khó khăn, bất cập trong việc Áp dụng quy Định pháp luật về quy trình công chứng hợp Đồng, giao dịch Đề xuất hướng hoàn thiện luật công chứng

khó khăn, bất cập trong việc Áp dụng quy Định pháp luật về quy trình công chứng hợp Đồng, giao dịch Đề xuất hướng hoàn thiện luật công chứng

KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG

Chuyên đề: Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định pháp luật về Quy

trình công chứng hợp đồng, giao dịch - Đề xuất hướng hoàn thiện luật công

1 MỞ ĐẦU

Quy trình công chứng là cách thức tiến hành những việc, công việc cụ thể trongquá trình thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch của Công chứng viên theo mộttrình tự nhất định để đảm bảo cho việc công chứng luôn phù hợp theo quy định củapháp luật

Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 thì “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”

Việc tuân thủ nghiêm túc quy trình công chứng luôn luôn đảm bảo tính kháchquan, tính chính xác và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; bảo đảm an toàn pháp

lý cho các bên khi tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa vi phạm pháp luật

và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Thông qua đó còn tạo điều kiện cho ngườidân, người yêu cầu công chứng đánh giá được hoạt động của Công chứng viên khihành nghề công chứng có tuân thủ theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định haykhông

Chính vì vậy, để hợp đồng, giao dịch do công chứng viên chứng nhận luôn bảođảm tính xác thực, hợp pháp, an toàn pháp lý và phòng ngừa tranh chấp thì bắt buộchoạt động công chứng phải tuân theo một trình tự thủ tục pháp luật quy định

Quy trình công chứng, hợp đồng giao dịch được quy định cụ thể trong Luật Côngchứng năm 2014, Nghị định hướng dẫn thi hành Luật công chứng và các văn bản phápluật có liên quan

Nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của việc thực hiện đúng quy trình côngchứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật để tạo nên văn bản công chứngđảm bảo tính xác thực, hợp pháp không trái đạo đức xã hội, đảm bảo thực hiện đúngchức năng xã hội của hoạt động công chứng là đảm bảo an toàn pháp lý cho các bêntham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi íchhợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội, đó cũng chính là

lý do học viên chọn đề tài “Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định pháp luật về Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất hướng hoàn thiện luật công chứng” làm đối tượng nghiên cứu.

2 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Góp phần làm rõ quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch; đưa ra những mặt

đạt được và hạn chế về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch để từ đó đề ra giảipháp hoàn thiện pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch.

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu các quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giaodịch Đánh giá những mặt đạt được và làm rõ những tồn tại, hạn chế để đề xuất giảipháp hoàn thiện về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch

2.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của báo cáo là quy trình công chứng hợp đồng, giao dịchtheo quy định của pháp luật Việt Nam, đưa ra những hạn chế và giải pháp hoàn thiện

về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch

3 Cơ cấu của bài báo cáo

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo thì Nội dung của

CHƯƠNG 1 QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG

HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 1.1 Khái quát về công chứng

Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợpđồng và các giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải côngchứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng (Khoản 1, Điều 2 LuậtCông chứng năm 2014)

1.1.1 Đặc điểm của công chứng

Thứ nhất, hoạt động công chứng do công chứng viên thực hiện

Thứ hai, hoạt động công chứng tạo ra một văn bản công chứng có giá trị pháp lý nhất định Giá trị pháp lý của văn bản công chứng có ý nghĩa quan trọng, quyết định

sự tồn tại của hoạt động công chứng trong đời sống xã hội Trong phát triển kinh tế,các văn bản được công chứng tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi tham giagiao dịch Đồng thời, đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp khi buộc các bêntham gia giao dịch phải xác nhận tính xác thực của hợp đồng cũng như trách nhiệmpháp lý trong giao dịch

Thứ ba, hoạt động công chứng là một biện pháp bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch Bản chất của công chứng là hoạt động mang

tính dịch vụ công Với chuyên môn, nghiệp vụ của mình, công chứng viên đã cung cấpdịch vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho cá nhân, tổ chức khi tham gia giao dịch dân sự,kinh tế, thương mại Văn bản công chứng là một công cụ hữu hiệu tạo ra sự ổn địnhcủa quan hệ giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội

1.1.2 Khái quát về quy trình công chứng

Từ quy định trên, có thể thấy mục đích của việc công chứng các hợp đồng, giao

dịch là nhằm “ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội” (theo quy định tại điều 3 Luật công chứng

Về khái niệm quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch, hiện nay pháp luật vềcông chứng chưa có quy định cụ thể về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch

Luật công chứng năm 2014 chỉ đề cập đến thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch,bản dịch Tại

chương 5 của Luật công chứng năm 2014, thủ tục chung về công chứng được quy định

từ điều 40 đến điều 52, còn thủ tục về công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thểđược quy định từ điều 53 đến điều 59

Theo từ điển tiếng Việt, quy trình là “trình tự phải tuân theo để tiến hành một công việc nào đó”, còn thủ tục là “những việc cụ thể phải làm theo một trật tự quy định, để tiến hành một công việc có tính chất chính thức” Có thể thấy, ranh giới phân

biệt giữa hai khái niệm này là khá mong manh, thậm chí trong nhiều trường hợp chúngđược hiểu với ý nghĩa tương đương nhau

Nếu như Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định về thủ tục chứng thực hợp đồng,giao dịch khá đơn giản cho chứng thực tất cả các loại hợp đồng, giao dịch khác nhau,thì thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch lại được quy định cụ thể tại điều 40, điều

41 Luật công chứng 2014, gồm có 02 loại sau:

 Hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn: Điều 40 Luật công chứng 2014

 Hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêucầu công chứng: Điều 41 Luật công chứng năm 2014

Có thể thấy, quy trình công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về cơ bảntương đối giống nhau nhưng thực chất, quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch vôcùng chặt chẽ, kỹ lưỡng, tỉ mỹ, nhằm phòng ngừa những tranh chấp, ngăn chặn nhữngrủi ro pháp lý có thể xảy ra Chính vì thế, công chứng viên còn được mệnh danh là vị

“thẩm phán phòng ngừa”

1.2 Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch

Theo quy định của Luật công chứng 2014, có thể tóm tắt quy trình công chứnghợp đồng, giao dịch được chia thành các bước sau:

Tiếp nhận yêu cầu công chứng

Nếu như ví quan hệ giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên là quan hệgiữa một người mua hàng và người bán hàng, thì việc tiếp nhận yêu cầu của kháchhàng chính là bước đầu tiên, cũng là bước vô cùng quan trọng để xác định đúng “sảnphẩm mà khách hàng yêu cầu”

Trong hoạt động công chứng các hợp đồng, giao dịch, nhằm đảm bảo thực hiệnđúng mong muốn, ý chí của người yêu cầu công chứng, công chứng viên cần khai thác

và nắm bắt chính xác yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng Đồng thờixác định yêu cầu công chứng đó có hợp pháp không, có trái đạo đức xã hội, có viphạm các nguyên tắc hành nghề công chứng hay không Ngoài ra, trong bước tiếpnhận yêu cầu công chứng, công chứng viên phải đảm bảo tuân thủ đúng phạm vi công

chứng được quy định tại điều 42 Luật công chứng 2014: “Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở,

trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”

Sau khi kiểm tra, xác định đúng yêu cầu công chứng của người yêu cầu côngchứng, đảm bảo yêu cầu công chứng tuân thủ đúng quy định pháp luật, không trái đạođức xã hội và tuân thủ đúng phạm vi công chứng, công chứng viên hướng dẫn ngườiyêu cầu công chứng chuẩn bị một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng như sau:

1.2.1 Hồ sơ công chứng:

Đối với hợp đồng giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo hay hợpđồng do công chứng viên soạn thảo theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng Hồ

sơ yêu cầu công chứng (Điều 40 Luật công chứng năm 2014) gồm các giấy tờ sau:

- Dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng cung cấp (nếu có)

- Giấy tờ tùy thân: Giấy chứng minh nhân dân; Căn cước công dân; Chứngminh sĩ quan quân đội; Hộ chiếu

- Giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phảicó: Hộ khẩu, Giấy đăng ký kết hôn; Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Giấy khaisinh, Giấy chứng tử; Đăng ký kinh doanh; Hợp đồng ủy quyền; Giấy tờ khác

- Giấy chứng nhận sở hữu đối với trường hợp theo quy định pháp luật phải đăng

ký sở hữu: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở vàtài sản khác gắn liền với đất, Chứng nhận đăng ký xe ô tô

- Giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phảicó: Bản án, Quyết định thuận tình ly hôn; Văn bản thỏa thuận chế độ tài sản vợchồng

Những giấy tờ nêu trên nộp cho công chứng viên có thể là bản sao (có côngchứng, chứng thực), bản phô tô copy nhưng trước khi ký công chứng viên yêu cầungười yêu cầu công chứng cung cấp cấp bản chính để công chứng viên kiểm tra, đốichiếu (khoản 8 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014)

1.2.2 Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra, xác minh giấy tờ tài liệu trong

hồ sơ công chứng: Khoản 3, khoản 4 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014

“Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý

và ghi vào sổ công chứng.Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu

rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.”

Như vậy, khi nghiên cứu hồ sơ thông thường xảy ra một số tình huống:

Thứ nhất, hồ sơ yêu cầu công chứng không đủ điều kiện để thực hiện việc côngchứng (tài sản đang bị phong tỏa, có tranh chấp, nợ nghĩa vụ tài chính, bị cưỡng ép,lừa dối );

Thứ hai, hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ hay không hợp lệ cần phải bổsung để hoàn thiện;

Thứ ba, hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và hợp lệ thì công chứng viên tiếpnhận và ghi vào sổ công chứng

1.2.3 Nghiên cứu hồ sơ công chứng:

Khoản 5 Điều 40 Luật Công chứng: “Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong

hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.”

Khi có căn cứ cho rằng hồ sơ công chứng chưa rõ ràng, ví dụ như: xác địnhnguồn gốc tài sản của chủ sở hữu là ai khi Giấy chứng nhận sở hữu cấp cho đồng sởhữu, hộ gia đình, họ cá thể ; hoặc chủ sở hữu bị đe dọa, cưỡng ép làm hợp đồng ủyquyền, hợp đồng thế chấp không đúng ý chí chủ quan Trong những tình huống đócông chứng viên hoàn toàn có quyền yêu cầu người yêu cầu công chứng phải làm rõ,phải tự xác minh hoặc đề nghị theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, côngchứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định, trường hợp không làm rõ đượcthì có quyền từ chối công chứng

Việc công chứng viên đi xác minh, theo khoản 1 Điều 68 Luật Công chứng năm

2014 quy định: “Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó Mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận Tổ chức hành nghề công chứng không được thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận.”

Trên thực tế khi thực hiện việc xác minh, giám định còn gặp rất nhiều khó khănnhư: chi phí tăng do thực hiện dịch vụ, thời gian kéo dài, đi lại nhiều lần, thậm chí việcxác minh thường tiến hành trước khi soạn thảo hợp đồng, giao dịch nên mọi công việcsuôn sẻ là việc các bên đều hướng tới, xong có trường hợp xác minh có vấn đề, vướngmắc bắt buộc công chứng viên từ chối công chứng thì việc thanh toán chi phí sẽ gặprất nhiều khó khăn, đồng thời việc xác minh không đáp ứng được như kỳ vọng

1.2.4 Kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch: Hợp đồng, giao dịch do người

yêu cầu công chứng soạn thảo và Soạn thảo hợp đồng giao dịch do công chứng viênthực hiện theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng

Đối với dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn,hợp đồng giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo yêu cầu của người yêu cầucông chứng xét thấy đủ điều kiện, phù hợp với quy định của pháp luật về nội dung và

cả hình thức (ví dụ như Hợp đồng mua bán thì thông thường nội dung hợp đồng cácđiều khoản: a) Chủ thể; b) Đối tượng của hợp đồng; c) Giá, phương thức thanh toán; d)Thuế và lệ phí; đ) Bàn giao hồ sơ, tài sản; e) Nghĩa vụ nộp thuế; g) Đăng ký sang tên;h) Quyền và nghĩa vụ các bên; i) Tanh cấp/giải quyết tranh chấp; k) Điều khoản khác;cam đoan các bên; l) Điều khoản cuối cùng ), thì tiến hành các bước tiếp theo, nếuthấy có nội dung chưa phù hợp thậm chí là trái với pháp luật thì phải trao đổi và bànbạc để đi đến thống nhất, trường hợp không thống nhất được thì công chứng viên cóquyền từ chối công chứng

1.2.5 Ký, điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch và ghi lời chứng: Khoản 7,

Khoản 8 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014:“ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.”

Điều 48, Luật Công chứng năm 2014: Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng:

“Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.”

Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng,doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó

có thể ký trước vào hợp đồng giao dịch: công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họtrong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng

Như vậy, sau khi người yêu cầu công chứng (các bên tham gia giao kết hợp đồngtừng người một) đồng ý toàn bộ nội dung hợp đồng giao dịch, công chứng viên đồngthời sẽ kiểm tra đối chiếu giữa bản chính và bản phô tô, bản sao do người yêu cầucông chứng cung cấp, tiếp xúc để nhận biết về năng lực hành vi, năng lực pháp luậtcủa người yêu cầu công chứng, nhận dạng giữa người yêu cầu công chứng là conngười cụ thể với giấy tờ nhân thân, về tài sản và các giấy tờ khác theo quy định pahir

có sau đó theo sự hướng dẫn của công chứng viên, người yêu cầu công chứng sẽ kýtên hoặc điểm chỉ

Theo khoản 2 Điều 48 Luật Công chứng năm 2014: “Việc điểm chỉ được thay thế

việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch