Đề tài kỹ năng Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi

Đối với kỹ năng trả lời câu hỏi: Kích thích tư duy sáng tạo và tư duy của người trảlời và thu thập được các thông tin cần thiết từ đối phương.. Phần lý luận về kỹ năng đặt câu hỏi và trả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Khoa Thương Mại - Du Lịch

TIỂU LUẬN GIỮA KÌ HK1- NĂM HỌC 2024-2025

MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI

Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Kim Oanh

TP HCM, THÁNG 09, NĂM 2024

Hoàng Dương Nguyệt Hà 23705321 0965829207

DANH SÁCH, NHIỆM VỤ PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THEO NHÓM:

PHÂN CÔNG

THỜI GIAN THỰC HIỆN

KẾT QUẢ THỰC HIỆN

ĐIỂM THANG ĐIỂM

10 CỦA NHÓM

1 Nguyễn Thị Hồng Gấm 23675011

Tổng hợp, soạn thảo word, nêu nguyên nhân, yếu tố ảnh hưởng

2 Dương Gia Hân 23675881

Tổng hợp, chọn lọc nội dung, PowerPoint

3 Nguyễn Lê Đình Hiệu 23675431

Hiện trạng vấn

đề về kỹ năng đặt và trả lời câu hỏi

Trình bày lý luận về kỹ năng đặt và trả lời câu hỏi

5 Huỳnh Thị Tú Hảo 23675941

Những đề xuất

về kỹ năng đặt

và trả lời câu hỏi

6 Hoàng Dương Nguyệt

Phần mở đầu của kỹ năng đặt

và trả lời câu hỏi

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, các thành viên nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện tốt nhất cho chúng em được tiếp xúc với môn Kỹ năng giao tiếp Nhờ

sự hỗ trợ và định hướng của nhà trường đã giúp chúng em có một môi trường học tập thuận lợi và bổ ích.

Đồng thời, nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên

Lê Thị Kim Oanh, người đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học môn Kỹ năng giao tiếp Nhờ sự nhiệt huyết và kinh nghiệm của cô, nhóm chúng em đã có cơ hội nâng cao hiểu biết và rèn luyện kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả.

Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bài tiểu luận này, mặc dù

đã nỗ lực hết sức nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót và thiếu sót Nhóm em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý từ quý cô

và các bạn để có thể rút kinh nghiệm và hoàn thiện bản thân hơn nữa Các thành viên nhóm chân thành xin lỗi nếu có bất kỳ sai sót nào trong nội dung hoặc cách trình bày của tiểu luận Nhóm 4 mong rằng, với sự hướng dẫn tận tình từ giảng viên và sự hỗ trợ từ bạn bè, sẽ có thể cải thiện và phát triển tốt hơn trong tương lai.Và hy vọng rằng với những kiến thức và

kỹ năng đã được trang bị, nhóm chúng em sẽ có thể áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả nhất.

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

PHẦN I : MỞ ĐẦU 6

1 Mục tiêu 6

2 Mục đích 6

PHẦN II: NỘI DUNG 7

1 Phần lý luận về kỹ năng đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi 7

1.1 Khái niệm 7

1.2 Vai trò 7

1.3 Mục đích của việc đặt câu hỏi, các loại câu hỏi hay dùng trong giao tiếp, những sai lầm khi đặt câu hỏi và kỹ năng đặt câu hỏi có hiệu quả 8

1.4 Những yếu tố chính có thể dẫn tới thất bại trong trả lời câu hỏi, những quy tắc làm câu trả lời hiệu quả, những lỗi cơ bản trong trả lời 16

2 Hiện trạng của kỹ năng đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi 20

2.1 Kỹ năng đặt câu hỏi 21

2.2 Kỹ năng trả lời câu hỏi 22

3 Các yếu tố nào ảnh hưởng tới kỹ năng đặt và trả lời câu hỏi 25

3.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc đặt câu hỏi: 26

3.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc trả lời câu hỏi: 27

4 Những biện pháp đặt và trả lời câu hỏi 29

4.1 Biện pháp đặt câu hỏi 29

4.2 Biện pháp trả lời câu hỏi 30

PHẦN III: KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

PHẦN I : MỞ ĐẦU

1 Mục tiêu

Đối với kỹ năng đặt câu hỏi: Đặt câu hỏi giúp khuyến khích người nghe suy nghĩsâu hơn và phản ánh về chủ đề đang được thảo luận Đồng thời, giúp làm rõ và xácnhận những điều chưa rõ ràng, đảm bảo sự chính xác và tránh hiểu lầm Đánh giámức độ hiểu biết của người nghe, từ đó điều chỉnh cách tiếp cận, giải thích hoặcgiảng dạy cho phù hợp Xây dựng sự kết nối giữa người nói và người nghe, thúcđẩy giao tiếp hai chiều và duy trì sự chú ý Hướng dẫn cuộc trò chuyện theo hướngmong muốn bằng cách đặt ra những câu hỏi chiến lược

Đối với kỹ năng trả lời câu hỏi: Đảm bảo người nghe nhận được câu trả lời cụ thể,

rõ ràng và dễ hiểu Giúp người nghe tháo gỡ những khúc mắc, hiểu sâu hơn về nộidung hoặc vấn đề đang được thảo luận Trả lời câu hỏi một cách tự tin và chính xác

sẽ tăng sự tin tưởng của người nghe đối với người trình bày Trả lời có thể mở ra

cơ hội để người nghe tham gia vào cuộc đối thoại sâu hơn, thúc đẩy trao đổi thôngtin hai chiều Cung cấp lời giải đáp hoặc phản hồi cho những thắc mắc của ngườinghe, giúp họ có hướng giải quyết vấn đề

2 Mục đích

Đối với kỹ năng đặt câu hỏi: Mục đích của kỹ năng đặt câu hỏi là để mọi ngườihiểu rõ hơn cách để có được nguồn thông tin, dữ liệu cần thiết phục vụ để giảiquyết công việc Điều quan trọng là có đủ, đúng và chuẩn những thông tin chủ chốt

để giải quyết vấn đề được giao phó, nâng cao được vị thế trình độ kiến thức Đây làmột kỹ năng quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực cuộc sống

Đối với kỹ năng trả lời câu hỏi: Kích thích tư duy sáng tạo và tư duy của người trảlời và thu thập được các thông tin cần thiết từ đối phương Tối ưu hóa được giaotiếp chúng ta có thể tập trung phát huy thế mạnh của mình để truyền đạt thông tinmột cách hiệu quả nhất Từ đó, giúp chúng ta nắm bắt cơ hội chúng ta sẽ biết cáchtận dụng những điểm mạnh của mình để đạt được mục tiêu

PHẦN II: NỘI DUNG

1 Phần lý luận về kỹ năng đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi

1.1 Khái niệm

 Giao tiếp: Là quá trình con người trao đổi các thông tin, suy nghĩ, cảm xúc, là

sự tiếp xúc tâm lý giữa mọi người thông qua các ngôn từ, cử chỉ, điệu bộ Giaotiếp là sự xác lập và quản lý vận hành những mối quan hệ giữa người vớingười, hoặc giữa người và những yếu tố xã hội nhằm mục đích thỏa mãn nhữngnhu yếu nhất định

 Kỹ năng đặt câu hỏi: là khả năng đưa ra câu hỏi chính xác, thích hợp với mụcđích, nội dung, đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp

 Kỹ năng trả lời câu hỏi: là khả năng đưa ra trả lời rõ ràng, chính xác, thích hợpvới mục đích, nội dung, đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp

1.2 Vai trò

 Kỹ năng đặt câu hỏi

- Trong học tập: Nắm vững kiến thức, kích thích tư duy sáng tạo, kích thích tưduy phản biện xem xét và đánh giá sâu sắc hơn ở nhiều góc độ khác nhau, mởrộng phạm vi kiến thức

- Trong công việc: Giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định, khi được giao mộtnhiệm vụ, đặt những câu hỏi liên quan về nhiệm vụ công việc cho thấy rằngchúng ta quan tâm đến việc mang lại kết quả tối ưu

- Trong cuộc sống: Xây dựng mối quan hệ, hiểu rõ bản thân và người khác.Những kỹ năng này có thể cho phép bạn kiểm tra kiến thức của các cá nhânkhác về các chủ đề cụ thể

 Kỹ năng trả lời câu hỏi

- Trả lời câu hỏi để cung cấp cho đối tác những thông tin mà họ cần.Trả lời câuhỏi giúp người hỏi hiểu rõ hơn về vấn đề, cung cấp thông tin chi tiết và làmsáng tỏ những điều chưa rõ ràng.

- Bày tỏ quan điểm cũng như mong muốn của ta đối với đối tác Câu trả lời rõràng, chính xác và thẳng thắn giúp tăng cường lòng tin của người nghe, đồngthời thể hiện sự hiểu biết và chuyên môn của người trả lời.Câu trả lời có thể

mở rộng cuộc thảo luận, khuyến khích người nghe tiếp tục đặt câu hỏi và chia

sẻ quan điểm của mình, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin hai chiều

- Xem xét biểu hiện thái độ của đối tác Đồng thời, trả lời đúng câu hỏi giúptháo gỡ những khúc mắc, góp phần giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu củacuộc giao tiếp

1.3 Mục đích của việc đặt câu hỏi, các loại câu hỏi hay dùng trong giao tiếp, những sai lầm khi đặt câu hỏi và kỹ năng đặt câu hỏi có hiệu quả.

1.3.1 Mục đích của việc đặt câu hỏi

+ Xác định vấn đề (What?)

+ Xác định nguyên nhân (Why?)

+ Thu thập thông tin cần thiết (When?,Where?, Who? Which? )

+ Tìm kiếm phương pháp giải quyết (How?)

+ Khởi tạo suy nghĩ

+ Khuyến khích tham gia

+ Dẫn dắt tư duy, định hướng chương trình

+ Tìm kiếm sự đồng tình và ủng hộ

+ Tạo môi trường thân thiện

1.3.2 Các loại câu hỏi hay dùng trong giao tiếp

 Loại 1: Câu hỏi có cấu trúc chặt chẽ, kết cấu cao

Nghĩa là cấu trúc ý tưởng được phát triển đầy đủ Chỉ cần trả lời thẳng vào vấn đề bằng một sự kiện đặc biệt Câu hỏi có cấu trúc cao bao gồm:

- Câu hỏi hẹp: là những câu hỏi nhằm thu hẹp vấn đề để tranh thủ những thôngtin chính xác, ngắn gọn Chúng có ích khi bạn cần những dữ kiện rõ ràng, thẳngthắng Câu hỏi này tuy rằng tiết kiệm được thời gian và kiểm tra kiến thức thực

tế nhưng chỉ giải quyết các khía cạnh của vấn đề, giảm tính tương tác và thảoluận

Ví dụ: “ Hôm nay bạn có đi làm không?” hoặc “ Ai là người phát minh ra bóng đènđiện?”

- Câu hỏi trực tiếp: là hỏi thẳng vào vấn đề mình cần tìm hiểu Với ưu điểm giúpthu thập thông tin một cách nhanh chóng, tạo yếu tố bất ngờ làm cho họ phảibật ra câu trả lời trung thực Nhưng ngược lại, nhược điểm của nó là thường để

lộ mục đích tìm hiểu, làm đối tượng không được tự nhiên Trong một số trườnghợp sẽ không lịch sự, tế nhị hoặc gây ra các bầu không khí căng thẳng, nặng nề

Ví dụ: “Ai có ý kiến về vấn đề này không?” hoặc “ Các bạn hoàn thành nhiệm vụđược giao chưa?” hoặc trong buổi phỏng vấn bạn muốn xác định ứng viên có thíchcông việc này không, bạn hỏi ngay ứng viên câu đầu: “Anh có thích công việc đókhông?

- Câu hỏi gián tiếp: là hỏi về vấn đề mình cần tìm hiểu, dùng để khai thác vấn đề

tế nhị mà không thể hỏi trực tiếp Đối với câu hỏi này thường sẽ tạo không giantích cực về mặt tinh thần đối với người trả lời diễn đạt một cách nhẹ nhàng hơn,khám phá được các khía cạnh của vấn đề Tuy nhiên, đôi khi dẫn đến câu trả lờikhông rõ ràng, mất thời gian hơn và không có thông tin cụ thể

Ví dụ: Trong học tập nhóm trưởng đặt câu hỏi “ Chúng ta có thể học được gì từ cáctiểu luận trước đây để làm cho bài giữa kì trở nên hiệu quả hơn?” Ở câu hỏi nàykhông yêu cầu các thành viên phải chỉ ra vấn đề cụ thể ngay lập tức Nó mở ra cơhội để nhóm thảo luận, suy nghĩ về các bài học rút ra về bài tiểu luận trước đó

- Câu hỏi chặn đầu: là đưa ra câu hỏi nhưng thực chất giăng ra một cái bẫy đểđối tượng phải thừa nhận vấn đề mà mình cần tìm hiểu Ưu điểm của câu hỏinày có

thể tạo điều kiện phản hồi một cách trọng tâm nhưng có thể gây cảm giác kiểmsoát.

Ví dụ: Trong công việc nếu muốn xác nhận anh đồng nghiệp A mua bán dữ liệukhách hàng, bạn có thể hỏi: “Đợt này em có thu được lượng dữ liệu khách côngchức, viên chức thu nhập khá trở lên, anh giới thiệu cho em mỗi đợt trước của anhnhé? Nếu được em để anh phần hơn”

 Loại 2: Câu hỏi có cấu trúc thấp, lỏng lẻo

Nhằm khuyến khích người khác nói về một lĩnh vực đặc biệt nào đó Dùng để khaithác thông tin hiệu quả, đòi hỏi đối tượng nói về một đề tài cụ thể mà không phảicung cấp một sự kiện đặc biệt, phải động não cao độ, giúp nắm được nhiều thôngtin nhất và người đối diện sẽ thích nói chuyện nhất Đồng thời, đây là điều kiện cần

và đủ để khai thác thông tin Câu hỏi có cấu trúc thấp bao gồm:

- Câu hỏi gợi mở: Chỉ giới thiệu một chút về đề tài mà không đề cập đến nộidung câu hỏi Thường được nêu ở phần đầu cuộc gặp gỡ Mục đích chính là thuthập một loại thông tin sâu hơn Ưu điểm của câu hỏi này là tìm kiếm thông tin

và nắm bắt được quan điểm, ý kiến khơi gợi và kích thích tư duy trong cuộc tròchuyện Nhược điểm, có thể không bám sát với nội dung

Ví dụ: “ Anh/chị mong muốn môi trường làm việc như thế nào?”

- Câu hỏi chuyển tiếp: Bắt đầu với chữ “ thế còn” để chuyển sang một đề tàikhác Giúp duy trì sự mạch lạc và liên tục trong cuộc trò chuyện Câu hỏi nàytạo cơ hội khám phá nội dung và giúp người nghe dễ theo dõi hơn Tuy nhiên,nếu không thực hiện khéo léo và đúng lúc sẽ làm gián đoạn cuộc trò chuyệngây ngắt quãng

Ví dụ: Trong học tập “ Chúng ta đã hoàn thành phần lý thuyết, thế còn bạn nàothắc mắc về phần này không?”

- Câu hỏi yêu cầu làm rõ thêm vấn đề: Chỉ cần lặp lại những từ cuối cùng củacâu trả lời của đối tượng để biết rõ hơn về vấn đề Giúp làm rõ thông tin mộtcách rõ ràng, chi tiết và mở rộng cuộc thảo luận nhưng cũng có thể gây cảmgiác chất vấn.

Ví dụ: Trong công việc “ Bạn vừa đề cập đến vấn đề quy trình hiện tại Bạn có thểcho tôi biết chi tiết hơn về những phần cụ thể của quy trình mà bạn gặp khó khănkhông?”

- Câu hỏi tóm lược ý : Bạn sẽ tóm lại ý bạn hiểu về vấn đề mà đối tượng đã nóisau khi nghe họ trả lời xong Là loại câu hỏi sử dụng để xác nhận hoặc tóm tắtthông tin đã được đưa ra trong cuộc trò chuyện

Ví dụ: “ Theo tôi hiểu thì anh muốn nói chỗ quy trình phục vụ đang gặp khó khănphải không?”

Ngoài ra còn có những loại câu hỏi trong giao tiếp như:

- Câu hỏi tiếp xúc: hỏi về vấn đề phụ trước nhằm tạo ra bầu không khí thoải mái,tin tưởng, cởi mở với nhau rồi mới bắt đầu hỏi về vấn đề cần tìm hiểu Loại câuhỏi này được gặp hằng ngày ở cổng cơ quan trước khi bắt đầu một cuộc gặp gỡnào đó

Ví dụ: Khi gặp gỡ người mới “ Bạn có đến từ Thành Phố Hồ Chí Minh không?Hoặc khi gặp lại bạn cũ “ Dạo này công việc của bạn thế nào rồi?”

- Câu hỏi có tính đề nghị: là nêu câu hỏi đề nghị một ý kiến Dùng để thăm dòcách thoát ra khỏi sự bế tắc và được dùng trong đàm phán, hội nghị và các tìnhhuống khác mà khó đạt được nhất trí giữa nhiều người tham dự Là một thủthuật để thăm dò đạt tới nhất từ mà tỏ ra không nghiêng về một ý kiến nào đó

để không phải tự bào chữa nếu không đạt được nhất trí

Ví dụ: “ Chúng ta có nên thử phương án này để tăng thêm hiệu suất không?” hoặc

“ Liệu chúng ta có thể thay đổi lịch trình một chút để phù hợp với thời hạn không?”

- Câu hỏi hãm thắng: dùng những câu hỏi hẹp để hãm tốc độ nói của đối tượngkhi anh ta thao thao bất tuyệt Nếu ta xen vào những câu hỏi hẹp để làm sáng tỏmột số điểm thì có thế hạn chế được dòng phát biểu của đối tượng Dùng câuhỏi để kết thúc vấn đề Khi cần kết thúc câu chuyện mà không muốn cắt đứt vớingười đối thoại, bạn có thể đưa câu hỏi để chuẩn bị như “ Bây giờ, tôi nghĩ làchúng ta đã bàn xong công việc rồi phải không”.

Ví dụ: “ Trước khi tiếp tục, chúng ta có cần phải đánh giá lại kết quả cho đến giờkhông?”

1.3.3 Những sai lầm khi đặt câu hỏi

 Hỏi với mục đích khai thác, điều khiến người khác để thỏa trí tò mò: Sai lầmkhi đặt câu hỏi với mục đích khai thác sự tò mò thường xảy ra khi người hỏi cố

ý làm người khác quan tâm hoặc tò mò nhưng lại không cung cấp đủ thông tinhoặc tạo sự hiểu nhầm, dẫn đến những phản ứng tiêu cực Việc đặt câu hỏi cầntôn trọng người nghe, minh bạch và mang tính xây dựng

Ví dụ: “Bạn có nghe ai đó nói gì xấu về bạn gần đây không?”

“Bạn biết lý do tại sao dự án này thất bại đúng không?”

 Diễn đạt quá dài dòng: Đặt câu hỏi dài dòng chứa quá nhiều thông tin hoặc ýtưởng , khiến người trả lời bối rối hoặc không hiểu rõ mục đích của câu hỏi

Ví dụ: “Bạn nghĩ thế nào về chiến lược mới của công ty và liệu nó có ảnh hưởng gìđến hiệu suất của đội ngũ không, đồng thời việc áp dụng có thể gặp khó khăn gì vàbạn sẽ đề xuất cách nào để cải thiện?”

 Hỏi nhưng không lắng nghe câu trả lời: Sau khi hỏi và người nghe đang trả lờithì con người lại xao lãng, không tập trung hoặc làm một việc gì đó mà khôngchú ý lắng nghe câu trả lời sẽ tạo nên tâm lý tiêu cực cho người được hỏi, làmcho họ cảm thấy không được tôn trọng Khi đó, người nghe sẽ không trả lờinhững câu hồi của người hỏi hoặc chỉ là trả lời cho "qua chuyện" Lúc này,

Ví dụ: Trong môi trường học tập, cuộc trò chuyện giữa hai người bạn:

 Anh A : “Bạn nghĩ gì về phương pháp học mới của trường mình?”

 Anh B: “Tôi nghĩ phương pháp này có tiềm năng, nhưng cần cải tiến một số

điểm để phù hợp với môi trường học tập hiện tại ”

 Anh A: (Không lắng nghe và ngay lập tức đáp lại) “Ừ, nhưng tôi nghĩ ý nghĩ

của tôi vẫn tốt hơn.”

 Sử dụng câu hỏi không phù hợp với đối tượng: Nguyên nhân của tình trạng này

là do người đặt câu hỏi chủ quan hoặc không hiểu rõ thông tin của người nghetrước khi dặt cậu hỏi Những câu hỏi mang tính học thuật cao cho người cótrình độ phổ thông sẽ là những câu hỏi không phù hợp khi giao tiếp

Ví dụ: Trong một cuộc phỏng vấn xin việc, nhà tuyển dụng (anh A) hỏi ứng viên(anh B):

cho thị trường quốc tế và những thách thức trong việc quản lý ngân sách trênquy mô toàn cầu không?”

và chưa từng quản lý ngân sách quốc tế.”

 Đặt câu hỏi với mục đích thắng – thua: Những câu hỏi dang này thường xuấthiện trong các cuộc tranh luận căng thẳng Khi một người muốn dành phầnthắng về mình, họ thường dùng những câu hỏi để dồn người kia vảo thế “đườngcùng” với mục đích để người kia không trả lời được hoặc phải thừa nhận thuacuộc Thay vì tạo ra sự hợp tác và thảo luận tích cực, nó chỉ dẫn đến sự đối đầu

và phá vỡ mối quan hệ Trong giao tiếp, điều quan trọng là đặt câu hỏi để hiểubiết, chia sẻ thông tin và xây dựng sự đồng thuận, thay vì biến cuộc trò chuyệnthành một cuộc chiến để giành phần thắng

Ví dụ: “Bạn có chắc là kế hoạch này sẽ thành công không, khi bạn thậm chí không

có số liệu cụ thể để hỗ trợ cho nhận định của mình?”

 Hỏi không đúng hoàn cảnh giao tiếp: Nguyên nhân dẫn đến sai lầm này thường

do hỏi không suy nghĩ kỹ và không đánh giá đúng bối cảnh thực tế trước khiđặt câu hỏi Một câu hỏi về thu nhập cá nhân đối với người đang thất nghiệp làmột câu hỏi không phù hợp với hoàn cảnh và tình thế giao tiếp sẽ rất nguy cập

Ví dụ: Trong lễ tang là một sự kiện nghiêm túc, và câu hỏi về công việc có thể làmgiảm đi tính trang trọng của không gian Thay vì tập trung vào việc chia sẻ vàtưởng nhớ người đã khuất, câu hỏi của một người hướng cuộc giao tiếp sang mộtchủ đề khác, không liên quan và thậm chí có thể bị coi là thiếu tôn trọng Điều nàykhông chỉ làm gián đoạn mạch cảm xúc mà còn có thể khiến những người khácxung quanh cảm thấy không thoải mái

1.3.4 Kỹ năng đặt câu hỏi có hiệu quả

 Nên bắt đầu một câu hỏi dễ: Bắt đầu bằng những câu hỏi dễ sẽ tạo tâm lý thoảimái cho người nghe: Tâm lý phổ biến của con người khi trả lời câu hỏi là sợ bịsai nới với những câu hỏi dễ sẽ khắc phục được điều này, làm cho con người tựtin hơn khi trả lời Đi từ những câu hỏi đễ đến câu hỏi khó là một lộ trình đặtcâu hỏi phù hợp và hiệu quả, thu thập được nhiều thông tin cần thiết và hữuích

 Nên dùng nhiều câu hỏi mở: Sẽ tạo cảm giác thoải mái cho người nghe và giúpngười hỏi thu thập được nhiều thông tin hơn Hơn thế, người trả lời sẽ bộc lộnhững cảm xúc, tình cảm với vấn đề đặt ra Giúp tạo sự tương tác tâm lý trongquá trình giao tiếp

 Thể hiện sự kiên trì: Có những câu hỏi khó hay phức tạp thì người nghe sẽ suynghĩ rất kĩ để trả lời nên người hỏi cần kiên nhẫn để lắng nghe

 Xác định rõ mục đích khi hỏi: Để có thể đạt được đúng mục tiêu đề ra thì phảihỏi đúng trọng tâm để lấy được dữ kiện từ câu trả lời của người khác

 Chuẩn bị câu hỏi từ trước: Đây là điều nên làm và phải hết sức thận trọng, sẽgóp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động giao tiếp Tùy theo diễn biến mà cóthể linh hoạt đặt ra nhiều câu hỏi phù hợp cho hoàn cảnh giao tiếp.

 Chọn câu hỏi phù hợp với hoàn cảnh và đối tượng: Để không gây áp lực, khóchịu cho người được hỏi, tạo tâm lý thoải mái và thu thập được những thông tincần thiết

 Hỏi tổng thể trước, chi tiết sau: Khi đặt câu hỏi, nên đặt những câu hỏi về vấn

đề tổng quan, chung chung trước rồi mới đi vào nội dung cụ thể Ví dụ, khimuôn tìm hiểu về hiệu quả hoạt động của một công ty, trước hết, chúng ta sẽdùng những câu hỏi chung về tổng thể tình hình sản xuất, kinh doanh rồi mới đivào những vấn đề cụ thể về nhân sự, thị trường

 Đặt câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng: Đây là một yêu cầu quan trọng khi đặt câu hỏi.Câu hỏi không nên quá dài dòng và phải rõ ý để người nghe có thể hiểu đúng,hiểu đủ những điều mà người hỏi muốn đề cập Giúp người nghe dễ dàng tiếpnhận hơn và cũng dễ trả lời hơn

 Sử dụng câu hỏi đơn ý: Câu hỏi chỉ chứa đựng một vấn đề mà người hỏi muốn

đề cập đến sẽ giúp hạn chế được sai lầm không đáng có do không hiểu ý đượchỏi của người nghe

LƯU Ý

 Việc rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là không khó, tuy nhiênđặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả là một vấn đề khác Và luôn luôn trongđầu bạn nên chú ý ta đang hỏi cái gì? Ta nên hỏi cái gì Sơ đồ sau sẽ giúpchúng ta hình dung rõ hơn:

- Không đặt câu hỏi có thể trả lời bằng có hoặc không, trừ khi đó là điều chúng tacần.

- Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng sô liệu chứ không phải là giải pháp Ngữ điệucủa câu hỏi là trung tính và thái độ hỏi là bình tĩnh Những công kích lớn tiếnghoặc áp đặt không mang lại những đáp ứng tích cực

- Nếu chúng ta muốn lấy thông tin "khó moi", hãy đặt một loạt các câu hỏi mềmmỏng trước để tự động hóa câu trả lời của đối phương, sau đó ta hãy đặt câu hỏichính

- Nếu chúng ta ghi chép chậm hoặc yếu về kỹ thuật lấy tin, ta hỏi câu hỏi cần mộtcâu trả lời kỹ thuật dài để có thời gian thu nhặt thông tin Có những khi đối phươngkhông muốn trao thông tin cho ta, họ đưa ra lời hứa sẽ quay lại vấn đề, hy vọng ta

sẽ quên chi tiết họ hứa

1.4 Những yếu tố chính có thể dẫn tới thất bại trong trả lời câu hỏi, những quy tắc làm câu trả lời hiệu quả, những lỗi cơ bản trong trả lời.

1.4.1 Những yếu tố chính có thể dẫn tới thất bại trong trả lời câu hỏi

 Tiêu chuẩn giá trị của người truyền đạt và người nghe: Mỗi người có cáchnhìn nhận và trải nghiệm riêng Sự khác biệt này có thể tạo ra sự hiểu lầm Cả