Bài tập nhóm giao dịch & Đàm phán trong kinh doanh Đề bài trình bày công tác chuẩn bị Đàm phán kinh doanh

→ Chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh được hiểu là việc sửa soạn trước những vấn đề cần thiết để tiến hành đàm phán nhằm mục đích giúp nhà đàm phán tự tin, chủ động và có khả năng phản ứ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

-*** -

BÀI TẬP NHÓM Giao dịch & đàm phán trong kinh doanh

Đề bài: Trình bày công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh

Trình bày: Nhóm 6 Lớp: Kinh tế quốc tế CLC 63B GVHD: Th.S Lê Thùy Dương

Hà Nội – 2023

MỤC LỤC

Phần I: Tìm hiểu chung về công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh 4

1 Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh 4

2 Vai trò chuẩn bị đàm phán kinh doanh 4

Phần II: Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh 4

1 Xác định mục tiêu đàm phán 4

1.1 Xác định nhu cầu đàm phán 4

1.2 Xác định phạm vi đàm phán 5

2 Thu thập thông tin 6

2.1 Mục tiêu thu thập thông tin 6

2.2 Các thông tin cần thu thập cho quá trình đàm phán 7

2.3 Phương pháp thu thập thông tin 8

3 Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA) 9

3.1 Khái niệm BATNA 9

3.2 Vai trò của BATNA 10

3.3 Các bước xác định BATNA 11

4 Tìm hiểu đối tác đàm phán 12

5 Thành lập đoàn đàm phán 13

5.1 Yêu cầu khi thành lập đoàn làm phán 13

5.2 Phân công trách nhiệm của các thành viên 13

5.3 Nguyên tắc làm việc nhóm đàm phán 15

6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán 15

6.1 Hiểu sơ bộ về việc chuẩn bị kế hoạch đàm phán 15

6.2 Những yếu tố cần chuẩn bị trong quá trình đàm phán 16

6.3 Chuẩn bị chiến thuật đàm phán 17

7 Chuẩn bị địa điểm đàm phán 17

8 Một số chuẩn bị khác 18

Phần I: Tìm hiểu chung về công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh

1 Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh

- Chuẩn bị luôn là một việc quan trọng và cần thiết trước khi làm bất cứ việc gì Đối với đàm phán kinh doanh, chuẩn bị không chỉ là việc quan trọng mà còn là việc thiết yếu để đàm phán thành công Chuẩn bị sẽ tạo cho nhà đàm phán sự

tự tin cần thiết khi đàm phán Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến bạn bị động, bộc lộ những điểm yếu và bạn sẽ rơi vào thế bị động

→ Chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh được hiểu là việc sửa soạn trước

những vấn đề cần thiết để tiến hành đàm phán nhằm mục đích giúp nhà đàm phán tự tin, chủ động và có khả năng phản ứng lại khi đối mặt với những bất ngờ và phức tạp trong quá trình tiến hành tổ chức đàm phán

2 Vai trò chuẩn bị đàm phán kinh doanh

- Giúp tập hợp các dữ liệu, các thông tin chính xác

- Chẩn đoán tốt giúp cho việc xác định các mục tiêu cần đạt được, xây dựng

chiến lược, chiến thuật để đạt được mục tiêu

- Tạo cho nhà đàm phán sự tự tin, chủ động, có khả năng phản ứng lại khi đối

mặt với những bất ngờ và phức tạp trong quá trình tiến hành đàm phán

Phần II: Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh

1 Xác định mục tiêu đàm phán

- Trong quá trình đàm phán, việc hiểu rõ mình thực sự cần gì và phân biệt được những điều mình cần khác với những điều mình muốn là rất quan trọng Hiểu rõ nhu cầu chính của mình là cơ sở quan trọng để xác định mục tiêu đàm phán Điều này giúp tránh mất định hướng trong quá trình đàm phán và đồng thời làm cho nhà đàm phán linh hoạt hơn trong việc tìm ra

những giải pháp thỏa mãn nhu cầu của họ

- Cần xác định rõ nội dung sẽ tiến hành đàm phán là gì? Đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ, đàm phán về trọng tài, đàm

phán về thanh toán tiền hàng, về chất lượng, giải quyết tranh chấp…

a Phân loại mong muốn

- Mong muốn thiết yếu: là những mong muốn nhất định phải được đáp ứng

- Mong muốn quan trọng: là những mong muốn cần được đáp ứng

- Mong muốn có thì tốt: là những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh

hưởng nhiều

b Phạm vi cho các mong muốn (ZOPA - Zone Of Possible Agreement)

- Trong đàm phán nói chung và đàm phán kinh doanh nói riêng, mong muốn của ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán Bởi vậy, nhà đàm phán cần chuẩn bị giá đích để trao đổi Tức là phải xác định được phạm vi đàm phán (mức độ nhượng bộ, phạm vi đồng ý trong mỗi mong

muốn)

- Các nhà đàm phán hay dùng thuật ngữ “đường chân tường” (lợi ích tối thiểu) ta không còn chỗ để rút xuống nữa, chỉ còn đường cho ta rút ra khỏi cuộc đàm phán Song song với đường chân tường, ta cũng tính đến “đường kịch trần” nghĩa là đường hạn chế mà nếu ta vượt qua thì đối phương có thể

rút ra khỏi cuộc đàm phán

- Phạm vi đàm phán, thường được gọi là "ZOPA" (Zone of Possible

Agreement), là khoảng biến thiên giữa đường chân tường và đường kịch trần Nó đại diện cho phạm vi mà hai bên có thể đồng ý trong quá trình đàm

phán

Ví dụ: Khi đàm phán xuất khẩu gạo Khang Dân loại 1, giá người bán

đưa ra thấp nhất là 520 USD/tấn, giá người mua đưa ra cao nhất là 580

2 Thu thập thông tin

2.1 Mục tiêu thu thập thông tin

c Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu

d Lựa chọn một hoặc một vài đối tác để đàm phán

e Xác định các phương án khác nhau có thể thỏa mãn nhu cầu

Ví dụ: Bạn đang mua một loại bao bì đặc biệt cho sản phẩm mới của mình

Bạn cần đàm phán với một nhà cung cấp bao bì để đạt được giá cả hợp lý và

điều kiện hợp đồng linh hoạt

Lợi ích của việc thu thập thông tin:

• Hiểu Rõ về Thị Trường

USD/tấn Như vậy, phạm vi có thể đồng ý là từ 520 đến 580 USD/tấn, có nghĩa là hàng có khả năng sẽ được thống nhất từ 520 đến 580 USD/tấn.

• Chứng Minh Sự Quan Trọng của Đối Tác

• Dự Đoán Và Điều Chỉnh Chiến Lược

• Tạo Sự Linh Hoạt Trong Đàm Phán

=> Như vậy, thông tin được thu thập trước đó không chỉ giúp tự tin hơn trong

cuộc đàm phán mà còn giúp tạo ra các chiến lược linh hoạt và có ý thức trong quá trình đàm phán

2.2 Các thông tin cần thu thập cho quá trình đàm phán

a Thông tin về thị trường

- Nghiên cứu tình hình cung cầu, giá cả thị trường của mặt hàng định mua bán, những quy định về sản phẩm tiêu dùng trên thị trường như thuế quan, chất lượng, bảo vệ lợi ích người tiêu dùng, luật pháp, công nghệ

- Nghiên cứu về cạnh tranh Cần phải nắm vững tình hình cạnh tranh trên thị trường ở thời điểm mà các bên đang chuẩn bị tiến hành đàm phán

- Nghiên cứu các điều kiện kinh tế vĩ mô của thị trường: luật pháp, các chính sách thương mại, chính sách xuất nhập khẩu, tập quán buôn bán của ngành hàng

- Nghiên cứu về điều kiện cơ sở hạ tầng, giao thông liên lạc, điều kiện giao thông vận tải, điều kiện tài chính và thanh toán

b Thông tin về đối tượng kinh doanh

Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:

- Tên gọi, số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao gói, công dụng,

- Xuất xứ

- Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: thời vụ, khả năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề công nhân

- Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường)

-

c Thông tin đối tác

Tục ngữ có câu “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” và điều này đặc biệt đúng trong đàm phán kinh doanh Để đảm bảo đàm phán thành công, nhà đàm phán cần hiểu đối tác theo các khía cạnh:

- Nghiên cứu thông tin về bối cảnh của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu và áp lực của đối tác có thể có khi tham gia đàm phán

- Mục tiêu và thành ý đàm phán của đối tác

- Tổ chức nhân sự đàm phán của đối tác: tìm hiểu quyền hạn bên đối tác,

ai là người có quyền quyết định

- Lịch làm việc Nếu nắm bắt được lịch làm việc của đối tác, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép

d Thông tin đối thủ cạnh tranh

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác

Phân tích bằng SWOT

- Việc thu thập thông tin có thể thông qua nhiều kênh khác nhau như:

• Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, mạng internet

• Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới

• Thông tin từ kinh nghiệm của những người bạn, các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ

- Có thể thu thập thông tin bằng các phương pháp:

• Khảo sát

• Phỏng vấn

• Sử dụng tài liệu và nguồn thông tin công khai

• Thư tín điện tử

• Thăm dò trực tuyến

3 Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA)

- Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán (Best Alternative To a Negotiated Agreement - BATNA) là giải pháp thỏa mãn nhu cầu tốt nhất

mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia các cuộc đàm phán đó

⇒ Có thể hiểu đây là phương án thay thế có lợi nhất của một người nếu cuộc đàm phán thất bại và không đạt được thỏa thuận mong muốn

- Ví dụ:

Mai đang cần mua một chiếc xe máy để đi làm và biết được Nam đang cần bán chiếc xe Mai đến gặp Nam và đàm phán về việc mua lại chiếc xe đó Nam đưa ra mức giá 50 triệu, sau khi tìm hiểu và tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau

Mai thấy rằng mức giá Nam đưa ra rất phù hợp Tuy nhiên, trước khi mua xe của Nam, Mai được biết người bạn của Nam cũng đang bán một chiếc xe tương tự

nhưng chỉ với giá 45 triệu đồng Vậy Mai nên mua xe của ai?

→ Nếu là bạn, bạn sẽ chọn chiếc xe có mức giá 45 triệu đồng thay vì 50 triệu của Nam Điều này cho thấy nếu có một thỏa thuận tốt hơn tồn tại, bạn nên tránh

xa cuộc đàm phán của mình Và chỉ nên chấp nhận các giao dịch đáp ứng hiệu quả đối với sở thích của bản thân Có nghĩa là Mai sẽ mua xe của bạn Nam với giá 45 triệu tốt hơn so với thỏa thuận giữa Nam và Mai trước đó Điều này cho thấy khi Mai tìm được một lựa chọn tốt hơn, Mai sẽ dành thời gian để khám phá

và tìm được thỏa thuận tốt nhất

- Thiết lập được mấu chốt vấn đề: Việc thiết lập mấu chốt được vấn đề sẽ giúp cho cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn

- Đảm bảo hiệu suất tối ưu: BATNA giúp cho các nhà đàm phán tránh được

những cuộc đàm phán không cần thiết, tránh được những thỏa thuận bất lợi

và đảm bảo chỉ đồng ý với các thỏa thuận có giá trị tốt hơn

- Hướng dẫn đưa quyết định: BATNA là cơ sở để xác định giới hạn đàm

phán và giúp nhà đàm phán quyết định nên tiếp tục hay rút lui và thực hiện BATNA

- Tạo lực đàm phán: Nếu có BATNA được nghiên cứu kỹ lưỡng, rõ ràng,

nhà đàm phán sẽ tự tin hơn trong quá trình đàm phán và có thể thúc đẩy đối tác đàm phán cung cấp một thỏa thuận tốt hơn cho bên mình (Việc không xác định được BATNA có thể khiến cuộc đàm phán của bạn diễn ra không thuận lợi, không chắc chắn Điều này có thể dẫn đến những quyết định sai lầm)

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đàm phán: Nếu đối tác sử dụng các chiến thuật

khó khăn thì BATNA sẽ giúp bảo vệ nhà đàm phán khỏi nỗi sợ và có cái nhìn khách quan hơn về hoàn cảnh của mình và của đối tác (Nếu đối

phương có xu hướng đẩy cuộc đàm phán vào bế tắc, nhà đàm phán có thể chia sẻ về những kịch bản sử dụng BATNA sau khi kết thúc đàm phán Điều này không chỉ giảm thiểu tác động của các chiến thuật tiêu cực, mà còn giúp bạn thể hiện thiện chí để tiếp tục đàm phán với đối phương)

- Bước 1: Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt

• Càng nhiều phương án thay thế phù hợp thì nhà đàm phán càng có lợi

• Ví dụ: A cho rằng công ty có thể dễ dàng mở rộng thêm diện tích văn phòng để làm việc nếu biết cách bố trí lại đồ đạc trong văn phòng hợp lý hơn, thuê thêm kho ở ngoài và cải tạo kho thành diện tích làm việc, thuê thêm diện tích 100m2 hoặc mở thêm chi nhánh khác trong thành phố để tăng diện tích làm việc cho công ty …

- Bước 2: Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và xác định mức độ

khả thi của các phương án này

• Dựa vào ví dụ trên thì mở thêm chi nhánh khác trong thành phố và thuê thêm kho để tăng diện tích làm việc cho công ty là hai phương

án khả thi nhất Để biến hai phương án đó trở thành hiện thực A phải xác định được phải thuê địa điểm ở đâu? Chi phí thuê bao kho bao nhiêu? Chi phí cải tạo văn phòng bao nhiêu? …

→ Chỉ khi xác định được những câu hỏi đó thì phương án A chọn mới có thể được xác định là phù hợp với công ty hay không

- Bước 3: Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất dựa trên mức độ

đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án

• Phân tích chi phí của phương án thay thế tốt nhất có thể và so sánh

nó với chi phí đàm phán tối đa Nếu chi phí của phương án thay thế tốt nhất có thể thấp hơn chi phí đàm phán tối đa, thì phương án thay thế tốt nhất được cho là BATNA

- Bên cạnh đó còn cần phải thăm dò từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để biết được BATNA của đối phương, từ đó có chiến lược đàm phán tối ưu nhất

- Trong tình huống nếu nhà đàm phán đang ở bên có BATNA yếu thì cần phải cải thiện BATNA của mình để làm cho nó mạnh tương đương với BATNA của đối phương

4 Tìm hiểu đối tác đàm phán

- Khi tham gia đàm phán, ta phải có những thông tin cần thiết về đối tác như:

• Mục tiêu đàm phán của họ: Điều này giúp bạn xác định điểm động lực của họ và cách tối ưu hóa giữa lợi ích của cả hai bên

• Đối tác có đang chịu áp lực nào không? Điểm mạnh và yếu của họ là gì? Họ có đang gặp trục trặc gì về khách hàng hiện tại không? Tình hình tài chính của họ có đang ổn định không? Doanh số, lợi nhuận của họ?

• Phương án thay thế tốt nhất của đối tác nếu không đạt được thỏa thuận với bạn là gì? (BATNA)

• Đặc điểm đoàn đàm phán của đối tác

• Đối tác đã biết những thông tin gì về ta

Ví dụ: Ông A là một quản lý cấp cao của một công ty vận chuyển và có thẩm

quyền quản lý các giao dịch kinh doanh quan trọng và quyết định liên quan đến hợp đồng vận chuyển

Về thói quen đàm phán, ông A là người xem xét rất cẩn trọng mọi điều khoản của hợp đồng đặc biệt là việc đảm bảo hiệu suất và an toàn của dự án vận chuyển, và

có thể yêu cầu việc báo cáo định kỳ để theo dõi tiến trình

→ Dựa vào những thông tin này ta có thể lập kế hoạch để đáp ứng các nhu cầu

cụ thể của ông A, đảm bảo rằng hợp đồng được viết rõ ràng và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và hiệu suất của công ty, và sẵn sàng cung cấp các báo cáo và thông tin liên quan theo yêu cầu của anh ta trong suốt quá trình hợp tác

- Dù là thông tin loại nào thì chúng ta cũng có thể tìm kiếm được thông qua:

• Hỏi đối tác đàm phán

• Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ

• Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác

• Những thông tin thị trường liên quan đến hoạt động của đối tác

Có thể chúng ta sẽ không có được tất cả những thông tin mình muốn biết, vì vậy chúng ta phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình Cần lưu ý kiểm tra lại những giả định của mình trong quá trình đàm phán khi đã có thêm thông tin về đối tác

Biết được đối tác nhìn nhận như thế nào về mình sẽ giúp chúng ta xác định cách tiếp cận cuộc đàm phán

Ví dụ: nếu chị B đã biết về tiêu chuẩn chất lượng của bạn, bạn có thể tập trung vào

cung cấp thông tin về những cải tiến mới trong sản phẩm của bạn hoặc khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của cô ấy Nếu cô ấy đã biết về giá cả, bạn có thể cân nhắc về việc

đề xuất một giá cả cạnh tranh hoặc các ưu đãi đặc biệt để thu hút sự quan tâm của cô ấy

5 Thành lập đoàn đàm phán

phán cụ thể).

tiêu chung của đoàn đàm phán.

nhóm.

nghiệm bổ sung cho nhau.

5.2 Phân công trách nhiệm của các thành viên

a Trưởng đoàn

- Là người rất quan trọng, chỉ huy tổ chức đàm phán