Xây dựng hệ thống thông tin quản lý sinh viên kí túc xá Đại học công nghiệp thành phố hồ chí minh

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn - Giảm thiểu tối đa số lượng nhân viên và các loại giấy tờ hiện đại hóa ứng dụng sự phát triển công nghệ vào thực tiễn - Chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng hệ thốn

Trường ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

Khoa Công Nghệ Thông Tin

-XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN KÍ TÚC

XÁ ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Thành phố Hồ Chí Minh 3/2002

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

1 GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Mục tiêu đề án

1.2 Yêu cầu chung

1.3 Mục tiêu cụ thể

1.4 Phạm vi đề tài

1.5 Tính cấp thiết của đề tài

1.6 Mô tả yêu cầu ban đầu của đề tài

1.7 Giải pháp và kế hoạch thực hiện

2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Mô tả đề tài

2.2 Khảo sát hiện trạng

2.3 Các yêu cầu của hệ thống

2.3.1 Yêu cầu Kinh doanh:

2.3.2 Yêu cầu người dùng:

2.3.3 Yêu cầu hệ thống:

2.3.3.1 Yêu cầu chức năng:

2.3.3.2 Yêu cầu phi chức năng:

2.3.4 Các miền ứng dụng:

2.3.4.1 Các ràng buộc:

2.3.4.2 Yêu cầu khác:

LỜI MỞ ĐẦU

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Thời đại ngày nay con người rất chú trọng đến việc học tập và bồi bổ kiến thức

vì vậy số lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng nhiều Đa phần làsinh viên từ các tỉnh lẻ nên nhu cầu về chỗ ở là một vấn đề cấp thiết Sinh viêntỉnh ở các trường thường hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tốttiền phòng không quá đắt và có mô hình học tập sinh hoạt tốt Nhưng đa phầnhiện nay, các ký túc xá của các trường đại học đều áp dụng mô hình tổ chứckhông hợp lý vào việc quản lý ký túc xá của mình Việc lượng sinh viên đăng

ký vào quá nhiều dẫn đến việc quản lý gặp khó khăn Nhân viên phải ghi chéprất nhiều và đôi khi còn nhầm lẫn Việc này dẫn đến việc thông tin sinh viên bịsai sót hoặc có thể dẫn đến việc thất thoát tiền của Xuất phát từ vấn đề đóchúng ta cần thiết phải xây dựng một phần mềm quản lý ký túc xá cần thiết vàphù hợp với nhà trường

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

- Giảm thiểu tối đa số lượng nhân viên và các loại giấy tờ hiện đại hóa

ứng dụng sự phát triển công nghệ vào thực tiễn

- Chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng hệ thống báo cáo và kiểm tra thống nhất từtrên xuống dưới

- Hiệu quả kinh tế: hiện đại hóa hệ thống quản lý ký túc xá tại các trườnghọc, đơn giản hóa trong việc quản lý các thông tin hồ sơ của học sinhsinh viên, giảm thiểu các thao tác thủ công của con người

Vì vậy nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán vé cho các hệ thống xekhách là hết sức cần thiết và hiệu quả trong công việc, nâng cao chất lượng gópphần phát triển nhanh chóng và hiện đại Hơn thế nữa, là sinh viên nhóm chúng

em cũng muốn đóng góp một chút gì đó cho nơi mình đã từng sống và học tập

Đó cũng là lý do để nhóm chúng em thực hiện đề tài “Phân Tích Thiết Kế HệThống Quản Lý Ký Túc Xá”

1 GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Mục tiêu đề án

- Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá nhằm tin học hóa việc

quản lý sinh viên, tạo mối quan hệ mật thiết giữa sinh viên và nhà trường

- Đổi mới công tác quản lý ký túc xá tại các trường Đại học thông qua

hệ thống quản lý ký túc xá nhằm tạo điều kiện học tập tốt nhất cho sinh viên,phục vụ cho nhà trường trong công tác quản lý sinh viên

- Đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ được nhanh chóng, chính xác và có tínhbảo mật cao hơn

- Mang lại hiệu quả cho hệ thống quản lý, sự thuận lợi về thời gian vàtiết kiệm chi phí

1.2 Yêu cầu chung

- Lưu trữ toàn bộ thông tin, hồ sơ đăng ký KTX

- Theo dõi và quản lý sinh viên ở KTX

- Chức năng tiềm kiếm nhanh thông tin của sinh viên đăng ký KTX

- Cập nhật liên tục, kip thời các khoản chi phí phải trả của sinh viên nhưđiện, nước, tiền phòng,

1.3 Mục tiêu cụ thể

- Xây dựng Hệ thống quản lý ký túc xá tại các trường học , hình thành

cơ sở dữ liệu các thông tin của các học sinh sinh viên tại các trường đại họcnhằm chuẩn hóa và thống nhất dữ liệu về thông tin hồ sơ của các học sinh sinhviên

- Thống nhất quy trình quản lý sinh viên ra vào ký túc xá trong trườngnhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động ra vào của sinh viên

- Tổng hợp, thống kê, báo cáo kịp thời, đầy đủ các số liệu cần thiết phục

vụ cho công tác quản lý thông tin của các học sinh sinh viên tại trường học

- Tạo thuận lợi cho sinh viên tra cứu, tìm hiểu các thông tin cần thiếtnhằm đáp ứng nhu cầu đăng ký ở ký túc xá của sinh viên

1.4 Phạm vi đề tài:

- Hỗ trợ cho sinh viên thực hiện được các chức năng chính như: đăng kí tàikhoản, tìm kiếm thông tin kí túc xá, đặt phòng, đánh giá nhận xét.

- Hỗ trợ cho người quản lí kí túc xá thực hiện được các chức năng chính như:tìm kiếm thông tin phòng, theo dõi và cập nhật thường xuyên, báo cáo thống

kê, thanh toán, quản lí đăng kí phòng

1.5 Tính cấp thiết của đề tài:

- Hiện tại tất cả các công việc quản lý kí túc xá được làm thủ công Ngay cảviệc lưu trữ cũng được ghi chép bằng tay Do đó công việc quản lý ngày càngkhó khăn khi số lượng các sinh viên đăng kí ngày càng gia tăng Vấn đề khókhăn khác mà các nhân viên quản lý kí túc xá thường gặp là thường gặp nhữngcâu hỏi về kí túc xá đến từ sinh viên lẫn phụ huynh Khi công nghệ thông tinphát triển mạnh mẽ, mọi người tiếp xúc với điện thoại máy tính thường xuyênthì việc thiết kế một hệ thống quản lý kí túc xá trực tuyến là vô cùng cần thiết

và hợp lý

1.6 Mô tả yêu cầu ban đầu của đề tài

- Quản lý sinh viên: Trong thời gian sinh viên tạm trú ở ký túc xá, bộ phậnquản lý sinh viên sẽ tiếp nhận và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên, baogồm: mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, lớp - khóa, số điện thoại, sốCMND, mô tả khác

- Quản lý phòng

Ban quản lý sẽ cập nhật thường xuyên các thông tin về mỗi phòng ở mỗi nhà

ký túc xá, bao gồm: số phòng, khu nhà, tình trạng phòng, trang vật tưthiết bị, số lượng sinh viên, mô tả khác

Nếu trong phòng có xảy ra sự cố, cháy nổ, hỏng hóc trang thiết bị vật tư của kýtúc xá, thì sinh viên phải báo ngay với ban quản lý hoặc khi ký túc xá có

bổ sung thêm các trang thiết bị mới, thì ban quản lý sẽ báo với trưởng phòngcủa các phòng xuống nhận tại nơi qui định

-Quản lý nhân viên

Mỗi ký túc xá của các trường đại học đều có các nhân viên quản lý, với nhiệm

vụ và chức năng quản lý của riêng mình Mỗi cán bộ nhân viên sẽ được quản

lý với các thông tin: mã nhân viên, tên nhân viên, số điện thoại, giới tính,ngày sinh, địa chỉ, mô tả khác

Khi có nhân viên nghỉ (ốm, nghỉ sinh, có việc bận, ) hoặc các trường hợp: hếthợp đồng, bị sa thải, làm hợp đồng mới, cần thông báo cho giám đốc hoặccác cán bộ nhân viên chuyên trách để xử lý kịp thời.

1.7 Giải pháp và kế hoạch thực hiện

“Phần mềm quản ký túc xá sinh viên” là sự lựa chọn tốt nhất nhằm giải quyếtnhững khó khăn đang gặp phải Phần mềm sẽ được cài đặt tại các phòng banquản lí từng khu của kí túc xá sinh viên nơi trực tiếp thông tin nhập liệu Sau

đó dữ liệu được truyền về trung tâm quản lí sinh viên, quản lí phòng, quản línhân viên kí túc xá, quản lí kí túc xá sinh viên và phòng kế toán

Kế hoạch thực hiện:

phải làm

phải làm Người chịu trách nhiệm

Người thực hiện

Mức

độ hoàn thành

Ghi chú/Lý do

Lâm Ngọc Long

Cả nhóm

05/03/2022-09/03/2022

1.Lời mở đầu, ý nghĩa của đề tài

2 Giới thiệu

đề tài, mục đích mục tiêucủa đề tài

Nêu phạm vi

đề tài, tính cấp thiết của

đề tài

3 Mô tả yêu cầu ban đầu của đề tài, giải pháp và

kế hoạch thựchiện

4.Cơ sở lí thuyết 5.Mô tả đề tài( mô tả các

Trần Quỳnh Nam Nguyễn

Lê Ngọc Dương

Hoàng Ngọc Bảo

Vĩnh Tuấn AnhLâm Ngọc

90% Do thời gian quá ngắn nên kết quả chưa tối đa

qui trình nghiệp vụ, các ràng buộccủa đề tài) 6.Tìm hiểu các yêu cầu của hệ thống

Long

Huỳnh Đình Phúc

Hệ thống hoạt động trên mạng cục bộ của nhà trường

Hệ thống giúp sinh viên có thể tìm phòng theo nhiều tiêu chí như vị trí phòng,

số lượng người ở, kích thước phòng…

Sinh viên để đăng kí ở kí túc xá phải đăng kí tài khoản trong hệ thống quản lí kítúc xá Mã tài khoản chính là sinh viên Khi đăng kí ở thì phải đăng nhập vào

hệ thống và thực hiện chức năng đăng kí phòng, bao gồm các thông tin: mãsinh viên, tên sinh viên, ngày vào ở, số lượng, khi đăng kí thành công thì sinhviên đến gặp nhân viên quản lí để nhận chìa khóa phòng

Hệ thống quản lí kí túc xá cũng cung cấp chức năng người quản lí có thể thống

kê số giường trống, phòng trống, số lần truy cập hệ thống, xem đánh giá củasinh viên

Để duy trì hoạt động của kí túc xá, sinh viên phải tuân thủ quy đinh về việcđăng kí phòng và nộp chi phí đúng hạn Nếu đóng trễ sẽ bị phạt theo quy địnhnhư sau: nếu số ngày trễ hạn < 7 ngày thì phạt 5% giá phòng Từ 7 ngày đến 15ngày thì phạt 10% giá phòng, Nếu trên 15 ngày thì phạt 20% giá phòng Ngoài

ra nếu vi phạm quy đinh về giờ giấc như về muộn thì cũng sẽ bị phạt cảnh cáohoặc phạt tiền nếu không có lí do chính đáng Hoặc vi phạm trong quá trìnhsinh hoạt như nấu ăn trong phòng hoặc làm hư hỏng đồ trong kí túc xá cũng sẽphải đền bù chi phí tổn thất.

Ngoài ra, người quản lí kí túc xá cũng yêu cầu hệ thống phải có giao diện thânthiện dễ sự dụng, chương trình bảo mật tốt và chạy ổn định

2.2 Khảo sát hiện trạng

Phỏng vấn với quản lí ký túc xá

Người phỏng vấn: Có bao nhiêu sinh viên ở ký túc xá?

Người quản lý ký túc xá: Khoảng hơn 3500 sinh viên

Người phỏng vấn: Bạn có lưu trữ thông tin của sinh viên lại không?

Người quản lý ký túc xá: Có, tôi thích Đôi lúc chúng tôi mất những mẫu này

do đó chúng không có bất kỳ thông tin về sinh viên Nó sẽ tốt hơn nếu đăng kýtrên máy tính

Người phỏng vấn: Bạn có quan tâm tới đề nghị xây dựng một hệ thống tự độngcho ký túc xá của bạn?

Người quản lý ký túc xá: Tôi rất quan tâm vì nó sẽ làm giảm bớt công việc củachúng tôi

Người phỏng vấn: Bạn có mong đợi hay đề nghị cho hệ thống quản lý sinh viênmới không?

Người quản lý ký túc xá: Có Chúng nên có khả năng cung cấp những mẫu báocáo nhanh hơn.

Người phỏng vấn: Khi đăng ký ở kí túc xá có phải đặt cọc hay không?Người quản lý ký túc xá: Khi ở ký túc xá sinh viên phải đặt khoản tiền thế chântài sản (được quy định cụ thể 150.000 đồng/sinh viên) Ký túc xá sẽ hoàn trảkhoản này khi sinh viên ra khỏi kí túc xá nếu trong quá trình thuê chỗ ở, sinhviên không làm mất, hư hỏng tài sản và nợ các khoản khác

Người phỏng vấn: Sinh viên có được nấu ăn trong phòng hay không?

Người quản lý ký túc xá: Sinh viên được phép nấu ăn trong phòng ở sinh viên.Nhà trường trang bị khu vực nấu ăn riêng trong phòng ở đáp ứng yêu cầu củasinh viên

Người phỏng vấn: Thời gian đóng mở cửa kí túc xá như thế nào?

Người quản lý ký túc xá: ký túc xá mở cửa từ 5h30 sáng, đóng của 23h00.Những sinh viên đi làm thêm có nhu cầu về muộn phải đăng ký với cán bộquản lý ký túc xá

Người phỏng vấn: Hồ sơ đăng ký ký túc xá bao gồm những gì?

Người quản lý kí túc xá: Hồ sơ sinh viên cần chuẩn bị khi đến ký hợp đồng vànhận phòng

Người phỏng vấn: Phòng ký túc xá như thế nào ?

Người quản lý ký túc xá: ký túc xá có nội thất như giường, tủ quần áo, bànghế, tủ lạnh, điều hòa, tủ lạnh, bếp,

Người phỏng vấn: Giá thuê phòng ký túc xá là bao nhiêu?

Người quản lý ký túc xá: Phí ở nội trú ký túc xá là 500.000đ/ tháng Nhàtrường sẽ thu 1 lần cả năm học và dựa vào thời gian sinh viên bắt đầu vào ở kýtúc xá

Người phỏng vấn: Đối tượng sinh viên nào mới có thể đăng ký ký túc xá? Người quản lý ký túc xá: - Sinh viên mới nhập học năm thứ nhất hoặc sinh viênđang học năm thứ 2,3,4: có hoàn cảnh khó khăn, nhiệt tình tham gia các hoạtđộng của Ký túc xá

Người phỏng vấn: Có được lựa chọn người ở cùng hay không ?

Người quản lý ký túc xá: Được, nếu học cùng trường Tuy nhiên không được ởchung nam với nữ

Người phỏng vấn: Mỗi phòng ký túc xá có thể ở được tối đa mấy ngườiNgười quản lý KTX: Một phòng ký túc xá có thể ở tối đa là 8 người và tốithiểu là 4 người

Người phỏng vấn: Sinh viên có thể phơi đồ ở đâu ?

Người quản lý ký túc xá: Ở ký túc xá có trang bị cả máy giặt lẫn máy sấy, saukhi các sinh viên giặt đồ xong bằng máy giặt thì sinh viên sẽ chỉ cần bỏ đồ vàomáy sấy và sau đó sấy khô chứ không cần phải mang đi phơi Việc sấy đồ bằngmáy sấy sẽ giúp các bạn tiết kiệm được thời gian phơi đồ, tránh thất lạc đồ vànhiệt độ của máy sấy sẽ giúp các bạn loại bỏ được các vi khuẩn không tốt chosức khoẻ của các sinh viên

Người phỏng vấn: Ở ký túc xá có bị quản lý giờ giấc hay không?

Người quản lý ký túc xá: Không Ở ký túc xá sẽ có người quản lý, tuy nhiên họquản lý an ninh trật tự và vệ sinh của toàn K ký túc xá TX chứ không quản lý

về thời gian của sinh viên

Người phỏng vấn: Quy định ở ký túc xá là gì ạ ?

Người quản lý ký túc xá:

- Không ồn ào, nói chuyện to tiếng, mở nhạc, hoặc có những hành động, hành

vi gây mất trật tự trong khuôn viên ký túc xá

- Không uống rượu, bia, đánh bài, cá cược dưới mọi hình thức

- Không có hành vi và tham gia vào các hoạt động liên quan đến mại dâm, matúy, mê tín dị đoan và các hình thức đồi trụy khác

Người quản lý ký túc xá: Điền biểu mẫu

Người phỏng vấn: Bạn có thể nêu chi tiết thêm không?

Người quản lý ký túc xá: Tôi thực hiện theo các bước:

B1: Tạo biểu mẫu

B2: Gửi cho các bên truyền thông cũng như thông báo trên các nhóm,trang để sinh viên tiến hành điền thông tin

B3: Nhận và xử lý (thống kê, sắp xếp, sử dụng, ) thông tin

Người phỏng vấn: Bạn xử lý thế nào nếu có sinh viên không cung cấp đủ thôngtin?

Người quản lý ký túc xá: Tiến hành liên lạc với sinh viên để biết thêm lý dohoặc thu thập đến khi đủ

Người phỏng vấn: Bạn có cảm thấy phiền nếu sinh viên vi phạm đến nhữngyêu cầu/nội quy đã đề ra của ký túc xá?

Người quản lý ký túc xá: Có, hầu hết đều sẽ có phương thức xử lý riêng chotừng trường hợp

Người phỏng vấn: Bạn có muốn các sinh viên giúp đỡ bạn trong việc quản lý?Người quản lý ký túc xá: Có, nếu sinh viên biết ứng dụng các chuyên môn họccủa mình vào để giúp đỡ việc quản lý thì chúng tôi rất biết ơn

Người phỏng vấn: Có nội quy nào bạn cảm thấy hơi khó khăn cho những sinhviên không?

Người quản lý ký túc xá: Có, việc giới hạn giờ giấc khiến tôi cảm thấy các sinhviên sẽ không được thoải mái làm một số công việc chung cũng như công việcriêng

Người phỏng vấn: Khi đăng ký ở ký túc xá sinh viên cần lưu ý đặc biệt nhữnggì?

Người quản lý ký túc xá: Khi ở ký túc xá sinh viên phải chấp thuận những nộiquy riêng do ký túc xá đặt ra, sẽ không như cách phòng cho thuê/phòng trọ màcác bạn biết

Người phỏng vấn: Sinh viên có được phép sử dụng điện thoại hay các thiết bịđiện tử không?

Người quản lý ký túc xá: Có, sinh viên được phép sử dụng nhưng nên lưu ý vềvấn đề âm thanh có thể ảnh hưởng cũng như vi phạm nội quy ký túc xá.Người phỏng vấn: Bạn cảm thấy sinh viên có chấp hành nội quy tốt trong khu

ký túc xá không?

Người quản lý ký túc xá: Hầu hết sinh viên đều có tính kỷ luật, chỉ có số ít là viphạm.

Người phỏng vấn: Sinh viên cần chuẩn bị những gì khi dọn đến khu ký túc xá?Người quản lý ký túc xá: Sinh viên chỉ cần mang những vật dụng cần thiết chocuộc sống sinh hoạt cũng như học tập của các bạn

Người phân tích: Cám ơn sự cộng tác của bạn Rất vui được nói chuyện vớibạn

Người quản lý ký túc xá: Đó cũng là niềm vui thích của tôi Chào

Phỏng vấn với một sinh viên trường Đại học Công nghiệp TP Hồ Chí Minh

Người phỏng vấn: Bạn đang thuộc độ tuổi nào?

Sinh viên: Có OR Không

Người phỏng vấn: Nêu chọn giữa ký túc xá và ở trọ bạn chọn ở đâu? Sinh viên: ký túc xá hoặc nhà trọ

Người phỏng vấn: Một phòng có tối đa bao nhiêu người?

Sinh viên: 6 người

Người phỏng vấn: Bạn thích gì ở ký túc xá?

Sinh viên: gần trường đi học dễ dàng có đông bạn bè, thoải mái tán chuyệnNgười phỏng vấn: Sinh viên có được nấu ăn trong phòng hay không?Sinh viên:Sinh viên được phép nấu ăn trong phòng ở sinh viên Nhà trườngtrang bị khu vực nấu ăn riêng trong phòng ở đáp ứng yêu cầu của sinh viên.Người phỏng vấn: Thời gian đóng mở cửa ký túc xá như thế nào?

Sinh viên:Ký túc xá mở cửa từ 5h30 sáng, đóng của 23h00 Những sinh viên đilàm thêm có nhu cầu về muộn phải đăng ký với cán bộ quản lý ký túc xá.Người phỏng vấn: Theo bạn giờ giấc ở ký túc xá có thoải mái hay không?Sinh viên chọn: Có hoặc Không

Người phỏng vấn:Ký túc xá có phân chia khu vực Nam và Nữ không?Sinh viên trả lời: ký túc xá chia từng khu vực dành riêng cho Nam và Nữ.Người phỏng vấn:Có được chọn bạn ở cùng không?

Sinh viên trả lời:Ký túc xá ưu tiên các bạn sinh viên lựa chọn bạn ở cùng.Người phỏng vấn: Bạn cảm thấy cuộc sống ở ký túc xá như thế nào?

Sinh viên: Thoải mái hay không thoải mái

Người phỏng vấn: Diện tích phòng có đủ trong việc sinh hoạt hằng ngày haykhông?

Sinh viên: Có hoặc không