Thuyết trình môn kỹ năng giao tiếp cấu trúc của giao tiếp

- Mô hình truyền thông tuyến tínhMô hình truyền thông tuyến tính là mô hình mà thông điệp được truyền từ người gửi đến người nhận theo một chiều duy nhất.. Quá trình này thườngkhông bao

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

THUYẾT TRÌNH MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP

CẤU TRÚC CỦA GIAO TIẾP

Nhóm: 2 Thành viên:

I TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP 1

1 Quá trình truyền thông giữa hai cá nhân 1

1.1 Mô hình truyền thông 1

1.1.1 Các yếu tố trong mô hình truyền thông 2

1.1.2 Các mô hình truyền thông phổ biến hiện nay 3

1.2 Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân 10

1.2.1 Đối với người phát 10

1.2.2 Đối với người nhận 11

2 Truyền thông trong tổ chức 12

2.1 Khái niệm tổ chức 12

2.2 Các hình thức truyền thông trong tổ chức 12

2.2.1 Truyền thông chính thức 12

2.2.2 Truyền thông không chính thức 13

2.3 Chiều truyền thông 13

2.3.1 Truyền thông từ trên xuống 13

2.3.2 Truyền thông từ dưới lên 14

2.3.3 Truyền thông theo chiều ngang 14

2.4 Mạng truyền thông 15

II NHẬN THỨC TRONG GIAO TIẾP 16

1 Nhận thức đối tượng giao tiếp 16

1.1 Khái niệm ấn tượng ban đầu 18

1.2 Cấu trúc của ấn tượng ban đầu 18

1.2.1 Thành phần cảm tính 18

1.2.2 Thành phần lý tính 18

1.2.3 Thành phần cảm xúc 18

1.3 Vai trò của ấn tượng ban đầu 19

1.4 Quá trình hình thành ấn tượng ban đầu 19

1.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hình thành ấn tượng ban đầu 19 1.4.2 Thời gian hình thành ấn tượng ban đầu 21

1.4.3 Làm thế nào để tạo được ấn tượng tốt 21

2 Tự nhận thức trong giao tiếp 23

3 Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao tiếp 23

III ẢNH HƯỞNG TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP 26

1 Lây lan cảm xúc 27

2 Ám thị 28

3 Áp lực nhóm 29

4 Bắt chước 30

Mục tiêu

Hiểu được bản chất, đặc điểm của các quá trình: truyền thông, nhận thức

và ảnh hưởng tác động qua lại trong giao tiếp

Trao đổi thông tin chính xác và đầy đủ hơn; tạo ấn tượng tốt về bản thânngay trong lần đầu tiếp xúc; tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và nâng cao hiệuquả của sự ảnh hưởng và tác động qua lại với người khác trong giao tiếp

I TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP

Khía cạnh truyền thông của giao tiếp được biểu hiện ở chỗ, trong giaotiếp, con người trao đổi thông tin với nhau Quá trình này diễn ra trên hai cấpđộ: cấp độ cá nhân và cấp độ tổ chức

1 Quá trình truyền thông giữa hai cá nhân

1.1 Mô hình truyền thông

Mô hình truyền thông là một khuôn khổ lý thuyết hoặc phương pháp luậnđược sử dụng để phân tích và hiểu quá trình truyền đạt thông tin giữa các đốitượng

Mô hình truyền thông thường được các doanh nghiệp áp dụng nhằm mụcđích truyền tải thông tin và thông điệp qua nhiều phương tiện khác nhau đếnmọi người Những mô hình này cung cấp cách tiếp cận hệ thống để nghiên cứu,phân tích và thiết kế các chiến lược truyền thông Việc lựa chọn mô hình phùhợp thường dựa vào bối cảnh cụ thể và các khía cạnh giao tiếp mà doanh nghiệpquan tâm

Nguồn: hbr.edu.vn

1.1.1 Các yếu tố trong mô hình truyền thông

Các yếu tố trong mô hình truyền thông thường bao gồm các thành phầnsau:

- Người gửi (Sender) hoặc Nguồn (Source): Là người hoặc tổ chức khởiđầu quá trình truyền thông Người gửi chịu trách nhiệm mã hóa thông điệp vàchọn kênh truyền tải

- Mã hóa (Encoding): Quá trình chuyển đổi ý tưởng hoặc thông tin thànhcác ký hiệu, ngôn ngữ hoặc hình ảnh mà người nhận có thể hiểu được

- Thông điệp (Message): Nội dung hoặc thông tin được truyền tải từngười gửi đến người nhận Thông điệp có thể là văn bản, hình ảnh, âm thanh,video hoặc các dạng khác

- Kênh (Channel): Phương tiện hoặc công cụ được sử dụng để truyền tảithông điệp từ người gửi đến người nhận Các kênh có thể bao gồm email, điệnthoại, truyền hình, radio, mạng xã hội, v.v

- Người nhận (Receiver): Là người hoặc tổ chức tiếp nhận thông điệp từngười gửi Người nhận chịu trách nhiệm giải mã thông điệp để hiểu nội dungđược truyền tải

- Giải mã (Decoding): Quá trình chuyển đổi các ký hiệu, ngôn ngữ hoặchình ảnh của thông điệp trở lại thành ý tưởng hoặc thông tin mà người nhận cóthể hiểu

- Phản hồi (Feedback): Phản ứng hoặc phản hồi của người nhận đối vớithông điệp Phản hồi giúp người gửi biết được liệu thông điệp đã được hiểuđúng và có hiệu quả hay không

- Nhiễu (Noise): Các yếu tố hoặc yếu tố gây cản trở, làm méo mó hoặclàm giảm hiệu quả của việc truyền tải thông điệp Nhiễu có thể là âm thanh môitrường, sự không rõ ràng của ngôn ngữ, hoặc các yếu tố kỹ thuật khác

- Ngữ cảnh (Context): Bối cảnh hoặc tình huống trong đó quá trình truyềnthông diễn ra Ngữ cảnh bao gồm các yếu tố văn hóa, xã hội, kinh tế, chính trị

và công nghệ có thể ảnh hưởng đến việc truyền thông

Nguồn: hbr.edu.vn

Những yếu tố này hoạt động cùng nhau để đảm bảo quá trình truyềnthông diễn ra một cách hiệu quả và thông điệp được truyền tải đúng cách đếnđối tượng nhận

1.1.2 Các mô hình truyền thông phổ biến hiện nay

Nguồn: hbr.edu.vn

- Mô hình truyền thông tuyến tính

Mô hình truyền thông tuyến tính là mô hình mà thông điệp được truyền

từ người gửi đến người nhận theo một chiều duy nhất Quá trình này thườngkhông bao gồm phản hồi ngay lập tức từ người nhận và tập trung vào việc làmthế nào để thông điệp được truyền tải một cách hiệu quả

Coca-Cola phát sóng một quảng cáo trên truyền hình giới thiệu sản phẩmmới Thông điệp về sản phẩm được truyền tải đến khán giả qua TV Khán giảnhận thông tin nhưng không thể phản hồi ngay lập tức với công ty qua kênhnày

Nguồn: hbr.edu.vn

+ Ưu điểm của mô hình truyền thông tuyến tính

Đơn giản và dễ triển khai: Mô hình này dễ hiểu và dễ thực hiện vì chỉ cầntruyền đạt thông tin từ người gửi đến người nhận mà không cần phải quản lýphản hồi ngay lập tức

Kiểm soát thông điệp: Người gửi có toàn quyền kiểm soát thông điệp,đảm bảo rằng thông tin được truyền tải theo cách họ mong muốn

Hiệu quả trong truyền thông đại chúng: Phù hợp với các hình thức truyềnthông đại chúng như phát thanh, truyền hình, quảng cáo trên báo chí, nơi màviệc nhận phản hồi trực tiếp là không cần thiết.

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần dành thời gian và nguồn lực để

xử lý phản hồi ngay lập tức, giúp tiết kiệm chi phí và công sức

+ Nhược điểm của mô hình truyền thông tuyến tính

Thiếu sự tương tác: Người nhận không có cơ hội phản hồi hoặc đặt câuhỏi ngay lập tức, dẫn đến khả năng hiểu sai hoặc không đầy đủ thông điệp.Khó điều chỉnh thông điệp: Do thiếu phản hồi, người gửi khó có thể điềuchỉnh thông điệp kịp thời để phù hợp hơn với đối tượng nhận

Giới hạn trong việc xây dựng mối quan hệ: Thiếu sự tương tác và phảnhồi từ người nhận có thể dẫn đến việc giảm sự gắn kết và tin tưởng giữa cácbên

Rủi ro truyền đạt sai thông tin: Nếu thông điệp không được truyền tải rõràng hoặc người nhận hiểu sai, rất khó để người gửi phát hiện và chỉnh sửa ngaylập tức

Thiếu phản hồi tức thì: Trong những tình huống cần phản hồi ngay để xácnhận hoặc giải quyết vấn đề, mô hình này không đáp ứng được yêu cầu.+ Kênh truyền thông phù hợp với mô hình truyền thông tuyến tínhPhát thanh (Radio): Truyền tải thông điệp đến nhiều người cùng lúc.Truyền hình (Television): Sử dụng hình ảnh và âm thanh để truyền tảithông điệp mạnh mẽ và hấp dẫn

Quảng cáo trên báo in (Print Advertising): Quảng cáo trên báo, tạp chí, tờrơi, có độ tin cậy cao

Áp phích, biển quảng cáo (Billboards): Đặt ở nơi công cộng, dễ dàngnhìn thấy bởi nhiều người

Email marketing: Gửi thông điệp quảng cáo, thông báo sản phẩm mới,không yêu cầu phản hồi ngay

Website: Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, có sẵn 24/7.Tin nhắn SMS: Gửi thông điệp ngắn gọn, trực tiếp đến điện thoại di động

- Mô hình truyền thông hai chiều

Mô hình truyền thông hai chiều là quá trình trao đổi thông tin qua lại giữangười gửi và người nhận Thay vì chỉ truyền tải thông tin một chiều từ ngườigửi đến người nhận, mô hình này cho phép phản hồi và tương tác, tạo nên sựgiao tiếp liên tục và động.

Nguồn: hbr.edu.vn

Starbucks có chương trình “My Starbucks Idea” cho phép khách hàng gửi

ý tưởng và phản hồi về sản phẩm và dịch vụ Khách hàng gửi ý tưởng, những ýtưởng này được bình chọn bởi cộng đồng và Starbucks sử dụng phản hồi này đểcải tiến sản phẩm, dịch vụ

Mô hình truyền thông hai chiều là một phương pháp hiệu quả để đảm bảorằng thông điệp được truyền đạt một cách chính xác và đáp ứng nhu cầu của cảngười gửi và người nhận

+ Ưu điểm của mô hình truyền thông 2 chiều

Tăng cường sự hiểu biết: Phản hồi tức thì giúp xác nhận và điều chỉnhthông điệp, đảm bảo thông tin được hiểu đúng

Xây dựng mối quan hệ: Tạo cảm giác gắn kết và tin cậy giữa các bêntham gia

Cải thiện chất lượng thông tin: Thông qua phản hồi và thảo luận, thôngtin được tinh chỉnh và cải thiện

Động lực cho sự tham gia: Người nhận cảm thấy được lắng nghe và cóvai trò trong quá trình giao tiếp.

+ Nhược điểm của mô hình truyền thông 2 chiều

Thời gian và chi phí: Quá trình giao tiếp hai chiều có thể tốn nhiều thờigian và nguồn lực hơn so với truyền thông một chiều

Khả năng xảy ra mâu thuẫn: Sự trao đổi liên tục có thể dẫn đến tranh cãihoặc mâu thuẫn nếu không được quản lý tốt

Đòi hỏi kỹ năng giao tiếp: Cả hai bên cần có kỹ năng giao tiếp tốt để đảmbảo quá trình trao đổi hiệu quả

+ Kênh truyền thông của mô hình truyền thông 2 chiều

Mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter cho phép tương tác trực tiếpgiữa doanh nghiệp và khách hàng

Email: Cho phép phản hồi và trao đổi thông tin chi tiết

Chat trực tuyến: Các ứng dụng như WhatsApp, Messenger và live chattrên website hỗ trợ giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả

Diễn đàn và cộng đồng trực tuyến: Nơi người dùng có thể thảo luận vàphản hồi về các chủ đề cụ thể

Cuộc gọi điện thoại và video call: Tương tác trực tiếp và cá nhân hóahơn

- Mô hình truyền thông Berlo

Mô hình truyền thông Berlo, còn được gọi là mô hình SMCR (Source,Message, Channel, Receiver), được phát triển bởi David Berlo vào năm 1960

Mô hình này tập trung vào các yếu tố chính ảnh hưởng đến quá trình truyềnthông, bao gồm: Nguồn (Source), Thông điệp (Message), Kênh (Channel) vàNgười nhận (Receiver)

Nguồn: hbr.edu.vn

+ Đặc điểm mô hình truyền thông Berlo

Nguồn (Source): Người hoặc tổ chức khởi đầu quá trình truyền thông.Các yếu tố ảnh hưởng đến nguồn bao gồm kỹ năng giao tiếp, thái độ, kiến thức,

hệ thống xã hội và văn hóa

Thông điệp (Message): Nội dung được truyền tải từ nguồn đến ngườinhận Thông điệp có thể được mã hóa dưới nhiều hình thức khác nhau như vănbản, hình ảnh, âm thanh hoặc video

Kênh (Channel): Phương tiện hoặc công cụ được sử dụng để truyền tảithông điệp từ nguồn đến người nhận Các kênh có thể bao gồm ngôn ngữ nói,ngôn ngữ viết, hình ảnh, âm thanh, và các phương tiện truyền thông như điệnthoại, email, TV, radio

Người nhận (Receiver): Người hoặc nhóm người tiếp nhận thông điệp từnguồn Các yếu tố ảnh hưởng đến người nhận bao gồm kỹ năng giải mã, thái độ,kiến thức, hệ thống xã hội và văn hóa

+ Ví dụ mô hình truyền thông Berlo

Nike tạo một quảng cáo giới thiệu dòng sản phẩm giày mới và phát sóngtrên truyền hình

Nguồn: Nike với kỹ năng quảng cáo và hiểu biết về thị trường

Thông điệp: Video quảng cáo giới thiệu sản phẩm mới

- Mô hình truyền thông của Claude Shannon

Mô hình truyền thông của Claude Shannon, được đề xuất vào những năm

1940 và 1950, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong lĩnh vực truyền thông

và là nền tảng cho việc hiểu và phát triển các hệ thống truyền thông hiện đại

Mô hình này chú trọng vào việc truyền tải thông tin từ nguồn gốc đến đích mộtcách hiệu quả, đồng thời đưa ra một phương trình toán học để đo lường lượngthông tin và nắm bắt tính chất cơ bản của truyền thông

+ Các thành phần của mô hình truyền thông của Claude Shannon

Nguồn: hbr.edu.vn

Nguồn thông tin (Information Source): Là nguồn gốc của thông tin, nơi

mà thông tin được tạo ra hoặc bắt đầu

Mã hóa (Encoder): Quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng tín hiệu đầuvào sang dạng mà có thể truyền được qua kênh truyền thông

Kênh truyền thông (Communication Channel): Là phương tiện hoặc môitrường mà thông tin được truyền tải qua, như cáp, sóng radio, hay mạnginternet

Nhiễu (Noise): Là các yếu tố gây ra sự mất mát hoặc biến đổi thông tintrong quá trình truyền tải, làm giảm hiệu suất của quá trình truyền thông

Bộ giải mã (Decoder): Quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng tín hiệunhận được trên kênh truyền thông thành dạng có ý nghĩa ban đầu

Đích (Destination): Là nơi mà thông tin cuối cùng được gửi đến hoặcmục tiêu cuối cùng của quá trình truyền thông.

+ Đặc điểm và ý nghĩa của mô hình truyền thông của Claude ShannonQuy mô toàn cầu: Mô hình này cung cấp một cách tiếp cận khoa học vàtoàn diện để nghiên cứu và hiểu về quá trình truyền thông từ góc độ toàn cầu.Tính định lượng: Đặc điểm quan trọng của mô hình này là việc sử dụngphương pháp định lượng thông qua các phương trình toán học để đo lường vàđánh giá lượng thông tin được truyền tải

Hiểu biết về nhiễu: Mô hình này cho phép các nhà nghiên cứu hiểu rõhơn về tác động của nhiễu và cách làm giảm nhiễu trong quá trình truyền thông

1.2 Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân

Truyền thông có hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng của các khâu trongquá trình truyền thông Muốn thông tin được truyền và nhận có hiệu quả thì cầnphải làm tốt quá trình truyền thông giữa người phát thông điệp và người nhận

Nguồn: bizfly.vn

1.2.1 Đối với người phát

Khi đưa ra bản thông điệp, chẳng hạn bằng lời nói, người nói cần chú ý:

- Who (Ai): Xác định người gửi thông điệp là ai? Điều này bao gồm việcxác định vị trí, vai trò và danh tính của người gửi Có thể là một cá nhân, mộtnhóm hoặc một tổ chức

- What (Cái gì): Xác định nội dung hoặc thông điệp cần truyền tải Điềunày đòi hỏi người gửi phải xác định rõ mục tiêu, thông tin, ý kiến hoặc ý tưởng

mà họ muốn chia sẻ với người nhận

- When (Khi nào): Xác định thời điểm hoặc lịch trình gửi thông điệp.Người gửi cần quyết định thời điểm phù hợp để truyền tải thông điệp sao chohiệu quả nhất Điều này có thể bao gồm việc xác định thời gian thích hợp để thuhút sự chú ý và tham gia của người nhận

- Where (Ở đâu): Xác định nơi truyền tải thông điệp Cần quyết định xemthông điệp sẽ được truyền tải qua các phương tiện truyền thông cụ thể nhưemail, điện thoại, hội nghị trực tuyến, mạng xã hội hoặc các kênh khác Điềunày giúp đảm bảo thông điệp đến được với đúng đối tượng nhận và trong môitrường phù hợp

- How (như thế nào): truyền thông bằng cách nào cho hiệu quả Nếunhững vấn đề trên chưa được xác định rõ ràng và đầy đủ thì việc truyền thông sẽkhông hiệu quả, đối tượng sẽ không nhận được đúng ý

Khi truyền thông, cần tìm hiểu kỹ về nhu cầu, quyền lợi và trình độ củangười nhận để đảm bảo truyền thông hiệu quả và đáp ứng đúng mục tiêu Thôngtin truyền đi cần rõ ràng, dễ hiểu và tạo sự thoải mái, hào hứng cho người nhận.Cần lặp lại thông tin bằng nhiều cách khác nhau và theo dõi phản hồi từ ngườinhận để đánh giá hiệu quả truyền thông Phản hồi có thể đến qua lời nói, ánhmắt, cử chỉ hoặc qua các phương tiện trung gian như thư phúc đáp, khiếu nại và

sự chấp hành của người nhận

Ngoài ra, khi truyền tin, người phát cũng cần biết tạo tâm lý thoải mái,hào hứng ở người nhận, đồng thời theo dõi sự phản hồi để điều chỉnh quá trìnhtruyền tin cho có hiệu quả

1.2.2 Đối với người nhận

Để tiếp nhận và giải mã thông điệp từ người phát một cách đầy đủ, chínhxác, người nhận cần chú ý:

- Who (Ai): Xác định người nhận thông điệp là ai Điều này bao gồm việcxác định vị trí, vai trò và đặc điểm của người nhận Có thể là một cá nhân, mộtnhóm hoặc một tổ chức

- What (Cái gì): Hiểu rõ nội dung hoặc thông điệp được truyền tải Ngườinhận cần cung cấp sự quan tâm và tập trung vào thông điệp để có thể hiểu vàchấp nhận nó một cách đúng đắn

- When (Khi nào): Xác định thời điểm hoặc lịch trình nhận thông điệpphù hợp

- Where (Ở đâu): Xác định nơi nhận thông điệp Người nhận cần xác địnhnơi mà thông điệp sẽ được nhận, chẳng hạn qua email, tin nhắn, cuộc họp trựctuyến hoặc qua các phương tiện truyền thông khác Điều này đảm bảo rằng họ

sẽ nhận được thông điệp đúng địa điểm và không bị mất sót thông tin quantrọng

- Why (Tại sao): Hiểu rõ mục tiêu và lý do của thông điệp Người nhậncần hiểu tại sao thông điệp được gửi đến họ và nhận thức về ý nghĩa, giá trịhoặc lợi ích mà nó mang lại

- How (như thế nào:) Họ phản ứng bằng cách nào, hình thức nào Khi tiếp nhận thông tin, cần tìm hiểu thái độ tình cảm của đối tượng đểhiểu rõ họ nghĩ như thế nào và tâm lý của họ Cần loại bỏ mặc cảm, thành kiến

và tìm hiểu đúng những gì đối tượng thực sự muốn truyền đạt Người nghe cầnkiểm soát cảm xúc để không bị ảnh hưởng và tiếp nhận thông tin chính xác.Ngoài ra, cần quan tâm đến chất lượng các kênh truyền thông và loại bỏ các yếu

tố gây nhiễu để đảm bảo thông tin hiệu quả

2 Truyền thông trong tổ chức

2.2 Các hình thức truyền thông trong tổ chức

Trong một tổ chức, giữa các thành viên luôn tồn tại hai loại mối quan hệ:quan hệ chính thức và quan hệ không chính thức (quan hệ tâm lý) Tương ứngvới hai loại quan hệ này là hai hình thức truyền thông: truyền thông chính thức

và truyền thông không chính thức

Những hình thức truyền thông chính thức phổ biến trong tổ chức là báocáo, tờ trình, thông báo, biên bản

Truyền thông chính thức đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt độngcủa tổ chức Chính thông qua truyền thông chính thức mà các chỉ thị mệnh lệnh,yêu cầu của người lãnh đạo được truyền xuống cho cấp dưới để thi hành, đồngthời, những kiến nghị, đề xuất của cấp dưới được chuyển lên cho lãnh đạo xemxét Vì vậy, nếu ở tổ chức nào đó truyền thông chính thức không được đảm bảothì hoạt động của tổ chức đó cũng không thể có hiệu quả

2.2.2 Truyền thông không chính thức

Truyền thông không chính thức là quá trình trao đổi thông tin trong giaotiếp không chính thức, người phát đi bản thông điệp chỉ với tư cách cá nhân,không thay mặt ai hay dại diện cho ai một cách chính thức

Chẳng hạn, thủ trưởng trò chuyện riêng tư với một nhân viên sau giờ làmviệc; hai nhân viên ngồi uống nước và bàn tán về tin đồn

Truyền thông không chính thức không những thoả mãn nhu cầu xã hộicủa các thành viên, mà còn có thể giúp ích cho hoạt động của tổ chức, vì đây làhình thức truyền thông nhanh, có hiệu quả Người thư ký có kinh nghiệm khôngbao giờ coi thường tác dụng của thông tin theo con đường không chính thức,nhất là những thông tin có tầm quan trọng đặc biệt đối với nhân viên trong tổchức và có khả năng làm cho họ lo lắng Thông tin không chính thức phản ánhmối quan tâm của nhân viên, một thông tin càng được quan tâm thì tốc độtruyền thông càng nhanh và càng đi xa Người thư ký cần biết lựa chọn nhữngthông tin mà nhân viên quan tâm và truyền đạt lên lãnh đạo Ngay cả những tinđồn hoàn toàn sai sự thật thì chúng vẫn có giá trị đối với người lãnh đạo, vìchúng cho biết sự việc đang được nhân viên quan tâm

2.3 Chiều truyền thông

Trong một tổ chức, quá trình truyền thông giữa các bộ phận, các cá nhândiễn ra theo nhiều chiều: từ trên xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang

2.3.1 Truyền thông từ trên xuống

Truyền thông từ trên xuống bắt đầu từ người lãnh đạo rồi theo từng cấpbậc cán bộ mà truyền xuống nhân viên, bằng các hình thức như thông báo,mệnh lệnh, đánh giá, nhận xét Ví dụ: người lãnh đạo thông báo cho cấp dướibiết nhiệm vụ, chính sách và chế độ của tổ chức; đánh giá và nhận xét công táccủa cấp dưới

Truyền thông từ trên xuống có khi chỉ là việc người lãnh đạo viết thưthăm hỏi, động viên một nhân viên đang đau ốm, giải thích chế độ nghỉ ốm chonhân viên đó.

2.3.2 Truyền thông từ dưới lên

Trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao, cấp dưới phải báo cáo lêncấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ, những vấn đề nảy sinh, những đề xuấtcủa cấp dưới, từ đó cấp trên có thể đưa ra những biện pháp cải tiến công tác,đồng thời hiểu được cách nhìn nhận của cấp dưới đối với công tác của họ Trongmột tổ chức, truyền thông từ dưới lên bắt đầu từ cấp nào là tuỳ thuộc vào đặcđiểm của tổ chức đó Nếu người lãnh đạo tạo ra được một môi trường dân chủ,tin cậy và tôn trọng lẫn nhau từ trên xuống dưới, có sự tham gia rộng rãi của cáccấp vào việc xây dựng các quyết sách, thì sẽ có nhiều thông tin từ dưới lên Nếungười lãnh đạo theo đuổi phong cách độc đoán, thì thông tin từ dưới lên vẫn có,nhưng thường chỉ là những thông tin của cán bộ quản lý báo cáo lên mà thôi.Với vai trò là chiếc cầu nối giữa người lãnh đạo và phần còn lại của tổchức, truyền thông từ dưới lên và truyền thông từ trên xuống thường phải quangười thư ký rồi mới đến lãnh đạo và nhân viên

2.3.3 Truyền thông theo chiều ngang

Truyền thông theo chiều ngang là quá trình trao đổi thông tin giữa nhữngngười cùng cấp Ví dụ: Giám đốc phụ trách kinh doanh và giám đốc phụ tráchnhân sự trao đổi với nhau về vấn đề tăng cường nhân lực cho bộ phận kinhdoanh Trong một số trường hợp, việc trao đổi thông tin theo chiều ngang đượccấp trên ấn định, còn trong một số trường hợp khác, nó là hình thức truyềnthông không chính thức

Xét từ góc độ quản lý, truyền thông theo chiều ngang vừa có mặt lợi vừa

có mặt hại Mặt lợi của nó là có thể tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho việcphối hợp công tác Trong quá trình thực thi nhiệm vụ chung, nếu trước vấn đềnảy sinh nào, những bộ phận, những người được giao cũng phải báo cáo lên cấptrên và chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên thì tiến độ công việc sẽ chậm và khôngphát huy được tính sáng tạo của cấp dưới Tuy nhiên, truyền thông theo chiềungang có thể làm giảm vai trò, làm suy yếu ảnh hưởng của lãnh đạo, thậm chítạo tình huống “lãnh đạo bị qua mặt” Chẳng hạn, một vài trường phòng trao đổivới nhau và đưa ra một quyết sách nào đó mà giám đốc không hề hay biết, hoặcmột vài nhân viên tự ý điều chỉnh kế hoạch thực thi nhiệm vụ mà không xin ýkiến của lãnh đạo Đó là mặt hại của truyền thông theo chiều ngang Nó thườngbiểu hiện mạnh ở những tổ chức mà việc truyền thông theo chiều dọc (từ trênxuống và từ dưới lên) bị cản trở