Công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty tnhh t&m forwarding – cn hà nội

- Đại diện: Chu Thị Kiều Liên - Trang web: https://www.tmforwarding.com/en/ - Điện thoại: 84.24 3514 70 47 - Email: hanoi@tmforwarding.com - Ngành nghề đăng kí kinh doanh chính: Hoạt độn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

BÀI TẬP LỚN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING – CN HÀ NỘI

MỤC LỤC

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU i

DANH MỤC C䄃ĀC H#NH VE ii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING – CN HÀ NỘI 2

1.1 Thông tin chung về công ty 2

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2

1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự 3

1.3.1 Cơ cấu tổ chức 3

1.3.2 Chức năng từng phòng và bộ phận trong công ty 4

1.3.3 Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức 6

CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU CÔNG T䄃ĀC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING – CN HÀ NỘI 7

2.1 Thực trạng nhân lực của tổ chức 7

2.1.1 Cơ cấu lao động của công ty theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn 7 2.1.2 Cơ cấu lao động của công ty theo quản lý và nhân viên, thâm niên công tác 8

2.2 Dự báo sự biến động nhân lực trong 5 năm tới của tổ chức 9

2.2.1 Các căn cứ đánh giá sự biến động 9

2.2.2 Dự báo sự biến động tăng giảm nhân lực các bộ phận trong 5 năm 11

2.2.3 Kế hoạch tuyển dụng nhân lực trong 5 năm tới 12

2.2.4 Kế hoạch đào tạo và phát triển trong 5 năm tới 15

KẾT LUẬN 19

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của công ty theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn từ năm 2020 - 2021 7

2 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của công ty theo quản lý -

nhân viên, thâm niêm công tác năm 2020 - 2021 8

lý nguồn nhân lực, nghiên cứu, đánh giá công việc Do đó bài tập lớn của em xinphép được nghiên cứu về đề tài: “Nghiên cứu công tác quản trị nguồn nhân lựctại Công ty TNHH T&M Forwarding – CN Hà Nội” Bài tập lớn của em gồm có

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH T&M

FORWARDING – CN HÀ NỘI1.1 Thông tin chung về công ty

- Tên công ty: Công ty Công ty TNHH T&M Forwarding – CN Hà Nội

- Tên quốc tế: T&M Forwarding Company Limited – Hanoi Branch

- Mã số thuế: 0300992919-001

- Địa chỉ: Tầng 2, Khu B, Tòa nhà Toserco - 273 Kim Mã, Phường Giảng Võ,Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Đại diện: Chu Thị Kiều Liên

- Trang web: https://www.tmforwarding.com/en/

- Điện thoại: (84.24) 3514 70 47

- Email: hanoi@tmforwarding.com

- Ngành nghề đăng kí kinh doanh chính:

Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải

Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Thành lập từ năm 1996, T&M Forwarding đã trở thành một trong nhữngdoanh nghiệp forwarder lâu đời tại Việt Nam Nhờ vào sự nhạy bén trước nhữngthay đổi của thời đại, T&M đã tập trung đầu tư nâng cao năng lực chuyên môn chođội ngũ nhân viên, đồng thời đẩy mạnh phát triển công nghệ 4.0 vào hoạt động kinhdoanh, giao vận của mình

Qua 26 năm phát triển, T&M đã khẳng định được vị thế là một nhà giao vậnquốc tế chuyên nghiệp, dẫn đầu các xu hướng trên thị trường logistics trong và ngoàinước, có được sự tin tưởng cao từ các khách hàng Ngoài trụ sở làm việc chính tạiThành phố Hồ Chí Minh, T&M Forwarding còn có các chi nhánh ở các thành phốlớn gồm Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng Với hệ thống các đại lý trải dài khắp toàn

2

cầu, T&M luôn đảm bảo đáp ứng được mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng (từnhững đơn hàng nhỏ lẻ đến những đơn hàng lớn) và không giới hạn về vị trí địa lý(Mỹ, Canada, Nhật Bản, Châu Âu, Châu Phi…).

Trong 3 năm gần đây, T&M Forwarding cung cấp các giải pháp di chuyểnthương mại điện tử xuyên biên giới cho những khách hàng muốn bán hàng trên cácnền tảng thương mại điện tử lớn trên thế giới, như Alibaba, eBay và Amazon Dịch

vụ này là một lựa chọn độc đáo cho phép người tiêu dùng tiết kiệm tới 50% chi phítổng thể khi so sánh với giao hàng tiêu chuẩn

1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự

1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.3.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding

Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, công ty TNHH T&M Forwarding

Công ty TNHH T&M Forwarding – chi nhánh HN hiện nay bao gồm 30 nhânviên, được chia thành các phòng ban, bộ phận với các chức năng khác nhau

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding – chi nhánh HN

1.3.2 Chức năng từng phòng và bộ phận trong công ty

Công ty TNHH T&M Forwarding – CN Hà Nội được chia thành những phòng

và bộ phận chính có chức năng như sau:

a) Trưởng chi nhánh Hà Nội

Đại diện cho chi nhánh Hà Nội; làm nhiệm vụ điều hành, giám sát và đưa racác quyết định hoạt động cho chi nhánh

b) Bộ phận kế toán

- Thực hiện các hoạt động kế toán, báo cáo tài chính, quản lý tài chính; lên kếhoạch và định hướng các công tác tài chính trong ngắn hạn và dài hạn theonăng lực của chi nhánh

- Quản lý tài sản, tính công nợ, tính lương

- Chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng

d) Bộ phận kinh doanh

- Là bộ phận đầu não quan trọng nhất

- Bộ phận kinh doanh gồm có các nhiệm vụ : mua bán cước vận tải nội địa,quốc tế ; tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lýhoặc khách hàng ; chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng ; đàmphán với các hãng tàu, hãng hàng không để có giá cước tốt nhất cho kháchhàng ; ký nhận hợp đồng và thống nhất các điều khoản mua bán, chuyển giaorủi ro giữa các bên…

e) Bộ phận vận hành (kiêm khai báo hải quan):

Thực hiện các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh xuất nhậpkhẩu: từ khâu lên chứng từ đến hoàn tất thủ tục xuất hàng đi nước ngoài hoặcnhập hàng về kho của doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ

- Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng cho từng lô hàng trong quá trìnhnhập hoặc xuất hàng

- Kiểm tra giấy tờ xuất nhập khẩu, đảm bảo giấy tờ hợp lệ, đúng pháp luật

- Kiểm tra và thông báo cho khách sau khi cơ quan Hải quan phân luồng hànghóa (hàng hóa thuộc luồng xanh, vàng hay đỏ)

- Làm khai báo trên phần mềm hải quan ECUS5

- Hướng dẫn nhân viên bộ phận vận hành (hiện trường) làm những thủ tục cầnthiết để thông quan hàng hóa

1.3.3 Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị theo kiểu trực tuyến – chức năng Giám Đốc(Trưởng chi nhánh) là chuyên gia trong lĩnh vực logistics, quản trị kinh doanh Tất

cả các quyết sách, tầm nhìn ở tầm vĩ mô, chiến lược do giám đốc công ty xây dựng

và là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty Tiếp theo, bên dưới giám đốc là

04 trưởng phòng chuyên trách, quản lý, thừa hành các nhiệm vụ chức năng chuyênmôn Bên dưới các phòng là các bộ phận và dưới các trưởng phòng là các phóphòng, nhân viên vận hành chính, phụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hình 1.2 thể hiện cơ cấu tổ chức của công ty khá mạchlạc, việc phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban giúp tránh được sự chồng chéo,phân rõ quyền hành, trách nhiệm, dễ duy trì kỷ luật và sử dụng tài nguyên hiệu quảhơn Đây là thuận lợi trong việc xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việcsát với đặc thù công việc của từng vị trí trong các phòng ban Tuy nhiên, ban quản trịphải chỉ đạo, quyết định rất nhiều việc, đòi hỏi người đứng đầu phải có tâm, có tầm,

có kinh nghiệm và kiến thức rộng

6

CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰCTẠI CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING – CN HÀ NỘI

>50 tuổi 2 8,7 1 3,3Theo trình độ

chuyên môn

Lao động phổ thông 1 4,3 1 3,3Cao đẳng 4 17,4 4 13,3Đại học 18 78,3 25 83,4Nhận xét:

Theo bảng 2.1, tỷ lệ lao động nữ trong toàn công ty thấp hơn tỷ lệ lao động nam,chỉ chiếm từ khoảng 30% đến 34,8% Số lượng nhân viên nam tăng lên 6 người,khiến tỷ trọng nhân viên nam trong công ty tăng lên 4,8% (từ 65,2% lên 70%), trongkhi số nhân viên nữ chỉ tăng có 1 người, giảm tỷ trọng nhân viên nữ xuống 4,8% (từ34,8% xuống 30%) Nguyên nhân là do tính chất, yêu cầu công việc của công tytrong năm 2021 là cần thêm số lượng nhân viên nam chạy lệnh, xử lý các thủ tụcgiấy tờ ở sân bay và kho hàng, đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng hóa tăng lên của công

ty Lao động nữ trong công ty chủ yếu làm việc ở các ban hành chính, văn phònghoặc các công việc sản xuất yêu cầu sự tỉ mẩn, khéo léo, do đó số lượng không tăng

trong tổng số nhân viên công ty; còn ở năm 2021, số lao động trẻ tăng thêm 6 người,nâng tỷ trọng nhân viên trẻ lên 66,7% Như vậy nguồn lực về lao động trẻ tuổi đang

là một lợi thế cho công ty Bởi lẽ, người trẻ tuổi luôn năng động và sáng tạo, hamhọc hỏi trong công việc, cũng như một sức khỏe tốt, chịu được áp lực với công việccao

Xét về trình độ chuyên môn, tỉ lệ đại học và cao đẳng chiếm tương đối cao: trình

độ cao đẳng ở năm 2020 chiếm 17,4%, trình độ đại học chiếm 78,3%; ở năm 2021trình độ cao đẳng chiếm 13,3%, và trình độ đại học chiếm tỉ trọng cao hơn nữa đạtmức 83,4% Toàn bộ cán bộ quản lý cũng như giám sát trong công ty đều đạt trình

độ đại học Đây là kết quả của chính sách tuyển dụng đáp ứng yêu cầu thực tế lànâng cao năng lực và kỹ năng của đội ngũ vận hành công ty

2.1.2 Cơ cấu lao động của công ty theo quản lý và nhân viên, thâm niên công tácBảng 2.2: Cơ cấu lao động của công ty theo quản lý - nhân viên, thâm niêm

>10 năm 3 13 4 13,8Nhận xét:

Từ bảng số liệu thống kê trên ta thấy, cơ cấu lao động của công ty theo tiêu chíquản lý – nhân viên có sự thay đổi nhỏ về số lượng, số lượng người quản lý nâng từ

4 người lên 5 người và số nhân viên tăng từ 19 lên 25 người Điều này cho thấy ởnăm 2021, công ty đã có sự điều chỉnh về đội ngũ quản lý, xem xét và phân chia lạinhiệm vụ, bổ sung thêm người quản lý để cơ cấu tổ chức của công ty rõ ràng, mạchlạc, dễ kiểm soát hơn

Xét về thâm niên công tác, mặc dù tỷ trọng thâm niên cao nhất trong công ty là

ở thâm niên dưới 5 năm: năm 2020 là 52,5%, năm 2021 là 58,6%, nhưng tỉ lệ nhânviên có thâm niên từ 5-10 năm cũng chiếm vị trí thứ 2: năm 2020 là 34,8%, năm

8

2021 là 27,6%, còn lại là lao động thâm niên trên 10 năm Lao động trẻ là một lợithế cho công ty bởi người trẻ năng động, sáng tạo, chịu khó Nhưng bên cạnh đó, ởnhững vị trí quản lý, hoặc trưởng bộ phận, công ty vẫn tạo điều kiện cho nhữngngười có kinh nghiệm thâm niên cao, có sự chuyên nghiệp, lành nghề, am hiểu cácnghiệm vụ quy trình.

2.2 Dự báo sự biến động nhân lực trong 5 năm tới của tổ chức

2.2.1 Các căn cứ đánh giá sự biến động

Định hướng phát triển của tổ chức:

Sứ mệnh của công ty: Hướng đến mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụlogistics tích hợp thông minh trong thời đại công nghệ 4.0, chúng tôi đã đẩy mạnhđầu tư vào công nghệ và con người để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất và đápứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng một cách nhanh nhất và chuyênnghiệp nhất

Do đó, nguồn nhân lực năng động, chất lượng cao là một nhân tố cực kỳ quantrọng và đóng vai trò quyết định trong thành công hoặc thất bại

Nguồn nhân lực của công ty

Tính tới tháng 11 năm 2021, Công ty T&M Forwarding (trụ sở chính và cácchi nhánh) có khoảng 85 nhân viên có kiến thức chuyên môn và giàu kinh nghiệm,

có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và linh hoạt trong công việc và luôn đảmbảo đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng

Trình độ nhân viên là rất quan trọng góp phần vào thành công của công ty, vì vậy mà công tác đào tạo cũng được công ty hết sức quan tâm Với định hướng xâydựng một đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao,Công ty đã tăng cường bổ sung những buổi tập huấn nghiệp vụ ngắn ngày cho cán

bộ công nhân viên thuộc bộ phận nghiệp vụ T&M Forwarding cũng thường cử người ở các chi nhánh và phòng ban các nơi đi học lớp khai quan

Nội Tại đây, công ty trang bị đầy đủ hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ như: Hệthống máy tính, điện thoại bàn, (nhân viên chính thức được trang bị 1 máy tính và

1 điện thoại bàn phục vụ cho quá trình làm việc), máy in, máy photo, máy fax;phần mềm làm việc chuyên dụng phục vụ cho các nghiệp vụ riêng biệt, phần mềmquản lý, hệ thống thông tin nội bộ đều được tích hợp sử dụng trong CargoWise; hệthống bàn ghế, giá kệ tủ gỗ để lưu trữ chứng từ

Hệ thống kho bãi của T&M Forwarding tại Mỹ Đình đang sử dụng bao gồm:Kho ICD CFS (diện tích 13,400 m2); kho ngoại quan (diện tích: 31.100 m2) vàbãi cảng (diện tích: 120.000 m2) cùng với hệ thống Pa-let, xe nâng, hệ thống kệchứa hàng, hầm rút Container … đạt tiêu chuẩn toàn cầu Với cơ sở vật chất kĩthuật hiện đại gồm xe tải, xe container được đầu tư đầy đủ nhằm đáp ứng nhu cầuvận chuyển của khách hàng Ngoài ra, công ty cũng đầu tư đầy đủ vật chất kĩ thuật

để cung cấp các dịch vụ như cho thuê kho, tiếp vận, cho thuê bãi với hê ¬ thống khobãi, kho ngoại quan được xây dựng theo tiêu chuẩn Châu Âu

Công ty có bề dày hoạt động nhưng có quá ít nhân lực, đội ngũ sales khiếnquy mô và doanh thu của công ty có phần yếu vế hơn so với các công ty cùng thờikhác

Tỷ lệ bỏ việc, thuyên chuyển

- Trong giai đoạn 3 năm vừa qua (2019-2021) mặc dù chịu tác động lớn của đạidịch Covid 19, việc cung cấp dịch vụ giao nhận, Logictics bị đình chệ, có

10

những thời điểm công ty phải để nhân viên làm việc tại nhà do chỉ thị của Thủtướng chính phủ, nhưng công ty đã có những chính sách hỗ trợ kịp thời, đảmbảo thu nhập cũng như đời sống tinh thần cho người lao động trong công tynên tỷ lệ bỏ việc trong giai đoạn khó khăn là rất thấp (dưới 5%/năm).

- Việc thuyên chuyển cử cán bộ người lao động sang chi nhánh khác làm việc chủ yếu xảy ra tại bộ phận kinh doanh Xét theo từng thời điểm phát triển thị trường, Tổng giám đốc công ty sẽ xem xét điều chuyển nhân viên kinh doanh của từng chi nhánh đến chi nhánh cần đẩy mạnh thị trường trong thời gian đó Tùy thuộc vào những đánh giá, xem xét mà việc thuyên chuyển là ngắn hạn hay dài hạn

2.2.2 Dự báo sự biến động tăng giảm nhân lực các bộ phận trong 5 năm

a) Bộ phận kế toán

- Đây là bộ phận ít có sự biến động nhất, trong 3 năm qua, bộ phận kế toán hầu như không có nhu cầu tuyển dụng thêm lao động Công việc của bộ phận kế toán chủ yếu là thực hiện các hoạt động kế toán, báo cáo tài chính, giải quyết công nợ và theo dõi nhân sự

- Bộ phận kế toán chủ yếu là nhân sự nữ, nếu đến chế độ nghỉ thai sản (6 tháng)

có thể phân chia công việc cho các kế toán viên còn lại, trong những năm qua vẫn đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc và thời gian đặt ra

b) Bộ phận chứng từ

- Là bộ phận cũng có ít sự biến động Bộ phận chứng từ yêu cầu những người tỉ

mỉ, cẩn thận, đã làm quen với công việc Đây cũng là bộ phận có thâm niêncông tác tại công ty cao

c) Bộ phận kinh doanh

- Là bộ phận đầu não quan trọng nhất Bộ phận kinh doanh đem lại nguồn

kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ kinh doanh sales của côngty.

d) Bộ phận vận hành (kiêm khai báo hải quan)

- Là bộ phận nắm bắt xuyên suốt cả quá trình Bộ phận vận hành trong nămqua đã tuyển dụng thêm được 1 nhân sự trong độ tuổi (31-50 tuổi) Thườngthì lao động trong bộ phận này đã có trên 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vựchoặc các vị trí tương tự tại công ty khác Điều kiện ứng tuyển cao của bộphận vận hành cũng là yếu tố để bộ phận này không cần tuyển số lượng lớn

mà quan tâm về chất lượng con người hơn

2.2.3 Kế hoạch tuyển dụng nhân lực trong 5 năm tới

a) Nguyên tắc tuyển dụng nhân sự tại công ty

- Việc tuyển dụng lao động phải đảm bảo tính dân chủ, công khai, công bằng.Những người được tuyển dụng phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ

và được bố trí làm việc phù hợp với trình độ chuyên môn được đào tạo

- Việc tuyển dụng lao động phải xuất phát từ yêu cầu hoạt động, sản xuất và phùhợp với kế hoạch lao động đã được đăng ký với cơ quan quản lý có thẩm quyền

- Những người được tuyển dụng phải đáp ứng đúng, đủ tiêu chuẩn chuyên môn,nghiệp vụ của chức danh dự tuyển

Hàng năm, Công ty đều đưa ra các kế hoạch tuyển dụng dựa trên yêu cầu của côngviệc, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty

c) Điều kiện tuyển dụng

12