QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH tại ủy ban nhân dân phường Thắng Nhì,Thành Phố Bà Rịa-Vũng Tàu

LỜI CẢM ƠNKiến tập là một nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạo chính quy của Học Viện Hành Chính Quốc Gia với mục đích bổ sung, nâng cao kiến thức được học ở Học viện, nắm vững c

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

- - -   

-BÁO CÁO KIẾN TẬP

Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

Thời gian kiến tập: Từ ngày 17/06/2019 đến ngày 28/06/2019

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Duyên

Đề tài:

QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

UBND PHƯỜNG THẮNG NHÌ, THÀNH PHỐ VŨNG TÀU,

TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU

LỜI CẢM ƠN

Kiến tập là một nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạo chính quy của Học Viện Hành Chính Quốc Gia với mục đích bổ sung, nâng cao kiến thức được học ở Học viện, nắm vững chức năng nhiệm vụ một số vị trí công việc của cán bộ công chức làm việc trong cơ quan nhà nước Học viện đã tạo điều kiện để sinh viên chúng em có một khoảng thời gian là 2 tuần kiến tập,

có cơ hội tiếp xúc với thực tế, tìm hiểu, quan sát những chức danh công chức, quy trình công việc trong tổ chức, tổ chức, hoạt động của cán bộ công chức trong cơ quan nhà nước

Để hoàn thành tốt báo cáo kiến tập với đề tài “ Quy trình chứng thực

bản sao từ bản chính tại Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” ngoài sự nỗ lực cố gắng của bản thân,

em cũng nhận được sự quan tâm giúp đỡ từ nhiều phía

Em xin chân thành cảm ơn Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Nơi đã tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực hiện tốt đợt kiến tập, cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ, hỗ trợ, hướng dẫn nhiệt tình của tất cả các anh chị trong bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa, văn phòng – thống kê và tư pháp hộ tịch Đặc biệt em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Bác Võ Văn Quyền – Chủ tịch và Chị Nguyễn Hồng Ngọc Bích – Công chức Văn phòng – Thống kê tại Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu đã quan tâm giúp đỡ và cung cấp những thông tin

số liệu cần thiết để em hoàn thiện bài báo cáo kiến tập

Đồng thời, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Lãnh đạo Học viện, Phòng đào tạo và đặc biệt là giảng viên hướng dẫn Cô Nguyễn Thị Hồng Duyên đã quan tâm, nhiệt tình hướng dẫn em trong suốt quá trình kiến tập và thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU……….1

NỘI DUNG… 2

I.Khái quát về cơ quan kiến tập………2

1.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn……… 2

1.1.Chức năng… 2

1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn……….2

2.Cơ cấu tổ chức……… 3-4 3.Cơ cấu nhân sự……….4

II.Quá trình kiến tập……… 4

1.Mục đích kiến tập……… 4-5 2.Những công việc kiến tập……….5-6 III.Nội dung đề tài kiến tập………5

1.Đối tượng của báo cáo kiến tập……… 5

2.Mô tả đối tượng………5

2.1.Cơ sở pháp lý xác định quy trình……… 6-7 2.2.Thủ tục hành chính về quy trình chúng thực……… 6

2.2.1.Trình tự thực hiện……… 7-8-9 2.2.2.Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả:……….9

2.2.3.Cách thức thực hiện……… 9

2.2.4.Thành phần, số lượng hồ sơ……….9

2.2.5.Cơ quan thực hiện……….9

2.2.6.Thời hạn giải quyết……….9-10 2.2.7.Đối tượng thực hiện………10

2.2.8.Kết quả thực hiện………10

2.2.9.Phí, lệ phí………10

2.2.10.Yêu cầu, điều kiện thực hiện……… 10-11 2.3 Tổ chức quy trình chứng thực………11

3.1.Ưu điểm……… 12 3.2.Nguyên nhân, hạn chế……… 12

Kết luận và kiến nghị………12 1.Kết luận……… 12-13 2.Kiến nghị……….13

1.1.Đối với cơ quan kiến tập……….11-12 1.2.Đối với đợt kiến tập……….13-14

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………14-15

LỜI MỞ ĐẦU

Học viện Hành Chính quốc gia là một trung tâm đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cho bộ máy nhà nước, là đơn vị chuyên nghiên cứu về hành chính

và khoa học hành chính Là một sinh viên hành chính sau ba năm được trang

bị những kiến thức lý luận liên quan đến toàn bộ nền hành chính nhà nước nên chúng em được nhà trường tạo điều kiện để thực hiện hoạt động kiến tập Nhận thấy tầm quan trọng và cơ hội trong đợt kiến tập này, em đã xây dựng

kế hoạch kiến tập và chọn Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu là địa điểm kiến tập Vì đây là cơ quan, có rất nhiều điểm tích cực trong công tác quản lý nhà nước và có nhiều thành tích được đánh giá cao

Kiến tập là nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạo Đại học chính quy Khóa 17 của Học viện hành chính Quốc gia, nhằm giúp sinh viên tìm hiểu rõ thực tế của tổ chức Thông qua kiến tập, có thể đánh giá được khả năng nhận thức, tư duy phân tích cũng như cách tiếp nhận vấn đề của sinh viên đối với thực tiễn

Qua thực tế em nhận thấy hiện nay nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn Người dân đến Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu để chứng thực bản sao từ bản chính phần lớn là để phục vụ cho việc làm các hồ sơ vay vốn, hồ sơ nhập học, hồ sơ xin việc

Do đó em chọn đề tài “ Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính tại

Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” để làm báo cáo , đồng thời để tìm hiểu quy trình tiến hành, cách thức thực hiện như thế nào, qua đó rút được bài học cho bản thân để làm nền tảng phục vụ cho đợt thực tập sau này

NỘI DUNG

I.Khái quát về cơ quan kiến tập

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.Chức năng

Ủy ban nhân Phường Thắng Nhì chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng

và phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Phường

Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì thực hiện chức năng quản lí hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng của địa phương; góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định các nội dung quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 61 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường như: + Thực hiện nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường

+ Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường Quyết định chủ trương đầu

tư chương trình, dự án trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

Quyết định những vấn đề của phường trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan

- Tổ chức thực hiện công tác bầu cử Đại biều Quốc hội và Hội Đồng nhân dân các cấp theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân Thành phố Vũng Tàu

2 Cơ cấu tổ chức

Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì thực hiện theo Quyết định số 499/QĐ-SNV của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu về việc quy định chức vụ, chức danh và số lượng cán bộ, công chức các phường thuộc thành phố Vũng Tàu triển khai thí điểm mô hình Bí thư Đảng ủy đồng thời là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Phường Thắng Nhì được quy định như sau:

- Bí thư Đảng ủy đồng thời là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân

- Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân (do Phó Bí thư kiêm nhiệm)

- Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân

- Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân

- Chủ tịch Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

- Bí thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

- Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

- Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Việt Nam

- Chỉ huy trưởng Quân sự.

- Văn phòng – Thống kê

- Địa chính – Xây dựng – Đô thị và Môi trường

- Tài chính – Kế toán

- Tư pháp – Hộ tịch

- Văn hóa – Xã hội

3 Cơ cấu nhân sự

Cán bộ Công chức Người hoạt động

không chuyên trách

Hợp đồng

Trình độ chuyên môn Trình độ lý luận chính trị

II.Quá trình kiến tập

1.Mục đích kiến tập

Thực hiện hoạt động kiến tập của nhà trường đã giúp cho những sinh viên có cái nhìn tổng quát hơn nữa về công tác hành chính tại cơ quan đơn vị Nhà nước

Những kiến thức đã học được trên lớp kết hợp với quá trình quan sát, tiấp thu được kiến thức thực tế tại cơ quan kiến tập đã giúp phần nào hình dung ra được cách hoạt động, cách làm việc của văn phòng và của cơ quan hành chính Nhà nước

Với việc quan sát những công việc, không những đã củng cố lại mà còn biết vận dụng những lý thuyết đã học được ở trường vào công việc thực tế tại các cơ quan hành chính Nhà nước Học hỏi được thêm những kinh nghiệm một công việc tại các cơ quan nhà nước, chức năng, nhiệm vụ cũng như văn hóa và môi trường làm việc tại các cơ quan hành chính nhà nước.Bên cạnh đó cũng là cơ hội giúp cho sinh viên mở rộng và xây dựng thêm các mối quan hệ

xã hội

2.Những công việc kiến tập

Ngày 17/6/2019

+ Đến Uỷ ban nhân dân gặp lãnh đạo để sắp xếp lịch thực tế

+ Làm quen với cán bộ, nhân viên tại Văn phòng và môi trường làm việc mới

Ngày 19/6/2019

+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Phường Thắng Nhì

+ Tìm hiểu các quy định, công việc của Văn phòng

+ Làm quen với các nghiệp vụ tại Văn phòng và bắt đầu học các nghiệp vụ đơn giản

Ngày 21/6/2019

+ Thực hành các nghiệp vụ văn phòng đơn giản với sư giám sát của cán bộ hướng dẫn

+ Bắt đầu tiến hành làm báo cáo kiến tập (Trình bày tên

đề tài, dàn ý)

Ngày 24/6/2019

+ Tiếp tục thực hiện các công việc được giao, luyện tập các kỹ năng đã học và học thêm một số nghiệp vụ cần thiết khác

+ Nghiên cứu tài liệu phục vụ làm báo cáo kiến tập

Ngày 26/6/2019 + Trao đổi với giảng viên và người hướng dẫn kiến tập

+ Thu thập thông tin làm báo cáo thực tập.

Ngày 28/6/2019 + Gặp mặt tổng kết, nhận xét từ cơ quan kiến tập.

+ Hoàn thành báo cáo kiến tập

III.Nội dung đề tài kiến tập

1.Đối tượng của báo cáo kiến tập

Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính tại Uỷ ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

2.Mô tả đối tượng

2.1.Cơ sở pháp lý xác định quy trình

- Quyết định 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chúng thực hợp đồng, giao dịch;

- Thông tư số 20/2015/TT- BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ( có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016);

- Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 12 tháng 10 năm

2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch ( có hiệu lực kể từ ngày 30 tháng 11 năm 2015);

- Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

- Quyết định số 629/QĐ-UBND ngày 20 tháng 03 năm 2017 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên

2.2.Thủ tục hành chính về quy trình chúng thực bản sao từ bản chính tại Uỷ ban nhân dân Phường Thắng Nhì, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

2.2.1.Trình tự thực hiện

- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân phường

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm

cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp

- Bước 2: Giải quyết hồ sơ

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở

để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực

và ghi vào sổ chứng thực

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực

- Bước 3: Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào Sổ theo dõi hồ

sơ và phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện như sau:

+ Các hồ sơ đã giải quyết xong: trả kết quả giải quyết cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;

+ Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết

hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);

+Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại

hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;

+Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;

+Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;

+Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận

hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

2.2.2.Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả:

Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần (sáng từ 07 giờ 00 phút đến 12 giờ 00 phút; chiều từ 13 giờ 30 đến 18 giờ 30 phút), trừ ngày lễ

2.2.3.Cách thức thực hiện:

Trực tiếp tại Bộ phận tiếp và trả kết qủa của Ủy ban nhân dân phường 2.2.4.Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính

- Số lượng hồ sơ:

Một bản chính, số lượng bản sao theo yêu cầu của người chứng thực 2.2.5.Cơ quan thực hiện:

Ủy ban nhân dân phường

2.2.6.Thời hạn giải quyết:

Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng