Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước tại uỷ ban nhân dân huyện kiến xương

§oµn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Quốc gia Báo cáo thực tập Mục lục Mở đầu Chơng I Những khái quát chung vỊ UBND Hun KiÕn x¬ng .4 I UBND Hun KiÕn X¬ng Quá trình hình thành phát triển cđa UBND hun KiÕn X¬ng .4 C¬ cÊu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND hun KiÕn X¬ng II Phßng Néi vơ - lao động - thơng binh Xà hội .8 Quá trình hình thành phát triÓn .8 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh vµ X· héi Chơng II Thực trạng thể thức Kỹ thuật trình bày văn quản lý nhà nớc UBND hun kiÕn x¬ng .12 I Khái quát văn quản lý nhà nớc .12 Kh¸i niƯm 12 Công tác soạn soạn thảo văn ban hành văn UBND huyện Kiến Xơng 13 II Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà níc .14 Thể thức, yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn .14 Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nớc UBND hun KiÕn X¬ng 15 III Một số kiến nghị giải pháp 24 KiÕn nghÞ 24 Giải pháp 24 KÕt luËn 25 Tài liệu tham khảo .26 Lêi c¶m ơn Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập Để hoàn thành khoá thực tập với đề tài: "Thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành Nhà nớc Uỷ ban nhân dân huyện Kiến Xơng" Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới: - Thầy, cô giáo Khoa Văn Công nghệ hành - Cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân huyện Kiến Xơng - Thái Bình Đặc biệt em xin đợc gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Thị Hà, ngời đà ân cần bảo, tận tình hớng dẫn em viết hoàn thành báo cáo thực tập Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập mở đầu Cải cách hành nhiệm vụ quan trọng mà Đảng, Nhà nớc nhân dân ta đà xác định Để thực nhiệm vụ này, nhà nớc ta đà xây dựng chơng trình cải cách tổng thể hành giai đoạn 2001 - 2010 với bốn nội dung lớn, là: cải cách máy hành nhà nớc, cải cách ngời hành chính, cải cách tài công cải cách thể chế hành Cải cách thể chế hành cải cách thủ tục hành đợc coi khâu đột phá Là sinh viên năm thứ Học viện Hành Quốc Gia, thực phơng châm học đôi với hành Học viện đà đợc thực tập với thời gian hai tháng UBND huyện Kiến Xơng Thái Bình Thời gian thực tập UBND huyện, nỗ lực tìm hiểu nghiên cứu tài liệu nh đợc quan sát hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức, nhân viên Uỷ ban thực nhiệm vụ cải cách hành chính, nhận thấy công việc hành phong phú đa dạng, đặc biệt công tác soạn thảo ban hành văn Hiện nay, công tác soạn thảo ban hành văn đợc nhà nớc, quan, doanh nghiệp nói chung quan tâm Công việc UBND cấp quyền sở lại cần thiết Bằng kiến thức mà đà đợc học nhà trờng đà giúp quan sát, đánh giá đợc công việc thực tế cách xác đầy đủ Và phải nói công tác soạn thảo văn cấp quyền sở nhiều hạn chế nhiều khía cạnh nh yếu tố ngôn ngữ, thể thức nội dung cha đợc xác nh đà đợc học Xuất phát từ nhu cầu thực tế nêu trên, chọn đề tài cho báo cáo thực tập là: "Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nớc UBND huyện Kiến Xơng - Thái Bình Báo cáo tốt nghiệp phần mở đầu kết luận đợc chia làm hai chơng: Chơng I: Khái quát chung UBND huyện Kiến Xơng Chơng II: Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý nhà nớc UBND huyện Kiến Xơng Chơng Khái quát chung UBND huyện Kiến Xơng I UBND huyện Kiến Xơng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập Kiến Xơng huyện đồng thuộc vùng hạ lu sông Hồng với diện tích đất tự nhiên 21313,39 ha, chiếm 13,9% diện tích đất tự nhiên tỉnh Thái Bình Vị trí địa lý huyện tỉnh đợc xác định nh sau: - Phía đông giáp huyện Tiền Hải - Phía Tây giáp huyện Vũ Th Thị xà Thái Bình - Phía Nam giáp tỉnh Nam Định - Phía Bắc giáp huyện Đông Hng Thái Thụy Với vị trí địa lý điều kiện địa hình tơng đối phẳng đất đai màu mỡ khí hậu đậm nét nhiệt đới gió mùa ẩm điều kiện thuận lợi để Kiến Xơng trở thành huyện trọng điểm lúa tỉnh Thái Bình Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Kiến Xơng UBND huyện Kiến Xơng quan hành nhà nớc địa phơng đợc bầu lên HĐND huyện, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan nhà nớc cấp Nghị Quyết HĐND Huyện UBND huyện có trụ sở đặt trung tâm huyện Kiến Xơng nơi làm việc gần 100 cán bộ, công chức nhà nớc nơi đón tiếp, giải vấn đề nhân dân đồng thời tổ chức, đạo, thực sách, pháp luật Đảng Nhà nớc Từ đợc thành lập đến nay, UBND huyện đà trở thành máy hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn cho nhân dân Nhà nớc Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Kiến Xơng - Căn vào Quyết Định số: 13/2005/QĐ - UBND ban hành ngày 10 tháng 01 năm 2005 UBND tỉnh Thái Bình tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố - Căn vào văn hớng dẫn số: 78/HD SNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2005 sở Nội vụ tỉnh Thái Bình việc hớng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố - Căn vào Quy chế làm việc UBND huyện Kiến Xơng nhiệm kỳ 20042009 ban hành kèm theo Quyết định số: 433/2004/QĐ - UBND ngày 10 tháng năm 2004 UBND hun UBND hun KiÕn X¬ng cã c¬ cÊu tỉ chøc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nh sau: a Cơ cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Kiến Xơng gồm 13 phòng ban chuyên môn đơn vị nghiệp Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Bộ máy UBND huyện Kiến Xơng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia Báo cáo thực tập UBND huyện Các phòng ban chuyên môn Các đơn vị nghiệp Phòng ban chuyên môn Các đơn vị nghiệp - Văn phòng HĐND UBND - Sự nghiệp Giáo dục - Phòng nội vụ - LĐ thơng binh xà hội - Sự nghiệp Y tế - Phòng tài - Kế hoạch - Sự nghiệp Văn hóa- Thông tin - Phòng văn hoá - Thông tin - Thể thao - Phòng y tế - Phòng t pháp - Phòng tài nguyên môi trờng - Phòng Hạ tầng Kinh tế - Phòng Công thơng - Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn - Phòng tra - UB Dân số gia đình trẻ em - Phòng giáo dục + Cơ cấu nhân Tổng số cán bộ, công chức, nhân viên UBND huyện Kiến Xơng 98 ngời với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chuyên môn nghiệp vụ khác Bộ máy lÃnh đÃo UBND gåm: Chđ tÞch , Phã Chđ tÞch, Uỷ viên phụ trách lÃnh đạo điều hành phòng ban chuyên môn trởng phòng Sơ đồ Cơ cấu nhân UBND huyện Kiến Xơng chủ tịch Các phó chủ tịch Các uỷ viên Trởng Phòng Trởng phòng Trởng phòng b Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Kiến Xơng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập + Chức UBND huyện quan hành nhà nớc địa phơng quan chấp hành HĐND huyện, HĐND huyện bầu ra, chịu giám sát, tín nhiệm HĐND huyện UBND huyện có chức sau: - Quản lý mặt, lĩnh vực đời sống xà hội địa phơng - Cung cấp dịch vụ công + Nhiệm vụ, quyền hạn UBND hun KiÕn X¬ng UBND hun KiÕn X¬ng thùc hiƯn nhiƯm vụ có quyền hạn lĩnh vực sau: - Trên lĩnh vực kinh tế tài chính: Xây dựng kế hoạch phát triển KT- XH hàng năm, lập dự toán ngân sách, dự toán thu chi ngân sách địa phơng, phê chuẩn kế hoạch phát triển KT XH xÃ, thị trấn - Trên lĩnh vực nông - lâm - ng nghiệp, thuỷ lợi đất đai: Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất địa phơng, đạo xÃ, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế nông nghiệp nông thôn, xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, cống đập -Trên lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng, phát triển quản lý sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xÃ, thị trấn, tổ chức phát triển làng nghề truyền thống, sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất - Trên lĩnh vực giao thông vận tải: Tổ chức lập, trình duyệt quy hoạch phát triển mạng lới giao thông đờng vận tải thuỷ, địa bàn huyện, quản lý việc xây dựng, cấp phép xây dựng kiểm tra việc thực Pháp luật xây dựng - Trên lĩnh vực thơng mại dịch vụ, du lịch: Xây dựng kiểm tra, phát triển mạng lới thơng mại, dịch vụ, du lịch địa bàn huyện - Trên lĩnh vực Văn hoá Giáo dục, xà hội, đời sống: Xây dựng chơng trình, đề án phát triển nghiệp giáo dục, y tế, văn hoá, thể thao, tổ chức thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục tiểu học, trung học sở, xóa mù chữ, thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, qui chế thi cử - Trên lĩnh vực Khoa học Công nghệ, tài nguyên môi trờng: Thùc hiƯn biƯn ph¸p øng dơng tiÕn bé khoa häc công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phơng, tổ chức thực bảo vệ môi trờng, phòng chống, khắc phục hậu thiên tai bÃo lụt - Trên lĩnh vực quốc phòng: Tổ chức phong trào toàn dân tham gia xây dựng lực lợng vũ trang quốc phòng toàn dân, tổ chức thực chế độ nghĩa vụ quân sự, thực sách hậu phơngvới quân đội Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thùc tËp - Trªn lÜnh vùc an ninh trËt tù, an toàn xà hội: Thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trËt tù, an toµn x· héi, thùc hiƯn biện pháp phòng ngừa phòng chống tội phạm, tệ nạn xà hội địa phơng, tuyên truyền giáo dục, vận động nhân dân tham gia bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xà hội - Trên lĩnh vực thực sách dân tộc, sách tôn giáo: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách pháp luật dân tộc tôn giáo, đạo việc thực sách dân tộc tôn giáo địa phơng, kiểm tra, ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngỡng tôn giáo để làm trái qui định pháp luật, sách nhà nớc - Trên lĩnh vực thi hành pháp luật: đạo công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn quan nhà nớc cấp Nghị HĐND huyện, định xử phạt vi phạm hành theo qui định pháp luật - Xây dựng quyền, quản lý nhà nớc tổ chức kinh tế quản lý địa giới hành chính: tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo qui định Pháp luật, quy định tổ chức máy nhiệm vụ quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND hun theo híng dÉn cđa UBND tØnh, qu¶n lý hå sơ, đồ địa giới hành huyện II Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh Xà hộ hộI Quá trình hình thành phát triển Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh Xà hội phòng chuyên môn trực thuộc UBND huyện, chịu quản lý trực tiếp, toàn diện UBND huyện đạo hớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ ban tổ chức quyền Sở Nội vụ Sở Lao động- Thơng binh Xà hội Phòng đợc sử dụng dấu riêng tài khoản riêng để hoạt động Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh Xà hội huyện Kiến Xơng đợc thành lập tháng năm 1988 sở sát nhập phòng Phòng Tổ chức quyền huyện, Phòng Lao động Thơng binh Xà hội Thực Nghị định số: 172/2004/ NĐ- CP Thủ tớng Chính phủ việc xếp lại phòng ban chuyên môn biên chế quản lý nhà nớc UBND huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh, từ tháng năm 2005 phòng đợc đổi tên Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh Xà hội Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ - lao động -Thơng binh X· héi a C¬ cÊu tỉ chøc + C¬ cÊu tổ chức máy Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh Xà hội bao gồm phËn sau: Bé phËn tỉ chøc c¸n bé: Thc sù quản lý điều hành trực tiếp Trởng phòng, có nhiệm vụ quản lý xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức Bộ phận tổ chức quyền: Theo dõi hoạt động máy quan, hớng dẫn nghiệp vụ bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND cấp theo qui định pháp luật Bộ phận lao động việc làm: Thực quản lý đào tạo nghề cho ngời lao động, hợp đồng xây dựng xúc tiến việc làm nớc xuất lao động Bộ phận sách u đÃi ngời có công: Thực lập tiếp nhận hồ sơ đối tợng trình Sở Lao động - Thơng binh Xà hội định giải chế độ sách Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập Sơ đồ Cơ cấu tổ chức máy phòng Nội vụ - lao động - thơng binh xà hộ hội Sự lÃnh đạo từ cấp trênTrởng xuốngphòng nhân viên + Cơ cấu nhân Phòng Nội vụ Lao động Thơng binh Xà hội bao gồm có 12 cán bộ, công chức có 11 ngời biên chế nhân viên hợp đồng Phó phòng Cơ cấu nhân phòng đợc cấu nh sau: Đồng chí Trởng phòng phụ trách chung Đồng chí TCCB Phó phòng ngời tham mu giúp việc cho đồng chíTCCQ Trởng phòng Bộ phận Bé phËn thùc hiƯn sù ủ qun cđa ®ång chÝ Trởng phòng, trực tiếp đạo chuyên môn phận kế toán, lao động việc làm, sách u đÃi ngời có công Hai đồng chí cán phụ trách công tác quyền sở Một cán phụ trách công tác quản lý cán bộ, công chức nhà nớc Một kế toán tổng hợp Bộ phận CSTBLS u Bộ phận Bộ phận LĐVL Haingời cáncóbộcông phụ trách theo dõikếchính đÃi toán sách ngời có công Một cán phụ trách công tác lao động việc làm Một nhân viên đánh máy b Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ - Lao động Thơng binh Xà hội Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh Xà hội có nhiệm vụ quản lý nội vụ, lao động, thơng binh xà hội dạy nghề Công tác tổ chức máy: Quản lý công tác máy biên chế hành nghiệp công tác cán bộ, công chức gồm xây dựng qui hoạch, kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức, thực công tác tuyển dụng, điều động cán công chức, thực công tác tiền lơng công tác đào tạo cán chức Tham mu cho UBND huyện công tác hớng dẫn theo dõi hoạt động máy quyền sở Thực công tác xây dựng quyền sở vững mạnh, chế độ, sách cán xÃ, thị trấn Công tác lao động việc làm: Tham mu cho UBND huyện thành lập ban đạo xây dựng chơng trình lao động việc làm giai đoạn 2001 -2005 Công tác thơng binh liệt sĩ ngời có công: Hiện nay, phòng quản lý chi trả cho 8000 đối tợng ngời có công Ngời hoạt động cách mạng Thơng binh, ngời hởng sách nh thơng binh Bệnh binh Quân nhân, tai nạn lao động Ngời phục vụ thơng bệnh binh nặng, u đÃi tiền tuất Ngời có công với cách mạng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập Bà mẹ Việt Nam anh hùng Thực sách x· héi gåm: cho vay vèn 120 + Tæng nguån vốn cho vay chơng trình 3.027.800.000đ Trong đó: - Tỉng ngn vèn ®· cho vay: 2.853.550.000® - Ngn vèn lại cha cho vay: 1.742.503.000đ Quản lý, thực sách ngời tàn tật, ngời già cô đơn, trẻ mồ côi không nơi nơng tựa - 516 ngời bị nhiễm chất độc hoá học - 493 đối tợng hởng chế độ cứu trợ xà hội theo thông t 176 Thực chơng trình phòng chống tệ nạn xà hội Xà hội hoá công tác chăm sóc ngời có công, phát động phong trào lập quỹ đền ơn đáp nghĩa 39/39 xÃ, thị trấn huyện Chơng Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý nhà nớc uỷ ban nhân dân huyện kiến xơng I Khái quát văn quản lý nhà nớc Khái niệm Thuật ngữ văn quản lý nhà nớc thuật ngữ đợc tiếp cận dới nhiều góc độ, quan niệm khác Nhng để phục vụ cho việc viết báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài Thực trạng thể thực kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nớc UBND huyện Kiến Xơng chọn khái niệm sau làm sở cho việc viết báo cáo Văn quản lý nhà nớc định thông tin quản lý thành văn (đợc văn hoá) quan quản lý nhà nớc ban hành theo thẩm quyền trình tự, th tục, hình thức định đợc nhà nớc đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ nội nhà nớc quan nhà nớc với tổ chức công dân( Giáo trình Kỹ thuật xây dựng Ban hành văn bản, Học viện Hành chính, trang 18) Theo khái niệm trên, văn quản lý nhà nớc có đặc điểm cụ thể sau: - Chủ thể ban hành: Do quan quản lý nhµ níc ban hµnh theo thÈm qun - Néi dung văn bản: Là định thông tin quản lý - Hình thức văn bản: Văn đợc ban hành theo hình thức định - Phạm vi điều chỉnh: Là mối quan hệ nội quan nhà nớc quan nhà nớc với tổ chức công dân Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D §oµn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Quốc gia Báo cáo thực tập Nh vậy, để làm sáng tỏ bật văn quản lý nhà nớc, cần phải hiểu chi tiết đặc điểm riêng văn Song qua khảo sát thực tế, với kiến thức nhiều hạn chế đề cập tới tất đặc điểm văn viết mà xin vào tìm hiểu phân tích thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nớc Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng Ban hành văn bản- Học viện Hành Quốc Gia 2002: Thể thức văn yếu tố hình thức cấu nội dung đà đợc thể chế hoá (Trang 51) Vậy, thể thức văn cách thức trình bày có tính bố cục không hình thức mà có yếu tố nội dung đợc nhà nớc quy định Thực tế yếu tố thể thức văn quản lý nhà nớc đà đợc Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ quy định Thông t liên tịch số: 55/2005TTLT- BNV- VPCP Nh vËy, u tè thĨ thøc ®· cã văn quy định rõ ràng Song, quan nhà nớc, tổ chức công đặc biệt quan quyền sở vấn đề cha đợc trọng Vì vậy, chọn yếu tổ thể thức cho phần viết nhằm góp phần vào việc hoàn thiện kỹ thuật xây dựng ban hành văn Để biết đợc thực trạng yếu tố thể thức văn quản lý nhà nớc, trớc hết dựa vào cách phân loại văn quản lý nhà nớc giáo trình Kỹ thuật xây dựng Ban hành văn (sách đà dẫn) để làm tiêu chí khảo sát Và với khuôn khổ báo cáo nh thời gian thực tập, vào khảo sát yếu tố thể thức ba loại văn là: Văn quy phạm pháp luật, văn Hành cá biệt văn Hành thông thờng Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kiến Xơng UBND huyện Kiến Xơng quan quản lý hành nhà nớc địa phơng Căn Luật ban hành văn quy phạm pháp luật sửa đổi 2002, Luật tổ chức HĐND UBND sửa đổi 2003, UBND huyện Kiến Xơng có thẩm quyền ban hành loại văn gồm: - Văn quy phạm pháp luật: Quyết định, thị - Văn hành thông thờng: Công văn, Tờ trình, Báo cáo, Biên bản, Kế hoạch, loại giấy, loại phiếu, - Văn hành cá biệt Văn có vai trò quan trọng để quan quản lý hành nhà nớc thực chức năng, nhiệm vụ Nhng thực tế, công tác soạn thảo ban hành văn đơn vị, quan bộc lộ nhiều tồn tại, hạn chế, tồn thể thức kỹ thuật trình bày văn Vì lý mà văn đà không phát huy đợc hết vai trò tích cực công cụ đảm bảo hiệu lực, hiệu cho hoạt động chấp hành điều hành quan hành nhà nớc Cũng giống nh đơn vị, quan quản lý hành nhà nSinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D 1 Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập ớc khác, văn UBND huyện Kiến Xơng nhiều thiếu xót thể thức kỹ thuật trình bày văn Hàng năm, UBND huyện Kiến Xơng ban hành nhiều văn bao gồm nhiều loại văn khác để điều chỉnh, giải công việc nội bộ, nh với tổ chức công dân địa bàn huyện với đề tài xin đợc trình bày phần thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nớc UBND huyện Kiến Xơng từ có Thông t liên tịch số: 55/2005/TTLT- VPCP - BNV ban hành ngày 06 tháng năm 2005 Văn phòng Chính phủ Bộ Nội vụ việc quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn II Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nớc UBND huyện Kiến Xơng Thể thức, yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn a Các yếu tố cụ thể thể thức Theo quy định Thông t liên tịch số: 55/2005/TTLT - BNV - VPCP thể thức văn bao gồm c¸c u tè thĨ sau: Qc hiƯu Tên quan ban hành văn Số ký hiệu Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu Nội dung Thẩm quyền ký, chữ ký, họ tên đầy đủ ngời ký Con dấu hợp pháp Nơi nhận 9a Văn có tên loại 9b Công văn 10 Các yếu tố có: Mật khẩu, dự thảo 11 Các yếu tố khác: Địa quan, điện thoại, b Kỹ thuật trình bày văn - Phải đảm bảo tính khoa học, chuẩn xác tiêu chuẩn theo tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001 - Về kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày văn định lề văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, chi tiết trình bày khác - Thể thức kỹ thuật trình bày văn phải đảm bảo phù hợp truyền tải đợc nội dung văn Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nớc UBND huyện Kiến Xơng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D §oµn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Quốc gia Báo cáo thực tập Công tác soạn thảo, ban hành văn hoạt động đợc cán công chức làm việc UBND huyện Kiến Xơng đặc biệt quan tâm ý Nhờ mà thể thức kỹ thuật trình bày văn bớc đợc hoàn thiện Qua khảo sát văn đợc soạn thảo ban hành UBND huyện Kiến Xơng từ có Thông t liên tịch số: 55/2005/ TTLT - BNV - VPCP ngày 06 tháng năm 2005, nhận thấy thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn đạt đợc u điểm bật sau: a Thành tựu Trong văn đà đảm bảo đủ u tè b¾t bc cđa thĨ thøc sau: Qc hiƯu, tên quan ban hành, số ký hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu, tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận Các văn đà thể đợc bố cục văn bản, tơng đối rõ ràng, giúp ngời tiếp nhận văn dễ nắm bắt thông tin Các văn đợc trình bày có phù hợp quan ban hành với thẩm quyền, chức vụ ngời ký dấu quan Khi soạn thảo văn bản, ngời soạn thảo đà bớc đầu ý đến vấn đề thể thức văn bản, cụ thể văn UBND ban hành đợc đánh số, ký hiệu đợc lu văn th nên thuận lợi cho việc tìm kiếm văn có yêu cầu phục vụ giải công việc nội nhân dân Số lợng văn đợc soạn thảo ban hành tơng đối kịp thời so với diễn biến, vận động phát triển KT- XH điạ bµn hun cịng nh nhanh chãng tỉ chøc, triĨn khai hớng dẫn văn quan nhà nớc cấp nghị HĐND huyện vào cc sèng Chóng ta cã thĨ thÊy qua b¶ng sè liệu cụ thể sau: Bảng Số lợng văn năm 2005 UBND huyện Kiến Xơng Tên loại Số lợng Tỷ lệ % 2.432 100 Chỉ thị 0.33 Quyết định 1990 81.83 Công văn 133 5.47 Mời họp 106 4.36 Thông báo 26 1.07 Tờ trình 144 5.92 Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành chÝnh Quèc gia B¸o c¸o thùc tËp B¸o c¸o 22 0.90 Hớng dẫn 0.12 Bảng Số lợng văn tháng đầu năm 2006 UBND huyện Kiến Xơng Tên loại Số lợng Tỷ lệ % 535 100 Quyết định 377 70.5 Chỉ thị 0.19 Công văn 37 6.92 Thông báo 1.12 Mời họp 28 5.23 Tờ trình 50 9.35 Báo cáo 1.5 Trên u điểm thể thức kỹ thuật trình bày văn công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Kiến Xơng u điểm đà góp phần đảm bảo truyền đạt, trao đổi thông tin phòng ban với nhân dân từ mà nâng cao hiệu hoạt động quản lý nhà nớc địa phơng b Hạn chế Bên cạnh thành tựu đà đạt đợc, công tác soạn thảo văn bản, ban hành nhiều tồn cần đợc khắc phục, hoàn thiện thể thức kỹ thuật trình bày văn Qua khảo sát 300 văn quy phạm pháp luật 1000 văn quản lý hành nhà nớc, thấy văn UBND huyện Kiến Xơng mắc phải lỗi nh sau thể thức kỹ thuật trình bày Sơ đồ Tỷ lệ % sai thể thức văn quy phạm pháp luật % Văn quy phạm pháp luật Tên loại Quốc Tên Địa danh Số Tên hiệu quan ban ngày ký loại hành tháng hiệu trích Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Nơi nhận Thể thức đề ký Số lợng Đoàn số - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia Báo cáo thực tập yếu Quyế 96.6 t định 84.75 33.90 67.7 84.75 100 100 100 ChØ thÞ 100 60 20 100 60 100 100 100 Sinh viªn: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia Báo cáo thực tập Sơ đồ Tỷ lệ % sai thể thức văn hành thông thờng văn cá biệt Văn hành thông thờng - văn cá biệt Tên loại Số lợng Quốc Tên hiệu quan ban hành Địa danh ngày tháng Số ký hiệu Tên loại trích yếu Nơi nhận Thể thức để ký Quyết 100 định cá biệt 74.30 100 15.72 14.30 68.2 100 100 Công văn 100 95.1 96.9 20.0 98.5 59.3 100 100 kÕ ho¹ch 100 99.5 100 15.7 10.1 30 100 100 GiÊy mêi 100 100 100 10.0 50.5 49.8 100 100 Thông báo 100 100 100 25.4 20.0 75,9 100 100 Tê tr×nh 100 100 100 16.9 90.4 98.3 100 100 Việc phân tích lỗi không theo trình tự nh Thông t liên tịch mà yếu tố có lỗi phân tích Vì thứ tự không khớp với Thông t liên tịch,ví dụ: Yếu tố lỗi số mà phân tích yếu tố lỗi theo tỷ lệ mắc lỗi nhiều, cđa c¸c u tè thĨ thøc Qc hiƯu Theo quy định Thông t liên tịch số: 55/2005/TTLT - VPCP - BNV dòng chữ Cộng hoà xà hộ hội chủ nghĩa Việt Nam đợc trình bày b»ng ch÷ in hoa, cì ch÷ tõ 12 - 13, kiểu chữ đứng đậm, Độc lập - Tự - Hạnh phúc đợc trình bày chữ in thờng, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm, chữ đầu Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành chÝnh Qc gia B¸o c¸o thùc tËp cđa cơm tõ đợc viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ phía dới có đờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Song, hầu hết văn Uỷ ban ban hành phần trình bày Quốc hiệu cha kiểu chữ in hoa, chữ đứng nhng không đậm Dới dòng tiêu ngữ văn bản, thay vào đờng kẻ ngang, nét liền đờng kẻ nét đứt đợc trình bày văn hoa nh: Độc lập - Tự - H¹nh -**** -2 Tên quan, tổ chức ban hành Qua khảo sát gần 1000 văn cho thấy, phần trình bày yếu tố văn UBND huyện Kiến Xơng nhiều thiếu sót nh văn có quan chủ quản tên quan chủ quản lẫn tên quan ban hành đợc trình bày kiểu chữ đứng đậm số văn khác lại trình bày kiểu chữ đứng nhng không đậm, cỡ chữ không đảm bảo quy định thống văn Nhiều văn tồn tại, tình trạng viết tắt tên quan ban hành không theo quy định Ngoài việc thay đờng kẻ nét đứt, ngắn phía dới tên quan ban hành cho đờng kẻ ngang, nét liền có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ gặp hầu hết văn VD: uỷ ban nhân dân huyện kiến xơng Số, ký hiệu văn yếu tố thể thức văn yếu tố thể thức đợc trình bày không ®óng qui ®Þnh rÊt râ ThĨ hiƯn nh sau: ë văn quy phạm pháp luật thờng không ghi năm ban hành vào phần số ký hiệu VD: Số 43/QĐ - UBND Có văn hành thông thờng phần số, ký hiệu đợc trình bày nh sau: VD: Số GM/NV - LĐ Đối với Công văn, loại văn tên loại, theo quy định trình bày theo mẫu: Số: /tên quan ban hành - tên đơn vị soạn thảo nh ng hầu hết công văn UBND huyện Kiến Xơng đợc trình bày giống nh văn có tên loại khác VD: Số 19/CV - HD Địa danh, ngày, tháng, năm Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Học viện Hành Quốc gia Báo cáo thực tập Phần trình bày yếu tố thể thức văn yếu tố sai sót, nhiên số văn hạn chế nh để kiểu chữ nghiêng đậm thêm số "0" đằng trớc chữ số ngày tháng cách tuỳ tiện VD: Kiến Xơng, ngày 21 tháng 04 năm 2006 Tên loại trích yếu nội dung văn - Thực tế, nhiều văn huyện Kiến Xơng soạn thảo, ngời soạn thảo quên ghi phần trích yếu văn dẫn đến nhiều văn thiếu yếu tố Hạn chế thờng gặp văn hành thông thờng nh: Giấy mời, Kế hoạch, Công văn Đặt phần trích yếu cha cân đối so với trang văn yếu tố thể thức khác văn bản, chí số văn có tên loại phần trích yếu lại đợc đặt dới yếu tố số, kí hiệu Theo quy định chữ việc công văn đợc viết tắt v/v nhng văn khác Uỷ ban sử dụng tối đa chữ viết tắt Dới trích yếu văn có tên loại, thờng đờng kẻ ngang, nét liền nh tiêu chuẩn, có đờng kẻ nét đứt ngắn VD: Quyết định UBND huyện V/v thành lập ban quản lý dự án xử lý khắc phục Đê kè sau bÃo số (Đợt III) - Lỗi sai trình bày tên loại văn lỗi không đảm bảo cỡ chữ ghi chi tiết cụ thể VD: Thông Báo Lịch văn quy phạm pháp luật, tên loại văn đợc trình bày theo quy ®Þnh cị VD: Qut ®Þnh cđa UBND hun Trong mét số văn có tên loại lại không cho tên loại vào VD: Số 01/KH BCĐ Chức vụ, họ tên, chữ ký ngời có thẩm quyền Khi trình bày hình thức đề ký không quy định, ví dụ: Ký TM đợc thay T/M T.M, ký KT đợc thay K/T Các chữ viết tắt TM, KT, TL quyền hạn chức vụ ngời kí cha đợc trình bày đồng chữ in hoa, cỡ chữ, kiểu chữ đứng đậm Thờng trình bày nh sau: T/M Uỷ ban nhân dân huyện K/T chủ tịch Phó chủ tịch Họ tên ngời ký đợc trình bày kiểu chữ khác nhau, lóc b»ng ch÷ in thêng, cì ch÷ 13, kiĨu ch÷ nghiêng Trong văn khác chữ in Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn sè - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia Báo cáo thực tập thờng, chữ đầu viết hoa, có văn họ tên ngời kí đợc đánh tất chữ in hoa rơi VD: Phạm Văn an Nơi nhận Các văn UBND huyện Kiến Xơng có hạn chế rõ phần xác định yếu tố thể thức văn hầu hết văn hành thông thờng có tên loại có phần nơi nhận Kính gửi giống Công văn VD: Trong văn Mời họp số: 06/MH - UBND ban hành 16 tháng 01 năm 2006 sau phần tên loại văn Mời Họp phần trích yếu văn bản, thay vào dòng: Kính gửi Nhìn chung, văn phòng ban chuyên môn nh văn Uỷ ban từ Nơi nhận không đảm bảo yêu cầu họ thờng trình bày theo cỡ chữ khác nhau: lúc 12, lúc 13, kiểu chữ đứng không đậm dới đợc kẻ đờng kẻ có độ dài độ dài dòng chữ số văn khác Nơi nhận đợc chuyển thành Nơi gửi VD: Văn Giấy mời số: 01/GM - NVLĐTB XH ban hành ngày 17 tháng năm 2006 Một số văn bản, phần liệt kê quan nhận văn đầu dòng có gạch ngang theo qui định đợc thay dấu "+" , cuối dòng dấu Dòng cuối Lu: VT qui định trình bày : "Lu: VT" đợc trình bày "Lu phòng" hay "Lu vp" nhiều văn khác, phần liệt kê quan, đơn vị, cá nhân nhận văn đợc trình bày lùi cm so víi tõ " N¬i nhËn" VD: N¬i nhËn + ë huyện: nh thành phần + UBND xÃ, thị trấn + Lu VP Dấu Tình trạng đóng dấu mờ, nhoè phổ biến văn c Nguyên nhân Việc soạn thảo văn nhiều tồn thể thức kỹ thuật trình bày văn trở thành vấn đề đợc nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều quan, cá nhân tổ chức quan tâm Bởi lẽ, thực trạng thể thức , kỹ thật trình bày văn không với qui định Nhà nớc không diễn số quan, đơn vị mà thực tế nhiều quan, đặc biệt quan nhà nớc Những hạn chế thể thức, kỹ thật trình bày văn không làm vẻ thẩm mĩ văn mà quan trọng ảnh hởng không tốt tới hiệu công tác quản lý Nhà nớc quan Để khắc phục tồn tại, Nhà nớc đà ban nhành nhiều văn qui định tiêu chuẩn, mẫu văn nhng việc áp dụng Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D Đoàn số - 2006 - Häc viƯn Hµnh chÝnh Qc gia Báo cáo thực tập nhiều hạn chế cha đợc khắc phục Nguyên nhân dẫn đến hạn chế có nhiều nguyên nhân khác nhau, có nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan * Nguyên nhân khách quan - Những qui định thể thức kỹ thuật trình bày văn đà có tiêu chuẩn chung làm nhng lại thiếu thống cấp ngành nhiều năm - Sự thay đổi thờng xuyên tiêu chuẩn, qui định Nhà nớc thể thức , kỹ thuật trình bày văn ngời soạn thảo văn đà hình thành kỹ soạn thảo theo tiêu chuẩn cũ * Nguyên nhân chủ quan - Những ngời có thẩm quyền soạn thảo, ban hành, ký thông qua văn cha hiểu nắm đợc yêu cầu, tiêu chuẩn thể thức, kỹ thuật trình bày văn Bên cạnh quan điểm , thái độ xem nhẹ, chủ quan yếu tố thể thức văn phổ biến phận cán công chức nguyên nhân quan trọng cần khắc phục - Tình trạng chậm cập nhật thông tin từ văn pháp luật Nhà nớc qui định thể thức, kỹ thuật trình bày văn những nguyên nhân dẫn đến thiếu sót ngời làm công tác soạn thảo văn - Soạn thảo văn theo mẫu trở thành lý dẫn đến trình bày sai yếu tố thể thức văn nhiều mẫu văn đà cũ so với qui định thân mẫu sai - Chủ thể quản lý hình thành thói quen kỹ soạn thảo khó sửa để phù hợp với qui định Các nguyên nhân từ phía nhận viên đánh máy: - Nhiều ngời cha hình thành kỹ tin học hành văn phòng dẫn đến việc trình bày thể thức văn máy nhiều lúng túng hạn chế - Nhiều nhân viên đánh máy phòng ban chuyên môn đợc tuyển dụng không chuyên môn, họ không đợc đào tạo qui kiến thức tin học văn phòng, nghiệp vụ văn th Một số nhân viên đánh máy đợc tuyển ngời tốt nghiệp trờng trung cấp, cao đẳng thuộc khối kinh tế nhà nớc Cho nên, đánh văn họ không gọi đợc tên yếu tố thể thức văn nên trình bày chỉnh sửa máy bị động, máy móc Sinh viên: Đỗ Thị Tiến Ninh - Lớp KH3D