Chương III: Quy trình giao nhận hàng FCL xuất khẩu tại công ty
3.1 Sơ đồ quy trình
Hình 2.4. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL Giải thích chi tiết
Bước 1: Nhà xuất khẩu thuê FWD làm thủ tục lô hàng
Các chứng từ xuất khẩu do bên bán lập, căn cứ vào đặc điểm, Packing List hàng hóa mà các bên đưa ra phương thức vận chuyển đường biển hay air.
Phòng Logistics bên bán tính toán số lượng container cần book , lựa chọn kiểu
loại container phù hợp. Người bán có thể đứng ra làm thủ tục xuất khẩu trực tiếp hoặc thuê 1 công ty FWD đứng ra làm tất cả các thủ tục xuất khẩu.
Bước 2: Booking request
Căn cứ vào yêu cầu của khách, FWD sẽ liên hệ với các hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, xin báo giá cước biển, thông thường liên hệ với vài hãng tàu , sau đó chọn ra 1 hãng có báo giá thấp nhất. Rồi gửi cho khách hàng, booking request mà FWD gửi cho hãng tàu bao gồm: Số lượng, kiểu loại container ,trọng lượng, ngày đến/ngày dỡ
Bước 3: Hãng tàu gửi booking note cho FWD
Nội dung của Booking bao gồm : tên tàu, số chuyến, cảng xếp/dỡ hàng,kiểu loại cont, chủng loại container, tên người book, etd/eta, địa chỉ của hãng tàu…
Bước 4: Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
FWD gửi booking,giấy giới thiệu,phí chì lên địa chỉ hãng tàu, vào quầy chứng từ hàng xuất để đổi lệnh cấp vỏ rỗng ( phí chì có thể thu riêng hoặc tính trong phí local charges ).Trên lệnh cấp vỏ rỗng có ghi rõ địa chỉ bãi để chọn vỏ container, địa chỉ hạ container hàng để xuất tàu. Nhân viên hiện trường của FWD xuống bãi làm thủ tục chọn vỏ container , nhân viên kho bãi sẽ cấp cho khách hàng 1 list vỏ container , sau đó nhân viên ra bãi tự chọn container ( không lấy vỏ rách, thủng, trục cửa cont bị cont, méo , bẹp nhiều,sàn bẩn….)
Sau khi chọn xong tích vào list container đó và vào quầy trong bãi làm thủ tục đóng phí nâng vỏ ( hoặc đóng luôn phí hạ hàng, 1 số trường hợp chỉ đóng phí nâng vỏ, hạ hàng đóng sau…). Bãi cảng sẽ in phiếu giao container rỗng , đưa cho nhân viên đi lấy lệnh hiện trường của công ty FWD. Hóa đơn nâng vỏ/hạ hàng sẽ được lên hóa đơn cho khách hàng và nhân viên đi lấy lệnh mang hóa đơn này về.
Sau khi hoàn tất , bộ phận vận tải hoặc lái xe sẽ mang phiếu giao container rỗng này để vào cảng lấy container. Kéo container vỏ về kho riêng của khách hàng để đóng hàng.
Lưu ý : Một số hãng tàu sử dụng lệnh cấp rỗng điện tử.
Bước 5: Khai báo hải quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của cty fwd sau khi nhận được booking từ hãng tàu, tiến hành mở tờ khaihari quan hàng xuất.các chứng từ bao gồm:
- Booking note - Hợp đồng mua bán - Hóa đơn thương mại - Packing list
Các thông tin trên sẽ được update và truyền dữ liệu trên phần mềm ecuss5vn. Cơ quan hải quan sau khi kiểm tra thông tin về lô hàng , sẽ gửi trả kết quả phân luồng :
1. Luồng xanh : thông quan
2. Luồng vàng : kiểm tra lại hồ sơ ( mất thêm phí )
3. Luồng đỏ : bị kiểm hóa ( kiểm tra lại hồ sơ và ct chì kiểm tra hàng trong cont + mất thêm phí ).
Người bán nộp thuế xuất khẩu và mang biên lai nộp cùng bộ hồ sơ dưới hải quan chi cục. Sau khi tờ khai hải quan được thông quan , nhân viên hiện trường mang tờ khai ký hải quan giám sát , và mang lên hãng tàu hoặc bãi cảng để nộp , sau khi tàu chạy 2 - 3 tuần thì lên thanh lý tờ khai.
Bước 6: Đóng hàng tại kho riêng
Lái xe chở vỏ rỗng đến kho riêng của khách hàng đóng hàng, căn cứ trên kích thước của từng kiểu loại container , kho sẽ tính toán các kiện hàng cho vào container.Bộ phận kho bố trí công nhân, xe nâng , để tác nghiệp đóng hàng vào container. Nhân viên kho kiểm đếm tích vào packing list , số container/chì cụ thể để sau này gửi cho FWD hoặc hãng tàu để làm SI (shipping instruction).
Công nhân tại nhà máy sẽ tăng chằng, chèn lót hàng hóa để tránh bị sô đẩy, đổ vỡ…Nhân viên kho sẽ trực tiếp kẹp chì vào container. Lái xe sẽ kéo contaner hàng này về bãi cảng để chuẩn bị xuất tàu. Trước khi vào cảng, container hàng sẽ được cân (VGM) , có thể cân trong cảng hoặc công ty dịch vụ
bên ngoài. Mục đích của việc cân hàng để đảm bảo tải trọng hàng xếp trong container đúng như quy định của hãng tàu (dưới 28tấn/cont ).Container hàng sẽ phải đổi lệnh hạ hàng trước khi vào trong cảng . Nếu chưa đóng phí hạ hàng thì phải đóng.
Bước 7: Nhận chi tiết làm B/L và phát hành H-B/L nháp
Nhân viên kho chuyển các thông tin số kiện, số tấn, số container, số chì cho bộ phận chứng từ của công ty FWD để họ làm Shipping Instruction (SI).
SIlà cơ sở để hãng tàu thiết lập và phát hành vận đơn (Bill).
Bước 8: Gửi chứng từ làm master B/L cho hãng tàu
Sau khi khách hàng xác nhận các thông tin là chính xác, hãng tàu mới phát hành bill gốc hay surrender/seaway bill. Việc phát hành bill nào thì thùy thuộc vào yêu cầu khách hàng cũng như là thanh toán trên hợp đồng. Nếu là thanh toán L/C thì bắt buộc phải cần bill gốc.các trường hợp khác để tiện dụng hơn thì dùng bill surrender hoặc seaway bill.
*1 bộ bill gốc hoàn chỉnh sẽ có : 3 bản gốc và 3 bản coppy.
Bước 9: Phát hành Debit Note và gửi chứng từ cho NXK
Trước khi tàu chạy và lấy bill , khách hàng (công ty FWD) phải thanh toán đầy đủ các khoản phí cho khách hàng :Local chares :
- THC / theo từng cont - BIll/ theo lô hàng
- Phí chì ( seal fee )/từng cont
- Cước biển ( ocean freight )/cont : tùy thuộc FOB,CIF…( incoterm) - Phụ phí khác nếu vào 1 sô cảng châu Âu, Mỹ, Nhật
Định nghĩa về phí Local Charge: Local charges là phí địa phương được trả tại cảng dỡ hàng và cảng xếp hàng. Ngoài cước biển (Ocean Fee), các hãng tàu/ Forwarder thường thu thêm 1 khoảng Local Charges. Một lô hàng thì phí này cả shipper và consignee đều phải đóng. Phí này được thu theo hãng tàu và cảng.
Công ty FWD bỏ tiền ra ứng trước chi trả cho khách hàng của mình
( người xuất khẩu ) các khoản phí trên, lấy hóa đơn cho họ ,sau này lấy lại tiền sau. Tàu chạy hãng tàu mới giao bill cho khách hàng. FWD có thể phát hành house bill cho khách hàng hoặc không ,tùy thuộc 2 bên thỏa thuận.
Bước 10: Giao House B/L cho khách hàng và kết và thanh toán
Công ty FWD làm bảng kê yêu cầu khách hàng của mình (người xuất khẩu) thanh toán các khoản phí :
A.Phí local charges :
-THC, bill, seal fee, cước biển, VGM,phụ phí (nếu có)
B.Phí nâng vỏ và hạ hàng tại bãi cảng ( đã nên hóa đơn đỏ ) Tính theo từng cont C.Phí sử dụng tiện ích công trình cảng biển ( 500k/40’, 250k/20’ )
D.Phí vận chuyển đường bộ kéo vỏ rỗng về kho riêng đóng hàng, hạ hàng tại cảng để xuất tàu.tính theo từng cont .
Phí mở tờ khai hải quan hàng xuất (Tính theo từng cont.)
3.2. Hợp đồng xuất khẩu lô hàng nguyên container bộ loc khí dùng cho mô-tô ( Element Comp AIR/C ).
3.2.1 Giới thiệu về mặt hàng bộ lọc khí
Bộ lọc gió xe máy là một bộ phận cực kỳ quan trọng đối với một chiếc xe máy.
Như cái, bộ phận này sẽ giúp lọc những tạp chất, bụi bẩn trong luồng gió sẽ
được đưa vào buồng đốt. Nhờ có tấm lọc gió mà quá trình đốt cháy nhiên liệu, tạo ra động năng, công suất diễn ra một cách mượt mà, đảm bảo tuổi thọ cho động cơ.
Thông tin hợp đồng vận chuyển lô hàng : Hai bên đã kí kết hợp đồng mua bán Thông tin về lô hàng trên Packing List
Lô hàng này được đóng trong 263 carton/ 1 container 20’ :
Ngày hàng đến: 16/02/2023
Price term: FOB HaiPhong Port, Việt Nam
Port of loading: Hai Phong port, Viet Nam
Port of discharge:Shanghai, China
Hãng tàu: KANWAY LUCKY
Số chuyến: 2404N
Số lượng hàng hóa vận chuyển:
Mã PO VFT221002S: 5350 unit(1,932USD/1 unit) Mã PO VFT221101S: 7800 unit (1,932USD/1 unit) Tổng 13150 unit, tổng giá trị đơn hàng 25.405,80 USD.
Lô hàng được đóng tổng 22 pallet, vận chuyển bằng 1 container 20’
3.2.2 hợp đồng xuất khẩu lô hàng nguyên cont bộ lọc khí ( Element comp AIR/C)
Người xuất khẩu: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI TÂN TOÀN PHÁT
Địa chỉ: Số 56-58, đường Lê Lợi, Phường Nguyễn Trãi, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 0943798899/097890036 Mã số thuế: 0107762307
Mã nước: VN
Người nhập khẩu: YUBI CO.,LTD
Địa chỉ: 12 HUA SHAN ROAD, SUZHOU NEW DISTRICT, SUZHOU CITY, PR CHINA 215129
Tel: +86 - 0512 66651174 Fax: +86 - 0512 66651178 Mã nước: CHINA
Trách nhiệm, chi phí mỗi bên trên hợp đồng:
Vì lô hàng được mua bán theo điều kiện FOB nên:
-Trách nhiệm, chi phí của người bán (người xuất khẩu):
Thanh toán phí Local charges tại đầu cảng xếp: THC, Phí Bill, phí chì
Thanh toán phí nâng vỏ, hạ hàng tại bãi cảng và chi phí vận tải (kéo container từ bãi cảng về kho riêng đóng hàng, hạ bãi xuất tàu) thanh toán phí cân hàng
Cung cấp các giấy tờ xuất khẩu cần thiết: C/O, Packing List, hợp đồng mua bán
Chịu chi phí đóng hàng vào container, chèn lót, tăng chằng.
-Trách nhiệm, chi phí của người mua (người nhập khẩu):
Book tàu, trả cước biển, mua bảo hiểm hàng hóa
Trả phí Local charges tại đầu cảng đến: THC, DO, vệ sinh cont, và phí DEM, DET nếu có
Thanh toán phí nâng hàng, hạ vỏ
Cược vỏ khi lấy container
Chịu chi phí vận chuyển lấy container từ cảng về kho riêng, rút ruột
Chịu chi phí sửa chữa, vệ sinh cont nếu có
3.3. Giải thích quy trình giao nhận xuất khẩu lô hàng nguyên container bộ lọc khí( Element comp AIR/C)
Bước 1: FWD nhận thông tin lô hàng từ công ty xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận xong đơn hàng với khách hàng nhập khẩu ở
Trung Quốc, công ty Tân Toàn Phát đã liên lạc phòng sale bên công ty Minh Khoa Logistics để thực hiện quy trình xuất khẩu cho lô hàng của mình,. Sau đó Minh Khoa logistics sẽ tiếp nhận các chứng từ của công ty xuất khẩu hàng và thông báo những dịch vụ :
-Book vỏ rỗng -Vận tải đường bộ -Thủ tục hải quan -Thủ tục xin cấp C/O
-Chứng từ xuất khẩu hoặc các giấy phép xuất khẩu liên quan đến lô hàng
Bước 2: Nhận Booking request từ khách hàng
Người xuất khẩu sẽ gửi email cung cấp tất cả các thông tin về lô hàng cho bộ phận sale của Minh Khoa logistics bao gồm các nội dung : Tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, tên hàng hóa, sô lượng container cần book, kiểu loại container, tổng trọng lượng hàng hóa cả 1 lô hàng, thể tích, cảng xếp hàng cảng dỡ hàng , thời gian đóng hàng tại kho, điều kiện giao hàng incoterm , phương thức thanh toán tiền hàng.
- Tên hàng: Element Comp AIR/C
- Số lượng container và loại container: 1 containet 20’.
- Hãng tàu (Carrier): SITC container lines.
- Cảng xếp hàng:Haiphong Port, HẢI PHÒNG.
- Cảng dỡ hàng: Shanghai, China
- Thời gian dự kiến tàu khởi hành tại cảng xếp: 9/2/2023 - Thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ: 16/2/2023
- Tên của Shipper (người gửi hàng): Công ty Minh Khoa logistics Bước 3: Book tàu
Bộ phận chứng từ hàng xuất của bên FWD liên hệ với hãng tàu ( sale của hãng tàu) để xin book hãng tàu để báo giá cước biển, nội dung email như sau
Hãng tàu sẽ gửi mail trả lời khách hàng báo giá cước biển và lịch tàu và tệp đính kèm file booking note hoặc Booking Confirmation
Nhân viên chứng từ hàng xuất sau khi nhận đc booking từ hãng tàu sẽ phát hành booking cho khách hàng của mình.
Phí CIC: phụ phí cân bằng vỏ, giờ cắt máng (note) Hoặc nhân viên Sale sẽ book trực tiếp trên trang web hãng tàu.
Sau khi FWD gửi chỉ thị phê duyệt tiến hành mail các thông tin về lô hàng cho hãng tàu biết để xin đặt chỗ (Booking) trên tàu. Ngoài những thông tin do khách hàng cung cấp có thể bổ sung thêm một số nội dung sau:
Account (A/C): Công ty Minh Khoa logistcics
Tên tàu/ số chuyến: KANWAY LUCKY 2304N
Lấy container rỗng tại: SITC-DINH VU DEPOT
Hạ cont tại cảng VINABRIDGE DINH VU DEPOT
Hãng tàu ONE sẽ cấp 01 Booking Confirmation được xem như là một hợp đồng lưu cước, phân chia trách nhiệm giữa công ty với hãng tàu.
Sau khi nhận BookingConfirmation của hãng tàu cần kiểm tra chi tiết xem có chính xác chưa, nếu chưa chính xác thì liên hệ hãng tàu và điều chỉnh lại cho hợp lý. Trên Booking Confirmation cần chú ý ngày và nơi lấy container rỗng, ngày và nơi tập kết container và thời gian cắt máng (closing time) để báo cho khách hàng biết xếp hàng đúng thời hạn.
Bước 4: Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
Nhân viên chứng từ dùng Booking của hãng tàu gửi trực tiếp cho khách hàng đóng hàng. Khi gửi Booking cho khách hàng phải yêu cầu xác nhận đã nhận được và thông báo rõ thời hạn gửi chi tiết làm B/L (Shipping Instruction Cut Off Deadline) của Hãng tàu và thời hạn chỉnh sửa B/L ( Bill of Lading Amendment Deadline). Trong trường hợp Shipper muốn chỉnh sửa vận đơn nhưng lại quá hạn Shipping Instruction
Cut Off thì phải kiểm tra với hãng tàu phí chỉnh sửa phát sinh là bao nhiêu, sau đó báo cho Shipper biết có chỉnh sửa hay không, nếu đồng ý chỉnh sửa thì yêu cầu Shipper xác nhận việc chỉnh sửa này và Công ty cổ phần vận tải 1 - TRACO sẽ đóng cho hãng tàu 40 USD cho mỗi lần chỉnh sửa và sẽ thu lại phí này từ người xuất khẩu.
Tiếp tục quy trình, theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng, hạ bãi đúng ngày giờ quy định trên Booking. Sau khi có Booking khách hàng sẽ đi đổi lệnh cấp rỗng và đi kéo container, khi có số container khách hàng sẽ báo lại cho bộ phận chứng từ. Khi lấy container rỗng, văn phòng hãng tàu tại cảng sẽ cấp phiếu Container Packing List ( List hạ container) cho Shipper để điền các thông tin liên quan như tên cảng đi/
cảng đến/ cảng chuyển tải, tên tàu/ số chuyến, số container/ số seal, các thông tin về hàng
hóa...Chức năng của Container Packing List là để vào sổ tàu để hãng tàu lên danh sách container (không vào sổ tàu thì container hàng hóa đó sẽ không được xếp lên tàu).
Bước 5: Khai báo hải quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty TNHH Tiến vận SITC-Đình Vũ tiến hành mở tờ khai hải quan ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến.
Nhân viên hiện trường của công ty chuẩn bị các hồ sơ đã nêu ở quy trình chung để làm thủ tục khai hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS
Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ sẽ tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống thông quan tự động VNACCS. Khai các thông tin cần thiết trên hệ thống khai hải quan điện tử, sau đó sẽ nhận được thông điệp trả về thông báo kết quả phân luồng hàng hóa. Chờ lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu. Nếu không hợp lệ:
Nhận được thông tin phải khai báo hải quan lại. Nếu hợp lệ : Cho luôn số Tờ Khai, phân luồng Tờ Khai
Vì mặt hàng này được phân luồng xanh nên hàng hóa không có vấn đề nên được thông quan. Nhân viên chứng từ in tờ khai lô hàng đã thông quan và tên container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan (tờ mã vạch) để tiến hành làm thủ tục nhận hàng và giao hàng cho khách hàng.
Bước 6: Đóng hàng tại kho riêng
Người lấy lệnh liên hệ với đội vận tải của công ty người xuất khẩu để bàn giao phiếu giao nhận container. Sau đó lái xe vào cảng tìm vị trí container rồi liên hệ với quản lí kho hàng và đội ngũ xe nâng để làm thủ tục đưa container ra khỏi cảng. Lái xe trước khi ra khỏi cảng sẽ phải kiểm tra tình trạng container (container cần phải nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị cậy phá, hỏng hóc, chì vẫn còn được niêm phong...) và liên hệ với khách hàng xác nhận lại thời gian địa điểm giao hàng
Lấy container tại cảng SITC-DINH VU DEPOT, Hải Phòng sau đó trả hàng về kho riêng Công ty Tân Toàn Phát
Tiền cước vận chuyển container là: 2.500.000 VND/cont * 1 cont = 2.500.000 VND
Sau khi vận chuyển hàng về tới kho riêng của người xuất khẩu, tại kho riêng nhân viên của công ty cổ phần Trung Kiên sẽ kiểm tra số container, số chì, bố chí công nhân xếp hàng lên container. Sau khi xếp hàng, đại diện công ty nhập khẩu sẽ kí nhận biên bản giao hàng với nội dung đã giao được đủ container, đúng số chì và đúng số lượng hàng mà 2 bên đã kí kết trong hợp đồng và tình trạng container vẫn còn nguyên vẹn trong quá trình vận chuyển. Sau đó lái xe sẽ chở container về bãi hạ Vinabridge Dinh Vu depot . Tại bãi hạ vỏ, nhân viên cảng sẽ kiểm tra tình trạng container nếu có bất thường thì sẽ thu phí sửa chữa, vệ sinh (thu trực tiếp hoặc kí vào phơi lệnh). Người lấy lệnh tập hợp tất cả các biên bản, giấy tờ liên quan đến việc giao nhận lô hàng, phơi lệnh rồi lên hãng tàu lấy lại tiền. Để lấy lại được tiền cược cần chuẩn bị: phơi
lệnh, giấy giới thiệu, liên cược vỏ, phiếu tạm thu.
Bước 7: Nhận chi tiết làm B/L và phát hành H-B/L nháp