Bài Đánh giá phần mềm Đề tài sử dụng và Đánh giá phần mềm kế toán tt soft 1a

Các nghiệp vu kế toán của công ty ABC chủ yếu như sau: + Mua hàng hóa, dịch vụ trong nước + Hướng chiết khấu thanh toán + Mua hàng nhập khẩu + Ban hang trực tiếp + Gui hang cho cac dai

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA KẾ TOÁN

UEH

UNIVERSITY BAI DANH GIA PHAN MEM

DE TAI: SU DUNG VA ĐÁNH GIA PHAN MEM KE TOANTT SOFT 1A

Nhom 6:

T

MỤC LỤC

9989:0100007 +5‹ ẢẢ 3

900010083 7068.i90.8a 4 1.1 Khai báo ban đầu 5-5 5+2 ‡Ex£2x2213 13211217111111111 71.11111111 re 4 1.2 Phần hành nghiệp Vụ . - - ¿5£ 525% +S+£EEEEx2Ex2EEEEEEX 217112121 11.11 1e kerrree 7 I1 /à 0 nn)na Ả ÔỎÔ 18 2.1 Tính phù hợp và hiệu quả - (- ( - cà Sàn SH HH TH HH kh 18 2.2 Tính linh hoạ( - - - Ăn ng KH 60 20 pin 1 NN ẽ ẻd Ả 21 2.4 Tính phố biến và ôn định - 2: 55t 22213 23921121112112211111111211 21111 xe 22

HI BẢNG ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG ĐÓNG GÓP TRONG QUÁ TRÌNH LÀM BÀI

GIỚI THIỆU

Công ty TNHH Thương mại — Dịch vụ ABC ( sau đây gọi tắt là công ty ABC) hoạt động trong lĩnh vực thương mại-dịch vụ Mặt hàng kinh doanh là thiết bi máy tính, máy in Kênh phân phối của công ty ABC gồm các kênh: Bán trực tiếp cho khách hàng (cá nhân và tổ chức); bán thông qua đại lý

Nguồn hàng của công ty ABC từ nhà cung cấp trong nước vả có cả nhập khẩu

Bên cạnh hàng hóa, công ty còn có một số tài sản cố định hữu hình và vô hình với gia tri cao, cần theo dõi khấu hao cần thận và một số hoạt động xây dựng cơ bản

Các nghiệp vu kế toán của công ty ABC chủ yếu như sau:

+ Mua hàng hóa, dịch vụ trong nước

+ Hướng chiết khấu thanh toán

+ Mua hàng nhập khẩu

+ Ban hang trực tiếp

+ Gui hang cho cac dai ly, thu tién tir hang dai ly ban

+ Các giao dịch về chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và nhận hàng bán bị trả lại

+ Thanh toán nhà cung cấp, thanh toán khách hàng, thanh toán nhân viên

+ Nghiệp vụ tự động cudi ky: phan b6 chi phí trả trước, khấu hao TSCĐ, kết chuyền lãi lỗ

+ Các nghiệp vụ khác như: lương, BHXH, công đoàn, trích lập quỹ

Với sự đa dạng về các giao dịch như trên, công ty ABC cần một phần mềm có tiện dụng để

giúp cho công việc kế toán đơn giản hơn và giảm thiêu sai sót so với hạch toán bằng excel

và đặc biệt biệt là có thể kết xuất các báo cáo một cách nhanh chóng Các phần hành cơ bản

Phần mềm được đề xuất là TTsoft 1A Sau đây nhóm 6 xin phép được trải nghiệm phần

mềm đưa ra ý kiến đánh giá của nhóm dựa trên các yêu cau:

I TRẢI NGHIỆM PHẢN MÉM

1.1 Khai báo ban đầu

a Danh mục:

Phần mềm cho phép tạo danh mục một cách đa dạng gồm các danh mục sau:

v Phòng ban, nhân viên:

Khach hang, nha cung cap, dai lý Tài khoản ngân hàng

|Tên tài sản cổ định Phân nhóm |B6 phn SD TK nguyên giá [TK khauhao | BatdsuSD |@

]Kho hàng công ty Phòngknhdoah 2111 2141 01/08/2003 (v

Ví dụ: tạo danh mục khách hàng, nhà cung cấp:

Tim | Nhóm KH/NCC ¥ Dang theo déi x

¡Mã số |Tên giao dịch Tên đây đủ Mã số thuế ' Phân nhóm ^^

> Công ty TNHH Lan Hoa Công ty TNHH Lan Hoa 1300489827 v

|KHO1-009 Cong ty Hoang Kim Cong ty Hoang Kim 0300274812 v

KHO3-001 Cong ty Van tai Xuyen Viet Cong ty Van tai Xuyen Viet 0300303982 ¥

Mã số CC001-009 Phân nhóm v Dang theo doi |v Tên giao dịch Công ty TNHH Lan Hoa Mã số thuế 1300489827 Số tài khoản

Dia chi 153 Nguyễn Oanh, Gò vấp Hạn mức nợ x

Đại diện Điện thoại Nhân viên QL v

Ưu điểm:

- Có thể nhập danh mục neay từ ban đầu thông qua tab Danh Mục hoặc có thê bỗ sung trong quá trình nhập liệu từ màn hình nhập liệu

Có một vài danh mục không nhập trong tab danh mục mà phải khi nhập chi tiết

số đư, phát sinh thì mới tạo danh mục Như vậy giúp cho tab Danh mục ngắn gon hon, chi thể hiện những danh mục thực sự cần chỉ tiết phù hợp nhu cầu chung tất cả công ty để mọi công ty đều nhìn thấy và nhập

Ví dụ: Danh mục hàng hoá; khách hàng và nhà cung cấp là cần thiết nên nằm ngay trong tab Danh Mục Hạng mục sửa chữa TSCD là tuỷ công ty nên được tạo trong quá trinh

nhập liệu

Nhược điểm:

- Tuy nhién chính vì sự không thống nhất như trên có thế gây khó khan cho người dùng nếu không được hướng dẫn đây đủ

b Thiết lập tài khoản

Ưu điểm:

- _ Cập nhật hệ thống tài khoản theo quy định hiện hành

- _ Cho phép xây dựng hoặc sửa đổi đối tượng quản lý chỉ tiết

- Tuy chi c6 1 đối tượng theo dõi cho 1 tài khoản nhưng có nhiều kiểu theo dõi chỉ tiết cho đối tượng đó nên đáp ứng nhu cầu cơ bản của loại hình công ty thương mại

- _ Cho phép xây dựng tài khoản cấp 3 khi cần thiết

Nhược điểm:

- _ Chỉ có 1 đối tượng chỉ tiết nên đôi khi không đáp ứng nhu cầu của quản lý

- _ Có một vài tài khoản thiết lập sẵn chưa phù hợp, cần thiết lập lại về Đối tượng theo dõi, chỉ tiết theo dõi và Kiểu số đư để phù hợp hơn với công ty

c Nhập số dư ban đầu và khoá số dư đầu

- _ Sau khi thiết lập chỉ tiết, khi nhập số dư đầu kỳ nếu không nhập chỉ tiết thì số liệu trên bảng cân đối phát sinh sẽ báo đỏ giúp người dùng kiểm soát dữ liệu -_ Cho phép bô sung danh mục trong quá trình nhập số dư giúp thao tac dé dang va tiết kiệm thời gian

-_ Chức năng khoá số dư đầu kỳ giúp cho các nút tính năng “ thêm”, “xoá”, “lưu”,

“ không lưu” ấn đi để số liệu không vô tỉnh bị sửa đối, giúp cho vấn để kiếm soát tốt hơn

1.2 Phần hành nghiệp vụ

a KẾ toán mua hàng thương mại

Nghiệp vụ 1: Nhập kho toàn bộ lô hàng mua đang trên đường ổi của Công ty FPT Distribution tháng trước về nhập kho công ty theo phiếu nhập kho hàng mua đang đi đường số NKDD-001, ngày 02/10/20xx

Hạch toản:

Nợ 1561 Toshiba L375-1100U : 4.300.000.000

Nợ 1561 Toshiba L375-1100U : 2.224.000.000

Có 157: : 6.224.000.000

Í [1L] nhập kho hàng mua đi đường

TKNg Ma ng Đổi tượng ng TK Có Đvr Số lượng Đơn gá Sốtên ĐVTT 'Ghi chú

b 1 1%1 MT02-001 | Lenovo Ideapad 151 CAI 500,0 0 ND

Số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi số (ngày ghi số sẽ trùng với ngày lập chứng từ).Đối tượng thanh toán (nhà cung cấp), nhập kho hàng mua đi đường

Ưu điểm:

- Cac thao tac nhập không phức tạp, giúp người dùng dé dang hon

Nhược điểm:

- Hạn chế nhiều thành viên vào sử dụng 1 lúc

- Màn hình hiển thị bị lỗi chỗ thêm dòng

Nghiệp vụ 13: Nhập về kho công ty lô hàng nhập khâu 120 máy Toshiba L735-1100U của

Toshiba Corp với số hoá đơn INV-0001431 ngày 09/10/20xx, trong đó: giá CIF: 600

USD/Cái (tỉ giá 20.000VND/USD), thuế suất thuế nhập khâu: 5%, thuế suất thuế GTGT

hàng nhập khâu: 10%, thời hạn thanh toán 90 ngày kế từ ngày hoá đơn

Số chứng từ NH10003 Đổi tượng CC01-002 v

Nội dựng NV13-N2-71-Nhap khu hang hod

Bút toán

>| 1 |Mua vao (1) 0001431 09/10/2014 Toshiba Corp 1200442039

1

4| lhêm | wa KỲ 2 In 10)

‘on gd Số tên 12.000.000,00 1.440.000.000,00

600.000,00 72.000.000,00

| 1.512.000.000,00 VAT% Tiênhàng(VND) Tiền thuế (VND)

Số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi số (ngày ghi số sẽ trùng với ngày lập chứng từ).Đối tượng thanh toán (nhà cung cấp), Hàng nhập khâu

Ưu điểm: không có

Nhược điểm:

- Phần mềm không có sẵn các hóa đơn trên thị trường cho mình chọn vào (Biểu loại mẫu hóa đơn tự nhập vào) Tính cập nhật và bảo mật không tốt ở mục nảy

b Kế toán bán hàng thương mại:

Ví dụ nghiệp vụ 5: Bán hàng cho khách hàng Anh Tuấn, có điều khoản thanh toán

2.200.000.000

Ưu điểm: Màn hình nhập liệu đễ hiểu, các thao tác đơn giản, đễ đàng thực hiện

Nhược điểm: Không có

[TTTK / Ming ãtưmgng TKCó (Đ8tượgcó ovr Sốkươg Don os SS tin OVIT Gidw

a 1421 WOS%Đ% Tà hoá OSS S111 Toshba CAI 20,0 18.000.000,00 360.000.000,00 VND

2 121 VWO.SCP TàkhoảaVMOSÀ 33311 3%.000.000/00 VĐ©

» Gòn Thương TP

L2] 2 396.000.000,00

Hóa đen, chứng từ kẽm theo

j/ hò S Notylip — Ténkhéchhing MBsốtuẾế VAT% Tiênhàng(MO) Tiên huế(VMO) Tống cộng (VNO) Hànghóa

1 Bênra AA/10P9o| 07/10/2014 CôngTyMáyMóC 0302960623 0% 360.000.000 3.000.000 3.000.000 Tostyba | 735-1100

» 0234003 ết B Số 02 0

1) 30.000.000 3.000.000 396.000.000

4) > | Thêm li Xóa BB) Ue êngh» đàmŒH) Ð luocneaam giss Đứng

Ưu điểm: Màn hình nhập liệu đễ hiểu, các thao tác đơn giản, đễ đàng thực hiện

Nhược điểm: Không thể hiện rõ được tài khoản ngân hàng nào

Héa đơn, chứng từ kèm theo,

Ưu điểm: Dễ dàng thao tác

Nhược điểm: Phân thuế phải nhập tay dẫn đến dễ bị sai sót trong quá trình nhập liệu Bút toán g1á von:

Nội dung Nhập hàng bán bị trả lại HD AT/10P-008750 1/NHTL-001

K01001 v qwmo01 v [C/triênquan

Bút toán

Nhược điểm: không lên được sô lượng, đơn gia cua ø1á vôn

Ưu điềm: vẫn tạo được bút toán liên quan đên giảm giá vốn

c KẾ toán thanh toán:

Nghiệp vụ 1: Chí phí vận chuyên 8.800.000đ (trong đó VAT 10%) thanh toán bằng tiền mặt Hoá đơn có seri AT/10P số 0102938 ngày 02/10/20xx của Công Ty Giao Nhận

Điện Biên Phiếu chi số PC-001 ngày 02/10/20xx

= |e-le

Số chứng từ PC-10001 Đổi tượng CC01-007 xv

Ngày chứng từ 02/10/2014 = Họ tên

Ngày ghi số 02/10/2014 v Địach/bộ phận 238 Tran Nao, Q.Thu Duc

Nội dựng NV1-N2-71- Chỉ tiền phí vận chuyến

Bút toán

bị |1%2 1111 8.000.000,00 VND Chỉ phí van chuyén Lennovo Ideapad, Dell Vostro 260

Hóa đơn, chứng từ kèm theo

` Dien Bien Vostro 260

Trên giao diện của TTSoft 1A, chọn “kế toán chỉ tiền”, chọn “thêm” thì màn hình nhập liệu

sẽ hiên ra Tab phiếu chi như trên Sau đó người dùng điền tat cả thông tin bắt buộc như:

Số chứng từ, ngày chứng từ, ngày ghi số (ngày ghi số sẽ trùng với ngày lập chứng từ).Đối tượng thanh toán (nhà cung cấp)

Nhập các bút toán liên quan đến việc thanh toán chi phí vận chuyên cho nhà cung cấp Tiếp theo, nhập đầy đủ thông tin hóa đơn ở dòng phía dưới “Hóa đơn, chứng từ kèm theo” Bấm “Lưu” và chọn “Ghi số”

d Kế toán khác

Trong phần hành kế toán khác, có các loại chứng từ:

+ Phiêu kê toán:

+ Tăng tài sản: đề phi tăng các loại tài sản mua mới TSCD

+ Giảm tài sản: đê ghi giảm các loại tài sản như thanh ly TSCD, gop von bang Tai

2

san

Vi du nghiép vu Tang TSCD - NV 47 : mua moi TSCD Ia xe tai dùng cho kho vận

Hóa đơn, chứng từ kèm theo

Mua vào (1) AT/10P-005E 26/10/2014 Oto Hoan Vi 0302975517 10% 000.000 50.000.000 550.000.000 Xe tai Huynhdai

4 {> | mem |3à| woo || we |khôngkm Mớihóa Đóng

Ví dụ nghiệp vụ Giảm TSCĐ - NV 34 : thanh ly xe ban tai Isuzu

. Hềa đơn, chứng từ kèm theo

B l8ánra — AA/I0P-O232 19/10/2014 Công ty Vận tải Xuyên Vệt

| 4P | mềm |lA| góa |El| tai | rangle [ey in 10)

Ưu điểm: không

Nhược điểm: không tìm thấy nút lệnh thanh lý cho mỗi tài sản Tại nghiệp vụ khác “ Giảm tài sản” không nhập tự động được phần 1á trị còn lại của tài sản thanh ly đến ngày thanh lý để hạch toán Phải tính toán và hạch toán thủ công nên dễ sai sót

= TK Nợ Đổi tượng nợ TK Có Đối tượng có Số tiên ĐVTT Ghi chú

»Ƒr]z+: Xe tải tấn 1suzu: 2113 Xe tôi tấn Isuzu 0,00 VND

`

Ví dụ nghiệp vụ từ xây dựng cơ bản: nhà kho nghiệp vụ 57

1 Hạch toán chi phí xây dựng cơ bản

2 Nhận ban giao nha kho

bộ TKNG Đổi tượng nợ TKCó Đổi tượng có Sốtiên ĐVTT Ghichú

P1 Sửa chữa nhà kho 3312 aay Dung Kinh Do 368.546.000,00 VND

2 1331 3312 Xay Dung Kinh Do 36.854.600,00 VND

[2] 405, 400.600,00_

Hóa đơn, chứng từ kèm theo

Phinlos | Số Ngàylệp |Ténkhéchhing Mãsõthuế | VAT% | Tiểnhàng(VNO) Tiềnthuế(VNO) Tống cộng (ND) Hàng hóa

M[HjMuavào() AX/I0P 23/10/2014 XayDưngKnhDo 0303244037 10% 368.546.000 36.854.600 405.400.600 Sửa chữa nhà kho 1Ì 368.546.000 36.854.600) 405.400.600

Ngày chứng tY 25/10/2014 x

Ngày gh số 25/10/2014 x

Nội dưng NV58-N2-STT 18 nhan ban giao nha kho

›[T]>:: 2413 Gira chữa nhà kho 1.276.008.000,00 VND

2 335 6417 28.396.000,00 VND

[2] [ 1.304.404.000,00

Hóa đơn, chứng từ kèm theo -

[¥) Tinh lai gid xudit kho

[#j Phân bố chỉ phí mua hàng cho hàng đã tiêu thụ

- _ Các bút toán được tính toán và kết chuyền tự động

- _ Có cảnh báo việc cần làm để đảm bảo an toàn dữ liệu

Tị| TTSOFT Kế toán 1A mm

Tí| › Việc tính lại giá xuất kho có thế sẽ Bu, nên tạm dừng mọi

Ắ*⁄ giao dịch trong khi tính lại Không tắt máy khi đang tính lại

Kh đế đảm bảo an toàn dữ liệu Tiếp tục thực hiện?

Hiện tại phần mềm đang thiết lập:

+ Đối với doanh thu:

Y TK dich 911

Y TK nguén 711, 515, 511

v Số tiền K/C: Số dư bên Có

Hiện tại phần mềm đang thiết lập + Đối với chi phi:

* TK đích 911

# TK nguồn TK loại 6,8

v Số tiền K/C: Số đư bên No

Điều nảy chưa phù hợp vì nếu doanh thu có

phat sinh No > Phat sinh Co thi doanh thu sẽ

không được kết chuyền do số dư ở bên Nợ

Điều này chưa phù hợp vì nếu chỉ phí

có phát sinh Co > Phát sinh No thi chi phí sẽ không được kết chuyền do Số

dư ở bên Có

Cần điều chỉnh là:

Số tiền K/C: Số dư ở bên lớn

f Báo cáo

Phân mêm có hệ thông số đáp ứng yêu câu của quy định kê toán và cả những báo cáo

cơ bản cho nhu cầu quản lý

Ưu điểm:

- _ Hệ thông báo cáo đa dạng với nhiêu loại báo cáo ban hang, mua hang; công nợ

khách hàng, nhà cung cấp; hàng hoá; tải sản cố định

- _ Báo cáo tài chính theo quy định

Il DANH GIA PHAN MEM

2.1 Tính phù hợp và hiệu quả

Nhu cầu tô chức kế toán Khả năng đáp ứng của phần mềm Đánh giá

Khai báo ban đầu Thiết lập đối tượng kế toán chỉ | Chỉ có 1 đối tượng chỉ tiết Tuy nhiên có | Đáp ứng tiết thé quản lý thêm một vài chị tiết khác như

chứng từ, ngoại tệ

Thiết lập danh mục tài khoản Cho phép thiết lập theo yêu cầu quản lý Đáp ứng

Hệ thông chứng từ Có thê thiết lập ký hiệu chứng từ theo yêu | Đáp ứng

cầu quản lý về ký hiệu ban đầu, độ dài chứng từ, có phân biệt tháng chứng từ hay không

Có thể upload biểu mẫu theo yêu cầu

Khi xem bảng cân đối phát sinh | Co thé click double vao tai khoan dé xem | Dap ứng

có thé xem chi tiết từng tài | chỉ tiết số dư nếu tài khoản có thiết lập,

khoản liên quan để biết phát | cũng như phát sinh theo chứng từ

sinh thé nao

Màn hình nhập liệu phù hợp | Man hình nhập liệu đơn giản, giống nhau | Chưa đáp ứng với từng loại nghiệp vụ không phù hợp với vài loại nghiệp vụ như | hoàn toàn

mua hang can phan b6 chi phi mua hang,

can hach toan thué nhap khâu Thông tin về hoá đơn, chỉ cần | Phần mềm không tích hợp trên cùng khu | Không hiệu nhập/chọn thuế suất thì số tiền | vực nhập liệu và chia ra khu vực nhập hoá | quả về thời

thuế sẽ hiện ra, không cần nhập | đơn và hạch toán nên phải nhập lại thông | gian

lại thông tin hàng hoá/dịch vụ | tin g14 chưa thuế vào mục hoá đơn và hạch

toán thuế vào mục thuế => gan như nhập 2 lần, mắt thời gian

Khả năng nhập khẩu danh mục | Phần mềm chưa hỗ trợ nhập khẩu danh mục Không hiệu

từ file excel từ file excel theo mẫu mặc định của phần quả về thời

mềm Phải nhập thủ công nên sẽ tốn nhiều | gian thời gian hơn

Nghiệp vụ Tài sản cố định: Phần mềm chưa cho nút lệnh nghiệm vụ | Chưa đáp ứng Mỗi tài sản cố định sẽ có nút

lệnh tương ứng nghiệp vụ:

thanh lý, góp vốn để chọn ghi cân thiết cho mỗi tài sản cô định

Phải hạch toán thủ công nên dé sai sot