Đề tài ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lí tiệm bánh

Xét theo khía cạnh khác, quản lí dự án là một quá trình thành lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đú

TRUONG DAI HOC NGAN HANG THANH PHO HO CHi MINH

KHOA HE THONG THONG TIN QUAN Li

BAI TAP NHOM 4 MON: TIN HOC UNG DUNG GVHD: DANG HOANG HUY

DE TAI: UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT TRONG QUAN LI TIEM BANH

Thanh vién nhom:

Tran Thi Ngoc Duyén: 030136200111

MO DAU Thế giới ngày càng hội nhập càng tạo ra cho các cá nhân cũng như các doanh nghiệp thêm

rất nhiều cơ hội đề phát triển những dự án kinh doanh mới của mình, nhưng bên cạnh đó

cũng có không ít những thách thức trong việc phát triển và quản lí các dự án này

Vấn đề về con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự án Bên cạnh

các kĩ năng kĩ thuật, can phát triển các kĩ năng com người trên cơ sở các chuẩn kĩ năng: suy nghĩ, trao đôi, giao tiếp, trình bày Xét theo khía cạnh khác, quản lí dự án là một quá trình thành lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án

nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn và phạm vị ngân sách được duyệt Vì

vậy, quản lí dự án là một quy trình vô cùng quan trọng trong sự thành công của dự án

MUC LUC

Chuong 1: GIOI THIEU CHUNG VE PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT 1

IL GIỚI THIỆU VẺ PHẢN MẼÊM St ng eo 1

5Š Các tiện ÍCh LH HH HH HH Hà HH Tà Hàn TH TK KH TH Tà TT HH KH TH TT TH HE 3

1 Tạo dự án mới: cà nhàn ng TH KH gà HH Tư Tà HT TH TH Hà Tà Hà TH TT 4

CHƯƠNG 2 ỨNG DỤNG MICROSOFT PROJECT VÀO DỰ ÁN MỞ TIỆM BÁNH 19

1 Lý do chọn đầu tr vào dự án mớ tiệm bánh - 255cc 252k trrtkrrtrrrrrtrrrrrrrrrrrerye 19

2 Những khó khăn khi tiến hành mở tiệm bánh - 2-5255 xreErxrerxrrtrrrerkrrerkrres 19

Chuong 1: GIOI THIEU CHUNG VE PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT

PROJECT

I GIỚI THIỆU VẺ PHẢN MÈM

1 Khái niệm:

Microsoft Project la phan mềm về quản lý dự án quen thuộc và là công cụ không thể

thiếu đành cho các ProJect Manager và đội nhóm dự án trong việc phát triển kế hoạch

dự án, phân công nguồn lực cho dự án, hoạch định và theo dõi tiến độ, quản lý ngân

sách và phân tích khối lượng công việc

Hinh 1: Giao dién chinh

Microsoft Project là chương trình được thiết lập và xây đựng dưới đạng bảng hoặc các biểu đồ quan sát Nó cho phép người đùng có thể cập nhật và lập các bảng báo cáo một cách để đàng trong mọi thời điểm của dự án MS Project cũng cho phép bạn làm việc cùng với nhiều dự án mang tính độc lập hoặc có mối liên quan với nhau Một điều hay

ho ở đây là nó có thê cung cấp những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án,

ví dụ như một vài thay đôi về thời gian, phân bồ lại vị trí thực hiện công việc

2 Tính năng:

Microsoft proJect sử dụng với những tính năng cơ bản như:

1

- Lập tiên độ thích hợp với những nhiệm vụ cần phải thực hiện

- Phân bồ rõ nguồn lực và những chi phí cho công tác

- Cho phép điều chỉnh những chiến lược và thích hợp với thời gian và chỉ phí theo

thời hạn quy định

- Quản lý dự án theo đúng tiễn độ và chi phí nhưng phương pháp Earned Value

Method

- Kiém tra thông báo, đữ liệu theo nhiều phương pháp, lưu lại và lọc, bố trí những

thông báo dự án theo cách riêng

- Hợp tác và chia sẻ những đữ liệu cho các thành viên trong nhóm đề tăng năng

suât làm việc

- Xây dựng và lập báo cáo chuyên nghiệp đề trình bày với lãnh đạo, chủ đầu tư,

tư vẫn giám sát và ban chỉ huy

@as mG] une WELLMONT-H1 mp » Project Standard

TASK RESOUR! REPORT PROIECT IFW DEVELOPER FORMAT

"nạ: Z “= a; = S › CritcalTmks om, MS amr „ an ce eas = PC Kỹ Cs Xã = = = es =,

Ted Giải | eek ee ng Format ae Baseline Slig = = — — — — ¬.“

x ¥ Notice to Proceed

9 » Take Nae x v ÖEt v -

1 |S = [Notice to Proceed Jodays 6/3/2019 6/3/2019 » 6/3

4 = « Mobilization 10 days 6/5/2019 6/20/2019

" + Construction 31 days 6/24/2019 8/14/2019

aA = Install Conduit 3 days 7/8/2019 7/10/2019

a= ErectSteel Structures 8 days 7/11/2019 7/24/2019

= Qa Install Grounding 2days 7/25/2019 7/29/2019

- oe m Install Bus and Jumpers 8 days 1/25/2019 8/7/1019

$ tạ = Lay Control Cable 12 days 3/25/2019 8/14/2019

z = 4 Site Restoration 23 days 1/16/2019 8/22/2019 = T

"5 + Project Closeout 10 days 8/26/2019 9/10/2019

a = Substantial Completion 10days 8/26/2019 3/10/2019

định và từ có Microsoft project sẽ trực tiếp hỗ trợ bạn

Đầu tiên, cái cơ bản nhất đó chính là nó sẽ lưu trữ chi tiết những thông tin về dự án của bạn trong vùng chứa cơ sở dữ liệu Sau đó, nó sẽ sử dụng những thông tin, cơ sở đữ liệu này để thực hiện việc tính toán, theo dõi các tiến trình thực hiện, chi phí của dự án phải

bỏ ra cùng với các thành phần khác Đồng thời, từ những yếu tổ đó sẽ tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh hơn cho dự án của bạn Nếu thông tin được nhập vào càng cụ thể chỉ

tiết bao nhiêu thì dự án của bạn sẽ được thực hiện chính xác bay nhiéu

Giống với Microsoft Excel, MS Project có thé cho ra ngay kết quả sau các bước tính toán Tuy nhiên, có một điều đáng chú ý là kế hoạch của dự án sẽ không được thiết lập cho đến khi bạn đã hoàn thành xong những thông tin quan trọng của công việc

4 Mục đích:

- Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án

- Thực hiện những lịch công tác

- Cụ thể hóa những tài nguyên và những chi phí trong công việc dự án

- Điều chỉnh phù hợp những điều kiện ràng buộc thích ứng hợp lý

- Chuẩn bị biểu mẫu cần thiết cho dự án

- Chuẩn bị những dự án dự phòng đề tránh những quá trình thực hiện xảy ra những yếu tố có thê thay đôi và ảnh hưởng đến dự án

- Xem xét những dự án một cách khách quan nhất đề đối phó với tình huống

- Thực hiện những đánh giá tài chính của dự án

- Quản lý làm việc theo nhóm

- Đưa ra những sai sót và kinh nghiệm cần năm rõ trong dự án

5 Các tiện ích

Hệ lệnh trong danh mục và trong các nút bâm tại thanh công cụ là tương đôi như nhau

dù có cách bồ trí khác nhau Bên cạnh đó, các nút bẩm có thẻ thêm hoặc bớt bằng tiện

ích Customize chỉ với thao tác đơn giản là nhấp con trỏ chuột bên phải, sau đó vào phần

vậy” Chính vì vậy, việc bạn trình bày trên máy tính cũng như thiết lập giấy ¡in đều nên

được hoàn thành một cách hoàn chỉnh trong quá trình bạn thực hiện thao tác Phần nay, bạn có thê xem chỉ tiết tại mục File và View

Các thao tác thực hiện cơ bản giống như trong các chương trình thông dụng: Tạo mới,

cat đán, lưu trữ, cũng tương tự với các ứng dụng khác Nếu bạn đã thực sự thành thạo

trong việc sử dụng tốt Windows và MS Office (như word, excel, powerpoit ) thì bạn

sẽ chăng gặp bắt cứ trở ngại nào khi thực hiện thao tác trén MS Project cả

Trong quá trình soạn thảo, đề có thê trở nên thuận tiện hơn cho công việc này, bạn nên

thực hiện trình bày theo lệnh trong danh mục mà không nên trình bày theo các lệnh nút

bấm Nếu bạn có mong muốn tìm hiểu sâu hơn thì bạn có thê di chuyên chuột trên nút

bắm tương ứng

Mỗi một thao tác chỉ được thẻ hiện trong một dòng, kết thúc mỗi thao tác bao giờ cũng

là nhân nút OK hoặc Apply hoặc Enter Nếu muốn hủy thao tác, hãy nhắn Cancel hoặc bam phim Esc Mục Help Online của MS Project rất cụ thể và chỉ tiết Vì vậy, nều muốn biết được những kiến thức chuyên sâu hơn thì bạn có thê dùng trực tiếp mục Help Online

H Một số thao tác cơ bản:

1 Tạo dự án mới:

Đề khởi tạo một dự án mới, chúng ta cân thực hiện các bước sau:

Bước 1: Click vao Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Project 2013

Bước 2: Chọn vào File để mở giao dién Backstage

Bước 3: Click vào New

Bước 4: Dưới mục Available Template, chọn Blank project và chọn tiép vao Create dé

Bước 5: Trén tab Project, tai nhom Properties, click vao Project Information

Bước 6: Tại Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án hoặc bạn có thể click vào biểu tượng mũi tên dé hién thi lịch và chọn ngày trên lịch

Bước 7: Click vào OK đề chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại Project Information

Bước 8: Trên tab File, chọn Save đề lưu lại tập tin dy an

Bước 9: Trên hộp thoại Save As, tai File Name, nhap tên dự án và chon thư mục lưu trữ

dự án

2 Nhập thông tin:

a Nhập ngày bắt đầu hoặc kết thúc:

Đề theo dõi thông tin cơ bản về mỗi dự án:

Chon menu Project Nhan nut Project Information trên thanh ribbon của tab Project

Hinh 3: Menu du an

b Xem các lịch Project:

Xác lập các tùy chọn Calendar

Project dura ra những giả định về các mục hình thành cơ sở của lịch dự án Có thê thấy

những giả định mà Project sử dụng khi nhấp Schedule trong hộp thoại Project Options

Hình 4: Xác lập các tuỳ chon

Đề xem các tùy chọn lịch mặc định, nhấp tab File và, từ khung nhìn Backstage, nhấp Project Options

Hình 5- Mở tuỳ chon Nhấp Schedule trong hộp thoại Project Options

6

mo danh sach Calendar options for this project va chon All New Project

%xhese Gi Bo ta

Hinh 7: Luu thoi gian biểu và áp dụng

3 Các bước cụ thé dé tạo một du an trong Microsoft Project

Bước I Nhập tên công việc trong khung nhìn Gantt Chart

- Chuyên con trỏ đến cột Task Name trong khung nhin Gant Chart

- Chọn ô cần gõ tên công việc, đánh tên của công việc và gõ phím Enter Mỗi công việc được Microsoft Project 2013 tự động gán một ID tương ứng

- Nhập tên công việc của các ô còn lại cho đến khi hoàn thành

Hình 3: Nhập tên công việc trong I Task Name Nếu cần sửa tên của một công việc, có thê nhấp đúp tên công việc cần sửa, hộp thoại

Task Information xuat hién, tại ô Name, đặt con trỏ vào vị tri cần điều chỉnh, chính sửa

lại nội dung công việc Hoặc đặt con trỏ vào hộp text dài màu trắng phía trén Gant Chart,

Hình 9: C hình sửa tên công việc

Bước 2 Nhập thời gian thực hiện công tác

- Chuyên đến cột Duration

- Bắm chọn ô Duration tương ứng của tên công việc

- Nhập thời gian thực hiện công việc đó Sử dụng các ký tự tắt, ví dụ: 2w - 2 weeks,

Sh - Shours, 2d - 2days, 4mon - 4 months, 5m - 5 mins, 2y - 2 years

- Gé phim Enter, gia tri số và đơn vị thời gian được trình bày

Bước 3 Nhập những công tác đứng trước và ràng buộc giữa các công tac

- Trong khi lập tiễn độ, dự án bao gồm nhiều công việc, các công việc này có mối quan hệ với nhau như: Sơn tường sau khi đã bả matit, đô bê tông sau khi đã lắp

dựng cột thép + ván khuôn

- Các công việc được trình bày dạng một thanh ngang, cho biết điểm khởi đầu và kết thúc của công việc

- Giữa các công việc có thể có các quan hệ

- Đề sử dụng các kiểu liên kết này, co thé có các khoảng thời gian gối đầu và thời gian trễ

Có thê thiết lập dự án đề cho một công việc theo lịch trình không di chuyển khi nó được liên kết với một công việc khác

- Nhan File, Options, Schedule

- Bo chon Update manually scheduled tasks when editing links

Bước 4 Tạo lịch cho dự án

- Trên thanh Ribbon của menu Project, Nhap chon Change Working time

- Hép thoai Change Working time thê hiện lịch hiện thời của dự án Mặc định

trong chương trình, thời gian làm việc 40h/Ituần, làm từ thứ Hai đến thứ Sáu Thời gian làm việc trong ngày từ 8h00 đến 12h00, chiều từ 13h00 đến 17h00

Để thay đổi thời gian làm việc, nhấp chon Details

Hinh 12: Nhan nut Change Working time

Hinh 13: Nhdp mit Detail

Bước 5 Xây dựng danh sách tài nguyên, nguồn lực

a4) Chỉnh sửa thông tin nguồn tài nguyên

Có thê thiết lập một nguồn tài nguyên bằng cách nhập nó trên Resource để tinh chỉnh bất kỳ sự ấn định nguồn tài nguyên Đề hiền thị hộp thoại Resource Information, nhấp đôi bất kỳ nguồn tài nguyên trên Resource Sheet hoặc nhấp tab Resource và trong nhóm Properties, nhap Resource Information

Hinh 14: Hién thi hộp thoại

b) Ấn định một phương pháp giao tiếp

Trong hộp thoại Resource Information, sử đụng trường Email để cung cấp địa chỉ email của một nguồn tài nguyên cụ thể

Su dung tab General cla hộp thoại Resource Information dé thém thông tin về một nguồn tài nguyên chăng han nhu dia chi email hoặc sự có mặt

c) Xde định sự có sẵn của nguon tài nguyên

Hình 15: Sử dụng bảng Resource Availability đề nhận dạng khi một nguồn tài nguyên có sẵn

d) Chỉnh sửa các giờ làm việc của một nguồn tài nguyên

Đề thay đôi tuần làm việc cho các bác sĩ thực tập nội trú (intern) làm theo những bước sau đây:

1 Nhấp đôi nguồn tài nguyên Resource Sheet để mở hộp thoại Resource Information

2 Trên tab General, nhấp nút Change Working time Project hiển thị lịch của nguồn tài nguyên với ngày tháng hôm nay được chọn Các thời gian làm việc hiện hành xuất hiện bên phải lịch

3 Nhap tab Work Weeks

4 Nhấp tuần làm việc (Default) đã được định nghĩa cho lich béi Project

Hình 16: Chỉnh sửa các giò làm việc của một nguồn tài nguyên

Hình 17: Chỉnh sửa các giò làm việc của một nguồn tài nguyên e) Ấn định một nguôn tài nguyên ngân sách

Hinh 18: An dinh mét nguon tài nguyên ngân sách

- Đề ấn định một nguồn tài nguyên ngân sách, phải hiển thị công tác tông của dự

án

- Sau khi chắc chắn hién thi công tác tông của cả đự án, làm theo những bước sau đây đề phân công một nguồn tài nguyên ngân sách

1 Nhấp cộng tông của dự án và sau đó nhấp tab Resource trên Ribbon

2 Trong nhóm Assignments, nhấp nút Assign Resource đề mở cửa số Assign

Resource

Hinh 19: Mo cita sé Assign Resource

3 Nhấp nguồn tài nguyên ngân sách và nhấp Assign Project đặt một dấu kiểm trong cột tận cùng bên trái bên cạnh nguồn tài nguyên đề biéu thị rằng nguồn tài nguyên được phân công cho công việc được chọn Không thê gán bắt kỳ gia trị vào nguồn tài nguyên