Đề tài ứng dụng phần mềm microsoft project 2013 trong quản lý dự án

Báo cáo có gia tri vé mat ly thuyét bởi nó bao hàm các lý thuyết thu thập từ nhiều nguồn, quá trình thực hiện cũng như kết quả của việc ứng dụng chương trình vào kế hoạch của nhóm các kh

NGẮN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆTNAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HÒ CHÍ MINH

KHOA: HE THONG THONG TIN QUAN Li

BO MON TIN HOC UNG DUNG

Nhóm sinh viên thực hiện:

Lê Hoàng Hảo - 030135190144 Nguyễn Thu Phương - 030135190459

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, việc con người sử dụng các thành quả khoa học công nghệ vào cuộc sống là một điều tất yêu và đề áp dụng vào việc

quản lí dự án, kiểm soát nhân công, tiễn độ của dự án là một điều cần thiết Việc quản lý

các kế hoạch một cách hiệu quả luôn là mục tiêu hàng đầu của các cá nhân, tổ chức Tuy nhiên đề thực hiện được mục tiêu này chưa bao giờ là dé vì nó cần sự phối hợp giữa các bên, giám sát và cập nhật liên tục nên rất tốt thời gian cũng như công sức và chỉ phí Thời điểm hiện tại, đi cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin là sự ra đời của các phần mềm ứng dụng giúp hỗ trợ con người Trong đó có MS Project, đây là một phần mềm quán lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiền độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc Với MS Project người dùng sẽ cảm nhận được là sự sắp xếp khoa học, tập trung và năm quyền kiểm soát Giải quyết mọi thứ từ các dự án nhỏ đến các sáng kiến lớn Có thê bạn là người quản lý dự án hoặc không, tuy nhiên giờ đây bạn có khả năng trở thành

người chỉ huy của mọi dự án với một ứng dụng mạnh mẽ, dé sir dụng Với các lợi ích: dễ đàng theo sát tiễn độ, cải thiện tầm nhìn và kết quả của bạn với nghiệp vụ thông minh

Trong bài báo cáo này, chúng tôi xin phép trình bày sơ lược về MS Project cũng như các chức năng cơ bản nhất của chương trình Đồng thời chúng tôi cũng ứng dụng

phan mém này vào việc thực hiện kế hoạch của nhóm Báo cáo có gia tri vé mat ly thuyét

bởi nó bao hàm các lý thuyết thu thập từ nhiều nguồn, quá trình thực hiện cũng như kết quả của việc ứng dụng chương trình vào kế hoạch của nhóm (các khoảng thời gian là ước lượng) Nội dung báo cáo gồm ba chương:

CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ TỎ CHỨC DỰ ÁN

CHƯƠNG 2—- TỎ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

CHUONG 3 - UNG DUNG MSP TRONG QUAN LY DU AN

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MUC LUC

CHUONG 1: GIOI THIEU DU AN VA TO CHỨC DỰ AN

1.1 Khai niém dy an va quan ly dw an

1.2 Đặc điểm của quản lý dự án

1.3 Quy trình của quản lý dự án

1.3.1 Khái niệm quản lý dự án

2.1.2 Thiết lập ưu tiên dự án

2.1.3 Xây dựng cấu truc WBS và mã hóa

2.2 Ước tính chỉ phí dự án

2.2.2, Chi phí trực tiếp

2.2.4 Ước tính gói công việc

2.3 Lập kế hoạch dự án

2.3.1 Mục đích của việc lập hồ sơ mạng dự án

2.3.2 Điều hòa nguồn lực

CHƯƠNG 3: PHAN MEM QUAN LY DY AN MS PROJECT VA UNG DUNG

CUA PHAN MEM MS PROJECT TRONG QUAN LY DY AN

3.1 Giới thiệu tổng quan phan mềm quan ly dy an MS Project:

3.2 Giao diện phần mềm

3.3 Tạo một dự án mới

3.4 Ứng dụng của phần mềm ms project trong quản lý dự án

KÉT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MUC BANG, HINH ANH

Sơ đồ 1: Quy trình quản lý dự án

Bảng 1 Bồ trí sơ bộ quán cafe

Bảng 2 Cầu trúc và mã hóa WBS

Bảng 3 Ước tính và phân bỗ chỉ phí cho cả dự án

Bang 4: Phan bé chi phí trực tiếp

Bang 5: Chi phi quan ly

Sơ đồ 2: Tóm tắt cách phân bỗ chỉ phí cho dự án

Bảng 6: Bảng mô tả nguồn lực

Hình 2 Giao diện phần mềm MS Project

Hình 5 Thiết lập thời gian bắt đầu cho dự án

Hình 6 Thiết lập thời gian làm việc, tạo lịch cho dự án

Hình 7 Giao diện tùy chính Schedule

Hình 8 Thiết lập mối liên hệ giữa các nguồn lực

Hình 9 Dường Gantt dự án

Hình 10 Đường Gantt du an

Hình 11.Đường Gantt dy an

Hình 13 Báo cáo tổng quan công việc

DANH MUC TU VIET TAT

Tir viet tat Nguyên nghĩa

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ TỎ CHỨC DỰ ÁN

1.1 Khái niệm dự án và quản lý dự án

“Dự án là tông thê các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn tài nguyên hữu han

vốn có nhằm đem lại lợi ích thực cho xã hội càng nhiều càng tốt” Dự án là một chuỗi các hoạt động liên kết được tạo ra nhằm đạt được kết quả nhất định trong phạm vi

ngân sách và thời gian xác dinh” — Theo Lyn Squire

Hay theo có thê hiểu: Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người,

thiết bị, tài chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa

mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK,2017)

Dự án “Xây dựng quán cafe 24h tai Lang dai học” được nhóm thực hiện bởi vi

nhiều lí do như sau: văn hóa café dường như là một món an tinh thần không thê thiếu đối

với hầu hết mọi tầng lớp xã hội.Ta có thể dễ đàng nhận thấy từ những via hè, góc phó đến những quán café sang trọng vào loại bậc nhất có tiếng ở Sài Gòn đều nhộn nhịp với đòng người “nghiện” café này

Quá trình thưởng thức café theo thời gian cũng có nhiều sự thay đối Không biết từ

lúc nào, café trở thành thuật hương vị quen thuộc mỗi sáng trước khi đi làm Rồi theo

cuộc sống tấp nập đầy năng động như hiện nay, quán café còn được liệt kê vào những nơi thông thường đề bàn bạc việc làm ăn, những nơi tâm tình hội hợp của các bạn trẻ Tuy

nhiên, hiện nay café vẫn chưa thật sự gắn liền với mục tiêu học tập và làm việc cũng

chính bởi chưa có nhiều quán mang thiết kế không gian dành cho đối tượng là những

người “ham” đọc sách hoặc cần một không gian đề tổ chức những buổi học nhóm

Xét về mặt bằng chung, hiện tại các quán café tập trung vào “gu”, như nhạc Trịnh,

gu caf€ ngon, không gian đẹp trữ tình có thê nói đang mọc lên như “nấm” Tuy nhiên những quán café “sách” đường như là vùng đất vẫn còn khá màu mỡ” và hiện tại chỉ tập trung ở các vùng trung tâm của thành phố Việc cần làm là phải tạo một sự khác biệt hướng trực tiếp đến đối tượng sinh viên là những người trực tiếp sử dụng địch vụ này

Từ những lí do trên, chúng tôi quyết định lập dự án mở một quán café “Sách” nhằm khai phá thị trường đầy tiềm năng này, chú trọng hướng tới khách hàng mục tiêu là

các nhóm sinh viên có thói quen đọc sách và những nhóm bạn đang tìm kiêm một nơi lý tưởng đề học nhóm và thảo luận về những đề tài mà mình quan tâm

1.2 Đặc điểm của quản lý dự án

Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết

quả của một tiễn trình thì kết quả đó không được gọi là dự án

Mỗi dự án đ ân có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải có thời

điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức nay sé

giải tán hay thay đối cơ cầu tô chức cho phù hợp với mục tiêu mới

Mỗi dự án đầu sử dụng ngu ồn lực và ngu ôn lực này bị hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách

Mỗi dự án đền mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức

thực hiện dự án Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

1.3 Quy trình của quản lý dự án

1.3.1 Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực đề hoàn

> Khởi tạo dự án ( initiating)

Gồm 2 hoạt động chính:

Xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bồ tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tổ tác

động đến dự án, các ràng buộc, tô chức dự án, quyền hạn, vai trò — trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro, ở mức độ tổng quát

Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan

đến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự

> Lập kế hoạch dự an (planning)

Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án Nó là nền tảng cho sự nỗ lực và quyết định đầu tư, vì thế một bản kế hoạch chỉ tiết sẽ giúp dự án tránh được rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi không gặp nhiều trở ngại:

- _ Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

- _ Thể hiện chính thức bằng van ban tat cả 9 phương diện trên (Formal)

- _ Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

- Tinh kha thi (Realistic)

> Thực thi dự án (executing)

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch Đây là giai đoạn

tập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm

tối đa các tài nguyên và đi đúng hướng

Đề làm được điều này, nhà quản lý cần so sánh các báo cáo tiền độ với kế hoạch ban đầu sau đó có hành động điều chỉnh, xuyên suốt các bước cần thông tin rõ ràng cho các bên liên quan theo phương thức truyền thông đã được thống nhất và tốt ưu

> Kiém soat dy 4n (monitoring & controlling)

liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức được nguồn tài nguyên hiện có đề có biện

pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phát sinh Vì thê giải pháp đồng thời kết hợp công cụ kiêm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy

hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn

Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong các dự án Những điều chỉnh hoặc thay đôi

thê hiện tô chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiệu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới

> Kết thúc dự án (closing)

Đây là các hoạt động hoàn thiện đề chính thức đóng lại dự án Việc kết thúc dự án

phải được thực hiện bài bản và đầy đủ Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback

từ khách hàng, sao lưu hồ sơ, Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình tự sẽ

phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự, Điều này sẽ để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án

nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và đanh tiếng

Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công tác triển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặp lại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo (MyXteam, 2019)

1.4 Phần mềm quản lý dự án

1.4.1 Phần mềm miễn phí

Hiện nay có rất nhiều phần mềm miễn phí cung cấp các chức năng cơ bản đề quản

ly dy an, vi du: Jira, Trello, Asana nhung trong s6 d6 thì 2 phần mềm miễn phí được đánh giá tốt hiện nay đó là Asana và Trello Về cơ bán, các phần mềm này có thê giúp ta quản lý công việc của mình, tuy nhiên khi chúng ta cần những chức năng cao cấp hơn để phục vụ công việc quản lý dự án của mình thì phải trả tiền để nâng cấp

Danh sách các phần mềm miễn phí:

o Jira

không chỉ được sử dụng thử trong một thời hạn nhất định

Danh sách các phần mềm quản lý dự án có bản quyền:

V Basecamp

Y Smartsheet, Evernote

w Khác

CHƯƠNG 2 - TÔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

e Cần không gian yên tĩnh dé học tập và làm việc

e Cần không gian đề tháo luận và học nhóm

Địa điểm: Khu vực Đại Học Quốc Gia — Thu Duc

Hinh 1 So dGnoi xây dựng dự án ở KTX khu A ĐHQG TP.HCM

Hình 1: Sơ đồ nơi xây dựng dự án ở KTX khu A ĐHỌG TP.HCM Thời gian thực hiện: 01/08/2022 - 09/10/2022

Vốn đầu tư: 3.2 tỷ đồng

* Các kết quả chuyển giao và yêu cần kỹ thuật:

nhu cau học tap, lam viéc

Phuc vụ nhóm cần không gian

- Hồ nước ngay giữa tạo mỹ quan và giảm tiếng Ôn -1 cầu chữ “Y” bắc ngang

hồ nước, dẫn khách từ cửa chính đi vào các khu vực

- Thông thoáng, đảm bảo

các yêu câu về vệ sinh an toàn thực phẩm

- Day du dung cu nau nướng, pha chế

- Phong cách: sạch sẽ, thơm

mát, có quạt thông gió

CHƯƠNG 2 - TÔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

- Nhà vệ sinh nam:2 phòng,

2 bổn tiêu đứng, 2 lavabo

- Nhà vệ sinh nữ: 4 phòng,

2 lavabo

Khu vực Giữ xe cho khách và nhân viên 200 Thông thoáng, rộng rãi,

Thời gian hoàn thành dự án ước tính là 6 tháng, có thể tăng thêm dé dam

bảo chất lượng công trình

2.1.3 Xây dựng cấu truc WBS và mã hóa

Cấu trúc phân việc (WBS) là công cụ quan ly dy an quan trọng, là cơ

sở cho các bước lập kế hoạch và kiểm soát Xác định có hệ thông các công việc của một dự án thành các công việc nhỏ dần đề tách dự án thành các công

việc với mức độ chỉ tiết, cụ thé hon, xác định tất cả các công việc, phân chia trách nhiệm cụ thê hợp lý WBS của đự án mở quán café:

Bảng 2 Cấu trúc và mã hóa WBS

Thiết kế

Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ

Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp

Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô

Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước

Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất

Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ

Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh

Xây dựng

CHƯƠNG 2 - TÔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN Đầu thâu xây dựng

Thi công nền móng

Thị công tường, vách, điện nước, mái hiện, bờ rào, cây xanh to

Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao

Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện

Nghiệm thu, kiếm tra chat lượng và bàn giao dự án

Thanh lý, kết thúc tất cá các hợp đồng với các bên liên quan

Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật

Viết báo cáo tông kết cuối cùng cho dự án

Tổ chức cuộc hợp tông kết, đánh giá dự án

2.2 Ước tính chỉ phí dự án

2.1.1 Ước tính và phân bỗ chỉ phí

Có nhiều phương pháp đề phân bồ và ước tính chỉ phí Dựa theo điều kiện cụ thê của dự án và tham khảo từ nhiều dự án xây đựng quán cà phê, nhóm quyết định tiếp cận chi phí từ trên xuống theo phương pháp tỷ lệ Chi phí của dy án được phân thành 3 loại: Chi phi trực tiếp, chỉ phí quản lý trực tiếp và chỉ phí quản lý chung & hành chính Với tý lệ phần trăm

phân bổ 80-10-10 sẽ được bảng sau:

Bảng 3 Ước tính và phân bổ chi phí cho cả dự án

Tỷ lệ (so với tổng chỉ phí Thành tiền (Triệuđồng)

cho cả dự án)

Chỉ phí cho cả dự án 3200

Chỉ phí trực tiếp §0% 2560

Chỉ phí quán lý trực tiếp 10% 320

CHƯƠNG 2 - TÔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

hành chính

Trong đó, chi phí quản lý chung & hành chính được ước tính 10% là dựa trên kinh nghiệm nhóm sẽ không phân tích sâu Phần tiếp theo sẽ đi vào phân tích chi phí trực tiếp và chí phí quản lý trực tiếp

2.1.2 Chỉ phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp cho từng gói công việc cụ thể bao gồm chi phí lao

động, nguyên vật liệu và thiết bị

Dựa vào cầu trúc phân việc đã trình bày ở phân ., dự án này có 4 gói công việc thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành Gói công việc

“hoàn thành” được thực hiện bởi nhóm quan ly dự án nên không phát sinh chì

phí trực tiếp Chi phí trực tiếp cho 3 gói còn lại được phân bô như sau:

Bảng 4: Phân bổ chỉ phí trực tiếp

trực tiếp)

Chỉ phí trực tiếp 2560

Chi phí cho thiết kế 40% 1024

Chi phí trang trí nội 60% 1536

thât

Tổng cộng 2560

2.1.3 Chi phi quan ly quan lý trực tiếp

Chi phi quan lý trực tiếp là chỉ phí cho nhóm quản lý dự án trong suốt thời gian xây dựng dự án Nhóm dự án phụ trách quản lý các gói công việc được nêu trong WBS bao gồm: thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành Theo kinh nghiệm , chỉ phí quản lý trực tiếp được ước tính chiếm khoảng 10% tong chi phi dau tu cho dy an Chi phi quan lý trực tiếp được phan b6 cho cac nhom phy trach duge néu trong bang ma tran trach nhiém Kết quả phân bồ như sau:

CHƯƠNG 2 - TÔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN Bang 5: Chi phi quản lý

chi phí cao hơn là 3 triệu Nhóm phụ trách chính khoảng từ 9- 10 triệu Đặc

biệt, nhóm phụ trách thi công chính phải trực tiếp có mặt tại công trường xây dựng thường xuyên nên có mức chị phí cao hơn là 1Š triệu

2.1.4 Ước tính gói công việc

Sau khi ước tính được chi phí trực tiếp cho từng gói công việc, việc

ước tính chi phí cụ thê theo từng thời đoạn thực hiện gói công việc cũng rất

quan trọng Việc ước tính chi phí cụ thê cho từng gói công việc giúp nhà quản

lý dự án kiểm soát chi phi cu thé theo từng thời đoạn thực hiện gói

Ước tính chi phi cu thé theo từng ngày của gói công việc “trang trí nội thất”

được trình bày sau đây là một ví dụ minh họa cho ý kiến trên