Ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự án “ống hút gạo – giải pháp xanh cho môi trường

Để nâng cao tính hiệu quả trong việc thực thi dự án, nhóm chúng em sẽ sử dụng phần mềm Microsoft Project nhằm hỗ trợ trong quá trình xây dựng kế hoạch, phân công nguồn lực và kiểm soát t

UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT

TRONG QUAN LY DU AN “ONG HUT GAO - GIẢI

PHAP XANH CHO MOI TRUONG”

GVHD: Tran Dire Ting Lớp: ITS301_ 231 1 D14 Nhóm thực hiện: Nhóm 2

TP.HCM, tháng I năm 2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 2

STT Ho va tén MSSV

1 Dương Thị Tuyệt Nguyên (nhóm trưởng) 030838220155

2 Lê Thụy Kiêu My 030838220130

3 Nguyễn Trang Tú Tiên 030838220256

4 Trà Bảo Vy 030537210253

5 Phan Thi Hong Son 030838220221

BANG PHAN CONG CONG VIEC CỤ THE

Tén thanh vién

Cong viéc Nguyên My Tiên Vy Son Lên y tưởng, lập dàn bài và chọn x x x x x

dự án thực hiện

Thực hiện trên ứng dụng quản lý x x

dy an dé lay ket qua

Lam chuong | x

Làm chương 2 x x Làm chương 3 x x

Soan bang Word x

Thiết kê Slide x x Thuyét trinh x x

Mức độ đóng góp 100% 100% 100% 100% 100%

LỜI MỞ ĐẦU

Môi trường là không gian mà mọi sinh vat sống tồn tại và phát triển, có ảnh hưởng

rất lớn đến đời sống con người Nhưng hiện nay, tình trạng ô nhiễm môi trường vẫn còn diễn ra rất nghiêm trọng, lượng rác thải nhựa xá ra môi trường khiến chất lượng môi trường

bị xuống cấp trầm trọng Như chúng ta đã biết, nhựa có khoảng thời gian rất lâu để phân

huỷ, mà hằng năm lại có tới 300 triệu tấn rác thải nhựa bị thải ra môi trường trên thế gid

Điều này đã gây ra nhiều tác động tiêu cực đến môi trường và thậm chí làm mắt cân bằng

sinh thái do những loài động vật ăn phải rác thải nhựa và chết

Nhằm khắc phục tình trạng đáng báo động này, nhóm chúng em đã đưa ra dự án thay thế đồ nhựa bằng bột gạo - nguyên vật liệu vô cùng thân thiện với môi trường cũng như sức khỏe cho người mua

Để nâng cao tính hiệu quả trong việc thực thi dự án, nhóm chúng em sẽ sử dụng

phần mềm Microsoft Project nhằm hỗ trợ trong quá trình xây dựng kế hoạch, phân công nguồn lực và kiểm soát tiễn độ dự án Vì đây là lần đầu tiên nhóm ching em ứng dụng phan mém Microsoft Project dé quan ly dy án, nên sẽ có những sai sót do ít kinh nghiệm cũng như vốn kiến thức còn hạn chế Xin cảm ơn chân thành đến thầy Trần Đức Tùng đã hướng dẫn chúng em trong môn Tin học ứng dụng, và chúng em mong thầy sẽ đưa ra những nhận xét để giúp chúng em có thé cái thiện và rút kinh nghiệm trong bài học này

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU - cành nành TH TH TH Hà TH TH TH HH TH TH Hà HH TH TH HH HH 3

\) 10/9809

DANH MỤC BÁNG, HÏÌNH ẢNH - Tnhh TH nHn HH HH ng ro 6 CHƯƠNG 1 — GIỚI THIỆU 2: 222222333323 EEEEEEESEEEEEEEEESEEEEEExskrrrkrrkeerree 8

1.1 Khái niệm dự án và quy trình quan ly dự án rrr eter rkh 8

1.1.2 Quy trình quản lý dự án - St test SE 8

1.2 Phan mém quan ly dy ath ccccccccccccscsssscscscsssesscececsssesesecsssesesesacsesesesecassesesecasscseseeesaness 10

1.2.1 Phần mềm miễn phí -:- ¿222 S 333328 EEEEEEESEEEEEEEESEEEEEEEkeketrkrrsexsrrrerei 10

1.2.2 Phần mềm có bản quyỂn 2 +: 2323 193133323182 1815112111111 13 CHƯƠNG 2 —- PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT 17 2.1 Giới thiệu t6ng QUADL ceccecccessccscscsssesecscscsesesasessssesesesassssesesesasscsssssasacscseseasanseseees 17

2.2 Giao diện phần mềm -¿- ¿1222 SÉ2 31323 9331815121131 1815311111 E111111 1011101 Tr HH 17

2.3 Một 86 thao tác cơ bản - ST 2v tk 11111 211815111511 181111111 81010111 HH 23

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án - 22c S21 123 211 15121211 181518111 8111111 E1 23

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆc ¿c5 t St ssrxexsrrrerei 30

2.3.7 Phân bồ nguồn lực cho các công viỆC -:- ¿+ 2 2t tk St Set eriei 33

2.3.9 Đường găng cho dự án nen kh kkh 35

2.3.10 Cap nat tién d6 dy at nn - 4 36

2.3.11 Lập và 1n báo CáO KH gọt 37

CHUONG 3 - UNG DUNG QUAN LY DU AN “ONG HUT GAO - GIẢI PHÁP

XANH CHO MOI TRUONG? .cccccccccscssssscscsssssescsssesescssssseseassssesessssssseessseeesseenees 39

3.1.1 Thông tin dự án ch nọ ki ki ĐT 39

3.1.3 Y nghiia go nh n .4 39

3.2 Triển khai dự án tì HH Hàng 39 3.2.1 Lên kế hoạch - ¿+ tt kÉEt kh 0.1111 phiên 39

án “Ong hút gạo — giải pháp xanh cho môi trường ”” SH kh 44

3.3.1 Tạo và thiết lập thông tin dự án - c2 St vs xxx xe 44

3.3.3 Tạo danh sách công việc và thiết lập môi quan hệ giữa các công việc 47 3.3.4 Tai nguyén dU af ốốố.ố ẢẢẢ 47 3.3.5 Phan b6 tai nguyén cho CONG ViGC .cseccsscssssscscsescseecsesesesscacscsesesecssseseseeatstseseees 48

3.3.7 Sơ đồ Gantt cho dự án eee ni 49

3.3.9 Lập và im báo CÁO ng TK KĐT 30

KET LUAN 00777 53 /V)80/03)0/9.7 90.6847 01 54

Hình 2.1 Giao diện phần mềm Microsoft Project 2019 trên màn hình Desktop 18 Hình 2.2 Giao diện chính khi mới khởi động Microsoft ProJect ccisseerre 18 Hình 2.3 Giao diện làm việc của Microsoff PTOJGCÍ HH nen kh 19 Hình 2.4 Thanh công cụ RIbbon - S999 S SH KHE 1k kg 19

Hình 2.6 Cửa số làm việc của MS PTOj€C - L2: S1 32t S2 E2 S21 15111211 181115111 He 21

Hình 2.8 Thiết lập thông tin dự án - 5: 222232 S323 23 13 18151111111 511151 111111 re 24 Hình 2.9 Thiết lập thời gian dự án c2 2t SÉE 12321 E2 181511 211815111111 1811.111 He 25 Hình 2.10 Thiết lập lịch cho dự án - 222: 32223231 3232123 181 112111 EEeErkrkerree 26

Hình 2.11 Chọn kiêu sơ đồ Gantt để nhập danh sách các công viỆc -. - 5: 26

Hình 2.12 Danh sách các công việc sau khi nhập và phân bô nguồn lực - 27

Hình 2.13 Tạo các nhiệm vụ con (Subftask§) Tnhh kh 27 Hình 2.14 Đánh số cho các công việc c3 22t S33 E3 xESEEErkesrkererxsee 28

Hình 2.15 Thiết lập đơn vị thời gian cho nhiệm vụ -¿- ¿5 2252 St sxerexexserereei 28 Hình 2.16 Thiết lập thời hạn cho nhiệm vụ . ¿- ¿222352 + +2 St Eex+E+rxexexexsererrexsee 29 Hình 2.17 Thiết lập cột mốc dự án - ¿2222 S 3222323 EEE2EEE2E 183112111111 EExrkrrree 29

Hình 2.19 Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆc ¿5c 2c ScSxexsxsrcexerexsee 31 Hình 2.20 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc bằng cách chọn công việc tiền

"nô ha na 32 Hình 2.21 Thiết lập nguồn lực cho công viỆC - c5: S 22t St SxSEErxexsrksrrkerersee 33 Hình 2.22 Phân bồ tài nguyên cho các công viỆC - ¿2:5 Sc St vs Sxsvsrrxexsrererei 33 Hình 2.23 Phân bố tài nguyên cho các công việc bằng cách chọn Assign Resources 34 Hình 2.24 Phân bố nguồn lực cho công viỆC -¿- ¿2 223 2t 2x 2E 2 E‡E+EsE+Erxerexsrrrrerrvea 34

Hình 2 26 Tìm đường Gantt cho dự ấn ch kh kkh 36 Hình 2.27 Tìm đường găng cho dự án -c c c ch EEt 36

Hình 2.28 Cập nhật tiễn độ cho công viỆC ¿12222 SEx 2t S2 E221 EEESEEEkkrrsrea 37

Hình 2.29 Thao tác lập báo Cáo ch ki kg 37

Hình 2.30 Giao diện khi chọn mẫu ChaFt ác E1 211211 E11 115111 SE két 38

Hình 3.1 Thiết lập thông tin chung của dự án .- - 5c 2222 S 52+ St Sxtxexstererrxexserrsrea 45

Hình 3.2 Thiết lập ngày bắt đầu dự án 2c S323 t E212 12111811211 tre 45 Hinh 6ciciwy r5 0119 0u 8g AE .‹(‹ta ad 46

Hình 3.4 Danh sách công việc và thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 47 Hình 3.5 Thiết lập tài nguyên cho dự án St 2t t 2t S32 ExExExkSErkrkexerrsrer 47

Hình 3.6 Phân bồ tài nguyên cho công viỆc ¿St 2S 3 +tEx St xxexekssrxrkexsrrrsrei 48

CHUONG 1- GIỚI THIỆU

1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

+ Dự án đôi mới chương trình học cấp Tiêu học

+ Dự án xây dựng đê chống xâm nhập mặn ở Quảng Ninh

+ Dự án lắp đặt hệ thông camera giám sát an ninh

Đặc điểm:

+ Có tính nhất thời

+ Liên quan đến rủi ro

1.1.2 Quy trình quản lý dự án

e Khai niém quan ly dy án:

Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án” (PMBOK, 2017)

e Quy trinh quan ly dw an:

Có 5 nhóm qui trình quản lý dự án, bao gồm:

5 Project Management Process

TA

1 Initiation Planning

Monitoring & Control

Hình 1.1 Mê hình quy trình quản lý dự án

(2) Lập kế hoạch (Planning): Dây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc,

dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án Đây là quá trình phát triển một kế

hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thê biểu hiện dưới đạng các sơ

đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thông

(3) Thực thi (Executing): Giai đoạn này thực hiện hoàn thành các công việc được xác

định trong phần lập kế hoạch đề đảm bảo các yêu cầu của dự án

(4) Giám sát và kiểm soát (Monitoring & Controlling): Giám sát là quá trình theo

dõi kiêm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề

xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện

nhằm tong kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án

(5) Kết thúc (Closing): Giai đoạn này thực hiện đề kết thúc tất cả các hoạt động của

dự án để chính thức đóng lại dự án và rút kinh nghiệm, báo cáo kết quả đạt được

—> Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo,

thê hiện hiệu suât và tạo nên vòng đời dự án

1.2 Phần mềm quản lý dự án

1.2.1 Phần mềm miễn phí

% TRELLO

Trello là một công cụ rất hiệu quả để quản lý công việc, đặc biệt là quản lý dự án

ø ầm nhi âi người Ngoài phiên bản dành cho các thiết bị di động, hiện nay Trello đã có phiên bản trực tuyến Trello cũng đơjợc xem là một trong những ứng dụng giúp quản lý công việc hiệu quả và đơn giản nhất hiện nay

Hình 1.2 Ph m ‘én Trello Trello sẽ giúp bạn kiêm soát các dự án một cách hiệu quả, bao gồm tên dự án, nội dung dự án, thành viên nhóm và những nội dung liên quan đến dự án Bằng cách tô chức chúng dưới dạng bảng, người dùng dễ dàng năm bắt đơJợc toàn bộ các vấn đề liên quan đến công việc cần làm mà không cần phải mắt nhiều thời gian tìm kiếm

Những tính năng nôi bật của Trello:

+ Đơn giản: Trello không có quá nhiều nút phức tạp và người dùng chỉ cần mất vải phút để làm quen với giao diện của nó Sau đó, có thể bắt đầu lên kế

hoạch của mình

+ Chuyên nghiệp và khoa học: Trello hỗ trợ nhiều nhãn dán với các màu khác nhau, cho phép người dùng phân loại các công việc theo tính chất quan trọng hay khẩn cấp của công việc Điều này giúp bạn dễ dàng ưu tiên cái gì nên làm trước, nên làm sau và không bỏ qua bất cứ công việc nảo

+ Hỗ trợ các thông báo thay đối: Hỗ trợ thông báo vào email khi có bất kỳ sự

thay đổi nào trên dự án Điều này sẽ tạo điều kiện cho người dùng nam được quá trình triển khai dự án cũng như tiễn độ hoàn thành công việc

$®& ASANA

Asana là phần m`ần quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, ngu ồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản Bạn có thể xem tổng quan hoặc chỉ tiết

dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list Asana

là một phần m`ền đáp ứng khá đ % đủ nhu cầi của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đ sô của công ty

Hình 1.3 Phần m`ần Asana

° Uudiem:

+ Giao diện đơn gián, dễ sử dụng: Với thiết kế khoa học và chuyên nghiệp, người

sử dụng sẽ không mắt quá nhiều thời gian đề “làm quen” với ứng dụng độc đáo này

+ Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc trên tablet, smartphone hay may tinh dé ban hoặc thêm vào những comment, file đính kèm, ghi chú, inbox mdt cach hết

sức linh hoạt để có thể cập nhật và kiểm soát tính hiệu quả của công việc một

cách nhanh chóng, chỉ tiết hơn, đồng thời tăng cường sự tương tác giữa các thành

viên trong nhóm dự án

+ Tính bảo mật dự án rất cao: Trong gói cao cấp, Asana cho phép người dùng thiết lập quyền bảo mật và hạn chế quyền truy cập vào các project quan trọng e© Nhược điểm:

+ Chi phí tương đối cao: khoảng 9,99%/người dùng/tháng Phiên bản miễn phi chi

được giới hạn sử dụng với tối đa 15 thành viên

+ Chưa sử dụng nhiều tính năng liên quan đến khách hàng: Nhân viên chỉ làm việc với khách hàng bằng các phương pháp thủ công tiêu chuẩn hoặc sử dụng thêm phần mềm bổ sung

@ JIRA

Jira là phần mẩn quản lý dự án giúp doanh nghiệp thiết lập kế hoạch, theo dõi tiến

độ công việc theo phương pháp tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý agile

Jira thường phô biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng

đề lên kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báo cáo về các lỗi phần

mêm khi triên khai hoặc nâng cập

Hình 1.4 Phần mn Jira e© Ưu điểm: Kha day đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án: Lập kế hoạch

công việc và theo doi tiến độ, tình trạng thực hiện công việc; Báo cáo qua biểu đồ

khá trực quan và chỉ tiết; Khả năng tích hợp với bên thứ ba thông qua công API e© Nhược điểm:

+ Giao diện còn phức tạp, khó sử dụng khi chưa được đảo tạo, làm quen về phần mềm mắt nhiều thời gian

+ Phí sử dụng tính theo user và tính năng, với doanh nghiệp quy mô nhỏ muốn

sử dụng tính năng chuyên sâu hơn phải mắt phí như doanh nghiệp lớn 1.2.2 Phần mềm có bản quyền

$& Microsoft Project

Microsoft Project la ph man quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Đây là phẦn m`ần giúp quản lý mọi thành ph ân của một dự án như lập kế hoạch, phân bổ ngu Ân lực, quản lý ngân sách, theo dõi hiệu suất, giám sát tiến độ, phân tích khối lượng công việc và đánh giá kết quả hoàn thành

Mặc dù mang nhãn hiệu như là một thành viên cua gia đình Microsoft Office nhưng

nó chưa bao giờ được đi kèm trong bất cứ bộ Office nào Project có hai phiên bản là

Standard va Professional Project tao rangan sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên

Mỗi tài nguyên có một lịch trình riêng của mình, trong đó xác định những gì thay đôi một tài nguyên

Hình 1.5 Ph*mn mn Microsoft Project Cac chu nang chinh cua Microsoft Project:

+ Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

+ Phân bố nguồn lực và chỉ phí cho các công tác

+ Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi

phí tài nguyên giới hạn

+ Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông

tim dự án theo cách của bạn

+ Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm đề tăng năng

suất làm việc

+ Chuân bị những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp đề trình bày cho ban lãnh đạo, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân

° Uudiem:

+ Quản lý thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp

cho nguồn lực của dự án

+ Microsoft Project có thể kết hợp tốt với Microsoft Teams đề tận dụng sức mạnh của hai ứng dụng trong việc cộng tác và quản lý dự án

+ Don giản hóa việc quản lý các dự án phức tạp

e© Nhược điểm:

+ Chi phí bản quyền cao: mức giá sử dụng MS Project dao động khoảng 7 đến

55$/user

+ Mất nhiều thời gian để làm quen do có nhiều tính năng

+ Nhân sự bị phụ thuộc vào kế hoạch ban đầu, khi xảy ra thay đối khó giải

quyết

Project Manager

Đây là phần m`ần quản lý dự án theo thời gian thực, giúp đo lưỡng và theo dõi chính xác lịch trình, ngày tới hạn công việc Phần m`ần Project Manager cung cấp các tính năng nổi bật sau: Quản lý dự án theo biểu đ ồ Gantt; Quản lý dự án theo dạng bảng; Lên kế hoạch dy dn; Quan ly thoi gian va lén lich trình công việc c n hoàn thiện; Báo cáo chung cho toàn dự án; Quản lý công việc, giao việc

Hình 1.6 Ph*mn mầm ProjJect Manager Project Manager cung cấp các bản tính phí, trong đó gói thấp nhất dành cho việc quan ly dự án cá nhân với chị phí từ L5 usd/ngườtháng

Các tính năng của Project Manager:

e© Ưu điểm: Dễ sử dụng, công cu Project Manager cho phép ban dé dang quan ly

nhóm của mình đề xem liệu dự án của bạn có đang theo dõi hay không

Hình 1.7 Phần m`ân Orange Scrum Orange Scrum giúp bạn tập trung các nhiệm vụ của dự án dé quản lý công việc được thuận lợi hơn, đồng thời phối hợp các nguồn lực khác nhau như con người, quy trình, công

nghệ đề thực hiện dự án

Các tính năng của Orange Scrum:

+ Xuất hóa đơn, báo cáo dữ liệu

+ Giám sát và theo dõi dự án trong thời gian thực

+ Quan ly dy an, cac công việc liên quan

e© Uudiém: OrangeScrum tao ra mét nén tang céng tac giita chu dy an va khach hang, các bên liên quan với chức năng giao tiếp thông minh Chức năng theo dõi thời gian

tự động, báo cáo dữ liệu, lập kế hoạch dự án trên giao diện đồ họa tương tác Bạn cũng có thê tùy biến các nhiệm vụ, xác định nhiệm vụ ưu tiên, nâng cao năng suất công việc

CHƯƠNG 2 ~ PHẢN MÈM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

2.1 Giới thiệu tông quan

Microsoft Project (MSP) là phần mềm quản lý dự án được phát hành bởi Microsoft Đây là phần mềm giúp quản lý mọi thành phần của một dự án như lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, quản lý ngân sách, thay đối hiệu suất, giám sát tiên độ, phân tích khối lượng

công việc và đánh giá kết quả hoàn thành

Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard va Professional

Microsoft Project mang lại cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời thông qua việc cung cấp những công cụ, tính năng chuyên nghiệp để công việc có hiệu quả tốt hơn,

có thê kê đến như:

việc với các thông tin và dữ liệu một cách chỉ tiết giúp bạn đễ dàng kiểm soát

du an, Microsoft Project có thé tw động thiết lập lịch hoặc bạn sẽ thiết lập

bằng tay

+ Quản lý các công việc, chỉ phí, nguồn lực theo từng cấp độ

+ Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách Áp dụng các nhóm, đánh dấu, sắp xếp, lọc và báo cáo chỉ tiết

+ Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm đề tăng năng

suất làm việc

2.2 Giao diện phần mềm

Khởi động Microsoft Project 2019:

Để bắt đầu làm việc với Microsoft Project, trén giao diện màn hình desktop chúng

ta click vào biểu tượng Microsoft Project như hình bên dưới:

Hình 2.1 Giao diện phì m`ân Microsoft ProJect 2019 trên màn hình Desktop Hoặc nhắn vào biểu tượng Start > Microsoft Office 2019 > Project 2019 Giao diện chính xuất hiện khi chúng ta mới khởi động Microsoft Project:

Hình 2.2 Giao diện chính khi mởi khởi động Microsoft Project

Hình 2.3 Giao diện làm việc của Microsoft Project

Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) Với Ribbon, bạn có thể truy cập đến các tab trên cửa số chương trình một cách dễ dàng

Các chức năng trên thanh Ribbon:

— Ribbon Task: Chứa các chức năng tác động đến công việc

— Ribbon Resource: chira cac chức năng tác động đến tài nguyên

—_ Ribbon Project: chứa các chức năng tác động đến dự án

— Ribbon View: chứa các chức năng về hiển thị

— Ribbon Format: chứa các chức năng về định dạng

Hình 2.4 Thanh công cụ Ribbon Các nút lệnh trên Ribbon có thê được gọi lên bằng bản phím Nhân Alt, chương trình sẽ chi dan cach str dung phim tat dé truy cập các thanh Ribbon

Màn hình giao tiếp chính gồm:

Hệ thống các Menu chính

Các cửa số tuỳ chọn trên thanh công dọc

Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang

Dé dén Backstage, click vào File trên giao diện Microsoft Project Microsoft -

Project sé hién thi Backstage

Save, Save As, Open va Close la cac chirc nang chuan trong Office

Info 1a nơi đề bạn truy cập đến các tập tin dự án

Recent hién thị các tập tin Project ban str dung gan đây nhất

New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn

Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án

Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phẩm Microsoft Project Options cho phép ban thiét lap cho chuong trinh Microsoft Project

Hình 2.5 Giao diện cài đặt thông tin

Trong giao diện cửa số làm việc của Project ba gồm các thành phân chính sau: Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh): đây là một khu vực tùy chọn của giao diện Project mà bạn có thê thêm các lệnh thường xuyên sử dụng Tab va Ribbon: ding dé thay thê cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project Ribbon (dai) là khu vực chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng đề thực thi các hành động trong Project

Nhóm lệnh: là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia thành

Thanh trượt Zoom: dùng để thay đôi phạm vi quan sát của khung nhìn Thanh trạng thái: sẽ hiển thị một số chỉ tiết quan trọng chăng hạn như chế độ tiền

độ của nhiệm vụ mới và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung hiện tại

Shortcut menu và Mini toolbar: có thê truy cập thông qua việc kích chuột phải

bất kì một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung hình

Hình 2.6 Cửa sổ làm việc của MS Project

Task: Céng việc, nhiệm vụ

Duration: Thời gian thực hiện công việc

Start: Ngày bắt đầu

Finish: Ngày kết thúc

Predecessors: Công việc làm trước

Successors: Công việc kế tiếp

Task list: Danh sách các công việc

Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án

Work: Số giờ công được gán đề thực hiện công việc

Unit: Khả năng lao dộng của tài nguyên

Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) co Duration=0, dùng đề kết thúc các đoạn trong dự án

Duration=0: Dùng để kết thúc các đoạn trong dự án

Recurring Task: Cong việc định ky, lap di lap lai nhiéu lan theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần

Shedule: Lịch trình của dự án

Std Rate: Giá chuẩn

Ovr Rate: Gia ngoai gid

Cost/use: Phi su dung tai nguyén

Baseline: Theo ké hoach

Actual cost: Chi phi da sir dụng tới thời điểm hiện tại

Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời

điểm hiện tại

Remaining cost: Chi phí cần có đề tiếp tục thực hiện dự án

Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó

là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chỉ phí của các công việc khác

2.3 Một số thao tác cơ bản

2.3.1 Tạo một dự án mới

Bue 1: Khoi dong MS Project: Vao File + New — Blank Project, nhan Create

đề hệ thống tạo một dự án mới Microsoft Project sẽ hién ra cac file mau dé ta chon lya

e Blank Project: tạo tập tin dự án bình thường

© New from existing project: mo dự án đã có Điều chỉnh thời gian làm việc Điều chỉnh các vẫn đề liên quan đến dự án

MSP Hoặc có thể click chuột vào nút New trên Quick toolbar dé tao tập tim dựa án

bình thường

Hình 2.7 Tạo dự án từ MS Project

Bước 2: Lưu tệp tm lại dùng Ctrl + S, đặt tên cho tệp tin và lưu vào vị trí phù hợp

trong ô cứng

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Mỗi một dự á án đều có một số thành phần đặc trưng như các công việc có liên quan, một số vướng mắc sẽ gặp phải khi thực hiện, người thực hiện chúng và mục đích của dự

án Thiết lập thông tin dự án là việc làm đơn giản và phải được thực hiện đầu tiên khi bắt

đầu lập tiền độ bằng Microsoft Project

Dưới đây là 2 phần thiết lập căn bản cho thông tin dy án chúng ta phải thực hiện:

$ Thiết lập thông tin chung của dự án: File > Info > Project Information —> Advanced Properties Nhap tên dự án, người quản lý, công việc Đề dễ dàng quan ly sau nay

Hình 2.8 Thiết lập thông tin dự án

$ Thiết lập thời gian dự án: Project —> Project Infomafion Tại Start date (và Finish date), nhap ngay bat dau (va kết thúc) của dự án hoặc click vào biểu tượng mũi tên đề hiện thị lịch và chọn ngày Chọn ngày hiện hành trong Current date (mặc định lây bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác) Chọn loại lịch

áp dung cho dy an trong Calendar (cé 3 loai: Standard: lich chuan; Night Shift:

lịch ca dém; 24 Hours: lich lam viéc 24 gid)

Hình 2.9 Thiết lập thơi gian dự án 2.3.3 Tạo lịch

Việc tạo ra mot dinh dang lich riéng cho riéng mỗi chúng ta là rất cần thiết Vì mỗi một dự án yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu cầu một lịch làm việc khác nhau Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết lập lịch làm việc theo ngày tỏ

ra khong hop ly, hay ở Việt Nam chúng ta thường nghỉ một số ngày tết như 30/4 — 1/5, 2/9, giỗ tô Do đó nhất thiết chúng ta phải tạo ra các lịch phù hợp với dự án

Buéc 1: Trén tab Project > Change Working Time

Buc 2: Vao Options dé thiét lap lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc

Bước 3: Vào tab Exception nhập thong tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details để lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không?

Thời gian làm việc thé nao?

Bước 4: Vào tab Work weeks chọn Details chọn các ngày sẽ làm việc cua | tuần

trong dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specific working fimes rồi khai báo thời gian làm việc của buôi sáng và chiều (From to)

2.3.4 Tạo danh sách công việc

4 Lập danh sách các tác vụ của dự án:

Để quản lý được một dự án hiệu quả, đầu tiên ta đi xây dựng các nhiệm vụ của dự

án để có được một cách nhìn tổng quát nhất về dự án Ta xác định tất cả các nhiệm vụ cần

thiết để hoàn thành dự án

Bước 1: Vào Task —> Chọn Gantt Chart — Gantt Chart

Hình 2.11 Chọn kiểu sơ đ ôGantt để nhập danh sách các công việc