Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm ms project Để quản lý dự án 8

Microsoft Project là một chương trình có khả năng rất lớn, được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau, là một phần mềm chuyên dùng để quản lý các dự án, là chương trình có những

TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP.HCM

Môn: Tin Học Ứng Dụng BAO CAO KET QUÁ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT DE QUAN LY DUAN

Lép : ITS301 2321 10 L14 GVHD : GV Trinh Hoang Nam Nhóm thực hiện : 6

TP.HCM, tháng 06 năm 2024

DANH SACH THANH VIEN NHOM

STT HO VA TEN MÃ SÓ SINH VIÊN

TP.HCM, thang 06 nam 2024 Giang vién nhan xét

MUC LUC

2

LOT MO DAU eccccccccccscscssescscscsvsvsvessevevevevsssseevevsseavsvevsvevesesvavevevsrsesecevsvetsevavevsvstesseateanees 7

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TÔNG QUAN 5 5522 21 1122212212 re 8

1.1 KHÁI NIỆM DỰ ÁN VÀ QUI TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 55s: 8

1.1.1 Khái niệm dự án 5s s2 TH HH tt re 8

1.1.2 Qui trình quản lý dự án - QC 1121121211121 1 1112 21H tre 8

1.2) Pham mén quan ly dur ati cccccccccccceccscesceseseesvesessesessesscsessnsevsvssssevsesssevsesseseeees 10 1.2.1 Phan mén mién phi c.ccccccccccccccsscsscscsscsscscssessvssessesvssesevevsseseceveseeeceeescevees 10 1.2.2 Phần mền có bản quyÊn - 5c ST EE1121121111 1 11111 re 12 CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẦN LÝ DỰ ÁN A4S PROUJECT in ii 15 2.1 Giới thiệu tông quan 5 2s TT 1211211212711 E1 1 11 tt re 15

2.2 Giao dién phan "5 ‹:ỌỌ:O`:'›:›: 16

2.3 Mt 86 thao ni SEEHaIIẮIẮIÃIÃIÃIÃIẶẶIẶIÁIÁẼẮẼỔỶÝỶÁ 18

2.3.1 Tao mOt dW An MOL ccc cc eeececessescccccccceececceceeeetecetnnaaaccccccessesesctteveress 18

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án 5 S21 1 E12111121121111 211 rereo 19

2.3.3 Tạo lỊCH Q0 99099991 155555111111 1 0511k 15 1k kyy 22 2.3.4 Tạo danh sách công vIỆC 0 120012011221 12 112 1122211111151 112112 reg 23 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆc 5c St SE yg 25 PIN N8 ng nan e 26 2.3.7 Phân bồ tài nguyên cho các công viỆc -c- cty 27 2.3.8 Lịch trình của dự án Q22 93 111955551111 nnnn nh vn 28 2.3.9 Tìm đường găng cho dự án 0 2212121122111 2 2111211122 1111k key 30

2.3.10 Cập nhật tiễn độ dự án - 5 s1 SE 11 1112 112.112 ng nhau 31 2.3.11 Cân đối tài nguyên - cà cn n TT HE 21212121 HH re 32

CHUONG 3: ỨNG DỤNG QUẦN LÝ DỰ ÁN “TÚI VẢI HOA VIỆT"” 35 3.1 Giới thiệu dự án s2 2 E2 2122212222221 rye 35

3.1.1 Thông tin dự án 1 2c 1211122112111 11151151 11511511 11111 xxx ke 35 3.1.2 Lý do lựa chọn dự án Ác 2012121212111 11122120115 1H net 35

3.1.3 Tóm tắt đự án s tt 2 21221221212212212121 2121212121 rerrrere 36

3.2 Triển khai dự án - 2s 2S E120 2212112111021122212121 212120 ru 37 3.2.1 Lên kế hoạch -¿- + s22 221 E212212712112111021112122112202212 120 crrye 37 3.2.2 Dự trù kinh phí + TT 11 E122 12 12 tre 37

3.2.3 (00:3) 13)1,ì 10) 00) HCiađđiđiidaiiiii4ẢẼẢŸỶÝỶÝỶ 38 3.2.4 Phân công nhân sự Q0 2121221111211 1211 1211115511511 11tr xnxx 39

3.2.5 Lịch trình triển khai đự án - + 52c E2E22 211211222 rrree 39

3.3 Ung dung MS PROJECT vào quản lý dự án - 5c se rttrerereeg 40

3.3.1 Thiết lập tài nguyên dự án ch nh HH HH tr ờg 41 3.3.2 Thiết lập thông tin đự án s1 E1 HH HH ro 41 3.3.3 Thiết lập đường găng dự án - c c n tn HnnnHHHnHHH HH êg 43

3.3.5 Cập nhập tiền độ công việc 5c cn t2 1H 2n 11 ng grg 44 3.3.6 Cân đối tài nguyên dự án -s- St n1 22 2 81 ngan gườn 46

3.3.7 Lập và mm báo GáO - 0 2112111122112 1102110111111 12 0111 nhe key 46

3.3.8 Hoàn tất dự án 2 c ST v21 11 21 112101 1x 212tr tro 50

TAT LIEU THAM KHAO icceccccccsccscscesesvssesvecesessesestesesesvesveveresusecsreevevssetsavetivecevecsvsvees 52

DANH MUC BANG HINH ANH

Hinh 1 M6 hinh quan ly dy ate cece ceccccccscescescessessessvssessessesstesvesesssstssrestestesesevseseesen 8 Hinh 2 Phan mém Anasa cccccccccscsssscscesesesceveveveresesesesesesesesvsvsresessrevevecseseseseaveveeees 10

Hình 3 Phần mềm Trello 2 St s33 1515551 5151551551111555111511111111111111 1121112121111 ll Hình 4 Phần mềm Click up - - s5: s1 1 121EE121121211211212 1 11.1 1e 12 Hình 5 Phần mềm MS Project - 5+ S11 E1 111121121121111 1111 1 2g rg 12

Hinh 6 Phan mém Jira softWare s1 1 1 EE 21121111211 212111 01211 1 Hrgeryg 13 Hình 7 Phần mềm Faceworks + T21 E1 112111 1.2111 1 111011 n1 rre 13

Hình 8 Giao diện phần mềm MSP 2016 trên màn hình Desktop 5-5555: 16

Hình 9 Giao diện Backstage với các céng cu can thiét cc cccecccccsceceseeeeeeseseeeeeeees l6 Hình 10 Giao diện cài đặt thông tin L2 2221122112221 121 111511511 111128 key 17 Hình I1 Cửa số làm việc của MS-ProJe€ct Lo 2 2n 2 HH HH nhe 18 Hình 12 Giao diện tạo lập dự án mỚIic - 0 0 22212221121 112115 11211128115 211tr rrey 19

Hình 13 Thiết lập thông tin dự án 5 - S1 SE E211 21E11 211221 11 12t reruag 20

Hình 14 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule - 25 cv csrxerrxe 20

Hình 15 Thiết lập thời gian dự án - 5c ST HH1 H1 tr ngờ 22

Hình 1ó Hộp thoại Change Working Tlme - 6 223213253311 151 1151111511151, 23 Hình 17 Chọn Grantt Chart 011111122111 11 1112551111 n 191011 kK E211 1k k ng 15111911111 xx4 23 Hình I8 Ví dụ nhập tên Task Namec L 20 222221112111 1213 1211111118111 1E key 24 Hình 19 Hộp thoại Task Information 1 2 211221121212 12112 1111511118111 rkg 24 Hình 20 Tạo ghi chú công vIỆc 0 1200122111211 111 111211251111 211 1811111111811 1 1111k 25

Hình 21 Tạo liên kết công viỆc 5 1S SE E11 11 12110121111 1111 re 26

Hình 22 Tài nguyên công VIỆC Q0 1 H1 S1 T2 11112011111 H151 11121111 rkea 27

Hình 23 Thiết lập lịch trình cho dự án - 5222 22251221221 E2 E12 errererrree 29 Hình 24 Hiển Thị Chế Độ Gantt - 52: 2522222 2221222112221122112221122711211 11221 xe 31

Hình 25 Hiên Thị Đường Găng 2-5 1 SE E11 E1E11 11 1 1 t1 HH ung 31

Hình 26 Cập nhật tiễn độ dự án 2-52 SE E2 E2212212221222 E1 nen 32

Hình 27 Lập báo cáo - T120 22111211122 12 1111011511111 11015 1n key 33 Hình 28 Thiết lập tài nguyên đự án "TÚI VẢI HOA VIỆT" cccccsxcersrxersrxe 4I Hình 29 Thiết lập thông tin dự án "TÚI VẢI HOA VIỆTT” 5s set nretsc 42

Hình 30 Thiết lập đường găng dự án - S n2 12H15 15 E10 HH HH tru 43

Hình 31 Xem lịch dự án (Ì) L1 222212111211 1121 12211 1121112111 1110112011112 kx key 43 Hình 32 Xem lịch dự án (2) - L1 222212111 2111121122111121112111 11110115 111162111 44 Hình 33 Cập nhật tiền độ công việc bằng sơ đồ network (Ï) -cc se cieccrrez 44 Hình 34 Cập nhật tiền độ công việc bằng sơ đồ network (2) check 45 Hình 35 Cập nhật tiền độ công việc bằng sơ đồ network (3) ccnccce nick 45

Hình 36 Cân đối tài nguyên dự án (Trước khi cân đối) - 5c St EcEretxerrei 46 Hình 37 Cân đối tài nguyên dự án (Sau khi cân đối) - 5 tri 46

Hinh 38 Report - COST OVERVIENW Q.2 2 12120111 1111151101102 ng Hk nh 47 Hinh 39 Report - PROJECT OVERVIEW 2 12H HH1 HH Hà nà 48 Hinh 40 Report - WORK OVERVIEÔNW Q.0 212 H11 1111111101111 1 ng Hới 49 Hinh 41 Report - RESOURCE OVERVIENN Q0 L 20L n1 2112111 Hà Hà 50 Hinh 42 Các loại bao CaO ccc ccccceseeeessnssnseseccccceeccccccesesessnsnsnstsceceesececesecetesececeeeeea 50

Bang 1 Dự trù kinh phí - 2 321221221251 12121 111211511 15211 1111111211112 01 11 1kg Hệ 38 Bang 2 Phân công công VIỆC -.L Q01 2002211121112 2122 11151150111 1n 5xx 39

Bang 3 Lich trình triển khai dự án

LỜI MỞ ĐẦU

khách hàng tốt hơn, và có khả năng gia tăng tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư Việc quản lý

dự án là một công việc quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị tô chức Hiện nay để hỗ trợ cho công tác quản lý dự án, nhiều phần mềm ứng dụng đã được

phát hành Có thê kẻ đến như: Phần mềm ANASA, Phần mềm TRELLO, Phần mềm OPEN PROJECT, Phan mém Bitrix24, Phần mềm LibrePlan, .Trong đó, chúng ta

không thể nào không kể đến phần mềm của công ty Microsoft - một thương hiệu đã khá quen thuộc với nhiều người dùng

Microsoft Project là một chương trình có khả năng rất lớn, được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau, là một phần mềm chuyên dùng để quản lý các dự án, là chương trình có những công cụ mạnh và thuận tiện Microsoft ProJect có thê làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức năng đề thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dự án đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc Microsoft Project quản lý từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến nguồn lực của dự án, giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng, mang lại hiệu quá làm việc tốt hơn

Đề hiểu rõ hơn về cách ứng dụng Microsoft Project vào việc quản lý các dự án, nhóm

đã liên hệ ứng dụng triển khai Microsoft Project để quản lý một dự án cụ thê đó là dự

án xây dựng chương trình “TÚI VẢI HOA VIỆT”

CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN

7

1.1 KHAI NIEM DU AN VA QUI TRINH QUAN LY DU AN

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là một chuối các hoạt động liên kết với nhau, được thực hiện trong một khung thời gian nhất định và sử dụng các nguồn lực giới hạn; đặc biệt là nguồn tài chính có hạn, nhằm đạt được những mục tiêu cụ thê và rõ ràng, đáp ứng nhu cầu của đối tượng

mà dự án nhắm tới

1.1.2 Qui trình quản lý dự án

Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiên thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án đề đáp ứng yêu cầu của dự án” Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, điều phối thời gian, phân bô nguồn lực và giám sát qua trình triển khai dự án nhằm đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được phê duyệt, và đạt được các yêu cầu đã đặt ra về kỹ thuật và chất lượng sản phâm hoặc địch vụ, sử dụng các phương pháp và điều kiện tốt nhất có thê

Có 5 nhóm qui trình quản lý dự án, bao gồm:

và đội nhóm mong muốn hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên

8

liên quan

Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

- Thue hiện nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện của dự án -_ Xây dựng tài liệu khởi động dự án (Project Charter) để xác định mục tiêu của dự án

và chia sẻ thông tin với các bên liên quan

-_ Xác định các bên liên quan (Stakeholders) của dự án và thiết lập các kế hoạch liên quan

(2) Lập kế hoạch dự án (Planning)

Nhóm quy trình lập kế hoạch bao gồm các quy trình xác định phạm vi tổng thê của dự

án, xác định và tinh chỉnh các mục tiêu, phát triển các kế hoạch hành động cần thiết để

đạt được những mục tiêu đó, nhằm đảm bảo sự thành công của dự án (hoặc giai đoạn) Một nhiệm vụ quan trọng nhất chính là thiết lập mục tiêu cho dự án Mục tiêu là điểm đích mà dự án hướng tới và là thước đo để đánh giá mức độ thành công của đự án Do

đó, việc thiết lập mục tiêu cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng và chính xác Hai phương pháp phổ biến mà các Quán lý Dự án thường sử dụng để thiết lập mục tiêu dự

an la Smart va Clear

(3) Thực thi (Executing)

Nhóm qui trình thực thi liên quan đến việc điều phối các nguồn lực, quản lý sự tham gia của các bên liên quan, tích hợp và thực hiện các hoạt động của dự án được xác định trong giai đoạn (2) Mục đích chính của giai đoạn này là hoàn thành các công việc cần thiết để đáp ứng yêu cầu của dự án và các mục tiêu đã đề ra theo đúng kế hoạch Nhiệm vụ trong giai đoạn này bao gồm:

- Lựa chọn nhân sự, xây dựng đội ngũ triển khai dự án

- Phân bé nguồn lực cho dự án

- Thue thi ké hoach quan ly dy an

- Thiét lap hé thong theo déi

- Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho thành viên dự án

- Lập kế hoạch dự án cập nhật dựa trên sự phát triển

- Cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

Đây là bước quan trọng nhất trong qui trình quản lý dự án

(4) Kiém soat (Monitering & Controlling)

Dự án thành công là dự án được theo đối và đánh giá liên tục Giai đoạn này diễn ra

9

đồng thời với giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiêm soát các công đoạn của

dự án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các nhóm trong quy trình quản lý

dự án đề đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đã đề ra

Sự thành công của dự án không chỉ phụ thuộc vào năng lực và tinh thần trách nhiệm của nhân viên, mà còn chịu ảnh hưởng quan trọng từ vai trò của người quản lý trong việc theo dõi, kiểm soát, và đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án

Các nhà quản lý dự án có thê sử dụng các công cụ trực quan và mô hình quản lý dự án như biéu d6 Gantt, bang Kanban, va cac phuong pháp quản trị dự án linh hoạt như Agile, Scrum, cùng với phần mềm quản lý dự án để giúp việc kiểm soát và đánh giá trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn

(5) Kết thúc (Closing)

Nhóm quy trình kết thúc bao gồm các quy trình được thực hiện dé chính thức hoàn thành hoặc kết thúc một dự án (hoặc một giai đoạn của dự án) Nhóm quy trình này xác nhận rằng tất cả các quy trình đã được hoàn tất và chính thức xác nhận rằng dự án

(hoặc giai đoạn dự án) đã hoàn tắt

Giai đoạn này bao gồm các hoạt động như: đánh giá hiệu quả của dự án, phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm, kiểm tra và báo cáo kết quả, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm nhằm đảm bảo rằng mọi mục tiêu đã được đạt và rút kinh nghiệm cho các dự án tương lai

Asana duoc sang lap boi Dustin Moskovitz, giám đốc kỹ thuật của Facebook Asana là phần mềm quản lý dự án và công việc trực tuyến, giúp người dùng tô chức công việc một cách hiệu quả và thông mình hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công nhiệm vụ

và công việc nhóm

Asana cung cấp các tính năng giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn, bao gồm: -_ Tạo và quản lý các dự án: Ứng dụng cho phép bạn tạo các dự án với các nhiệm

vụ, mục tiêu, và mốc thời gian được xác định rõ ràng

-_ Phân công công việc và theo dõi tiến độ: Asana giúp bạn đễ dàng phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và cung cấp các báo cáo cùng biểu đồ đề theo

dõi tiền độ của dự án

-_ Tương tác với các thành viên trong nhóm: Asana cung cấp các công cụ đề các thành viên trong nhóm kết nối với nhau, như bình luận, trò chuyện, và chia sẻ tệp 12.12 Trello

Hinh 3 Phan mém Trello Trello là một công cụ quản lý dự án và làm việc nhóm trực tuyên, được phát triển bởi Trello Enterprise, mét công ty con cua Atlassian Trello sử dụng phương pháp Kanban

để giúp người dùng sắp xếp và quản lý các nhiệm vụ và dự án một cách hiệu quả, cho phép các doanh nghiệp nhỏ theo dõi tiến độ của dự án trong thời gian thực Lợi thê của Trello là cung cấp cái nhìn tông quan về dự án trong giai đoạn phát triển, cho phép bạn quản lý các thẻ thông tin liên quan đến dự án một cách hoàn chỉnh

Công cụ này cung cấp nhiều tính năng hữu ích như:

* Tao va quan lý các bảng, danh sách và thẻ

» Cộng tác với nhiều người dùng

ll

* Bao cao két qua

1.2.1.3 Click up

Hinh 4 Phan mém Click up ClickUp là một phần mèn quản lý công việc, dự án có đầy đủ tính năng Cung cấp đến

14 chế độ views khác nhau, bao gồm cả biều đồ Gantt và Mindmap, bat ké ai trong dự

án cũng có thể theo dõi và nắm bắt tông quan về tiễn độ

Khác với những ứng dụng khác, Clickup cho phép người dùng có thể quản lý dự án bằng cách phân cấp công việc một cách chỉ tiết Trong mỗi workspace ban có thê tạo nhiều thư mục con có các list công việc, trong mỗi list công việc lại có các task; checklist giúp ban phan chia va theo dõi công việc một cách khoa học

Ngoài ra, Click Up còn tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý dự án phô biến như Gmail, Dropbox, Zapier giúp bạn tự động hóa quá trình làm việc tốt nhất

1.2.2 Phần mền có bản quyền

1221 Microsoft Project

Hinh 5 Phan mém MS Project

12

Microsoft Project là một ứng dụng được phát triển bởi Microsoft Đây là ứng dụng được phát triển để hỗ trợ việc quản lý dự án, phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho đự án Bên cạnh đó Microsoft Project còn giúp theo dõi tiến độ dự á, quản lý ngân sách và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động

Microsoft Project là chương trình được thiết lập và xây dựng dưới dạng bảng hoặc các biểu đỗ quan sát Nó cho phép người dùng cập nhật và lập các bảng báo cáo một cách

dễ đàng trong mọi thời điểm của dự án Ứng dụng cũng cho phép bạn làm việc cùng với nhiều dự án mang tính độc lập hoặc có tính liên kết với nhau

1.2.2.2 Jira software

Hinh 6 Phan mém Jira software Jira là một phần mềm được phát triển bởi công ty Atlassian, Australia Ứng dụng được dùng để quản lý lỗi, theo đối những vấn đề xảy ra trong hoạt động dự án của công ty

Nó được xây dựng dựa trên nền tảng Scrum và Kanban, cung cấp các công cụ và quy trình để giúp các nhóm cộng tác và đạt được mục tiêu của họ

12.23 Faceworks

Hình 7 Phần mềm Faceworks

13

Faceworks là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tông thê (ERP) được phát triển bởi Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT Phần mềm này được thiết kế để giúp các doanh nghiệp trong mọi quy mô và ngành nghề quản lý các hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả

Faceworks cung cấp một loạt các tính năng và công cụ giúp bạn quản lý các hoạt động của mình một cách toàn diện như: lập kết hoạch và cập nhật chi phí; theo dõi tiến độ công việc; khôi lượng công việc; chi tiết công tác, xuất báo giây tờ

14

CHUONG 2 - PHAN MEM QUAN LY DU AN MS PROJECT

2.1 Giới thiệu tống quan

Microsoft Project 2016 là một phân mềm hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý dự án Từ việc xác định thời hạn cho các cuộc họp quan trọng đến việc điều chỉnh ngân sách phù hợp cho các nguồn lực, Project 2016 mang đến trải nghiệm sử dụng dễ dàng và cung cap các công cụ giúp nâng cao hiệu quả công việc

Trước khi bắt đầu dự án:

1 Tổ chức việc lập kế hoạch và quản lý dự án

2 Đưa ra ước tính thời gian thực hiện cho từng công việc cũng như toàn bộ dự án

3 Lên lịch cho các công việc cá nhân hoặc theo nhóm

4 Phân bô nguồn lực và chi phí cho từng nhiệm vụ trong dự án

Trong qHả trình thực hiện dự án:

5 Điều chỉnh kế hoạch đề phù hợp với các ràng buộc

6 Chuẩn bị các báo cáo cần thiết cho dự án

7 Dự đoán tác động đến tiền độ dự án khi có những thay đôi lớn

8 In ấn các báo cáo phục vụ dự án

9 Làm việc và quản lý dự án theo nhóm

Sau khi hoàn thành dự án:

10 Xem xét lại dự án đề xử lý các tình huống bất ngờ

11 Đánh giá tông thê về tài chính của dự án

12 Cho phép xem lại và phân tích dự án dựa trên thực tế đã thực hiện

13 Rút ra bài học kinh nghiệm từ quá trình thực hiện dự án

Là người mới bắt đầu sử dụng Microsoft Project, bạn có thể gặp nhiều thắc mắc về cách tạo và quản lý một dự án Cuốn sách này sẽ cung cấp cho bạn những khái niệm

cơ bản về quản lý dự án bằng Microsoft Project Bạn sẽ học cách tạo và quản lý thay đôi dự án thông qua các bài hướng dẫn chỉ tiết trong cuốn sách Mỗi bài giảng cung cấp các bước cụ thê để tạo mới, theo đõi hoạt động và quản lý dự án

15

2.2 Giao diện phần mềm

Hình 8 Giao diện phần mêm MSP 2016 trén man hinh Desktop

Giao điện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) Với Ribbon, bạn có thể truy cập đến các tab trên cửa số chương trình một cách để dàng

Hình 9 Giao diện Backstage với các công cụ cần thiết

Màn hình giao tiếp chính gồm:

- Hệ thống các Menu chính

- Các cửa số tuỳ chọn trên thanh công dọc

- Các biêu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang

- Dé dén Backstage, dick vao File trên giao dién Microsoft Project Microsoft

- Project sé hién thi Backstage

- Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office

- Info là nơi dé bạn truy cập đến các tập tin dự an - Recent hién thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất

- New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn - Print là tùy chọn cho phép bạn có thê in một dự án

- Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản pham Microsoft Project

l6

- Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project

Hình 10 Ciao điện cài đặt thông tin

Trong giao điện cửa sô làm việc của Project bao gồm các thành phân chính sau:

- Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh): đây là một khu vực tùy chọn của giao điện Project mà bạn có thể thêm các lệnh thường xuyên sử dụng

- Tab và Ribbon: dùng đề thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project Ribbon (dai) là khu vực chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng đề thực thi các hành động trong Project

- Nhóm lệnh: là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia thành

của nhiệm vụ mới và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung hiện tại

- Shortcut menu và Mini toolbar: có thê truy cập thông qua việc kích chuột phải bất kì

một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung hình

Hình 11 Của số làm việc của MS-Project

2.3 Một số thao tác cơ bản

2.3.1 Tạo một dự án mới

Đề bắt đầu lập kế hoạch làm việc, bước đầu tiên là tạo một tệp dữ liệu mới, thiết lập

thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời nhập các thông tin chung về dự án Khi dự án mới được tạo, bạn sẽ có một tệp Microsoft ProJect chứa tên dự án, ngày bắt đầu dự kiến, ngày kết thúc dự kiến, kế hoạch chi tiết của dự án và các thông tin lién quan khac

H Bước 3: Chọn một mẫu đê hiển thị thông tin về các yêu tô được đưa vào trong mẫu

va bat ky tuy chon nao

O Bước 4: Chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Tạo

Hình 12 Ciao điện tạo lập dự án mới

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Mỗi dự án đều bao gồm các thành phân đặc trưng như các nhiệm vụ liên quan, những khó khăn có thể gặp phải, người chịu trách nhiệm thực hiện và mục tiêu của dự án Việc thiết lập thông tin đự án là bước đầu tiên và quan trọng cần thực hiện khi bắt đầu lập tién d6 trong Microsoft Project

Dưới đây là hai phân thiết lập cơ bản cho thông tin dự án mà chúng ta cần thực hiện: F] Thiết lập thông tin chung của dự án

+ THuy cập thông tin dự án: Chọn File — Info — Project Information — Advanced Properties

+ Nhập thông tin: Nhập tên dự án, tên người quản lý, các công việc liên quan, dé dé dang quan ly sau này

19

Hinh 13 Thiét lập thông tin dự án

O Thiét lap đơn vị thời gian cho dự án

+ Truy cập cài đặt thời gian: Chon File — Options — Schedule

Hình 14 Thiết lập thong tin di dn trong Schedule

+ Cai dat thoi gian:

O Week start on: Chon ngay bắt đầu tuần mới cho dự an

O Fiscal year starts in: Chon thang bat dau cua nam tai chinh, thường là tháng 1

O Default start time/end time: Chon thoi diém bat dau va két thuc ngay lam viéc (vi dụ: từ 8h sáng đến 5h chiều)

H Số giờ làm việc: Xác định số giờ làm việc mỗi ngày (Hours per đay), mỗi tuần (Hours per week) và số ngày làm việc trong tháng (Days per month)

20

O Don vi tai nguyén: Xac dinh kiéu don vi tài nguyên là thập phân (Decimal) hoặc phan trim (Percentage) trong muc Show assignment unit as

O Cach tao cong viéc moi: Chon cach tao céng viéc mdi trong New tasks created la

tu déng (Auto schedule) hoac thu céng (Manual schedule) Nén chon Auto để quen với các phiên bản Microsoft ProJect trước

H Thời điểm tính tiến độ: Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start đate) hoặc ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on

H Đơn vị thời gian và công viéc: Lua chon don vi thoi gian trong Duration is entered 1n (thông thường là ngày) và đơn vị công việc trong Work 1s entered m (thông thường là giờ)

L Định dạng công việc: Chọn định dạng công viéc trong Default task type (Chon Fix

Duration — phô biến tại Việt Nam)

O Bo chon New task are effort-driven

O Bo chon Auto link inserted or moved tasks

O Bo chon Task will always honor their constraint dates

O Bat ché d6 On trong Calculator project after each edit dé dy án luôn được tính toán lại ngay khi có thay đôi

H Bỏ chon Update task status updates resource status (trong giai doan lap ké hoach, chưa cần kiểm soát tiền trình hay cập nhật)

O Chon cach tinh chi phi cố định là phân bố (Prorated), khi bắt đầu (Start) hoặc khi

kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual

Hl Thiết lập thời gian dự án

+ Truy cập thông tin dự án: Chọn Project — Project Information

21

Hinh 15 Thiét lập thời gian dự án + Thiết lập thời gian:

H Start date và Einish date: Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án hoặc click vào biêu tượng mũi tên đề chọn ngày từ lịch

H Current date: Chọn ngày hiện hành, mặc định lấy từ ngày của máy tính, có thê thay đổi theo nhu cầu

O Calendar: Chon loai lich ap dụng cho dy an

2.3.3 Tao lich

- Mỗi dự án đựa vào một lịch cơ sở đề thiết lập ngày làm việc, ngày không làm việc đề lập cho các công việc sau này Việc tạo ra định đạng lịch riêng biệt để theo sát hoạt động, tiễn độ công việc là điều cần thiết cho mỗi công ty, dự án Vậy nên, nhất thiết chung ta phải tạo ra các lịch phù hợp với dự án

Trén tab Project chon Change Working Time, xuat hién hộp thoại Ta click

chọn loại lịch làm việc đã tạo sẵn hoặc ấn nút Creat New Calendar để tạo loại lịch làm việc mới

+ Star đate: Chọn ngày bắt đầu khởi công dự án

+ Current date: Có thê chọn lại ngày khác dé nhập đữ liệu thuận tiện hơn

+ Schedule from: Lap tién độ từ ngày bắt đầu đến kết thúc hay lập tiến độ từ ngày kết thúc ngược đến ngày bắt đầu

22

ngược đến ngày bắt đầu

Hinh 16 Hép thoai Change Working Time

- Vao tab Exception nhap théng tin Name, Start, Finish sau d6 nhan Details dé lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không?

Thời gian làm việc thế nào?

- Tab Exception để tạo ra các thời điểm làm việc hoặc nghỉ ngoại lệ như lễ,

tết

- Vào tab Work weeks chon details chon các ngày sé làm việc của | tuần trong

dự án (ví dụ làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specIfic working time đề nhập vào giờ làm việc cụ thê trong ngày

2.3.4 Tạo danh sách công việc

- Buéc 1: Vao task chon Grantt Chart

Hinh 17 Chon Grantt Chart

- Bước 2: Trong cột Task Name, chọn một trong hai loại Task Mode

Nhập tên trong cột Task Name a Nhập thời gian thực hiện công việc (Duration) + Hiệu chính thời gian thực hiện công việc

23

Nhập khoảng thời gian thực hiện công tác Ngày bắt đầu thực hiện công tác: kích hoạt cét Start dé chon ngay bat dau

Cột Fmish tự động tính ra ngày kết thúc công việc

Hình l8 Vĩ dụ nhập tên Task Name

o Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information: Task a View Task Information a

General, hoặc dup chuột vào công tác

o Percent complete: % công tác đã hoàn thành Cập nhật tiến độ thực tế công tac

o Priority: Mire d6 wu tién thực hiện

Hình 19 Hộp thoại Task Information

24

+ Tạo ghi chu cho céng viéc: Task a Task Information a Notes a Nhap ghi chu cac thông tin liên quan

Hình 20 Tạo ghỉ chú công việc

+ Kiểu công việc: Task a Task Information a Advanced a Task Type

Fixed Duration: Cé dinh khoảng

Fixed Units: Cé dinh đơn vị

Fixed Work: Có định giờ làm việc

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

- Có 4 kiểu liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau phụ thuộc vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ:

+ Finish to Start (FS): Céng việc trước hoàn thành rồi mới tới công việc sau

+ Start to Start (SS): Hai công việc bắt đầu cùng một lúc

+ Finish to Finish (FF): Ca hai công việc hoàn thành cùng một lúc

+ Start to Finish (SF): Công việc này bắt đầu công việc kia mới kết thúc

25