Đề án 2 Đề tài quy trình và nội dung quản lý dự án của công ty th true milk

Tổng quan về Dự án, và Quản lý dự án - Khái niệm: Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chat đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời pia

DAI HOC DA NANG

TRUONG DAI HOC CONG NGHE THONG TIN & TRUYEN THONG VIET —- HAN

KHOA KINH TE SO & THUONG MAI ĐIỆN TỬ

QUY TRINH VA NOI DUNG QUAN LY DU AN CUA

CONG TY TH TRUE MILK Giảng viên hướng dẫn: TS VĂN HÙNG TRỌNG

Lop: 23IM

Chuyên ngành: Quan tri dự án công nghệ thông tin

Tên sinh viên: NGUYÊN DINH MY QUYEN MSV: 231M036

PHAM THI THUY TRAM MSV: 231M047

Da Ning, ngay tháng 10 năm 2024

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRUONG DAI HOC CONG NGHE THONG TIN & TRUYEN THONG VIET —- HAN

KHOA KINH TE SO & THUONG MAI ĐIỆN TỬ

[II

ĐÈ TÀI:

QUY TRÌNH VA NOI DUNG QUAN LY DU AN CUA

CONG TY TH TRUE MILK Giảng viên hướng dẫn: TS VĂN HÙNG TRỌNG

Lop: 23IM

Chuyên ngành: Quan tri dự án công nghệ thông tin

Tên sinh viên: NGUYÊN DINH MY QUYEN MSV: 231M036

PHAM THI THUY TRAM MSV: 231M047

Da Nang, ngay thang 10 nam 2024

tạo Với mục tiêu là trở thành nhà sản xuất sữa tươi đứng vị trí số một ở thị trường

Việt Nam về sản phẩm sạch cĩ nguồn gốc từ thiên nhiên, mang lại lợi ích sức khỏe cho người tiêu dùng và giúp nâng cao nhận thức của người tiêu dùng về giá trị của sữa tươi Hiện tại, doanh nghiệp sản xuất sản phâm chủ yếu là sữa và các sản phẩm từ sữa

và cĩ thế xây dựng chiến lược mới vẽ xây dựng thương hiệu sản phâm sạch khơng chỉ

trong nước mà cịn trên tồn thể giới

Từ lâu, thương hiệu sữa TH true MILK xuất hiện trên thị trường với mục tiêu "ly sữa lam bang ca trai tim va tâm lịng của người mẹ" với cơng nghệ sản xuất khép kín "tử đồng cĩ xanh đến ly sữa sạch" Sự ra đời của TH true MILK được xem là don vi tién phong đặt nền mĩng cho ngành sữa tươi tại Việt nam Trong hơn 16 năm qua kể từ khi

thành lập, ngồi việt phát triển sản phẩm tốt cho sức khỏe, TH đã khơng ngừng đồng

hành cùng chính phủ, Bộ Giáo Dục, sức khỏe học đường, để án Dinh dưỡng người Việt Tất cả mục đích nâng cao tầm vĩc, thế lực cho thế hệ tương lai Vậy nên, đĩ là

lý do chúng em chọn Cơng ty Cơ phan TH true MILK làm chủ đề để phân tích trong

bộ mơn "Đề án 2" này nhằm nghiên cứu phân tích dự án của doanh nghiệp Qua đề tài này, chúng em mong muốn mở rộng hiểu biết của manh về ngành cơng nghiệp sữa tại Việt Nam, cĩ cái nhan sâu hơn về thị trường sữa nội địa, và phan tích những thách thức cũng như cơ hội mả ngành sữa đang đối mặt, các yếu tơ ảnh hưởng từ trong ra ngồi,

từ đĩ đưa ra những giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp.Đồng thời cũng biết rc hơn

về dự án mà cơng ty đà muơn hướng đền và rút ra bài học kinh nghiệm

LOI CAM ON

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến với cô TS Văn Hùng

Trọng đã đóng góp ý kiến, chỉ bảo tan tanh, đưa ra cơ sở lý thuyết vững vàng và tạo

điều kiện giúp đỡ chúng em trong suốt quá tranh làm đề án về “Phân tích môi trường

kinh doanh của Công ty Cổ phần TH true MILK” Do điều kiện thời gian cũng như

kiến thức còn hạn chế nên đề án này không thê tránh được những thiếu sót trong quá tranh tam hiểu, nghiên cứu và tranh bày

Chúng em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các giảng viên bộ môn dé chúng em có điều kiện bổ sung, hoan thién bai lam va nang cao kiến thức của

manh Sau cùng, chúng em xin kính chúc thấy cô trong Khoa Kinh tế số & Thương mại

điện tử cùng các thầy cô trong trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Hàn luôn mạnh khỏe và luôn luôn giữ lửa để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của manh

Chung em xin chan thành cảm ơn!

NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN

Đề tải : Quy tranh và nội dung quản lý dự án của công ty TH True MIlk GVHD: TS Van Hung Treng

Pham Thi Thuy Tram MSV: 23IM047

Chuyên ngành: Quản trị dự án công nghệ thông tin

Đơn vị: Khoa Kinh tế số và Thương mại điện tử

1 Nhận xét

2 Kết luận

L1 Đồng ý để sinh viên báo cáo

L] Không đồng ý để sinh viên báo cáo

Đà Nẵng, ngàp tháng 10 năm 2024

Giảng viên hướng dân

MUC LUC

h1 9000 005 iv

DANE MUC BANG Wu ccssccsscssssescssessssssssssssssssscsscsssscssscssecssscssscesscsssscssscssssssssssssesiesseessesssseseccseeanesss vii CHUONG 1 KHAI QUAT CHUNG VE DY AN, QUAN LÝ DỰ ÁN cc.c ce, 1

1.1 Téng quan vé Dur an, vA Quan I¥ dt Ate.ecsceseescessessessssessssesssesssessessessessssessessssessessssssssssens 1

1.1.2 Phân loại dự án 1 1.1.3 Đặc điểm của dự án 3 1.2 Vai trò của quản lý dự án 5 1.3 Tiến trình thực hiện dự ắn - - - -Á Gà H9," HH TT 0 ó 1.4 Khung và Qui trình quản lý dự án 7

xi nh 7 1.4.2 Quy trình quản lý dự án 9 1.5 Các nội dung quản ly dy atin ete tseeecetecnsessssescssscssesssssssssosssssessssesesssssaesaseasseaaecnsae ones 9

CHƯƠNG 2 HOAT DONG QUAN LY DY AN TAI CONG TY CO PHAN TH TRUE MILK 22

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 22 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh - : - c0 0222121111213 11132111311351 1221 xx2 23

2.2.Môi trường kinh doanh của Công ty Cổ phần TH true MiIk -. -555 5555552 55s: 24

VN 8s 0 0 24 2.2.2.Môi trường vĩ mô “ 28 2.3 Giới thiệu các Dự án của doanh nghiệp 35 2.3.1 Dự án Trang trại chăn nuôi bò sữa và chế biến sữa công nghệ cao - 35 2.3.2 Dự án Chăn nuôi bò sữa và Chế biến sữa công nghệ cạo của TH tại Nga 42

CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM 53

3.1 Đánh giá chung về công tác quản lý dự án tại Công ty Cổ phần TH True Miilk 53 3.1.1 Các mặt tích cực trong quản lý dự án của Công ty Cổ phần TH True MiIk

3.1.2 Các vấn đề tồn tại trong quản lý dự án của Công ty Cổ phần TH True Milk

DANH MUC HINH ANH

Hình 1: 12 nguyén tac quan by ctta Agile cccccccccccccscsscessscssvsv tse vssessestessesessissesstscssstees 16 Hình 2: 12 nguyén tac quan by ctta Agile c.cccccccccccccsscesssscssesvtssssvessesessesetsissesstscesstees 16 Hình 3: Danh mục sản phẩm của TH true ÁIiĂ 5 5c nh ren 32 Hình 4: Tetra pak và SIG Combibloe là hai nhà sản xuất bao bì hàng đầu thể giới .34 Hình 5: Các đối thủ cạnh tranh của TH true MILĂ à ST TT HH HH nay 35 Hình 6: Những con bò được nuôi A4 các trang trại với mô hình công nghệ 45 Hình 7: Giám đốc Kỹ thuật Công ty Cô phân Thực phẩm Sữa TH, ông Gilad E#rat, kiểm tra dàn vất sữa tự (ÔN à nh Ha TH HH HH KH 46 Hình ®: Hình: Phối trộn thức ăn cho bò sữa TH TH HH na tài 46 Hình 9: Cơ cầu dự án chuyên trách ch nh HH gai 48

vi

DANH MUC BANG

Bảng 1: Các loại ước tính chị phí 5 2: 12212121121 1121 155115112 118511811181 2111 11x55 25

Bảng 2: Bảng phân tích các yếu tô nhân sự, các mối quan hệ với đối tượng liên quan,

và công nghệ áp dụng bằng mô hanh 3 quả cầu 52-52 S19 E2E1EE2212122121222cEe2 51

vii

CHUONG 1 KHAI QUAT CHUNG VE DU AN, QUAN LY DU AN

1.1 Tổng quan về Dự án, và Quản lý dự án

- Khái niệm: Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chat đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời pian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Thực chất, dự án là tông thể những chính sách, hoạt động và chỉ phí liên quan với

nhau được thiết kế nhằm đạt mục tiêu nhất định trong thoi gian nhat dinh

- Giới thiệu sơ về công ty Cô phần TH true Milk

Tên Công ty: Công ty Cô phần Thực phâm Sữa TH, thuộc tập đoản TH

Tén giao dich: Th Joint Stock Company

Tén viét tat: TH true MILK

Mã cô phiếu: THMIIk

Doanh nghiệp được thành lập dưới sự tư vấn tài chính của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bắc Á Gia nhập thị trường Việt Nam từ năm 2010, công ty luôn hướng đến mục

tiêu cho ra đời những sản phâm "sữa tươi sạch" đúng nghĩa nhất để phục vụ người tiêu dùng

Trụ sở chính: Số 166 Nguyễn Thái Học, phường Quang Trung, Thành phố Vinh, Tỉnh

Nghệ An, Việt Nam

1.1.2 Phan loại dự an

Các dự án do công ty tiên hành có nhiều loại Đề thuận tiện cho công tác quản lý va phân bỗ hợp lý các nguồn lực khan hiếm cho các dự án có các mức độ ưu tiên khác nhau, cân đối giữa mục tiêu lợi nhuận ngắn hạn với các mục tiêu tăng trưởng và phát triển năng lực cạnh tranh dài hạn, cân đối rủi ro sIữa các loại hanh dự án người ta tiến hành phân loại dự án Dự án có thể phân loại thành 3 nhóm chính: dự án bắt buộc thực hiện, dự án cải tiến nhỏ, dự án chiến lược

Dự án bắt buộc thực hiện: Dự án bắt buộc thực hiện là những dự án cần phải thực hiện để đáp ứng những quy định pháp luật của một quốc gia, một địa phương hoặc những dự án tiến hành để khắc phục hậu quả do thiên tai gây ra như lũ lụt, hoả hoạn, xung đột đanh công ví đụ như khắc phục hậu quả và tác động xấu đến môi trường xung quanh do khí độc thoát ra ngoài từ một vụ chay nỗ sảy ra tại một nhà máy sản xuất hoá chất, hoặc xây dựng lại nhà máy hoặc dây chuyền sản xuất bị hư hỏng do lũ lụt gây ra

Một số ví dụ về dự án bắt buộc phải tiến hành khi chính phủ có quy định mới về an

toàn lao động, sử ly chất thải rắn, chất thải lóng và khí, tiêu chuẩn khí thải của các phương tiện giao thông xuất xưởng Như vậy trong khoảng thời gian nhất định từ khi

có quy định mới ban hành đến khi quy định có hiệu lực bắt buộc các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực điều chỉnh của bộ quy định mới phải có nghĩa vụ tuân thủ Dự án thuộc nhóm bắt buộc phải thực hiện khi có phần lớn 99% các chủ thể dự án liên quan đều nhất trí rằng công ty phải thực hiện dự án để đáp ứng các yêu cầu của quy định pháp luật nếu không muốn vi phạm pháp luật hoặc bị phạt

Dự án cải tiến nhỏ: Những dự án thuộc nhóm này là những dự án được tiến hành nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả cho các hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty Những dự án cải tiến sản phẩm, quy tranh sản xuất, nâng cao hiệu quả hệ thống phân phối, giảm chỉ phí sản xuất, 16 nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua áp dụng các công cụ leansixsigma Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, áp dụng hệ thống thông tin quản lý mới, giới thiệu sản phẩm cùng loại có giá rẻ hơn hoặc một số tính năng cải tiến hơn là một số ví dụ những dự án thuộc nhóm này

Dự án chiến lược: Dự án chiến lược là những dự án hỗ trợ cho việc thực hiện tầm nhan và các mục tiêu chiến lược dài hạn của công ty Các dự án chiến lược thường hướng đến đạt mục tiêu tăng trưởng doanh thu và thị phần Các dự án về phát triển sản phẩm mới, áp dụng công nghệ mới, các dự án nghiên cứu & phát triển nhằm phát triển

ra công nghệ hoàn toàn mới là ví dụ về những dự án thuộc nhóm này Tuy theo mức

độ thay đổi và đôi mới trong sản phâm và công nghệ sản xuất mà có thé chia nhỏ các

dự án chiến lược thành những nhóm dự án chi tiết hơn: các dự án nền tang, các dự án đột phá, các dự án nghiên cứu & phát triển

Các dự án nền táng: Đây là những dự án có những sự cải tiến căn bản so với những ga

mà cung ty hiện đang cung cấp ra thị trường hoặc về sản phâm/dịch vụ hoặc về công nghệ - quy tranh sản xuất Đây được gọi là những dự án nền tảng bởi va nó tạo ra một thế hệ mới của các sản phâm hoặc công nghệ sản xuất đề dựa trên đó những dự án cải tiến nhỏ thuộc nhóm hai đã nêu ở trên sẽ tiếp tục được triển khai sau nảy Ví dụ về dự

án nền tảng là một mẫu ô tô mới hoặc một sản phâm bảo hiểm mới được đưa ra và dựa trên cơ sở đó công ty có thể giới thiệu ra nhiều chúng loại sản phẩm tương tự thuộc thé

hệ sản phâm mới nảy

Các dự án đột phá: Các dự án đột phá là những dự án liên quan đến công nghệ mới hơn so với các dự án nền tảng Các dự án đột phá có thê áp dụng công nghệ khác biệt

hắn so với công nghệ hiện đang áp dụng phô biến trong ngành, ví dụ như công nghệ cáp quang dùng trong truyền số liệu hoặc xe ô tô có thê vừa chạy điện và chạy xăng

Các dự án nghiên cứu & phát triển: Đây là các dự án hướng tới phát triển ra công nghệ hoản toàn mới hoặc tam ra ứng dụng hoàn toàn mới của những công nghệ hiện có Các

dự án này được doanh nghiệp triển khai nhằm tự tạo ra kiến thức mới và tự phát triển công nghệ mới cho riêng manh

Việc phân loại dự án giúp cho công ty cân nhắc giữa lợi nhuận dự kiến do dự án mang

lại với mức độ rủi ro khi chấp nhận dự án Dự án càng liên quan nhiều đến mức độ đổi

mới trong sản phẩm và công nghệ sản xuất thường hứa hẹn mang lại lợi nhuận cao hơn

do sản phâm mới sẽ cạnh tranh hơn nhưng mặt khác rủi ro tiềm ấn cũng lớn hơn Đó cũng là lý do lý giải tại sao các tập đoàn dược phâm lớn trên thế giới hàng năm chỉ một

tỷ lệ rất cao trong tổng doanh thu hàng trăm triệu đô la cho các đự án nghiên cứu & phát triển và có đến 90% các dự án nghiên cứu & phát triển này là thất bại tức là không dẫn đến việc đưa ra được loại được phâm chữa bệnh mới Trone số những loại dược phẩm mới 17 được tung ra thị trường cũng có một tỷ lệ không nhỏ các sản phâm không thành công về mặt thương mại tuy nhiên chỉ cần một số ít sản phẩm mới thành công cũng đủ đề bù đắp tất cả những chỉ phí đã bỏ ra cho các dự

1.1.3 Đặc điểm của dự án

Dự án có 5 đặc điễm chính sau đây:

Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định — đủ là xây dựng một tô hợp chung cư cao 28 tầng hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 hoặc phải hoàn thành việc chuyến đổi sang hệ 4 thông thông tin mới trong vòng 1 năm Tính mục tiêu thường không đặt ra đối với các hoạt động thường ngày đang diễn ra trong công ty ví dụ như đối với những người công nhân trong một phân xưởng may

Thứ hai, do có mục tiêu xác định nên dự án có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định

Vi du sau khi hoàn thành dự án xây cầu vượt qua ngã tư đường Láng Hạ tha một người

kỹ sư có thể được chuyền sang làm việc cho một dự án xây cầu khác

Thứ ba, dự án thường đòi hỏi những nỗ lực chung tử nhiều chuyên gia có chuyên môn khác nhau đến từ các bộ phận và phòng ban chuyên môn khác nhau Thay va làm việc biệt lập tại văn phòng dưới sự quản lý của các trưởng bộ phân, các thành viên dự án gồm các kỹ sư thiết kế, các kỹ sư chế tạo, chuyên gia marketing, nhà phân tích tai

chinh cung phối hợp làm việc chặt chẽ với nhau dưới sự hướng dẫn của nhà quản lý dự

án để củng nhau hoản thành một dự án

Thứ tư, dự án là hoạt động không lặp lại và có tính chất đơn nhất Ví dụ sản xuất ra một mẫu ô tô mới với hệ thống phanh thăng tự động khi xe đột ngột tăng tốc quá nhanh đòi hỏi phải giải quyết rất nhiều vấn đề chưa từng được giải quyết trước đó và thường đi kèm với việc áp dụng những thành tựu mới nhất và có bước đột phá về công nphệ Mặt khác, các dự án xây dựng thông thường như xây đựng các tô hợp văn phòng chung cư sử dụng các vật liệu hiện có va áp dụng các công nehệ và quy tranh thi công

đã được công ty thiết lập từ trước nhưng vẫn đòi hỏi nhiều yếu tổ mới như xây dựng trên địa điểm mới, tuân thủ các quy định nhất định áp dụng cho từng dự án xây dựng,

khách hàng mới với những yêu cầu và khả năng thanh toán nhất định khác với các dự

án cùng loại đã được công ty tiến hành trước đó

Thứ năm, dự án phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định về đầu ra, thời gian, và chi phí Thành công của dự án được đánh giá dựa trên mức độ mà dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, thời hạn hoản thành dự án và chỉ phí thực hiện dự án

Quản trị dự án thường bao gồm:

Xác định các yêu cầu( của công ty khách hàng )

Xác định và đáp ứng các nhu cầu, mối quan tâm và mong đợi của các chủ thê dự án

trong qua tranh lập kế hoạch vả thực hiện dự án

Cân đối hài hòa giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm:

Mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự

án cần phải xác định thứ tự ưu tiên ø1ữa các yêu cầu

Giữa các ràng buộc có mỗi quan hệ với nhau, tức là một ràng buộc thay đổi có thể kéo theo một hoặc nhiều ràng buộc khác thay đổi theo Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án được yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực hiện dự án phải tăng lên bởi

va cân phải bô sung thêm nguồn lực đê thực hiện cùng khôi lượng công việc trong

khoảng thời gian ngắn hơn Nếu không thể bô xung thêm kinh phí cho dự án tha hoặc

là phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án bằng cách cắt giảm một số hạng mục công việc hoặc chấp nhận giảm chất lượng đầu ra (sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng thấp hơn hoặc thay đổi phương án thi công đòi hỏi chỉ phí ít hơn và chất lượng thấp

hơn) Các chủ thể dự án cũng có các ý kiến khác nhau về nhân tổ nào là quan trọng

nhất cho nên cũng tạo ra sự thách thức lớn cho dự án Thay đổi các yêu cầu đối với dự

án cũng có thể làm gia tăng mức độ rủi ro đối với dự án Như vậy đội dự án phải có khả năng đánh giá được tanh hanh và có thể hài hoà được các yêu cầu khác nhau dé thực hiện và chuyên giao dự án một cách thành công

1.2 Vai trò của quản lý dự án

Quản lý dự án là một chu tranh diễn ra liên tục và xuyên suốt vòng đời của dự án Nó đóng vai trò then chốt quyết định đến sự thành bại của dự án Trong quy tranh này, các nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trone việc đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được thực hiện đúng thời gian, trone phạm vi ngân sách cho phép và đạt chất lượng mong muốn Sau đây là một số vai trò quan trọng mà quản lý dự án đóng góp vào sự thành công cua dy an

- Đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đề ra

Đây là vai trò quan trọng nhất của quản trị dự án Quản trị dự án sẽ giúp xác định các mục tiêu của dự án, xây dựng kế hoạch và thực hiện các hoạt động cần thiết để đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đó Bằng cách cung cấp một khung làm việc để quản

lý các khía cạnh khác nhau của dự án, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án được hoan thành thành công

- Thực hiện dự án đúng tiến độ, chỉ phí và chất lượng

Bên cạnh việc đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu, quản trị dự án cũng cần đảm bảo

dự án được thực hiện đúng tiến độ, chỉ phí và chất lượng Hoạt động này p1úp xác định, lập kế hoạch và theo dci tiến độ công việc Thông qua các công cụ như biếu đồ Gantt, quan lý tài nguyên và phân công công việc, người quản lý dự án có khả năng theo đci tiến tranh và xử ly các vấn đề xảy ra để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn Đồng thời thiết lập quy tranh kiểm soát chất lượng, xác định tiêu chuẩn chất lượng, thực hiện các hoạt động kiểm tra và đảm bảo chất lượng, người quản trị đự án

có thể đảm bảo sản phẩm hoàn thành đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng

- Tối đa hóa loi ich cua du án

Quản trị dự án đảm bảo rằng các tài nguyên như ngân sách, nhân lực, và vật liệu được

sử dụng một cách hiệu quả nhằm tối đa hóa giá trị của dự án Thông qua việc quản lý tài nguyên một cách cần thận, quản trị dy án giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện

trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định

Quản trị dự án cũng giúp theo đci tiến độ thực hiện dự án và đánh giá hiệu suất so với các chỉ số đã đề ra Đảm bảo dự án đang tiến triển theo đúng kế hoạch và đạt được kết quả mong muốn

- Giảm thiểu rủi ro

Quản trị dự án giúp đánh giá mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra của các rủi ro Cho phép nhóm dự án tập trung vào các rủi ro quan trọng nhất và xây dựng kế hoạch dé giảm thiểu tác động của chúng Hoạt động này đồng thời cũng giúp phân tích tác động của rủi ro đến dự án, bao gồm cả tác động tài chính, tiến độ, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng Việc hiểu re các tác động này giúp nhóm dự án đưa ra quyết định và lên kế hoạch phủ hợp để giảm thiểu tác động của rủi ro

- Điều phối, phân bổ nguồn lực dự án

Trong một số dự án, việc sử dụng các nguồn lực đúng đắn là một khía cạnh quan

trọng, đòi hỏi sự điều phối và phân bỗ chính xác Dự án thường sử dụng nhiều nguồn

lực từ doanh nghiệp và đôi khi cần phải huy động nguồn lực từ các quan hệ thị trường khác Để đảm bảo hiệu quả, nguồn lực của dự án cần được phân bổ đúng mức và phù hợp cho từng công việc, giai đoạn cụ thể

Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phân chia nguồn lực của dự án sao cho hợp lý và đúng mục đích Đảm bảo mỗi công việc và giai đoạn trong dự án nhận đủ nguồn lực

cân thiết để hoàn thành nhiệm vụ mà không gây lãng phí

2 Giai đoạn lập kế hoạch: xây dựng các kế hoạch dự án — kế hoạch tiễn độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế

hoach vé quản lý nhân sự dự án Từ đó ta có được thành quả của giai đoạn nay là kế hoạch dự án tập hợp các kết qua va thoi gian dự định của dự án, nguồn lực, các quy tranh hỗ trợ cần thiết tạo ra các nguồn lực đó

3 Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ như cầu được xây đựng, phần mềm được viết lệnh Trong giai đoạn này công tác quản lý

dự án chú trọng vao theo dei va giam sat tanh hanh thực hiện các hoạt động của dự án: kiểm soát thời gian, chi phi, chat lượng Quản lý sự thay đôi, đưa ra các dự báo về thời

gian va chi phi thực hiện dự án

4 Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án Bản giao dự án cho khách hàng thường kèm theo dao tao nguồn nhân lực và chuyền giao cac tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điều chuyến nhân viên, các trang thiết bi máy móc sang các dự án khác, tô chức tông kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các dự án tương tự trong tương lai

1.4 Khung và Qui trình quản lý dự án

1.4.1 Khung

- Khái niệm: là một tập hợp các công cụ, nhiệm vụ và quy tranh được sử dụng để tô chức và thực hiện một dự án từ khởi đầu đến khi hoàn thành Một khung dự án sẽ phác thảo mọi thứ cần đề lập kê hoạch, quản lý và kiêm soát các dự án một cách thành công

- Khung quản lý dự án có thế được chia thành ba khung chính:

Khung dự án Agile: Phương pháp dự án Agile là một cách tiếp cận quản lý dự án sử dụng bốn trụ cột và mười hai nguyên tắc tổ chức các dự án Dòng quy tranh Agile nổi bật từ các phương pháp quản lý dự án khác do sự nhân mạnh vào sự phát triển lặp đi lặp lại, tính linh hoạt, phản hồi liên tục và định 1á mọi người trên các quy tranh

Toi da P Y chi 1 Ps Đối diện R hóa uyết So hu Luén Lập mục i ` | rf doanh ° Giá định khả nek eS : tỉnh " 4 b sang tao tiêu cụ A thu, tối chinh la than trong

thiểu quản lý ng chiến PT công thường Lier meal] Bế ie Le 0-4 binh

12 nguyên tắc quản lý

Hình 1: 12 nguyên tắc quản lý của Agile Khung Scrum: Scrum với 3 cột chính quy định việc phá vỡ một dự án xuống nước rút thường chỉ kéo dài một đến bốn tuần Mỗi sprint kết thúc với việc hoản thành một phiên bản hoặc dự thảo của dự án cuối cùng có thể cung cấp

Khung Kanban: Kanban tap trung vào một quy tranh làm việc trực quan với các nhiệm

vụ bị hỏng thành những mảnh nhỏ Khung Kanban tương tự như Scrum theo nhiều cách Kanban cũng sử dụng một bảng để giúp xem và theo dci tiến tranh, phân đoạn các nhiệm vụ thành ba cột chính: "để làm", "đang làm" và "Xong" Tuy nhiên, không giống như Scrum, bang Kanban theo deci tat cả các công việc sản phẩm mà không cần

tach no thanh Sprint

Yêu cầu và mong đợi của các bên liên quan gồm có các chức năng cốt lci và chức năng hỗ trợ Các chức năng như công cụ và kỹ thuật, đồng thời kết hợp với nhau để tạo

sự thành công của dự án, có 9 yếu tổ mang tính chất ràng buộc :

+ Quản lý phạm vị + Quản lý thời gian tiến độ + Quan ly chi phi + Quản lý chất lượng + Quản lý nhân lực + Quản lý truyền thông + Quản lý rủi ro + Quản lý mua sắm + Quản lý tích hợp dy an

1.4.2 Quy trinh quan ly du an

- Khai niém: 1a qua tranh doanh nghiép ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, kinh nghiệm để thực hiện quá tranh lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá tranh thực hiện dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vị ngân sách cho phép

và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn về kỹ thuật và chất lượng dự ân

- Mô hanh quả cầu: mô hanh nảy bao gồm kinh doanh, tổ chức vả công nghệ Các dự án không thê hoạt động một cách đơn lẻ, phải hoạt động trong môi trường tô chức rộng lớn, các nhà quản lý cần có cái nhan toàn diện, có hệ thống và hiểu vị trí của nó trong

ra từ dự án và quy tranh nào sẽ được sử dung dé san xuat chúng

- Quy tranh có 5 nội dung sau:

1 Bắt đầu (khởi xướng): Bắt đầu một dự án dù ở quy mô hay lĩnh vực nào cũng sẽ là bước khởi đầu hoặc tiếp tục sang giai đoạn tiếp theo

Giai đoạn này nhằm làm nỗi bật mục tiêu, tầm nhan của dự án để xác định những ga bạn và đội nhóm muốn hoàn thành cũng như đạt được những chấp thuận của các bên liên quan

Đầu vào đề bắt đầu dự án phải có mô tả sản phẩm, Các chủ thể liên quan đến dự án phải được xác định đầy đủ và nhu cầu của họ cần được phát hiện, thu thập, phân tích

và tông hợp lại một cách chính xác Kế hoạch chiến lược, những tiêu chí lựa chọn dự

án và thông tin lịch sử

Có rất nhiều vấn đề cần xác định và làm re trong quá tranh khởi đầu của dự án, vậy nên can chia nhỏ các ý trong từng câu hỏi để khoanh vùng chính xác việc cần làm:

- Tanh trạng kinh doanh: tanh trạng kinh doanh là một phần quan trọng đề bạn dễ dàng

chứng minh tính cần thiết của dự án

- Phạm vi dự án: bao gồm việc xác định và liệt kê đanh sách các mục tiêu dự án cụ thể, như: khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và chi phi cua dy an

- Sự phân phôi: những sản phâm có thê phân phối là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể định lượng được

- Nguồn lực:bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị và con ngudl cần thiết đề thực hiện dự án

- Mục tiêu: đây là đích đến của dự án Mọi hành động trong dự án đều được thiết lập

nhằm bám sát để hoàn thành mục tiêu

- Các phát sinh: điều lệ dự án cần nêu rc các vấn để và rủi ro có thể phát sinh trong

vòng đời của dự án để có phương hướng giải quyết dự trù

- Lịch tranh: phác thảo các mốc quan trọng của dự án và ước tính sơ bộ về thời điểm chúng được hoàn thành

- Ngân sách ước tính: đây là một trong những nội dung bắt buộc cần thể hiện trong

điều lệ dự án

2 Lập kế hoạch phạm vi: Phát triển các tài liệu để cung cấp cơ sở cho các quyết định

dự án trong tương lai, sắp xếp các đầu việc, phân chia nhiệm vụ giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án

Trước tiên, xác định mục tiêu cụ thể của dự án, tiếp theo là xác định thời p1an chuyên giao sản pham, dịch vụ từ đội nhóm của ban tới khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án Đó có thé la phan mém, tai liéu thiét ké, chuong tranh dao tao hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch Tiếp đó, xác định lộ tranh dự án bằng cách lên lịch cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai, phát triển và những giai đoạn nhỏ ở giữa Lộ tranh càng chỉ tiết, nhà quản ly cang dé theo deci

Một kế hoạch quản lý tốt mà không thê thiếu trong quản lý dự án là các kế hoạch hỗ trợ, có thê là những thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro, hạn chế đề có thể chuẩn bị

kịp thời cách phòng ngừa, đối phó tốt nhất khi có tanh huồng xấu xảy ra

3 Định nghĩa phạm vi: Chia nhỏ các sản phẩm bản giao của dự án chính thành các

thành phần nhỏ hơn, đễ quản lý hơn

Sau khi hoàn thành lập kế hoạch pham vi, tiép theo là xác định rc hơn công việc chia

nó thành các phần có thể quản lý được Xác định phạm vi tốt sẽ cải thiện ước tính của thời gian, chi phi va tài nguyên Xác định đường cơ sở để đo lường hiệu suất và kiếm soát dự án, hỗ trợ trong việc truyền đạt trách nhiệm rc ràng

Trong xác định phạm vị đều sẽ có đầu ra từ lập kế hoạch pham vi va đầu vào để xác định phạm vi Đầu ra gồm tuyên bố phạm vi (thỏa thuận giữa khách hàng và người quản lý dự án), các chi tiết hỗ trợ (các giải định và ràng buộc đã xác định, các thông số

kỹ thuật về hiệu suất của sản phâm dự án), kế hoạch quản lý phạm vị (chính thực hoặc không chính thức) Đầu vào gồm tuyên bố phạm vi (từ đầu ra Quy tranh lập kế hoạch phạm vị), hạn chế, giả định (các yếu tổ được cho là đúng, chắc chan), đầu ra kế hoạch khác, thông tin lịch sử (từ các dự án tương tự hoặc trước)

Các công cụ và kỹ thuật không thể thiếu trong xác định phạm vi là mẫu WBS (sử dụng các mẫu từ dự án trước cho một dự án mới); phân rã (chia nhỏ các sản phẩm ban giao chính của dự án thành phần nhỏ đề đễ quản lý hơn)

4 Xác minh phạm vi: Là quá tranh chính thức hóa việc chap nhận phạm vi dự án bởi các bên liên quan đặc biệt là khách hàng và nhà tài trợ, việc xác mình yêu câu xem xét sản phâm và kết quả công việc đề đảm bao rang tật cả các chức năng của sản phâm hoặc dịch vụ đầy đủ, chính xác và thỏa đáng

Ngoài ra để việc xác minh phạm vi tốt tha có các công cụ, kỹ thuật để xác minh phạm

vi phạm vi như điều tra dé đo lường, kiểm tra, thử nghiệm xem kết quả có phù hợp với

yêu cầu, thiếu sót hay lỗi trong dự án hay không

5 Kiểm soát các thay đôi pham vi: la qua tranh theo dei tanh hanh hiện tại của phạm vi sản phâm và phạm vi dự án và quản lý những thay đôi trong các kế hoạch dự án ban đầu

Thay đôi trong quá tranh thực hiện dự án là không thể tránh khỏi và có thể bắt nguồn

từ bất kỳ chủ thể nào có liên quan đến dự án như từ khách hàng, chủ đầu tư, nhả quản

ly dự án, thành viên đội quản lý dự án và các sự kiện rủi ro Kiểm soát thay đôi phạm

vi dự án đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu thay đôi, các biện pháp khắc phục hay phòng

ngừa đề xuất ra phải tuân theo một quy tranh kiểm soát thay đổi thống nhất Kiểm soát

thay đôi phạm vi dự án được áp dụng để quản lý các thay đôi khi chúng xảy ra và kết

hợp với các quá tranh kiếm soát khác Khi đề xuất thay đôi đã được chấp thuận va thực

hiện tha cần phải cập nhật phạm vi dự án và các kế hoạch dự án khác như các kế hoạch

về chỉ phi, tiến độ để phản ánh sự thay đổi của dự án và cập nhật các tài liệu dự án có liên quan khác ví dụ như tài liệu quản lý các yêu câu của dự án

- Quy tranh của quản lý tiến độ dự án bao gồm các bước công việc sau:

Xác định các hoạt động:

Quy tranh xác định hoạt động liên quan đến việc xác định và eh1 lại các hoạt động cụ thể trong WBS, lập sơ đồ phân công công việc thực hiện để có tiến độ làm việc phù hợp và hiệu quả Xác định các công việc được tạo ra các sản phẩm chính được giao kết trong hợp đồng và sản phâm phụ đề bàn giao cho khách hàng

Lập kế hoạch trình tự thực hiện:

Trong quá tranh lập kế hoạch tiến độ dự án, người quản lý cần phải xem xét cụ thể, kĩ lưỡng đặc điêm của từng công việc, sô lượng nhân công và khả năng hoan thành của

công việc đó trong một khoảng thời gian phù hợp nhất Điều đó đòi hỏi người quản lý tiến độ dự án phải hiểu rc được một cách khoa học, tong quat nhất, sâu sát nhất tanh hanh thực tế của dự án cần thực hiện, để trong quá tranh thực hiện và quản lý tiến độ dự

án xây dựng được thực hiện hiệu quả hơn, re ràng hơn

Các hoạt động của dự án có mỗi quan hệ phụ thuộc với nhau về tranh tự thực hiện tuy thuộc vào logic ky thuat của công nghệ tạo ra sản phẩm, liên quan đến việc xem xét các hoạt động và xác định sự phụ thuộc:

- Các ràng buộc bắt buộc: vốn có trong bản chất của công việc, những hạn chế về thể chất, các ràng buộc logic cứng

- Các rành buộc tủy ý: được xác định bởi nhóm dự án tạo nên; logic mềm

- Phụ thuộc bên ngoài: liên quan đến mối quan hệ giữa các hoạt động dự án và phi dự

án

Ước tính thời lượng hoạt động:

Sau khi xác định được các hoạt động và xác định tranh tự của dự án, bước tiếp theo trong quản lý thời gian là ước tính thời lượng Ước tính thời lượng hoạt động là quá tranh ước tính các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc dựa trên mức độ huy động nguồn lực nhất định Mỗi hạng mục đều cần có chỉ tiét deadline, khi nào cần hoàn thành, thời lan muộn nhất là bao lâu Thời lượng bao gồm lượng thời pian thực tế đành cho một hoạt dong cong voi thoi gian “chết”, thời gian “chết” ở đây

không phải khoảng thời gian vô dụng, lãng phí mà chết cần thiết, là các công việc chờ

đợi nhau có tính khoa học; ví dụ khi đồ móng nhà, trần nhà trong xây dựng phải đợi cho thời gian cho xi măng khô hoản toàn mới tiếp tục xây dựng Khi xác định thời gian

dự án cần cân nhắc về các yếu tố có thể ảnh hưởng như: Mức độ phức tạp của nhiệm

vụ, khả năng của nhân sự, các rủi ro tiềm ấn có thể xảy ra, các công việc bị phụ thuộc lẫn nhau

Phát triển lịch trình:

Phát triển lích tranh dự án là quá tranh phân tích tranh tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện, các yêu cầu về nguồn lực và các ràng buộc về thời gian thực hiện để lập tiến độ Đưa các thông số về công việc, thời p1an thực hiện, các nguồn lực vào công cụ lập tiến độ sẽ cho ra một bảng tiến độ dự án với các mốc thời gian dự kiến hoan thành từng công việc cụ thé Phat triển lịch tranh dự án là một quá tranh được lp lại nhiêu lần đề có được một tiên độ đáp ứng tôt nhất các yêu câu của các bên liên

quan Tiến độ dự án xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng hoạt động và các sự kiện chính Mục tiêu cudi củng là tạo ra một lịch tranh dự án thực tẾ, cung cấp cơ sở đề theo đci tiến độ dự án theo trục thời gian cua dự án Với các công cụ

và kỹ thuật quan trọng bao gồm biểu đồ Gantt, phân tích PERT, phân tích đường dẫn chủ đạo (CPM) và lập lịch chuỗi quan trọng

Kiểm soát tiễn độ

Kiểm soát tiến độ là quá tranh theo dei tiến độ thực tế, phân tích độ chênh lệch siữa tiến độ thực tế với tiễn độ kế hoạch, bản chất là kiểm soát các thay đổi đối với lịch tranh của dự án và thực hiện các biện pháp điều chỉnh các kế hoạch tiến độ phù hợp, bao gồm:

+ Giám sát tiễn độ thực hiện của dự án thông qua nhật ký công việc, báo cáo tiến độ

+ Phát hiện sự khác biét gitra tiến độ thực tế so với đường cơ sở lịch tranh ban đầu

+ Thực hiện kiểm tra thực tế, xác minh độ chính xác theo lịch tranh

+ Cho phép dự phòng tiễn độ căn cứ theo thoả thuận trong hợp đồng và chỉ phí

+ Không nên lập kế hoạch khai thác 100% sức lao động của nhân lực

+ Tổ chức các cuộc họp tiến độ với các bên liên quan; truyền đạt đầy đủ, chính xác, rc ràng các vấn đề về lịch tranh rc ràng và trung thực nhất là khi có xự cô xảy ra co thé dé dàng phối hợp giải quyết vấn đề

1.5.3 Chi phí:

Quản lý chi phi dy án rất quan trọng, là cơ sở cho việc hợp lý hoá chi phí dự án, phù hợp với các quy định của nhà nước; việc hợp ly hoa chi phi đảm bảo phủ hợp với định mức nếu dự án có định mức, phù hợp với các mong muốn chủ sở hữu có liên quan và

phù hợp với thực tế

Giúp cho chi phí của dự án không thất thoát và vượt quá mức ngân sách cho phép; thường thất thoát do mất tài sản phục vụ cho dự án, các chi phí không có ích, không phục vụ được ga cho dự án như là lãng phí điện, nước và phế liệu xuất hiện quá lớn Một trong những mục tiêu chính của chúng ta là phải hoàn thành dự án trong

phạm vi có chi phí ước tính

Hoàn thành dự án trong dự án là một trong những tiêu chí thành công song song với

việc bản giao dự án đúng yêu cầu và phạm vi, chất lượng thi công đạt tiêu chuẩn cao, hoàn thành đúng tiến độ

Chi phi va quan ly chi phi du an 1a gai

- Chi phí là nguồn lực đã tiêu hao để đạt được một mục tiêu cụ thể hoặc một sản pham, dịch vụ nào đó hay chỉ phí cũng có thê hiểu là giá trị của cơ hội tốt nhất bị bỏ qua khi đưa ra quyết định lựa chọn (chi phí cơ hội) Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền

tệ: bán tệ, quốc tế tệ

- Quản lý chỉ phí là nhóm quy tranh nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành trong ngân

sách đã được phê duyệt Với dau ra là quan ly chi phí

Có bốn nội dung trong quy tranh quản lý chỉ phi dy án:

- Lập kế hoạch nguồn lực (giai đoạn lập kế hoạch)

Đây là bước đầu tiên, bao gồm việc rà soát phạm v1 và yêu cầu dự án đề xác định các nguồn lực cần thiết Nguồn lực có thể là bất cứ thứ ga giúp bạn hoàn thành dự án, chẳng hạn như công cụ, tiền bạc, thời gian, thiết bị và thậm chí cả thành viên nhóm

Để lập kế hoạch nguồn lực chính xác nhất, hãy tham khảo trực tiếp với trưởng nhóm, các chuyên gia và các bên liên quan về những ga họ cần trong suốt dự án Những người

có kinh nghiệm thực tế trong từng phòng ban dự án sẽ hiểu rc hơn về nguồn lực cần

thiết

- Dự toán chi phi

Dự toán là công việc rất quan trọng trong thực hiện dự án Dự toán chị phí là quá tranh thu thập thông tin và dự đoán chỉ phí trên cơ sở khoa học các nguồn lực tài chính trong vòng đời dự án hoặc một giai đoạn của dự án Ước tính chỉ phí thường được biểu diễn dưới đơn vị đo tiền tệ (ví dụ đồng), tuy nhiên trong một số trường hợp cụ thể có thể

dùng đơn vị đo khác, ví dụ như ngày công

Điều quan trọng nữa là phát triển một kế hoạch quản lý chi phi mé ta cách quản lý các chênh lệch chi phí trong dự án Dự đoán chỉ phí phải được điều chỉnh liên tục trong suốt quá tranh thực hiện dự án để phản ánh kịp thời những thông tin chỉ tiết sẵn có về

dự án Mức độ chính xác của ước tính sẽ được nâng lên khi dự án trải qua các lai

đoạn của chu kỳ sống cho nên ước tính chi phí là một quá tranh lập lại trong các giai

đoạn thực hiện Ví dụ dự án trong piai đoạn xác định tha độ chính xác của ước tính thường giao động trong khoảng 50% Tuy nhiên ở giai đoạn sau khi đã có thiết kế chi

tiết tha độ chính xác của ước tính tăng lên vả giao động trong khoảng + 10% Nhiều

công ty đã đưa ra chỉ dẫn cụ thể đề điều chỉnh ước tính chỉ phí và độ chính xác dự kiến

của ước tính chị phí

toán án, thường là 3 -5 nam phí sơ bộ cho các giải +75%

trước khi dự án hoàn thành pháp lựa chọn

Dự toán Khoảng 1 -2 năm trước khi | Đưa tiền vào kế hoạch -10%,

sách

Dự toàn Trong khi thực hiện dự án, Cung cấp chỉ tiết cho -5%,

hoàn trước khi hoàn thành việc mua hàng, ước +10%

.đng Ì: Các loại ước tính chi phi

- Lập ngân sách chị phí

Dựa trên ước tính đã thu thập, lập ngân sách chỉ tiết cho dự án, bao gồm kế hoạch chỉ

tiêu theo từng giai đoạn Xác định ngân sách chỉ phí 1a quá tranh tổng hợp các chi phí

ước tính của từng hoạt động hoặc gói công việc để xây dựng một bảng tổng dự toán

chỉ phí Bảng tổng dự toán chi phí bao gồm tất cả các khoản chi phí đã được chấp

thuận nhưng không bao gồm khoản dự phòng quản lý Việc phân bổ ngân sách hợp lý theo thời gian sẽ giúp tránh tanh trạng thiếu hụt chỉ phí sau này Ví đụ, đối với dự án dài hạn, hãy đảm bảo không sử dụng quá 30% ngân sách trong năm đầu tiên

Ngân sách chi phí là cơ sở để tạo nên các quỹ một cách hợp lệ đề thực hiện các hoạt động dự án Một bảng ngân sách dy an trong đó xác định các khoản tiền chỉ ra là bao nhiêu, chi cho việc thực hiện các hoạt động nào va khi nao tha chị các khoản tiền đó và được cấp quản lý phê duyệt sẽ trở thành bản kế hoạch ngân sách dự án Kết quả thực hiện dự án về chí phí sẽ được so sánh với kế hoạch ngân sách để đánh giá kết quả thực

hiện về mặt chi phí

- Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chỉ phí là quả tranh theo deci tanh hanh thực hiện dự án để cập nhật ngân sách

dự án, giám sát hiệu suất chỉ phí, đảm bảo những thay đổi đự án phù hợp vả thông báo cho các bên liên quan Cập nhật ngân sách dự án liên quan đến việc ghi chép chi phí thực tế đã chỉ ra cho đến thời điểm hiện tại Theo dci các khoản chỉ của các quỹ mà

không gắn với khối lượng công việc hoàn thành tương ứng với các khoản chỉ tiêu đó

sẽ ít mang ý nghĩa Nội dung cơ bản của kiểm soát chi phí liên quan đến phân tích mỗi

quan hệ giữa việc sử dụng các quỹ và khối lượng công việc đã hoàn thành Vấn đề cốt Ici của kiêm soát chỉ phí là quản lý kế hoạch ngân sách đã được thông qua và quản lý những thay đổi trong kế hoạch ngân sách Trong quá tranh này, người quản lý dự án cần xác định những sự kiện có thé bi thay đổi có lợi cho dự án hoặc sản phẩm hay không Quan ly gia trị thu được (EVM) là công cụ quan trọng để kiểm soát chỉ phí

1.5.4 Nguồn nhân lực - —

- Khái niệm: Quản lý nhân lực là qua tranh hướng dân, điều phôi và phân bô nỗ lực của tất cả các thành viên tham gia dự án để đạt được mục tiêu của dự án Nó thê hiện mức

độ hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực lao động của dự án

Các quá tranh bao gồm:

- Xác định cơ cấu tô chức: Bao gồm các loại tô chức, chức năng cơ bản theo cấu trúc

tổ chức, biểu đồ tô chức, và các đối tượng liên quan

- Thành lập đội hanh, thu nhận nhân viên: Bao gồm vai trò lãnh đạo trong tô chức, các

kỹ năng cần thiết, các chỉ tiết xây dựng đội dự án, các yếu tố hỗ trợ cho đội dự án, và việc xây dựng và hỗ trợ đội dự án

- Triển khai đội hanh, phát triển nhóm dự án: Bao gồm các øIai đoạn như hanh thành nhóm, mâu thuẫn nảy sinh trong nhóm, giai đoạn hoà giải, và giai đoạn thực hiện

1.5.5 Chất lượng

-Khái niệm: Quản lý chât lượng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý,

là một quá tranh nhằm đảm bảo cho dự án thoả mãn tốt nhất các yêu cầu, mục tiêu đề

ra và đáp ứng nhu câu của các chủ sở hữu Quản lý chất lượng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và bảo đảm chất lượng trong hệ thống

Quản lý chất lượng dự án là quá tranh liên tục, gắn bó giữa yếu tố bên trong và bên ngoài Đê thực hiện dự án cân có máy móc thiệt bị, con người, yêu tô tô chức Sự hoạt

động, vận hành của các yếu tố này không thê thoát ly các yếu tô bên ngoài như môi trường luật pháp, cạnh tranh, khách hàng nhằm đảm bảo chất lượng dự án

Quy tranh:

Quản lý chất lượng dự án là một yếu tổ quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án Quy tranh quản lý chất lượng bao gồm ba bước chính: lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng Mỗi bước đều có mỗi quan hệ chặt chẽ và tương tác nhau lẫn nhau Từng bước xuất hiện ít nhất một lần trong mỗi pha của chu kỳ dự án và đều là kết quả đo hai bước kia đem lại Đồng thời, mỗi bước cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hai bước còn lại, tác động qua lại và tạo thành vòng tuần hoàn nhằm nâng cao chất lượng của dự án

Bước 1: Lập kế hoạch chất lượng

Lập kế hoạch chất lượng dự án là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án và xác định phương thức để đạt các tiêu chuẩn đó Lập kế hoạch chất lượng dự án là một

bộ phận quan trọng của quá tranh lập kế hoạch, sẽ được thực hiện thường xuyên và song hành với nhiều loại kế hoạch khác Lập kế hoạch chất lượng cho phép định hướng phát triển chất lượng chung trong doanh nghiệp, khai thác sử dụng hiệu quả các

nguồn lực, giảm chỉ phí liên quan Tuy nhiên, trong một số trường hợp, quản lý chất

lượng chặt chẽ có thể phát sinh tăng chỉ phí hoặc điều chỉnh lại kế hoạch tiến độ thời gian Để lập kế hoạch chất lượng dự án cần những yếu tố đầu vào sau dây:

- Chính sách chất lượng của doanh nghiệp (Ban quản lý dự án có trách nhiệm thực hiện chính sách chất lượng của chủ đầu tư)

- Tuyên bố phạm vi dự án: Văn bản để đưa ra các quyết định về dự án trong tương lai;

mô tả các sản phẩm bản giao chính và các mục tiêu xác định dự án

- Các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chất lượng

dự án (các yêu cầu về chất lượng, các phương pháp đảm bảo chất lượng trong quá

tranh thiết kế, thí công)

Kế hoạch chất lượng cho biết nhóm quản lý dự án sẽ thực hiện chính sách chất lượng như thế nào Nó cũng là cơ sở để lập các loại kế hoạch khác và chỉ rc phương thức kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng dự án

Bước 2: Đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chat lượng dự án là tất cả các hoạt động có kế hoạch và hệ thống được thực hiện trone phạm vi hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu

chuẩn chất lượng tương ứng Đảm bảo chất lượng là việc đánh giá thường xuyên tanh hanh hoàn thiện để đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lượng đã định Đảm bảo chất lượng dự án đòi hỏi dự án phải được xây dựng theo những hướng dẫn qui định, tiến hành theo các quy tranh được duyệt, trên cơ sở những tính toán khoa học, theo lịch tranh, tiến độ kế hoạch

Bước 3: Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là việc piám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tam các biện pháp đề loại bỏ những nguyên nhân không hoàn thiện Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng là rất cần thiết va nó tạo ra một hệ thống chính thức trong cơ cầu dự án để đảm bảo đáp ứng liên tục nhu cầu của khách hàng Đối với nhà thầu, xây dựng hệ thông kiểm soát chất lượng sẽ giúp tránh được những rủi ro kiện tụng, khiếu nại về sơ xuất chuyên môn, trên cơ sở đó có thể khẳng định manh đã dâm bảo đúng tiến độ, thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng theo yêu câu Đối với một số dự án đòi hỏi kỹ thuật phức tạp như vũ trụ, quốc phòng, mua sắm công, hệ thống kiểm soát chất lượng là một yêu cấu tiên quyết dé co thê hoạt động trong những lĩnh vực này

Kiểm soát chất lượng được thực hiện trong suốt quá tranh thực hiện dự án Một trong những nét đặc biệt của công tác kiểm soát chất lượng là sử dụng rất nhiều kiến thức thông kê Do vậy, nhóm kiểm soát chất lượng phải có kiến thức về quản lý chất lượng bằng phương pháp thống kê, đặc biệt phương pháp lấy mẫu và xác suất dé giúp họ dễ dàng đánh giá kết quả giám sát chất lượng

1.5.6 Quan lý rủi ro ;

- Khai niệm: Quản lý rủi ro dự án là nghệ thuật và khoa học của việc nhận biết, phân tích và phản hỏi rủi ro thông qua vòng đời dự án và trong các lợi ích tốt nhất để đạt được các mục tiêu của dự án Quản lý rủi ro dự án được xem là khía cạnh quan trọng, trong việc quản lý dự án và là một trong chín lĩnh vực kiến thức được định nghĩa trong PMBOK Quản lý rủi ro có thé xem như là một sự kiện hay một hoạt động không thé

du doan duoc cé thé tac dong dén quy tranh dy an, két qua co thé là tích cực hoặc tiêu cực Nó có thể tác động tích cực trong việc lựa chọn dự án, định nghĩa quy mô dự án

và phát triển lịch tranh thực tế và đánh giá được đúng chỉ phí bỏ ra Mục tiêu của quản

lý rủi ro là giảm thiểu rủi ro tiềm ân, tối đa hóa các cơ hội tiềm năng đảm bảo tính khả thi của dự ân

Quy tranh:Quy tranh quản lý rủi ro được lặp đi lặp lại xuyên suốt dự án Đối với các

dự án lớn, quản lý rủi ro đúng cách là một phần không thê thiếu trong quá tranh lập kế hoạch Sau đây là các quy tranh quản lý rủi ro bao gồm:

Bước 1: Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Lập kế hoạch quản lý rủi ro là bước quan trọng giúp dự án có thế phát triển một cách

an toàn và hiệu quả Đầu ra của lập kế hoạch quản lý rủi ro là một kế hoạch quản lý rủi

ro, trone đó nhóm dự án cần xem xét các tài liệu dự án đề hiểu rc cách tiếp cận rủi ro của tô chức và nhà tải trợ Mức độ chỉ tiết của kế hoạch nảy sẽ thay đôi tùy theo nhu cầu của dự án

Đầu vào cho kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm điều lệ đự án - chính thức công nhận sự tồn tại của dự án, chính sách quản lý rủi ro của tô chức, xác định vai trò, trách nhiệm

và cấp thâm quyền ra quyết định, mức độ chấp nhận rủi ro của các bên liên quan, mẫu

kế hoạch quản lý rủi ro và cấu trúc phân chia công việc (WBS) để xác định phạm vi tong thể của dự án

Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm các thủ tục để quản lý rủi ro xuyên suốt dự án Nó xác định và định lượng rủi ro, bao gồm khả năng xảy ra và mức độ tốn thất, đồng thời chỉ re trách nhiệm quản lý rủi ro, xác định người chịu trách nhiệm Kế hoạch cũng đưa ra các phương pháp thực hiện các kế hoạch dự phòng và phân bố nguồn dự phòng hợp lý Ngoài ra, nó bao gồm kế hoạch dự phòng, kế hoạch phản hồi, cũng như dự trữ

và phương án dự phòng nhằm ứng phó với các tanh huồng bất noờ

Bước 2: Nhận dạng rủi ro

Sau khi lập kế hoạch, bước tiếp theo là nhận dạng rủi ro có thé xảy ra trong khi thực hiện dự án Đâu tiên cần xác định rủi ro, là quá tranh tam hiểu những kết quả không hài lòng tiềm ân nảo có liên quan đến một dự án cụ thê Sau đó nhận dạng rủi ro giúp phát hiện các nguồn TỦI rO phổ biến, bao gồm rủi ro thị trường, rủi ro tài chính và rủi ro công nghệ

- Rui ro thị trường: Liên quan đến cung - cầu, thị hiếu, các quy luật giá trị

- Rủi ro tài chính : Liệu tổ chức có đủ khả năng để thực hiện dự án kh6ngi Dy an nay

có phải là cách tốt nhất để sử dụng nguồn tài chính của công ty khôngỉ

- Rủi ro công nghệ: Dự án có khả thi về mặt kỹ thuật không Công nghệ có thê lỗi thời trước khi sản xuất được một sản phâm hữu ích dù chi khéngi

Bước 3: Phân tích rủi ro định tính

Là một khâu quan trọng trong quản lý rủi ro, nhằm đánh giá tác động và khả năng xảy

ra của các rủi ro đã xác định Quá tranh này g1úp xác định cường độ và mức độ ưu tiên của từng rúi ro để tập trung quản lý Các đữ liệu đầu vào cho quá tranh này bao gồm kế hoạch quản lý rủi ro, các rủi ro đã được nhận dạng, tanh trạng và loại dự án, cũng như

độ chính xác của dữ liệu Ngoài ra, thang đo xác suất và tác động cùng với các giả định về đánh giá rủi ro cũng là các yếu tố quan trọng để đảm bảo phân tích chính xác

Bước 4:Phân tích rủi ro định lượng

Phân tích rủi ro định lượng là sử dụng các số liệu xác suất dé đo lường khả năng xảy ra

và hậu quả của từng rủi ro đối với các mục tiêu dự án So với phân tích rủi ro định tính, kết quả có thể giỗng hoặc khác nhau tùy thuộc vào mức độ chi tiết và các nguồn

dữ liệu Phương pháp này phù hợp cho các dự án lớn, phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao trone dự đoán để hỗ trợ quá tranh ra quyết định và lập kế hoạch ứng phó rủi ro hiệu quả

Bước 5: Lập kế hoạch ứng phó rủi ro

La một bước quan trọng nhằm phát triển các lựa chọn và xác định hành động cụ thê để nâng cao cơ hội giam thiểu các mối đe dọa đối với các mục tiêu dự án Sau khi xác định và định lượng mức độ của từng rủi ro, nhà quản lý dự án cần đưa ra các quyết định ứng phó hợp lý, để dự án có thế đảm bảo tiễn độ, tối ưu hóa chỉ phí và đảm bảo

chất lượng

Bước 6: Giám sát và kiểm soát rủi ro

Giám sát và kiểm soát rủi ro bao g6m theo dei các rủi ro đã xác định, giám sát rủi ro

còn lại và nhận diện rủi ro mới trong quá tranh thực hiện dự án Nhà quản ly dy an cần đánh giá hiệu quả các kế hoạch giảm thiểu rủi ro và điều chỉnh khi cần thiết Hoạt động giám sát giúp phát hiện kịp thời những thay đôi trong rủi ro, ngăn chặn chúng trở

thành thách thức lớn Bên cạnh đó, kiểm soát đảm bảo biện pháp ứng phó đã triển khai

hoạt động hiệu quả Khi xảy ra sự cô không có kế hoạch dự phòng, nhà quản lý cần nhanh chóng triển khai giải pháp thay thế để duy tra tiến độ và đạt được mục tiêu dự

án

CHUONG 2 HOAT DONG QUAN LY DU AN TAI CONG TY CO PHAN TH

TRUE MILK 2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cô phần TH true Milk

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cô phần Thực phẩm sữa TH được thành lập ngày 24/02/2009, là công

ty đầu tiên của Tập đoản TH với dự án đầu tư vảo trang trại bò sữa công nghiệp, công

nohệ chế biến sữa hiện đại và hệ thống phân phối bài bản Tập đoàn TH được thành lập với sự tư vấn tài chính của Ngân hàng Thương mại Cô phần Bắc Á Bên cạnh việc kinh doanh các dịch vụ tài chính và các hoạt động mang tính an ninh xã hội, Ngân hàng TMCP Bắc Á đặc biệt chú trọng đầu tư vào ngành chế biến sữa và thực phẩm

Từ xuất phát điểm đó, Tập đoàn TH đang từng bước phát triển đề trở thành nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam cung cấp các sản phẩm thực phẩm sạch có nguồn gốc từ thiên nhiên, trong đó có sữa tươi, thịt, rau cú quả sạch, thủy hải sản đạt chất lượng quốc tế Công ty Cé phan Thực Phẩm Sữa TH đã đầu tư một hệ thống quản lý cao cấp và quy tranh sản xuất khép kín, đồng bộ theo tiêu chuân quốc tế từ khâu trồng cỏ, xây dựng chuồng trại, chế biến thức ăn cho bò, quản lý thú y, chế biến và đóng gói, cho đến khâu phân phối sản phâm đến tay người tiêu dùng Hệ thống chuông trại áp dụng công nghệ chăn nuôi tiên tiến nhất thế giới Bò được nhập khẩu từ các nước nỗi tiếng về

chăn nuôi bò sữa như New Zealand, Uruguay, Canada để đảm bảo nguồn con giống

bò sữa tốt nhất cho chất lượng sữa tốt nhất

- Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Tầm nhìn: Tập đoàn TH mong muốn trở thành nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam trong ngành hàng thực phẩm sạch có nguồn gốc từ thiên nhiên Với sự đầu tư nghiêm túc vả dài hạn kết hợp với công nghệ hiện đại nhất thế giới, chúng tôi quyết tâm trở thành

thương hiệu thực phẩm đẳng cấp thé giới được mọi nhà tin dùng, mọi người yêu thích

và quốc gia tự hào

Sứ mệnh: Với tinh thần gần gũi với thiên nhiên, Tập đoàn TH luôn nỗ lực hết manh đề nuôi dưỡng thê chất và tâm hồn Việt bằng cách cung cấp những sản phẩm thực phâm

có nguôồn gốc từ thiên nhiên — sạch, an toàn, tươi ngon và bố đưỡng

Giá trị cốt lõi

+ Va hạnh phúc đích thực

+ Va sức khỏe cộng đồng

+ Hoàn toàn từ thiên nhiên

+ Thân thiện với môi trường

+ Tư duy vượt trội+ Hài hòa lợi ích

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh

- Lĩnh vực hoạt động: sản xuất và chế biến sữa tươi

- Danh mục sản phẩm kinh doanh của Công ty Cô phân TH true MILK

Hiện nay, thương hiệu TH True Milk cho ra đời nhiều dòng sản phẩm khác nhau Có

thê kế tới:

- Các sản phâm từ sữa: Sữa tươi thanh trùng, sữa tươi tiệt trùng, sữa hạt, sữa chua ăn,

sữa chua uống lên men, sữa chua uống tiệt trùng, sữa chua uống thanh trùng, sữa tươi

công thức Topkid, sữa yến mạch, sữa công thức

- Các sản phẩm kem: Kem ốc quế, kem que các vị, kem hộp, kem sandwich

- Các sản phâm bơ, phô mai: Bơ lạt tự nhiên, phomat que Mozzarella

- Nước giải khát: Nước uống trái cây TH true MILK Juice, nước uống sữa trái cây TH true MILK Juice, nước øạo rang TH true RICE, nước tinh khiết

- Các sản phâm tra tui loc: Tra Thao dược, trà Tía tô — Gừng, trà Nhân Trần - Cúc

Hoa, trà Lạc tiên — Tam Sen

- Các sản phẩm thực pham: Gao Japonica FVF, gao Lut Dé FVF, đường vàng NASU,

đường phèn trắng NASU, sui cảo, bánh gạo, ba chỉ xông khói, kim chi cải thảo

xa = mart

2.2.1.Môi trường vi mô

a) Nhân tô khách hàng

- Khách hàng đóng vai trò rất quan trọng, là yếu tố then chốt mang lại doanh thu cho doanh nghiệp Khách hàng của Công ty Cô phần Thực phẩm Sữa TH đa dạng bao gồm: cá nhân và nhà phân phối như siêu thị, đại lý

- Khách hàng: cá nhân

Đối mặt với thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt, Công ty Cô phần Thực Phẩm Sữa TH không thê tránh khỏi những áp lực từ khách hàng Va vậy, việc doanh nghiệp cần làm

là phải đáp ứng tối đa các nhu cầu của khách hàng Ngày nay, thị trường tiêu thụ sữa

có quy mô rộng lớn Va thế, TH true MILK có nhiều cơ hội hơn để tiếp cận và quảng

bả hanh ảnh, sản phâm mở rộng sự hiện diện của manh đến khách hàng, tạo ra sự tin tướng để khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty nhiều hơn Đa số người tiêu dùng

quan tâm nhiều đến sức khỏe và chất lượng sản phẩm Khi cuộc sống ngảy cảng nâng

cao, nhu cầu con người đối với các sản phẩm dinh dưỡng như sữa tăng cao Qua đó, thấy được người tiêu dùng đặt ra yêu cầu cao về chất lượng sản phẩm Va thế, TH true MILK cần tuân thủ các tiêu chuẩn về dinh đưỡng và đảm bảo chất lượng sữa tốt nhất

để đáp ứng cho người tiêu đùng Đồng thời, TH true MILK nên có nhiều chương tranh

ưu đãi như khuyến mại, tặng quà để người tiêu dùng biết đến thương hiệu rộng rãi hơn, giúp thu hút nhiều khách hàng tiềm năng trong tương lai Hơn nữa, TH true MILK cần tập trung đến việc chăm sóc khách hàng như hỗ trợ khách hàng những thắc mắc, lắng nghe và giải quyết vẫn để nhanh chóng cho khách hàng Từ đó, làm khách hàng hài lòng và họ sẽ quay lại mua sản phẩm trong tương lai

- Đại lý phân phối

Thương hiệu TH true MILK đang dần mở rộng phạm vi phân phối khắp cả nước Sản