Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hoàn thiện Luật Công chứng Thông qua những đóng góp tại bài báo cáo này, tôi hy vọng có thể góp một phần tích cực vào việc nêu ra các khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch, từ đó đưa ra được các giải pháp về hoàn thiện Luật Công chứng.
Trang 1I MỞ ĐẦU
Khi xã hội ngày càng vận động và phát triển, các hoạt động trao đổi qua lại giữa con người với con người ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn Các hoạt động này chung quy là sự thỏa thuận của con người nhằm hướng đến một hoặc một số mục đích nhất định Sự thỏa thuận này được pháp luật quy định bằng các chế định về hợp đồng, giao dịch
Không phải ngẫu nhiên mà trong bất kỳ hệ thống pháp luật của mỗi quốc gia trên thế giới đều coi chế định hợp đồng, giao dịch là một chế định quan trọng, được chú trọng nghiên cứu và điều chỉnh sâu, rộng nhất, bởi hợp đồng, giao dịch là cơ sở cho sự vận động linh hoạt và an toàn của các giá trị vật chất trong xã hội Pháp luật Việt Nam cũng không ngoại lệ, từ lâu chế định về hợp đồng, giao dịch đã chiếm một
vị trí rất quan trọng Pháp luật Việt Nam không chỉ chú trọng vào việc điều chỉnh hợp đồng, giao dịch tại Bộ luật Dân sự mà còn quan tâm đến việc làm sao để đảm bảo tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch thông qua một hoạt động đó là công chứng (được điều chỉnh cụ thể tại Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan)
Hoạt động công chứng góp phần tích cực và quan trọng trong việc phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ phục vụ cho việc giải quyết tranh chấp Đồng thời góp phần quan trọng vào phát triển kinh tế, xã hội Để hợp đồng, giao dịch được công chứng chứng nhận luôn bảo đảm an toàn pháp lý và phòng ngừa được tranh chấp thì bắt buộc hoạt động công chứng phải tuân theo trình
tự, thủ tục phù hợp với quy định của pháp luật Thủ tục này được quy định cụ thể trong Luật Công chứng 2014 Tuy nhiên, trên thực tế việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch vẫn còn tồn tại một số khó khăn, bất cập
Do đó, tôi lựa chọn đề tài “Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hoàn thiện Luật Công chứng” để làm báo cáo thi kết thúc môn học “Kỹ năng chung về công chứng”
của mình
Thông qua những đóng góp tại bài báo cáo này, tôi hy vọng có thể góp một phần tích cực vào việc nêu ra các khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch, từ đó đưa ra được các giải pháp về hoàn thiện Luật Công chứng
Trang 2II NỘI DUNG
1 Lý luận:
1.1 Khái niệm Công chứng
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng năm 2014 thì: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Có thể hiểu, công chứng là hành vi của công chứng viên chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật buộc phải công chứng hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyên yêu cầu Đây là hành vi đại diện cho cơ quan công quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng, giao dịch, đem lại sự an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn những giao dịch bất hợp pháp, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật và rủi ro cho các bên tham gia giao dịch
1.2 Đặc điểm của hoạt động công chứng:
Từ khái niệm công chứng tại mục 1.1 nêu trên, có thể thấy công chứng mang những đặc điểm cơ bản sau đây:
Thứ nhất, về chủ thể thực hiện hoạt động công chứng: Theo quy định của pháp luật công chứng hiện nay, hoạt động công chứng được thực hiện bởi hai loại chủ thể:
+ Chủ thể thứ nhất là, công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2014
+ Chủ thể thứ hai là, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước nước ngoài theo quy định tại Điều 78 Luật
Công chứng, cụ thể: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản
từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam…” Hoạt động công chứng của Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt
Nam ở nước ngoài được thực hiện thông qua các viên chức ngoại giao, viên chức lãnh
sự của cơ quan đó và hoạt động công chứng bị giới hạn đối với các trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật
Thứ hai, về đối tượng của hoạt động công chứng: Hoạt động công chứng được thực hiện với các đối tượng bao gồm: hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
Thứ ba, về nội dung của hoạt động công chứng: Nội dung của hoạt động công chứng là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo
Trang 3đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
- Tính xác thực ở đây được hiểu là việc xác thực chính xác về thời gian, địa điểm diễn ra việc giao kết hợp đồng, giao dịch; xác định đúng người yêu cầu công chứng (trên cơ sở giấy tờ tùy thân, giấy tờ, tài liệu về tình trạng hôn nhân, giấy tờ được
ủy quyền,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp) cũng như năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng tại thời điểm công chứng; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch (trên cơ sở các giấy tờ, tài liệu về tài sản, về công việc phải làm,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp); xác định đúng nội dung các điều khoản của hợp đồng, giao dịch (trên cơ sở ghi nhận chính xác ý chí chủ quan của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch); tính chính xác của giấy tờ văn bản được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (bản dịch)
- Tính hợp pháp ở đây được hiểu là việc lập và giao kết hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ đúng thủ tục mà pháp luật quy định, đồng thời nội dung các điều khoản, thỏa thuận (ý chí của các bên) trong hợp đồng giao dịch không được trái với quy định của pháp luật, đạo đức xã hội Có nghĩa là, chỉ các hợp đồng giao dịch hợp pháp mới được công chứng viên xác nhận, những hợp đồng giao dịch bất hợp pháp sẽ bị từ chối công chứng Điều này cũng tương tự đối với việc công chứng các bản dịch Chính đặc điểm này của công chứng làm cho hoạt động công chứng có chức năng đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa các tranh chấp xảy ra, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các cá nhân tổ chức có liên quan đến hợp đồng giao dịch
Thứ tư, về phạm vi công chứng: Luật Công chứng không quy định cụ thể phạm
vi những hợp đồng giao dịch, bản dịch nào bắt buộc phải thực hiện việc công chứng nhưng tại các luật chuyên ngành khác có liên quan, chúng ta có thể liệt kê một số loại hợp đồng, giao dịch sau thuộc diện phải công chứng: hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (Khoản
1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014); hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Điểm a Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013);… Ngoài các trường hợp theo quy định của pháp luật phải bắt buộc công chứng, thì các hợp đồng, giao dịch, bản dịch có thể được thực hiện hoạt động công chứng khi người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu công chứng và không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội
Thứ năm, về chức năng của hoạt động công chứng: Hoạt động công chứng được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa
vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các
cá nhân tổ chức liên quan Bên cạnh đó, công chứng còn có chức năng tạo lập và cung cấp các chứng cứ cho hoạt động tài phán Pháp luật công chứng đã thể hiện chức năng này thông qua việc đề cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng, cụ thể Khoản 3
Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định: “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu” Chức năng này
được xuất phát từ việc những thỏa thuận, tình tiết sự kiện trong văn bản công chứng đã được công chứng viên xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp theo một thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định Chính vì vậy, mà văn bản công chứng không thể tùy tiện bị hủy bỏ mà phải tuân theo quy định của pháp luật cụ thể Qua đó, thể hiện bản chất của
Trang 4hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, một biện pháp bảo đảm an toàn pháp lý chứ không phải là một thủ tục hành chính
Có thể nói trong nền kinh tế thị trường phát triển nhanh và mạnh mẽ như hiện nay, nhu cầu giao dịch, trao đổi, không ngừng tăng, công chứng thực sự là công cụ pháp lý gần gũi trực tiếp, giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho các cá nhân, tổ chức Xuất phát từ nội dung, chức năng của công chứng, có thể thấy, hoạt động công chứng có những vai trò to lớn, là công cụ đảm bảo an toàn pháp lý và phòng ngừa các tranh chấp
có thể xảy ra; là công cụ quản lý Nhà nước trong một số lĩnh vực; đồng thời công chứng tạo lập và cung cấp chứng cứ cho hoạt động tố tụng
1.3 Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch
Khi công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản về giao kết, xác lập hợp đồng giao dịch theo đúng quy định của pháp luật nội dung Để hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận luôn đảm bảo được giá trị pháp lý cũng như phòng ngừa được tranh chấp thì công chứng viên bắt buộc phải tuân thủ theo các trình tự, thủ tục công chứng phù hợp với quy định của pháp luật
Về mặt thủ tục, việc công chứng phải tuân thủ theo quy trình được quy định tại Mục 1 Chương V Luật Công chứng 2014, cụ thể tại Điều 40 (Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn) và Điều 41 (Công chứng hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng) Theo đó, quy trình công chứng dù trong trường hợp nào đều có thể phân chia thành các bước chung sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng
Bước 2: Nghiên cứu, xử lý hồ sơ
Bước 3: Ký công chứng
Bước 4: Hoàn tất thủ tục công chứng
1.3.1 Tiếp nhận yêu cầu công chứng:
Mục tiêu của bước tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch chính là việc công chứng viên xác định có hay không thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng Đây là bước đầu tiên cũng là bước vô cùng quan trọng trong hoạt động công chứng vì
nó là cơ sở để công chứng viên thực hiện các bước tiếp theo nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật, bảo đảm được tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, Công chứng viên phải nắm bắt được các thông tin liên quan đến yêu cầu công chứng bao gồm: ý chí chủ quan của các bên tham gia giao dịch để xác định rõ yêu cầu công chứng, loại hợp đồng giao dịch mà các bên
đề nghị công chứng; xác định thẩm quyền công chứng có thuộc tổ chức hành nghề công chứng của mình không; nội dung yêu cầu công chứng có trái quy định pháp luật, trái đạo đức xã hội không
Sau khi xác định chính xác các thông tin nêu trên, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ và cung cấp hồ sơ yêu cầu công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 40 và Khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng 2014:
- Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014
Trang 5Điều 40 Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
1 Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây: a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên
tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có
- Khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng 2014
Điều 41 Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo
đề nghị của người yêu cầu công chứng
1 Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c,
d và đ khoản 1 và khoản 2 Điều 40 của Luật này và nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch
Cụ thể:
- Phiếu yêu cầu công chứng: đây là loại giấy tờ đầu tiên có ý nghĩa làm căn cứ,
cơ sở cho việc phát sinh, thực hiện các hoạt động công chứng tiếp theo trong quy trình công chứng Phiếu yêu cầu công chứng phải đảm bảo các nội dung: thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch: Đối với những trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp đồng, giao dịch thì hợp đồng, văn bản đó phải được tuân thủ theo đúng mẫu mà pháp luật đã quy định hoặc nếu không có mẫu cụ thể thì cần phải tuân theo quy định của pháp luật về loại hợp đồng, giao dịch đó Còn trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng đề nghị Công chứng viên soạn thảo văn bản, hợp đồng thì các bên tham gia giao dịch không phải cung cấp
dự thảo hợp đồng, giao dịch mà chỉ cần nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch
- Giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng: Giấy tờ tuỳ thân có giá trị xác định chính xác người yêu cầu công chứng, giúp một người khi xuất trình giấy tờ này khẳng định được chính mình là chủ thể đang có quyền xác lập, thực hiện giao dịch trước Công chứng viên Thực tế hiện nay, các Công chứng viên cũng như các nhân viên nghiệp vụ thường chấp nhận sử dụng một số loại giấy tờ cơ bản sau là giấy tờ tuỳ thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Chứng minh sĩ quan quân đội…
Trang 6- Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó: Đây chính là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng, giao dịch của người yêu cầu công chứng và cũng là cơ sở để Công chứng viên xác định được đối tượng của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch có đối tượng là tài sản Thông qua loại giấy tờ này, người yêu cầu công chứng có thể chứng minh được mình là chủ sở hữu, chủ sử dụng đối với tài sản đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch
- Giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có: Với nhóm giấy tờ này, không thể đưa ra được tiêu chí xác định giấy tờ khác là những loại giấy tờ nào, bởi lẽ với mỗi hợp đồng, giao dịch cụ thể thì những vấn đề, những nội dung cần chứng minh cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch là có cơ sở pháp
lý, cơ sở thực tế lại rất khác nhau Nhưng thông thường, trong hoạt động công chứng
“các giấy tờ khác có liên quan” mà chúng ta thường thấy bao gồm: Giấy chứng nhận
đăng ký kết hôn, Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Bản án/quyết định có hiệu lực của Toà án…
- Các giấy tờ là bản sao trong hồ sơ yêu cầu công chứng trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực (Quy định tại Khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng)
1.3.2 Nghiên cứu, xử lý hồ sơ:
Việc nghiên cứu, xử lý hồ sơ được quy định tại Khoản 3, 4, 5 Điều 40 Luật Công chứng 2014:
Điều 40 Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
3 Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng
4 Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch
5 Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn
đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép,
có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên
đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng
Khi tiếp nhận hồ sơ do người yêu cầu công chứng cung cấp, Công chứng viên phải tiến hành ngay việc xác định tính đầy đủ, hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu trong hồ
sơ này
Trang 7Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ thì Công chứng viên thụ
lý hồ sơ và ghi vào sổ công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy
đủ, hợp lệ thì Công chứng viên hướng dẫn bổ sung, nếu bổ sung đầy đủ thì Công chứng viên thụ lý hồ sơ và ghi vào sổ công chứng Sau đó Công chứng viên phải hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch
Trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa
rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ
về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng
Sau khi thụ lý hồ sơ công chứng, Công chứng viên tiến hành kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo đề nghị của người yêu cầu công chứng
- Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn dự thảo hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên tiến hành kiểm tra về hình thức, nội dung của hợp đồng, văn bản Đối với những trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp đồng, giao dịch thì hợp đồng, văn bản đó phải được tuân thủ theo đúng mẫu mà pháp luật đã quy định hoặc nếu không có mẫu cụ thể thì cần phải tuân theo quy định của pháp luật về loại hợp đồng, giao dịch đó
Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì Công chứng viên chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên từ chối công chứng
- Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị Công chứng viên soạn thảo văn bản, hợp đồng thì các bên tham gia giao dịch nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch Nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch này phải xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên mới tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch
1.3.3 Ký công chứng:
Việc ký công chứng được quy định tại Khoản 7, 8 Điều 40 và Khoản 3 Điều 41 Luật Công chứng 2014:
Điều 40 Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
7 Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng
8 Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu
Trang 8cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch
Điều 41 Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo
đề nghị của người yêu cầu công chứng
3 Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì
ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng để đảm bảo tất cả những người tham gia giao dịch nắm được thông tin, hiểu về các nội dung trong hợp đồng, văn bản Nếu đồng ý toàn bộ nội dung đó thì Công chứng viên hướng dẫn họ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Việc ký này phải được thực hiện trước mặt Công chứng viên theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng 2014
Tiếp theo, Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính các giấy tờ trong hồ sơ công chứng để đối chiếu trước khi ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Lời chứng của Công chứng viên tuân theo quy định tại Điều 46 Luật Công chứng 2014 và theo mẫu lời chứng quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng
1.3.4 Hoàn tất thủ tục công chứng:
Sau khi ký công chứng, người yêu cầu công chứng phải đóng phí công chứng
và trả thù lao công chứng và các chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng
Bộ phận văn thư của tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu, phát hành văn bản công chứng cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch kiểm tra lại tất cả các giấy tờ liên quan trước khi ra về
Bộ phận lưu trữ của tổ chức hành nghề công chứng tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014
1.4 Các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch:
- Về địa điểm công chứng: Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của
tổ chức hành nghề công chứng Bên cạnh đó, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng
Trang 9- Về chữ viết trong văn bản công chứng: Chữ viết trong văn bản công chứng
phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
- Về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng: Người yêu cầu công chứng, người
làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người
đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng
Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch
sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào
Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây: Công chứng di chúc; theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng
- Về việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng: Văn bản công chứng có từ
hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự Văn bản công chứng có từ hai
tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ
- Về sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng: Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót
trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch
Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật
Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch
- Về công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: Việc công
chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó
Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng
Trang 10đó và do công chứng viên tiến hành Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương này
2 Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch:
- Thứ nhất: tại hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm có giấy tờ tuỳ thân của người
yêu cầu công chứng Tuy nhiên, trong quy định của Luật Công chứng hiện hành và các văn bản hướng dẫn cũng như các văn bản pháp luật trước đây về công chứng lại chưa đưa ra được quy định, hướng dẫn cụ thể về giấy tờ tuỳ thân Thực tế hiện nay, các Công chứng viên thường chấp nhận sử dụng một số loại giấy tờ cơ bản sau là giấy tờ tuỳ thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Chứng minh sĩ quan quân đội…ngoài ra còn một số loại giấy tờ khác cũng chứa đựng những thông tin về
cá nhân một con người như: Thẻ Đảng viên, Thẻ học sinh, Thẻ Sinh viên, Giấy phép lái xe, Thẻ ngành… có được sử dụng là giấy tờ tuỳ thân hay không vẫn chưa có cơ sở
để xác định, chấp nhận hay không chấp nhận thì căn cứ cho việc chấp nhận, từ chối đó
là gì Điều này cũng đã đem lại không ít khó khăn cho những người hành nghề công chứng trong quá trình thực hiện việc công chứng
- Thứ hai: Luật Công chứng 2014 quy định việc công chứng phải được thực
hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu… hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ
sở của tổ chức hành nghề công chứng
Để áp dụng quy định trên, đòi hỏi công chứng viên phải xác định được người yêu cầu công chứng là người già yếu Tuy nhiên, hiện nay không có văn bản nào quy
định chi tiết và định nghĩa khái niệm “Người già yếu” mà chỉ đề cập đến khái niệm “Người cao tuổi” Tại Điều 2 Luật Người cao tuổi 2009 quy định: “Người cao
tuổi được quy định trong Luật này là công dân Việt Nam từ đủ 60 tuổi trở lên” Do đó, việc xác định người yêu cầu công chứng là “người già yếu” khi thực hiện việc công chứng hiện nay hoàn toàn phụ thuộc vào nhận định chủ quan của công chứng viên Thực tế để xác định được chính xác đối tượng đặc biệt này đòi hỏi công chứng viên phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để đánh giá tình trạng sức khỏe và độ tuổi của người yêu cầu công chứng
Ngoài ra, quy định mang tính chất chung chung “hoặc có lý do chính đáng khác” không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, rất khó xác định, thế nào được coi là “có lý do chính đáng khác”
- Thứ ba: Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định cụ thể tại
Điều 48 Luật Công chứng 2014, đây là việc làm thể hiện ý chí tự nguyện, đồng thời nhằm xác nhận người tham gia trong giao dịch là chính họ chứ không phải ai khác, tránh trường hợp người khác giả mạo họ tham gia giao dịch, ảnh hưởng tới quyền và lợi ích hợp pháp của họ