Báo cáo thực tập cuối khóa Đề tài thực trạng công tác chứng thực tại ubnd phường bình thọ, quận thủ Đức, thành phố hồ chí min

Thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn theo quy định của pháp luật hiện hành Thẩm quyền của UBND cấp phường trong lĩnh vực chứng thực được quyđịnh trong nhiều

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

Lê Kim Điền

BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứngthực là rất lớn Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ vềcông chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứngyêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghịđịnh 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt độngcông chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký Nhận thấy sự cần thiết phải banhành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/05/2007 Chínhphủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; Nghị định số 23/NĐ-CP ngày16/02/2015 của Chính phủ (Sửa đổi một số Điều của Nghị định số 79) về cấpbản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đâygọi là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đờicủa Luật công chứng 2007 đã đáp ứng kịp thời những bức xúc của nhân dân

Là sinh viên năm cuối của khoa Luật, trong kỳ thực tập và làm báo cáothực tập cuối khóa được tiếp xúc thực tế tại địa phương, nhận thấy hoạt độngchứng thực, nhất là chứng thực bản sao từ bản chính được nhiều người dân quantâm, đặc biệt là nơi em thực tập - Ủy ban Nhân dân phường Bình Thọ, quận ThủĐức, Thành phố Hồ Chí Minh Nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thựchiện hoạt động này tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường nơi em thực tập nên

em đã chọn đề tài: “Công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Bình

Thọ, quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh - Thực trạng và giải pháp” để

làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình

2 Đối tượng nghiên cứu đề tài:

Đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu các quy định của pháp luật Đồng thời tìmhiểu việc áp dụng hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký tại địa bàn phường Bình Thọ, quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

3 Phạm vi nghiên cứu đề tài: Trên cơ sở những quy định của pháp luật

hiện hành và các văn bản hướng dẫn, qua đó đối chiếu, so sánh với thực tiễnthực hiện tại địa bàn phường Bình Thọ, quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

4 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu của

đề tài gồm ba chương Cụ thể như sau:

Chương I: Một số vấn đề lý luận về chứng thực

Chương II: Thực trạng công tác chứng thực bản sao từ bản chính, chứng

thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường Bình Thọ, quận Thủ Đức, thành phố

Hồ Chí Minh

1

Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác chứng

thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại phường Bình Thọ, quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh.

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC

Theo quy định tại khoản 5, Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì:

Bản chính: là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có

giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao

Bản sao: là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc

bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan Nhà nước có thẩm

quyền theo quy định tại Điều 5 của nghị định này căn cứ vào bản chính đểchứng thực bản sao là đúng với bản chính

Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy

định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản làchữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

1 Thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn theo quy định của pháp luật hiện hành

Thẩm quyền của UBND cấp phường trong lĩnh vực chứng thực được quyđịnh trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau như: Bộ luật Dân sự, Luật Đấtđai…, nhưng chủ yếu được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký; Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của

Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thẩm quyền và tráchnhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do Phòng tư phápcấp huyện; ul ban nhân dân cấp xã; cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự củanước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện Tuy nhiên,trong phạm vi bài viết này chỉ đề cập đến thẩm quyền và trách nhiệm của ủy bannhân dân cấp phường trong lĩnh vực chứng thực

2 Thẩm quyền của gy ban nhân dân cấp phường trong tổ chức, chỉ đạo thực hiện hoạt động chứng thực

2

Để triển khai, tổ chức thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyềncủa ul ban nhân dân cấp phường đúng pháp luật, khách quan có hiệu quả cao,trước hết Chủ tịch ul ban nhân dân phường cần lựa chọn người trực tiếp thựchiện các việc chứng thực

Theo đó, nếu Chủ tịch ul ban nhân dân phường là người thực hiện chứngthực, thì việc triển khai, tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát thực hiện chứngthực nên giao cho Phó chủ tịch phụ trách tư pháp Hoặc trong trường hợp Chủtịch ul ban nhân dân phường giao việc thực hiện chứng thực cho Phó chủ tịch

ul ban nhân dân phường thì Chủ tịch ul ban nhân dân phường sẽ là người tổchức thực hiện, kiểm tra và giám sát việc thực hiện chứng thực của ul ban nhândân cấp phường Cách lựa chọn này phù hợp hơn

Trong trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao cho Phó chủtịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện chứng thực, thì Chủ tịch Ủy ban nhândân phường sẽ phối hợp cùng các thành viên khác của Ủy ban nhân dân phườngtriển khai, tổ chức thực hiện thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường trong lĩnhvực chứng thực theo các nội dung sau:

- Lựa chọn cán bộ hộ tịch- tư pháp đáp ứng yêu cầu về trình độ pháp luật;

có phẩm chất đạo đức tốt để giao nhiệm vụ thụ lý hồ sơ chứng thực, trình Phóchủ tịch ul ban nhân dân phường ký chứng thực;

- Niêm yết công khai và hướng dẫn thủ tục từng loại việc chứng thựcthuộc thẩm quyền của ul ban nhân dân cấp phường;

- Kiểm tra thường xuyên việc thu phí và lệ phí chứng thực theo quy địnhcủa pháp luật;

- Nắm bắt kịp thời và xử lý có hiệu quả những thông tin do người yêu cầuchứng thực cung cấp;

- Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đối chiếu thủ tục chứng thực thuộc thẩmquyền với những thủ tục hành chính khác có liên quan để kịp thời khắc phụcnhững tồn tại trong thủ tục chứng thực nhằm phục vụ nhân dân ngày càng tốthơn;

- Kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền những quy định củapháp luật về chứng thực còn mâu thuẫn, chồng chéo về thủ tục, thẩm quyền…nhằm góp phần hoàn thiện pháp luật về chứng thực

3 Thẩm quyền của gy ban nhân dân cấp phường trong thực hiện các việc chứng thực

Theo quy định tại khoản 2, Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thẩmquyền của ul ban nhân dân cấp phường trong thực hiện các việc chứng thựcđược xác định theo tám nội dung sau:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan củaViệt Nam cấp hoặc chứng nhận;

3

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ kýngười dịch;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền củangười sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật nhà ở;

Tuy nhiên trong thực hiên thực tiễn tại Ủy ban nhân dân phường BìnhThọ chỉ thực hiện hai nội dung là:

a Chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩmquyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận là việc người thực hiện chứng thựccăn cứ vào yêu cầu chứng thực bản sao của người yêu cầu chứng thực, căn cứvào bản chính (do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho cánhân, tổ chức của Việt Nam để sử dụng) chứng thực bản sao có nội dung đúngvới bản chính

Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên, cógiá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Bảnchính được dùng để đối chiếu và chứng thực gồm có: bản chính cấp lần đầu, bảnchính cấp lại, bản chính đăng ký lại

Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặcbản viết tay có nội đầy đủ, chính xác như bản chính

Chứng thực là hoạt động thực hiện thẩm quyền của ul ban nhân dân cấpphường trong lĩnh vực chứng thực nhằm đáp ứng các yêu cầu của người yêu cầuchứng thực Tham gia hoạt động này luôn có sự hiện diện của người thực hiện

4

chứng thực và người yêu cầu chứng thực Để hoạt động chứng thực có hiệu quả,người thực hiện chứng thực và người yêu cầu chứng thực phải tuân theo các quyđịnh của pháp luật về chứng thực.

Cụ thể, người yêu cầu chứng thực vào thời điểm yêu cầu chứng thực cócác quyền và nghĩa vụ sau đây:

- Có quyền yêu cầu bất kỳ ul ban nhân dân cấp phường nào chứng thựcbản sao từ bản chính tiếng Việt cho mình, không phụ thuộc nơi cư trú của họ;

- Trong trường hợp bị từ chối chứng thực, người yêu cầu chứng thực cóquyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu khôngđồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật;

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà

họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực

Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực khi thực hiện chứng thực phảithực hiện các nghĩa vụ và có các quyền sau đây:

- Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác;đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực;

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực;

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cầnthiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầuchứng thực;

- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với

cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy

tờ giả mạo;

- Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phảigiải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực khôngthuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩmquyền

- Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về thủ tục, địa điểm, thờihạn, phí và lệ phí thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính tiếng Việt;

- Không được chứng thực bản sao từ bản chính được cấp sai thẩm quyền,bản chính đã bị sửa chữa, tẩy xoá, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát khôngthể xác định rõ nội dung, bản chính không được phép phổ biến trên các phươngtiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật, đơn thư và các giấy tờ do

cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc có xác nhận của cơ quannhà nước có thẩm quyền, các giấy tờ khác mà pháp luật quy định không đượcsao

Theo quy định của pháp luật, ul ban nhân dân cấp phường chỉ có thẩmquyền chứng thực các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, nhưng trên thực tế có

5

một số loại giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằngtiếng Việt, có xen một số từ nước ngoài (giấy chứng nhận kết hôn giữa công dânViệt Nam và người nước ngoài, trong đó họ, tên địa chỉ người nước ngoài bằngtiếng nước ngoài ), trong trường hợp này để tạo điều kiện thuận lợi cho ngườiyêu cầu chứng thực thì việc yêu cầu chứng thực bản sao những loại văn bản nàyvẫn thuộc thẩm quyền của ul ban nhân dân cấp phường; đối với các văn bản cótính chất song ngữ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp chocông dân để sử dụng như: Hộ chiếu, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại họcViệt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài nếu người yêu cầu chứngthực yêu cầu ul ban nhân dân cấp phường chứng thực thì người thực hiện chứngthực sẽ đáp ứng các yêu cầu chứng thực đó

Bằng hành vi chứng thực các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, người thựchiện chứng thực đã tạo lập nên một văn bản có giá trị pháp lý như văn bảnchính Các bản sao chứng thực này được sử dụng thay cho bản chính trong cácgiao dịch; các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao chứng thực không đượcyêu cầu người nộp bản sao chứng thực xuất trình bản chính để đối chiếu Tuynhiên, các bản sao chứng thực không có giá trị thay thế văn bản chính

b Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ văn bản

Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ là việc người thực hiệnchứng thực xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người đãyêu cầu chứng thực

Người thực hiện chứng thực khi thực hiện chứng thực phải tuân theo cácquy định của pháp luật về thủ tục, thời hạn thực hiện chứng thực; người yêucầu chứng thực phải tuân theo các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục yêucầu chứng thực chữ ký

Chữ ký được chứng thực theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định có giátrị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác địnhtrách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Nếu người yêu cầuchứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thựcchữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ

Thông qua nghiên cứu về thẩm quyền của ul ban nhân dân cấp phườngtrong lĩnh vực chứng thực cho thấy việc trao quyền cho ul ban nhân dân cấpphường trong lĩnh vực này đã tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứngthực, đáp ứng được yêu cầu chứng thực của công dân tại địa phương, góp phầnnâng cao hiệu quả hoạt động của ul ban nhân dân cấp phường, khẳng định quanđiểm đúng đắn của Đảng và Nhà nước về cải cách hoạt động của bộ máy hànhchính nhà nước, cải cách thủ tục hành chính trong thời gian qua ở Việt Nam.Mặc dù vậy, để tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho ul ban nhân dân cấp phườngtrong lĩnh vực chứng thực, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần quy định thẩmquyền chứng thực cho các chủ thể, đặc biệt là ul ban nhân dân cấp phường rõràng, đồng bộ và thống nhất theo xu hướng mở rộng thẩm quyền cho ul ban

6

nhân dân cấp phường Bên cạnh đó, cần tiếp tục hoàn thiện pháp luật về chứngthực, khắc phục những quy định còn mâu thuẫn về thẩm quyền chứng thực, côngchứng tại Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai và một số văn bản có liên quan Ngoài ra,cần tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất để hoạt động của ul ban nhân dâncấp phường trong lĩnh vực chứng thực ngày càng có hiệu quả hơn cũng như tăngcường bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho chủ thể thực hiện chứng thực của ulban nhân dân cấp phường.

4 Thẩm quyền chứng thực của Phòng tư pháp cấp Quận.

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổchức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nướcngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổchức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, (điểm a, khoản 1,điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ);

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, (điểm b, khoản 1, Điều 5Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2007 của Chính phủ);

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếngnước ngoài sang tiếng việt, từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài, (Điểm c, khoản

1, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ);

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, (Điểm

d, khoản 1, Điều 5, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chínhphủ);

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận disản mà di sản là động sản, (Điểm đ, khoản 1, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-

b.Thủ tục yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.

1 Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu hoặc gửiyêu cầu của mình đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện

2 Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình chứng minh thưnhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác

7

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là những ngườiđược quy định tại các khoản 2 và 3 Điều 8 của Nghị định này thì còn phải xuấttrình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện thì ngườiyêu cầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ được quy định tại khoản này (bản chínhhoặc bản sao có chứng thực).

c Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc.

1 Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bảnsao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng

để người tiết nhận hồ sơ kiểm tra

2 Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu câu;nội dung bản sao phải ghi theo đung nội dung đã ghi trong sổ gốc Trường hợpkhông còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dungyêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản chongười yêu cầu

3 Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưuđiện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực quy định tại khoản 1, điều này,01(Một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổchức cấp bản sao

4 Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7của Nghị định này Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửiqua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ

hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến

d Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính.

Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính không được thực hiệnchứng thực trong các trường hợp sau đây:

1 Bản chính bị tẩy xóa, sữa chữa, thêm bớt nội dung không hợ lệ

2 Bản chính đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung

3 Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặckhông đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

4 Bản chinh có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kíchđộng chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sửdân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;

vi phạm quyền công dân

5 Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp, côngchứng hoặc chứng thực chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản

1 Điều 20 Nghị định này

8

6 Giấy tờ văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóngdấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực

và ghi vào sổ chứng thực;

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng thựcvào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ (02) hai tờ trở lên thì phải đóng dấugiáp lai

3 Đối với trường chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quảtheo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tracác giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy địnhtại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cầnchứng thực và chuyển cho người thẩm quyền ký chứng thực

4 Thủ tục chứng thực chữ ký tại Khoản 1,2 và 3 cũng được áp dụng đốivới các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quyđịnh của pháp luật;

d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyềnkhông có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền vàkhông liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất độngsản

f Trường hợp không được chứng thực chữ ký.

9

1 Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thứcđược và làm chủ được hành vi của mình.

2 Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhândân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo

3 Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thức ký vào có nội dung quyđịnh tại Khoản 4 Điều 22; Nghị định 23/2015

4 Giấy tờ, văn bản có nội dụng là hợp động, giao dịch , trừ các trườnghợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24; Nghị định 23/2015 hoặc trường hợppháp luật quy định khác

5 Về Nội dung quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

2 Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiệnquản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành vănbản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việctuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm vềcấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;b) Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác quản lý nhà nước trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

3 Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việchướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổgốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Cơ quan đại diệnViệt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giaothực hiện nhiệm vụ

4 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm

vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việcthực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký

5 Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổgốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương cónhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp quận, cấpphường về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký;

10

b) Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân cấp quận;

c) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

d) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ Tư pháptheo định kỳ 6 tháng và hàng năm

6 Ủy ban nhân dân cấp quận thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phươngmình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp phường vềviệc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;b) Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

c) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo Ủy ban nhân dânThành phố theo định kỳ 6 tháng và hàng năm

a Sổ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

1 Mỗi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đều phải ghivào sổ và lưu trữ tại cơ quan đó

2 Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thựcphải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết Thời hạn lưu trữ bảnsao tối thiểu là 2 năm Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hul bản sao được thực hiệntheo quy định của pháp luật về lưu trữ

3 Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký phải thực hiện các biện pháp an toàn,phòng chống cháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sách, giấy tờ được lưutrữ( Điều 21)

c Chứng thực bản sao từ bản chính.

11

1 Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

2 Bản chính giấy tờ, văn bản do cán nhân tự lập có xác nhận và đóng dấucủa cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, (Điều 18 Nghị định số 23/ ngày16/02/2015/NĐ-CP của Chính phủ)

* Chứng thực chữ kỹ và chứng thực hợp đồng, giao dịch

1 Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dungcủa giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêucầu chứng thực giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 vàkhoản 4, Điều 25 của Nghị định này

2 Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ

ký của người yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn bản, (Điều 23 Nghị định số 23/ngày 16/02/2015/NĐ-CP của Chính phủ)

3 Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực, (Khoản 1Điều 34 Nghị định số 23/ngày 16/02/2015/NĐ-CP của Chính phủ)

4 Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thựcnhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực, (Khoản 2 Điều 34, Nghịđịnh số 23/ngày 16/20/2015/NĐ-CP của Chính phủ)

d Xử lý vi phạm.

1 Việc xử lý vi phạm hành chính đối với người thực hiện chứng thực,người yêu cầu chứng thực, người dịch được thực hiện theo quy định của phápluật về xử lý vi phạm hành chính

2 Trong trường hợp người thực hiện chứng thực gây thiệt hại cho cánhân, tổ chức do lỗi của mình thì sẽ bị xử lý kl luật, bồi thường theo quy địnhcủa pháp luật

3 Trong trường hợp người dịch gây thiệt hại cho người yêu cầu dịch dolỗi của mình thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật

6 Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối vớicác hành vi vi phạm pháp luật trong việc cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký được giải quyết theo quy định của pháp luật( Điều 23 Nghị định 79/2007/NĐ-CP)

Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối vớicác thành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực được thực hiện theoquy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo (Điều 45 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

* Những thuận lợi, khó khăn và hạn chế trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực tại uỷ ban nhân dân phường Bình Thọ

12

* Những thuận lợi:

- Hệ thống pháp luật về chứng thực (các Nghị định, Thông tư và các vănbản pháp luật khác có liên quan) đã được hoàn thiện hơn phù hợp với điều kiệnkinh tế cũng như tình hình thực tế tại ul ban nhân dân; Nghị định số79/2007/NĐ-CP ra đời, việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký sẽ được thực hiện theo một nghị định riêng, quy địnhrất cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện cho các hoạt động chứng thực diễn ra nhanhchóng, thuận lợi Mặt khác cũng đã đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hànhchính cũng như đảm bảo đầy đủ quyền lợi của công dân khi đi chứng thực

- Việc tách bạch riêng hai hoạt động công chứng và chứng thực theo Luậtcông chứng 2007 đã giải quyết được nhiều bức xúc cho nhân dân cũng như giảiquyết được tình trạng ùn tắc tại nơi làm việc, cụ thể là cán bộ tư pháp – hộ tịchtại Ủy ban nhân dân phường thực hiện công việc của mình đúng chuyên mônhơn, có thời gian xem xét tính hợp pháp của các giấy tờ cần chứng thực hơn.Việc tách biệt chức năng của cơ quan hành chính công quyền thực hiện chứngthực tạo điều kiện cho hoạt động chứng thực diễn ra một cách nhanh chóng.Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc của cải của nhân dân vàcán bộ làm công tác tư pháp – hộ tịch

- Hàng tháng, hàng quý, hàng năm đều có báo cáo về công tác tư pháp củaquận Điều này rất thuận lợi cho việc tổng kết, rà soát và kiểm tra văn bản đểtổng hợp vào sổ cuối năm

- Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật được thực hiện thường xuyên

và được đông đảo quần chúng nhân dân ủng hộ Công tác tuyên truyền, phổ biếnđược truyền tải bằng nhiều hình thức như: phương tiện thông tin đại chúng, phổbiến nhất là tuyên truyền viên, báo cáo viên pháp luật Ngoài ra, công dân đếnchứng thực tại ul ban nhân dân cũng được cán bộ Tư pháp – hộ tịch hướng dẫnmột cách tận tình, chu đáo hơn

- Thủ tục chứng thực cũng được tinh giản, gọn nhẹ hơn Theo quy định tại

Điều 15 Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì "Việc giải quyết yêu cầu chứng thực

bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá hai ngày làm việc".

Trên đây là một số thuận lợi khi thực hiện chứng thực, tuy nhiên, bêncạnh những thuận lợi trên thì thực hiện hoạt động này cũng gặp những khó khăn,vướng mắc nhất định

* Những khó khăn và hạn chế trong việc thực hiện hoạt động chứng

thực tại uR ban nhân dân phường Bình Thọ, quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

13

Thứ nhất, hệ thống pháp luật chưa thực sự hoàn thiện: Việc xây dựng,

ban hành văn bản quy phạm pháp luật tuy đã được quan tâm, phối hợp giữa cácngành nhưng vẫn chưa có sự thống nhất cao hoặc hạn chế việc thẩm định của bộphận chuyên môn Do vậy, việc ban hành văn bản cũng sai sót theo quy địnhLuật ban hành văn bản pháp luật và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luậtcủa Hội đồng nhân dân - Ul ban nhân dân các cấp năm 2004 và Thông tư 01 của

Bộ nội vụ

Tuy nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời nó đánh dấu một bước quan trọngtrong công tác chứng thực, tuy nhiên còn nhiều điểm chưa cụ thể và việc thựchiện còn hạn chế trong việc thẩm tra văn bản chứng từ liên quan đến việc chứngthực

Thứ hai, cơ sở vật chất còn thiếu thốn và kém chất lượng: Cán bộ Tư

pháp – Hộ tịch thuộc ul ban nhân dân phường hiện nay chưa có phòng riêng đểlàm việc mà phải làm chung với Văn phòng “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kếtquả” trong khi đó cán bộ Tư pháp cần có không gian riêng để giải quyết hồ sơ,tiếp dân và thực hiện hoạt động chuyên môn của mình Như vậy, ngay cả khônggian làm việc cũng hạn chế vì vậy ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của cán

bộ Cơ sở vật chất để lưu trữ, tra cứu, bảo quản hồ sơ, kho chứa, tủ chứa sổ sáchpháp luật chưa đáp ứng được yêu cầu

Thứ ba, về đội ngũ cán bộ Tư pháp: Là một phường đông dân nhưng

chưa đủ chỉ tiêu cán bộ tư pháp - hộ tịch theo Nghị định 92/2009/NĐ-CP củachính phủ mà chỉ mới một người do vậy công việc nhiều ảnh hưởng đến côngviệc chứng thực Điều này gây ảnh hưởng tới việc xác minh tính trung thực củacác giấy tờ cần chứng thực Hơn nữa, tính nghiêm minh tuân thủ theo pháp luậtcũng chưa được đảm bảo Ví dụ: theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CPthì những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính, bản chính bịcấp sai thẩm quyền, bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm bớt hoặc đã bị hưhỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung Tuy nhiên, trên thực tếkhi làm việc, cán bộ Tư pháp đôi khi còn bị chi phối bởi tình cảm cá nhân nhưnhân dân nhờ người quen biết, người làm trong cơ quan do vậy mà không tuânthủ theo quy định của pháp luật

Thứ tư, công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật : cũng gặp

nhiều khó khăn và không được thường xuyên định kỳ, công tác tuyên truyền cónội dung sơ sài không đáp ứng được nhu cầu hiện tại Chính vì vậy mà nhậnthức về kiến thức pháp luật của người dân không được đảm bảo

Thông qua việc khảo sát thực tiễn và tiếp thu kiến thức từ sách vở, lýthuyết, đặc biệt là kinh nghiệm về hoạt động chứng thực trên địa bàn phườngtrong thời gian thực tập vừa qua, em xin trình bày một số kiến nghị và giải phápsau đây

14