Khái niệm 1.1.1 Các khái niệm cơ bản - Dịch vụ Logistics: Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thì thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công đoạn bao gồm nhận hàng,
Cơ sở lí luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
Vai trò và phân loại
1.2.1 Vai trò của giao nhận
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và mở rộng hợp tác với các quốc gia, vai trò của giao nhận ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Giao nhận hàng hóa giúp tối ưu hóa quá trình lưu thông, đảm bảo sự nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí mà không cần sự hiện diện của người gửi hay người nhận trong quá trình thực hiện.
Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, giúp tối ưu hóa thể tích và trọng tải của chúng Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng mà còn tận dụng tối đa các công cụ và phương tiện hỗ trợ khác trong quá trình vận chuyển.
Nhờ mang lại sự hiệu quả trong quá trình làm hàng xuất nhập khẩu, giao nhận giúp giảm giá thành xuất nhập khẩu hàng hóa.
Giao nhận hàng hóa không chỉ giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí xây dựng kho chứa, mà còn giảm thiểu đáng kể chi phí nhân công.
1.2.2 Vai trò của người giao nhận
Người giao nhận ban đầu chỉ hoạt động như một đại lý, thực hiện các nhiệm vụ được ủy thác bởi các nhà xuất nhập khẩu Những công việc này bao gồm xếp dỡ, lưu kho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, tổ chức vận tải nội địa và xử lý thanh toán tiền hàng.
Sự mở rộng của thương mại quốc tế và phát triển các phương thức vận tải đã làm cho dịch vụ giao nhận ngày càng đa dạng Hiện nay, người giao nhận không chỉ thực hiện các thủ tục hải quan hay thuê tàu, mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
Khi mới ra đời, vai trò truyền thống của người giao nhận chủ yếu chỉ giới hạn trong nước, với các hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra tại quốc gia của họ Người giao nhận thực hiện thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu, đồng thời sắp xếp chỗ cho hàng trong vận tải quốc tế, thường là với hãng tàu trong trường hợp vận chuyển bằng đường biển Chi phí cho các dịch vụ này thường do người xuất khẩu hoặc nhập khẩu chịu, tùy thuộc vào điều kiện thương mại trong hợp đồng Trước đây, người giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở, mà chỉ đóng vai trò là cầu nối giữa chủ hàng và người chuyên chở hoặc là một trung gian môi giới.
Khi người giao nhận hoạt động như một đại lý, nhiệm vụ chính của họ chủ yếu dựa vào yêu cầu của khách hàng Những nhiệm vụ này thường được quy định bởi luật tập tục về đại lý hoặc luật dân sự liên quan đến uỷ quyền Tuy nhiên, các quy định này hiện nay không còn tập trung vào vấn đề giao nhận, và điều kiện thực tế cũng có sự khác biệt.
Khi người giao nhận thực hiện dịch vụ vận tải, họ không còn là đại lý mà trở thành người chuyên chở, đóng vai trò chính trong hợp đồng Điều này có nghĩa là họ không được hưởng các quyền bảo vệ và giới hạn trách nhiệm như đại lý, mà phải đảm bảo thực hiện toàn bộ quá trình vận tải một cách hợp lý Họ cũng phải chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hóa, bất kể nguyên nhân là do lỗi của mình hay do hành vi, khuyết điểm của nhân viên hoặc đại lý của họ.
Người giao nhận được gọi là người chuyên chở thực sự khi tự mình vận chuyển hàng hóa hoặc thuê phương tiện từ bên khác Nếu theo hợp đồng với khách hàng, họ vẫn là người chuyên chở, nhưng khi ký hợp đồng phụ để thuê người khác thực hiện dịch vụ giao nhận, họ trở thành người chuyên chở theo hợp đồng Dù là người chuyên chở thực tế hay theo hợp đồng, người giao nhận vẫn giữ vai trò của người chuyên chở.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng như người chuyên chở trong các dịch vụ gom hàng, vận tải đa phương thức và vận tải trọn gói Người gom hàng và người kinh doanh vận tải đa phương thức thực chất cũng là người chuyên chở, nhưng họ có những đặc trưng riêng biệt do các dịch vụ này mang lại, khác với dịch vụ vận tải thông thường.
1.2.3 Phân loại dịch vụ logistics
Theo nghị định 163/2017 – điều 3 logistics được phân thành 17 loại hình dịch vụ bao gồm:
1 Dịch vụ xếp dỡ container, trừ dịch vụ cung cấp tại các sân bay.
2 Dịch vụ kho bãi container thuộc dịch vụ hỗ trợ vận tải biển.
3 Dịch vụ kho bãi thuộc dịch vụ hỗ trợ mọi phương thức vận tải.
5 Dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa.
6 Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm cả dịch vụ thông quan).
7 Dịch vụ khác, bao gồm các hoạt động sau: Kiểm tra vận đơn, dịch vụ môi giới vận tải hàng hóa, kiểm định hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác định trọng lượng; dịch vụ nhận và chấp nhận hàng; dịch vụ chuẩn bị chứng từ vận tải.
8 Dịch vụ hỗ trợ bán buôn, hỗ trợ bán lẻ bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa và giao hàng.
9 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải biển.
10 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường thủy nội địa.
11 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường sắt.
12 Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường bộ.
13 Dịch vụ vận tải hàng không.
14 Dịch vụ vận tải đa phương thức.
15 Dịch vụ phân tích và kiểm định kỹ thuật.
16 Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác.
17 Các dịch vụ khác do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics và khách hàng thỏa thuận phù hợp với nguyên tắc cơ bản của Luật thương mại
Các loại Container
Theo tiêu chuẩn ISO 668 và 830, container được định nghĩa là công cụ vận chuyển bền vững, chắc chắn, phù hợp cho việc tái sử dụng nhiều lần.
Được thiết kế đặc biệt, sản phẩm này mang lại sự thuận tiện trong việc vận chuyển hàng hóa bằng nhiều phương thức khác nhau mà không cần phải xếp lại hàng tại các điểm trung gian.
- Phù hợp cũng như tạo điều kiện cho việc xếp dỡ dễ dàng và chuyển từ phương tiện này sang phương tiện khác.
- Thiết kế với dung tích ít nhất từ 1m3 trở lên.
- Phân loại container theo cấu trúc gồm 6 loại hình:
- Phân loại theo công dụng gồm 7 loại hình:
Container hàng bách hóa: thường được sử dụng để chở hàng khô, nên còn được gọi là container khô (dry container – viết tắt là 20’
DC hay 40’ DC) Loại container thường được sử dụng phổ biến trong vận tải biển.
Container hàng rời: Là loại container cho phép xếp hàng rời khô
Container hàng rời được thiết kế để vận chuyển các loại hàng hóa như xi măng, ngũ cốc và quặng Chúng có miệng xếp hàng ở phía trên để rót hàng vào và cửa dỡ hàng ở dưới đáy hoặc bên cạnh để lấy hàng ra Ngoại hình của container hàng rời tương tự như container bách hóa, với điểm khác biệt chính là vị trí của miệng xếp hàng và cửa dỡ hàng.
Container bảo ôn nóng, lạnh được thiết kế đặc biệt để vận chuyển hàng hóa cần kiểm soát nhiệt độ bên trong Vách và mái của container này thường được bọc lớp cách nhiệt, trong khi sàn được làm bằng nhôm dạng cấu trúc chữ T, giúp không khí lưu thông hiệu quả Loại container này có khả năng duy trì nhiệt độ ổn định, thường được sử dụng nhiều nhất là container lạnh (refer container).
Container bồn là loại container được thiết kế với khung chuẩn ISO, bên trong có bồn chứa để vận chuyển hàng lỏng như rượu, hóa chất và thực phẩm Hàng hóa được nạp vào qua miệng bồn (manhole) trên mái container và được lấy ra qua van xả (Outlet valve) nhờ trọng lực hoặc bằng bơm.
Container chuyên dụng là loại thiết kế đặc biệt dành riêng để vận chuyển các loại hàng hóa cụ thể như ô tô hoặc động vật sống Ví dụ, container chở ô tô có cấu trúc bao gồm một bộ khung liên kết với mặt sàn, không cần vách và mái che, giúp tối ưu hóa không gian để chứa từ một đến nhiều chiếc ô tô bên trong.
2 tầng tùy theo chiều cao xe (Hiện nay, người ta vẫn chở ô tô trong container bách hóa khá phổ biến)
Container mặt bằng là loại container không có vách và mái, chỉ có sàn vững chắc, chuyên dùng để vận chuyển hàng nặng như máy móc, thiết bị và sắt thép Có hai loại container mặt bằng: một loại không có vách và một loại có vách hai đầu có thể cố định, gập xuống hoặc tháo rời, giúp linh hoạt trong việc vận chuyển hàng hóa.
Container hở mái là loại container được thiết kế đặc biệt, cho phép dễ dàng đóng và rút hàng qua mái Sau khi hàng hóa được đóng, mái container sẽ được phủ kín bằng vải dầu để bảo vệ Loại container này thường được sử dụng để vận chuyển máy móc thiết bị hoặc gỗ có kích thước dài.
- Phân loại theo kích thước: (có 3 loại phổ biến)
Container 20 feet DC: dài 6m, rộng 2,4m, cao 2,6m
Container 40 feet DC: dài 12m, rộng 2,4m, cao 2,6m
Container 40 feet HC: dài 12m, rộng 2,4m, cao 2,9m
Một số hình ảnh minh họa container:
Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa bằng đường biển 14
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) là tài liệu do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền như phòng công thương hoặc VCCI cấp, nhằm xác nhận nguồn gốc sản xuất hoặc khai thác hàng hóa.
Chủ hàng nhập khẩu có thể tận dụng C/O để hưởng ưu đãi thuế quan, giúp giảm mức thuế từ vài phần trăm đến hàng chục phần trăm, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Đối với chủ hàng xuất khẩu, việc xin C/O chủ yếu là để tuân thủ các quy định trong hợp đồng với khách hàng nước ngoài.
Giấy chứng nhận xuất xứ đóng vai trò quan trọng trong quản lý Nhà nước, liên quan đến các chính sách chống phá giá và trợ giá, thống kê thương mại, cũng như việc duy trì hệ thống hạn ngạch.
- C/O mẫu A (cấp cho hàng XK đi các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP)
- C/O mẫu D (các nước trong khối ASEAN)
- C/O mẫu AK (ASEAN – Hàn Quốc)
- C/O mẫu AJ (ASEAN – Nhật Bản)
- C/O mẫu VJ (Việt nam – Nhật Bản)
Hợp đồng thương mại quốc tế là thỏa thuận giữa bên mua và bên bán từ hai quốc gia khác nhau, trong đó bên bán cam kết cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ liên quan đến hàng hóa cùng quyền sở hữu cho bên mua, trong khi bên mua có trách nhiệm thanh toán tiền hàng.
Trong đó, có một số điều khoản quan trọng và bắt buộc (theo Luật thương mại
- Commodity: mô tả hàng hóa
- Quantity: Số lượng, trọng lượng hàng
- Price: đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (vd: FOB cảng xếp)
- Shipment: thời hạn, địa điểm giao hàng
- Payment: phương thức, thời hạn thanh toán
- Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên, còn có những điều khoản quan trọng khác như:
- Packing & Marking: quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa
- Warranty: bảo hành hàng hóa (nếu có)
- Force Maejure: bất khả kháng
- Other conditions: các quy định khác
Commercial Invoice đóng vai trò quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, thể hiện giá trị hàng hóa và là bằng chứng cho giao dịch mua bán khi khai báo hải quan Nó cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giúp theo dõi việc thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả.
- Về cơ bản hóa đơn sẽ gồm những nội dung chính sau:
Số và ngày lập hóa đơn
Tên, địa chỉ người bán & người mua
Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
Điều kiện cơ sở giao hàng
- Công Dụng: Packing list giúp cho việc kiểm đếm hàng hóa được thuận lợi hơn Về cơ bản sẽ gồm những nội dung chính sau:
Số & ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List)
Tên, địa chỉ người bán & người mua
Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích
Vận tải đơn, thường được biết đến với các tên gọi như vận đơn đường biển, vận đơn hàng không hay giấy gửi hàng đường sắt, là một chứng từ vận tải quan trọng do người vận chuyển, thuyền trưởng (trong trường hợp vận tải đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc đã được nhận và đang chờ xếp lên tàu Chức năng của vận đơn không chỉ là xác nhận việc vận chuyển hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong quá trình giao nhận hàng.
Hợp đồng vận tải là tài liệu xác nhận việc ký kết và nội dung cụ thể của hợp đồng này Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mối quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ hàng, đặc biệt là giữa người vận tải và người nhận hàng.
Biên lai của người vận tải xác nhận việc nhận hàng để chuyên chở và chỉ giao hàng cho người xuất trình vận đơn đường biển hợp lệ đã được ký phát tại cảng xếp hàng.
Vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa đã được ghi trên đó, mang lại giá trị pháp lý cho việc cầm cố, mua bán và chuyển nhượng hàng hóa Chức năng này khiến vận đơn trở thành một tài liệu quan trọng trong các giao dịch thương mại.
- Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa
- Làm tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng
- Làm chứng từ để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa
Vận đơn là tài liệu quan trọng giúp xác định số lượng hàng hóa mà người bán đã gửi cho người mua, từ đó hỗ trợ trong việc thống kê, ghi sổ và theo dõi việc thực hiện hợp đồng Nội dung của vận đơn cần chú ý đến một số điểm thiết yếu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
- Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu
- Tên và địa chỉ người gửi hàng
- Tên và địa chỉ người nhận hàng, (rất quan trọng)
- Đại lý, bên thông báo chỉ định
- Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích
- Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán
- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn
- Số bản gốc vận đơn
- Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng, hoặc đại lý)
Cơ sở pháp lí
Luật Thương mại Việt Nam năm 2005
Hệ thống luật Việt Nam liên quan tới Logistics dần được hình thành và hoàn thiện Luật thương mại Việt Nam năm 2005 được đưa ra thay thế cho Luật
Thương mại Việt Nam năm 1997, theo đó, thuật ngữ “Logistics” được dùng để thay thế cho cụm từ “dịch vụ giao nhận” trước kia.
Các quy định về định nghĩa và nội dung liên quan đến dịch vụ Logistics được quy định trong Mục 4 của luật, từ điều 233 đến điều 240 Một số điều quan trọng trong mục này bao gồm các tiêu chí và yêu cầu về dịch vụ Logistics, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động logistics.
Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại mà trong đó thương nhân tổ chức và thực hiện nhiều công việc liên quan đến hàng hóa, bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng gói, ghi ký mã hiệu và giao hàng Các dịch vụ này được thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng nhằm nhận thù lao Tại Việt Nam, dịch vụ logistics được phiên âm là dịch vụ lô-gi-stíc.
- Điều 234: Điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics
Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics theo quy định của pháp luật.
Chính phủ quy định chi tiết điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics.
Luật Hàng hải Việt Nam năm 2015
Luật hàng hải Việt Nam năm 2015 không quy định cụ thể về dịch vụ Logistics, nhưng lại đưa ra các quy định liên quan đến các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận hàng hóa, bao gồm Thông báo hàng đến, Hợp đồng vận chuyển và Vận đơn.
…Một số điều được đề cập tới như là
- Điều 148 (Chương VII – Mục 1): Chứng từ vận chuyển
Chứng từ vận chuyển bao gồm các loại như vận đơn, vận đơn suốt đường biển, giấy gửi hàng đường biển và các chứng từ liên quan khác Các mẫu vận đơn và vận đơn suốt đường biển phải do doanh nghiệp phát hành và được gửi, lưu trữ tại cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải.
Vận đơn là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, chứng minh rằng người vận chuyển đã nhận hàng với số lượng, chủng loại và tình trạng như đã ghi Nó không chỉ là bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa mà còn là cơ sở để thực hiện việc nhận hàng và xác nhận hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Vận đơn suốt đường biển là vận đơn ghi rõ việc vận chuyển hàng hóa được ít nhất hai người vận chuyển bằng đường biển thực hiện.
Giấy gửi hàng đường biển là tài liệu chứng minh việc nhận hàng hóa theo thông tin ghi trong giấy, đồng thời là bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển hàng hóa qua đường biển Lưu ý rằng giấy gửi hàng đường biển không được phép chuyển nhượng.
Chứng từ vận chuyển khác là chứng từ do người vận chuyển và người thuê vận chuyển thỏa thuận về nội dung, giá trị.
Một số Nghị định, Thông tư khác
Nghị định 163/2017/NĐ-CP, ban hành ngày 30/12/2017, quy định về kinh doanh dịch vụ Logistics tại Việt Nam Nghị định này phân loại dịch vụ Logistics thành 17 loại khác nhau, đồng thời quy định các điều kiện kinh doanh và giới hạn trách nhiệm của thương nhân trong lĩnh vực này.
- Nghị định 87/2009/NĐ-CP ngày 29/10/2009 về vận tải đa phương thức.
- Nghị định 144/2018/NĐ-CP ngày 16/10/2018 sửa đổi, bổ sung các nghị định về vận tải đa phương thức.
Nghị định 69/2018/NĐ-CP, ban hành ngày 15/5/2018, quy định chi tiết về việc thực hiện Luật Thương mại liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế Nghị định này cũng điều chỉnh các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài, nhằm tạo ra khung pháp lý rõ ràng cho các giao dịch thương mại quốc tế.
- Nghị định số 30/ 2014/NĐ-CP ngày 14/04/2014 về điều kiện kinh doanh dịch vụ vận tải biển và dịch vụ hỗ trợ vận tải biển.
1.5.2 Luật quốc tế a Điều kiện kinh doanh chuẩn của FIATA
Năm 1981, FIATA đã giới thiệu mẫu điều kiện kinh doanh chuyển tiếp tiêu chuẩn cho các hiệp hội thành viên, nhằm giảm thiểu sự khác biệt giữa các dịch vụ chuyển tiếp và hạn chế của người giao nhận Tổ chức này đã thống nhất các điều kiện mẫu cho dịch vụ giao nhận vận tải với mục tiêu hình thành một bộ luật áp dụng cho lĩnh vực này Tuy nhiên, bộ quy tắc này vẫn mang tính mở, cho phép các quốc gia dựa trên nguyên tắc chung để thiết lập các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn cho hoạt động chuyển tiếp của họ.
Quy tắc này xác định rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận khi họ hoạt động như người chuyên chở hoặc đại lý, đồng thời cung cấp hướng dẫn để giải quyết các tranh chấp phát sinh Ngoài ra, nó cũng đề cập đến các công ước hàng hải quốc tế liên quan.
- Quy tắc Hague năm 1924 và các Nghị định thư 1968, 1979
Bài viết này nêu rõ các quy tắc liên quan đến chứng từ vận tải biển, đặc biệt là vận đơn đường biển (B/L), cùng với phản hồi từ người gửi hàng và người chuyên chở hàng hải Nó cũng đề cập đến các vấn đề khiếu nại và kiện tụng trong lĩnh vực này Ngoài ra, bài viết còn phân tích các công ước quốc tế liên quan đến vận tải đa phương thức, giúp người đọc hiểu rõ hơn về quy định và quy trình trong ngành vận tải.
- Công ước quốc tế về vận chuyển hàng hoá ô tô (CMR-1956)
- Công ước quốc tế về tính thống nhất của vận đơn (Hague-Visby)
- Công ước quốc tế về vận chuyển hàng hoá bằng đường biển (Quy tắc Hamburg 1978)
- Công ước quốc tế về vận chuyển hàng hoá quốc tế một phần hoặc toàn bộ bằng đường biển (Quy tắc Rotterdam 2010)
- Các quy tắc vận chuyển đa phương thức của UNCTAD/ICC, đặc biệt làIncoterms
Phân tích công ty Minh Khoa Logistics
Quy trình giao nhận hàng FCL xuất khẩu tại công ty
Sơ đồ quy trình
Hình 2.4 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL
Bước 1: Nhà xuất khẩu thuê FWD làm thủ tục lô hàng
Các chứng từ xuất khẩu được lập bởi bên bán dựa trên đặc điểm của Packing List hàng hóa và phương thức vận chuyển, bao gồm đường biển hoặc đường hàng không Phòng Logistics của bên bán sẽ tính toán số lượng container cần đặt và lựa chọn loại container phù hợp Người bán có thể thực hiện thủ tục xuất khẩu trực tiếp hoặc thuê một công ty giao nhận (FWD) để xử lý tất cả các thủ tục xuất khẩu.
Dựa trên yêu cầu của khách hàng, FWD sẽ liên hệ với nhiều hãng tàu để kiểm tra lịch trình và xin báo giá cước vận chuyển biển Sau khi so sánh, FWD sẽ chọn hãng tàu có báo giá thấp nhất và gửi cho khách hàng Booking request mà FWD gửi cho hãng tàu sẽ bao gồm thông tin về số lượng, kiểu loại container, trọng lượng, cùng ngày đến và ngày dỡ hàng.
Bước 3: Hãng tàu gửi booking note cho FWD
Nội dung của Booking bao gồm các thông tin quan trọng như tên tàu, số chuyến, cảng xếp/dỡ hàng, kiểu loại container, chủng loại container, tên người đặt, thời gian dự kiến xuất phát (ETD) và thời gian dự kiến đến (ETA), cùng với địa chỉ của hãng tàu.
Bước 4: Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
FWD gửi booking, giấy giới thiệu và phí chì tới địa chỉ hãng tàu để đổi lệnh cấp vỏ rỗng Lệnh cấp vỏ rỗng ghi rõ địa chỉ bãi container và địa chỉ hạ hàng Nhân viên FWD xuống bãi thực hiện thủ tục chọn vỏ container, nhận danh sách từ kho bãi và tự chọn container, tránh các vỏ hư hỏng Sau khi chọn xong, nhân viên tích vào danh sách và làm thủ tục đóng phí nâng vỏ hoặc phí hạ hàng Bãi cảng sẽ in phiếu giao container rỗng và nhân viên FWD sẽ lấy lệnh cùng hóa đơn nâng vỏ/hạ hàng để giao cho khách hàng.
Sau khi hoàn tất, bộ phận vận tải sẽ sử dụng phiếu giao container rỗng để vào cảng nhận container Sau đó, họ sẽ kéo container về kho của khách hàng để tiến hành đóng hàng.
Lưu ý : Một số hãng tàu sử dụng lệnh cấp rỗng điện tử.
Bước 5: Khai báo hải quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty FWD, sau khi nhận booking từ hãng tàu, sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan cho hàng xuất Các chứng từ cần thiết sẽ được chuẩn bị đầy đủ để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra thuận lợi.
Các thông tin sẽ được cập nhật và truyền tải qua phần mềm ecuss5vn Sau khi kiểm tra thông tin lô hàng, cơ quan hải quan sẽ gửi kết quả phân luồng trở lại.
2 Luồng vàng : kiểm tra lại hồ sơ ( mất thêm phí )
3 Luồng đỏ : bị kiểm hóa ( kiểm tra lại hồ sơ và ct chì kiểm tra hàng trong cont + mất thêm phí ).
Người bán cần nộp thuế xuất khẩu và kèm theo biên lai vào bộ hồ sơ hải quan Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, nhân viên sẽ ký tờ khai và nộp cho hãng tàu hoặc bãi cảng Sau khi tàu rời bến khoảng 2 - 3 tuần, người bán sẽ tiến hành thanh lý tờ khai.
Bước 6: Đóng hàng tại kho riêng
Lái xe chở vỏ rỗng đến kho của khách hàng để đóng hàng, kho sẽ tính toán kiện hàng dựa trên kích thước container Bộ phận kho bố trí công nhân và xe nâng để thực hiện việc đóng hàng Nhân viên kho kiểm đếm và ghi vào packing list cùng thông tin container để gửi cho FWD hoặc hãng tàu làm SI Công nhân tại nhà máy sẽ tăng chằng, chèn lót hàng hóa để tránh hư hỏng Nhân viên kho kẹp chì vào container trước khi lái xe đưa hàng về bãi cảng Trước khi vào cảng, container sẽ được cân (VGM) để đảm bảo tải trọng không vượt quá 28 tấn Container cần đổi lệnh hạ hàng và thanh toán phí trước khi vào cảng.
Bước 7: Nhận chi tiết làm B/L và phát hành H-B/L nháp
Nhân viên kho gửi thông tin về số kiện, số tấn, số container và số chì cho bộ phận chứng từ của công ty FWD để thực hiện Shipping Instruction (SI), từ đó giúp hãng tàu thiết lập và phát hành vận đơn (Bill).
Bước 8: Gửi chứng từ làm master B/L cho hãng tàu
Sau khi khách hàng xác nhận thông tin chính xác, hãng tàu sẽ phát hành bill gốc hoặc surrender/seaway bill tùy theo yêu cầu và hình thức thanh toán trong hợp đồng Nếu thanh toán bằng L/C, bill gốc là bắt buộc; trong các trường hợp khác, khách hàng có thể chọn sử dụng bill surrender hoặc seaway bill để thuận tiện hơn.
*1 bộ bill gốc hoàn chỉnh sẽ có : 3 bản gốc và 3 bản coppy.
Bước 9: Phát hành Debit Note và gửi chứng từ cho NXK
Trước khi tàu chạy và lấy bill , khách hàng (công ty FWD) phải thanh toán đầy đủ các khoản phí cho khách hàng :Local chares :
- Phí chì ( seal fee )/từng cont
- Cước biển ( ocean freight )/cont : tùy thuộc FOB,CIF…( incoterm)
Phí địa phương (Local Charge) là khoản phí phải trả tại cảng dỡ hàng và cảng xếp hàng, ngoài cước biển (Ocean Fee) Các hãng tàu và Forwarder thường áp dụng thêm Local Charges cho mỗi lô hàng, và cả shipper lẫn consignee đều có trách nhiệm thanh toán khoản phí này Mức phí cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng hãng tàu và cảng.
Công ty FWD bỏ tiền ra ứng trước chi trả cho khách hàng của mình
Người xuất khẩu cần lấy hóa đơn cho các khoản phí và có thể nhận lại tiền sau Khi tàu của hãng vận tải giao bill cho khách hàng, FWD có thể phát hành house bill cho khách hàng tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Bước 10: Giao House B/L cho khách hàng và kết và thanh toán
Công ty FWD làm bảng kê yêu cầu khách hàng của mình (người xuất khẩu) thanh toán các khoản phí :
-THC, bill, seal fee, cước biển, VGM,phụ phí (nếu có)
B.Phí nâng vỏ và hạ hàng tại bãi cảng ( đã nên hóa đơn đỏ ) Tính theo từng cont
C.Phí sử dụng tiện ích công trình cảng biển ( 500k/40’, 250k/20’ )
D.Phí vận chuyển đường bộ kéo vỏ rỗng về kho riêng đóng hàng, hạ hàng tại cảng để xuất tàu.tính theo từng cont
Phí mở tờ khai hải quan hàng xuất (Tính theo từng cont.)
3.2 Hợp đồng xuất khẩu lô hàng nguyên container bộ loc khí dùng cho mô-tô ( Element Comp AIR/C )
3.2.1 Giới thiệu về mặt hàng bộ lọc khí
Bộ lọc gió xe máy là một thành phần thiết yếu, giúp loại bỏ tạp chất và bụi bẩn trong không khí trước khi vào buồng đốt Nhờ vào bộ phận này, quá trình đốt cháy nhiên liệu diễn ra hiệu quả, tạo ra động năng và công suất mượt mà, đồng thời bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của động cơ.
Thông tin hợp đồng vận chuyển lô hàng :
Hai bên đã kí kết hợp đồng mua bán
Thông tin về lô hàng trên Packing List
Lô hàng này được đóng trong 263 carton/ 1 container 20’ :
Price term: FOB HaiPhong Port, Việt Nam
Port of loading: Hai Phong port, Viet Nam
Port of discharge:Shanghai, China
Số lượng hàng hóa vận chuyển:
Mã PO VFT221002S: 5350 unit(1,932USD/1 unit)
Mã PO VFT221101S: 7800 unit (1,932USD/1 unit)
Tổng 13150 unit, tổng giá trị đơn hàng 25.405,80 USD.
Lô hàng được đóng tổng 22 pallet, vận chuyển bằng 1 container 20’
3.2.2 hợp đồng xuất khẩu lô hàng nguyên cont bộ lọc khí ( Element comp AIR/C)
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI TÂN TOÀN PHÁT, có địa chỉ tại số 56-58, đường Lê Lợi, phường Nguyễn Trãi, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội, Việt Nam, là đơn vị xuất khẩu uy tín Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua điện thoại: 0943798899 hoặc 097890036.
Người nhập khẩu: YUBI CO.,LTD Địa chỉ: 12 HUA SHAN ROAD, SUZHOU NEW DISTRICT,
Trách nhiệm, chi phí mỗi bên trên hợp đồng:
Vì lô hàng được mua bán theo điều kiện FOB nên:
-Trách nhiệm, chi phí của người bán (người xuất khẩu):
Thanh toán phí Local charges tại đầu cảng xếp: THC, Phí Bill, phí chì
Giải thích quy trình giao nhận xuất khẩu lô hàng nguyên container bộ lọc khí( Element comp AIR/C)
Bước 1: FWD nhận thông tin lô hàng từ công ty xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận xong đơn hàng với khách hàng nhập khẩu ở
Công ty Tân Toàn Phát tại Trung Quốc đã liên hệ với phòng kinh doanh của Minh Khoa Logistics để tiến hành quy trình xuất khẩu cho lô hàng của mình Minh Khoa Logistics sẽ tiếp nhận các chứng từ từ công ty xuất khẩu và thông báo về các dịch vụ liên quan.
-Chứng từ xuất khẩu hoặc các giấy phép xuất khẩu liên quan đến lô hàng
Bước 2: Nhận Booking request từ khách hàng
Người xuất khẩu cần gửi email cho bộ phận sale của Minh Khoa Logistics, trong đó cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng, bao gồm tên người xuất khẩu và người nhập khẩu, tên hàng hóa, số lượng container cần đặt, loại container, tổng trọng lượng và thể tích hàng hóa, cảng xếp và cảng dỡ hàng, thời gian đóng hàng tại kho, điều kiện giao hàng theo incoterm, cũng như phương thức thanh toán.
- Tên hàng: Element Comp AIR/C
- Số lượng container và loại container: 1 containet 20’.
- Hãng tàu (Carrier): SITC container lines.
- Cảng xếp hàng:Haiphong Port, HẢI PHÒNG.
- Cảng dỡ hàng: Shanghai, China
- Thời gian dự kiến tàu khởi hành tại cảng xếp: 9/2/2023
- Thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ: 16/2/2023
- Tên của Shipper (người gửi hàng): Công ty Minh Khoa logistics
Bộ phận chứng từ hàng xuất của FWD liên hệ với hãng tàu để yêu cầu đặt chỗ và nhận báo giá cước biển Nội dung email được gửi đi nhằm mục đích làm rõ thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa.
Hãng tàu sẽ gửi mail trả lời khách hàng báo giá cước biển và lịch tàu và tệp đính kèm file booking note hoặc Booking Confirmation
Nhân viên chứng từ hàng xuất sau khi nhận đc booking từ hãng tàu sẽ phát hành booking cho khách hàng của mình.
Phí CIC: phụ phí cân bằng vỏ, giờ cắt máng (note)
Hoặc nhân viên Sale sẽ book trực tiếp trên trang web hãng tàu.
Sau khi FWD nhận được chỉ thị phê duyệt, cần gửi thông tin về lô hàng cho hãng tàu để xin đặt chỗ Bên cạnh những thông tin khách hàng cung cấp, có thể bổ sung thêm một số nội dung cần thiết khác.
Account (A/C): Công ty Minh Khoa logistcics
Tên tàu/ số chuyến: KANWAY LUCKY 2304N
Lấy container rỗng tại: SITC-DINH VU DEPOT
Hạ cont tại cảng VINABRIDGE DINH VU DEPOT
Hãng tàu ONE sẽ cung cấp một Booking Confirmation, được coi là hợp đồng lưu cước, xác định trách nhiệm giữa công ty và hãng tàu Sau khi nhận Booking Confirmation, cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin chính xác; nếu có sai sót, hãy liên hệ với hãng tàu để điều chỉnh Đặc biệt, cần chú ý đến ngày và địa điểm lấy container rỗng, ngày và địa điểm tập kết container, cũng như thời gian cắt máng (closing time) để thông báo cho khách hàng về thời hạn xếp hàng.
Bước 4: Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
Nhân viên chứng từ cần gửi Booking của hãng tàu trực tiếp cho khách hàng để thực hiện đóng hàng Khi gửi Booking, yêu cầu khách hàng xác nhận đã nhận và thông báo rõ thời hạn gửi chi tiết làm B/L (Shipping Instruction Cut Off Deadline) cũng như thời hạn chỉnh sửa B/L (Bill of Lading Amendment Deadline) Nếu Shipper muốn chỉnh sửa vận đơn nhưng đã quá hạn Shipping Instruction, việc này sẽ gặp khó khăn.
Khi thực hiện chỉnh sửa liên quan đến Cut Off, cần kiểm tra với hãng tàu về mức phí phát sinh Sau đó, thông báo cho Shipper về việc có chỉnh sửa hay không Nếu Shipper đồng ý, yêu cầu xác nhận việc chỉnh sửa Công ty Cổ phần Vận tải 1 - TRACO sẽ thanh toán 40 USD cho mỗi lần chỉnh sửa cho hãng tàu và sẽ thu lại khoản phí này từ người xuất khẩu.
Tiếp tục quy trình, khách hàng cần theo dõi và yêu cầu đóng hàng, hạ bãi đúng thời gian trong Booking Sau khi có Booking, khách hàng sẽ đổi lệnh cấp rỗng và kéo container, sau đó thông báo số container cho bộ phận chứng từ Khi nhận container rỗng, văn phòng hãng tàu tại cảng sẽ cấp phiếu Container Packing List cho Shipper để điền thông tin cần thiết như tên cảng đi/đến, tên tàu, số chuyến, số container, số seal và thông tin hàng hóa Container Packing List có vai trò quan trọng trong việc ghi danh sách container vào sổ tàu, nếu không có sẽ không được xếp lên tàu.
Bước 5: Khai báo hải quan
Công ty TNHH Tiến vận SITC-Đình Vũ tiến hành mở tờ khai hải quan ngay khi nhận được thông báo hàng đến.
Nhân viên hiện trường của công ty chuẩn bị các hồ sơ đã nêu ở quy trình chung để làm thủ tục khai hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS
Sau khi nhận đủ bộ chứng từ, tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS Nhập thông tin cần thiết trên hệ thống khai hải quan điện tử và nhận thông điệp phản hồi về kết quả phân luồng hàng hóa Chờ kết quả phân luồng và in tờ khai hải quan nhập khẩu Nếu tờ khai không hợp lệ, cần thực hiện các bước điều chỉnh phù hợp.
Nhận được thông tin phải khai báo hải quan lại Nếu hợp lệ : Cho luôn số TờKhai, phân luồng Tờ Khai
Mặt hàng này được phân luồng xanh, nên hàng hóa không gặp vấn đề và đã được thông quan Nhân viên chứng từ đã in tờ khai lô hàng đã thông quan và tên container đủ điều kiện để qua khu vực giám sát Hải quan (tờ mã vạch), từ đó tiến hành thủ tục nhận hàng và giao hàng cho khách hàng.
Bước 6: Đóng hàng tại kho riêng
Người lấy lệnh cần liên hệ với đội vận tải của công ty xuất khẩu để nhận phiếu giao nhận container Sau đó, lái xe vào cảng để tìm vị trí container và làm thủ tục với quản lý kho hàng cùng đội ngũ xe nâng để đưa container ra khỏi cảng Trước khi rời cảng, lái xe phải kiểm tra tình trạng container, đảm bảo container nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị phá hoại hay hư hỏng, và niêm phong chì vẫn còn nguyên Cuối cùng, lái xe cần xác nhận lại thời gian và địa điểm giao hàng với khách hàng.
Lấy container tại cảng SITC-DINH VU DEPOT, Hải Phòng sau đó trả hàng về kho riêng Công ty Tân Toàn Phát
Tiền cước vận chuyển container là: 2.500.000 VND/cont * 1 cont = 2.500.000 VND
Sau khi hàng hóa được vận chuyển về kho của người xuất khẩu, nhân viên công ty cổ phần Trung Kiên sẽ tiến hành kiểm tra số container và số chì, đồng thời bố trí công nhân xếp hàng lên container Sau khi hoàn tất việc xếp hàng, đại diện công ty nhập khẩu sẽ ký biên bản giao hàng xác nhận rằng container được giao đủ số lượng, đúng số chì và tình trạng container còn nguyên vẹn Tiếp theo, lái xe sẽ vận chuyển container về bãi hạ Vinabridge Dinh Vu depot Tại đây, nhân viên cảng sẽ kiểm tra tình trạng container; nếu phát hiện bất thường, sẽ thu phí sửa chữa và vệ sinh Người nhận lệnh cần tập hợp các biên bản và giấy tờ liên quan để lên hãng tàu lấy lại tiền, bao gồm phơi lệnh, giấy giới thiệu, liên cược vỏ và phiếu tạm thu.
Bước 7: Nhận chi tiết làm B/L và phát hành H-B/L nháp
Nhân viên kho cung cấp thông tin về số kiện, số tấn, số container và số chì cho bộ phận chứng từ của công ty FWD, nhằm phục vụ cho việc lập shipping instruction (SI) Shipping instruction là tài liệu quan trọng giúp hãng tàu thiết lập và phát hành vận đơn (bill).
Hãng tàu gửi bill nháp để khách hàng kiểm tra thông tin, và sau khi khách hàng xác nhận chính xác, hãng tàu sẽ phát hành bill gốc hoặc surrender/seaway bill Việc phát hành bill nào phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và hình thức thanh toán trong hợp đồng Đối với thanh toán L/C, bill gốc là bắt buộc, trong khi các trường hợp khác có thể sử dụng bill surrender hoặc seaway bill để tiện lợi hơn Trong trường hợp công ty xuất khẩu thanh toán 100% bằng T/T ngay khi giao hàng, bill seaway sẽ được chọn.