân viên sẽ có cơ hội tối ưu hóa thời gian lam viéc cua minh theo cách mà họ cảm thấy hiệu quả nhất Nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi nhân viên có quyền tự chủ trong công việc, họ cảm thây có trách nhiệm hơn với kết qua, tir do gia tăng năng suất Hơn nữa, việc làm việc linh hoạt còn giup tô chức thu hút một lượng

lớn ứng viên từ nhiều địa phương khác nhau, mở rộng khả năng tìm kiếm nhân tải và

cải thiện tính đa dạng trong lực lượng lao động Chính sách làm việc linh hoạt giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, từ đó cải thiện sự hài lòng và hiệu suất Ví dụ: Microsoft đã áp dụng mô hình làm việc từ xa và linh hoạt, cho phép nhân viên tự quản lý thời gian Kết quả là tăng cường sự hài lòng và năng suất làm việc của nhân viên

Chế độ đãi ngộ hợp lý, thông qua các yếu tố như lương, thướng, phúc lợi, cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc, đảo tạo, thời gian linh hoạt, và sự công nhận,

không chỉ là công cụ thu hút và giữ chân nhân viên mà còn là tiêu chí đánh giá hiệu

quả quản trị nhân sự Một chế độ đãi ngộ tốt giúp nâng cao sự hải lòng và gắn bó của nhân viên, từ đó đóng góp vào sự phát triên bền vững của tổ chức Do đó, các cơ quan,

tô chức, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng và phát triển chế độ đãi ngộ hợp lý để tạo ra giá trị cho cả nhân viên và tô chức

1.10 Chất lượng đào tạo hiệu quả

Chất lượng đảo tạo hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời là tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự trong các tô chức Một chương trình đào tao tốt không chỉ

giúp nhân viên tiếp thu kiến thức mà còn trang bị cho họ những kỹ năng cần thiết để

áp dụng vào công việc thực tế Mức độ hài lòng của học viên, kết quả đánh giá, khả năng áp dụng kiến thức, và phản hồi từ người sử dụng lao động đều là những chỉ số phản ánh chất lượng đào tạo Khi các cơ quan,tô chức, doanh nghiệp đầu tư vào chương trình đảo tạo chất lượng, họ không chỉ phát triển nguồn nhân lực mà còn xây dựng được một đội ngũ làm việc hiệu quả, gan bó và sáng tạo, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Đầu tiên, sự thay đồi trong hiệu suất làm việc của nhân viên sau khi tham gia đào tạo là một chỉ số quan trọng khác để đánh giá chất lượng đảo tạo Nếu nhân viên

có thê cải thiện hiệu suất công việc, điều này chứng tỏ rằng họ đã tiếp thu kiến thức và

kỹ năng cần thiết từ khóa học Sự cải thiện này không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân

mà còn cho toàn bộ tổ chức Ví dụ như FPT Software đã tổ chức khóa đào tạo về kỹ năng lập trình và công nghệ mới cho đội ngũ phát triển phần mềm Trước khi tham gia đào tạo, đội ngũ thực hiện khoảng 10 dự án nhỏ mỗi tháng Sau khóa học, họ áp dụng các công nghệ mới và tăng cường hiệu suất làm việc, nâng con số nảy lên 15 dự án mỗi tháng Sự cải thiện này không chỉ giúp tăng trưởng doanh thu cho công ty mà còn tạo cơ hội cho nhân viên tham g1a vào các dự án lớn và phức tạp hơn

Thứ hai, một chương trình đào tạo hiệu quả cần có cơ chế đánh giá kết quả sau đào tạo Kết quả đánh giá thường thông qua các bài kiểm tra, bài tập hoặc dự án, là chỉ

số trực tiếp phản ánh mức độ tiếp thu kiến thức của nhân viên Những kết quả này không chỉ cho thấy khả năng học tập của nhân viên mà còn cung cấp thông tin cho nhà

10

quan ly vé hiéu quả của chương trình đảo tạo Nếu điểm số cao và sự tham 1a tích cực trong các hoạt động học tập được ghi nhận, điều này cho thấy chương trình đã thành công trong việc truyền tải kiến thức Ví dụ như Tổng cục Thuế đã tổ chức khóa đào tạo

về luật thuế mới cho cán bộ thuế Sau khóa học, các cán bộ tham gia được đánh giá qua bài kiểm tra về kiến thức thuế Kết quả cho thấy 90% cán bộ đạt điểm trên 75/100 Những phản hồi từ các cán bộ cũng rất tích cực, với nhiều người cho rằng nội dung khóa học rất bô ích và có thể áp dụng ngay vào công việc hàng ngày, giúp nâng cao hiệu quả công tác thu thuế

Thứ ba, chất lượng đào tạo hiệu quá còn thê hiện qua khả năng ứng dụng kiến

thức vào thực té công việc Khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng đã học vào công

việc thực tế là một trong những chỉ số quan trọng để đánh giá chất lượng đào tạo Nếu nhân viên có thể vận dụng những kiến thức đã học vào tình huồng thực tế, điều này cho thấy chương trình đào tạo đã thành công trong việc trang bị cho họ những công cụ cần thiết Việc áp dụng kiến thức kh6ng chi giup nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc

mà còn nâng cao giá trị của họ trong mắt tổ chức Ví dụ như Vinamilk đã tổ chức các khóa đào tạo về quy trình sản xuất sữa an toàn và hiệu quả cho nhân viên Sau khóa học, một nhân viên được g1ao nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sữa trong quy trinh san xuất Nhờ áp dụng kiến thức về an toàn thực phẩm và quy trình kiểm soát chất lượng

đã học, nhân viên này đã phát hiện và khắc phục sớm một số vấn đề liên quan đến vi khuẩn trong sản phẩm, giúp công ty duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao và bảo vệ uy tín thương hiệu

Tóm lại, tiêu chí chất lượng đảo tạo hiệu quả có thể được đánh giá thông qua nhiều yếu tố, từ mục tiêu rõ ràng, nội dung phù hợp, phương pháp giảng dạy hiệu quả đến khả năng ứng dụng kiến thức và sự hài lòng của nhân viên Tất cả những yếu tố này không chỉ giúp nâng cao kỹ năng của nhân viên mà còn góp phần vào sự phát triển bên vững của tô chức, qua đó thế hiện vai trò quan trọng của quản trị nhân sự trong sự thành công chung của doanh nghiệp

1.11 Mức độ giám sát hiệu quả

Đề đáp ứng được tiêu chí trên thì các doanh nghiệp cần có những mục tiêu kế hoạch cụ thể với một quy trinh giam sát chặt chẽ và linh hoạt, sự cần thiết trong việc kết hợp thực hiện giữa các nhân viên, nhà quản lý với nhau Nếu có một mức độ giám sát phù hợp sẽ mang lại nhiều hiệu quả giúp cho doanh nghiệp phát triển lâu dài cũng như giảm thiểu các rủi ro trong tương lai Ví dụ như một nghiên cứu đã đưa ra giả thuyết rằng có mức độ ảnh hưởng của “mức độ giám sát” đến hiệu suất làm việc của

nhân viên tại Văn phòng Nhân lực Thành phố Palopo có tý lệ là 98,6% trong khi tỷ lệ

còn lại là 1,4%

Đầu tiên, các doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý và giám sát phù

hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô và văn hóa của tô chức Đê đạt được hiệu quả cao

nhất, doanh nghiệp cần có một hệ thống mục tiêu rõ ràng, đo lường được và truyền đạt

nó một cách hiệu quả đến từng nhân viên, đảm bảo họ hiểu rõ vai trò của minh, tao điều kiện để dễ dàng để đánh giá kết quả làm việc Ví dụ như “⁄4„azow”, một công ty

có quy mô không lồ nổi tiếng với khả năng định hướng các mục tiêu một cách rõ ràng

11

va truyén đạt mục tiêu hiệu quả thông qua hệ thống giao tiép nội bộ Họ đã áp dụng một hệ thống quản lý hiệu suất chi tiết, đặc biệt là thông qua các K?P/s (Key Performance Indicafors) cho từng bộ phận và nhân viên, như trone mảng lopIstics, Amazon theo déi các chỉ số như thời gian giao hàng, số lượng đơn hàng hoàn thành, và

tỷ lệ phản hồi của khách hàng

Bên cạnh đó, việc cách áp dụng các công cụ công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý dự án, hệ thống chấm công tự động và công cụ phân tích đữ liệu giúp tự động hóa đáng kề quá trình giám sát, ví dụ như “%o;”, áp dụng các công cụ quản lý dự án

và giao tiếp như S/ack và 7relio đề theo dõi tiến độ công việc, giúp đội ngũ làm việc từ

xa dễ dàng phối hợp với nhau mà không cần giám sát chặt chẽ

Thứ hai, quan trọng hơn cả, người trực tiếp thực hiện việc giám sát phải là người giỏi điểu chỉnh các chiến lược cụ thể theo thực tế, cũng nữ là có sự linh hoạt,

can trong trong việc lập kế hoạch, đánh giá Do đó mà họ cần được đào tạo kỹ lưỡng

về kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp, và cách thức giám sát hiệu quả mà không gây căng thắng cho nhân viên Phải có sự giao tiếp hai chiều giữa người quản lý và nhân viên, npười giam sat cần có sự hỗ trợ trong lúc nhân viên pặp khó khăn để đảm bảo rằng các vẫn đề phát sinh được giải quyết kịp thời và tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, minh bạch Vi dy nhu “Zappos”, thong qua việc áp dụng các hình thức ø1ao tiếp đa dạng như họp nhóm, đối thoại trực tiếp và khảo sát định kỳ, Zappos đã xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên, tạo điều kiện cho việc lắng nghe va phan hồi ý kiến một cách hiệu quả

Thứ ba, mức độ giám sát cũng cần mang tính chặt chẽ đề đảm bảo chất lượng

sản pham, dich vụ cũng như mức độ an toản cho cả nhân viên và khách hàng, tránh các

vấn đề xảy ra ngoài ý muốn Việc nảy đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về quy trình,

các quy định chung, các quy định về pháp lý, cũng như sự nghiêm túc trong công việc

Ví dụ như các công ty được phẩm, các tổ chức về y tế cũng như là bệnh viện, họ cần đảm bảo sự chính xác và an toàn tuyệt đối trong quá trình sản xuất thuốc, xử lý hồ sơ bệnh án và thực hiện các quy trình y tế vì bất kỳ sai sót nảo cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho sức khỏe con người

Mặc dù sự giám sát là cần thiết, nhưng giám sát quá chặt chẽ có thể gây áp lực

và giảm hiệu quả công việc Thay vào đó, các doanh nghiệp có thé gidm sdt theo mot cách lình hoạt hơn như việc tạo không gian cho nhân viên thể hiện sy ty chu va sang tạo Lấy ví dụ như cong ty phan mém “Basecamp”, da trién khai mét hé thong quan ly

dự án dựa trên nền tảng của chính họ, cho phép nhân viên tự chủ trong việc sắp xếp

thời gian làm việc, thực hiện và báo cáo công việc Mô hình này đã tạo nên một môi

trường làm việc linh hoạt và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa khả năng sáng

tạo, đồng thời tập trung vào việc đánh giá kết quả công việc cuối cùng

Như vậy, để có một mức độ giám sát hiệu quả, không chỉ đòi hỏi các doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý chặt chẽ, linh hoạt, tâm lý mà còn đòi hỏi người quản lý, giám sát cần có trình độ cao và kỹ năng tốt, quan trọng hơn cả là sự phối hợp hiệu quả giữa họ và các nhân viên để hiệu suất làm việc của công ty được tối ưu, đảm bảo sự phát triển bền vững

12

1.12 Chỉ phí quản lý nguồn nhân lực tối ưu

Thực tiễn cho thấy, điều kiện kinh tế luôn là một vấn đề quan trọng đối với mỗi công ty hay doanh nghiệp Do đó mà các nhu cầu về quản lý chi phi, đặc biệt là chỉ phí cho nguồn nhân lực sao cho tối ưu nhất có thể luôn là một vấn đề được ưu tiên để đảm bảo hiệu quả hoạt động lâu dài cho các công ty, doanh nghiệp Nếu quản lý các chi phí một cách tối ưu mà nhân viên vẫn hoạt động với hiệu suất cao, điều đó chứng tỏ khả năng cân bằng gitra viéc duy tri hiệu quả hoạt động và kiểm soát tài chính của tô chức

đó tốt, đồng thời cũng đảm bảo việc tối đa hoá giá trị đóng góp của nhân viên vào sự phát triển của tổ chức

Đầu tiên, điều quan trọng nhất để tôi ưu chỉ phi là biết tiết kiệm va chi tra một cách thông minh Cụ thê hơn, như việc cắt giảm giờ làm thêm của nhân viên đễ giảm

bớt gánh nặng về chí phí Theo báo cáo của Cục Thống kê Lao động cho thấy phần lớn chi phí nhân sự của doanh nghiệp tăng cao là do chị trả lương cho việc làm thêm g1ờ của nhân viên, vì vậy mà đã có kha khá các công ty áp dụng cách làm trên, ví dụ như

“Perpetual Guardian (New Zealand) ”, thực hiện thử nghiệm làm việc 4 ngày/tuần vào

năm 2018 nhưng giữ nguyên mức lương cơ bản của nhân viên Kết quả là nhân viên đã

làm việc hiệu quả hơn và công ty cũng tiết kiệm chi phí vận hành do giảm chi phí năng lượng và các chỉ phí khác liên quan đến việc duy trì văn phòng Song song với đó, việc thường xuyên cập nhật số giờ thực làm việc và đánh giá năng suất sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác những cá nhân không tận dụng hiệu quả thời ø1an làm việc Nhờ đó, doanh nghiệp có thé cat giảm các chi phí phát sinh không cần thiết như lương cho nhân viên làm việc kém hiệu quả và hao mòn thiết bị do sử dụng không hợp lý

Thứ hai, việc bố trí nhân sự một cách khoa học, dựa trên năng lực của tung ca

nhân, đánh giá và tìm hiểu đứng thế mạnh của họ cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát

chi phí, vì khi được đánh giá đúng, nhân viên sẽ có động lực để công hiến hết mình, mang lại doanh thu cao cho công ty Ngược lại, nếu tỷ lệ nghỉ việc cao sẽ làm giảm năng suất lao động và gây ra những tôn thất đáng kể về chi phí tuyển dụng và đào tạo lại Do đó, doanh nghiệp cần phải xây dựng các gói phúc lợi hấp dẫn để giữ chân những nhân viên có năng lực Ví dụ như “Googie”, nỗi tiếng với các phúc lợi nhân viên tuyệt vời, bao gồm các bữa ăn miễn phí, chăm sóc sức khỏe toàn diện, các chương trình hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng Kết quả là Googie giữ chân được nhân viên tải năng trong một thời gian dải, giảm được chỉ phí tuyến dụng và đảo tạo lại nhân viên mới

Thứ ba, khi các quy trình tuyển dụng và đào tạo được lên kế hoạch kỹ càng, tận dụng các tài nguyên nguồn lực có sẵn có thể giúp tiết kiệm chỉ phí và thời gian trong việc tìm kiếm và phát triển nhân sự, giảm thiếu việc phải thay thế nhân sự trong thời

gian ngắn hạn Ví dụ như thay vì thuê các chuyên gia bên ngoài đến để đào tạo cho các

nhân viên, tô chức hay doanh nghiệp đó có thể tận dụng chi phí để đào tạo cho những nhân viên chủ chốt, có năng lực tốt đề sau đó, họ sẽ đảo tạo lại nội bộ cho những nhân viên khác trong công ty Việc giảm chỉ phi dao tạo nhân viên cho thấy chiến lược giữ chân và phát triển nhân tài của doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả

13

Như vậy, chí phí quản lý nguồn nhân lực tôi ưu là một “thước đo” quan trọng

để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự Khi các chi phí được tối ưu hóa, nó không chỉ

giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài chính mả còn nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả

năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển lâu dài

Câu 2: Cách duy trì động viên nguồn nhân lực của tổ chức

2.1 Xây dựng môi trường làm việc thần thiện

Thushel Jayaweera (2015) đã trình bảy quan điểm về môi trường làm việc trong tác phẩm “/mpact of Work Environmental Factors on Job Performance, Mediating Role of Work Motivation: A Study of Hotel Sector in England” rang diéu kiện môi trường ảnh hướng đáng kế đến động lực làm việc của người lao động, môi trường làm việc tốt sẽ tạo ra động lực làm việc tốt, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên Qua đó, các nhà quản lý và giám sát phải xem xét cải thiện môi trường làm việc, đồng thời xem xét các yếu tô thê chất và tâm lý xã hội đề thúc đây hiệu suất, hiệu quả công việc của nhân viên Theo Bủi Thị Minh Thu (2014), môi trường an toàn,

có đầy đủ công cụ để làm việc, ĐIỜ giác làm việc hợp lý, nơi làm việc đảm bảo an toàn cho người lao động sẽ có tác động lớn đến động lực làm việc của người lao động Tổ chức cũng cần phải phân công lao động hợp lý, cải thiện điều kiện làm việc tại nơi làm việc, mục tiêu công việc phù hợp với từng phòng, ban và đội công trường Điều kiện làm việc là yếu tô quan trọng ảnh hưởng đến mức độ tiêu hao sức lực của người lao dong trong quả trình tiến hành sản xuất Cải thiện điều kiện làm việc còn là việc thực hiện tốt các chính sách an toàn lao động, đầu tư máy móc thiết bị chuyên dùng để tăng năng suất và cải thiện môi trường xung quanh người lao động

Xây dựng môi trường làm việc thân thiện là quá trình tạo ra một không gian làm việc tích cực, nơi mà nhân viên cảm thây thoải mái, an toàn và có thể phát huy tối

đa khả năng của mình Môi trường này không chỉ tập trung vào các yếu tố vật lý mà còn bao gồm cả văn hóa tổ chức, mối quan hé gitra cac thành viên, và sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo Môi trường làm việc thường bao gồm các yếu tổ sau:

Thứ nhất, mỗi quan hệ với cấp trên và đồng nghiệp Mối quan hệ với đồng nghiệp đóng vai trò vô củng quan trọng Môi trường làm việc thân thiện là nơi mà mọi người hỗ trợ lẫn nhau, tạo ra cảm giác thân thuộc và gắn bó Nhân viên khi đến cơ

quan làm việc cũng sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý tướng, thảo luận vả giải

quyết vấn đề củng nhau Để có thể đạt được sự gan kết với tổ chức của nhân viên, các nhà quản trị cần xây dựng, thiết lập mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và doanh

nghiệp đồng thời động viên khuyến khích nhân viên coi trọng lòng trung thành, tận tụy

với doanh nghiệp Nhân viên cảng đánh giá cao việc trở thành là một phần của tô chức

và tự hào là thành viên trong tô chức, thì họ cảng chắc chắn ở lại phát triển lâu dai cùng với tô chức

Thứ hai, vị trí trụ sở của tô chức Vị trí địa lý thuận lợi giúp nhân viên dễ đàng tiếp cận nơi làm việc Nếu trụ sở nằm ở khu vực giao thông thuận tiện, gần các phương

tiện công cộng, trung tâm thương mại hoặc khu dân cư đông đúc, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong việc đi lại hàng ngảy Điều này không chỉ giảm áp lực trong

14

việc di chuyển mà còn tạo điều kiện cho nhân viên có thêm thời gian cho các hoạt động cá nhân va gia đình Thứ hat, trụ sở đặt tại các khu vực có môi trường song tốt,

an toàn và nhiều tiện ích sẽ tạo điều kiện tốt cho đời sống tính thần của nhân viên Những khu vực có không gian xanh, gần gũi với thiên nhiên, hay có các hoạt động giải trí phong phú thường thu hút nhân viên hơn, từ đó nâng cao sự hài lòng và gắn bó với

tổ chức (Chọn vị trí thuận tiện, có cơ sở vật chất tốt và không gian làm việc thoải mái)

Thứ ba, cơ sở vật chất và một số điều kiện khác Cơ sở vật chất tốt bao gồm không gian làm việc thoải mái, trang thiết bị hiện đại và các tiện ích hỗ trợ như khu vực nghỉ ngơi, phòng họp, và công nghệ thông tin Những tiện nghỉ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên và tạo nên môi trường chuyên nghiệp, giup gia4m căng thẳng và cải thiện tâm trạng, từ đó nâng cao năng suất (Đầu tư vào trang thiết bị hiện dai, tao khéng gian làm việc linh hoạt và khuyến khích sự sáng tạo)

2.2 Xây dựng văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là tổng thể các giá trị, niềm tin, quy tắc ứng xử, phong cách

làm việc và hành vi được chia sẻ trong một tổ chức Nó ảnh hưởng đến cách mà nhân viên tương tác với nhau, cách họ làm việc, và cách mà tổ chức giao tiép với bên ngoài Văn hóa tô chức có thê hình thành từ lịch sử, sứ mệnh, tầm nhìn và các quy định của tô chức bao gồm những yếu tố như giá trị cốt lõi của tô chức, quy định và nề nếp làm việc Văn hóa tổ chức không chỉ ảnh hưởng đến tính thần và sự hài lòng của nhân viên

mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hiệu quả hoạt động và sự thành công lâu dài của tô chức

Vi du: Uber dudi thoi cwu CEO Travis Kalanick Van héa tai Uber duoc cho 1a rất độc hại, với sự cạnh tranh khốc liệt gitra cac nhân viên va áp lực lớn để đạt được KPI đặt ra Bên cạnh đó, sự thiểu minh bạch và lạm dụng quyền lực đã dẫn đến nhiều hành vi không đúng mực, bao gồm cả việc quấy rối tỉnh dục và phân biệt đối xử Chính sách "làm việc không nghỉ" và phong cách lãnh đạo quyết liệt đã tạo ra một môi trường làm việc căng thắng, khiến nhiều nhân viên cảm thấy kiệt sức và không thể cống hiến tiếp tục Cuối cùng, những vấn đề này đã dẫn đến sự chỉ trích mạnh mẽ từ công chúng và kết quả là Kalanick phải từ chức vào năm 2017

2.3 Phát huy dân chủ

Phát huy dân chủ trong cơ quan tổ chức là quá trình tạo ra một môi trường làm việc mà trong đó mọi thành viên đều có quyền tham gia vào các quyết định liên quan đến công việc của họ Điều này bao gồm việc khuyến khích sự đóng góp ý kiến từ tất

cả các cấp bậc, tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận mở và minh bach, va xây dựng một văn hóa tôn trọng ý kiến của nhau

Phát huy dân chủ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tất cả thành viên trong đội ngũ nhân sự đều cảm thấy được tôn trọng và ngảy càng tích cực đóng góp sáng kiến cho tô chức Khi nhân viên được tham gia vào quyết định và có cơ hội đóng góp ý kiến, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn với tô chức Điều này không chỉ tăng cường sự

hải lòng trong công việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và đôi mới, giảm thiểu sự

15

rời bo va nâng cao hiệu suất làm việc Từ đó, tổ chức có thể duy trì được nguồn nhân lực ôn định và phát triển bền vững hơn

Ví dụ: Unilever là doanh nghiệp nỗi tiếng với việc phát huy dân chủ và đóng góp xã hội Doanh nghiệp nảy đã thiết lập bộ quy tắc ứng xử dành cho nhân viên và lãnh đạo các cấp Trong đó, nhà quản lý cần cung cấp quy trình minh bạch, công bằng

và bí mật để nhân viên có thế nêu lên quan ngại Các hệ thông và quy trình này phải cho phép nhân viên thảo luận về bất kỳ tình huống nào mà họ tin rằng họ đã bị phân biệt đối xử hoặc đối xử bất công, không được tôn trọng hoặc tôn hại phẩm giá với mục đích thúc đây môi trường làm việc công bằng và an toàn, nơi làm việc mà mọi quyền đều được tôn trọng và mọi người đều có thê phát huy đầy đủ tiềm năng

2.4 Chế độ đãi ngộ hợp lý

Theo Hà Nam Khánh Giao, Nguyễn Văn Trưng (2018), lương, thưởng và phúc lợi có tác động mạnh đến động lực của người lao động Tô chức cần xây dựng phương pháp đánh giá hiệu quả công việc một cách rõ ràng, chính xác và công bằng, như công

cụ đánh giá công việc KPIs; xây dựng chế độ đánh gia tac nhan kích thích, phản ứng, hậu quả, hành vi tương lai; trả lương, thưởng theo năng lực, đóng góp của người lao động Đồng thời cần tranh thủ các nguồn quỹ phúc lợi để duy trì, chăm lo cho người

lao động kịp thời, công bằng, công khai và minh bạch Điều này sẽ thúc đây động lực

làm việc của cá nhân người lao động trong tô chức theo chiều hướng có lợi cho tổ chức

Ví dụ: Khi nhân viên cảm thấy mình được trả công xứng đáng với công sức và

tô chức đang quan tâm đến lợi ích và sự phát triển của đội ngũ nhân viên, họ sẽ có cảm giác an toàn và công hiến hơn trong công việc Việc xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý vừa là cách thức duy trì nguồn nhân sự, vừa là cách thức nhằm cân nhắc và tính toán khoản chi phù hợp cho lương và thưởng

2.5 Phong cách lãnh dạo hợp lý

Phong cách lãnh đạo là cách mà một nhà lãnh đạo tương tác, định hướng và quản lý nhóm hoặc tổ chức của mình Nó bao gồm các phương pháp và kỹ thuật mà lãnh đạo sử dụng để ảnh hưởng đến hành vi, động lực và hiệu suất của nhân viên Phong cách lãnh đạo ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên, văn hóa tổ chức, sự hài lòng và gắn bó của nhân viên với công việc

Có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, mỗi phong cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với các tình huống và môi trường khác nhau:

Lãnh đạo dân chủ cho phép nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định,

khuyến khích ý kiến và sự đóng góp từ họ

Lãnh đạo độc đoán quyết định nhanh chóng và yêu cầu nhân viên tuân theo mà

không tham khảo ý kiến

Lãnh đạo linh hoạt có khả năng điều chỉnh phong cách tùy theo tình huống và nhu cầu của nhóm

Phong cách lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến sự ôn định của nguồn nhân lực vì nó định hình môi trường làm việc và mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên Một phong cách lãnh đạo tích cực như lãnh đạo dân chủ hay lãnh đạo linh hoạt sẽ tạo ra không khí

16

làm việc thân thiện và khuyến khích sự giao tiếp mở Ngoài ra, phong cách lãnh đạo rõ ràng và công bằng giúp nhân viên hiểu được kỷ vọng và mục tiêu của tô chức, từ đó

tạo ra sự định hướng và động lực trong công việc

Vị dụ: Yahoo dưới sự lanh dao cua Marissa Mayer Khi Mayer tro thanh CEO vào năm 2012, bà đã áp dụng phong cach lanh dao déc doan trong nhiéu quyét dinh quan trọng Mặc dù bà có nhiều kinh nghiệm từ Google, nhưng nhiều quyết định của

Mayer thiéu sự tham khảo ý kiến từ các nhân viên và không dựa trên dữ liệu phản hồi

từ thị trường Một trong những quyết định gây tranh cãi là việc loại bó chính sách làm việc từ xa vào năm 2013, yêu cầu tất cả nhân viên làm việc tại văn phòng Điều nay da

gay ra sự không hài lòng lớn trong nội bộ, khiến nhiều nhân viên tài năng rời bỏ công

2.6 Công nhận nhân viên có đóng góp cho tô chức

Sự khuyến khích bằng cách trao phần thưởng có tác động mạnh mẽ đến động lực đóng góp của nhân viên đối với tổ chức, bên cạnh đó sự kỳ vọng được đánh giá cao và đối xử công bằng cũng là yếu tố quan trọng để thỏa mãn nhu cầu của nhân viên Zakaria và cộng sự (2011) cho rằng những nhân viên được động viên tốt sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho bất kỷ công ty nao vi hiệu suất của họ giup tổ chức đạt được mục tiêu

Dựa trên tháp nhụ cau Maslow, nhu cau tự thể hiện của con HĐƯỜI 6 vi tri cao nhất, kết quả mong muốn của sự tự thể hiện chính là nhận được sự trân trọng của cấp trên và sự công nhận của đồng nghiệp Vì vậy, để giữ chân được đội ngũ nhân viên, cần phải có những biện pháp thế hiện sự công nhận của tô chức đối với đóng góp của nhân viên, điều này không chỉ giúp cơ quan, doanh nghiệp duy trì ôn định nguồn nhân lực mà còn xây dựng “văn hóa công nhận” cho tô chức phát triển bền vững

2.7 Thiết lập quy trình thăng tiến rõ ràng

Cơ hội thăng tiến là khả năng mà một nhân viên có thê được nâng cao vị trí, chức vụ hoặc trách nhiệm trong tô chức của mình

Việc thiết lập quy trình thăng tiến rõ rang tao ra sự tin tướng giữa nhân viên và lãnh đạo, dựa trên cơ sở đó chứng minh sự thăng tiến không phụ thuộc vào yếu tố ngẫu

nhiên hay thiên vị, đồng thời giúp nhân viên cảm thấy yên tâm và muốn gắn bó lâu dai

với tổ chức Bên cạnh đó, việc xây đựng cách thức thăng tiến còn giúp nhân viên nỗ

lực và công hiến nhiều hơn dựa trên những yêu cầu có sẵn, từ đó không chỉ gia tăng

năng suất mà còn gitr duoc su ổn định nhân sự của tổ chức

Vi du: Tại công ty rượu vang mạnh Pernod Ricard ở Bắc Mĩ, nhân viên có thể

sử dụng công cụ quản ly nhân lực Workday để xem tất cả các vị trí việc làm ở các cấp bậc khác nhau trên toàn công ty, bao gom tiêu chuẩn đạt được cấp bậc, những công việc cần làm và trách nhiệm phải gánh vác

2.8 Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên

Thuật ngữ cơ hội phát triển nghề nghiệp thường đề cập đến việc sử dụng các phương pháp nhằm nâng cao năng lực của nhân viên (Narseen, 2018) Phần lớn cơ hội phát triển nghề nghiệp sẽ hướng tới việc nâng cao kiến thức và kỹ năng hoặc thiết lập

và đạt được mục tiêu nghề nghiệp Điều quan trọng cần lưu ý là khi thiếu các cơ hội

17

phát triển nghề nghiệp sẵn có, nhu cầu của nhân viên sẽ không được đáp ứng đầy đủ

và cuối cùng sẽ làm giảm mức độ hài lòng trong công việc (Chen vả cộng sự, 2004)

Tạo cơ hội phát triển năng lực cho nhân viên xuất phát từ việc các cấp quản lý

phải đánh giá nhân viên dưới góc nhìn khách quan và cởi mở để nhân viên tham gia

đóng góp vào các dự án, lắng nghe, quan sát và phát hiện tiềm năng ở nhân viên

Được làm việc ở môi trường nơi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ trong việc phát triển năng lực bản thân nhằm thăng tiến trong sự nghiệp không chỉ nâng cao sự

hải lòng trong công việc mà còn tạo ra văn hóa tích cực, khuyến khích sự hợp tác vả

sáng tạo Tất cả những yếu tổ trên góp phân tạo nên khả năng giữ chân nhân viên lâu dai va nguồn nhân lực ồn định cho tổ chức

Vi dụ: Google Career Certifcates là một chương trình đảo tạo trực tuyến do Google phát triển nhằm cung cấp các kỹ năng cần thiết cho những người muốn gia nhập thị trường lao động trong các lĩnh vực công nghệ đang phát triển nhanh chóng Sau khi hoàn thành khóa học, học viên sẽ nhận được chứng chỉ từ Google, được công nhận bởi nhiều nhà tuyển dụng trong ngành công nghệ Tính đến năm 2021, hơn 100.000 người đã nhận chứng chỉ từ Google Career Certificates

2.9 Tích cực quan tâm và động viên nhân viên

Đề tích cực quan tâm và động viên nhân viên, cơ quan tô chức có thé tao ra một môi trường làm việc thân thiện bằng việc thường xuyên tổ chức các buôi teambuilding,

nơi nhân viên có thể chia sẻ ý kiến, nguyện vọng và những khó khăn đang gặp phải,

cũng là nơi lãnh đạo có thể quan sát và phát hiện các vấn đề mà nhân viên mình gặp phải Lãnh đạo nên lắng nghe và đưa ra phản hồi chân thành, tạo cảm giác rằng họ thực sự quan tâm đến sự phát triển và cảm xúc của nhân viên

Tích cực quan tâm và động viên nhân viên có vai trò then chốt trong việc duy trì ôn định nhân sự bởi vì khi nhân viên cảm thây được quan tâm, họ sẽ có xu hướng gan bó hon với tổ chức Sự quan tâm nảy tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi

mà nhân viên cảm thấy giá trị và được tôn trọng Khi nhân viên được động viên và hỗ trợ tron công việc cũng như trong đời sông cá nhân, họ sẽ có động lực cao hơn để cống hiến, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Việc này giup giam tỷ lệ nghỉ việc, bởi nhân viên không chỉ tìm thấy sự hải lòng trong công việc mà còn cảm thấy an toàn về mặt tâm lý Bên cạnh đó, nhân viên đều gặp phải các vẫn đề trong cuộc sông, việc quan tâm, động viên và hỗ trợ họ vượt qua các khó khăn đó không chỉ thỏa mãn nhu cầu mà còn hạn chế những khó khăn tác động tiêu cực đến khả năng tiếp tục làm việc của họ

Vi du: Microsoft Holistic Wellbeing la trang web thudc doanh nghiệp Microsoft, chương trình này được tạo lập không chỉ với mục đích tập trung vào sức khỏe thể chất mà còn chú trọng đến sức khỏe tính thần và cảm xúc của nhân viên Chương trình này bao gồm nhiều hoạt động và nguồn lực nhằm hỗ trợ nhân viên duy

trì trạng thái khỏe mạnh và cân bằng trong cuộc sống hàng ngảy Trong năm 2021,

khoảng 80% nhân viên Microsoft đã tham gia vào các hoạt động thể dục hoặc chương trình chăm sóc sức khỏe do công ty tổ chức

2.10 Điều chỉnh khối lượng công việc vừa phải

18

Nhà lãnh đạo có thê điều chỉnh khối lượng công việc vừa phải cho nhân viên bằng nhiều cách Trước hết, họ cần đánh giá khối lượng công việc hiện tại của từng

nhân viên, thực hiện khảo sát nhằm hiểu rõ mức độ khả nang cua mỗi cá nhân và tải

trọng công việc của từng vị trí việc làm

Điều chỉnh khối lượng công việc vừa phải giúp duy trì ôn định nhân sự vi khí

nhân viên không bị quá tải, họ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và chất

lượng Khi khối lượng công việc hợp lý, nhân viên sẽ cảm thấy ít căng thắng hơn, từ

đó giảm nguy cơ kiệt sức và tăng cường sự hải lòng trong công việc Điều này tránh

việc quá nhiều sự phân công cho một cá nhân hay đội nhóm, dẫn đến chất lượng hoàn thành chỉ với mục đích không trễ hạn Nhân viên khi cảm thây có thê đạt được các

nhiệm vụ mà không bị áp lực bởi khối lượng công việc quá tải sẽ thực hiện nhiệm vụ

đó tốt hơn

Câu 3: Yếu tố môi trường bên trong và các tác động đến tô chức

Mức độ áp dụng công nghệ là yếu tô then chốt ảnh hưởng rất nhiều tới sự tồn tại

và phát triên của doanh nghiệp Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo, rô - bốt, máy móc hiện đại, chuyến đổi số đã tác động rất nhiều đối với doanh nghiệp và công tác quản trị nhân sự, cũng ảnh hưởng không kém gì so với các ngành nghề khác trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

3.1 Cơ hội

Với việc phát triển của internet thì công tác tuyển dụng của doanh nghiệp thêm

sự đa dạng và thuận tiện, dễ đàng được tim kiếm, tạo ra nhiều cơ hội đề thu hút nhiều người lao động chất lượng

Công tác quản lý nhân viên có thể được thực hiện từ xa thông qua internet, giúp

nhà quản trị năm bắt tình hình nhân viên làm việc thuận tiện hơn

Dé dàng thiết lập liên lạc giữa các nhân viên với nhau và giữa nhân viên cấp trên với nhân viên cấp dưới, thuận tiện cho việc trao đôi thông tin, tài liệu

Đối với người lao động chân tay, máy móc và các ứng dụng khoa học công

nghệ giúp giải phóng sức lao động của con người đồng thời tiết kiệm kính phí doanh nghiệp, nâng cao năng lực sản xuất và tạo lợi nhuận

3.2 Thách thức

Khiến nhân viên phụ thuộc nhiều vào các thiết bị điện tử (điện thoại, máy tính, ) đặc biệt là nhân viên văn phòng Họ rất khó làm việc nếu có sự cố với các thiết bị

đó

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn kinh phí thấp thì không thể áp

dụng nay các thiết bị, máy móc công nghệ cao được Tạo ra sự chênh lệch về công tác quản trị nhân lực giữa doanh nghiệp lớn với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Khi áp dụng các máy móc công nghệ cao trong sản xuất, đòi hỏi người lao động phải có trình độ cao, việc tuyên dụng người lao động chất lượng sẽ khó khăn hơn

19

Câu 4: Yếu tố môi trường bên ngoài và các tác động đến tô chức

Pháp luật được hiểu là hệ thống các quy tắc xử sự chung được đặt ra bởi nhà nước và mang tính bắt buộc thực hiện với mọi chủ thể trong xã hội Nội dung của pháp luật thể hiện ý chí, bản chất của giai cấp thống trị Quản trị nhân sự là hoạt động tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nảo trong hoạt động kinh doanh thường ngày, các nhà quản trị có các phương thức quản lý khác nhau nhưng các quyết định được ban hành vẫn được xây dựng dựa trên mỗi quan hệ xã hội cơ bản là quan hệ siữa NSDLĐ va NLD voi đầy đủ các tính chất vốn có của nó Do đó, quản trị nhân sự trong doanh nghiệp chịu sự điều chỉnh bởi các quy định của pháp luật lao động Dưới đây là một số tác động của pháp luật đến công tác quản trị nhân sự của tô chức:

Vè tuyển dụng nhân sự, pháp luật có thê quy định các nội dung về hình thức

tuyển dụng, quyền và nghĩa vụ của NSDLĐ và NLĐ trong tuyên dụng lao động Những nguyên tắc của pháp luật nhằm đảm bảo bình đắng về cơ hội cho tất cả người lao động Chang hạn, Theo Bộ luật công bình năm 2010 của Anh, có hiệu lực từ ngày

01 tháng 10 năm 2010, NSDLĐ có thế bị phạt lên đến 20.000 bảng Anh nếu trong vi

phạm quy định về phân biệt đối xử quá trình tuyên dụng lao động

Vè đào tạo phát triển nhân sự, một trong những công việc quan trọng mà NSDLĐ phải quan tâm trong quản trị nhân sự chính là đào tao và phát triển nhân sự Tuy nhiên, dé bao vé NLD cing nhu rang budc trach nhigm cua NLD sau dao tao, pháp luật các nước cũng đều quy định về trách nhiệm của NSDLĐ trong việc đảo tạo phát triển nhân sự và trách nhiệm của NLÐ trong và sau quá trình đảo tạo nhằm bảo vệ quyên lợi cho NSDLĐ (Pháp luật đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và quyền quản lý của doanh nghiệp)

Về quản lý và sử dụng nhân sự, quyền quản lý lao động bao gồm tông thê các quyên sắp xếp, tô chức lao động, quyết định thời giờ làm việc, quyết định mục tiêu, nhiệm vụ tại từng thời điểm, quyết định cơ cấu lương thưởng, quyết định việc phối hợp hoạt động Tuy nhiên, sẽ tồn tại phạm vi cho phép NSDLĐ tùy ý điều hành đối voi NLD dẫn đến một trong những quyền đặc trưng của NSDLĐ là quyền điều chuyển

NLĐ Ở Đức thông thường khi điều chuyển NLĐ thì căn cứ vào HĐLĐ trong cùng

một nơi làm việc có thê chuyên NLĐ sang làm một công việc tương tự ở vị trí khác trong công ty nhưng nếu điều chuyên NLĐ sang một khu vực chỉ nhánh khác để làm

20

viéc thi can phải nhận được sự đồng y cua NLD va nếu như trong HĐLĐ không có nội dung về điều chuyền lao động thì NSDLĐ phải thỏa thuận với NLD

Vè chế độ đãi ngộ đối với nhân sự, pháp luật các nước cũng thường không có

một quy định trực tiếp điều chỉnh đối với các nội dung về áp dụng chế độ đãi ngộ đối

với nhân sự của NSDLĐ Chỉ có các nguyên tắc liên quan đến chống phân biệt đối xử

được áp dụng xuyên suốt các khía cạnh của quan hệ lao động có nhiều tác động chỉ

phối tới việc thực hành quyền kế trên của NSDLĐ Các chính sách đãi ngộ không

được phân biệt dựa trên sự khác biệt về giới tính, dân tộc, màu da, xu hướng tinh dục,

độ tuôi,

Vẻ chỉ phí, việc tuân thủ các quy định pháp luật thường đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư thêm vảo quy trình quản lý và kiếm soát, bao gồm chỉ phí cho đào tạo nhân viên, bảo hiểm, đảm bảo an toàn lao động và các thủ tục pháp lý Điều này làm gia tăng gánh nặng tài chính, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Về tính linh hoạt trong quản trị nhân sự, Các quy định chặt chẽ về tuyển dụng, sa thải, hợp đồng lao động và bảo vệ quyền lợi người lao động có thể làm hạn chế khả năng phản ứng nhanh chóng của doanh nghiệp với những thay đối về thị trường lao động hoặc yêu cầu công, việc Điều này có thể làm giảm tính linh hoạt của doanh

nghiệp trong việc điều chỉnh nhân sự và tối ưu hóa nguồn lực

Về quy trình hành chính, nhiều quy định pháp lý yêu cầu doanh nghiệp phải thực

hiện các thủ tục hành chính phức tạp, như báo cáo tài chính, nộp thuế và bảo hiểm xã hội Các thủ tục này không chỉ tốn thời gian mà còn đòi hỏi sự đầu tư về nhân sự và công nehệ, dẫn đến giảm hiệu suất và làm chậm quá trình ra quyết định quản trị

Về rửi ro pháp lý, do các quy định pháp luật có thể không rõ ràng hoặc có nhiều cách hiểu khác nhau, đoanh nghiệp dễ rơi vào tinh trạng vi phạm vô ý hoặc tranh chấp với cơ quan pháp luật hoặc người lao động Những vấn đề này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, tôn thất tài chính và ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng doanh nghiệp

Về quyền tự chủ, một số quy định pháp luật can thiệp quá sâu vào quá trình quản

lý, chẳng hạn như việc giới hạn giờ làm thêm, quy định nghiêm ngặt về phúc lợi và lương thưởng, có thể hạn chế khả năng tự chủ của nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định quản lý nhân sự và điều chỉnh hoạt động kinh doanh theo nhụ cầu thực tế

Vé tính đông nhất và nhất quán, các quy định pháp lý có thể không đồng nhất giữa các ngành, khu vực hoặc quốc gia, gây khó khăn cho các doanh nghiệp hoạt động

21

xuyên biên giới Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh các chính sách quản trị để phù hợp với các luật địa phương, làm tăng thêm sự phức tạp trong quản lý

BÀI TẬP 2

Phân tích công việc của các vị trí việc làm trong văn phòng (Lễ tân, văn thư, lưu trữ,

thư ký, quản lý nhân sự (Lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Thi đua khen thưởng,

kỷ luật, ), quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, các công việc hành chính khác)

với những yêu câu sau:

1 Soạn một bản câu hỏi phân tích công việc dé phỏng vẫn từng loại chuyên viên

(ít nhất 10 câu hỏi cho từng loại chuyên viên)

2 Soạn bản mô tả công việc, bản yêu câu chuyên môn công việc, bản tiêu chuân

kết quả công việc cho từng vị trí việc làm trong văn phòng

1 LỄ TÂN

1.Bản câu hỏi phân tích công việc đề phỏng vần vi tri le tan

PHAN TICH CÔNG VIỆC

1 Bạn đã từng gặp tình huống nào đặc biệt khó khăn

khi làm việc ở vị trí lề tân không? Bạn đã giải quyềt

2 Trong quá trình làm việc, bạn nghĩ những kỹ năng

quan trọng nhất đôi với vị trí le tan la gi?

5 Bạn nghĩ điều øì là quan trọng nhất trong việc tạo

ân tượng đầu tiên với khách hàng? Kiếm tra k¥ nang giao tiép va tuong tác

6 Ban da sir dung phan mém nao nham phuc vu cho

22

hoạt động lễ tân? Hãy chia sẻ về cách bạn sử dụng

chúng

nghệ thông tin

7 Khi gặp khách hàng không hài lòng, bạn thường

áp dụng phương pháp gì đề giải quyết vẫn đề một

8 Bạn đã từng tham gia đào tạo nhân viên mới hoặc

hướng dẫn dong nghiép về quy trình làm việc tại

quây lễ tân chưa? Nếu có, bạn đã làm điều đó như

thé nao?

Đánh giá kỹ năng hướng dẫn và hỗ trợ đồng nghiệp

9 Nếu bạn phải tối ưu hóa quy trình làm việc tại

quấy lẽ tân, ban sé bat dau từ dâu và làm thê nào đề

cai tien quy trình đó?

Kiểm tra khả năng tư duy

cải tiên và kỹ năng phân

tích quy trình

10 Trong trường hợp có nhiều nhiệm vụ cần phải

giải quyết dong thoi, ban da quan ly thoi gian va sap

xếp công việc như thế nào dé dam bảo hoàn thành

dung han?

Đánh øiá khả năng quản

lý công việc dưới áp lực

11, Trong quá trình làm việc, bạn đã có kinh nghiệm

làm việc với khách hàng quốc tế hoặc trong môi

trường đa ngôn ngữ chưa? Nếu có, bạn hãy chia sẻ về

hoạt động này

Đánh øiá mức độ thành thạo và ứng dụng ngoại ngữ trone công việc

12 Bạn làm thế nào để đảm bảo mọi thủ tục và giấy

tờ tai quay lề tân được xử lý một cách chính xác và

2 Bản mô ta công việc lề tân

MÔ TẢ CÔNG VIỆC THÔNG TIN CHUNG VẺ CÔNG VIỆC

Lễ tân chịu trách nhiệm chào hỏi đón tiếp khách, cung cấp thông tin cơ bản về công ty,

hỗ trợ các hoạt động văn phòng và đảm bảo liên lạc thông suốt giữa các phòng ban và

đôi tác bên ngoài

TRACH NHIEM QUYÈN HẠN Luôn vui vẻ va coi mở trong quá trình

làm việc

Được trau dồi nghiệp vụ lễ tân

Đảm bảo khách rời đi với ấn tượng tốt

sau khi trải nghiệm dịch vụ

Tham gia hoàn thiện hệ thống hành chính

trong doanh nghiệp

Đón tiếp và hướng dẫn khách đến các bộ

phan liên quan

Báo cáo kết quả công việc với quản lý trực tiếp, được phép báo cáo vượt cấp trong tỉnh huống đặc biệt

Đê xuât các ý kiên trao đôi với cấp quản lý

đề thực hiện công việc hiệu quả hơn

các yêu cầu, phan nan - khiếu nại của

Xác minh các trường hợp cần thực hiện

phương thức thanh toán

Được cung cấp đây đủ các trang thiết bị

5 Tiếp nhận thông tin của khách, đảm bảo thu thập các thông tin can thiết

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu câu

Trong doanh nghiệp, ngoài doanh nghiệp, trưởng phòng hành chính - nhân sự, khách

hàng/ đối tác, phòng ban chuyên môn, đơn vị hành chính công, đơn vị cung cấp dịch

Phương tiện phục vụ công việc do công ty cung câp: điện thoại bàn, máy vị tính, máy

scan, số phi chép công việc,

THỜI GIAN |SÓ LƯỢNG | CHÁT LƯỢNG

Ngay sau khi | 100% khách Chuyên nghiệp, lịch khách đến hàng được sự chào hỏi và chu

tiếp đón đáo với khách

THỜI GIAN SO LUQNG CHAT LUONG

Nhận cuộc gọi | Trong vòng 3 | 100% các cuộc | Giọng nói rõ ràng,

và chuyên đến | hồi chuông gọi được xử lý | truyền đạt thông tin

liên quan Quản lý và sắp Lên kế hoạch | 100% lịch hẹn | Thời gian chinh xác, xép lich hen và thông báo | được sắp xếp | tránh trùng lịch

lịch hẹn đúng và

trước ítnhất | đầy đủ

1 tuần Nhận và chuyên Trong một 100% văn thư | Không được sai sót, phát thư từ, ngày làm được chuyển | chuyến đúng thời công văn VIỆC phát và xử lý | gian và đúng người

nhận Cung cấp thông | Sau khi nhận | 100% thông | Thông tin chính xác,

tin cần thiết cho | được thông | tin cần thiết cung cấp kịp thời và

các đối tác và |tin chính xác | được cung cấp | đúng người

phòng ban khác nhau

Sắp xếp gọn Thường 100% quây lễ | Gon gang, khong vira

gảng, ngăn nắp quây lễ tân

xuyên trong suốt quá trình

tân luôn gọn

gang, sạch sẽ

bộn, trang trí bắt mắt tạo ấn tượng tốt với

làm việc khách hàng

Hỗ trợ các công | Trong thời 100% công Chính xác, kịp thời,

việc hành chính | gian quy định | việc được không sai sot khác khi có từng công hoản thành

yêu cầu việc cụ thẻ,

thường sẽ thực hiện trong vòng

Báo cáo cho: Bộ phận Nhân sự

Ưu tiên có bằng tốt nghiệp đại học loại p1ỏi và một số chứng chỉ liên quan

Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng

Hiểu biết về các phần mềm văn phòng

như Microsoft Office (Word, Excel,

Kiên thức về nguyên tắc bảo mật thông tin

nội bộ va quan ly van thu

Thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Trung Nhanh nhẹn và xử lý tình huồng tốt

Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm lễ tân hoặc vị trí tương đương

Có sức khỏe tốt, khả năng làm việc trong

môi trường văn phòng và chịu được áp

trong công việc

Tính trung thực và bảo mật cao

27

2 VAN THU, LUU TRU’

2.1.Bản câu hỏi phân tích công việc

2 Bạn đang làm việc với loại tài liệu nào

và sử dụng hệ thông lưu trữ nào?

Đánh øiá khả năng làm việc với các loại tài liệu khác nhau của nhân viên

3 Bạn hiểu như thế nào về quy trình lưu

trữ tài liệu? Bạn có thể mô tả một quy

trinh lưu trữ tài liệu mà bạn đã từng thực

hiện không?

Đánh øiá sự hiểu biệt về quy trình

làm việc và khả năng tô chức công

việc

4 Bạn đã có kinh nghiệm làm việc với các

phan mềm quản lý tài liệu nào không? hồ trợ công việc Đánh giá khả năng sử dụng công cụ

5 Theo bạn, công việc lưu trữ tài liệu có

lién quan gi dén cac quy định pháp luật

không?

Đánh giá kiến thức chuyên môn và

hiệu biết về các quy định pháp luật

về công việc lưu trữ tài liệu

6 Theo bạn, những phẩm chất nào là quan

trọng nhật đôi với một nhân viên van thu -

7 VỊ trí văn thư lưu trữ có cần khả năng

chịu được áp lực công việc cao không?

Đánh giá kỹ năng làm việc dưới áp lực và hoàn thành công việc đúng

thời hạn

8 Khi hệ thống máy tính bị lỗi và làm mắt

dữ liệu, bạn sẽ giải quyềt vần đề như thê

nào?

Đánh giá khả năng xử lý tỉnh huỗng

bất ngờ

9 Theo bạn, những nhiệm vụ quan trọng

nhât trong công việc văn thư lưu trữ là gi?

Vi sao?

Đánh giá mức độ ưu tiên công việc

và sự hiểu biết về tầm quan trọng của từng nhiệm vụ đối với công việc chung

10 Công việc có yêu cầu phải thường

xuyên hợp tác với các phòng ban khác

không?

Đánh giá khả năng phối hợp với các phòng ban khác

11 Bạn đã tham gia các khóa đào tạo nào

liền quan đền công việc văn thư lưu trữ?

Đánh giá nhu câu đào tạo và phát triên của nhân viên

thién quy trinh lam viéc hién tai? tao cua nhan vién

13 Theo bạn, những kỹ năng nào là quan

trọng nhất đôi với một nhân viên văn thự

lưu trữ?

yêu câu về kỹ năng của công việc

Tham dự các cuộc họp, hội nghị về lĩnh

vực được phân công

Hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiễn hành khoa học, an toàn, bảo mật Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiễn chất lượng quản lý văn thư lưu trữ Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ

Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ được

phân công, báo cáo và chịu trách nhiệm

trước cấp có thâm quyền về kết quả

thực hiện nhiệm vụ

Trực tiếp sử dụng con dấu để đóng vảo các giấy tờ theo quy trình của công ty

Phôi hợp với các cá nhân, tô chức khác

trong việc triền khai nhiệm vụ được

cap có thầm quyền ø1ao

Quan ly, bao quản và lưu trữ tài liệu, hỗ sơ của công ty

Được quyền: liên lạc với các phòng ban khác; báo cáo vượt cấp trong tình huống khẩn cấp; vào kho lưu trữ tra cứu thông tin hồ sơ mật khi

Tiệp nhận, kiểm tra, phân loại và sắp xếp đây đủ các tài liệu, văn bản chuyên đên và đi

Thực hiện nhiệm vụ lễ tân

CAC NHIEM VU PHU PHAI THUC HIEN

Đánh máy văn bản, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những

báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng

Trưởng phòng chuyên môn Nhân viên chuyên phát nhanh

Làm việc 05 ngày / tuần (nghỉ thứ 7 và chủ nhật)

THỜI GIAN LAM VIE

ƠI GIAN việc Sáng : 8h00 — 12h00

Chiều : 13h30 - 17h30

Máy tính bàn, điện thoại bàn,

Văn phòng phâm

CO SO VAT CHAT, TRANG BI May van phong : photo, scan, fax

Nước uống, tiện ích trong khu vực bếp

Bàn phế, không gian làm việc riêng

Chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ theo luật lao

QUYỀN LỢI LAO DONG động và luật bảo hiểm

PHÚC LỢI KHÁC

Hỗ trợ tiền ăn trưa, tiền ĐỬI xe, tiền taxi

Hỗ trợ ký túc xá cho lao động ở xa

Hỗ trợ nhà trẻ miễn phí cho người lao động có con nhỏ

Du lịch thường niên 1 - 2 lần / năm

Tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ miễn phí

Môi trường làm việc chuyên nghiệp

Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp ôn

định theo thâm niên và thành tích

2.3.Bản yêu cầu chuyên môn công việc

THONG TIN CHUNG VE CONG VIEC

VỊ trí: Nhân viên lưu trữ

Báo cáo cho: Trưởng Phòng Hành chính

YEU CAU TRINH ĐỘ

Tốt nghiệp đại học trở lên ngành lưu trữ

- Nhân sự

ngành lưu trữ

YÊU CÂU KIÊN THỨC

Nam được các khái niệm nguồn trong

Có kỹ năng tổ chức làm việc, lập kế hoạch,

quản lý thông tin và soạn thảo văn bản hành chính

Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn

thư lưu trữ theo quy định của pháp luật

Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc một cách khoa học

Hiéu rõ về nhiệm vụ công việc được

phân công theo quy định

Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết

bị văn phòng hiện đại

Tham mưu xây dựng văn bản để tổ

chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc

phạm vị quản lý

Khả năng giao tiếp, truyền đạt tốt

Hiều biết cơ bản về công nghệ thông

31

tin, có kiên thức về phân mêm quản lý

văn thư lưu trữ và có thê sử dụng một | tốt

so phan mém nang cao

Tiếng Anh giao tiếp cơ bản trở lên, ưu | Chủ động, linh hoạt xử lý van dé

tiên biết thêm ngoại ngữ khác hoặc sử

dụng được tiếng dân tộc thiểu số đối

với viên chức công tác tại vùng dân tộc

doanh nehiệp

ind yj : Thích nghi tốt với > y dhe ~ ` A Ậ k Kha "ang chiu đựng Thíc ne ' tot von Có khả năng tự bôi dưỡng, rèn luyện phâm chất môi trường làm việc, e1ữ được sức khỏe

Sức khỏe tong quat: Cần có thị lực tốt

dé doc, phân loại tai liệu Các hoạt động | Có khả năng sáng tạo, tư duy độc lập, diễn đạt như viết, gõ máy, sắp xếp tài liệu đòi | rõ ràng, mạch lạc

hỏi sự linh hoạt của tay và chân

và lưu trữ| văn bản, tài

tài liệu, hồ công việc |lượng, ít tải | đủ và không bị sai

một cách | liệu bị lỗi sót Hồ sơ được

hệ thống bảo mật

môi

tốt, không xảy ra tình trạng mat mát,

À „|Sô lượng vật | các trang thiết bị cơ

oar uel a ` „ | chất hay thiệt |sở vật chât một

Quần lý tài|công l ot ty no và clase oh |trang thiết „.¿ |Bbị luôn phải | cách cân than, ti mi |, Ð |, A ¬

sản, thiết bị | trình duyệt kề | bị cân thiết | „ , à ck `

của công ty | hoạch mua |cho công | ˆ ` ˆ ,

sắm hàng | ty các đủ, không bị | thường xuyên, tránh

Tiếp nhận, | Tiếp nhận văn |Đảm bảo|Số lượng tài | Kiểm tra kỹ cảng

kiêm tra,|bản, thư từ, tiếp nhận | liệu được xử lý | các tài liệu đến và

phân loại| hồ sơ từ bên | và gửi văn |theo như yêu | đi, việc phân loại,

và sắp xếp |ngoài chuyển | bản tải liệu |cầu từ cấp | sắp xếp tài liệu phải

đầy đủ các | đến doanh | theo đúng | trên, oiảm | tuân thủ đúng quy

tài liệu, văn | nghiệp, sắp | thoi gian thiếu số lượng |định Phân loại

bản chuyên | xếp và chuyên | đã được chỉ | bị lỗi chính xác, tài liệu

đến và đi | nhanh đến các | định được sắp xếp một

cách khoa học và dê tìm kiêm

33

theo chỉ thị và gui dén các bộ

TIEU CHUAN KET QUA

ne , | thong tin,

Tìm kiêm | lây dữ liệu từ Z ~.|Du sô lượng Ls xa „

Ẩ se | = ; xa | Hiệu nhanh A xac, cung cap day

xuat tài | trữ, sau đó, hệ „ truy xuât theo | , ˆ oo

liệu thông sẽ trả về | yêu cầu

yeu cau tu các phòng ban khác

ˆ | Hệ thông lưu trữ

Bồ sung và T được quản lý tôt,

Quản lý hệ | Kiêm kê, bô cập nhật|, , _ |luôn hoạt động ôn

thông lwu|sung và cập |thông tin ˆ à , | định, thông tin được

trữ nhật thông tin | nhanh , ; , | cap nhat và bô sung

thuong xuyén

Thực hiện Tiếp nhận, trả | Thời gian | Đảm bảo đủ số | Khí làm việc trực

nhiệm vụ lễ | lời, chuyển |cung cấp | lượng nhân sự | tiếp với khách hàng,

tân máy, điện |thông tín |để đón tiếp | phải luôn có thái độ

thoại khi |giả đáp |kháchhàng | niềm nở, chào đón

gọi vào công | khách hàng của khách, cần giải

34

4 Bạn có gặp khó khăn gì trong việc sử | Tìm hiểu về kỹ năng tin học văn phòng

dụng các phần mềm soạn thảo và lưu

trữ không?

5 Sau khi tiếp nhận hồ sơ và các thông

tin từ bộ phận khác, bạn sẽ làm những

công việc gi?

Tìm hiệu về thao tác thực hiện nhiệm vụ chính

6 Bạn sẽ làm những công việc gì để

chuẩn bị cuộc họp cho ban lãnh đạo?

Tìm hiệu về thao tác thực hiện nhiệm vụ chính

7 Bạn nhận được một file pdf về các tài

liệu cần thiết với yêu cầu in và gửi đến

bộ phận abc? Các thao tác cần thực

hiện?

Tìm hiệu về nhiệm vụ phy can thực hiện

8 Khi tô chức một cuộc họp, bạn cần

liền hệ với các bộ phận nào?

Tìm hiệu về môi quan hệ trong tô chức

9 Bạn cần làm øì khi được thông báo sẽ

có chuyến công tác trong 2 tuần tới?

Tìm hiệu về cách thức thực hiện nhiệm vụ chính

10 Phong cách ăn mặc như thế nào là

phù hợp với vị trí thư ký?

3.2 Bán mô tả công việc thư ký

1 Thay mat Ban Giam đốc thực hiện một

số công việc hành chính được giao

2 Tô chức cuộc họp và sự kiện

hồ trợ thực hiện công việc

36