CHƯƠNG 2: MÔ TẢ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÀN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT ĐỨC
2.2. Phân tích quy trình thu học phí của Phòng Tài chính – Kế toán
2.2.2. Quy trình thu học phí của phòng Tài chính – Kế toán
Quản lý tích hợp dữ liệu phải thu sinh viên (thu học phí, phí khác: kí túc xác, xe bus, …) từ phần mềm Academia sang phần mềm SAP B1.
Phạm vi đối tượng áp dụng: Kế toán phải thu Nội dung:
Lưu đồ:
Diễn giải lưu đồ:
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước Bước 1 Định kì
phát sinh yêu cầu thu phí
Bộ phận c, thẩm quyền ban hành (Phòng kế toán, phòng đào
Đầu vào : N/A Chấp hành:
Tham chiếu quy trình FG.01 – Quy trình thiết lập c.u trúc phí và h(c phí tại phần mềm Academia Đầu ra:
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
tạo) Quy định h(c phí/ thông báo thu phí được phê duyệt.
Bước 2 Xu.t thông báo thu phí cho từng SV
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Quy định h(c phí/ thông báo thu phí được phê duyệt.
Chấp hành:
Tham chiếu quy trình FG.01 – Quy trình thiết lập c.u trúc phí và h(c phí tại phần mềm Academia Kế toán phải thu thực hiện chạy chức năng gửi thông báo thu phí cho từng sinh viên (Debit Note) tại Academia.
Nếu c, chiết kh.u cho sinh viên, đến bước 2a: Tự động c.n trừ Credit Note (Discount) và số dư nợ từng sinh viên. Tham chiếu FG.05 – Quản l# các khoản chiết kh.u tại Academia
Nếu không c, chiết kh.u cho sinh viên, đến bước 3a: Tạo bảng settlement
Đầu ra: Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên
Bước 3 Tích hợp dữ liệu phải thu SV
Hệ thống Đầu vào :
Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên Chấp hành:
Dữ liệu được tự động tích hợp từ Academia sang
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
SAP. Trên hệ thống SAP, bảng dữ liệu được tự động tạo và ghi nhận phải thu SV (dữ liệu chi tiết cho từng Debit Note). Mỗi sinh viên tương ứng với 1 dòng Debit Note và mỗi cột trên bảng tích hợp sẽ là 1 loại phí khác nhau.
Trạng thái của Debit Note sẽ là Paid=No nếu sinh viên đ, chưa đ,ng h(c phí.
Trạng thái của Debit Note sẽ là Paid = Yes nếu sinh viên đã đ,ng h(c phí.
Trạng thái Debit Note sẽ là Paid= Partial nếu sinh viên đ,ng một phần.
Đầu ra:
Bảng dữ liệu được tự động tích hợp Bước 4a Thu tiền
mặt tại quầy
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên.
Các giao dịch được phân loại theo phương pháp thanh toán của sinh viên:
- Nếu thu tiền mặt tại quầy, kế toán thực hiện tại Bước 4a.
Tại hệ thống SLCM, nếu thu tiền mặt tại quầy, thủ quỹ ghi nhận giao dịch tạm thời vào màn hình nháp. Sau khi xác nhận đã nhận đủ tiền, thủ quỹ sẽ thực hiện lưu giao dịch chính thức vào hệ thống SLCM và tự động tích hợp qua hệ thống SAP.
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
Nếu thu tiền qua ngân hàng: Nếu c, tích hợp với cổng thanh toán ngân hàng, đến bước 5a – Tích hợp dữ liệu thanh toán từ VCB vào bảng trung gian. Nếu không c, tích hợp, đến bước 5b – Yêu cầu ngân hàng trích xu.t sổ phụ đưa vào hệ thống Academia.
Nếu thanh toán bằng ví điện tử, thực hiện tại bước 4b- dữ liệu xác nhận thanh toán được tự động tích hợp giữa ví điện tử và SLCM.
Chấp hành:
Kế toán phải thu thực hiện tìm kiếm thông tin sinh viên tại hệ thống Academia, ghi nhận giao dịch nộp tiền của sinh viên và in phiếu thu cho sinh viên.
Đầu ra:
Phiếu thu.
Bước 4d Sinh viên thanh toán tiền qua ví điện tử.
Hệ thống Đầu vào :
Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên.
Sinh viên thanh toán bằng ví điện tử Chấp hành:
Nếu hệ thống Academia và Ví điện tử được tích hợp, dữ liệu xác nhận sinh viên thanh toán được xác nhận từ ví điện tử được cập nhật tự động vào hệ thống.
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước Đầu ra:
Dữ liệu ghi nhận thu tiền được tích hợp Bước 5a Tạo/Cập
nhật giao dịch thanh toán
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên Sinh viên thanh toán qua ngân hàng và c, sự tích hợp giữa cổng thanh toán của VCB và SLCM Chấp hành:
Nếu sinh viên thanh toán qua ngân hàng và c, sự tích hợp giữa phần mềm Academia và hệ thống SAP, dữ liệu thanh toán từ sinh viên được tự động tích hợp tại bảng dữ liệu trung gian như sau:
- Thanh toán qua payment gateway hoặc internet banking: tự động tích hợp
-Thanh toán qua máy POS: kế toán sẽ tạm nhập giao dịch ở màn hình nháp trên SLCM để in phiếu thu cho sinh viên. Sau đ, khi ngân hàng tích hợp dữ liệu về, kế toán thực hiện đối chiếu và cập nhật.
Khi tích hợp các loại thanh toán từ SLCM về SAP, thì sẽ c, các trường hợp thanh toán ngân hàng, tiền mặt, POS. Đối với các trường hợp cụ thể, SLCM đã phân loại tại các chỉ tiêu như Voucher Type / Receipt Mode. Do đ,, khi tích hợp về SAP, hệ thống sẽ nhận diện được thanh toán này là từ trường hợp nào và đồng thời sẽ tạo thêm một trường thông tin để hiển thị loại thanh toán để
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước VGU c, thể nhận biết.
Dữ liệu từ ngân hàng được tự động tích hợp và chỉ ghi nhận thu sinh viên trường hợp dữ liệu tích hợp đầy đủ thông tin. Nếu không đầy đủ thông tin, hệ thống sẽ treo tạm thời tại màn hình nháp, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra và cập nhật thêm thông tin và ghi nhận vào hệ thống sau.
Đầu ra:
Bảng dữ liệu được tự động tích hợp từ ngân hàng.
Bước 5b Dựa vào file sổ phụ ngân hàng, kiểm tra thực hiện import vào hệ thống
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Debit Note được gửi đến cho từng sinh viên Sinh viên thanh toán qua ngân hàng và không c, sự tích hợp giữa cổng thanh toán của VCB và SLCM
Chấp hành:
Nếu sinh viên thanh toán qua ngân hàng và không c, sự tích hợp thanh toán giữa Academia và VCB, Khi nhận được file sổ phụ từ ngân hàng, kế toán thực hiện kiểm tra và cập nhật thông tin (nếu cần) và import vào hệ thống Academia theo template để c.n trừ phải thu sinh viên hàng loạt.
Nếu thông tin từ file sổ phụ ngân hàng đầy đủ và chính xác, đến bước 6b: C.n trừ phải thu sinh viên
Nếu thông tin từ file sổ phụ ngân hàng
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
không đầy đủ, đến bước 6c: Nhập thông tin thu tiền vào tài khoản treo trên hệ thống phần mềm của Academia mà không cần chỉ định cho sinh viên nào.
Đầu ra:
Nhận sổ phụ từ Ngân hàng và import vào hệ thông Academia
Bước 5d Cập nhật lại trạng thái giao dịch đã được xác nhận bởi VCB
Hệ thống Đầu vào :
Dữ liệu ghi nhận thu tiền được tích hợp (ví điện tử) Chấp hành:
Dựa vào dữ liệu ghi nhận thu tiền qua ví điện tử được tích hợp tự động, khi nhận được xác nhận giao dịch thành công từ VCB, hệ thống tự động cập nhật trạng thái của giao dịch (Confirmed by VCB)
Đầu ra:
Trạng thái của giao dịch được cập nhật tự động Bước 6a Tự động
ghi nhận thu tiền SV
Hệ thống Đầu vào :
Bảng dữ liệu tích hợp được tự động tích hợp từ ngân hàng.
Chấp hành:
Từ bảng dữ liệu thanh toán được tích hợp tự động giữa Academia và VCB, nếu dữ liệu chính xác và đẩy đủ thông tin, hệ thống tự động ghi nhận giao
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước dịch thu tiền sinh viên và c.n trừ công nợ.
Đầu ra:
Công nợ sinh viên được c.n trừ Bước 6b Tự động
ghi nhận thu tiền SV
Hệ thống Đầu vào :
Sổ phụ từ ngân hàng được import vào hệ thống SAP.
Chấp hành:
Khi sổ phụ từ Ngân hàng được import vào hệ thống Academia, nếu thông tin đã đầy đủ và chính xác, hệ thống tự động ghi nhận thu tiền và gạch nợ cho từng sinh viên.
Đầu ra:
Công nợ sinh viên được c.n trừ Bước 6c Nhập các
giao dịch chưa đầy đủ thông tin vào màn hình nháp trên SLCM
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Sinh viên thanh toán qua ngân hàng và không c, sự tích hợp giữa cổng thanh toán của VCB và SLCM
Các thông tin từ sổ phụ chưa đầy đủ để import vào hệ thống.
Chấp hành:
Dựa vào file dữ liệu sổ phụ ngân hàng, kế toán phải thu thực hiện ghi nhận thông tin thu tiền vào tài khoản treo trên hệ thống phần mềm của
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
nào. Kế toán viên tiến hành liên hệ với sinh viên (nếu cần) để xác nhận và cập nhật thông tin. Sau khi c, đầy đủ thông tin, kế toán ghi nhận tại bảng dữ liệu và post vào hệ thống
Đầu ra:
Công nợ sinh viên được c.n trừ Bước 6d Tự động
ghi nhận thu tiền SV
Hệ thống Đầu vào :
Dữ liệu ghi nhận thu tiền được tích hợp và xác nhận bởi VCB (ví điện tử)
Chấp hành:
Từ bảng dữ liệu thanh toán được tích hợp tự động giữa Academia và ví điện tử, nếu dữ liệu chính xác và đẩy đủ thông tin, hệ thống tự động ghi nhận giao dịch thu tiền sinh viên và c.n trừ công nợ.
Đầu ra:
Công nợ sinh viên được c.n trừ Bước 7 Cập nhật
bảng tích hợp
Hệ thống Đầu vào :
Phải thu sinh viên được c.n trừ trên hệ thống Academia.
Chấp hành:
Khi dữ liệu thu tiền từ sinh viên đã được ghi nhận trên hệ thống Academia, hệ thống tự động tích hợp và cập nhật lại bảng dữ liệu qua phần mềm SAP.
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước Cập nhật trạng thái Debit Note (Paid= Yes) Đầu ra:
Dữ liệu Settlemen được tự động tích hợp và cậpt nhật
Bước 8 Tự động tạo A/R Invoice ghi nhận nguồn thu từ sinh viên
Hệ thống Đầu vào :
Dữ liệu Settlement được tự động tích hợp và cập nhật
Chấp hành:
Dựa vào bảng settlement, hệ thống tự động tạo A/R Invoice để ghi nhận nguồn thu từ sinh viên:
Nợ 11*/ C, 337
Nếu c, tích hợp h,a đơn điện tử: hệ thống tiến hành tạo h,a đơn điện tử nháp để kế toán c, thể xem và kiểm tra các thông tin trên h,a đơn trước khi k# xác nhận.
Nếu không tích hợp h,a đơn điện tử, kế toán tiến hành lên phần mềm h,a đơn điện tử để Thực hiện
Đầu ra:
Nguồn thu từ sinh viên được ghi nhận.
Bước 9 Tự động ghi nhận phí ngân
Hệ thống Đầu vào :
Dữ liệu Settlement được tự động tích hợp và cập nhật.
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước
hàng Chấp hành:
Trường hợp sinh viên đ,ng đủ số tiền trên Debit Note bằng chuyển khoản ngân hàng và ch(n người chịu phí là VGU hoặc sử dụng thẻ tín dụng, hệ thống tự động ghi nhận chi phí ngân hàng tương ứng.
Trên hệ thống SLCM sẽ ghi nhận các khoản thanh toán cho h(c phí của sinh viên tương ứng với phần phí ngân hàng cho từng khoản thanh toán đ,. Hệ thống SAP chỉ kế thừa dữ liệu đã c, trên hệ thống SLCM và ghi nhận hạch toán tương ứng.
Đầu ra:
Giao dịch ghi nhận chí phí ngân hàng được ghi nhận.
Bước 10a Tích hợp h,a đơn điện tử
Hệ thống Đầu vào :
Các giao dịch xu.t hoá đơn được phân loại:
Nếu c, tích hợp h,a đơn điện tử, thực hiện tại bước 10a
Nếu không c, tích hợp h,a đơn điện tử, thực hiện tại bước 10b
Chấp hành:
Nếu c, thực hiện tích hợp h,a đơn điện tử, tham chiếu quy trình tích hợp h,a đơn điện tử.
Đầu ra:
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước H,a đơn điện tử được xu.t Bước 10b Xu.t danh
sách từ phần mềm SAP
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Nếu không c, tích hợp h,a đơn E-Invoice và SAP.
Chấp hành:
Kế toán phải thu thực hiện xu.t danh sách h,a đơn đã được tạo từ hệ thống SAP.
Đầu ra:
Danh sách h,a đơn được xu.t Bước 11 Import file
hoá đơn vào hệ thống e- invoice
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Nếu không c, tích hợp h,a đơn E-Invoice và SAP.
Danh sách h,a đơn được xu.t Chấp hành:
Dựa vào danh sách h,a đơn đã được xu.t từ hệ thống SAP, kế toán thực hiện import file vào hệ thống h,a đơn E-Invoice để tạo h,a đơn E-Invoice.
Đầu ra:
H,a đơn điện tử được xu.t.
Bước 12 Xem báo cáo
Kế toán phải thu
Đầu vào :
Các giao dịch đã được thực hiện tại các bước trên.
Chấp hành:
Kế toán phải thu sinh viên c, thể xem các báo cáo về công nợ sinh viên trên phần mềm Academia và
Bước xử
lý Mô tả Phụ trách Chi tiết các bước SAP B1
Đầu ra: