Đề án: Xây dựng phầm mềm quản lý lỗi hồ sơ bệnh án bảo hiểm tại bệnh viện Bãi Cháy

XÂY DỰNG PHẦM MỀM QUẢN LÝ LỖI HỒ SƠ BỆNH ÁN BẢO HIỂM TẠI BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

SỞ Y TẾ QUẢNG NINH

BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

SÁNG KIẾN CẢI TIẾN KỸ THUẬT

XÂY DỰNG PHẦM MỀM QUẢN LÝ LỖI HỒ SƠ BỆNH ÁN BẢO HIỂM TẠI BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

Chủ nhiệm: KS.Trần Thị Chức

Thư ký: KS.Bùi Ngọc Hiếu

Quảng Ninh, năm 2023

MỤC LỤC MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 2

DANH MỤC HÌNH 3

PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ 4

PHẦN 2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 5

1.Cơ sở lý luận của vấn đề 5

1.1 Tình hình hồ sơ bảo hiểm lỗi tại Bệnh viện Bãi Cháy 5

1.2 Quản lý hồ sơ bệnh án bảo hiểm tại Bệnh viện Bãi Cháy 5

2.Thực trạng của vấn đề 6

2.1 Một số hình ảnh lỗi hồ sơ : 7

2.2 Thực trạng việc theo dõi, giám sát HSBA lỗi tại phòng CNTT 10

3 Biện pháp giải quyết vấn đề 10

4 Hiệu quả của sáng kiến 11

4.1 Thời gian và địa điểm thực hiện 11

4.2 Nội dung thực hiện 11

4.3 Kế hoạch thực hiện 12

4.4 Kết quả thực hiện 12

BÀN LUẬN 25

KẾT LUẬN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHYT Bảo hiểm y tế CNTT-TT Công nghệ thông tin- truyền thông DVKT Dịch vụ kỹ thuật

PTBHYT Phụ trách bảo hiểm y tế

EMR Phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

Hình 10 Màn hình danh sách nhóm lỗi Hình 11 Màn hình danh sách khoa phòng Hình 12 Giao diện thêm mới hồ sơ

Hình 13 Giao diện dánh sách hồ sơ Hình 14 Chi tiết hồ sơ lỗi

Hình 15 Giao diện tìm kiếm

Hình 20 Giao diện cập trang chủ Hình 21 Giao diện danh sách hồ sơ lỗi theo khoa Hình 22 Giao diện cập nhật trạng thái hồ sơ Hình 23 Giao diện danh sách hồ sơ đã cập nhật trạng thái Hình 24 Giao diện chương trình đẩy hồ sơ

Hình 25 Giao diện đẩy hồ sơ thành công Hình 26 Giao diện đã được đẩy lên cổng bảo hiểm

PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ

Phòng công nghệ thông tin-truyền thông – Bệnh viện Bãi Cháy là phòng chức năng thuộc khối hành chính có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin và truyền thông tại bệnh viện Những năm gần đây bảo hiểm y tế là một trong những vấn đề đang được quan tâm hiện nay, trung bình mỗi ngày phòng công nghệ thông tin – truyền thông thực hiện đẩy khoảng 900 ~ 1000 hồ sơ BHYT lên cổng bảo hiểm xã hội Trong quá trình đẩy dữ liệu hệ thống sẽ trả về những hồ sơ chưa đạt yêu cầu, hàng ngày nhân viên PTBHYT của phòng sẽ phải kiểm soát lại số lượng hồ sơ đã đẩy và những hồ sơ chưa có trên cổng bảo hiểm Để đảm bảo việc đẩy dữ liệu được thông suốt, đúng thời gian quy định đòi hỏi nhân viên PTBHYT phải kiểm tra và đẩy thông tin lỗi tới các bộ phận liên quan

Quá trình gửi dữ liệu lỗi BHYT tới các bộ phận liên quan đang được thực hiện một cách thủ công, chưa có đầu mối nhất định làm cho việc kiểm soát lỗi mất thời gian và phụ thuộc.Với tình hình hiện nay, Bệnh viện đã sớm đẩy mạnh phát triển công nghệ thông tin cho việc kiểm soát hồ sơ bệnh án làm giảm thiểu các lỗi xuất toán từ bảo hiểm xã hội Hiện tại bệnh viện bãi cháy đã xây dựng một số hệ thống kiểm soát bệnh án như: Cảnh bảo tương tác thuốc, cảnh báo lượt khám chữa bệnh của bác sĩ tại phòng khám, Để khắc phục những vấn đề còn tồn động trong công việc của mình và hoàn thiện hơn cho hệ thống kiểm soát bệnh án chúng tôi đã tiến

hành thực hiện sáng kiến cải tiến kỹ thuật: “Xây dựng phần mềm quản lý lỗi hồ sơ

bảo hiểm tại phòng CNTT-TT”

Với mục tiêu đề ra là xây dựng một phần mềm (web application) để quản lý các lỗi của hồ sơ bảo hiểm và đánh giá hiệu quả của phần mềm

PHẦN 2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 1 Cơ sở lý luận của vấn đề

1.1 Tình hình hồ sơ bảo hiểm lỗi tại Bệnh viện Bãi Cháy

Theo ghi nhận quý 4 năm 2022 thì tình hình hồ sơ bệnh án gửi bảo hiểm tại Bệnh viện Bãi Cháy xảy ra khá nhiều lỗi do nhân viên bệnh viện làm không đúng quy trình, tiêu biểu như sau:

- Thiếu mã bác sĩ cho thuốc - Ngày kết thúc y lệnh lớn hơn ngày ra viện - Các lỗi hành chính như sai thông tin bệnh nhân, sai thẻ, thiếu hạn thẻ… - Sử dụng mã bác sĩ chưa có chứng chỉ hành nghề

- Các lỗi liên quan đến thanh toán, duyệt bảo hiểm - Thiếu thông tin sửa dụng giường bảo hiểm

- Vào sai ngày thực hiện thủ thuật - Sử dụng thuốc và vật tư không được thanh toán bảo hiểm - Chỉ định ngày giường trùng giờ

- ……… Ảnh hưởng tới qua trình gửi dữ liệu lên cổng bảo hiểm

1.2 Quản lý hồ sơ bệnh án bảo hiểm tại Bệnh viện Bãi Cháy

Hồ sơ sau khi kết thúc khám chữa bệnh và chuyển số liệu thanh toán, hệ thống tự động sẽ gửi thông tin lên cổng bảo hiểm qua phần mềm ĐBDL cùng ngày

Hồ sơ lỗi sẽ tự động được trả về, nhân viên PTBHYT sẽ so sánh đối chiếu hồ sơ đã được đẩy và hồ sơ còn thiếu

Nhân viên PTBHYT chạy lại hồ sơ thiếu, đọc lỗi và gửi thông tin đến các bộ phận liên quan

Các bộ phận nhận thông tin và cập nhật lại gửi nhân viên PTBHYT để đẩy lại hồ sơ lỗi

* Nhược điểm: Nhưng do số lượng hồ sơ bệnh án cũng như lượng bệnh nhân

nhiều, các bộ phận làm việc với nhau chưa có sự thống nhất, do vậy tình trạng sai về

Phần mềm ĐBDL

Service cảnh báo

Nhân viên PTBHYT

Phân tích

Khoa phòng

Xử trí

Cổng bảo hiểm

Hình 2 Lỗi từ cổng bảo hiểm Nhân viên PTBHYT tiếp nhận những lỗi hồ sơ trên, phân tích dữ liệu chuyển đổi sang file excel hoặc hình ảnh lỗi để đẩy thông tin tới các bộ phận liên quan

Hình 3 Một số hình ảnh lỗi được gửi tới các khoa

2.2 Thực trạng việc theo dõi, giám sát HSBA lỗi tại phòng CNTT

Hiện nay việc ghi nhận hồ sơ lỗi đang được lưu trữ trên excel, việc đẩy giữ liệu tới khoa phòng đang được thực hiện bằng cách gửi tới Zalo chung Như vậy sẽ gây mất thời gian, không chuyên nghiệp, khó truy suất dữ liệu khi cần Các thông số cần theo dõi gồm

1/ Dịch vụ lỗi là gì2/ Ngày ra y lệnh lỗi3/ Ngày ra vào viện của hồ sơ4/ Hồ sơ lỗi thuộc khoa nào5/ Ngày gửi hồ sơ lỗi

6/ Ngày mà khoa phòng tiếp nhận thông tin lỗi7/ Trạng thái hồ sơ lỗi

8/ Hồ sơ đã được đẩy lên cổng bảo hiểm chưa9/ Kết quả của việc đẩy hồ sơ

3 Biện pháp giải quyết vấn đề

Web là một công cụ văn phòng rất phổ biến với tất cả mọi người nên việc ứng dụng phần mềm trên Web cũng sẽ giúp người sử dụng dễ thực hiện, với các thao tác đơn giản Hiện tại viện có gần 1000 nhân lực trong đó chủ yếu là nhân lực trẻ nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc rất được hưởng ứng triển khai và thực hiện

Đặc biệt khi sử dụng Web, người sử dụng có thể truy cập bất cứ đâu tại viện để truy xuất thông tin và xử lý

Cần xây dựng phần mềm chuyên trách để thực hiện quản lý khoa học và hiệu quả

4 Hiệu quả của sáng kiến

Phần mềm quản lý lỗi hồ sơ bảo hiểm của Bệnh viện Bãi Cháy trở lên dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm được thời gian và công sức mà lại chính xác, hiệu quả

4.1 Thời gian và địa điểm thực hiện

- Thời gian: Từ tháng 02/2023 đến tháng 9/2023 - Địa điểm: Phòng CNTT-TT, bệnh viện Bãi Cháy

4.2 Nội dung thực hiện

- Xây dựng giao diện đăng nhập, đăng kí sử dụng phần mềm - Xây dựng danh mục quản lý

- Xây dưng các tính năng cập nhật thông tin - Tạo chức năng tìm kiếm

- Tạo chức năng đẩy thông tin tới các bộ phận - Tạo chức năng thông kê lỗi theo thời gian

4.3 Kế hoạch thực hiện

4.4 Kết quả thực hiện

thực hiện

hiện

Người phối

hợp

1 Xây dựng giao diện đăng nhập, đăng kí sử dụng phần mềm

1/2/2022

Phòng CNTT - TT

Kỹ sư Chức Kỹsư Hiếu

2 Xây dựng danh mục quản lý

30/4/2022

2/03/2022-Phòng CNTT - TT

Kỹ sư Chức Kỹsư Hiếu

3 Xây dưng các tính năng cập nhật thông tin

30/6/2022

1/5/2022-Phòng CNTT - TT

Kỹ sư Chức Kỹsư Hiếu

4 Tạo chức năng tìm kiếm Tạo chức năng đẩy thông tin tới các bộ phận

Tạo chức năng thông kê lỗi theo thời gian

30/8/2022

1/7/2022-Phòng CNTT - TT

Kỹ sư Chức Kỹsư Hiếu

5 Xây dựng hướng dẫn và hướng dẫn sử dụng phần mềm cho các bộ phận liên quan

1/9/2022

Phòng CNTT - TT

Kỹ sư Chức Kỹsư Hiếu

1 Giao diện đăng nhập phần mềm

Hình 4 Màn hình đăng nhập Người dùng đăng nhập vào hệ thống bằng username và password:

- Nếu sai thông tin đăng nhập hệ thống sẽ báo lỗi - Nếu thông tin đăng nhập đúng hệ thống sẽ tiến hành đăng nhập và

chuyển vào màn hình chính hệ thống

2 Giao diện các danh mục

Hình 5 Màn hình trang chủ

Thông tin tổng quát

Sau khi đăng nhập thành công, phần mềm sẽ chuyển đến giao diện H2, H3 tại đây người sử dụng phần mềm có thể nắm được một số thông tin cơ bản như sau:

- Tổng số lỗi của tháng hiện tại - Tổng số lỗi phát sinh trong ngày hôm nay - Lỗi hay gặp nhất là gì

- Khoa phòng nào đang mắc lỗi nhiều nhât - Cách xử lý các hồ sơ lỗi

2.1 Chức năng tạo người dùng

Hình 6 Màn hình tạo tài khoản người dùng Người quản lý phần mềm điền đầy thủ thông tin: họ và tên, tên đăng nhập, mật khẩu, Email, khoa phòng Sau đó bấm nút Lưu:

- Nếu thông tin không hợp lệ như tên đăng nhập bị trùng, định dạng mail không đúng… Hệ thống sẽ báo lỗi và bắt sửa lại tại màn hình tạo người dùng

- Nếu thông tin hệ hợp lệ hệ thống sẽ tạo ra người dùng và chuyển đến màn hình danh sách người dùng

Hình 7 Màn hình danh sách người dùng Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin, màn hình sẽ hiển thị danh sách những người dùng được quyền đăng nhập vào phần mềm

Tại màn hình người quản lý phần mềm có thể xóa hoặc sửa thông tin tài khoản cho phù hợp với nội dung yêu cầu

2.2 Chức năng tạo nhóm lỗi, khoa phòng

Hình 8 Giao diện thêm mới khoa phòng

Hình 9 Giao diện thêm mới nhóm lỗi

Tại giao diện tạo mới nhóm lỗi, khoa phòng người quản lý phần mềm điền đầy đủ các thông tin theo các nội dung cố định trên màn hình và lưu lại Nội dung cần

thêm mới sẽ được lưu lại và đổ ra màn hình

Hình 10 Màn hình danh sách nhóm lỗi

Hình 11 Màn hình danh sách khoa phòng Khi mở giao diện này , người quản lý có thể thực hiện các thao tác sau:

- Xem được danh sách các khoa, thông tin các nhóm lỗi - Bổ sung thông tin nếu thiếu

- Chỉnh sửa hoặc xóa các mục có thông tin không chính xác

3.Quản lý hồ sơ bệnh án lỗi 3.1 Chức năng thêm mới

Hình 12 Giao diện thêm mới hồ sơ

Tại giao diện tạo hồ sơ bệnh án lỗi mới, người quản lý phần mềm điền đầy đủ các thông tin theo các nội dung cố định trên màn hình và lưu lại

3.2 Giao diện danh sách hồ sơ lỗi

Hình 13 Giao diện dánh sách hồ sơ Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin màn hình sẽ hiển thị danh sách hồ sơ lỗi, tại giao diện danh sách này người dùng có thể :

Hình 14 Chi tiết hồ sơ lỗi

Hình 15 Giao diện tìm kiếm

Tại giao diện tìm kiếm người dùng có thể lựa chọn các hình thức tìm kiếm như :

- Tìm kiếm theo khoa lỗi

Hình 19 Khoa Ung bướu 1

3.4 Các bước xử lý hồ sơ lỗi

Người dùng đăng nhập vào phần mềm theo tài khoản đã được tạo, sau khi đăng nhập thành công giao diện trang người dùng như hình (H14)

Hình 20 Giao diện cập trang chủ

Hình 21 Giao diện danh sách hồ sơ lỗi theo khoa Khi vào danh mục quản lý hồ sơ, thì danh sách hồ sơ lỗi sẽ hiện thị theo khoa phòng

Tại giao diện này người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ, xem chi tiết hồ sơ lỗi Khoa phòng đọc chi tiết lỗi, xem phương án sửa chữa

Sau khi sửa xong khoa phòng cập nhật lại trạng thái của hồ sơ để nhân viên PTBHYT biết hồ sơ đã được sửa

Hình 22 Giao diện cập nhật trạng thái hồ sơ

Hình 23 Giao diện danh sách hồ sơ đã cập nhật trạng thái

Tại giao diện này, nhân viên PTBHYT sẽ kiểm tra được hồ sơ khoa phòng nào đã sửa, ngày sửa để đẩy lại dữ liệu lên cổng bảo hiểm kịp thời thông qua phần mềm đồng bộ dữ liệu

Hình 24 Giao diện chương trình đẩy hồ sơ

Hình 25 Giao diện đẩy hồ sơ thành công

Hình 26 Giao diện đã được đẩy lên cổng bảo hiểm

- Phần mềm lần đầu được xây dựng và thực hiện nên có thể chưa đạt được mức độ chuyên nghiệp như các phần mềm tạo ra bởi các công ty phẩn mềm nên chúng tôi sẽ tiếp tục xây dựng và cải tiến để ngày càng hoàn thiện hơn và thêm nhiều tính năng hơn nữa

KẾT LUẬN

+ Lưu trữ và truy xuất được dữ liệu nhanh chóng thuận tiện

+ Người dùng nhanh chóng phát hiện lỗi và khắc phục lỗi + Có mục tra cứu giúp người dùng có thể định hướng tìm kiếm dễ dàng

+ Hồ sơ lỗi được xử lý nhanh chóng, đẩy lên cổng kịp thời

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Quyết định số 497/BHXH-CNTT V/v bổ sung hàm

kiểm tra lịch sử khám chữa bệnh trên hệ thống thông tin giám định BHYT

2 Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Quyết định số 532/ CNTT-PM V/v hướng dẫn

phương án tạm thời cập nhật mã dịch vụ y tế ban hành theo Thông tư số 15/2018/TT-BYT

3 Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Quyết định số 2076/BHXH-CNTT V/v tạo lập tóm

tắt hồ sơ bệnh án, giấy chứng nhận nghỉ dưỡng thai và bổ sung hàm gửi hồ sơ

4 Trung tâm đào tạo lập trình viên Quốc tế FPT-APTECH (2003), hướng dẫn

xây dựng ứng dụng web

5 TS Nguyễn Văn Sinh, TS Nguyễn Thị Thanh Sang, PGS.TS Trần Mạnh

Hà (2020), giáo trình xây dựng ứng dụng web cho thương mại điện tử

6 Lê Đình Duy (2009), Thiết kế và lập trình web bằng ngôn ngữ ASP Trường đại

học khoa học tự nhiên TP.Hồ Chí Minh

7 TS Nguyễn Tài Phúc & TS Hoàng Quang Thanh (2009), Giáo trình Quản

Trị Học Trường đại hoc Kinh tế - Đại học Huế.