Hệ thống quản lý thư viện thư viện Đại học sư phạm có nhu cầu quản lý việc sử dụng sách

Bộ phận này lập phiếu mượn gồm các thông tin sau: Hạn mượn Hàng tháng, bộ phận trả sách thống kê số tiền phạt vì mượn sách quá hạn và số sách đang mượn chưa trả của sinh viên, gửi báo cá

Bài 1

Hệ thống quản lý thư viện

Thư viện Đại học sư phạm có nhu cầu quản lý việc sử dụng sách.

Mỗi sinh viên có nhu cầu mượn sách đều phải gửi các thông tin cá nhân tới bộ phận làm thẻ của thư viện Bộ phận này lập thẻ bạn đọc Thẻ bạn đọc được thư viện lưu trữ

lại và đồng thời gửi cho sinh viên, thẻ bạn đọc bao gồm các thông tin: Mã sinh viên, tên sinh viên, địa chỉ, lớp, chuyên ngành

Mỗi lần mượn sách, sinh viên gửi yêu cầu mượn tới bộ phận cho mượn sách Bộ phận này lập phiếu mượn gồm các thông tin sau:

Hạn mượn

Hàng tháng, bộ phận trả sách thống kê số tiền phạt vì mượn sách quá hạn và số sách đang mượn chưa trả của sinh viên, gửi báo cáo lên bộ phận quản lý của thư viện.

SinhVien(MaSV, TenSV, Diachi, Chuyennganh)The(MaT, NgayCap, NgayHetHan, MaSV)PhieuMuon(MaPM, NgayMuon, Ghichu, MaT)Sach(MaS, TenS, NhaXB)

PM_S(MaPM, MaS, NgayTra, HanMuc)

Bài 2

Hệ thống quản lý học tập của sinh viên

Quản lý học tập của sinh viên tại một trường đại học được tiến hành như sau:

Mỗi sinh viên vào trường phải khai báo vào Phiếu nhập học chuyển cho Phòng quản lý sinh

viên Phiếu nhập học gồm các thông tin: Họ tên sinh viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, địa chỉ, tên khoa Trong trường có nhiều khoa, mỗi khoa học theo những môn học khác nhau Môn học gồm các thông tin: Mã môn học, tên môn học, số học phần và giáo viên dạy môn

đó Một giáo viên có thể dạy nhiều môn học, mỗi môn học chỉ do một giáo viên giảng dạy.

Dựa vào Phiếu nhập học, Phòng quản lý sinh viên lập thẻ sinh viên gửi sinh viên

Sau khi dạy xong một môn, giáo viên dạy trả bảng điểm cho Phòng quản lý sinh viên, bảngđiểm có mẫu như sau:

Lần thi

Mã môn học

Tên môn học

Dựa vào bảng điểm, theo định kỳ Phòng quản lý sinh viên lập danh sách các sinh viên phảithi lại (các sinh viên có điểm kiểm tra dưới 5)

Cuối học kỳ, phòng quản lý sinh viên sẽ công bố phiếu điểm của sinh viên gồm các thông tin

sau: Mã số sinh viên, họ tên, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã khoa, tên khoa Phần chi tiết của phiếu điểm là kết quả học tập của sinh viên đó theo từng môn học bao gồm Mã môn học, tên môn, giáo viên dạy, số học phần, lần thi, điểm Phần tổng kết là tổng số môn học, học phần

mà sinh viên đó đạt hay không đạt

Bài 3

Hệ thống quản lý thuế

Quy trình quản lý thu thuế được mô tả như sau:

Hàng tháng các hộ kinh doanh (đối tượng nộp thuế) nộp Tờ khai thuế khai báo về các hoạt động kinh doanh của mình cho đơn vị quản lý thu thuế Tờ khai gồm các thông tin: Mã số thuế hộ kinh doanh, tên hộ kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, doanh thu, thuế suất Thuế

suất phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh của đối tượng, tính bằng % Dựa trên tờ khai thuế,

cơ quan thuế tính số thuế phải nộp và lập thông báo thuế gửi cho các hộ kinh doanh vào ngày

15 hàng tháng Thuế được tính theo công thức:

Số thuế phải nộp = Thuế suất x Doanh thu.

Đối tượng nộp thuế có nghĩa vụ nộp thuế trong khoảng từ 20 đến 25 hàng tháng Mỗi lần nộp

thuế được thể hiện bằng biên lai thu thuế Biên lai thu gồm các thông tin: Số biên lai, Mã số thuế hộ kinh doanh, tên hộ kinh doanh, ngày nộp, số tiền Nếu sau ngày 25 mà đối tượng chưa nộp đủ thuế thì bị coi là nợ thuế và cơ quan thuế sẽ tính phạt cho đối tượng này theo số ngày nộp chậm Cơ quan thuế lập thông báo nộp phạt gửi tới Đối tượng nộp thuế, thông báo phạt gồm các thông tin: Mã số thuế hộ kinh doanh, tên hộ kinh doanh, ngày tính phạt, số tiền phạt

Cuối tháng, cơ quan thuế lập danh sách các hộ kinh doanh còn nợ thuế và lập báo cáo về số thuế phải thu và số thuế đã thu trình thủ trưởng cơ quan thuế.

HoKH(MaHKD, TenHKD, Nganh, DoanhThu)

Tokhaithue(MaST, ThueXuat, NgayKhai, MaHKD)

ThongbaoThue(MaTBT, SoThue, NgayLap, MaST)

Bienlai(Sobienlai, NgayNop, Sotien, MaHKD)

TBPhat(MaTBP, NgayTinhPhat, SotienPhat, Sobienlai)

Bài 4 Hệ thống quản lý kinh doanh

Một công ty kinh doanh dịch vụ có các khách hàng thường xuyên là các cửa hàng bán lẻ Quakhảo sát, hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra như sau

Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng gửi yêu cầu mua hàng tới công ty Bộ phận bán hàng

của công ty tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, sau đó lập hoá đơn bán hàng Hóa

đơn bán hàng được lưu tại công ty và đồng thời gửi cho khách hàng

Khi có nhu cầu nhập hàng, bộ phận nhập hàng của công ty lập yêu cầu nhập hàng gửi tới nhàcung cấp Khi hàng về, bộ phận này lập hóa đơn nhập hàng, hóa đơn nhập hàng được lưu tạicông ty và đồng thời gửi cho nhà cung cấp

Vào cuối tháng, công ty lập báo cáo thống kê số hàng đã bán và số hàng tồn kho gửi giámđốc công ty, giúp giám đốc theo dõi các hoạt động kinh doanh

Ghi chú: Mẫu hóa đơn bán hàng và Hóa đơn nhập hàng như sau:

NhapHang(SoHD, MaH, Soluong)

BanHang(SoHD, MaH, SoLuong)

Bài 5

Hệ thống quản lý đặt báo tại thư viện

Bưu điện Cầu Giấy có nhu cầu quản lý việc đặt mua báo và phát báo bằng máy tính

Khi khách hàng có nhu cầu đặt mua báo vào đầu năm, đầu tháng hoặc đầu quí, khách hànggửi yêu cầu đặt báo tới bưu điện Bưu điện lập Phiếu đặt báo Phiếu đặt báo được lưu tại bưuđiện và gửi cho khách hàng Mẫu phiếu đặt báo có dạng:

Đặt đếntháng

Sốlượng

Thànhtiền

Ngày,tuần,tháng

Định kỳ, Bưu điện lập bảng tổng hợp các phiếu đặt báo theo các đầu báo gửi Nhà xuất bản đểđặt mua báo Mặt khác, hàng ngày bưu điện lập danh sách phát báo gửi cán bộ đưa báo để đưabáo hàng ngày

Hàng tháng, Bưu điện lập báo cáo thống kê về số lượng báo đã bán theo định kỳ xuất bản vàbáo cáo về tổng số tiền thu được gửi giám đốc bưu điện

Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc nợ lại Khi thanh toán, khách hàng dựa vào hóa đơntổng hợp để thanh toán với bộ phận Lễ tân Việc thanh toán được ghi nhận bằng hóa đơnthanh toán, bao gồm các thông tin:

Số hoá đơn

Ngày thanh toán

Tên khách hàng

Tổng số tiền

Cuối tháng, khách sạn lập báo cáo thống kê các dịch vụ khách đã sử dụng, báo cáo số tiền đãthu được và báo cáo số tiền nợ của các khách hàng gửi lên giám đốc khách sạn

KhachHang(MaKH, TenKH, SDT, SoPhong)

PhieuDV(So Phieu, Ngay SD, Ten KH, MaKH)

DichVu(MaDV, TenDV, LoaiHinh)

ToDichVu(MaTo, TenTo, MaDV)

PhieuTamUng(ChungTu, NgayDatCoc, SoTien, SoPhieu)

HoaDon(SoHD, NgayTT, TongTien, ChungTu)

DichVuSuDung(SoPhieu, MaDV)

Bài 7

Hệ thống quản lý cho thuê băng đĩa

Hệ thống quản lý cho thuê băng đĩa của một công ty được mô tả như sau:

Các khách hàng đăng ký để trở thành thành viên của hệ thống bằng một bản đăng ký Trênbản đăng ký có chứa thông tin về khách hàng dùng để thuê băng đĩa Nếu được chấp nhận thìkhách sẽ nhận được một thẻ thành viên của công ty Tất cả các thông tin về khách được lưutrữ lại

Khi khách thuê băng đĩa thì họ sẽ đưa cho thư ký thẻ thành viên cùng với yêu cầu thuê cácbăng đĩa mà họ muốn thuê Thư ký sẽ kiểm tra thẻ thành viên của khách và các băng đĩa hiện

có của công ty Nếu không thỏa mãn thì thông báo từ chối cho mượn Nếu thỏa mãn thì tínhtổng số băng đĩa cho thuê và số tiền khách phải trả (giá thuê mỗi băng đĩa trong thời gian quyđịnh là 1$) Khi đó khách sẽ nhận được một hóa đơn trên đó có ghi rõ ngày cần phải trả băngđĩa Các bản ghi về băng đĩa thuê và hóa đơn được lưu trữ lại

Khi khách hàng trả băng đĩa thì thư ký kiểm tra tình trạng băng đĩa Khi việc kiểm tra đượcthực hiện thì ghi nhận việc trả băng đĩa của khách Nếu khách trả muộn so với ngày quy địnhthì họ phải chịu một khoản lệ phí trả chậm (mỗi ngày trả chậm được tính 0.5$ cho một băngđĩa) Khoản lệ phí trả chậm đó được lưu trữ lại và khách sẽ trả trong lần thuê băng đĩa tiếptheo

Công ty có một số chính sách nhằm tăng tính cạnh tranh trên thị trường băng đĩa

- Hàng tháng các thông tin về khách hàng thuê băng đĩa được thống kê lại và nếu kháchhàng nào thuê lớn hơn định mức hàng tháng là 100$ thì sẽ nhận được một bức thư cảm ơncùng với một phần thưởng bằng hiện vật Trị giá hiện vật tùy theo số tiền vượt so với địnhmức

Hàng năm công ty thống kê lại các thông tin về khách Nếu khách thuê với số tiền lớn hơnđịnh mức năm là 500$ thì sẽ nhận được một bức thư cảm ơn, một phần quà bằng hiện vật vàmột thẻ thuê băng đĩa miễn phí trong tháng đầu tiên của năm tiếp theo.Số băng đĩa được thuêmiễn phí tùy thuộc vào số tiền vượt định mức

Bài 8

Hệ thống quản lý thuê nhà

Ở xí nghiệp quản lý nhà cho thuê, công việc tiến hành như sau:

Đầu tiên người thuê nhà đến ký một hợp đồng thuê nhà với Xí nghiệp nhà, người phụ trách xínghiệp lập hai bản hợp đồng, giao cho người thuê nhà một bản và lưu tại chỗ một bản Mặt

khác người này lập một phiếu thuê nhà gồm Tên khách thuế, Số hiệu căn hộ, Số điện thoại, Địa chỉ thường trú (nếu khác với căn hộ mới),Tiền thuê, Ngày dọn đến,Thời gian Hợp đồng Người phụ trách gửi phiếu đó cho phòng kế toán để nhập vào tệp THEO DÕI THUÊ NHÀ Cuối mỗi tháng, nhân viên phòng kế toán căn cứ trên tệp THEO DÕI THUÊ NHÀ in một

phiếu thu tiền nhà (gồm 2 liên), giao cho nhân viên đi thu tiền nhà Phiếu thu tiền nhà gồm

Tên người thuê nhà, Số hiệu căn hộ, Tháng, Tiền phải trả, Tiền đã trả, ngày trả Tiền nhà thu

được cùng một liên phiếu thu giữ lại được gửi trả lại phòng kế toán, ở đó tiền được gửi vàotài khoản Xí nghiệp ở ngân hàng, còn phiếu thu chi cuối ngày được sắp thứ tự theo vần, rồi

để cập nhật vào tệp THEO DÕI THUÊ NHÀ.

Vào ngày 10 hàng tháng, căn cứ trên tệp theo dõi thuê nhà, phòng kế toán in ra một danhsách những người còn thiếu tiền Căn cứ vào đó, người phụ trách gửi phiếu giục (nội dungtương tự phiếu thu nói trên, trong đó ghi rõ số tiền còn thiếu) để nhân viên đi thu tiền lần haitrong tháng

CanHo(SoHieu, TienThue)

PhieuThueNha(MaPTN, ThoiGianHD, MaK)

KhachThue(MaK, TenK, SDT, Diachi)

PhieuThu(MaPT, Thang, Tienphaitra, Tiendatra, NgayTra, MaK)

PhieuGiuc(MaPG, Thang, TienPhaiTra, Tiendatra, NgayTra, TienThieu, MaK)

ThueNha(SoHieu, MaPTN, Ngaydonden)

Bài 9 Hệ thống thông tin giới thiệu việc làm

Để giúp đỡ việc sắp xếp công ăn việc làm cho thanh niên, Bộ lao động đã thành lập Trungtâm giới thiệu việc làm và có nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý thông tin giớithiệu việc làm trên máy tính

Khi có nhu cầu tuyển dụng, công ty sẽ gửi yêu cầu tuyển dụng đến Trung tâm Dựa trên yêu

cầu đó, Trung tâm lập phiếu yêu cầu tuyển dụng, phiếu này được lưu tại Trung tâm và được

gửi cho công ty, mẫu phiếu có dạng:

Ngoại ngữ

Giới tính

lương

Khi có yêu cầu việc làm, người xin việc gửi yêu cầu việc làm đến Trung tâm Dựa trên yêu

cầu đó, Trung tâm lập phiếu yêu cầu việc làm, phiểu này được lưu tại Trung tâm đồng thời

gửi cho người xin việc Phiếu yêu cầu việc làm có dạng

Chi tiết nguyện vọng

Hàng ngày, Trung tâm so sánh danh sách hai phiếu yêu cầu và lập giấy giới thiệu công việc thích hợp cho những người xin việc đã đăng ký Hàng tháng, Trung tâm lập danh sách người xin việc đã được giới thiệu việc làm gửi lên bộ phận quản lý Trung tâm Các phiếu yêu cầu

việc làm quá 6 tháng được loại khỏi hệ thống

NguoiXinViec(MaNguoiXV, TenNXV, SDT, Diachi)

PhieuYCauTuyenDung(SoP, Ngay, TenCTy, ChitietCV, TenNguoiXV)

Bài 10

Hệ thống thông tin quản lý thu tiền điện

Công ty điện lực quận Cầu giấy có nhu cầu quản lý việc tính, in hoá đơn và thu tiền điệnbằng máy tính Công tác theo dõi sử dụng và thu tiền điện do các bộ phận sau đảm nhiệm: Bộphận theo dõi sử dụng, Bộ phận tính tiền và Bộ phận thu tiền

Mỗi cán bộ thuộc Bộ phận theo dõi sử dụng đảm nhiệm việc ghi số điện sử dụng của một số

hộ gia đình cố định Mỗi hộ gia đình sẽ được qui định ghi điện vào một ngày cố định trongtháng gọi là ngày ghi điện Để không dồn việc, ngày ghi điện của các hộ được phân bố đều

trong tháng Hàng ngày, cán bộ ghi gửi Phiếu ghi điện của các hộ cho Bộ phận tính tiền Phiếu ghi điện gồm các thông tin sau: Số phiếu, Tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, tên cán

bộ ghi điện, ngày ghi điện, số điện dưới 100 số, giá dưới 100 số, số điện dưới 200 số, giá dưới 200 số, số điện dưới 300 số, giá dưới 300 số, số điện trên 300 số, giá trên 300 số, số tiền.

Bộ phận tính tiền tính số tiền điện hộ sử dụng phải trả trong tháng và in hoá đơn Hoá đơnđược chuyển sang cho Bộ phận thu tiền

Tổ thu chia hoá đơn cho các cán bộ thu Việc thu phí của mỗi hộ gia đình cũng được phânvào các khoảng thời gian cố định trong tháng (trong vòng 7 ngày sau khi ghi điện) Hóa đơnđược cán bộ thu gửi đến từng hộ và các hộ phải nộp đủ tổng số tiền ghi trên hóa đơn Các hộkhông nộp tiền trong vòng 14 ngày kể từ khi ghi số bị coi là nợ tiền điện và sẽ bị cắt điện

Hóa đơn gồm các thông tin: Số hóa đơn, tên khách hàng, cán bộ thu, ngày thu, tổng số điện, đơn giá, tổng tiền.

Cuối tháng, công ty in danh sách khách hàng bị cắt điện, lập báo cáo tổng số tiền điện phảithu và tổng số tiền điện đã thu được được gửi giám đốc công ty

Bài 11 Hệ thống quản lý bán hàng may mặc

World Trend’s là một công ty cung cấp các mặt hàng quần áo thời trang chất lượng cao thôngqua đặt hàng qua thư tín Khách hàng có thể đặt hàng qua thư được gửi theo đường bưu điệnhoặc gửi Fax tới công ty theo mẫu đơn đặt hàng có trong danh mục hàng quảng cáo của côngty

Việc xử lý thông tin về khách của công ty được mô tả như sau: Khi công ty nhận được cácthông tin về khách hàng mới thì sẽ thêm khách mới trong cơ sở dữ liệu Khi đó khách hàng

sẽ được gán một định danh khách hàng, định danh khách hàng này được dùng để mua hàng

về sau Các thông tin về khách hàng bao gồm: Họ tên, Ngày sinh, Địa chỉ, Giới tính, Điện thoại liên hệ Tiếp đó công ty in thẻ mua hàng và gửi cho khách hàng cùng với danh mục

hàng quảng cáo của công ty, trên thẻ mua hàng phải có các thông tin về khách hàng cũng nhưđịnh danh khách đã được gán ở trên

Khi khách hàng đặt hàng thì công ty cần kiểm tra các thông tin về khách xem khách đã đăng

ký hay chưa, nếu chưa coi khách là khách mới và làm lại công việc xử lý thông tin khách ởtrên Nếu khách đã đăng ký rồi thì kiểm tra chi tiết đơn hàng xem có chính xác và công ty cóđáp ứng ngay được hay không Nếu không thì gửi cho khách một giấy báo đợi Nếu công tyđáp ứng ngay được yêu cầu đặt hàng của khách thì bộ phận kế toán lập hóa đơn và gửi chonhân viên bộ phận xuất và chuyển hàng để đóng gói hàng, đồng thời gửi hóa đơn cho khách

đề nghị thanh toán Các thông tin trên hóa đơn gửi cho khách hàng bao gồm: Số hóa đơn xuất, ngày lập hóa đơn, người lập hóa đơn, định danh khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, tổng số tiền cần thanh toán, đã thanh toán, ngày thanh toán và các thông tin chi tiết về hàng được bán trên hóa đơn bao gồm [Mã hàng, tên hàng, loại hàng, màu sắc, chất liệu, hãng sản xuất, đơn giá, số lượng, thành tiền] Khi khách đã thanh toán tiền cho công ty thì một lệnh

chuyển hàng được lập và chuyển tới bộ phận xuất và chuyển hàng Bộ phận này chuyển hàngcho khách theo các thông tin được cung cấp trên hóa đơn trước đó, sau báo cáo lại công ty vềhàng được chuyển cũng như thông tin về người chuyển hàng để làm cơ sở so sánh nếu khách

hàng có khiếu nại về sau Các thông tin trên lệnh xuất hàng bao gồm: Số lệnh chuyển, ngày chuyển hàng, số hóa đơn xuất, mã người chuyển, họ tên ngưừoi chuyển Các thông tin về mặt hàng bao gồm: Mã hàng, tên hàng, loại hàng (nam, nữ), kích cỡ, màu sắc, chất liệu, đơn giá,

số lượng hiện có, hãng sản xuất Các thông tin về người chuyển hàng bao gồm: Mã ngưừoi chuyển hàng, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, giới tính, điện thoại liên hệ.

Hàng tháng, công ty thống kê lại danh sách khách hàng, tình hình kinh doanh thông quadoanh thu của công ty để có những điều chỉnh trong kinh doanh cũng như có chính sáchkhuyến mại cho những khách mua nhiều và thưởng cho những nhân viên làm việc tốt

Bài 12

Hệ thống quản lý bán hàng

Hoạt động của công ty bắt đầu từ các nhân viên kinh doanh của bộ phận kinh doanh Cácnhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng Khách hàng có thể đặt hàng trựctiếp từ nhân viên tại công ty hoặc có thể gửi đơn đặt hàng qua Fax hoăc Email, khách hàngcũng có thể gọi điện thoại đến công ty để đặt hàng Khi đặt hàng, khách hàng gửi thông tinchi tiết về mặt hàng, số lượng hàng cần đặt cho nhân viên kinh doanh Các yêu cầu này được

nhân viên kinh doanh tiếp nhận bao gồm: Mã số khách hàng, tên khách hàng, mặt hàng cần đặt, số lượng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng dự kiến, đơn giá bán, thời hạn thanh toán.

Nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm tra mặt hàng tồn kho của mặt hàng mà khách hàng đãđặt có đáp ứng đủ đơn đặt hàng hay không để tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp Nhân viênkinh doanh sẽ tiến hành tính trị giá đơn đặt hàng để thông báo cho khách hàng Tất cả cácthông tin liên quan đến khách hàng được lưu lại

Nhân viên tiến hành giao hàng cho khách hàng và xuất hóa đơn bán hàng cũng như phiếuxuất hàng để ghi nhận thông tin bán hàng

Nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra kho hàng thường xuyên để biết số lượng hàng còn trongkho Khi nhập hàng mới vào kho sẽ có phiếu nhập hàng ghi rõ mặt hàng nào, số lượng là baonhiêu Khi bán hàng thì sẽ có hóa đơn bán hàng và phiếu xuất hàng Khi thủ kho nhận đượchóa đơn bán hàng thì sẽ tiến hàng xuất kho theo đúng hóa đơn và giao hàng cho khách hàng.Sau khi giao hàng, nhân viên kinh doanh cập nhật công nợ phải thu của khách hàng, sau đótheo dõi thanh toán từ phía khách hàng Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc trả sau, khikhách hàng trả tiền, nhân viên sẽ cập nhật phiếu thu và cập nhật lại công nợ phải thu củakhách hàng

Bài 13

Hệ thống quản lý tiền tạm ứng của đề tài

Một trong những hoạt động quản lý tài chính của một cơ quan quản lý việc tạm ứng và hoàntạm ứng của các đề tài nghiên cứu khoa học Việc tạm ứng và hoàn tạm ứng được thực hiệnnhư sau:

Các đề tài đã được duyệt và cấp kinh phí được quyền xin tạm ứng kinh phí để thực hiện Khi

có nhu cầu, chủ nhiệm đề tài làm đơn xin tạm ứng (mỗi đề tài được tạm ứng nhiều lần), đơn

bao gồm: Mã và tên đề tài, số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng (để thực hiện công việc gì), ngày tháng làm đơn (ngày tạm ứng)

Đơn tạm ứng được nộp cho ban quản lý tài chính cơ quan để duyệt Ban quản lý dựa trêndanh sách các đề tài đã được duyệt, kiểm tra mã và tên đề tài, số tiền tạm ứng (<=10% tổngtiền còn lại của đề tài) Nếu đủ điều kiện thì đơn được duyệt và chuyển làm phiếu tạm ứng.Ngoài các thông tin trên, phiếu tạm ứng còn được đánh số phiếu, thời gian hoàn tạm ứng vàchỗ đánh dấu đã hoàn trả đầy đủ Mỗi phiếu được cấp đủ tiền trong một lần

Việc hoàn tạm ứng được thực hiện bằng cách nộp lại chứng từ chi Mỗi phiếu tạm ứng (ứngvới mỗi lần tạm ứng) có thể được thực hiện nhiều lần (nhiều chứng từ chi) Chứng từ chi bao

gồm các thông tin: Số chứng từ, hoàn trả cho phiếu tạm ứng nào (số phiếu tạm ứng), số tiền, nội dung chi, ngày tháng năm.

Khi hoàn trả, các chứng từ chi được kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin (số phiếu tạm ứng,

số tiền <= số tiền tạm ứng – tổng tiền đã hoàn trả ở các chứng từ trên) và được lưu lại Định

kì kiểm tra việc hoàn trả tạm ứng để đánh dấu các tạm ứng đã hoàn trả đủ, gửi giấy báo chocác đề tài có tạm ứng đến hạn hoặc quá hạn mà chưa hoàn trả đủ

Tại một thời điểm bất kì hoặc sau một khoảng thời gian quy định (1 tháng, quý, năm) yêu cầuthực hiện các báo cáo, thống kê về việc tạm ứng, hoàn tạm ứng của các đề tài như:

Báo cáo về việc tạm ứng theo đề tài, theo khoảng thời gian

Báo cáo về việc hoàn tạm ứng của đề tài

Thống kê các tạm ứng đã được hoàn trả đầy đủ

Bài 14 Hệ thống quản lý quy trình nhập, xuất vật tư

Quy trình nhập, xuất vật tư tại công ty A được mô tả như sau:

Quy trình nhập vật tư:

Sau khi hoàn tất việc ký hợp đồng cung ứng vật tư, nhà cung cấp mang hàng đến giao tại khovật tư Để giúp thủ kho theo dõi hàng về, phòng vật tư giao cho thủ kho phiếu nhật kho Mỗiphiếu nhập gồm các thông tin:

Đầu phiếu: Số phiếu nhập, thông tin người cung cấp (họ tên, địa chỉ, điện thoại)

Thân phiếu gồm nhiều dòng, mỗi dòng có các thông tin: Tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền

Cuối phiếu có dòng Tổng cộng tiền.

Nhà cung cấp giao hàng làm nhiều lần Mỗi lần nhập hàng, thủ kho phải đối chiếu với phiếunhập (chú ý tổng số lượng các lần nhập phải bằng số lượng ghi trong phiếu nhập) và ghitrong hóa đơn nhập Mỗi hóa đơn nhập bao gồm các thông tin:

Đầu hóa đơn: Số hóa đơn, ngày nhập, số phiếu nhập

Thân hóa đơn gồm nhiều dòng, mỗi dòng gồm các thông tin: Tên vật tư nhập, đơn vị tính, đơn giá, số lượng

Quy trình xuất vật tư tiến hành giống như quy trình nhập

Sau khi hoàn tất thỏa thuận cung ứng vật tư, phòng vật tư làm Phiếu xuất kho giao cho thủkho để theo dõi Môi phiếu xuất kho gồm các thông tin:

Đầu phiếu: Số phiếu xuất, các thông tin về khách hang, người sử dụng vật tư (Họ tên, địa chỉ, số điện thoại)

Thân phiếu gồm nhiều dòng, mỗi dòng có các thông tin: Tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.

Cuối phiếu có dòng tổng cộng tiền

Thủ kho xuất hàng làm nhiều lần Mỗi lần xuất thủ kho phải đối chiếu với phiếu xuất (chú ýtổng số lượng các lần xuất phải bằng số lượng ghi trong phiếu xuất) và ghi hóa đơn xuất Mỗihóa đơn xuất có cấu trúc:

Đầu hóa đơn là Số hóa đơn, ngày xuất, số phiếu xuất

Thân hóa đơn gồm nhiều dòng, mỗi dòng có các thông tin: Tên vật tư nhập, đơn vị tính, đơn giá, số lượng.