Tổng quan về các chương trình đào tạo của Trường Đại học Việt Đức ...14 CHƯƠNG 2: MÔ TẢ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÀN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT ĐỨC...15 2.1... Ngoàinhữ
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Du học trong nước đã trở thành một hình thức giáo dục quốc tế tại Việt Nam, giúp sinh viên và gia đình tiết kiệm chi phí di chuyển Hình thức này mang lại sự thuận tiện trong việc giáo dục con cái, đồng thời cho phép sinh viên tiếp cận với nền giáo dục hàng đầu thế giới, nhận được kiến thức và xu hướng mới nhất.
Hiện nay, Việt Nam đã chứng kiến sự ra đời của nhiều trường đại học quốc tế và các chương trình liên kết chính quy với các trường hàng đầu thế giới, với chi phí hợp lý, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 vẫn đang diễn biến phức tạp Một trong những ví dụ tiêu biểu là Trường Đại học Việt Đức (VGU), trường đại học công lập đầu tiên tại Việt Nam được thành lập dựa trên thỏa thuận liên Chính phủ giữa Việt Nam và Đức.
Nhà trường áp dụng mô hình tiên phong, kết hợp khung chương trình giáo dục Đại học Việt Nam với tiêu chuẩn học thuật Đức, tạo cơ hội cho sinh viên trải nghiệm "sự tinh hoa của hai nền giáo dục" Qua sự hợp tác đặc biệt giữa Chính phủ Việt Nam và Đức, nhà trường đã đạt nhiều thành tựu và tự hào là đối tác có năng lực cho giới học thuật, công nghiệp và xã hội.
Trường Đại học Việt Đức đã xây dựng được danh tiếng trong số các trường Đại học Quốc tế tại Việt Nam nhờ vào những nỗ lực không ngừng từ khi thành lập Sự hỗ trợ hiệu quả từ Phòng tài chính – Kế toán trong việc quản lý nguồn kinh phí và hoạch toán kế toán đã góp phần quan trọng vào sự thành công của trường Những hoạt động được tổ chức thuận lợi và đạt hiệu quả cao đã giúp Trường Đại học Việt Đức khẳng định vị thế của mình trong hệ thống giáo dục Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài: “PHÂN TÍCH QUY”.
TRÌNH THU HỌC PHÍ CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT ĐỨC”.
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống lý thuyết về quy trình hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán giúp phân tích thực trạng hiện tại Qua đó, chúng ta có thể nhận diện những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: quy trình hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức.
Phạm vi nghiên cứu: Trường Đại học Việt Đức.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này sử dụng các phương pháp cơ bản như quan sát, mô tả và thu thập số liệu thực tế từ trường Đại học Việt Đức để đảm bảo tính chính xác và khách quan trong quá trình phân tích.
Phương pháp nghiên cứu thứ cấp: của trường Đại học Việt Đức thông qua các nguồn tài liệu trên internet, website của trường.
Ý nghĩa của đề tài
Phòng Tài chính – Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sinh viên hiểu rõ quy trình hoạt động tại trường Đại học Việt Đức Kiến thức từ phòng này không chỉ giúp sinh viên nâng cao khả năng học tập cho các môn học tiếp theo mà còn là nền tảng vững chắc cho công việc tương lai và nguồn tài liệu quý giá cho các nghiên cứu sau này.
Kết cấu của đề tài
Chương 1: Giới thiệu về trường Đại học Việt Đức
Chương 2: Mô tả quy trình hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình thu học phí của phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT ĐỨC
Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của Trường Đại học Việt Đức
1.2.Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trq của Trường Đại học Việt Đức
Trường Đại học Việt Đức (VGU) là một trường đại học công lập tại Việt Nam, được thành lập dựa trên mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với Cộng hòa Liên bang Đức VGU hoạt động dựa trên các nguyên tắc tự do học thuật, kết hợp giảng dạy và nghiên cứu, đồng thời đảm bảo tính tự chủ trong cơ cấu tổ chức.
VGU cam kết mang đến sự xuất sắc trong nghiên cứu và giảng dạy các lĩnh vực kỹ thuật thông minh, công nghệ thông tin, kinh doanh và kinh tế, góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững cả ở cấp địa phương và toàn cầu.
Sinh viên tốt nghiệp của Trường được trang bị khả năng kết hợp kiến thức lý thuyết với kỹ năng phản biện, giúp họ giải quyết vấn đề một cách sáng tạo Điều này chuẩn bị cho họ đảm nhận vai trò lãnh đạo trong tương lai, trở thành những nhà khoa học, kỹ sư và quản lý xuất sắc.
Trường Đại học VGU, được công nhận là một trường đại học nghiên cứu với đặc trưng riêng, sẽ đóng góp quan trọng vào sự phát triển kinh tế, xã hội và môi trường của Việt Nam.
Trường Đại học Việt Đức phấn đấu trở thành trường đại học nghiên cứu hàng đầu châu Á, đồng thời là lựa chọn ưu tiên cho sinh viên và học giả trong các lĩnh vực kỹ thuật thông minh, công nghệ thông tin, kinh doanh và kinh tế tại Việt Nam vào năm 2030.
Cùng hợp tác chặt chẽ với các đại học trên thế giới, VGU sẽ đóng góp cho sự tiến bộ của khoa học và công nghệ.
Là những nhà lãnh đạo và chuyên gia có trách nhiệm, sinh viên tốt nghiệp của Trường sẽ định hình xã hội toàn cầu một cách bền vững.
Xuất sắc trong nghiên cứu và giảng dạy:
Trường cam kết phấn đấu đạt các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất trong nghiên cứu, giảng dạy và dịch vụ.
Tự do và liêm chính học thuật:
Trường học là một tổ chức tự chủ, cam kết tôn trọng tự do học thuật Đội ngũ giảng viên thực hiện công tác giảng dạy và nghiên cứu với sự liêm chính và tuân thủ các quy tắc khoa học một cách nghiêm ngặt.
Môi trường học tập sáng tạo
Nhà trường coi giảng viên và cán bộ nhân viên là những người hỗ trợ tích cực cho quá trình học tập của sinh viên, thay vì chỉ là những người giám sát Trường tạo ra một môi trường học tập thú vị, khuyến khích sự tò mò và cung cấp các cơ hội học tập hợp tác dựa trên nghiên cứu.
Trường cam kết tôn trọng sự đa dạng và thúc đẩy hòa nhập trong cộng đồng học thuật toàn cầu, nhằm khuyến khích trao đổi kinh nghiệm, quan điểm và hợp tác quốc tế.
Nhà trường chú trọng đến sự phát triển của sinh viên, cán bộ giảng dạy, nhân viên và gia đình họ, đồng thời cam kết thực hiện các mục tiêu phát triển bền vững (SDG).
Trung thực và minh bạch:
Nhà trường cam kết theo đuổi các mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung một cách trung thực, đồng thời đảm bảo sự minh bạch trong ý định, chiến lược và kết quả công việc.
Hệ thống tổ chức của Trường Đại học Việt Đức
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1.3 Cơ c.u tổ chức của VGU 1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
Phòng đào tạo và Công tác sinh viên
Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên là đơn vị hành chính quan trọng, hỗ trợ Hiệu trưởng trong việc xây dựng quy hoạch và chiến lược đào tạo, nghiên cứu và hợp tác Phòng có trách nhiệm triển khai các kế hoạch, hướng dẫn và chính sách đào tạo, nghiên cứu khoa học phù hợp với chiến lược phát triển của Trường Đồng thời, phòng cũng đại diện cho Hiệu trưởng trong việc quản lý các lĩnh vực tuyển sinh, đào tạo, công tác sinh viên, thư viện và học liệu.
Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên có nhiệm vụ hỗ trợ giảng viên, sinh viên, các đơn vị đào tạo, nghiên cứu và đối tác của Trường thông qua nhiều dịch vụ đa dạng.
Định hướng nghề nghiệp cho sinh viên bao gồm việc cung cấp thông tin về học bổng, cơ hội thực tập, và lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp Bên cạnh đó, hỗ trợ trong việc chọn học phần tự chọn và tham gia các hoạt động ngoại khóa, công tác xã hội cũng rất quan trọng Những hoạt động này không chỉ giúp sinh viên phát triển kỹ năng mềm mà còn tạo điều kiện để họ nâng cao khả năng làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả trong môi trường chuyên nghiệp.
Trường Đại học Việt Đức đang tích cực thúc đẩy quan hệ hợp tác với các đại học đối tác và doanh nghiệp, nhằm tạo ra cơ hội kết nối và hợp tác cho giảng viên Sự hỗ trợ này không chỉ nâng cao chất lượng giảng dạy mà còn mở rộng mạng lưới liên kết giữa nhà trường và các tổ chức bên ngoài.
- Hỗ trợ giảng viên, chuyên gia và sinh viên là người nước ngoài tại Trường.
Phòng quản lý cơ sở vật chất
Tham mưu cho Hiệu trưởng trong quy hoạch và quản lý cơ sở vật chất của Trường, bao gồm xây dựng, sửa chữa và quản lý tài sản Đảm bảo thực hiện mua sắm, bảo trì, sửa chữa và thanh lý tài sản, đồng thời theo dõi việc sử dụng hiệu quả trang thiết bị phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập.
Xây dựng các quy định về quản lý, phân phối, sử dụng, bảo quản các loại trang thiết bị, vật tư, tài sản.
Lập và thực hiện kế hoạch nhằm xây dựng, bổ sung và sửa chữa các công trình, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt tại trường.
Chủ trì quản lý và kiểm tra các công trình xây dựng, bao gồm cả việc giám sát thi công từ các nguồn vốn xây dựng cơ bản và sửa chữa, theo quy định hiện hành trong Trường.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị quản lý tài sản và cơ sở vật chất, đồng thời quản lý tài sản từ các dự án hợp tác quốc tế của Trường Hướng dẫn và chỉ đạo công tác kiểm kê tài sản tại các đơn vị, thực hiện kiểm kê tài sản vật tư chung của Trường theo định kỳ hoặc theo yêu cầu cấp trên.
Quản lý trực tiếp tài sản chung của Trường không thuộc quản lý của đơn vị khác, tổ chức kiểm tra và lập kế hoạch sổ sách kiểm kê, phân loại tài sản định kỳ và theo yêu cầu cấp trên Đồng thời, đảm nhiệm tổ chức đấu thầu, mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị và dụng cụ phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập theo quy định hiện hành.
Phòng chiến lược và Quản lý chất lượng
Tư vấn, tham mưu cho Ban Giám hiệu về chiến lược, các kế hoạch cải tiến hoạt động bảo đảm chất lượng của trường.
Quản lý, điều hành các hoạt động bảo đảm chất lượng trong toàn trường.
Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác liên quan đến đề thi kỳ thi, kiểm tra năng lực của Trường Đại học Việt Đức.
Xây dựng và triển khai Chiến lược phát triển giáo dục là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc lập kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm cho hoạt động kiểm định và đảm bảo chất lượng giáo dục tại nhà trường Các kế hoạch này cần được thiết lập một cách rõ ràng và cụ thể để nâng cao hiệu quả quản lý và cải tiến chất lượng giáo dục.
Xây dựng và trình Ban Giám hiệu ký ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn nhằm đảm bảo chất lượng hoạt động nội bộ của nhà trường.
Chủ trì và phối hợp với các Phòng, Khoa, Bộ môn trực thuộc trường để thiết lập cơ chế thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến công tác đảm bảo chất lượng.
Thực hiện tự đánh giá các hoạt động đảm bảo chất lượng của nhà trường là một bước quan trọng trong việc nâng cao tiêu chuẩn giáo dục Việc áp dụng các bộ tiêu chuẩn đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục uy tín giúp nhà trường xác định được điểm mạnh và điểm yếu trong công tác quản lý và giảng dạy Qua đó, nhà trường có thể cải tiến và phát triển các chương trình học tập, đảm bảo mang lại môi trường giáo dục tốt nhất cho học sinh.
Báo cáo Ban Giám hiệu kết quả thực hiện các hoạt động bảo đảm chất lượng của nhà trường
Tư vấn, theo dõi và kiểm tra việc tổ chức thực hiện các hoạt động bảo đảm chất lượng tại tất cả các đơn vị trực thuộc trường
Tổ chức hội nghị và hội thảo nhằm nâng cao nhận thức về công tác bảo đảm chất lượng cho cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên trong toàn trường Các khóa tập huấn sẽ cung cấp kiến thức cần thiết, giúp cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao chất lượng giáo dục.
Phòng ngôn ngữ và năm đại cương
Chuẩn bị cho sinh viên khả năng ngoại ngữ cần thiết, đặc biệt là tiếng Anh, là một yếu tố quan trọng Việc ôn lại các kiến thức học thuật ở cấp phổ thông giúp sinh viên nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phản biện Hơn nữa, việc làm quen với việc sử dụng phần mềm máy tính trước khi vào các môn học chuyên ngành sẽ hỗ trợ sinh viên trong quá trình học tập và làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Nâng cao trình độ nghe, nói, đọc, viết tiếng Anh của sinh viên, tăng vốn từ vựng để sinh viên có thể đạt IELTS tối thiểu 6.0
Nâng cao các kỹ năng học thuật để sinh viên học tốt trong môi trường học tập/giảng dạy chỉ bằng tiếng Anh
Nâng cao kỹ năng nói trước nhiều người và sự tự tin để sinh viên có thể thuyết trình hiệu quả, thuyết phục bằng tiếng Anh
Nâng cao kỹ năng viết mạch lạc, thuyết phục để sinh viên có thể viết những bài luận khó, nhiều thể loại
Tổng quan về các chương trình đào tạo của Trường Đại học Việt Đức
- Kỹ thuật Cơ khí (MEN)
- Tài chính và Kế toán (BFA)
- Kỹ thuật xây dựng (BCE)
- Kỹ thuật điện và công nghệ thông tin (EEIT) (ECE)
- Khoa học máy tính (CSE)
- Quản trị kinh doanh (BBA)
- Tính toán kỹ thuật và mô phỏng trên máy tính (COM)
- Cơ điện tử và công nghệ cảm biến (MST)
- Phát triển đô thị bền vững (SUD)
- Hệ thống thông tin doanh nghiệp (BIS)
- Ngành công nghệ, tái sử dụng và quản lý nước (WT)
- Ngành khoa học vật liệu (MSI)
- Kỹ thuật và quản lý sản xuất toàn cầu (GPE)
- Thạc sĩ quản trị kinh doanh (MBA)
- Ngành an ninh thông tin (ITS)
- Ngành khoa học tài chính và kinh tế toàn cầu (GFE)
MÔ TẢ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÀN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT ĐỨC
Giới thiệu về bộ phận thực tập Phòng Tài chính – Kế toán
Phòng tài chính và kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán được thành lập theo quyết định của Hiệu trưởng, có nhiệm vụ tư vấn cho Ban Giám hiệu về lập kế hoạch ngân sách và quản lý tài chính của Trường.
Tham mưu về công tác lập và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn;
Tổ chức công tác lập dự toán, kế toán và báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí của trường; đồng thời thực hiện các hoạt động báo cáo và thống kê tài chính theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Trường.
Thực hiện các hoạt động thu – chi theo quy định của pháp luật và của trường
Phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc sử dụng nguồn lực tài chính và tài sản của trường một cách tiết kiệm và có hiệu quả.
Phân tích hiệu quả tài chính của các hoạt động trường học là cần thiết để cung cấp thông tin chính xác cho Ban Giám hiệu Điều này giúp họ quản lý và phân bổ ngân sách một cách hiệu quả, hướng tới việc tăng cường tính tự chủ cho các khoa, phòng/ban, trung tâm và các đơn vị trực thuộc.
Thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ
Thực hiện việc mua sắm hàng hóa, tài sản theo đúng các quy định của pháp luật
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
Cơ cấu tổ chức của phòng Tài chính – Kế toán
Họ và tên Chức vụ
Nguyễn Thanh Duy Trưởng phòng Tài chính kế toán kiêm
Nguyễn Thị Huỳnh Kế toán quản lý
Trần Thị Trang Kế toán tổng hợp kiêm Thủ quỹ
Ngô Xuân Thúy Hằng Kế toán Học phí kiêm Kế toán Dịch vụ
Lê Hồng Duyên Kế toán dịch vụ Sinh viên
Lê Nguyễn Ái Vân Kế toán Tài khoản Kho bạc Nhà nước
Hà Đỗ Hoài Thương Nhân viên tài chính
Bảng 2.1 Cơ c.u tổ chức của phòng Tài chính – Kế toán
Phân tích quy trình thu học phí của Phòng Tài chính – Kế toán
2.2.1 Các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được phân công, chấp hành đúng và đầy đủ sự phân công của Trường.
- Chấp hành đúng và đầy đủ nội quy, quy định của nhà trường
- Tham dự đầy đủ, đúng giờ các cuộc họp, các sinh hoạt khác của Trường, trừ trường hợp vắng mặt có lý do chính đáng.
- Không có ngày nghỉ làm việc không có lý do chính đáng.
- Tác phong, thái độ làm việc đúng mực.
2.2.2 Quy trình thu học phí của phòng Tài chính – Kế toán
Quản lý tích hợp dữ liệu phải thu sinh viên (thu học phí, phí khác: kí túc xác, xe bus, …) từ phần mềm Academia sang phần mềm SAP B1.
Phạm vi đối tượng áp dụng: Kế toán phải thu
Bước xử lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
Bước 1 Định kì phát sinh yêu cầu thu phí
Bộ phận c, thẩm quyền ban hành
(Phòng kế toán, phòng đào Đầu vào :
Tham chiếu quy trình FG.01 – Quy trình thiết lập c.u trúc phí và h(c phí tại phần mềm Academia Đầu ra:
Bước xử lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước tạo) Quy định h(c phí/ thông báo thu phí được phê duyệt.
Bước 2 Xu.t thông báo thu phí cho từng SV
Kế toán phải thu Đầu vào :
Quy định h(c phí/ thông báo thu phí được phê duyệt.
Tham chiếu quy trình FG.01 – Quy trình thiết lập c.u trúc phí và h(c phí tại phần mềm Academia
Kế toán phải thu thực hiện chạy chức năng gửi thông báo thu phí cho từng sinh viên (Debit Note) tại Academia.
Nếu có chiết khấu cho sinh viên, tại bước 2a, hệ thống sẽ tự động trừ Credit Note (giảm giá) và số dư nợ của từng sinh viên Vui lòng tham khảo FG.05 – Quản lý các khoản chiết khấu tại Academia.
Nếu không c, chiết kh.u cho sinh viên, đến bước 3a: Tạo bảng settlement Đầu ra: Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên
Bước 3 Tích hợp dữ liệu phải thu
Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên Chấp hành:
Dữ liệu được tự động tích hợp từ Academia sang
Bước xử lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
Trên hệ thống SAP, bảng dữ liệu tự động tạo và ghi nhận phải thu sinh viên (SV), cung cấp thông tin chi tiết cho từng Debit Note, đảm bảo mỗi sinh viên đều có dữ liệu tương ứng.
1 dòng Debit Note và mỗi cột trên bảng tích hợp sẽ là 1 loại phí khác nhau.
Trạng thái của Debit Note sẽ là Paid=No nếu sinh viên đ, chưa đ,ng h(c phí.
Trạng thái của Debit Note sẽ là Paid = Yes nếu sinh viên đã đ,ng h(c phí.
Trạng thái Debit Note sẽ là Paid= Partial nếu sinh viên đ,ng một phần. Đầu ra:
Bảng dữ liệu được tự động tích hợp
Bước 4a Thu tiền mặt tại quầy
Kế toán phải thu Đầu vào : Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên
Các giao dịch được phân loại theo phương pháp thanh toán của sinh viên:
- Nếu thu tiền mặt tại quầy, kế toán thực hiện tại
Tại hệ thống SLCM, khi thu tiền mặt tại quầy, thủ quỹ ghi nhận giao dịch tạm thời trên màn hình nháp Sau khi xác nhận số tiền đã nhận đủ, thủ quỹ sẽ lưu giao dịch chính thức vào hệ thống SLCM, đồng thời tự động tích hợp với hệ thống SAP.
Bước xử lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
Nếu thu tiền qua ngân hàng, cần tích hợp với cổng thanh toán ngân hàng Nếu đã tích hợp, thực hiện bước 5a – Tích hợp dữ liệu thanh toán từ VCB vào bảng trung gian Nếu chưa tích hợp, tiến hành bước 5b – Yêu cầu ngân hàng trích xuất sổ phụ để đưa vào hệ thống Academia.
Nếu thanh toán bằng ví điện tử, thực hiện tại bước 4b- dữ liệu xác nhận thanh toán được tự động tích hợp giữa ví điện tử và SLCM.
Kế toán phải thu có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin sinh viên trong hệ thống Academia, ghi nhận các giao dịch nộp tiền của sinh viên và in phiếu thu cho từng sinh viên.
Bước 4d Sinh viên thanh toán tiền qua ví điện tử.
Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên
Sinh viên thanh toán bằng ví điện tử
Khi hệ thống Academia được tích hợp với Ví điện tử, dữ liệu xác nhận thanh toán của sinh viên sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống từ ví điện tử.
Bước xử lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước Đầu ra:
Dữ liệu ghi nhận thu tiền được tích hợp
Bước 5a Tạo/Cập nhật giao dịch thanh toán
Kế toán phải thu Đầu vào : Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên
Sinh viên thanh toán qua ngân hàng và c, sự tích hợp giữa cổng thanh toán của VCB và SLCM Chấp hành:
Khi sinh viên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, dữ liệu thanh toán sẽ được tự động tích hợp vào bảng dữ liệu trung gian thông qua sự kết hợp giữa phần mềm Academia và hệ thống SAP.
- Thanh toán qua payment gateway hoặc internet banking: tự động tích hợp
Thanh toán qua máy POS cho phép kế toán tạm nhập giao dịch trên màn hình nháp của SLCM để in phiếu thu cho sinh viên Sau khi ngân hàng tích hợp dữ liệu, kế toán sẽ thực hiện đối chiếu và cập nhật thông tin.
Khi tích hợp các phương thức thanh toán từ SLCM vào SAP, hệ thống sẽ xử lý các trường hợp thanh toán ngân hàng, tiền mặt và POS SLCM đã phân loại các trường hợp này thông qua các chỉ tiêu như Voucher Type và Receipt Mode Nhờ vào việc phân loại rõ ràng, khi tích hợp vào SAP, hệ thống sẽ nhận diện được nguồn gốc của từng loại thanh toán và tạo thêm thông tin để hiển thị loại thanh toán tương ứng.
Bước xử lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
Dữ liệu từ ngân hàng được tự động tích hợp và chỉ ghi nhận thu của sinh viên khi có đầy đủ thông tin Nếu thông tin không đầy đủ, hệ thống sẽ tạm thời giữ lại trên màn hình nháp, cho phép kế toán kiểm tra, cập nhật thêm thông tin và ghi nhận vào hệ thống sau.
Bảng dữ liệu được tự động tích hợp từ ngân hàng.
Bước 5b Dựa vào file sổ phụ ngân hàng, kiểm tra thực hiện import vào hệ thống
Kế toán phải thu Đầu vào : Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên
Sinh viên thanh toán qua ngân hàng và không c, sự tích hợp giữa cổng thanh toán của VCB và SLCM
Khi sinh viên thực hiện thanh toán qua ngân hàng mà không có sự tích hợp giữa Academia và VCB, kế toán sẽ nhận file sổ phụ từ ngân hàng Sau đó, họ tiến hành kiểm tra và cập nhật thông tin nếu cần thiết, rồi nhập dữ liệu vào hệ thống Academia theo mẫu để thực hiện việc trừ nợ phải thu của sinh viên một cách hàng loạt.
Nếu thông tin từ file sổ phụ ngân hàng đầy đủ và chính xác, đến bước 6b: C.n trừ phải thu sinh viên
Nếu thông tin từ file sổ phụ ngân hàng
Để xử lý thông tin thu tiền, cần nhập dữ liệu vào tài khoản treo trên hệ thống phần mềm của Academia mà không cần chỉ định cho sinh viên cụ thể nào Các bước thực hiện cần được mô tả chi tiết, đặc biệt là từ bước 6c trở đi.
Nhận sổ phụ từ Ngân hàng và import vào hệ thông Academia
Bước 5d Cập nhật lại trạng thái giao dịch đã được xác nhận bởi
Dữ liệu ghi nhận thu tiền được tích hợp (ví điện tử) Chấp hành:
Dựa trên dữ liệu thu thập từ việc ghi nhận thanh toán qua ví điện tử, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái giao dịch thành công (Được xác nhận bởi VCB) ngay khi nhận được xác nhận từ ngân hàng VCB.
Trạng thái của giao dịch được cập nhật tự động
Bước 6a Tự động ghi nhận thu tiền SV
Bảng dữ liệu tích hợp được tự động tích hợp từ ngân hàng.
Dữ liệu thanh toán được tích hợp tự động giữa Academia và VCB cho phép hệ thống tự động ghi nhận giao dịch khi thông tin chính xác và đầy đủ.
Bước xử lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước dịch thu tiền sinh viên và c.n trừ công nợ. Đầu ra:
Công nợ sinh viên được c.n trừ
Bước 6b Tự động ghi nhận thu tiền SV
Sổ phụ từ ngân hàng được import vào hệ thống SAP
Khi sổ phụ từ Ngân hàng được nhập vào hệ thống Academia, nếu thông tin chính xác và đầy đủ, hệ thống sẽ tự động ghi nhận việc thu tiền và xóa nợ cho từng sinh viên.
Công nợ sinh viên được c.n trừ
Bước 6c Nhập các giao dịch chưa đầy đủ thông tin vào màn hình nháp trên
Kế toán phải thu Đầu vào :
Sinh viên thanh toán qua ngân hàng và không c, sự tích hợp giữa cổng thanh toán của VCB và SLCM
Các thông tin từ sổ phụ chưa đầy đủ để import vào hệ thống.
Đánh giá chung về quy trình thu học phí của Phòng Tài chính – Kế toán
Nhân viên phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức có trình độ chuyên môn cao và tinh thần làm việc nhiệt huyết, cho phép họ hoàn thành quy trình thu học phí hiệu quả dù số lượng nhân viên ít Họ cung cấp thông tin tài chính và kế toán theo yêu cầu của Ban lãnh đạo, đồng thời lập báo cáo tài chính đầy đủ theo quy định Việc áp dụng phần mềm hiện đại trong quản lý dữ liệu thu học phí không chỉ giúp tăng tốc độ công việc mà còn giảm thiểu sai sót trong quy trình.
Quy trình thu học phí tại phòng Tài chính – Kế toán hiện nay được thiết kế đơn giản, nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho Ban giám hiệu và lập báo cáo tài chính theo quy định pháp luật, giúp giảm thiểu sai sót.
Quy trình thu học phí tại phòng Tài chính – Kế toán được tổ chức một cách hệ thống và lưu trữ đầy đủ Mỗi nhân viên đảm nhận một phần công việc cụ thể và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc.
Các báo cáo kế toán của trường Đại học Việt Đức được lập tương đối đầy đủ, cơ bản phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Mặc dù quy trình thu học phí và hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức đã có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề cần cải thiện để nâng cao hiệu quả công tác Báo cáo này sẽ chỉ ra những tồn tại chung trong tổ chức tài chính, kế toán của trường nhằm đề xuất giải pháp hữu hiệu để tổ chức công tác tài chính, kế toán một cách tốt nhất.
Quy trình thu học phí bằng phần mềm đòi hỏi nhân viên phòng Tài chính –
Kế toán cần có kiến thức công nghệ thông tin cơ bản để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, giúp giảm thiểu sai sót trong quy trình thu học phí.
Bố trí nhân sự trong phòng Tài chính – Kế toán thực hiện nhiều nhiệm vụ kiêm nhiệm có thể ảnh hưởng đến chất lượng quy trình thu học phí Điều này dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH THU HỌC PHÍ CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ
TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT ĐỨC
Triển vọng và mục tiêu phát triển của Phòng Tài chính – Kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán đóng vai trò chủ trì trong việc biên soạn, cập nhật và điều chỉnh Quy chế chi tiêu nội bộ, đồng thời tiếp nhận phản hồi từ Ban giám hiệu để kịp thời điều chỉnh quy chế Các chế độ và chính sách được thảo luận công khai và phổ biến đến toàn thể cán bộ viên chức, tạo sự thống nhất trong việc thực hiện các quy định Ban Giám hiệu Trường được đề xuất ban hành các quy định về quản lý tài chính và tài sản, đồng thời đa dạng hóa hoạt động để nâng cao nguồn thu bằng cách khai thác hiệu quả các nguồn lực sẵn có Việc lập kế hoạch tài chính hàng năm giúp cân đối giữa nhu cầu duy trì hoạt động thường xuyên và đầu tư phát triển, phục vụ cho chiến lược nâng cao chất lượng giáo dục của nhà trường.
Công tác thu học phí sinh viên là một hoạt động quan trọng mà Phòng Tài chính – Kế toán luôn chú trọng cải tiến để tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên Trong nhiều năm qua, Phòng đã phối hợp hiệu quả với ngân hàng để thực hiện việc thu học phí một cách dễ dàng và tiện lợi nhất.
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong Trường, cần thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn cho nhân viên phòng Tài chính – Kế toán và tổ chức các buổi sinh hoạt chuyên môn Điều này giúp đảm bảo rằng họ nắm bắt kịp thời các văn bản và quy định mới nhất trong lĩnh vực tài chính - kế toán.
Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình thu học phí của Phòng Tài chính – Kế toán
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức sổ kế toán Để nâng cao hiệu quả của quy trình thu học phí của phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức, nhân viên phụ trách từng phần trong quy trình thu học phí phải nắm được quy trình ghi sổ và cách thức ghi sổ cho từng nội dung nghiệp vụ kinh tế phần hành mình phụ trách Muốn có được điều này thì hệ thống tổ chức sổ của phòng Tài chính – Kế toán phải thật khoa học, chi tiết và đầy đủ.
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán quản trị phân tích và tư vấn đóng vai trò quan trọng trong việc thu học phí của phòng Tài chính – Kế toán, giúp thể hiện rõ ràng các thông tin cần thiết cho quá trình này.
Trường Đại học Việt Đức cần tăng cường công tác lập và phát triển báo cáo kế toán nhằm nâng cao hiệu quả thu học phí, từ đó giúp "nói lên" những thông tin quan trọng từ số liệu kế toán.
3.2.3.Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán
Việc thiết lập hệ thống kiểm tra cho quy trình thu học phí tại phòng Tài chính – Kế toán là rất quan trọng Hệ thống này giúp trường Đại học Việt Đức nâng cao hiệu quả thu học phí, từ đó tạo ra thông tin kế toán đáng tin cậy, góp phần tích cực vào sự phát triển bền vững của trường.
3.2.4 Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin
Trường Đại học Việt Đức đã áp dụng phần mềm kê khai thuế trực tuyến của Tổng cục Thuế để thực hiện việc gửi các văn bản và báo cáo thuế định kỳ một cách đúng quy định.
Cần thiết phải tổ chức thêm các lớp đào tạo ngắn hạn về phần mềm tin học, nhằm giúp nhân viên nắm bắt công nghệ thông tin và cập nhật các quy định mới nhất từ Nhà nước.
KẾT LUẬN
Trường Đại học Việt Đức đang khẳng định vị thế của mình trong nền giáo dục quốc tế, đóng góp tích cực vào sự phát triển giáo dục của đất nước Hoạt động quản lý khoa học và hợp lý tại đây không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc điều hành và mở rộng hoạt động kinh doanh mà còn đáp ứng tốt các yêu cầu của bối cảnh chung.
Dựa trên các phương pháp nghiên cứu khoa học và lý luận về tổ chức kế toán, bài viết phân tích quy trình thu học phí tại trường Đại học Việt Đức đã đạt được những kết quả quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán.
Bài viết này tập trung vào việc phân tích quy trình thu học phí của phòng Tài chính – Kế toán tại trường Đại học Việt Đức, dựa trên các lý luận cơ bản Qua đó, chúng tôi đánh giá những ưu nhược điểm trong quy trình này, nhằm chỉ ra những điểm mạnh cần phát huy và những vấn đề tồn tại cần được khắc phục.
- Đề tài đã đưa ra một số giải pháp và kiến nghị đối với phòng Tài chính –
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hoạt động của phòng tại trường Đại học Việt Đức Đề tài này hy vọng sẽ cung cấp cơ sở giúp trường thực hiện quy trình thu học phí một cách khoa học và hợp lý hơn, phục vụ cho công tác kế toán và quản lý tài chính Điều này sẽ đáp ứng tốt hơn những yêu cầu mới trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay.
Mặc dù bài báo cáo có phạm vi nghiên cứu rộng, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế Tuy nhiên, nó sẽ được cải thiện đáng kể nếu nhận được ý kiến đánh giá và đóng góp quý báu từ thầy cô, bạn bè và độc giả quan tâm.