Nghiên cứu — Trao đỗi Số 5/2005
TRO LAI VAN ĐỀ BẢN CHÍNH, BẢN SA0, BAN THAO VA BAN GC PGS Vuong Dinh Quyén
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
bản thảo và bản gốc thế nào cho đúng có quan hệ chặt chẽ đến việc ban hành, quản lý văn bản ở giai đoạn văn thư cũng như
việc thu thập, xác định giá trị, bảo quản và sử dụng tài liệu trong lưu trữ Do đó, nó đã thu hút
sự quan tâm của nhiều người làm công tác thực tế, nghiên cứu, giảng dạy về văn thư và lưu trữ Từ cuốỗi những năm 70 của thế kỷ trước, van dé này đã được trao đổi trên Tập san Văn thư ~ Lưu
trữ qua các bài viết của Phạm Thân, Vũ Dương
và Vương Quyền” Quan niệm của các tác giả về bản chính, bản sao, bản thảo và bản gốc tuy có nhiều điểm tương đồng nhưng chưa đi đến thống nhất hoàn toàn Có thể nói, vẫn đề đã
được xới lên, nhưng chưa được bàn thảo một
cách triệt để Bởi vậy, bài viết của tac gid Tran Thị
Tuyết “Suy nghĩ về khái niệm "bản gốc”, “ban
chính” văn bản quy phạm pháp luật" trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 2003, đã đặt ra
những vấn đề liên quan đến các thuật ngữ này Thiết nghĩ, đây là vẫn đề cần được tiếp tục trao đổi, thảo luận dé đi đến nhận thức thống nhất Ở bài viết này, tác giả sẽ trình bày những nhận thức của mình về các thuật ngữ trên, mong góp phần làm sáng tỏ thêm vấn đề
Trước hết, phải thấy rằng, các thuật ngữ bản chính, bản sao hầu như chỉ dùng đối với văn bản
hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành
của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi là văn bản quản lý), còn các thuật ngữ bản thảo, bản gốc thì
không chỉ giới hạn trong văn bản quản lý mà còn
được sử dụng đối với các loại văn bản khác như
các tác phẩm văn học, các công trình nghiên cứu Trong phạm vi bài viết này, tác giả chủ yếu khuôn vấn đề trong văn bản quản lý
1- BẢN CHÍNH
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, bản chính là
“bản hoàn chỉnh làm ra lần đầu tiên của văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thâm quyền và là bản cơ sở để làm ra cac ban sao”), Con Tir điển Thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng Lưu trữ
| | iéu các thuật ngữ bản chính, bản sao, Quốc té thì giải thích: “tài liệu được lập ra đầu tiên để phân biệt với tắt cả các bản sao ctia no”)
Theo chúng tôi, hai cách giải thích đó đều đã
thể hiện được nội hàm của bản chính Tuy nhiên, giải thích ở Từ điển Lưu trữ Việt Nam đầy đủ và
cụ thể hơn Với giải thích trên, chúng ta có thể hiểu về bản chính của văn bản như sau:
Thứ nhất, là bản hoàn chỉnh và có chữ ký
trực tiếp của người có thắm quyền Hoàn chỉnh có nghĩa là văn bản có đầy đủ các thành phần thuộc thể thức văn bản do các cơ quan có thẳm quyền quy định; riêng về chữ ký của người có thẳm quyên thì phải là chữ ký trực tiếp Nhắn mạnh điểm này là để phân biệt với văn bản có chữ ký gián tiếp, tức chữ ký sao chụp (photocopy) đang rất phổ biến hiện nay
Thứ hai, bản chính là văn bản làm ra đầu tiên
và là bản được dùng làm cơ sở để sao in ra các bản khác khi cần thiết Điểm này muốn nói lên độ tin cây của bản chính và dé phân biệt với các văn bản khác được làm ra từ bản chính khi cần CÓ SỰ
so sánh, đối chiếu, hoặc phân biệt tính chính xác,
độ tin cậy của văn bản 2 BẢN SAO
Cũng theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, bản
sao là "bản sao lại nguyên văn của một văn bản Bản sao thường được sao từ bản chính hoặc
bản sao khác có giá trị như bản chính”” Như chúng ta đã biết, lâu nay bản sao tồn tại dưới hai
hình thức: Sao y bản chính và Sao lục
Về mặt pháp lý, bản sao dù sao bằng hình thức nào nêu đảm bảo đúng thể thức sao thì đều
có hiệu lực thi hành như bản chính Nhưng nếu xem xét dưới góc độ sử liệu học và lưu trữ học
thì bản sao không được coi trọng bằng bản chính
do có độ tin cậy thấp hơn Trong một lưu trữ, nếu đồng thời có cả bản chính và bản sao của văn
bản đó, thì bản chính sẽ được ưu tiên lựa chọn
để bảo quản; khi công bố một văn kiện quan
trọng, người ta thường dựa theo bản chính, chỉ
trong trường hợp không có bản chính thì mới sử
dụng bản sao Người làm công tác nghiên cứu,
Trang 2Nghiên cứu — Trao đỗi
tin tưởng khi các thông tin mà mình sử dụng
được lấy từ bản chính của các văn bản Việc
không coi trọng bản sao bằng bản chính mang
tính truyền thống và phổ biến ở nhiều nước,
không chỉ riêng Việt Nam Người xưa đã từng có câu "Tam sao thất bản”, nghĩa là một văn bản qua ba lần chép lại thì không còn đúng với bản gốc của nó nữa Ở nước ta, từ thời phong kiến đã có sự phân biệt giữa bản chính và bản sao
Vua Minh Mệnh triều Nguyễn đã quy định: Văn
bản của các cơ quan trung ương và địa phương tâu trình lên vua đều phải làm thành ba bản Bản làm ra đầu tiên gọi là bản giáp (tức bản chính), hai bản chép lại gọi là bản ất và bản bính (tức là bản sao) Vua sẽ trực tiếp đọc và phê duyệt bằng bút son (châu phê) lên bản giáp rồi chuyển cho Nội các (văn phòng nhà vua) Nội các sẽ sao chép lại lời vua phê lên bản ất và bản bính theo
đúng thể thức quy định Bản giáp sẽ được đưa
vào bảo quản ở lưu trữ của Nội các (Sở Bản
chương), còn bản ất và bản bính thì một bản chuyển cho cơ quan có liên quan để thì hành,
một bản chuyển cho Quốc sử quán (cơ quan
biên soạn lịch sử của triều Nguyễn) để phục vụ
cho việc biên chép lịch sử
Xung quanh bản chính và bản sao, hiện còn
vẫn đề sau cần được trao đổi thêm:
Do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, nên
cách sao văn bản ngày càng đa dạng Nếu như
trước đây, việc sao văn bản trong các cơ quan, tổ chức chủ yếu bằng đánh máy (máy chữ cơ
học, máy vi tính), thì những năm gần đây, sao
chụp bằng máy photocopy đã trở nên phố biến
Khi ban hành văn bản, người có thâm quyền của cơ quan, tổ chức chỉ cần ký trực tiếp vào một ban, sau dé di photocopy thành nhiều bản (tuỳ
theo yêu cầu) rồi mới đóng dấu cơ quan và làm
thủ tục phát hành Hiện nay, theo quy định, văn
bản có chữ ký trực tiếp và văn bản có chữ ký
photocopy đều được xem là bản chính Thiết
nghĩ, như vậy chưa thoả đáng, vì những lẽ sau:
- Văn bản có chữ ký photocopy được sao
chụp lại từ văn bản có chữ ký trực tiếp, chứ
không phải cùng làm ra với văn bản có chữ ký
trực tiếp, bản gốc của nó là văn bản có chữ ký trực tiếp
- Đối với văn bản quản lý thì chữ ký của người có thảm quyền và dấu của cơ quan là hai thành phần quan trọng nhất đảm bảo tính chân Số 5/2005 thực và hiệu lực pháp lý của văn bản Do đó, nếu So sánh bản có chữ ký photocopy với bản có chữ ký trực tiếp, dưới góc độ sử liệu học và lưu trữ học, thì bản có chữ ký trực tiếp có độ chính xác cao hơn
- Nếu thừa nhận văn bản có chữ ký sao chụp
là bản chính thì vô hình dung một văn bản quản lý có thể tồn tại hai loại bản chính khác nhau —
bản chính có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và nhiều bản chính có chữ ký photocopy
Vì những lý do nêu trên, theo chúng tôi, chỉ
nên xem văn bản có đầy đủ thể thức với chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyên là bản chính;
còn văn bản có chữ ký photocopy là một dạng bản sao Và đây là một hình thức sao mới vừa đơn giản nhưng lại đảm bảo độ chính xác cao
nhất so với các hình thức sao khác và không sợ
"tam sao thất bản” Tuy nhiên, cách sao này chỉ
có thể thực hiện ở cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản đó Theo tôi, có thể gọi loại bản sao này là bản sao hậu ký (bản sao sau khi có chữ ký của
người có thẫm quyền) Nêu sao theo cách này, thì bản chính của văn bản cần được ký bằng bút
mực màu xanh hoặc màu tím để phân biệt với
các bản sao của nó
3- BẢN THẢO
Theo nghĩa chung nhất, bản thảo là bản được viết hoặc đánh máy hình thành trong quá
trình soạn thảo một văn bản, sáng tác một tác phẩm hay biên soạn một công trình nghiên cứu
và có thể có nhiều bản thảo: bản thảo đầu tiên, bản thảo lần hai bản thảo cuối cùng, nhưng cũng có thể chỉ có một bản thảo duy nhất Chẳng hạn, đối với văn bản quản lý, khi ban hành một
văn bản có nội dung đơn giản như công văn hành chính, giấy mời thường chỉ cần thảo một lần, tức chỉ có một bản thảo Nhưng nếu bạn hành một văn bản nội dung đề cập đến nhiều vấn đề quan trọng, như các đạo luật, quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, các báo cáo tổng kết , có thể phải qua nhiều lần dự thảo; sau mỗi lần dự thảo, phải trình cắp có thẩm quyền xem xét hoặc đưa ra trao đổi, lây ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan để sửa chữa, bổ
sung cho đến khi văn bản đạt được mục đích,
yêu cầu đề ra Bản thảo cuối cùng được cấp có thẩm quyền phê duyệt sẽ là cơ sở để làm ra bản
Trang 3Nghiên cứu - Trao déi
Điều cần lưu ý là, bản thảo cuối cùng tuy là cơ sở để làm ra bản chính, nhưng lại không có đây đủ các thành phần thuộc thể thức văn bản, như chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức, cho nên không phải là một văn
bản quản lý, dĩ nhiên không có hiệu lực pháp lý Các bản thảo của văn bản quản lý nói chung không phải là đối tượng thu thập và bảo quản
của các lưu trữ, ngoại trừ bản thảo của các văn bản quan trọng như Hiến pháp, các bộ luật, đạo luật, báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung
ương Đảng tại các kỳ Đại hội Đảng thường được giữ lại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn để
phục vụ cho các mục đích nghiên cứu, như nghiên cứu về quá trình hình thành và hoàn thiện các chủ trương, chính sách lớn của Đảng và Nhà
nước; hoặc ý kiến, quan điểm của lãnh đạo về
các vấn đề được dé cập trong các bản thảo (nếu
bản thảo có ghi ý kiến nhận xét của các lãnh đạo
hữu quan)
Khác với bản thảo của văn bản quản lý, bản thảo của các tác phẩm văn học, các công trình nghiên cứu có giá trị nghiên cứu và giá trị sử liệu lớn là đối tượng thu thập và bảo quản chủ yếu của các lưu trữ
4- BAN GÓC
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã
định nghĩa: "Bản gốc văn bản là bản thảo cuối, cùng được người có thẩm quyền duyệt®), Từ điễn Lưu trữ Việt Nam giải thích về bản góc là:
“Bản thảo cuối cùng được ký duyệt để làm
bản chính của văn bản
Bản thảo cuối cùng của một tác phẩm hoặc một công trình nghiên cứu để in án"®
Từ điển Bách khoa Việt Nam cũng nêu định nghĩa tương tự:
“4 Là bản thảo cuối cùng được ký duyệt làm bản chính cho một văn bản,
2 Bản thảo cuối cùng của một tác phẩm hoặc
công trình nghiên cứu để đưa in nhân bản”(7)
Còn Đại từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như
Ý (chủ biên) đã định nghĩa một cách khái quát
hơn: “Bản gốc: Bản xuất hiện đầu tiên, có sớm nhất, không phải do sao chụp lại, chép lại mà cớ ® Theo tiếng Hán thì bản gốc có nghĩa là nguyên bản, nên Đại từ điển Tiếng Việt nói trên
đã giải thích tử này như sau: “Ngi uyên bản: Bản gốc của một tác phẩm, một tài liệu”?
Số 5/2005 Từ những giải thích nêu trên, có thể rút ra mấy điểm sau đây về bản gốc:
- Có hai loại bản gốc: Bản gốc để làm ra bản chính của văn bản quản lý và bản gốc của các
tác phẩm và các công trình nghiên cứu
- Bản gốc đều là bản thảo cuối cùng dùng làm cơ sở đề làm ra văn bản và in thành sách
- Bản gốc là bản xuất hiện đầu tiên, có sớm
nhất, không phải là bản sao chụp, chép lại Định nghĩa này có tính khái quát và chỉ được nêu ở Đại từ điền Tiếng Việt, nhưng lại phản ánh đúng thực tế về bản gốc đối với văn bản quản lý
- Bản gốc là một khái niệm mang ý nghĩa so sánh, dùng để phân biệt tính chính xác, độ tin cậy của văn bản Ví như so sánh bản in của một tác
phẩm với bản thảo (bản gốc) của tác phẩm đó;
so sánh bản sao với bản chính của văn bản
Theo tôi, giải thích bản gốc của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP và một số từ điển như đã nêu,
về cơ bản là hợp lý nhưng chưa đủ Nếu áp dụng vào văn bản quản lý thì e rằng còn phiến
diện, chưa phủ hợp với thực tiễn hình thành văn
bản, dễ gây nên những nhằm lẫn trong quản lý
và xử lý văn bản ở văn thư và lưu trữ, vì những lý
đo sau:
- Bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt (bản gốc) như trên đã đề cập, tuy là bản cơ sở để làm ra bản chính của văn bản, nhưng không phải là văn bản quản lý do thiếu nhiều thành phần thuộc thể thức văn bản Cho nên, cái gọi là bản gốc ở đây chỉ mang ý nghĩa tương đối
- Trong công tác văn thư và công tác lưu trữ,
đối với văn bản quản lý, tiêu chí được coi trọng
hàng đầu là hiệu lực pháp lý và độ chính xác của
văn bản Bởi vậy bản gốc hay tài liệu gốc không
phải là những khái niệm thường dùng để chỉ
“Bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt, mà chủ yếu dùng để chỉ bản chính của văn bản, “Bản hoàn chỉnh làm ra đầu tiên của văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và là bản cơ sở để làm ra bản sao” Khi đề cập đến bản gốc hay tài liệu gốc của văn bản
quản lý, đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật
là muốn nhắn mạnh tính pháp lý, độ tin cậy, giá trị
lưu trữ của chúng và đó chỉ có thể là bản chính
Điều này được thể hiện trong một số văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan đến
Trang 4Nghiên cứu - Trao đỗi
2, Điều 11 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
(đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002) quy định: “Bản gốc
của văn bản quy phạm pháp luật phải được lưu trữ theo quy
định của pháp luật Còn Điều 10 quy định: “Văn bản quy
phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải
được đăng Công báo nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam trong thời hạn chậm nhất mười lãm ngày kể từ ngày công bồ hoặc ký ban hành”
Về giá trị của văn bản quy phạm pháp luật đăng Công
báo, Khoản 1, Điều 7 của Nghị định số 24/207/NĐ-CP ngày
23/3/2004 của Chính phủ về Công báo nước Cộng hoà XHCN Việt Nam quy dinh: “Van bản pháp luật đăng trên Công bảo có cùng giá trị với bản gốc, là bản chính thức duy
nhất cùng với văn bản gốc dùng để đối chiếu và sử dụng
trong mọi trường hợp khi có sự khác biệt giữa văn bản đăng Công báo với văn bản có từ nguồn gốc khác khi có sự tranh
chấp pháp lý”
Từ những quy định của Nhà nước ở hai văn bản trên,
chúng ta hoàn toàn có cơ sở để khẳng định rằng, bản gốc
của văn bản quản lý nói chung, văn bản quy phạm pháp luật nỏi riêng chính là bản chính của văn bản
Nói cách khác, đối với văn bản quản lý thì bản gốc và bản
chính là một Đây là bản có độ tin cậy cao nhất, vì vậy được ưu tiên lựa chọn để lưu trữ Theo chúng tôi, trong công tác
văn thư, lưu trữ, nếu để đồng thời tồn tại hai cách hiểu khác nhau về bản gốc, sẽ gây nên sự nhằm lẫn, không thống nhất trong quản lý, lập hồ sơ, xác định giá trị và bảo quản văn
bản Bởi vậy nên đổi gọi bản thảo cuối cùng được người có
thẩm quyền duyệt là “bản thảo gốc”, còn "bản gốc” chỉ nên dùng đề chỉ bản chính của văn bản khi cần phải so sánh hoặc nhắn mạnh về độ chính xác của văn bản
1- Xem: Phạm Thân: Nội dung và phương pháp hình thành bản gốc, bản chính, sao y, sao lục, Tập san Văn thư-Lưu trữ số 3-1997, trang 6
- Vũ Dương: Xung quanh vấn đề bản chính, bản sao, Văn thư ~ Lưu trữ số 1-1978, trang 11 - Vương Quyền: Bản thêm về bản gốc, Văn thự — Lưu tữ, số 3-1978, trang 20 2- Từ điễn Lưu trữ Việt Nam, Cục Lưu trữ quốc tế, 1988, Cục Lưu trữ Nhà nước dịch, trang 41
4- Từ điển Lưu trữ Việt Nam, sách đã dẫn, trang 8
5- Cac van bản hướng dẫn thực hiện Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và công tác văn thự, lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2004, trang 250
6 Từ đền Lưu trữ Việt Nam, sách đã dẫn, trang 8
7- Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập 1, NXB Từ điển Bách khoa, Hà Nội, 1995, trang 133
8 Nguyễn Như Ÿ (chủ biên) Đại từ điễn tiếng Việt, NXB Văn hố - Thơng tin, Hà Nội, 1998, trang 93
9- Nguyễn Như Ý (chủ biên), sách đã dẫn, trang 1217
10, 11- Xem sách "Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các
văn bản hướng dẫn thi hành", NXB chính trị Quốc gia, H 2004, trang 106-
107
Số 5/2005 TRAO BO! VE MOT SO
(Tiếp theo trang 137)
Trung Hoa ngày 05-7-1996 thì: tải liệu lưu trữ thuộc sở hữu nhà nước thì do Viện lưu trữ được nhà nước giao quyên hoặc cơ quan hữu quan công bó, khi chưa được sự đồng ý của Viện lưu trữ hoặc cơ quan hữu quan thì không một tổ chức hoặc cá nhân nào có quyền công bố
Tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tập thể và
sở hữu cá nhân-thì người sở hữu có quyền công bó nhưng phải tuân thủ quy định hữu
quan của nhà nước không được xâm phạm
quyền lợi hợp pháp của người khác" (điều
22)
Ở Việt Nam, căn cứ vào những văn
bản quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền công bố tài liệu lưu trữ Quốc gia đã được quy định Tại điều 23 của Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001, Chủ
tịch nước ký Lệnh công bố ngày 15/4/2001 thì '*việc công bồ tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định như sau:
1 Cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định việc công bé tai liệu thuộc phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
2 Chính phủ quy định việc công bố tài
liệu thuộc phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam”
Điều 31 của Pháp lệnh này cũng chỉ rõ: “Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Pháp lệnh nay,
Thực hiện điều 31 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, ngay 08/4/2004, Chinh phủ ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP
quy định chí tiết một số điều của Pháp lệnh
Trong Điều 21, 22 của Nghị định nay da quy định rõ thẳm quyền công bố tài liệu”,