Xây dựng phần mền quản lý nhân sự tại bệnh viện Bãi Cháy

Xây dựng phần mền quản lý nhân sự tại bệnh viện Bãi Cháy

Y N N N

N V N

SÁNG KIẾN CẢI TIẾN KỸ THUẬT

XÂY DỰNG CỔNG TRA CỨU VÀ NHẬP THÔNG TIN NGUỒN NHÂN SỰ TẠI B NH VI N BÃI CHÁY

Quảng Ninh, năm 2023

B NH VI N BÃI CHÁY

SÁNG KIẾN CẢI TIẾN KỸ THUẬT

XÂY DỰNG CỔNG TRA CỨU VÀ NHẬP THÔNG TIN NGUỒN NHÂN SỰ TẠI B NH VI N BÃI CHÁY

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 4

MỤ T ÊU 7

hương 1 8

TỔNG QUAN 8

1 ơ sở lý luận 8

2 ơ sở thực tiễn 8

ƯƠNG 2 10

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 10

1 Thời gian và địa điểm 10

2 Nội dung thực hiện 10

3 Hiệu quả của sáng kiến 11

3.1 Đối với cán bộ, viên chức, người lao động: 11

4.1 Chức năng dành cho cán bộ, nhân viên trong bệnh viện 11

4.2 Chức năng dành cho nhà quản lý (phòng Tổ chức cán bộ) 18

hương 3 21

KẾT LUẬN 21

TÀI LI U THAM KHẢO 22

DAN MỤ ÌN

1 Hình 2.1 Màn hình đăng nhập 11

2 Hình 2.2 Màn hình sau khi đăng nhập thành công 12

3 Hình 2.3 ình file ơ yếu lí lịch theo mẫu HS02-VC/BNV khi được xuất 13

4 Hình 2.4 Giao diện màn hình thông tin cơ bản 14

5 Hình 2.5 Giao diện màn hình thông tin chuyên môn 15

6 Hình 2.6 Giao diện màn hình công tác xã hội ngoài chuyên môn 15

7 Hình 2.7 ình “Lưu” thông tin cần chỉnh sửa, bổ sung 16

8 Hình 2.8 Cá nhân không thể sửa đổi, bổ sung thông tin chưa được phê duyệt 17

9 Hình 2.9 Lịch sử cập nhật, bổ sung của cá nhân 17

10 Hình 2.10 Các thông tin mở rộng khác 18

11 Hình 2.11 Kiểm tra danh sách cập nhật 19

12 Hình 2.12 ình bảng đối chiếu dữ liệu gốc và dữ liệu cập nhật bổ sung mới 20

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong những năm gần đây, Đảng, Chính phủ Việt Nam đã ban hành các chương trình, chiến lược về chuyển đổi số quốc gia nhằm tiếp cận, thích ứng với tình hình mới và tận dụng cơ hội mà cuộc cách mạng công nghệ lần thứ tư mang lại Ngày 27/9/2019, Ban Chấp hành rung ương ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh yêu cầu cấp bách để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số rên cơ sở đó, ngày 03/6/2020, hủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 749/ Đ-TTg phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến 2030

rên cơ sở các văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước, Tỉnh ủy Quảng Ninh đã ban hành Chương trình hành động số 36-CTr/TU ngày 10/01/2020 về thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư; ngày 05/02/2022 Ban hường vụ Tỉnh ủy Quảng Ninh đã ban hành Nghị quyết số 09-NQ/TU về Chuyển đổi số toàn diện tỉnh Quảng Ninh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 Ngày 08/6/2022, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh tiếp tục phê duyệt Đề án chuyển đổi số toàn diện tỉnh Quảng Ninh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 tại Quyết định số 1488/ Đ-UBND để triển khai trên toàn tỉnh

Để thực hiện tốt công tác Chuyển đổi số, ngày 21/02/2022, Sở Y tế tỉnh Quảng Ninh cũng đã ban hành Kế hoạch số 1018/KH-SYT thực hiện Chương trình chuyển đổi số Ngành Y tế tỉnh Quảng Ninh đến năm 2025, định hướng đến năm

2030

Bệnh viện Bãi Cháy là bệnh viện đa khoa hạng I, tuyến cuối trong hệ thống y

tế Quảng Ninh Từ năm 2018, Bệnh viện đã thực hiện dự án bệnh viện thông minh

do Sở Y tế triển khai Đến tháng 10/2020, Bệnh viện đã chính thức được phê duyệt thẩm định bệnh án điện tử; theo hông tư 54/2017/ -BY quy định về bộ tiêu

chí ứng dụng CNTT tại các cơ sở khám chữa bệnh, Bệnh viện Bãi Cháy đạt mức 6/7 - mức gần cao nhất của tiêu chí “Bệnh viện thông minh”

Để tiếp tục hoàn thiện tiêu chuẩn Bệnh viện thông minh, Bệnh viện tiếp tục thực hiện các nhóm giải pháp đáp ứng yêu cầu của bệnh án điện tử; đồng thời triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số trong mọi hoạt động khám bệnh, chữa bệnh như: hanh toán viện phí, tra cứu thông tin khám chữa bệnh, đăng ký khám chữa bệnh, trả kết quả online…

rong đó công tác quản lý về tổ chức bộ máy, nhân sự cũng được bệnh viện quan tâm triển khai thực hiện Cụ thể, năm 2021, phòng Tổ chức cán bộ có sáng kiến xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và đã được cấp trên nghiệm thu Sau khi phần mềm hoàn thiện, phòng Tổ chức cán bộ đã bố trí nhân lực cập nhật nhật dữ liệu từ hồ sơ của cán bộ, viên chức, lao động vào phần mềm, tuy nhiên việc cập nhật gặp nhiều khó khăn, cụ thể như:

- Lượng công việc của phòng Tổ chức cán bộ ngày một nhiều do phụ trách nhiều nội dung, đầu mối công việc Ngoài công việc chính về công tác tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác như: Phụ trách văn phòng Đảng ủy Bệnh viện, phụ trách công tác Quân sự…, trong khi đó số lượng nhân lực của phòng có hạn (có 08 người, trong đó có 01 người kiêm nhiệm công tác chuyên môn), do đó khó bố trí người dành thời gian cập nhật hồ sơ nhân lực vào phần mềm

- Số lượng nhân lực của bệnh viện rất lớn, tính đến hết tháng 10 năm 2023 là

965 người, trong đó dữ liệu hồ sơ của mỗi cá nhân rất nhiều; đồng thời, hàng năm

hồ sơ mỗi cá nhân còn có nhiều sự thay đổi về lý lịch hoặc bổ sung, phát sinh các văn bản, giấy tờ như: hay đổi nơi ăn chốn ở, thêm thành viên trong gia đình; công tác đào tạo, đánh giá viên chức, lao động, nâng lương Ngoài ra, sự biết động về nguồn nhân lực cũng rất lớn như điều động, luân chuyển các vị trí làm việc, nghỉ hưu, thôi việc…; từ đó gây khó khăn cho người làm công tác quản lý

Xuất phát từ tình hình thực tế trên, cùng với nhiệm vụ, chúng tôi tiến hành

thực hiện sáng kiến cải tiến kỹ thuật với nội dung “Xây dựng cổng tra cứu và

nhập thông tin nguồn nhân sự tại Bệnh viện Bãi Cháy”.

MỤ T ÊU

1 Xây dựng phần mềm (web application), tạo cổng tra cứu và nhập thông tin nguồn nhân sự cho mỗi cá nhân cán bộ, viên chức, người lao động tại Bệnh viện Bãi Cháy

2 oàn thiện trên 90% mã cổng thông tin nhân sự cán bộ, nhân viên Bệnh viện Bãi Cháy

hương 1 TỔNG QUAN

1 ơ sở lý luận

- Web application là một ứng dụng, thường bao gồm một tập hợp các script

cư trú ở Web server và tương tác với database hay các nguồn nội dung động khác (dynamic content) Ứng dụng này nhanh chóng được sử dụng rộng rãi vì nó cho phép nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng chia sẻ và vận dụng thông tin theo các độc lập nền thông qua cơ sở hạ tầng của nternet

- Web Server là máy chủ có dung lượng lớn, tốc độ cao, được dùng để lưu

trữ thông tin như một ngân hàng dữ liệu, chứa những website đã được thiết kế cùng với những thông tin liên quan khác (các mã cript, các chương trình, và các file Multimedia)

- Quản lý cổng tra cứu và nhập thông tin là cách mà nhà quản lý sử dụng

và khai thác nguồn thông tin nguồn nhân sự trong tổ chức một cách hợp lý sao cho đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc

- Phần mềm tra cứu và nhập thông tin nguồn nhân sự là phần mềm hỗ

trợ quản lý, tra cứu thông tin và chỉnh sửa, nhập thông tin của mỗi cá nhân do mỗi

cá nhân cán bộ, nhân viên thực hiện, được sự quản lý phê duyệt của nhà quản lý là phòng Tổ chức cán bộ Bệnh viện Bãi Cháy

2 ơ sở thực tiễn

Những khó khăn khi cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý nhân sự của Bệnh viện Bãi Cháy

- Phần mềm quản lý nguồn nhân lực tại Bệnh viện Bãi Cháy được xây dựng

và nghiệm thu cuối năm 2021, tính đến nay, sau 01 năm triển khai thực hiện, phần mềm mới cập nhật được trên 200 hồ sơ của cán bộ, nhân viên, trong khi đó số lượng hồ sơ của cán bộ, viên trong bệnh viện là hơn 900 hồ sơ Đồng thời, với hơn

200 hồ sơ đã cập nhật chưa dành được thời gian cập nhật thành phần bổ sung, phát sinh trong thời điểm từ khi cập nhật đến nay Lý do là lượng công việc của phòng

ngày một nhiều do phụ trách nhiều nội dung, đầu mối việc như: Thực hiện công tác chế độ người lao động, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác an ninh, quân sự, phụ trách công tác văn phòng Đảng ủy Bệnh viện, công tác kiểm tra giám sát kỷ luật kỷ cương trong bệnh viện…, do đó khó bố trí người cập nhật hồ sơ nhân lực vào phần mềm

- Số lượng nhân lực của bệnh viện rất lớn, tính đến hết tháng 10 năm 2023 là

965 người, trong đó dữ liệu hồ sơ của mỗi cá nhân rất nhiều, ngoại trừ bộ hồ sơ tuyển dụng ban đầu, hàng năm còn có phát sinh nhiều loại giấy tờ, văn bản như: Các văn bằng, chứng chỉ đào tạo bổ sung về chuyên môn, quản lý, chứng chỉ hành nghề, phiếu bổ sung lý lịch, phiếu đánh giá nhận xét cuối năm, các quyết định về nhân sự, chứng nhận thi đua, khen thưởng, kỷ luận… nên khó cập nhật bổ sung kịp thời

- Cá nhân cán bộ, viên chức, người lao động không theo dõi được thông tin cá nhân, khó nhớ được các văn bản, quá trình công tác liên quan đến bản thân, khi cần phải tìm lại hoặc hỏi bộ phận quản lý nhân lực tại Bệnh viện; không kịp thời cập nhật, bổ sung, điều chỉnh được thông tin khi có sự phát sinh, thay đổi; khó theo dõi quá trình công tác để làm cơ sở phấn đấu, phát triển bản thân

- Nhà quản lý cần nhiều thời gian hơn nữa mới có thể hoàn thiện việc cập nhật thông tin hồ sơ nhân sự để thực hiện công tác theo dõi, quản lý, trích xuất được giữ liệu nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự

ƢƠNG 2

G Ả QU ẾT VẤN ĐỀ

1 Thời gian và địa điểm

- Thời gian thực hiện: Từ tháng 3/2023 đến tháng 11/2023

- Địa điểm triển khai: Các khoa, phòng tại Bệnh viện Bãi Cháy

2 Nội dung thực hiện

Từ những hạn chế, bất cập được nêu ở các phần trên, chúng tôi xây dựng

phần mềm tạo cổng tra cứu và nhập thông tin nguồn nhân sự tại Bệnh viện Bãi Cháy, áp dụng cải thiện những nhược điểm đang tồn tại để có đầy đủ dữ liệu nguồn nhân sự hoàn chỉnh, được cập nhật thường xuyên, khoa học, đáp ứng nhu cầu thực

tế Phần mềm gồm những nội dung sau:

- ạo cổng cập nhật thông tin cho mỗi cán bộ, viên chức, lao động trong Bệnh viện Việc đăng ký tài khoản cho mỗi cá nhân được thực hiện thông qua thẻ CCCD để tránh bị trùng lặp, dễ quản lý

- Cung cấp mật khẩu ban đầu và mỗi cá nhân tự thay đổi để tăng tính bảo mật

- Cán bộ, viên chức, người lao động tự kê khai thông tin cá nhân lần đầu; cập nhật thông tin cá nhân khi có phát sinh trong quá trình làm việc Ngoại trừ nhà quản lý, mỗi cá nhân chỉ xem được thông tin của bản thân mình

- Nhà quản lý (phòng ổ chức cán bộ) thực hiện một số công việc sau:

+ ổ chức hướng dẫn, tập huấn cán bộ, viên chức, người lao động thực hiện việc tra cứu và nhập dữ liệu

+ Ban hành quy định thời gian thực hiện nhập dữ liệu thông tin

+ Đề xuất lãnh đạo Bệnh viện xử lý vi phạm theo quy chế bệnh viện nếu thực hiện không đúng quy định

+ Kiểm tra, giám sát và báo cáo kết quả hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất

+ Kiểm tra tính chính xác của thông tin, phê duyệt thông tin sau khi đã kiểm tra

3 iệu quả của sáng kiến

3.1 Đối với cán bộ, viên chức, người lao động:

Phần mềm xây dựng tạo cổng tra cứu và nhập thông tin nguồn nhân sự sau khi hoàn thiện sẽ tạo điều kiện cho mỗi cá nhân cán bộ, viên chức, lao động tự quản lý thông tin của bản thân, tự rà soát, đối chiếu, cập nhật bổ sung thông tin khi

có những phát sinh mới trong quá trình công tác Mỗi cá nhân đều thuận lợi theo dõi quá trình công tác của bản thân để từ đó có cơ sở phấn đấu, thực hiện nhiệm vụ hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác như bổ sung lý lịch hàng năm, làm hồ sơ bổ nhiệm, quy hoạch, thi đua khen thưởng, đào tạo…

3.2 Đối với nhà quản lý (Ban Giám đốc, phòng Tổ chức cán bộ)

Góp phần hoàn thiện dữ liệu hồ sơ nguồn nhân lực nhanh nhất, sớm nhất, từ

đó giúp nhà quản lý dễ dàng quản lý thông tin nguồn nhân sự, nâng cao chất lượng công tác quản lý nguồn nhân sự tại Bệnh viện Bãi Cháy

Thuận lợi trong việc thực hiện các báo cáo về nguồn nhân lực

4 Chức năng cổng tra cứu và nhập thông tin nguồn nhân sự

4.1 Chức năng dành cho cán bộ, nhân viên trong bệnh viện

4.1.1 Chức năng đăng nhập

Hình 2.1 Màn hình đăng nhập

Người dùng đăng nhập vào hệ thống bằng username và password:

- Username mặc định là số căn cước công dân; password lần đầu là tên cá nhân viết thường, 4 số cuối của thẻ căn cước công dân và ký tự đặc biệt @

- Nếu sai thông tin đăng nhập hệ thống sẽ báo lỗi

- Nếu thông tin đăng nhập đúng hệ thống sẽ tiến hành đăng nhập và chuyển vào màn hình chính hệ thống

- Cá nhân có thể thay đổi password sau khi đăng nhập lần đầu thành công nhằm tăng tính bảo mật cho bản thân

4.1.2 Màn hình khi đăng nhập thành công (Thông tin lý lịch)

Hình 2.2 Màn hình sau khi đăng nhập thành công

- au khi đăng nhập thành công, màn hình sẽ hiển thị Thông tin lý lịch cơ bản của cá nhân người sử dụng (do đã được phòng Tổ chức cán bộ cập nhật ban đầu) gồm họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, khoa phòng để khẳng định đúng quyền sở hữu của cá nhân

- Tại giao diện này, cá nhân có thể thực hiện các nội dung như xem thông tin; chỉnh sửa, bổ sung thông tin; xuất file ơ yếu lí lịch theo mẫu HS02-VC/BNV

ban hành kèm theo hông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ

- Trừ nhà quản lý, mỗi cá nhân chỉ xem được thông tin của bản thân mình

Hình 2.3 ình file ơ yếu lí lịch theo mẫu HS02-VC/BNV khi được xuất

4.1.3 Màn hình xem hoặc sửa thông tin:

a) Màn hình thông tin cơ bản:

Hình 2.4 Giao diện màn hình thông tin cơ bản Giao diện màn hình thông tin cơ bản bao gồm:

- Thông tin lý lịch cơ bản trích ngang của bản thân (họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, giới tính, nơi sinh, thường trú, quê quán );

- Quan hệ gia đình của bản thân;

- Quan hệ gia đình của vợ (chồng) nếu có

b) Giao diện màn hình thông tin chuyên môn:

Bao gồm các thông tin về tuyển dụng, nghề nghiệp, chức danh, nơi làm việc, thời gian làm việc ; thông tin về quá trình đào tạo, quá trình nâng lương, quán trình công tác

Hình 2.5 Giao diện màn hình thông tin chuyên môn

c) Giao diện màn hình công tác xã hội ngoài chuyên môn:

Bao gồm các thông tin về hoạt động Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị -

xã hội; đặc điểm lịch sử của bản thân; khen thưởng; kỹ luật

Hình 2.6 Giao diện màn hình công tác xã hội ngoài chuyên môn

d) Lưu dữ liệu khi chỉnh sửa:

- Cá nhân người sử dụng sau khi xem thông tin, chỉnh sửa nếu thông tin chưa chính xác hoặc cập nhật thông tin mới bổ sung như: uan hệ gia đình, nâng lương, khen thưởng sau đó nhấn “Lưu” trên hệ thống hoặc nhấn “ ủy bỏ” nếu như không thực hiện thao tác gì sau khi xem thông tin

H4.3 Giao diện màn hình công tác xã hội ngoài chuyên môn

Hình 2.7 ình “Lưu” thông tin cần chỉnh sửa, bổ sung Thông tin nếu có bổ sung, chỉnh sửa, sau khi nhấn lưu, dữ liệu sẽ được chuyền đến nhà quản lý, nhà quản lý sẽ xem xét để phê duyệt

Lưu ý: Trước khi được Nhà quản lý phê duyệt, cá nhân cán bộ, nhân viên

không thể sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung thông tin được

Hình 2.8 Cá nhân không thể sửa đổi, bổ sung thông tin chưa được phê duyệt

đ) Kiểm tra lịch sử điều chỉnh, bổ sung dữ liệu cá nhân:

Cá nhân cán bộ, nhân viên có thể xem lại lịch sử của bản thân đã điều chỉnh,

bổ sung dữ liệu thông tin

Hình 2.9 Lịch sử cập nhật, bổ sung của cá nhân