Nhận cuộc gọi | Trong vòng 3 | 100% các cuộc | Giọng nói rõ ràng, và chuyên đến | hồi chuông gọi được xử lý | truyền đạt thông tin
các phòng ban chính xác
liên quan
Quản lý và sắp Lên kế hoạch | 100% lịch hẹn | Thời gian chinh xác, xép lich hen và thông báo | được sắp xếp | tránh trùng lịch
lịch hẹn đúng và
trước ítnhất | đầy đủ
1 tuần
Nhận và chuyên Trong một 100% văn thư | Không được sai sót, phát thư từ, ngày làm được chuyển | chuyến đúng thời công văn VIỆC phát và xử lý | gian và đúng người
nhận
Cung cấp thông | Sau khi nhận | 100% thông | Thông tin chính xác,
tin cần thiết cho | được thông | tin cần thiết cung cấp kịp thời và các đối tác và |tin chính xác | được cung cấp | đúng người phòng ban
khác nhau
Sắp xếp gọn Thường 100% quây lễ | Gon gang, khong vira gảng, ngăn nắp
quây lễ tân
xuyên trong suốt quá trình
tân luôn gọn gang, sạch sẽ
bộn, trang trí bắt mắt tạo ấn tượng tốt với
làm việc khách hàng Hỗ trợ các công | Trong thời 100% công Chính xác, kịp thời, việc hành chính | gian quy định | việc được không sai sot khác khi có từng công hoản thành
yêu cầu việc cụ thẻ, thường sẽ thực hiện trong vòng
1 ngày
4. Bản yêu cầu chuyên môn
Vị trí: Lễ tân văn phòng
26
Báo cáo cho: Bộ phận Nhân sự
Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị nhân lực, quản trị văn phòng, du lịch - khách sạn hoặc các ngành liên quan.
Kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lễ tân, hành chính văn phòng.
Ưu tiên có bằng tốt nghiệp đại học loại p1ỏi và một số chứng chỉ liên quan.
Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng
tốt.
Kiến thức về quản trị văn phòng và địch vụ khách hàng.
Tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.
Hiểu biết về các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), kiến thức sử dụng và vận hành các thiết bị văn phòng (máy photocopy, may fax,...).
Thanh thao ky nang tin hoc van phong.
Kiên thức về nguyên tắc bảo mật thông tin nội bộ va quan ly van thu.
Thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Trung. Nhanh nhẹn và xử lý tình huồng tốt.
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm lễ tân hoặc vị trí tương đương
Có sức khỏe tốt, khả năng làm việc trong môi trường văn phòng và chịu được áp lực công việc.
Thái độ chuyên nghiệp, tác phong lịch sự
Khả năng bình tĩnh và xử lý tốt nhiều công
việc cùng lúc.
Khả năng đứng và di chuyên nhiều trong ngày.
Nhiệt tỉnh, thân thiện và trách nhiệm cao
trong công việc.
Tính trung thực và bảo mật cao.
27
2. VAN THU, LUU TRU’
2.1.Bản câu hỏi phân tích công việc
CÂU HỎI MỤC ĐÍCH
1. Bạn đã từng gặp phải khó khăn gì trong quá (rình xử lý văn bản và cách mà bạn giải quyêt?
Đánh giá kinh nghiệm thực tế và kỹ nang giải quyết vân đê của nhân viên.
2. Bạn đang làm việc với loại tài liệu nào và sử dụng hệ thông lưu trữ nào?
Đỏnh ứiỏ khả năng làm việc với cỏc loại tài liệu khác nhau của nhân viên.
3. Bạn hiểu như thế nào về quy trình lưu trữ tài liệu? Bạn có thể mô tả một quy trinh lưu trữ tài liệu mà bạn đã từng thực hiện không?
Đỏnh ứiỏ sự hiểu biệt về quy trỡnh làm việc và khả năng tô chức công việc.
4. Bạn đã có kinh nghiệm làm việc với các
phan mềm quản lý tài liệu nào không? Đánh giá khả năng sử dụng công cụ hồ trợ công việc.
5. Theo bạn, công việc lưu trữ tài liệu có
lién quan gi dén cac quy định pháp luật không?
Đánh giá kiến thức chuyên môn và hiệu biết về các quy định pháp luật về công việc lưu trữ tài liệu.
6. Theo bạn, những phẩm chất nào là quan
trọng nhật đôi với một nhân viên van thu - lưu trữ?
Đỏnh ứiỏ sự tự nhận thức về bản thân và hiểu rõ về yêu cầu của công việc.
7. VỊ trí văn thư lưu trữ có cần khả năng chịu được áp lực công việc cao không?
Đánh giá kỹ năng làm việc dưới áp lực và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
8. Khi hệ thống máy tính bị lỗi và làm mắt
dữ liệu, bạn sẽ giải quyềt vần đề như thê nào?
Đánh giá khả năng xử lý tỉnh huỗng
bất ngờ.
9. Theo bạn, những nhiệm vụ quan trọng
nhât trong công việc văn thư lưu trữ là gi?
Vi sao?
Đánh giá mức độ ưu tiên công việc và sự hiểu biết về tầm quan trọng của từng nhiệm vụ đối với công việc chung.
10. Công việc có yêu cầu phải thường
xuyên hợp tác với các phòng ban khác không?
Đánh giá khả năng phối hợp với các phòng ban khác.
11. Bạn đã tham gia các khóa đào tạo nào
liền quan đền công việc văn thư lưu trữ?
Đánh giá nhu câu đào tạo và phát triên của nhân viên.
12. Bạn đã có những đóng góp gì để cải Đánh giá tính thần chủ động và sáng
28
thién quy trinh lam viéc hién tai? tao cua nhan vién.
13. Theo bạn, những kỹ năng nào là quan trọng nhất đôi với một nhân viên văn thự lưu trữ?
Đánh giá mức độ hiều biết về các
yêu câu về kỹ năng của công việc.
2.2. Bản mô tả công việc văn thư lưu trữ
Vị trí: Nhân viên văn thư lưu trữ Báo cáo cho: Trưởng Phòng Hành chính - Nhân sự
Khối: Văn phòng Bộ phận: Văn thư lưu trữ
Phòng: Hành chính - Nhân sự
Tham dự các cuộc họp, hội nghị về lĩnh
vực được phân công.
Hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiễn hành khoa học, an toàn, bảo mật. Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiễn chất lượng quản lý văn thư lưu trữ. Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ.
Cấp bậc: Nhân viên
Yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp thông tin, giấy tờ đề triển khai các nhiệm vụ
định kỳ hoặc đột xuất.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ được phân công, báo cáo và chịu trách nhiệm trước cấp có thâm quyền về kết quả thực hiện nhiệm vụ.
Trực tiếp sử dụng con dấu để đóng vảo các giấy tờ theo quy trình của công ty.
Phôi hợp với các cá nhân, tô chức khác trong việc triền khai nhiệm vụ được cap cú thầm quyền ứ1ao.
Quan ly, bao quản và lưu trữ tài liệu, hỗ sơ của công ty.
Được quyền: liên lạc với các phòng ban khác;
báo cáo vượt cấp trong tình huống khẩn cấp;
vào kho lưu trữ tra cứu thông tin hồ sơ mật khi
cân thiết.
Quản lý tài sản, thiết bị của công ty.
29
Tiệp nhận, kiểm tra, phân loại và sắp xếp đây đủ các tài liệu, văn bản chuyên đên và đi.
Tìm kiêm và truy xuất tài liệu.
Quản lý hệ thống lưu trữ.
Thực hiện nhiệm vụ lễ tân.