Ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự án cửa hàng kẹo sweet delights nougat

Microsoft Project, một trong những công cụ quản lý đự án mạnh mẽ nhất hiện nay, có thể giúp các chủ doanh nghiệp điều hành mọi khía cạnh của dự án kinh doanh này từ giai đoạn lập kế hoạc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HÒ CHÍ MINH

12

MON HOC: TIN HOC UNG DUNG BAO CAO KET QUA THUC HIEN BAI TAP NHOM UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT TRONG QUAN LY

DU AN CUA HANG KEO SWEET DELIGHTS NOUGAT

Lớp: ITS301 233 H04 Giảng viên: NGUYÊN VĂN THỌ Nhóm thực hiện:

Trần Tường Vy — 050609212343 Lê Trần Diệp Tú Anh — 050609210098

Nguyễn Bảo Ngọc — 050609212071

Trần Thị Thủy Tiên - 050610221413 Nguyễn Thị Khánh Linh - 050609210656

BANG PHAN CONG CONG VIEC

Tường Vy Tú Anh Bảo Ngọc | Khánh Linh | Thủy Tiên

LOI MO DAU

Trong xu hướng tiêu dùng hiện đại, sự quan tâm đến sức khỏe và chất lượng cuộc sống ngảy

càng trở nên quan trọng Giữa dòng chảy của những sản phẩm ăn vặt trên thị trường, kẹo

Nougat — với công thức giàu dinh dưỡng t và hương vị tinh tế - nổi bật như một lựa chọn

tuyệt vời, đáp ứng nhu cầu thưởng thức mà vẫn bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng

Tuy nhiên, việc mở và quản lý một cửa hàng kẹo Nougat thành công không chỉ đòi hỏi sự

sáng tạo trong sản phẩm mà còn cần một chiến lược quản lý chặt chẽ và hiệu quả Microsoft

Project, một trong những công cụ quản lý đự án mạnh mẽ nhất hiện nay, có thể giúp các chủ

doanh nghiệp điều hành mọi khía cạnh của dự án kinh doanh này từ giai đoạn lập kế hoạch

đến khi cửa hàng chính thức hoạt động

Trong dự án này, chúng em sẽ cùng tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Project dé lập kế hoạch,

quản lý nguồn lực, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng mọi hoạt động của cửa hàng đều được

thực hiện một cách hiệu quả Với sự hỗ trợ của công cụ nảy, chúng em tin rằng sẽ có thê tối

ưu hóa quá trình kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và đưa cửa hảng kẹo Nougat cua mình trở

thành một điểm đến yêu thích cho những ai tìm kiếm sản phẩm vừa ngon miệng vừa tốt cho

sức khỏe

Chúng em mong rằng những thiếu sót trong quá trình thực hiện sẽ nhận được sự thông cảm từ

thầy và các bạn đọc Nhóm xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

1.1 Giới thiệu dự án và quy trình quản lý dự án - - che ke 9

CHUONG 2 - PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT 12

2.1 — Giới thiệu tong quan e cccccccsssecccccseceesessseecesseeeeeseeeeesaaeeeeeeseesttaaaes 12

2.2 — Giao diện phần mềm: 1n nS ST TT TS ng ket 12

2.3 Một số thao tác cơ Đản: v.v HH Hy kh 15

2.3.1 E00 n6 on ad d4 15

2.3.2 _ Thiết lập thông tin dự án cv nhn vs khen cớ 16

2.3.3 TẠO ÍỊCH cu HT nnn TT TH ng TH TT TT TT ti tin nh tk cà 19

2.3.4 Tạo danh sách công VIỆC - c SH SH KH K BE nh kt 20

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆC ‹c cành 23

2.3.6 Tài nguyên ựấn uc KT nh nh KT nh kh nh kh 24

2.3.7 Phân bô tài nguyên cho các công ViỆC cc che 25

2.3.8 Lịch trình cho dự ân các nh nh kg kh nha 27

2.3.9 Tìm đường găng cho dự án c nh nh nh kh nh kh 28

2.3.10 _ Cập nhật tiến độ dự án ccc c nn nghi ở 29

2.3.11 _ Cân đối tải nguyÊn cv tk ke an 31

CHƯƠNG 3 — MINH HOA: UNG DUNG QUAN LY DU ÁN MICROSOFT PROJECT

CHO CUA HANG KEO SWEET DELIGHTS NOUGAT, 34

3.1 @s COST (1) GL ar -0 0 nh KT KT Km kh ta 34

3.12 — Tóm tắtdựán ST TT TT TT KT TK EEEEk nE ng E kk Kku 34

3.1.3 Mục tiêu GU A cc cece eceeceeseeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeteteeeersteteeeeateteentereneeer ed 35

3.2 ‘Ung dUng phWn mém Microsoft Project dé quan ly thi gién (va tai nguyên) dự

án Cửê hàng ưẹo Sweet Delights Nougết - cu SỈ «nh nh nh kh kết 36

3.2.1 Phát trién mét WBS (Work Breakdown Structure) cho dự án 36

3.2.2 Sơ đồ Gantt (Gantt ChaFÄ) c tì Tnhh kh 40

3.2.3 _ Sơ đồ mạng công ViỆC: tt nh TT ngàng TH nhớ 41

3.2.4 Danh sách các rủi ro khi thực hiện dự án - c.c.ccccccŸccc cv: 42

3.2.5 _ Ước tính các khoản mục tài chính ‹.‹.-.ccccc cv se: 42

Hình 1 1; Quy trình quản lý dự ản 2c 2 1212011211111 1815111011811 11011111 11g 1 1x 1 Hy 11

Hình 1 2: Danh sách các phần mềm miễn phí 22 2 2 St S11271221 1512221271121 eg 12

Hình 1 3: Phần mềm có bản quyền -2- 5 2s 1 SE 2 21112 2112122101 1221 nung 12

Hình 2 1: Giao diện phần mềm Microsoft Project 2013 trên màn hình Desktop 13

Hình 2 2: Giao diện Backstage với các công cụ cần thiết sàn tren 14

Hình 2 3: Giao diện cài đặt thông trn L1 11212111 1101111211111 0118110118121 1H He 15

Hình 2 4: Cửa số làm việc của MS PTOJCCÍ Q0 1 H11 HH HH1 10111111121 kh HH ra 16

s01: E205 ()s 01 1lliäAẾY UP 17

Hình 2 6: Thiết lập thông tin dự án 2 t2 2E E21871121121111211221 1012 212g He gen reo 18

Hình 2 7 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule +: 2122 212225122121121221 20 xe 18

Hình 2 8: Thiết lập thời gian dự án - 25s SE 2112122 221 121 t2 nn tre ng 20

Hình 2 9: Thiết lập lịch cho dự án

Hình 2 10: Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Nhập trực tiếp sesecevenecevesseesereestaneeacens 21

Hình 2 11: Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Task Information + 5: 22

Hình 2 12: Tạo ghi chủ cho công VIỆC LH n1 102 1101111121111 0111111 11111111 ch ray 22

Hình 2 13: Kiểu công việc - s s E111 1121121122122 12102 12111 tra 23

Hình 2 14: Phân cấp công việc 5s: s2 1211221221 12112121121 121gr reo 24

Hình 2 15: Tạo liên kết giữa các công việc (cách Ì) + sc n n EHEH 11222 gen rree 24

Hình 2 16: Tạo liên kết giữa các công việc (cách 2) - + s5 12121 egrrrrey 25

Hình 2 17: Hộp thoại Task Information c1 12011211213 13211111111 111 101111 101 1811 8 ty 25

Hình 2 1§: Nguôn lực 5-2 221 2111212221271 11221221 T22 121212 26

Hình 2 19: Phân bổ tải nguyên cho nguồn lực ¿- 52 221 22121122112711 122212121 xe 27

Hình 2 20: Hộp thoai Assign R€sOUTCCS 2 20111122 H11 1011111111111 11112211111 1k2 27

Hình 2 21: Lập lịch trình cho dự án ó1 2112012111 122111111101 111101101111 0111118 111k xe 28

Hình 2 22: Lập lịch cho dự án L2 2121122121111 101 111101181111 10111110 11111101111 11 H11 rệt 29

Hình 2 23: Lập lịch cho nguồn lực - + 5c 2 12 2211211 1121121221221 1212121 reree 29

Hình 2 24: Đường Gantt của dự ản 11 1111012101 1011111011111 12111111111 g1 3H Hy 30

Hình 2 25: Cập nhật tiến độ dự án -52- 21222 1222112112 12210121212 erye 31

Hình 2 26: Hộp thoại Update Tasks L2 1121111101101 1 1101111011111 0111111811 H11 Hy ch 31

Hình 2 27: Hộp thoại Set Baseline -i- 1 2012112110 1011111 1101111111111 1 01111 011011111 HH 32

Hình 2 28: Bảng cân đối tài nguyên 5à TT TỰ 21 1122121 121121 g reo 32

Hình 2 29: ProJect QVGTVICW cnc HH1 111111 11 11 H1 H1 HH T1 HH HH yết 33

I;0I1: 86 ĐDA 0 09,2 (2 1n 33

Is0I1: 9388 ic.90,.à ii n6 G 34

Hình 3 1: Thành phần kẹo Nougat 5 55 1S 2E E2 1021121121122 nêu 37

Hình 3 2: Giao diện WBS trên Microsoft ProJecf ác 2n 1 HH HH ng nu, 41

Hình 3 3: Sơ đồ Gantt trên Microsoft Projeet s- s2 E2 221 212112 rra 42

Hình 3 4: Sơ đồ mạng công việc trên Microsoft Project 5c cccc tErrrryyn 43

Hình 3 5: Sơ đồ điểm hòa vốn

DANH MUC BANG

Bang 3 I: Tạo WBS cho dự án 2c 1 H1 911 122111101101 211 0128110110111 11 1 1111 xe 39

Bang 3 2: Danh sách các TÚI TỌ - L 112111011111 110111 1101101111121 1111111111 HH Hà HH 43

Bảng 3 3: Ước tính chi phí sản phẩm 2-5 St SE E212111 1112122112111 101120 erree 44

Bảng 3 4: Ước tính chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh eee 45

Bảng 3 5: Phân tích điểm hòa vốn 6 S1 12 1221221121211 1212121 ren ra 45

CHUONG 1 - GIO! THIEU TONG QUAN

1,1, Giới thiệu dự án va quy trình quản lý dự an

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là một tong thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phâm hoặc dịch vụ

duy nhất trong khoản thời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không

® Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất cả đều đáp ứng một mối quan tâm sự thành

công của dự án và do đó tất cả chỉ còn là những đóng góp cho một hệ thống rộng lớn, hướng đích hơn Sự sắp xếp công việc trong dự án phải tôn trọng một logic về thời gian

® Các công việc và tong thể các công việc cần được thực hiện trong một thời hạn xác định Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc

® Các nguồn lực đề thực hiện các công việc và tong thé công việc là giới hạn Mỗi dự

án thường tiêu phí các nguồn lực Các nguồn lực này càng bị ràng buộc chặt chẽ khi

chi phi cho dự án là một số thành công then chốt

s - Các hoạt động của dự án diễn ra trong môi trường không chắc chắn Môi trường của

dự án không phải là môi trường hiện tại mà là môi trường tương lai

Như vậy, dự án và các hoạt động đang tiến hành có những điểm chung Cà hai đều do con

người thực hiện và bị giới hạn về nguồn lực, cả hai đều được lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra Sự khác biệt ở chỗ các hoạt động đang được tiên hành có tính chất lap lai, con dy an thi

có thời hạn và là duy nhất

1.1.2 Quy trình quản lý dự ấn

A

é Khai niém quản lý dự án

Quản lý dy an (Project Management) la quá trình áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và

kỹ thuật để thực hiện các hoạt động trong một dự an, nhằm đáp ứng các yêu cầu, đạt được

mục tiêu trong phạm vi giới hạn về thời gian, chi phi và nguồn lực

Quản lý dự án bao gồm các hoạt động như xác định mục tiêu dự án, lập kế hoạch, phân công

tài nguyên, theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro, giám sát chất lượng và tương tác với các bên liên quan Quản lý dự an thường tuân theo các khái niệm và phương pháp quản lý dự án tiêu

chuẩn Các quan ly dy an citing sử dụng các công cụ hỗ trợ như biểu đồ Gantt, sơ đồ PERT và

phần mềm quản lý dự án đề giúp quản ly và theo dõi tiến độ

b Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án theo tiêu chuân quốc tế được xây dựng và phát triển bởi Viện Quan

lý dự án, và được chia thành 5 giai đoạn cơ bản, bao gồm:

Hinh I 1; Quy trinh quan ly dw an 1.2 PhWn mém quản lý dự án

1.2.1 PhWn mềm miễn phí

Hiện nay có rất nhiều phần mềm miễn phí cung cấp các chức năng cơ bản đề quản lý dự án,

ví dụ: Jira, Trello, Asana nhưng trong số đó thì 2 phân mêm miễn phí được đánh giá tốt hiện

nay đó là Asana và Trello Về cơ bản, các phần mềm này có thê giúp ta quản lý công việc của mình, tuy nhiên khi chúng ta cần những chức năng cao cấp hơn đề phục vụ công việc quản lý

dự án của mình thì phải trả tiền dé nâng cấp

Danh sách các phần mềm miễn phí: Jira, Trello, Asana, Agilefant, My Collab, My Xteam,

Open Project, Easy Project,

Hình L2: Danh sách các phần mềm miễn phí 1.2.2 PhWn mềm có bản quyền

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý dự án có bản quyền như Project Manager, Orange Scrum, Mavenlink trong số đó phải kê đến phần mềm Project cua hang Microsoft, phiên ban moi nhat la MS Project 2019 Voi phan mém có bản quyên, phải trả tiền khi mua mới được sử dụng đây đủ các tính năng cao cấp, nêu không chỉ được sử dụng thử trong một thời

hạn nhất định

Danh sách các phần mềm quản lý có bản quyền: MS Project, Project Manager, Orange

Scrum, Primavera, Mavenlink, Basecamp Smartsheet, Evernote,

Hình 1 3: Phần mềm có bản quyền

CHUONG 2 - PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

2.1 — Giới thiệu tông quên

Các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu đã đề ra trong

điều kiện giới hạn về nguồn nhân lực, vật lực, chỉ phí vả thời gian Nếu thực hiện tốt 3 giai

đoạn này thì cơ hội thành công dự án cảng cao

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Phần mềm này được thiết kế đề hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc

MS Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Phân bô nguồn lực và chỉ phí cho các công tác Quản lý dự án theo tiến độ và chỉ phí bằng phương pháp Earned Value Method Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm đề tăng năng

suất làm việc

Các mẫu tích hợp sẵn và công cụ lên lịch quen thuộc sẽ giúp nhà quản lý dự án và các nhóm luôn làm việc hiệu quả Việc tích hợp chặt chẽ với Power BI mang đến các bản phân tích nâng cao đề hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn Với tính năng quản lý tác vụ và thời gian được

đơn giản hóa, các nhóm có thể nhập cập nhật từ mọi nơi, đem lại khả năng giảm sát điều hành

cao hơn

2.2 Giêo diện phWn mềm:

Hình 2 1: Giao diện phần mềm Microsoft Project 2013 trên màn hình Desktop

Giao dién Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) Với Ribbon, bạn có thê truy cập đến các tab trên cửa sô chương trình một cách đễ dang

Hình 2 2: Giao dién Backstage với các công cụ cần thiết

Màn hình giao tiếp chính gồm:

Hệ thống các Menu chính

Các cửa số tùy chọn trên thanh công dọc

Các biêu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang

Dé dén Backstage, dick vao File trén giao dién Microsoft Project Microsoft

Project sé hién thi Backstage

Séve, Séve As, Open va Close 1a cdc chite nang chuan trong Office

Info la noi dé bạn truy cập đến các tập tin dự án

Recent hién thi các tap tin Project ban sử dụng gần đây nhất

New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn,

Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án

Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phâm Microsoft Project

Options cho phép ban thiết lập cho chương trình Microsoft Project

Hình 2 3: Giao diện cài đặt thông tín Trong giao diện cửa số làm việc của Project bao g6m cac thành phân chính sau:

Quicw Access Toolbér (thénh céng cU truy cập nhénh): day là một khu vực tùy chọn của giao điện Project mà bạn có thê thêm các lệnh thường xuyên sử dung Tếb và Ribbon: dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong

Projeet Ribbon (dải) là khu vực chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng để thực thi

Thếnh trượt Zoom: dùng đề thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn

* Thénh trang thai: sé hiển thị một số chỉ tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ tiễn độ của nhiệm vụ mới và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung hiện tại

¢ Shortcut menu và Mini toolbễr: có thể truy cập thông qua việc kích chuột phải bất

kì một mục đữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung hình

Hình 2 4: Cửa số làm việc của MS Project 2.3 Mộtsố thểo tác cơ bản:

2.3.1 Tạo một dự ăn mới:

Đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu,

thời gian kết thúc vả nhập các thông tin chung về dự án Sau khi tạo dự án mới, bạn sẽ có một file đữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết

thúc, kế hoạch dự án cũng như các thông tin khác về dự án

Dé tao mot dw an tiv mau:

« - Bước l: Mở Project: Chọn tệp mới nếu bạn đang làm việc trong một kế hoạch dự án

« - Bước 2: Chọn một mẫu hoặc nhập vào hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến, rồi nhân Enter Hoặc chọn Dự án Trồng để tạo một dự án từ đầu

« - Bước 3: Chọn một mẫu để hiện thị thông tin về các yếu tổ được đưa vào trong mẫu và bất kỳ tùy chọn nào

« - Bước 4: Chọn các tùy chọn bạn muôn, rồi chọn Tạo

Hình 2 5: Tạo một Project mới

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Mỗi một dự án đều có một số thành phần đặc trưng như các công việc có liên quan, một số vướng mắc sẽ gặp phải khi thực hiện, người thực hiện chúng và mục đích của dự án Thiết lập

thông tin dự án là việc làm đơn giản và phải được thực hiện đầu tiên khi bắt đầu lập tiễn độ

bằng Microsoft Project

Dưới đây là 2 phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án chúng ta phải thực hiện:

¢ Thiét lập thông tin chung củế dự an: File > Info > Project Informétion > Advénced Properties Nhap tén du án, người quản lý, công việc Đề dé dang quan

ly sau nay

Hình 2 6: Thiét lap thông tin dự án

OOOOOOOOOOOOODOOOOOODOOOOOOOODOOOOOOOOO00000

« Thiét lap don vi thdi gién cho dy an: File > Options > Schedule

Hình 2 7 Thiết lập théng tin dw an trong Schedule

¢ Weew stért on: chon ngay bat dau 1 tuần mới cho dự án

¢ Fiscél yeér stérts in: chon nam tai chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của năm

Thông thường la thang | dương lịch

¢ Deféult stért time/end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc Hình

minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều

« Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)

« X4éc dinh kiéu don vi tai nguyén 1a thap phan (Decimal) hay % (Percentage) trong Show éssignment unit és é

* Mac dinh cach tao ra cdc céng viée mdi trong New tésus creéted là tự động (Auto schedule) hay thi céng (Manual schedule) Nên chọn Auto để quen thuộc với các phiên bản MP trước

« - Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày hiện tai (Current date) trong Auto schedule tésys scheduled on

« - Lựa chọn đơn vị thời gian trong dự án trong Durễtion is entered in (thông thường chọn là ngày) và đơn vị công việc trong dự án trong Worự is entered in (thông thường chọn là giờ công)

« - Chọn định dạng công việc trong Defễult tésu type (Chon Fix Duration — day là lựa

chọn phố biến ở Việt Nam)

* Bochon New tésu ére effort — driven

« Bochon Auto linw inserted or moved tésus

¢ Bo chon Tésy will élwéys honor their constréint détes Chon ché dé On trong

Céleulétor project ter eéch edit dé du an luén duoc tinh toan lại ngay khi có sự

thay đối

« - Bỏ chọn Updéte tésu stétus updétes resource stétus (trong giai đoạn lập kế hoạch, chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiêm soát đo lường tiến trình hay cập nhật thì

nên loại bỏ đặc điểm này)

« - Lựa chọn chi phí cô phí được tính phân bố (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Defểult fied cost éccruél

Thiết lập thời giên dự án: Project > Project Informétion Tai Stért déte (va Finish date), nhập ngày bắt đầu (và kết thúc) của dự án hoặc click vào biêu tượng mũi tên để hiên thị lịch

và chọn ngày Chọn ngày hiện hành trong Current dếte mặc định lấy bằng ngày của máy

tính, có thể chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho dy an trong Céendér

Hình 2 8: Thiết lập thời gian dự án

2.3.3 Tạo lịch

Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta là rất cần thiết Vì mỗi một du an yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu cầu một lịch làm việc khác nhau Ví dụ

như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết lập lich lam việc theo ngày tỏ ra không hợp lý, hay

ở Việt Nam chúng ta thường nghĩ một số ngày tết như 30/4 - 1/5, 2/9, gid tô Do đó nhất

thiết chúng ta phải tạo ra các lịch phù hợp với dự án

« Trên tab Project chọn Chếnge Worựing Time

« Vao Options dé thiét lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc,

thời gian kết thúc, số giờ làm việc

« Vao tab Eception nhap thông tin Nếme, Stếrt, Finish sau đó nhắn Detễils để lựa

chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Thời gian

làm việc thế nào?

« Vado tab Worw weeus chon Detéils chon các ngày sẽ làm việc của l tuần trong dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set dễy(s) to these specific worựing times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều (From to)

Hình 2 9: Thiết lập lịch cho dự án

2.3.4 Tạo dễnh sách công việc

Danh sách công việc đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện dự án Danh sách công việc càng khoa học và chỉ tiết thì việc quản lý dự án càng dễ dàng hơn

Nhập tên công việc (Cột Task Name) => Nhập thời gian thực hiện công việc (Duration) Hiệu chỉnh thời giễn thực hiện công việc:

« - Nhập trực tiếp: Kích hoạt cột Durễtion Nhập khoảng thời gian thực hiện công tác (mo = months: thang, w = week: tudn, d = days: ngay, h = hours: gid, m = minutes:

phút) Ngày bắt đầu thực hiện công tác: kích hoạt cột Stếrt để chọn ngày bắt đầu Cột

Finish tự động tính ra ngày kết thúc công tác

Hình 2 10: Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Nhập trực tiếp

« - Hoặc có thể nhập tir hép thoai Tésy Informétion: Tésw > View Tésu Informétion

> Generél, hodic nhap dip chudt vao céng tac Percent complete: % công tác đã

hoàn thành Cập nhật tiến độ thực tế cong tac Priority: mirc độ ưu tiên công tác

Hình 2 II: Hiệu chỉnh thời gian thực hién cong viéc - Task Information

« - Tạo ghi chú cho công việc: Tổsự > Tésu Informétion > Notes > Nhập ghi chú các thông tin liên quan

Hình 2 12: Tụo giủỉ chủ cho công việc

¢ Kiểu công việc: Tổsự >> Tổsự Informếtion > Advễnced >Tếsự Type Fied Durễtion: cố định khoảng Eied Unifs: có định đơn vị Eied Worw: có định giờ

Hình 2 13: Kiểu công việc Rang budc cing viée: Tésw > Tésw Informétion > Advénced > Constréint type

As Soon és Possible: céng viéc không bị ràng buộc

As Léte ễs Possible: công việc này phải bị trì hoãn càng lâu cảng tốt

Finish No Eễrlier Thến: công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định

Finish No Lễter Thến: công việc phải kết thúc sớm hơn ngày tháng chỉ định Must Finish On: công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng chỉ định Must Stếrt On: công việc phải bat đầu chính xác vào ngày tháng chỉ định

Stếrt No Eễrlier Thến: công việc phải bắt đầu muộn hơn ngày tháng chỉ định Stếrt No Lễter Thến: công việc phải bat đầu trước ngày tháng chỉ định

Phân cấp công việc:

Tổ chức các công việc thành giai đoạn là một việc làm quan trọng trong kế hoạch dự án Ví

dụ, thông thường với một dự án Xuất bản sách sẽ chia thành các giai đoạn như biên tập, thiết

kế, in ấn và xuất bản v v

Bước 1: Chọn những giai đoạn cần nhóm lại thành một giai đoạn

Bước 2: Trên tab Tésw, tại nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Tếsự Bước 3: Sau khi click biêu tượng Indent Tổsự, các công việc sẽ lùi vào so với công việc phía trên Công việc phía trên được xem như giai đoạn của các công việc phía dưới Lưu ý nều như công việc tóm tất (summary task) của bạn chưa có thời gian cụ thê thì Microsoft Project sẽ dựa vào thời gian của các công việc con (subtask) dưới nó