Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

MO DAU Ngày nay, khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 phát triên rầm rộ đã có không ít các phần mềm giúp cho cong người chúng ta có thé giảm thiểu 4p lực công viện và thời gian thực hiện,

=== SK eS NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM KHOA HE THONG THONG TIN QUAN LÝ

DANH SÁCH NHÓM

MO DAU

Ngày nay, khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 phát triên rầm rộ đã có không ít các phần mềm giúp cho cong người chúng ta có thé giảm thiểu 4p lực công viện và thời gian thực hiện, cũng như cho chúng ta cái nhìn tổng quan để quản lí những kế

hoạch, dự án ngày một hiệu quả hơn Một trong những phần mềm được sử dụng phô biến nhất đó là phần mềm Quản lý dự án MS Project được phát triển bởi Microsoft Giúp chúng ta có thê quả lý dự án về mặt thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả

Đề hiểu thêm về giao diện, cách thực hiện việc quan lý trên phần mềm quản lý MS Project nhóm sẽ thực hành ứng dụng phâm mềm MS Project vào dự án mô phỏng

“xây dựng của hàng café sách” để có thê hiểu thêm về quy trình thực hiện thao tác trên phần mềm, ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn giải quyết vấn đề

Từ đó có thêm kinh nghiệm cho cá nhân các thành viên nhóm

Dự án xây dựng cửa hàng café sách ra đời nhằm giúp cho sinh viên có một nơi thoáng mát, rộng rãi để thưởng thức thức uống ngon và thư giãn bên những cuốn sách mình yêu thích Đặc biệt với thiết kế của quán dành riêng cho việc teamwork

sẽ giúp cho sinh viên có nơi thật thoải mái để có thể làm viêc nhóm một cách hiệu quả hơn

Bài thực hành ứng dựng phần mềm MS Project vào việc quản lý dự án xây dựng của hàng caf sách được thực hiện trong khoản thời gian hạn chế, và thành viên nhóm chưa có được sự trãi nghiệm đủ để thực hiện thật tốt bài này, khó tránh khỏi những sai sót Hy vọng những sai sót của nhóm trong quá trình thực hiện sẽ được sự thông cảm của các bạn cũng như thây có thể bỏ qua

Xin trân thành cảm ơn!

NHẠN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

DANH SÁCH HÌNH G0001 1111112311111 Enn TS 111kg 111kg 3xx k4 6 DANH SÁCH BẰNG Q.2 nS TS 9511113 1kg xnxx k4 8 1.1 KHÁI NIỆM DỰ ÁN VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN: - 9 1.1.2 Giới thiệu về quản lý dự án: - nh kh, 10 1.2 PHAN MEM QUAN LÍ DỰ ÁN: c TS ng ng rrry 11 1.2.1 Phần mềm quản lý dự án miễn phí -+5 12 1.2.2 Phần mầm quản lí dự án bản quyền: .« 13 CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ AN MS PROJECT 2013 15 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1 Q0 HH ng ngưxy 2.2 GIAO DIỆN PHẦN MỀM LLLQ TQ H HT HH ng nen xa 2.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

2.3.1 Tạo một dự án mới - nh khen 2.3.2 Thiết lập thông tin dự án - - nen

2.3.3 Ta0 VCH oe —

2.3.4 Tạo danh sách công viỆC uc nh nen

2.3.5 Thiết lập quan hệ giữa các công việc "

2.3.6 Tài nguyên dự án: .- cu nn nen 22 2.3.6 Tài nguyên dự án: .- cu nn nen 23 2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc

2.3.8 Lập lịch trình cho dự án - nh nen

- Lịch cho tài nguyên .- -.- cọ nh ng ng mm

2.3.9 Tìm đường găng cho dự án .-.- nề 2.3.10_ Cập nhật tiến độ dự án - - cu nh khen 2.3.11 Cân đối tài nguyên

CHƯƠNG 3: MINH HỌA- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG VIỆC XÂY DỰNG

MÔ HÌNH CỦA HÀNG CAFÉ SÁCH LL TT HnH SH ng ng nen ket 3.1 KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN .- 2Q S SH vn ng ket

3.2.1 Kịch bản - cu KT ki Kkt 3.2.2 NIM VU! oo cece eee cece eee eee terse Ki TK Ki kh Khkt 41

Ea e0 =5 3.4 ĐIỀU KHIỂN, KIỂM SOÁT

3.4.1 Kịch bản

DANH SÁCH HÌNH

Hình 2.2 Giao điện phần mễn Ms Error! Bookmark not defined

Hình 2.4 Hộp thoại Project information ƒOF SP THOỈ ccăcxkhehihekirsree 78 Hình 2.5 Thiết lập thong tin cơ bản cho đự ÁP àăccc Si, 16 Hình 2.6 Hộp thoại Change Working Time Error! Bookmark not defined

Hình 2.9 Hộp thoại Task IHÍOPIHHGĂÍOHH Sàn HH KH Hàn 21

Hình 2.11 Phân bô tai nguyén bang cita 86 Assign Ñ©€SOUFC€S re 24 Hình 2.12 Phan bé tài nguyên bằng cửa số Task IH[OFHAFÏOH cccccceccccrs 25

Hình 2.16 Lập lịch của dự án trong hộp hoại Change Working TimeError! Bookmark not defi Hình 2.17 Lập lịch cho tài nguyên trong hộp thoại Change Working Time 27 Hình 2.18 Cách hiển thị đường găng (Critical path) trong Ms Project

Hình 2.21 Cách thể hiện tiến độ của Ì công tÁC -ccccccccceckieskiirkerree 29

Hình 2.30

34

37

44

45

DANH SACH BANG

Bảng 3.2 Mô hình cho điểm có trọng số cho các thanh vién trong nhém du dn —

CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN 1.1 KHAI NIEM DU AN VA QUY TRINH QUAN LY DU AN:

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của dự án:

Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Thông thường người ta

cé gang lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thé Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là

kết quả của một tiễn trình thì kết quả đó không được gọi là dự án

Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải có

thời diém bat dau và thời di¢m kêt thúc Dự án được xem là một chuối các hoạt động nhất thời Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhật định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tô chức này sẽ giải tấn hay thay đổi cơ cầu tô chức cho phù hợp với mục tiêu mới.Nghĩa là moi dy an déu

có một chu kỳ hoạt động Chu kỳ hoạt động của dự án gôm nhiêu giai đoạn khác nhau:

- _ Khởi đầu dự án

- — Triển khai dự án

-_ Kết thúc dự án Giai đoạn khởi dau (Initiation phase)

- Khai niém (Conception):

- Dinh nghia dy 4n 1A gi ? (Definition)

- Thiết kế (Design)

- Tham dinh (Appraisal)

- Lya chon (Selection)

- Bat dau triển khai Triển khai (Implementation phase)

- Hoach dinh (Planning)

- _ Lập tiễn d6 (Scheduling)

- Tổ chức công việc (Organizing)+ Giám sát (Monitoring)

- Kiểm soát (Controlling)

- Kếtthúc (Termination phase)

- _ Chuyến giao (Handover)

- Đánh gia (Evaluation)

Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiễn trình chậm — nhanh — chậm

Nễ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau

Có những dự án không tồn tại qua giai đoạn khái niệm và định nghĩa Có những dự

án khi gần kết thúc sẽ chuyên sang dự án mới nên nỗ lực của dự án ở giai đoạn cuối

sẽ không bằng không

Chi phi cua dy An (Cost of project)

Ở giai đoạn khởi đầu —> chí phí thấp

Ở giai đoạn triển khai —> chỉ phí tăng

Càng về sau thì chỉ phí càng tăng

- Việc rút ngắn tiễn độ làm chi phí tăng lên rất nhiều

- Theo thời gian tính chất bất định của chỉ phí sẽ tăng dần lên

Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn Bất kỳ một dự án nào cũng tồn tại trong một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Mau thuan 6 dau ra?

- Gitta cdc b6 phận trong dự án

- GIữa các dự án trong tô chức mẹ

- Gitta dự án và khách hàng

Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức

thực hiện dự án Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

1.1.2 Giới thiệu về quản lý dự án:

ad) Khái niệm:

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing),

lãnh đạo (Leading/Directing) và kiêm tra (Controlling) các công việc và nguôn lực

đê hoàn thành các mục tiêu đã định

Quy trình quản lý dự án gồm năm bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án, kết thúc dự án Vai trò của quy trình là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc Quy trình giúp nhân viên hình dung được trong mỗi nghiệp vụ họ phải tiễn hành những bước công việc nào, cách thức ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Đối với cấp quản lý có thể giám sát tiễn độ và chất lượng công việc

do nhân viên thực hiện

b) Quy trình quản lí dự án:

- Thiết lập dự án

Gồm 2 hoạt động chính:

+ Xây dựng bản tuyên bố đự án: bản tuyên bố tự án thé hiện mục tiêu dự án, yếu

tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tô chức dự án, quyền hạn, vai trò — trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro, ở mức độ tổng quát Tat cả các dự

án đều phải có bản tuyên bố dự án Bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ

sở để xác định và công nhận kết quả cuối cùng của dự án

+ Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan

- _ Lập kế hoạch dự án

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên Các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chỉ phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đầu thâu, tích hợp Bốn yếu tô để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là: + Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

+ _ Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal) + Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

+ Tinh kha thi (Realistic)

- Thue thi dy an

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch Tuy nhiên, thực

tế triển khai và tu suy chiến lược có sự sai số tương đôi nên cấp quản lý dự án và

nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc cần có sự linh hoạt, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định

+ Kiểm soát dự án

Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời (nêu cần) Sự điều chỉnh hoặc thay đôi có thể ảnh hưởng đến tiễn độ công việc hoặc phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án Thay đỗi là điều khó tránh khỏi trong các dự án Những điều chính hoặc thay đổi thể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới

1.2 PHAN MEM QUAN Li DU AN:

Quy trình quản lý dự án gồm nhiều quá trình, trong mỗi quá tình lại có nhiều công việc Nếu cơ cầu tô chức không rõ ràng, chỉ tiết thì rất dễ đến tình trạng quá tải hoặc phân bố nhân sự/ công việc không hợp lý Hiện nay, nhiều công ty đã và đang

sử dụng phan mềm quản lí đự á án để san sẻ bớt những khó khăn trong quy trình quản

lý dự án và tối da hoa nang suat cho doanh nghiệp Một trong những điểm nỗi bật nhất của phần mềm là hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, giám sát dự án và quản lý quá

trình thực hiện công việc

1.2.1 Phần mềm quản lý dự án miễn phí

a) Bitrix24

Là một phần mềm quản lý dự án miễn phí đa tính năng Với Bitrix24 bạn có thê quản lý hiệu quả các dự án web của mình Bitrix24 chỉ đứng sau BaseCamp, phần mềm quản lý dự án phố biến nhất Lợi thế lớn nhất của Bitrix24 là có thể tự lưu trữ trên đám mây Hoặc có thé tự lưu trữ với 5GB dung lượng lưu trữ dam may miễn phí Bạn sẽ có được các công cụ để theo dõi tiễn độ quản lý dự án trong thời

gian thực Bạn cũng có thé tao biéu dé Gantt

b) 2- Plan

Phần mềm quản lý dự án miễn phí 2-Plan cung cấp cho bạn gói 3 trong 1 Người quản lý dự án có thể sử dụng các tính năng 2-Plan Desktop, 2-Plan Team và Work 2-gether dé phat trién, thiét ké và kiểm soát các dự án

Desktop 2-Plan là một hệ thống quản lý dự án hoàn chỉnh Giúp bạn tạo các

dự án sáng, tạo bằng cách sử dụng các công cụ đồ họa và hoạt hình như WBS Bạn cũng có thể phat triển các mốc quan trọng của dự án Sử dụng phương pháp lập kế hoạch từ trên xuống và từ đưới lên thông qua Desktop 2-Plan Bạn có thê phát triển các hệ thống điều khiển dự án khi sử dụng phiên bản máy tính đề bàn

c) Asana

Asana 1a mét trong nhimg phan mềm quản lý dự án miễn phí phố biến nhất trên thị trường Àsana có hơn 40.000 khách hàng và 400.000 người dùng Hoàn toàn miễn phí và hoạt động tốt cho nhóm dự án gồm 15 thành viên

Asana là đứa con tính thần của Dustin Moskovitz, người đồng sáng lập

Facebook Do đó, sự đơn giản, sang trọng và thân thiện với người dùng là điềm nôi bật của Asana

Các nhà quản lý có thể theo dõi các dự án mà không có bắt kỳ phiền toái nào

Nó cũng giúp tương tác giữa các thành viên trong nhóm Nó cũng mang lại cho bạn

cơ hội đề hình dung các mục tiêu của dự an Va gan ưu tiên cho các nhiệm vụ liên quan đến dự án của bạn

e) Producteey

Producteev 1A phan mém quan lý dự án miễn phí

Một trong những điều tốt nhất bạn nhận được với Producteev là sự hỗ trợ được cá

nhân hóa Nó cũng đi kèm với Outlook tích hợp và tùy chính trực quan cho các dự

án của bạn

Với Producteev, bạn có thê phát triển nhiều danh sách nhiệm vụ liên quan đến dự án Bạn cũng có thé theo dõi tiền trình dự án tông thể của bạn Bạn cũng có quyền chuyển đổi Email thành công việc Đưa chúng vào danh sách công việc chỉ với vài cú nhấp chuột Các nhà quản lý dự án cũng có thể đo lường kết quả của các

dự án trong quá trình phat trién

Bạn cũng có thê phân loại hoặc lọc ra các nhiệm vụ trên cơ sở ngày đến hạn, những người liên quan, thời gian bắt buộc, trạng thái và mức độ ưu tiên Một trong những điều tốt nhất là Producteev cung cấp cho bạn khả năng chia sẻ tài liệu và tệp của bạn giống như trong Dropbox

†) Mingle

Cộng tác, theo dõi, giành chiến thắng Khẩu hiệu này phù hợp với Mingle rat tốt Nó là một phần mềm quản lý dự án miễn phí Nó cung cấp cho bạn cơ hội để tạo và theo đối các báo cáo quản lý dự án cơ bản và nâng cao

Một trong những lợi thế tốt nhất là bạn không cần bất kỳ bảng tính excel nào Bạn có thể phát triển các báo cáo dự án tùy chỉnh của mình bằng Ngôn ngữ truy van Mingle

Với Mingle bạn nhận được một loạt các chức năng kéo và thả cột và thẻ tùy

chỉnh cho các dự án của bạn Nó tạo điều kiện cho nhiều nhóm làm việc môi trường Nó cũng giúp bạn dự án khả năng hiển thị và dự báo dự án Và một điều nữa! Nếu nhóm của bạn có năm thành viên, bạn có thể sử dụng Mingle miễn phí

g) Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án miễn phí Vì vậy bạn không phải trả tiền cho bất cứ thứ gì Phần mềm quản lý dự án này sử dụng phương pháp Kanban Giúp các doanh nghiệp nhỏ theo dõi tiễn độ của dự án đang diễn ra trong thời gian thực Lợi thế của Trello là cung cấp cái nhìn tông quan cho dự án trong giai đoạn phát triên Ngay từ đầu cho đến cuối, bạn có thể giữ một bản ghi hoàn chỉnh của dự

án Trello cung cấp cho bạn các thẻ với thông tin liên quan đến dự án hoàn chỉnh Với thông tin có sẵn này, bạn có thé dé dang đánh giá hiệu suất của dự án Dự án

tiếp theo, dự án hiện tại và trạng thái hiện tại của dự án là gì

1.2.2 Phần mềm quản lí đự án bản quyền:

a) Microsoft Project 1a mét san pham phan mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Nó là một công cụ rất phù hợp với việc quản lý dự án

Một số tính năng chính của nó là:

- Cho phép bạn dễ dàng phát triển một kế hoạch

- _ Chí định tài nguyên cho các tác vụ

-_ Theo dõi tiến độ

- Quan lý ngân sách

- Phân tích khối lượng công việc

b) Basecamp 1a m6t cong cu quan ly du an rat phố biến Nó rất dễ sử dụng và đặt mọi thứ bạn cân để hoàn thành công việc ở một nơi

- _Trồ chuyện nhóm với nhắn tin trò chuyện

€) Jira là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự

án phát triển phần mềm và nhanh nhẹn của bạn Trong Jira, bạn có thé dé dang tity chỉnh quy trình làm việc, cộng tác và phát hành phần mềm tuyệt vời Đây cũng chính là phần mềm quản lý mà HOSTVN đang sử dụng đề vận hành doanh nghiệp _d) Smartsheet la một nền tảng quản lý công việc phổ biến mà bạn cần để chuyên từ ý tưởng sang hành động

Một số tính năng chính của nó là:

- Trang tổng quan cung cấp cho bạn tông quan về khối lượng công việc

- Cac méc thời gian cho phép bạn xem xét và lên lịch lại các dự án

- Điện thoại di động thân thiện, công cụ cộng tác dễ đàng

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LI DU AN MS PROJECT 2013

2.1 GIGI THIEU TONG QUAN

Mice Project là phần mền để hỗ trợ các nhà kinh tê dễ dàng hơn trong quản lý cũng như lụa chon các phuong án hữu hiệu để tác động vào quá trình hoạt động của dự án Đây là một phần mền đặc dung, dé bat dau tim hiểu nó chúng ta nên tiệp cận từ của sô giao diện của Microsof ProJect

Hinh 2.1 Ms Project

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý

dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi

tiễn độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc Mặc dù mang nhãn hiệu như là một thành viên của gia đình Microsoft Office nhưng nó chưa bao giờ được đi kèm trong bất cứ trong bộ Office nào (như Visio)

Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Mỗi tài nguyên có một lịch trình riêng của mình, trong đó xác định những gì thay déi một tài nguyên

Có thể sử dụng Microsoft Project đề:

Tạo ra các kế hoạch cho dự án Xác định được thời gian phải hoàn thành Lập tiễn độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

Phân bô nguồn lực và chi phi cho các công tác

Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chỉ phí tài nguyên giới hạn

- _ Xem các thông tin, đữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin

2.2 GIAO DIEN PHAN MEM

Bạn có thể khởi động phần mềm project từ menu start hoặc màn hình start , hoặc bằng cách mở trực tiếp tập tin có đuôi mở rộng là * mpp trong chương trình này chúng ta sẽ bắt đầu khởi động phần mền project từ menu start và tìm hiểu qua các phân chính bên trong giao dién cia Microsoft Project

- Bước 1: kích vào nút start - all program -> Microsoft office 2013 -> Project

2.3 MOT SO THAO TAC CO BAN

2.3.1 Tạo một dự án mới

Thời gian xác định rõ được mục đích của dự án, và vạch ra được các giai đoạn chính của dự án, cũng chính là lúc bạn cần tạo ra một kế hoạch cho dự án Trước hết, nhập và tô chức công việc và khoảng thời gian để thực hiện chúng Sau

đó khởi tạo Nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu và chi phí cho các công việc Với những thông tin này, Microsoft proJect sẽ tạo ra một kế hoạch làm việc, bạn chí cần kiểm tra lại kế hoạch và hiệu chỉnh khi cần thiết

New

Get Started

Schedule from: calender:

All tasks begin as soon as possible Priority: | 500 SI Enterprise Custom Fields

Calendar options for this project: Em SP moi E]

©) Show scheduling messages“

Show assignment units ese: |Percenteg

Scheduling options for this project: (3) SP moi lv

Auto scheduled tasks scheduled on: [Project Start Date| ~

Duration is entered in: Weeks |]

Work is entered in: Hours [VU

TH Autolink inserted or moved tasks © © Show that scheduled tesks have estimated durations ©

- Khai bdo ngay bat dau — Start date (hoặc kết thúc - Finish date) dự kiến của đự

Việc tao ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta (công ty) là rất

cần thiết Vì mỗi một dự án yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu

cầu một lịch làm việc khác nhau Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết

lập lịch làm việc theo ngày tỏ ra không hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thương nghỉ một số ngày tết như 30/4 — 1/5, 2/9, giỗ tô Do đó nhất thiết chúng ta phải tạo

ra các lịch phù hợp với dự án

- Bude 1: Trên tab project chon change working time, xuat hiện hộp thoại:

[ ]

Calendar ‘Standard’ is a base calendar

xceptions Work Weeks

khanh

Delete Help Options Cancel

Hình 2.6 Hộp thoại Change Working Tim

- _ Bước 2: Vào option để thiết lập lại lịch cho dự án, thời gian bắt đầu, thời gian làm việc và thời gian kết thúc, số giờ làm việc

Bước 3: Chon exception nhập thông tin name, start, finish sau đó nhấn đetail

Để lựa chon ngoại lệ và thời gian làm việc

Set working times for these exceptions

© Nonworking

@ Working times:

@ Day 19 = of ewer 1 = month(s)

© The Third Thursday 1 = months

Hình 2.7 Thiết lập lại lịch cho dự án

2.3.4 Tạo danh sách công việc

2.3.5 Thiết lập quan hệ giữa các công việc

xung đột về tiên độ có thê xảy ra

Để xem mối liên hệ của một công việc với các công việc khác ta có 2 lựa chọn:

- _ Xem các công tác trước

- Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau

+ Xem các công tác trước: Click công việc, xuất hiện Task Information chọn

Predecessors

us

Hình 2.9 Hộp thoại Task information

+ Xem đồng thời cả công tác trước và công tác sau

21

phải vào phân sơ đồ ngang, chọn Splits sau đó cliek chuột phải vào phần bên trái của khung Split vừa bật chọn More view/ Relationship Diagram.Khi đó bạn sẽ thấy cũng với Công tác GCLD Cốp pha móng sẽ quan sát được công việc liên trước và công việc liên sau của nó

Việc xem được mỗi liên hệ công việc trong ms project giúp chúng ta có cái nhìn tống quan hơn về công việc trong tong thể dự án Từ đó chúng ta có thể điều chỉnh sao cho chúng phù hợp với thực tế dự án và kỳ vọng đặt ra ban đầu

PB] 2- Resource Shee > || Su _ | Resource Sheet Tools | — Ví dụ minh họa PHAN 2 - NHAP SO LIEU

=) at Fig] Network Diagram ~ H Resource Usage ~ Al Hip @ Highlight: [No Highlight] ~ Ti

Và bạn muốn tổng hợp các tài nguyên đó lại dưới dang bang thi làm thể nào? Nếu

có được bảng đó bạn có thể kiểm soát tài nguyên dự án được tốt hơn Dưới đây ĐTC sẽ hướng dẫn bạn làm được việc đó cực đơn gian trén Ms project

Xứ lý vấn đề: Thông thường các bạn hay có thói quen xem biéu dé tai nguyên, nhưng khi xem theo dạng đó bạn chỉ có thể xem lần lượt từng tài nguyên,

và nếu muốn xem tổng hao phí của mỗi tài nguyên bạn phải chọn khung nhìn Resource Graph -> Click chuột phải vao phan biéu dé chon Cummulative Work (dé xem biểu đề tích lũy

22

2.3.6 Tài nguyên dự án:

Như các bạn thấy trong phần mềm dự toán dự thâu, chúng ta có phần Tông hợp vật tư, trong MP chúng ta cũng có phần khai báo tài nguyên cho các công việc

Và bạn muốn tổng hợp các tài nguyên đó lại dưới dang bang thi làm thể nào? Nếu

có được bảng đó bạn có thể kiểm soát tài nguyên dự án được tốt hơn Dưới đây ĐTC sẽ hướng dẫn bạn làm được việc đó cực đơn gian trén Ms project

Xứ lý vấn đề: Thông thường các bạn hay có thói quen xem biéu dé tai nguyên, nhưng khi xem theo dạng đó bạn chỉ có thê xem lần lượt từng tài nguyên,

và nếu muốn xem tống hao phí của mỗi tài nguyên bạn phải chọn khung nhìn Resource Graph -> Click chuột phải vao phan biéu dé chon Cummulative Work (dé xem biểu đồ tích lũy)

2.3.7 Phân bỗ tài nguyên cho các công việc

Sau khi đã tạo đầy đủ danh sách tài nguyên cho dự án, ta sẽ phan bố chúng cho các công việc trong dự án Để công tác thực hiện đúng với tiến độ đề ra cần phải phân bố và sử dụng tài nguyên hợp lý.Có nhiều cách phân bỗ tài nguyên cho công việc

- _ Cúch 1: Phân bê tài nguyên bằng cửa số Assign Resources

Menu ToolsX Assign Resources hay biéu tong trén View bar Assign:gan phan bé tai nguyên

Remove: xoa phan bé tai nguyén

Replace: thay thé bang tai nguyén khac

Close: dong hép thoai Resource Sheet

Address: địa chỉ (công tác) can phan bé

Units: don vi tai nguyén

23

- Cách 1: Phân bồ tài nguyên bằng cửa số Assign Resources

HÐ Menu ToolsF1 Assign Resources hay biểu tượng trên View bar

H Assign:gán phân bô tài nguyên

O Remove: xod phan bé tai nguyên

O Replace: thay thé bằng tài nguyên khác

O Close: dong h6p thoai Resource Sheet

H Address: địa chỉ (công tác) cần phân bỏ

O Units: don vi tai nguyén

= show ~ | Arial ~8 ~ BZ U = BB | Altasks - ve 2Ñ „

ER xây tường 2days Thu5/12/05 Fri 5/13/05

Hinh 2.11 Phan bé tai nguyén bang ctra s6 Assign Resources

- _ Cách 2: Phân bồ tài nguyên bằng cửa số Task Information

H Chọn công tác cần phân bố rồi vào Menu Project FITask Information EResources hay nhấp đúp chuột vào công tác

* — shows Arial 8 + Bf UV == = All Tasks - wx l3 EỊ

Hình 2.12 Phân bỗ tài nguyén bang ctra sé Task Information

Céch 3: Microsoft Project con trinh bày tài nguyên dạng biểu đỗ

CO Menu View D1 Resources Graphs dé xem

Hình 2.13 Biêu đồ tài nguyên sắt

LI Ngoài ra trên Resource Sheet còn cho phép ghi chú thích thêm về tài nguyên tương tự như của công tác

a Task Namo Duration Predecessors

2

O Standart: lich chuẩn

O Night Shift: lich ca dém

O 24 hours: lich lam việc 24 giờ

- Lap Lich ctia Microsof Project:

Menu ToolsF1 OptionsF1 Calendar : thay đôi các thông số theo yêu cầuF]

Calendar options For ‘Project1"

Week starts on:

Fiscal yoaor starts in:

Change Working Time

Set working time For selected date(s)

Set selected date(s} to:

£= Use default

Working

<~ Monworking time Nonwerking MondeFault working time