Quản trị hành chính văn phòng soạn thảo và trình bày văn bản

Hiểu được các vấn đề chung về văn bản 2. Nhận biết được các loại văn bản 3. Nắm bắt được các thể thức trình bày văn bản 4. Biết được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 5. Nhận biết về thủ tục trình ký và hủy bỏ văn bản

Trang 1

ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH

Ỵ

Trang 3

Ỵ

Trang 5

Ỵ

Trang 7

Ỵ

Trang 9

SOẠN THẢO

VÀ TRÌNH BÀY VĂN BẢN

CHƯƠNG 5

Ỵ

Trang 10

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

1 Hiểu được các vấn đề chung

về văn bản

2 Nhận biết được các loại văn bản

3 Nắm bắt được các thể thức trình bày văn bản

4 Biết được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

5 Nhận biết về thủ tục trình ký

Trang 11

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

THỦ TỤC TRÌNH KÝ

VÀ HỦY BỎ VĂN BẢN

III

Trang 12

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN

Trang 13

1.1

KHÁI NIỆM VĂN BẢN

Trang 14

Văn bản là gì ?

Trang 15

Văn bản hành chính là những giấy tờ thể hiện bằng chữ viết phát sinh trong hoạt động của tổ chức, nhằm ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt những thông tin giữa tổ chức và cá nhân

Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc kí hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được trình bày được trình bày đúng thể thức theo quy định

(Theo khoản 1, Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ngày 15 tháng 7 năm 2020)

Trang 16

Các phương tiện

điện tử

Trang 17

Các hoạt động liên quan đến văn bản

Biên tập và xuất bản

Xử lý văn bản

Lưu trữ và hủy

bỏ hồ sơ tài liệu

Trang 18

1.1.2 Văn bản Quản lý Nhà nước

Là những quyết định quản lý và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản

lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức nhất định

Trang 20

I KHÁI QUÁT CHUNG

bản pháp quy, văn bản hành chính,

Trang 21

Văn bản hành chính Văn bản tài chính

Trang 22

Văn

bản

Văn bản pháp quy

Văn bản hành chính

Văn bản chuyên môn kỹ thuật

Quy phạm pháp luật

Áp dụng

Thông thường

Cá biệt

Trang 23

1.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN

1.3.1

Văn bản pháp quy

Văn bản quy phạm pháp luật

Là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong

Luật

(Theo Thông tư Số 23/VBHN-VPQH Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật)

Văn bản luật và văn bản dưới luật

Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa và được Nhà

nước đảm bảo thực hiện

Trang 24

Hiến pháp Luật

Trang 25

Pháp lệnh Lệnh

Văn bản dưới luật

1.3.1 VĂN BẢN PHÁP QUY

Trang 26

Văn bản dưới luật

Văn bản quy phạm pháp luật

Ủy ban Thường vụ Quốc hội Pháp lệnh, Nghị quyết Chủ tịch nước Lệnh, Quyết định

Chính phủ Nghị định Thủ tướng Chính phủ Quyết định

Bộ trưởng Thông tư Tổng kiểm toán nhà nước Quyết định Các bộ Thông tư liên tịch UBND các cấp Chỉ thị, Quyết định

1.3.1 VĂN BẢN PHÁP QUY

Trang 27

1.3.1

Văn bản pháp quy

Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật

Là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục nhất định nhằm đưa ra những quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối

tượng cụ thể, được chỉ định rõ

Trang 28

1.3.2

Văn bản hành chính

Văn bản hành chính thông thường

Là những loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp luật hoặc giải quyết những công việc cụ thể cũng như phản ánh tình hình giao dịch của các cơ quan, Nhà nước hay đơn vị kinh tế sử dụng trong các hoạt động thường ngày của

mình

Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Thông báo, Chương trình , Kế hoạch công tác, Đề án, Phương án, Công điện, Hợp đồng, Giấy chứng nhận, Giấy nghỉ phép, Giấy đi

đường,

Trang 29

Ỵ

Trang 30

công việc cụ thể

Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Nghị

quyết cá biệt

Trang 31

Ỵ

Trang 32

Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực

như tài chính, tư pháp, ngoại giao,

Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây

dựng, kiến trúc, đồ án, bản vẽ, thiết kế thi

công

Trang 33

II

THỂ THỨC VĂN BẢN

Trang 35

1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Thành phần chính

Ỵ

3 Số, ký hiệu của văn bản.

2.1 Khái niệm thể thức văn bản

4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

8 Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

6 Nội dung văn bản

II THỂ THỨC VĂN BẢN

(Theo Khoản 2, Điều 8 Nghị định

số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ngày 5 tháng 3 năm 2020)

Trang 36

1 Phụ lục

2 Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

Thành phần bổ sung

3 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

1 Khái niệm thể thức văn bản

4 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

Trang 38

Dấu của Cơ quan, Tổ chức Nơi nhận

Nơi nhận

Dấu Chỉ mức

độ mật

Dấu Chỉ mức độ khẩn

Dấu thu hồi, chỉ dẫn phạm vi lưu hành

Kí hiệu, số lượng bản

Chữ kí cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng

điện tử Quốc Hiệu

Tên cơ quan tổ chức

họ tên, chữ

ký người

Trang 39

2.2.1 Quốc hiệu và tiêu ngữ

Được trình bày ở đầu trang giấy và có giá trị về tính pháp

Trang 40

Quốc hiệu được trình bày như thế

nào? Cỡ chữ: 12 - 13CHỮ IN HOA

Kiểu chữ: Đứng đậm

Bên phải trên cùng

Ô số 1

Trang 41

2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

QUỐC HỘI BỘ NỘI VỤ

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trường hợp có cấp trên quản lý trực tiếp:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM

UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

Cho biết vị trí cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước

Cỡ chữ cơ quan ban hành văn bản cùng với cỡ chữ của Quốc hiệu

(Theo Phụ lục 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ngày 5 tháng 3 năm 2020)

Trang 42

2.2.3 Số và kí hiệu

(Theo Phụ lục 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư

ngày 5 tháng 3 năm 2020)

+ “Số” bằng chữ in thường

+ Cỡ chữ 13 + Kiểu chữ Đứng + “ : ” đứng sau “Số”

+ Những số nhỏ hơn 10:

01, 02, 03,

“Kí hiệu”

+ Chữ in hoa+ Cỡ chữ 13

Trang 43

2.2.3 Số và kí hiệu

Giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn và giữa chúng có dấu gạch nối Thông thường ký hiệu văn

bản viết bằng dấu in hoa.

Ví dụ: Công văn 4433/BYT-KCB năm 2020, có BYT là tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản hành chính - Bộ Y tế, KCB là tên viết tắt của đơn

vị soạn thảo văn bản hành chính - Cục quản lý Khám chữa bệnh

Ví dụ: Quyết định 2401/QĐ-BGDĐT năm 2020, có QĐ là tên viết tắt của văn bản hành chính - Quyết định, BGDĐT là tên viết tắt của cơ quan ban

hành văn bản hành chính - Bộ Giáo dục và Đào tạo

Trang 44

Số và kí hiệu được trình bày như thế nào?

Được canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành

Cỡ chữ: 13Kiểu chữ: Đứng

Sau “Số” có (:)

Số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số

0 phía trướcGiữa số và chữ có (/)Nhóm chữ viết tắt có (-) không

được cách

Trang 45

a) Địa danh

2.2.4 Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

Là địa điểm đặt trụ sở cơ quan ban hành nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi và theo dõi được thời gian ban hành

Trang 46

2.2.4 Địa danh, ngày tháng

năm

a) Địa danh

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh.

+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là

tên của thành phố trực thuộc Trung ương

+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh

Văn bản của UBND thành phố

Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành

phố Hồ Chí Minh

Văn bản của UBND tỉnh Bình Dương và của các sở, ban, ngành

Trang 47

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương.

Ví dụ: Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ

quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Ví dụ: Văn bản của UBND thị xã Bến Cát (tỉnh Bình Dương) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bến Cát

Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

và của các tổ chức cấp xã là tên

của xã, phường, thị trấn

Văn bản của các cơ quan, tổ chức

và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an,

Bộ Quốc phòng.

Trang 49

- Kiểu chữ: In thường + Nghiêng

- Viết hoa chữ cái đầu (địa danh)

- Ngày nhỏ hơn 10 ghi: 01,02,…

- Tháng 1, 2 ghi: tháng 01, 02, tháng 3,…

Trang 50

2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung

văn bản

TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN

+ Dưới tên loại văn bản

+ In thường+ Cỡ chữ 13 - 14

+ Đứng, đậm

Trang 51

o Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng

o Phù hợp với phù hợp với quy định của pháp luật

o Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn

đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác

o Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

o Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương

o Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

o Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả

2.2.6 Nội dung

văn bản

Trang 52

2.2.6 Nội dung văn bản

+ Dưới tên loại và trích yếu nội dung

+ In thường

+ Chữ nghiêng

+ Cỡ chữ 13 - 14+ Phải xuống dòng+ Cuối dòng có ( ; )+ Dòng cuối cùng kết thúc ( )

Trang 53

2.2.7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Ỵ

VIỆC GHI QUYỀN HẠN

+ Ký thay tập thể “TM”

+ Được giao quyền cấp trưởng “Q”

+ Ký thay cho người đứng đầu “KT”

+ Ký thừa lệnh “TL”

+ Ký thừa ủy quyền “TUQ”

VIỆC GHI CHỨC VỤ, CHỨC DANH

+ Ghi đúng chức vụ và chức danh lãnh

đạo của người ký+ Do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà

nước ban hành

VIỆC GHI HỌ VÀ TÊN NGƯỜI KÝ

+ Họ, tên đệm (nếu có) và tên + Không ghi học hàm, học vị, danh hiệu

+ Kiểu chữ đứng, đậm

+ Ô 7a

+ Cỡ chữ 13 - 14+ Đứng, đậm+ In thường+ Giữa quyền hạn, chức vụ

+ Ô 7b

Trang 55

2.2.8 Dấu của cơ quan tổ chức

Ỵ

+ Màu đỏ + Đóng ngay ngắn, rõ ràng + Bằng kích thước thực tế của dấu + Trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh

chữ ký số về bên trái

+ Ô số 8

Trang 56

2.2.9 Nơi nhận

* Ô 9a (Tờ trình, Báo cáo, Công văn)

+ In thường+ Cỡ chữ 13 - 14

+ Đứng+ Sau “Kính gửi” có (:)

Đọc thêm:

Phụ lục 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ngày 5 tháng 3 năm 2020

Trang 57

III

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN

HÀNH VĂN BẢN

Trang 58

III QUY TRÌNH SOẠN THẢO

3.1.1 Quy trình khi soạn thảo văn bản

3.1.2 Những yêu cầu khi soạn thảo

văn bản 3.1.3 Ngôn ngữ văn phong

3.1

Trang 59

Lựa chọn tên loại, xác định thể thức Lựa chọn, thu thập các tài liệu liên quan

Phác thảo đề cương và nháp bản thảo Viết dự thảo và Biên tập bản thảo

BƯỚC 1 Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản

hóa

Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo

Trang 60

3.1 Quy trình soạn

thảo văn bản

3.1.2 Những yêu cầu

khi soạn thảo văn bản

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

RÕ RÀNG ( C LEAR)

XÁC ĐÁNG (CORECT)HOÀN CHỈNH ( COMPLETE)LỊCH SỰ (COURTEOUS)

NGẮN GỌN (CONSISE)

1 2 3 4 5

5C

Trang 61

3.1 Quy trình soạn thảo văn bản

3.1.2 Những yêu cầu khi soạn thảo văn bản

Ỵ

VỀ NỘI DUNG

Trang 62

3.1.2 Những yêu cầu khi soạn thảo văn

VỀ THỂ THỨC(Được quy định tại Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ngày 5 tháng 3 năm 2020)

Theo các bạn, về Thể thức thì văn bản được trình bày theo

+ Khổ giấy + Phông chữ + Cỡ chữ, kiểu chữ như thế nào?

Trang 63

3.1.2 Những yêu cầu khi soạn thảo văn

Ỵ

VỀ THỂ THỨC(Được quy định tại Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ngày 5 tháng 3 năm 2020)

Trang 64

3 1 Quy trình soạn

thảo văn bản

3.1.3 Ngôn ngữ, văn

phong

III QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

o Ngôn ngữ viết, đơn giản, dễ hiểu

o Sử dụng các từ phổ thông, tránh sử dụng các từ địa phương, thuật ngữ thống nhất

Trang 66

3.2.1 Soạn thảo quyết định

3.2.2 Soạn thảo công văn

3.2

Trang 67

3.2.1 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

John S.

3.2 SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG

Quyết định là loại văn bản thông dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức cá nhân có thẩm quyền ban hành.

Ỵ

III QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Trang 68

* Quyết định quy phạm pháp luật

được ban hành bởi các cơ quan

* Quyết định còn được ban hành để

hợp lý hóa các văn bản QPPL

Trang 69

Căn cứ dựa vào tình hình thực tế đòi hỏi phải xử

Ỵ

Bố cục của Quyết định:

Trang 70

PHẦN KHAI TRIỂN

Nội dung Quyết định: thường được viết

theo dạng điều khoản, các điều được trình bày cô đọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp theo trình tự logic nhất định

Điều khoản thi hành: cần nêu rõ cụ thể

những đối tượng chịu trách nhiệm thi hành

Trang 71

PHẦN KẾT

Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký hoặc Phó Thủ trưởng ký thay

Con dấu của cơ quan ban hành, nơi nhận.

Ỵ

Trang 72

John S.

Công văn là văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền

Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản

đi và đến, với các nội dung chủ yếu như hướng dẫn , giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch…

3.2.2 SOẠN THẢO CÔNG VĂN

Trang 73

Đặt vấn đề: nêu rõ lý do, cơ sở ban hành.

Giải quyết vấn đề: trình bày yêu cầu giải quyết Nội dung cần

trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra

Kết luận vấn đề: viết ngắn gọn, khẳng định nội dung đã nêu.

Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Con dấu của cơ quan ban hành , nơi nhận

3.2.2 SOẠN THẢO CÔNG VĂN

Bố cục của Công văn

Trang 74

Công văn hướng dẫn

MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN

Đặt vấn đề: nêu rõ Tên loại, số, ký

hiệu, ngày tháng, trích yêu văn bản

Giải quyết vấn đề: Nêu rõ căn cứ,

chủ trương chính sách quyết định cần được thực hiện

Phần kết luận: Yêu cầu phổ biến, tổ

chức thực hiện đúng chủ trương, chính sách, quyết định

Trang 75

Công văn giải thích

Ỵ

Cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung các văn bản mà chưa nhận rõ, có thể hiểu sai hoặc thực hiện chưa thống nhất

Trang 76

Công văn chỉ đạo

Đặt vấn đề: nêu rõ mục đích,

phải triển khai và thực hiện

Giải quyết vấn đề: nêu yêu cầu

đạt được, nhiệm vụ, biện pháp áp

dụng để đạt được yêu cầu

Phần kết luận: Cấp dưới phải

thực hiện và báo cáo kết quả cho

lãnh đạo

Trang 77

Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Ỵ

Đặt vấn đề: nêu tóm tắt nhiệm vụ đã

giao cho cấp dưới

Giải quyết vấn đề: nêu rõ nội dung

yêu cầu thực hiện, đề ra biện pháp,

giao trách nhiệm thực hiện

Phần kết luận: yêu cầu cấp dưới

thực hiện, báo cáo kết quả theo thời

gian quy định

Trang 78

Công văn đề nghị, yêu cầu

Đặt vấn đề: nêu lý do hoặc mục đích Giải quyết vấn đề: nêu nội dung cụ

thể đề nghị, thời gian và cách thức

Phần kết luận: thể hiện sự mong

mỏi, xem xét các đề nghị đó

Trang 79

Công văn phúc đáp

Ỵ

Đặt vấn đề: ghi rõ công văn số, kí

hiệu, ngày tháng năm,

Giải quyết vấn đề: trả lời vấn đề nội

dung văn bản gửi đến

Phần kết luận: đề nghị cho ý kiến về

vấn đề chưa rõ

Định dạng
Số trang	93
Dung lượng	14,72 MB