Đề tài giả sử nhóm dự Định thành lập 1 dn Để khởi nghiệp sau khi ra trường hãy thử xây dựng quy trình kiểm soát cho các bộ phận trong dn của nhóm sao

Sherwin tóm tắt các khái niệm về chức năng kiểm soát như sau: “Bản chất của kiểm soát là hành động có thể điều chỉnh các hoạt động tiêu chuẩn được xác định trước, và cơ sở của nó là thôn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỌC

NHÓM 8

Đề tài: Giả sử nhóm dự định thành lập 1 DN để khởi nghiệp sau khi ra trường.

Hãy thử xây dựng quy trình kiểm soát cho các bộ phận trong DN của nhóm sao

cho khả thi nhất

Thành viên: Phan Thị Hoàng Diễm – 030737210054

Nguyễn Lê Thành Đạt – 030338220025

Lê Thị Hằng – 030737210069 Nguyễn Thị Yến Linh – 030338220072

Lê Nhật Tân – 030236200209 Nguyễn Việt Quang – 030338220176 Phạm Ngọc Trân – 030737210175

Võ Hoài Duy Uyên – 030337210271

Đỗ Thiên Xuân – 030737210191

Lớp: MAG322_222_1_D10 Giảng viên: Dương Văn Bôn

STT HỌ TÊN MSSV NHIỆM VỤ

MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH

KÝ TÊN

1 Phan Thị Hoàng Diễm 030737210054 Nội dung 100%

4 Võ Hoài Duy Uyên 030337210271 Powerpoint 100%

7 Nguyễn Thị Yến Linh 030338220072 Tiểu luận 100%

8 Nguyễn Lê Thành Đạt 030338220025 Thuyết trình 100%

9 Nguyễn Việt Quang 030338220176 Thuyết trình 100%

Mục lục

Lời mở đầu 4

1 Lý thuyết 5

1.1 Khái niệm kiểm soát 5

1.2 Các loại kiểm soát 7

1.3 Quy trình kiểm soát 9

a) Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát 10

b) Đo lường kết quả hoạt động 11

c) So sánh kết quả với tiêu chuẩn 12

d) Thực hiện hoạt động hiệu chỉnh 12

2 Giới thiệu về công ty 13

3 Xây dựng quy trình kiểm soát cho các bộ phận trong doanh nghiệp 14

Bước 1: Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải 14

Bước 2: Đề ra chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển doanh nghiệp 15

- Chính sách quản lý nhân sự 15

- Chính sách phát triển doanh nghiệp 16

Bước 3: Mô hình văn hóa và phân tích 16

Bước 4: Đối chiếu quy tắc quản lý 17

Bước 5: Hình thành quy trình, hướng dẫn thực hiện và truyền thông 17

Bước 6: Thử nghiệm kế hoạch và đánh giá 18

Kết luận 19

Tài liệu tham khảo 20

Lời mở đầu

Trong quá trình toàn cầu hóa, hiện đại hóa, thời điểm mà thị trường luôn đòi hỏi nhu cầu cao và những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp Để có thể đáp ứng và thỏa mãn sự khắt khe của thị trường Chức năng kiểm soát đã thay đổi một cách nhanh chóng Từ lâu kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát bộ phận doanh nghiệp chính là nhân tố quyết định sự thành công của bất kì một doanh nghiệp nào Các nhà quản trị cần phải tiến hành giám sát và đánh giá công việc nhằm hạn chế tối đa các sai sót Kiểm soát là cách duy nhất để nhà quản trị biết được liệu họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đặt ra hay không, cũng như lý do tại sao họ đạt được hoặc không đạt được mục tiêu đó

Kiểm soát là chức năng mà mọi nhà quản trị phải thực hiện dù rằng kết quả công việc đều đạt đúng với kế hoạch đã đề ra Nhà quản trị không thể xác định mức độ hoàn thành công việc của bộ phận nếu không đo lường được việc đã thực hiện và so sánh với tiêu chuẩn Nó còn giúp nhà quản trị nhận thấy khiếm khuyết trong hệ thống của tổ chức, trên cơ sở đó có thể đưa ra những quyết định

để điều chỉnh kịp thời Bên cạnh đó, kiểm soát đảm bảo cho sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, bộ phận và tổ chức Một hệ thống kiểm soát tốt sẽ thúc đẩy và cho phép mỗi nhân viên tự kiểm soát bản thân hơn

là chịu sự kiểm soát tự người khác và điều đó sẽ giúp công việc được hiệu quả hơn

Qua bài tiểu luận này, nhóm chúng tôi mong sẽ giúp người đọc hiểu thêm về chức năng kiểm soát trong quản trị Bên cạnh đó là cách xây dựng quy trình kiểm soát các bộ phận trong doanh nghiệp sao cho khả thi nhất của nhóm

1 Lý thuyết

1.1 Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát tổ chức đề cập đến các quy trình, hệ thống điều tiết hoạt động tổ chức sao cho phù hợp với kỳ vọng của kế hoạch, mục tiêu, và các tiêu chuẩn về hiệu suất Douglas S Sherwin tóm tắt các khái niệm về chức năng kiểm soát như sau: “Bản chất của kiểm soát là hành động có thể điều chỉnh các hoạt động tiêu chuẩn được xác định trước, và cơ sở của nó là thông tin mà các nhà quản trị

có được”

Theo Roberto Mockler, kiểm soát là “một nỗ lực quản lý kinh doanh có hệ thống bằng cách so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn, kế hoạch, hoặc mục tiêu

đã định trước nhằm xác định xem hiệu suất có phù hợp với các tiêu chuẩn này hay không và thực hiện các hành động điều chỉnh cần thiết có thể, nhằm bảo đảm con người và các nguồn lực khác của tổ chức đang được sử dụng có kết quả và hiệu quả nhất trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức”

Do đó, hiệu quả kiểm soát của tổ chức liên quan đến thông tin về các tiêu chuẩn hiệu suất và hiệu suất thực tế, cũng như hành động để điều chỉnh bất kỳ sai lệch nào so với tiêu chuẩn Để kiểm soát có hiệu quả tổ chức, các nhà quản trị cần phải quyết định những thông tin nào là cần thiết, làm thế nào họ có được thông tin đó (và chia sẻ nó với người lao động), và họ nên phản ứng với nó như thế nào Như vậy, việc có được những dữ liệu chính xác là điều cần thiết Các nhà quản trị cần quyết định các tiêu chuẩn, cách thức đo lường, các dữ liệu cần thiết để giám sát và kiểm soát hiệu quả tổ chức, và thiết lập hệ thống thu thập để

có được thông tin các loại thông tin đó

Như vậy, kiểm soát là tiến trình đảm bảo về mặt hành vi và thành tích, tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức, bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu.

Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm soát mang ý nghĩa tiêu cực, có tính kiềm chế, thúc ép, xác định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo Vì lý do này, kiểm soát

thường là tâm điểm của các tranh luận và những đấu tranh chính sách bên trong

tổ chức

- Tầm quan trọng của kiểm soát

Trong quá trình hoạt động, tổ chức cố gắng sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của mình để hoàn thành mục tiêu Các nhà lãnh đạo thực hiện vai trò của mình một cách tận tụy, nhân viên làm việc tích cực và có động lực cao Tuy nhiên, những yếu tố này vẫn chưa có sự đảm bảo các hoạt động sẽ được thực hiện đúng kế hoạch và có thể đạt được đúng như mục tiêu mà tổ chức mong muốn trong thực tế Do vậy, kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng vì nó là sự

kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị Đây chính là công cụ hữu hiệu giúp các nhà quản trị biết được tổ chức có vận hành đúng hướng hay không, những vấn đề gì đang xảy ra trong quá trình đó và cần phải thực hiện những biện pháp gì để điều chỉnh.

Một tổ chức thiếu chức năng kiểm soát có hiệu quả có thể gây thiệt hại nghiêm trọng, làm ảnh hưởng đến danh tiếng của mình, đe dọa tương lai tồn tại

và phát triển của nó

Ví

dụ : Xem xét trường hợp Enron, một tổ chức được xem như là một mô hình quản lý hiện đại vào cuối năm 1990, nhưng lại rơi vào phá sản một vài năm sau đó Nhiều yếu tố góp phần vào sự sụp đổ gây sốc của Enron, bao gồm cả quản lý phi đạo đức và kiêu ngạo, nhưng chính sự thiếu kiểm soát đã đẩy nó vào

bờ vực sụp đổ Tình trạng thiếu kiểm soát đã đã dẫn đến việc các nhà quản trị thực hiện các hành động phi đạo đức và gian lận về tài chính Kể từ sau vụ sụp

đổ của Enron, nhiều tổ chức đã thành lập các tiêu chuẩn rõ ràng cho hành vi đạo đức và hệ thống, kiểm soát nghiêm ngặt hơn về hoạt động tài chính

Mục tiêu đóng vai trò định hướng hành động cho các nhà quản trị Tuy nhiên, để biến mục tiêu thành kết quả thực tế thì nhà quản trị cần phải biết cách thực hiện và điều chỉnh quá trình thực hiện để đạt đến mục tiêu đó Nhà quản trị

giỏi là người biết cách tổ chức và theo dõi người khác thực hiện công việc trong thực tế để đảm bảo mọi việc đang đi đúng hướng Hoạt động kiểm soát là một tiến trình liên tục, là sự kết nối giữa kế hoạch và hành động, nếu không kiểm soát thì nhà quản trị không thể biết các mục tiêu và các kế hoạch họp đề ra có đạt được như mong muốn hay không và hành động tiếp theo cần làm là gì

1.2 Các loại kiểm soát

Kiểm soát có thể tập trung vào các sự kiện trước, trong hoặc sau một quá trình

Ví dụ: một đại lý ô tô trong một khu vực có thể tập trung vào các hoạt động trước trong hoặc sau khi bán một loại xe mới)

Vì thế chúng ta có thể phân kiểm soát ra thành ba loại kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát đồng thời và kiểm soát phản hồi

- Kiểm soát ngăn ngừa

Hành động kiểm soát nhầm cố gắng xác định và ngăn chặn những sai lệch trước khi chúng xảy ra, được gọi là kiểm soát ngăn ngừa Đôi khi được gọi là kiểm soát Sơ Bộ nó tập trung vào con người, vật liệu và các nguồn tài chính vận hành trong tổ chức Mục đích của nó là để đảm bảo rằng chất lượng đầu vào đủ cao để ngăn chặn vấn đề tiêu cực xảy ra khi tổ chức thực hiện nhiệm vụ của mình

Ví dụ: nhân viên bán hàng trước khi bán một món hàng cần phải kiểm tra món hàng ấy thật cẩn thận Nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và ngăn chặn những sai lệch sự cố xảy ra giúp hàng hóa bán ra đạt được chất lượng tốt nhất.)

*Biện pháp này đơn giản, triệt để và chi phí thấp.

- Có thể mất đi lợi ích có được từ tài sản và hoạt động đó

- Có thể tránh được rủi ro này nhưng lại gặp phải rủi ro khác

- Có tình huống không thể né tránh hoặc nguyên nhân của rủi ro gắn chặt với bản chất hoạt động

 Ưu điểm: Làm giảm tổn thất của rủi ro đã xảy ra

 Nhược điểm: Thực hiện khi rủi ro đã xảy ra

Kiểm soát ngăn ngừa là điều hiển nhiên trong việc lựa chọn và tuyển dụng những nhân viên mới Tổ chức cố gắng cải thiện năng lực của người lao động xác định những kỹ năng cần thiết, sử dụng các thiết bị kiểm tra và sàng lọc khác

để tuyển những người đạt yêu cầu của tổ chức Một loại kiểm soát ngăn ngừa khác là dự báo xu hướng của môi trường và quản lý rủi ro

- Kiểm soát đồng thời

Kiểm soát nhằm giám sát tính liên tục trong hoạt động của nhân viên, nhằm bảo đảm chúng phù hợp với tiêu chuẩn của hiệu suất, gọi là kiểm soát đồng thời Đánh giá các hoạt động công việc hiện tại, dựa trên các tiêu chuẩn hiệu suất bao gồm các quy tắc các quy định hướng dẫn công việc và hành vi của nhân viên (ví dụ giám sát nhân viên bán hàng giao tiếp với khách hàng như thế nào từ đó kiểm soát tình trạng và đánh giá công việc hiện tại dựa trên tiêu chuẩn hiệu suất) nhiều hoạt động sản xuất trang bị các thiết bị đo lường, xem liệu các sản phẩm sản xuất có đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng

Nhân viên phải là người giám sát các công cụ đo lường Nếu họ thấy tiêu chuẩn không đáp ứng ở một khu vực nào đó họ sẽ tự mình điều chỉnh hoặc báo cho người có trách nhiệm về vấn đề đang xảy ra Tiến bộ trong khoa học công nghệ đã gia tăng khả năng kiểm soát, đồng thời trong nhiều ngành dịch vụ tiêu chuẩn và giá trị văn hóa của một tổ chức ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên

và các nhóm công việc kiểm soát Đồng thời cũng bao gồm tự kiểm soát Qua

đó các cá nhân áp đặt kiểm soát lên hành vi của mình thông qua các giá trị và thái độ cá nhân

- Kiểm soát phản hồi

Đôi khi còn được gọi là kiểm soát đầu ra kiểm soát phản hồi tập trung vào kết quả đầu ra của tổ chức, đặc biệt liên quan đến chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ cuối cùng đánh giá hiệu suất của cũng là một loại hình kiểm soát, phản hồi các nhà quản trị đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên để xem liệu người đó có đạt tiêu chuẩn không Đồng thời sửa chữa trục trặc sau khi xuất hiện và đề ra biện pháp điều chỉnh trong tương lai

- Ưu điểm của kiểm tra phản hồi so với kiểm tra lường trước và kiểm tra đồng thời là:

+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý để cải tiến chất lượng lập kế hoạch

+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình từ đó giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn

- Hạn chế chính của loại kiểm tra này là trong nhiều trường hợp độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra Bên cạnh việc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhằm đáp ứng các yêu cầu của người tiêu dùng Các doanh nghiệp cần phải kiếm được lợi nhuận, dù là các tổ chức phi lợi nhuận vẫn còn phải hoạt động hiệu quả để thực hiện nhiệm vụ của mình Vì vậy nhiều kiểm soát phản hồi thường tập trung vào

đo lường tài chính Lập ngân sách cũng là một hình thức kiểm soát phản hồi Bởi vì các nhà quản trị cần theo dõi họ có hoạt động trong phạm vi ngân sách cho biết hay không và cần có những điều chỉnh gì cho phù hợp Hầu hết các tổ chức đều có các cuộc kiểm toán bên ngoài về tình hình tài chính của họ

1.3 Quy trình kiểm soát

Kiểm soát được xem như là một hệ thống con của hệ thống quản lý tổng thể Mục đích của hệ thống phụ này là nhằm giúp các nhà quản trị nâng cao sự thành

công của hệ thống quản lý tổng thể thông qua kiểm soát hiệu quả Mô hình sau

sẽ cho thấy cụ thể của hệ thống này Tất cả hệ thống vận hành được thiết kế liên quan tới việc sử dụng các thông tin phản hồi nhằm xác định xem hiệu suất có đáp ứng được tiêu chuẩn đã được thiết lập hay không

Bốn bước của quy trình kiểm soát gồm có

(1) Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát

(2) Đo lường kết quả hoạt động

(3) So sánh kết quả đo lường với tiêu chuẩn

(4) Thực hiện hành động khắc phục

* Sau đây là phần đi sau vào các bước của một quy trình kiểm soát

a) Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát

Trong kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức, các nhà quản trị xác định mục tiêu cho các phòng ban, bao gồm các tiêu chuẩn về hiệu suất để so sánh với các hoạt động của tổ chức Một tiêu chuẩn về hiệu suất có thể bao gồm “giảm tỷ

lệ hàng hóa bị khách hàng từ chối từ 10% xuống 5%”, “gia tăng tỷ suất lợi

nhuận trên đầu tư lên 8%”, hoặc giảm số vụ tai nạn lao động xuống còn 2 phần nghìn/năm Các nhà quản trị sẽ xác định cách họ đo lường và đánh giá các chỉ tiêu hiệu suất Theo dõi các vấn đề như dịch vụ khách hàng, sự tham gia của nhân viên, và doanh thu là một thành phần quan trọng để đo lường hiệu suất tài chính truyền thống, nhưng nhiều công ty thất bại trong việc nhận diện và xác định các phép đo lường phi tài chính Để đánh giá và khen thưởng nhân viên đạt được các tiêu chuẩn, các nhà quản trị cần phải có tiêu chuẩn rõ ràng phản ánh các hoạt động đóng góp vào chiến lược tổng thể của tổ chức một cách có ý nghĩa Tiêu chuẩn cần được xác định rõ ràng và chính xác để nhân viên biết những gì họ cần phải làm, và hoạt động của họ có đang hướng đến mục tiêu chung hay không

b) Đo lường kết quả hoạt động

Hầu hết các tổ chức đều có hệ thống đo lường tiêu chuẩn chính thức, và hệ thống này luôn được xem xét và cập nhật Những cách thức đo lường phải được liên kết với các tiêu chuẩn đặt ra trong bước đầu tiên của quá trình kiểm soát Ví

dụ, nếu tăng trưởng doanh số bán hàng là một mục tiêu, tổ chức cần có một phương tiện thu thập và báo cáo dữ liệu bán hàng Nếu tổ chức đã xác định được các phép đo thích hợp, thì việc thường xuyên xem xét lại các báo cáo này

sẽ giúp các nhà quản trị nhận biết tổ chức đang vận hành như thế nào và những vấn đề nào cần phải được chú ý

Trong hầu hết các công ty, các nhà quản trị không hoàn toàn dựa vào các biện pháp đo lường định lượng Họ sử dụng các nhận định của riêng mình để xem xét các quá trình của tổ chức, đặc biệt là đối với các mục tiêu động viên sự tham gia của nhân viên hoặc cải thiện sự hài lòng của khách hàng Các nhà quản trị cần phải quan sát thực tế bởi chính bản thân họ, kết hợp với dữ liệu định lượng để đưa ra các kết luận chính xác và hợp lý Tương tác với khách hàng là bước cần thiết nếu các nhà quản trị muốn hiểu các hoạt động đáp ứng nhu cầu của khách hàng