Công ty tnhh tm và dịch vụ du lịch quảng Đà thành Đà thành travel

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phậnGiám đốc: - Là người trực tiếp điều hành công việc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của cả công ty, quản lý các nhân viên dưới quyền, là

BÁO CÁO

CÔNG TY TNHH TM VÀ D CH V DU L CH QU NG ĐÀ THÀNH - Ị Ụ Ị Ả

ĐÀ THÀNH TRAVEL

Đà Nẵẵng, tháng 5 nẵm 2023

Giảng viên hướng dẫn : ThS NGUYỄN THỊ BẢO UYÊN

Sinh viên thực hiện : TRẦN KIM KHÁNH

Mã số sinh viên : 2054040010

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy, cô trường Đại học Kiến Trúc Đà Nẵng - ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, nhà trường đã tạo cơ hội để tiếp cận với môi trường làm việc và thực tế với các hãng lữ hành và các doanh nghiệp du lịch giúp cho sinh viên có cơ hội tiếp cận, cọ xát với môi trường thực tế và yêu cầu của các nhà tuyển dụng đồng thời có cơ hội áp dụng những kiến thức và kĩ năng đã được học tại trường vào thực tế Dựa trên những kiến thức nền tảng để có những nhìn nhận, phân tích tìm hiểu về cơ cấu hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó rèn luyện thêm kĩ năng nghề nghiệp, hoàn thiện bản thân hơn trong môi trường làm việc thực tế

Tiếp theo em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến cô Nguyễn Thị Bảo Uyên đã giúp đỡ và góp ý để em hoàn thành bài báo cáo thực tập, cô đã tận tình chỉ bảo và hỗ trợ em trong suốt quá trình thực tập và làm bài báo cáo này Đồng thời

em cũng xin cảm ơn Giám đốc Công ty TNHH TM và Dịch vụ Du lịch QUẢNG ĐÀ THÀNH - ĐÀ THÀNH TRAVEL đã đồng ý và tạo điều kiện thuận lợi để em được thực tập tại Công ty theo đúng chuyên ngành của mình Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến khoa Du lịch nói riêng và trường Đại học Kiến Trúc Đà Nẵng nói chung một lời cảm ơn sâu sắc vì đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành khóa thực tập nghề nghiệp của mình

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập lần này và trải qua quá trình thực tập suôn sẻ

là nhờ sự giúp đỡ tận tình của anh chị cán bộ nhân viên Công ty TNHH TM và Dịch vụ

Du lịch QUẢNG ĐÀ THÀNH - ĐÀ THÀNH TRAVEL, đặc biệt em cảm ơn chị Nguyễn Thị Phương Liêm – đại diện hướng dẫn của em Tuy thời gian thực tập rất ngắn nhưng em đã học hỏi được rất nhiều điều về công ty, về môi trường làm việc công

sở Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã giúp đỡ và hỗ trợ em để có thêm kiến thức về chuyên ngành, những phương pháp làm việc hiệu quả giúp ích cho công việc của em sau này Qua lần thực tập này, em đã trưởng thành hơn trong suy nghĩ cũng như định hướng được công việc của mình

Trong bài báo cáo thực tập, kiến thức và khả năng của em còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp ý kiến của quý thầy cô và Giám đốc công ty cũng như các anh chị tiền bối để em hoàn thành bài báo cáo tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

1

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU BỘ PHẬN THỰC TẬP 5

1.1 Giới thiệu chung về bộ phận 5

1.2 Cơ cấu và mô hình tổ chức nhân sự của công ty 6

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức 6

b Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận 7

1.3 Nhân sự tại bộ phận Sale & Marketing 11

1.4 Chức năng của bộ phận Sale & Marketing 11

1.5 Mối quan hệ giữa bộ phận Sale & Marketing và bộ phận khác trong công ty 12

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH CHỨC DANH VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 12

2.1 Xác định chức danh sinh viên thực tập 12

2.2 Mô tả công việc 13

a Mô tả công việc thu thập các thông tin cần thiết 13

b Mô tả quy trình thực hiện công việc thu thập các thông tin cần thiết 13

c Mô tả điều kiện về cơ sở vật chất và các yêu cầu đối với nhân viên khi thực hiện thu thập các thông tin cần thiết 14

d Kết quả mô tả việc thu thập các thông tin cần thiết 14

e Nhận xét công việc thu thập các thông tin cần thiết 14

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP 2 14

3.1 Những thuận lợi trong quá trình thực tập nghề nghiệp 2 14

3.2 Những khó khăn trong quá trình thực tập nghề nghiệp 2 15

3.3 Những bài học rút ra sau quá trình thực tập nghề nghiệp 2 15

a Về kỹ năng giao tiếp 15

b Về kỹ năng lắng nghe 16

c Về kỹ năng giải quyết vấn đề 16

d Về kỹ năng bán hàng 17

e Những kiến thức, kinh nghiệm có được qua quá trình thực tập 17

NHẬT KÝ THỰC TẬP 1

2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU BỘ PHẬN THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu chung về bộ phận



 Thông tin chung

Tên công ty: Công Ty TNHH TM và Dịch vụ Du lịch QUẢNG ĐÀ THÀNH

-ĐÀ THÀNH TRAVEL

- Mã số thuế: 0401405758

- Ngày hoạt động: 24/01/2011

- Các dịch vụ: Tour du lịch trong nước, tour du lịch nước ngoài, tour ngoại khóa dành cho học sinh – sinh viên, tổ chức sự kiện ( event, MICE, teambuilding), cho thuê

xe du lịch, đại lý vé máy bay, đặt phòng khách sạn, dịch vụ Visa, passport

- Giám đốc: Phan Long Thành

- Địa chỉ: 29 Hồ Huân Nghiệp, Quận Ngũ Hành Sơn, TP Đà Nẵng

- Số điện thoại: (+84-236) 2.638.638

- Fax: (+84-236) 3.958.638

- Hotline: 0905.516.026 (Mr Thành)

- Email: info@dathanhtravel.com, dathanhtravel@gmail.com

- Website: www.dathanhtravel.com

 Thông tin về bộ phận Sale

- Phối hợp với phòng điều hành tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu khách hàng, chủ động đưa ra những

ý đồ về sản phẩm lữ hành mới của doanh nghiệp

- Kí kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với các hãng du lịch, tổ chức, cá nhân để khai thác nguồn khách

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ của doanh nghiệp với các nguồn khách, đề xuất xây dựng phương án mở các chi nhánh, văn phòng đại diện…

- Đảm bảo hoạt động thông tin thông suốt giữa doanh nghiệp và các nguồn khách

- Bộ phận marketing phải thực sự là chiếc cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp

3

1.2 Cơ cấu và mô hình tổ chức nhân sự của công ty

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Nguồn: phòng nhân sự)

 Chú thích: → là quan hệ trực tuyến

4

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN TÀI

CHÍNH,KẾ

TOÁN

BỘ PHẬN KINH DOANH MARKETINGBỘ PHẬN

BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH

BỘ PHẬN

SALE

NHÂN VIÊN

TOUR

HƯỚNG DẪN VIÊN

b Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Giám đốc:

- Là người trực tiếp điều hành công việc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của cả công ty, quản lý các nhân viên dưới quyền, là người ra quyết định đối với các vấn đề quan trọng, là người quyết định cuối cùng tới toàn bộ chiến lược công ty trong ngắn hạn cũng như dài hạn, đồng thời giám đốc còn là người lập các kế hoạch công tác, các qui tắc, qui định để đạt được mục tiêu của công ty; thực hiện công tác đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận thực hiện các công việc cụ thể đã được giao phó; thay mặt công ty làm việc và kí kết hợp đồng vói đối tác, giải quyết các công việc hành chính thường ngày; chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các vấn đề của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp…

- Giám đốc còn chịu trách nhiệm trực tiếp về vấn đề nhân sự của công ty, đảm bảo cho công ty luôn có đội ngũ nhân lực đáp ứng được mục 3 tiêu đồng nghiệp đề ra, cùng với sự hỗ trợ của các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận hướng dẫn- điều hành



 Phó giám đốc:

- Có trách nhiệm kiểm tra, giám sát các bộ phận chức năng trong công ty Thay mặt giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi giám đốc vắng mặt, thực hiện những công việc được ủy quyền Giúp giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công

ty, doanh nghiệp theo sự phân công của giám đốc Chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả hoạt động Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận

- Phó giám đốc nắm giữ vai trò quan trọng giúp giám đốc thực hiện điều hành doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời buổi cách mạng công nghệ 4.0 như hiện nay Có thể nói họ chính là cánh tay đắc lực của giám đốc, hỗ trợ nâng cao sự phát triển của đơn vị



 Bộ phận tài chính, kế toán:

- Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty Ghi chép theo dõi các khoản chi tiêu của doanh nghiệp để có biện pháp xử lí

-Tổ chức hạch toán, kế toán trong các bộ phận của công ty, tính và nộp thuế đầy

đủ, chính xác, thống kê, khai báo tài chính

5

- Theo dõi ghi chép chi tiêu của công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ

kế toán của nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn tài sản của doanh nghiệp

- Lên sẵn các tour du lịch cho khách hàng, gửi tour đến hướng dẫn viên

- Lên danh sách toàn bộ những khách du lịch của công ty

- Dự trù kinh phí, lên toàn bộ kế hoạch chi trả cho các tour du lịch của công ty



 Bộ phận kinh doanh:

- Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho năm và từng giai đoạn trong năm, các kỳ nghỉ, dịp lễ tết, nghỉ hè…

- Lên kế hoạch gom khách hàng tháng, hàng năm biết kết hợp với các công ty

du lịch khác để cùng tổ chức gom khách

- Đàm phán với khách hàng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng qua emails, tin nhắn hoặc điện thoại ( Sales không cần phải đi tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng thị trường inbound do bộ phận marketing của công ty mang lại, sales chỉ giao dịch và tối

ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi)

- Xây dựng các tour, tính giá tour dựa trên request của khách hàng và các quy trình của phòng sales inbound

- Xây dựng và chịu trách nhiệm doanh số mục tiêu Quản lý và giám sát nhân viên kinh doanh

- Cùng phòng điều hành thiết lập hệ thống các đối tác cung cấp dịch vụ land tour nước ngoài tại các thị trường trên toàn thế giới

- Tham mưu cho ban giám đốc các chiến lược kinh doanh của công ty

- Xây dựng dữ liệu, hồ sơ khách hàng và các chiến dịch quảng bá hình ảnh công

ty Khảo sát và phân tích thị trường

- Xây dựng chính sách chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng

- Lương thỏa thuận + thưởng + hoa hồng doanh số + phụ cấp công tác, tiếp khách

- Được hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo qui định của nhà nước và các chế độ đãi ngộ theo qui định của Công ty

6

 Bộ phận Marketing:

- Lập kế hoạch cho dự án marketing: tham gia vào dự án marketing với các nhiệm vụ như nghiên cứu thị trường, nghiên cứu khách hàng, nghiên cứu sản phẩm/ dịch vụ và đối thủ, tìm hiểu kiến thức về trend mới trong du lịch, các KOLs và về du lịch hiện nay để từ đó có cái nhìn tổng quát nhất về thị trường du lịch và phân khúc công ty đang hướng tới

- Thực thi dự án marketing: xây dựng nội dung trên các kênh, tổ chức event, booking PR, thực hiện các chương trình quảng cáo trên các kênh khác nhau từ offline cho tới online,… Chú ý rằng sản phẩm du lịch là sản phẩm vô hình (dịch vụ), do đó những ấn phẩm như bài PR, video, TVC, quảng cáo ngoài trời, quảng cáo FB/ Google ads,… cho marketing du lịch cần mang tới trải nghiệm cụ thể, hấp dẫn, “hớp hồn” khách hàng, khiến họ hình dung chân thực về trải nghiệm tại điểm đến

- Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch, tiến hành các hoạt động xúc tiến thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp

- Phối hợp với phòng điều hành tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu khách hàng, chủ động đưa ra những ý đồ về sản phẩm lữ hành mới của doanh nghiệp

- Kí kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với các hãng du lịch, tổ chức, cá nhân để khai thác nguồn khách

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ của doanh nghiệp với các nguồn khách, đề xuất xây dựng phương án mở các chi nhánh, văn phòng đại diện…

- Đảm bảo hoạt động thông tin thông suốt giữa doanh nghiệp và các nguồn khách

- Bộ phận marketing phải thực sự là chiếc cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp

- Theo dõi và báo cáo kết quả với cấp trên



 Bộ phận tour:

- Thiết kế tour mới (ngoài nước và trong nước) cho công ty

7

- Tìm hiểu về các tour đặc trưng hiện nay

- Phối hợp với bộ phận sale và bộ phận marketing để thiết kế tour mang lạ doanh thu cao cho công ty



 Bộ phận vận chuyển:

- Chịu trách nhiệm an toàn trong quá trình vận chuyển cho du khách

- Luôn luôn kiểm tra các thiết bị, cơ sở vật chất trong xe

- Quảng cáo xe du lịch, bán vé máy bay trên các phương tiện online,

- Lái xe:

+ Là người kết hợp với HDV đưa đón du khách theo chương trình tour + Đảm bảo nhu cầu vận chuyển, phục phụ các đối tượng khách hàng của công ty + Trực tiếp chịu sự điều động của cán bộ và nhân viên điều hành tour du lịch



 Bộ phận sale:

- Khai thác tìm kiếm nguồn khách hàng mới

- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng cũ

- Xây dựng lịch trình du lịch và bán tour cho khách hàng

- Đề xuất thêm những giải pháp phát triển kinh doanh để tối ưu nguồn khách hàng cho ban giám đốc

- Tiếp cận các nguồn khách hàng đoàn và lẻ rồi giới thiệu và tư vấn những gói sản phẩm du lịch của doanh nghiệp

- Lên kế hoạch tour du lịch riêng và đưa ra mức giá hợp lý theo yêu cầu của các khách hàng

- Tư vấn và thuyết phục các khách hàng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp mình

- Tiến hành bán vé và ký hợp đồng, liên hệ với các bên để đặt vé, đặt chỗ, đặt phòng khách sạn ngay khi khách hàng đồng ý mua tour

- Luôn chủ động tìm kiếm các khách hàng mới và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng cũ

- Làm báo cáo thống kê kết quả đạt được và những khó khăn lên cấp trên để có phương hướng giải quyết đúng đắn



 Bộ phận điều hành:

- Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc , điều hành các chương trình , cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch thông báo do phòng thị trường gửi tới

8

- Lập kế hoạch và triển khai công việc có liên quan đén việc thực hiện các chương trình du lịch

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với cơ quan hữu quan Lựa chọn các nhà cung cấp

- Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện hoạt động thanh toán

- Thực hiện giao dịch, đàm phán với khách hàng về quá trình tư vấn, đăng ký và

ký kết hợp đồng du lịch

- Thiết kế tour du lịch, lên kế hoạch xây dựng các chương trình để du khách có những giây phút khó quên nhất trong chuyến đi

- Trực tiếp làm việc với hướng dẫn viên du lịch để tiến hành chuyến đi theo kế hoạch đã định sẵn

- Phối hợp với hướng dẫn viên và các bộ phận khác để đưa ra những điều chỉnh hoặc xử lý các tình huống phát sinh trong chuyến đi

- Ngiên cứu đối thủ, tìm hiểu về các địa điểm nghỉ dưỡng, khu tham quan,… để

du khách có cơ hội trải nghiệm nhiều hơn với dịch vụ tốt nhất

- Làm các báo cáo tuần, tháng, quý để trình lên cáp trên nhằm thông báo hoạt động du lịch của công ty

1.3 Nhân sự tại bộ phận Sale

Trưởng bộ phận: Nguyễn Thị Tú Nguyên

Cơ cấu

nhân sự bộ

phận điều

hành

Theo hợp

đồng lao

động

Theo độ tuổi

Theo giới tính

Theo trình

độ chuyên môn

Theo trình độ ngoại ngữ Nhân viên

chính thức

chuyên ngành HDVDL

Bằng tiếng anh B2

Thực tập

sinh

Đại học: 2 Cao đẳng: 3

12/12

Nhân viên

thời vụ

1.4 Chức năng của bộ phận Sale

9

- Thực hiện những công việc liên quan đến các dịch vụ môi giới trung gian, rồi tổ chức cũng như sản xuất những chương trình du lịch và thực hiện khai thác thêm những chương trình du lịch khác

- Là cầu nối của bên cung với bên cầu trong du lịch, giữa những nhà cung ứng với những khách du lịch theo hoạt động của lữ hành đã được quy định trong đặc trưng của bên kinh doanh du lịch và sản phẩm du lịch Thực hiện chức năng sản xuất, với việc xây dựng lên những chương trình du lịch, sẽ trọn gói để phục vụ các nhu cầu từ khách hàng

- Thực hiện việc khai thác những dịch vụ để có thể đáp ứng được yêu cầu từ khách hàng như: dịch vụ lưu trú, vận chuyển và ăn uống

- Khai thác tìm kiếm nguồn khách hàng mới

- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng cũ

- Xây dựng lịch trình du lịch và bán tour cho khách

- Đề xuất thêm những giải pháp phát triển kinh doanh để tối ưu nguồn khách hàng cho ban giám đốc

1.5 Mối quan hệ giữa bộ phận Sale & Marketing với các bộ phận khác trong công ty

- Khi thời đại quảng cáo lên ngôi, Marketing sẽ là một bộ phận cần thiết của công

ty Phòng ban này đảm bảo nhận nghiên cứu khách hàng, phân khúc, định vị thị trường

- Qua đó công ty đạt được những chiến lược giá cả và mạng lưới phân phối hàng hóa Các bộ phận khác sẽ có kế hoạch triển khai hoạt động dựa trên các dự báo

đã được đề ra đó Mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty cứ tiếp nối và hỗ trợ song hành nhau

- Điển hình nhất là sự liên kết giữa marketing và kinh doanh Phòng tiếp thị sẽ tạo

ra các chương trình để kéo khách hàng tiềm năng về cho sales Hay họ liên kết với đội bán hàng thu nhập dữ liệu thị trường, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh,

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH CHỨC DANH VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 2.1 Xác định chức danh sinh viên thực tập

10