Đề tài ứng dụng phần mềm microsoft project trong dự án quản lý nhà sách

Chính vì nhu cầu này, mà các phần mềm quản lý công việc — dự án lần lượt ra đời, trở thành công cụ không thê thiếu với các doanh nghiệp 4.0 hiện nay.. Chương trình được thiết kế đường nh

NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỎ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN NHÓM

MÔN: TIN HỌC ỨNG DỤNG

De tai: UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT

TRONG DU AN QUAN LY NHA SACH

SINH VIEN THUC HIỆN : NHÓM 5

GIANG VIEN HUONG DAN : _ GV Dang Hoang Huy

1P Hồ Chi Minh — 2023

DANH SACH THANH VIEN NHOM 5

LOI MO DAU 1

II KX TH.iaaA 2

CHUONG 2 GIỚI THIỆU PHẢN MÉM QUẦN LÝ DỰ ÁN .« scccsecsrs 5

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triỂn, - TH HH guyu 5

2.1.4 Ưu điểm và nhược đÏỄTM 5c 5c TH HH HH rrereye 6

CHUONG 3 UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT TRONG QUAN LY

3.1 Giới thiệu dự án L2 1 S1 21191112111 11112111 11111111 0511 11011111 111111 11 HH nh 9

3.1.2 Các chức năng cơ bản phần mềm đem lại khi quản lý nhà sách 9

3.2 Ứng dung phan mém Microsoft Project vao quan ly nha sách 10 3.2.1 Thiết kế bảng công việc của dự án trén Microsoft Projeet 10

SN ÏS T.l ả¬ 13

3.2.5.1 ThiẾt lập dự đH ác ch ng HH Hà HH He 13

3.2.5.2 Lập kế hoạch cho dự đị - ccc nh HE H222 2 tre 13 3.2.5.3 Threc Hien kg nớênnn.ằe 14

3.2.5.4 Ki€m SOGt AU G1 eccccccccccccscscscessscscsvssssescsvsveseseseseeeveresessevevevevssecivsssesesevevsves 15

3.2.7 Cập nhật tiến độ dự án cá HH HH HH ngà 16

DANH MUC HiNH ANH

Thiết lập đơn vị thời gian cho đự án - - scS E EEE221211 E111 tre 12 Thiết lập thời gian dự án - ST 1T 2121 1 HH nhau 12 Thiết lập dự án - 5c s2 11t E11 11 1212121 n1 H1 neo 13

Lập kế hoạch cho dự án 2 SE S211 1512511 1n Hee 14 ó8 8 HH 15 Kiểm soát dự án SH TT HH neo 16

0 Cập nhật tiền độ dự án - - s SE 21H n1 HH 1n re 17

LOI MO DAU

Với khối lượng công việc ngày càng đồ sộ và phức tạp, các doanh nghiệp, nêu muốn phát triển, rõ ràng không thê đặt kỳ vọng vào những tiến trình làm việc thủ công được nữa Chính vì nhu cầu này, mà các phần mềm quản lý công việc — dự án lần lượt ra đời, trở thành công cụ không thê thiếu với các doanh nghiệp 4.0 hiện nay Chúng là trợ thủ đắc lực giúp các tổ chức đơn giản hoá quy trình làm việc, minh bạch hoá kết quả kinh doanh

và thúc đây cộng tác giữa các thành viên Mặc dù thế giới đã cho ra đời rất nhiều phần mềm đơn giản, dễ sử dụng nhằm hỗ trợ công tác quản lý dự án như: Trello, Asana hay Basecamp, mdi phan mềm đều có các ưu nhược điểm khác nhau Tuy nhiên, có thể nói phan mềm được sử dụng phổ biến nhất đó là phần mềm quản lý dự án MS Project — được phát triên và phân phối bởi Microsoft Chương trình được thiết kế đường như đã khắc phục, cũng như đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của nhà quản trị dự án nhằm phát triển các kề hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiền độ, quản lý ngân sách và

phân tích khối lượng công việc

Đề hiểu thêm về giao điện, cách thực hiện việc quản lý trên phần mém MS Project nhom

5 sẽ thực hành ứng dụng phần mềm MS Project vào đự án “Quản lý nhà sách” với mục

đích phục vụ cho một bộ phận khách hàng đặc biệt là giới trẻ có nhu cầu, sở thích đọc

sách nhưng sự gia tăng không ngừng về số lượng cũng như các thẻ loại sách đang đặt ra

không ít vấn đề cho nhiều nhà quản lý cửa hàng sách, một số khó khăn như: không kiểm

soát được số lượng sách hiện có, sách xuất kho, sách tồn kho Phần mềm quản lý cửa

hàng sách ra đời nhằm giải quyết được những khó khăn mà các cửa hàng sách đang gặp phải đồng thời giúp công việc quản lý trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết

CHUONG 1 GIOI THIEU TONG QUAN DU AN

1.1 Khái niệm quản lý dự án

1.1.1 Khái niệm dự ăn

Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng đề đáp ứng yêu cầu của khách hàng (HKT Consultant, 2020)

Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây:

« Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó

«- Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuân chất lượng đầu ra, chi phi và thời gian cụ thể 1.1.2 Quy trình quản ly dw an

1 Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)

2 Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể

dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án

3 Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm : phạm

vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phi, nguồn lực, rủi ro Mỗi dự án cụ thể sẽ có

những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý đự án cần phải xác định

thử tự ưu tiên giữa các yêu cầu

Quy trình:

Một chu kỳ sống dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau bao gồm: Xác định

dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án

Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của

dự án, thiết lập cơ cầu tô chức bộ máy dự án và kết thức giai Ì là một bản văn kiện dự

án trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ câu tô chức bộ máy nhân sự, rủi ro

Giai đoạn lập kế hoạch : xây dựng các kế hoạch dự án - kế hoạch tiến độ, kế hoạch

chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch về quản lý nhân sự dự án

Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ như

cầu được xây dựng, phần mềm được viết lệnh Trong giai đoạn này công tác quản ly

dự án chú trọng vào theo đối và giảm sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự

án : kiểm soát thời gian, chỉ phí, chất lượng Quản lý sự thay đôi, đưa ra các dự báo

về thời gian và chi phí thực hiện dự án

Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách

hàng và bồ trí lại các nguồn lực dự an Ban giao dự án cho khách hàng thường kèm

theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyên giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bồ trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điều chuyên nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tô chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài

học kinh nghiệm

1.2 Một số phần mềm quản lý dự án

Fwork: Cho phép bạn trao đôi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 3 chế độ: Danh sách, Board, Gantt Ngoài ra, f Work còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc đề quản trị đơn giản hơn

Project Manager: Công cụ hỗ trợ các nhà quản lý giám sát dự án dựa trên biểu đồ Gantt, phù hợp với mọi ngành nghề

Microsoft Project: Giúp các nhà quản lý dự án lập kề hoạch, phân phối nguồn lực, theo

sở hữu giao diện trực quan Đây là một giải pháp phần mềm được đánh giá cao; có thé đóng góp rất lớn vào thành công của dự án

Skype for Business: được thiết kế đành riêng cho đối tượng doanh nghiệp nhằm tạo điều

kiện giao tiếp kinh doanh và tiết kiệm chỉ phí các cuộc gọi điện thoại đường đài và quốc

tê Tât cả các phiên đều được bảo vệ bởi các thuật toán xác thực và mã hóa

Evernote: giúp xây đựng một nèn tảng kiến thức không lồ cho các nhà quản lý dy án Nó

có thê được sử dụng dé tạo đanh sách việc cần làm và lưu trữ tất cả các loại thông tin về các dự án của bạn trong các tệp và ghi chú

GanttPro: Là giải pháp phần mềm dựa trên biêu đồ Gantt Nó cho phép bạn lập kế hoạch

và quản lý các dự án trực tuyến, trực quan hóa các quy trình, tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và xem tỷ lệ phân trăm các nhiệm vụ riêng lẻ

đã hoàn thành so với các mốc thời gian dự kiến

CHUONG 2 GIOI THIEU PHAN MEM QUAN LY DU AN

MICROSOFT PROJECT 2.1 Tông quan về phần mềm quan ly dw an Microsoft Project

2.1.1 Khải niệm

Microsoft Project (MSP hodc WinProj) là một phần mềm quản lý dự án được phát triển

và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công,

tỉ lệ tài nguyên

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Năm 1984, một công ty làm việc cho hãng Microsoft đã cho phát hành phiên bản đầu tiên

của Microsoft ProJect chạy trên hệ điều hành DOS Microsoft đã mua lại toàn bộ bản

quyền phần mềm này và phát hành phiên bản 2 vào năm 1985 Phiên bản 3 dành cho DOS, duoc phát hành vào năm 1986 Phiên bản 4 cho DOS (Project 4.0 for DOS) la

phiên bản DOS cuối cùng, phát hanh nam 1986

Phiên bản đùng cho Windows đầu tiên đã được phát hành vào năm 1990, và được đặt tên

la Version 1 for Windows Cac phién ban Microsoft Project tiếp theo cho Windows đã được phát hành vào cac nam 1992(phién bản 3), 1993 (phiên bản 4), 1995, 1998, 2000,

2002, 2003 và 2007

2.1.3 Cúc tinh nang cia tng dung project

Ứng dụng Project cung cấp một loạt các tính năng giúp quán lý dự án hiệu quả, bao gồm:

- Lập kế hoạch: giúp người dùng lập kế hoạch dự án bằng cách xác định các nhiệm vụ,

thời hạn, phụ thuộc và nguồn lực cần thiết

- Phân bô nguồn lực: giúp người dùng phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ đự án một

cách hiệu quả

- Quản lý ngân sách: giúp người quản lý ngân sách vụ án bằng cách theo dõi ch phi va

- Theo dõi hiệu suất: giúp người dùng theo dõi hiệu suất dự án bằng cách theo dõi tiến độ, chi phí và các chí số hiệu suất chính (KPI)

- Giảm sát tiền độ: giúp người dùng giám sát tiền độ bằng cách theo đõi các nhiệm vụ,

thời hạn và sự kiện

- Phân tích khối lượng công việc: giúp người dùng phân tích khối lượng công việc dự án

bằng cách xác định các nhiệm vụ có thê thực hiện được trong thời hạn và ngân sách được

giao

- Đánh giá kết quả hoàn thành: giúp người dùng đánh giá kết quả hình thành dự án bằng

cách so sánh kế quả thực tế với kế hoạch

2.1.4 Ưu điểm và nhược điểm

* Uu diém

- Dé dang theo sat tién d6 dy an

- Cai thién két qua dự án

- Quan lý thu chi quan ly dy an

* Nhược điểm

- Là công cụ quản lý nên không có sự linh hoạt

- Nhân sự bị phụ thuộc vào kế hoạch ban đầu, khi xảy ra thay đối khó giải quyết

- Mat chi phí hàng tháng đề sử dụng công cụ

2.2 Giao diện phần mềm

Đến với MSP, đầu tiên trên giao dién man hinh desktop click vào biểu tượng Microsoft office proJect 2016 hoặc vào Start—>Microsoft Offiee—>MIcrosoft ofice proJect 2013

Hình 2.1] Giao dién Microsoft Office Project

Hinh 2.2 Giao dién phan mém Giao điện làm viéc: Microsoft office Fluent (thanh Ribbon) than thign Voi Ribbon, ban

có thé truy cập đến các tab trên cửa sô chương trình một cách để đàng, hoặc thêm bớt

nhóm lệnh ra khỏi tab Nếu bạn không biết các chức năng của một nút, bạn rà chuột lên

nút, một cửa sô nhỏ (screen tip) hiện lên nội dung chức năng của nút

Hình 2.3 Giao điện làm việc cua Microsoft Project

Thanh công cụ Quick Access: la noi ban có thê tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này

Hình 2.4 Thanh công cu Quick Access Group: trên mỗi tab co nhiéu group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm

Hình 2.5 Group của Microsoft Office Project

Thanh View label nam doc theo canh trai của giao dién chinh thé hién kiéu giao dién ma

bạn đang xem Khu vực View shortcut cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi một số chế

độ xem bạn hay sử dụng thường xuyên trong Microsoft Project Bên canh View shortcut

là thanh trượt Zoom cho phép bạn phòng to thu nhỏ

Thanh trang thai Status hiện thị chễ độ mà bạn đang sử dụng là tự động (Auto) hay bằng tay (Manually) Menu shortcut và thanh công cụ mini sẽ hién thị khi bạn click phải vào một thành phần nào đó trong dự án của bạn

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG PHẢN MÈM MICROSOFT PROJECT

TRONG QUẢN LÝ NHÀ SÁCH

3.1 Giới thiệu dự án

3.1.1 Giới thiệu

Sach là trí thức của nhân loại, là những bài học đắt giá về cuộc sống và đem lại vô vàn

kiến thức hữu ích cho con người, đã là người tiếp thu tri thức thì ai cũng một lần đọc một

quyền sách mình tâm đắc trên một lĩnh vực nhất định Tuy nhiên văn hóa đọc “truyền

thống” đã và đang ngày càng mất đi các giá trị vốn có bởi sự ảnh hưởng sâu sắc của quá

trình số hóa trên toàn cầu Thế nên, việc kinh doanh các nhà sách trở nên khó khăn trong

việc quản lý cũng như duy trì sự tồn tại của nó trong bối cảnh kinh tế khó khăn Và dùng phần mềm quản lý nhà sách sẽ giúp người chủ nhà sách quản lý hiệu quả hơn về mọi mặt,

bởi các nhà sách có một khối lượng công việc khá lớn vì còn kinh doanh thêm các dịch

vụ văn phòng phẩm, với các điểm nôi bật được trình bày bên dưới

3.1.2 Các chức năng cơ bản phần mềm dem Iai khi quan bp nha sach

tháng sẽ có hàng loạt các đầu sách khác nhau về nội dung, hình thức, ngôn ngữ, khi đó phần mềm sẽ phát huy công dụng trong việc sắp xếp các danh mục sách theo mã sách, ngày nhập, tên, thê loại, ngôn ngữ cũng như thông kê các đầu sách bán chạy từ đó giúp tăng doanh thu cho nhà sách

lượng sách còn tồn kho đề đưa ra biện pháp giải quyết thỏa đáng tránh ảnh hưởng doanh

số cả kỳ; ghi chú các loại sách bị thiểu không phải do tiêu thụ, dễ đàng thuận tiện nhất

cho sau này lập các báo cáo thông kê

lịch sử mua hàng từ đó xác định số lượng mua, số lần mua của khách hàng, sau đó lập

danh sách tích điểm cho các khách hàng thân thiết đó

soát được hiệu quả của từng nhân viên một cách đễ dàng Phân quyền nhân viên theo khu

vực, theo địa điểm và theo từng vai trò cụ thể Nhà quản lý có thể kiểm soát toàn bộ hoạt

động của tất cả nhân viên trên hệ thống Từ đó truy cứu được trách nhiệm của nhân viên khi có sai sót xảy ra Đồng thời, đánh giá được chính xác hiệu suất làm việc của họ, ngay

cả khi không có mặt ở cửa hàng

tránh ảnh hưởng uy tín nhà sách Đồng thời, nhắc nhở các khách hàng nợ nhà sách

° Theo đõi doanh thu và lợi nhuận: theo dõi chi tiết từng khoản mục, mọi lúc mọi

nơi tránh các sai sót trong ra quyết định kinh doanh

cụ thê Từ đó lập báo cáo, thong ké cudi ky sé được nhanh gọn và chính xác

3.1.3 Mục tiêu dự dn

« _ Tăng hiệu quả trong quá trình vận hành của nhà sách: Giảm thời gian tìm kiếm sách,

tôi ưu hóa và đơn gián hóa cách thức mượn và trả sách