Đây là một phần mềm cung cấp nhiều tính năng và khảnăng linh hoạt để giúp các nhà quản lý dự án xây dựng, theo dõi và kiểm soát quá trìnhthực hiện dự án một cách hiệu quả, giúp những nhà
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án
Dự án bao gồm các hoạt động liên kết với nhau, được thực hiện trong khoảng thời gian nhất định và sử dụng nguồn lực hạn chế như con người, thiết bị và tài chính Mục tiêu của dự án là đạt được các kết quả cụ thể, rõ ràng nhằm đáp ứng nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng tới (PMBOK, 2017).
1.1.2 Qui trình quản lý dự án
Quy trình quản lý dự án bao gồm năm bước chính: thiết lập dự án, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc dự án Quy trình này không chỉ giúp nhân viên hình dung rõ ràng các bước cần thực hiện trong từng nghiệp vụ mà còn định hướng cách thức và kết quả mong đợi Đối với cấp quản lý, quy trình này cho phép giám sát hiệu quả tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên.
Có 5 nhóm qui trình quản lý dự án, bao gồm:
Hình 1- 1 Mô hình quản lý dự án
Giai đoạn thiết lập dự án là bước đầu tiên trong quy trình quản lý dự án, nơi tiến hành định nghĩa một dự án mới hoặc phát sinh từ dự án hiện tại Trong giai đoạn này, các yêu cầu của dự án được xác định, mức độ ưu tiên được đánh giá, và khảo sát cũng như phân tích các yêu cầu đầu tư được thực hiện nhằm đảm bảo sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho các bên liên quan.
Thực thi dự án (executing)
Kiểm soát dự án (monitoring & controlling) Kết thúc dự án
(closing) nhiệm cho các bộ phận triển khai.
Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng trong việc xây dựng mục tiêu và xác định công việc cần thực hiện cho dự án Quá trình này bao gồm việc dự tính nguồn lực cần thiết và phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, có trình tự logic Kế hoạch có thể được biểu hiện dưới dạng sơ đồ hệ thống hoặc thông qua các phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Giai đoạn thực thi dự án là bước quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ đã được xác định trong quá trình lập kế hoạch, nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của dự án.
Kiểm soát dự án là quá trình theo dõi và đánh giá tiến trình thực hiện, phân tích tình hình, báo cáo hiện trạng và đề xuất giải pháp cho những vấn đề phát sinh Bên cạnh giám sát, việc đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ cũng rất quan trọng để tổng kết, rút kinh nghiệm và đưa ra kiến nghị cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Giai đoạn kết thúc dự án là thời điểm quan trọng để hoàn tất tất cả các hoạt động liên quan, chính thức đóng lại dự án Trong giai đoạn này, các bài học kinh nghiệm được rút ra và kết quả đạt được được báo cáo một cách chi tiết.
Phần mềm quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ các đội nhóm trong việc quản lý lịch trình, khối lượng công việc và các khía cạnh khác của dự án Nó cho phép phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên Tùy thuộc vào công cụ, bạn có thể thiết lập hóa đơn, tạo mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và tự động nhập dữ liệu.
Một số phần mềm quản lý dự án miễn phí:
Asana là một công cụ quản lý hiệu quả, cung cấp cho người dùng những tính năng cơ bản và thông minh cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp Với các không gian làm việc riêng biệt cho từng nhóm dự án, Asana giúp người dùng quản lý tên dự án, deadline hoàn thành và thứ tự ưu tiên công việc một cách dễ dàng.
Zoho Projects là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến do Zoho Corporation phát triển, cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án Phần mềm này cho phép người dùng lập kế hoạch công việc, gán nhiệm vụ cho từng thành viên, theo dõi tiến độ, quản lý tài liệu, thảo luận nhóm và gửi thông báo nhắc nhở Bên cạnh Zoho Projects, còn có các phần mềm quản lý dự án khác như Teamwork và TeamGantt.
Trello là một công cụ quản lý dự án trực tuyến được phát triển bởi Trello Enterprise, thuộc Atlassian Sử dụng phương pháp Kanban, Trello giúp người dùng sắp xếp và quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả, cho phép các doanh nghiệp nhỏ theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực Lợi thế của Trello là cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án trong giai đoạn phát triển, với các thẻ thông tin liên quan đến dự án hoàn chỉnh.
Công cụ này cung cấp nhiều tính năng hữu ích như:
Tạo và quản lý các bảng, danh sách và thẻ
Cộng tác với nhiều người dùng
Theo dõi tiến độ công việc
ClickUp là phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện với 14 chế độ hiển thị khác nhau, bao gồm biểu đồ Gantt và Mindmap, giúp mọi thành viên trong dự án theo dõi tiến độ một cách dễ dàng Điểm khác biệt của ClickUp so với các ứng dụng khác là khả năng phân cấp công việc chi tiết, cho phép người dùng tạo nhiều thư mục con trong mỗi workspace, từ đó xây dựng các danh sách công việc và nhiệm vụ Ngoài ra, tính năng checklist giúp phân chia và theo dõi công việc một cách khoa học, tối ưu hóa quy trình làm việc.
Click Up tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý dự án phổ biến như Gmail, Dropbox và Zapier, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tự động hóa hiệu quả.
Hình 1- 4 Phần mềm Click up
1.2.2 Phần mềm có bản quyền
Một số phần mềm quản lý dự án có bản quyền:
Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là phần mềm quản lý dự án do Microsoft phát triển, nhằm hỗ trợ người dùng trong việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc của dự án.
Hình 1- 5 Phần mềm MS Project
Smartsheet là phần mềm tích hợp đa chức năng, hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả với các công cụ như tùy chọn sheet làm việc, biểu mẫu sẵn có cho nhiều lĩnh vực, lập lịch làm việc, nhắc nhở và ghi chú Đặc biệt, Smartsheet cung cấp tính năng phối hợp làm việc giữa đồng nghiệp và đối tác, giúp tăng cường hiệu suất làm việc Ngoài Smartsheet, còn có các phần mềm khác như Project Place, Trello và Mavenlink, mang đến nhiều lựa chọn cho người dùng trong việc quản lý dự án.
Jira là phần mềm quản lý dự án do công ty Atlassian, Australia phát triển, giúp theo dõi lỗi và các vấn đề trong hoạt động dự án Được xây dựng trên nền tảng Scrum và Kanban, Jira cung cấp công cụ và quy trình hỗ trợ các nhóm cộng tác hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Hình 1- 6 Phần mềm Jira software
Faceworks là phần mềm ERP toàn diện, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực trong việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh của họ.
Faceworks mang đến một bộ công cụ và tính năng đa dạng, hỗ trợ bạn quản lý toàn diện các hoạt động như lập kế hoạch và cập nhật chi phí, theo dõi tiến độ công việc, quản lý khối lượng công việc, chi tiết công tác và xuất báo cáo giấy tờ một cách hiệu quả.
PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN
Giới thiệu tổng quan
Microsoft Project 2016 là phần mềm lý tưởng cho việc lập kế hoạch và quản lý dự án, cung cấp nhiều tính năng hữu ích để theo dõi và quản lý dự án từ nhỏ đến lớn, giúp nâng cao hiệu quả làm việc của bạn.
Hình 2- 1 Giao diện phần mềm Microsoft Project 2016 trên màn hình Desktop
Bạn có thể sử dụng Microsoft Project để:
Lập kế hoạch dự án chi tiết và toàn diện
Dự trù thời gian và tiến độ dự án
Lên lịch công việc của cá nhân hoặc tổ chức
Phân bổ các nguồn nhân lực và chi phí cho các công việc trong dự án
Trong quá trình thực hiện dự án
Điều chỉnh kế hoạch dự án một cách linh hoạt
Cung cấp thông tin dự án cho các bên liên quan
Cung cấp các báo cáo cần thiết cho dự án
Dự đoán các tác động của thay đổi đến dự án
Theo dõi tiến độ dự án
Tăng cường hợp tác và phối hơp giữa các thành viên trong nhóm Sau khi hoàn thành dự án
Tổng kết và đánh giá hiệu quả của dự án
Xác định các cơ hội phát triển
Đánh giá tài chính chung của dự án
Rút kinh nghiệm trong khi thực hiện dự án
Giao diện phần mềm
Giao diện phần mềm Microsoft Project sử dụng phong cách Ribbon, giúp người dùng dễ dàng truy cập các tính năng cần thiết thông qua việc nhóm chúng thành các tab.
Khu vực Ribbon: khu vực này chứa các lệch và công cụ để quản lý dự án
Hình 2- 3 Thanh công cụ Ribbon
Các tab chính trong khu vực Ribbon bao gồm:
Task: chứa các lệch và công cụ tác động đến công việc.
Resource: chứa các chức năng tác động đến tài nguyên.
Project: chứa các lệch và công cụ tác động đến dự án
Format: lệch và công cụ để định dạng dự án.
View: lệch và công cụ để thay đổi chế độ xem của dự án
Một số từ khóa trong Microsoft Project
Duration: thời gian thực hiện công việc
Predecessors: công việc làm trước
Successors: công việc kế tiếp
Task list: danh sách các công việc
Resource: nguồn lực bao gồm vật liệu, nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án.
Work: số giờ công được gán để thực hiện công việc
Unit: đơn vị tính của nguồn lực
Milestone là một loại công việc đặc biệt với Duration bằng 0, được sử dụng để đánh dấu sự kết thúc của các giai đoạn trong dự án Nó cũng có vai trò quan trọng trong việc xác định các điểm dừng kỹ thuật, tài chính và thanh toán hợp đồng.
Công việc định kỳ, hay còn gọi là recurring task, là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại theo chu kỳ trong quá trình thực hiện dự án Một ví dụ điển hình cho loại công việc này là các buổi họp giao ban đầu tuần, giúp đảm bảo sự liên lạc và tiến độ công việc giữa các thành viên trong nhóm.
Shedule: lịch trình, tiến độ của dự án
Ovr Rate: giá ngoài giờ
Cost/use: phí sử dụng nguồn lực
Baseline: theo kế hoạch, theo đường kế hoạch cơ sở
Actual cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại
Current cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại
Remaining cost: chi phí cần có để tiếp túc thực hiện dự án
Công việc tóm lược là nhiệm vụ chính yếu nhằm tổng hợp và trình bày thông tin về thời gian, công việc và chi phí liên quan đến các nhiệm vụ khác.
Một số thao tác cơ bản
2.3.1 Tạo một dự án mới
To start a new project in MS Project, open the application, go to File, select New, and then choose Blank Project before clicking Create This will generate a new project, and MSP will display various template files for selection.
Blank Project: tạo tập tin dự án bình thường
New from existing project: mở dự án đã có
New from Excel workbook: mở file dạng xml của Excel đã định dạng các cột theo MSP
Hoặc có thể click chọn vào nút New trên Quick toolbar để tạo tập tin dự án bình thường.
Hình 2- 4 Tạo dự án từ MS Project
Bước 2: lưu tệp tin lại dùng Ctrl + S đặt tên cho tệp tin lưu vào vị trí phù hợp trong ổ cứng.
Bước 3 : chọn File\Info nhấn nút Project Information bên phía tay phải chọn Advanced
Properties, ta được một hộp thoại sau đó ta chỉnh những thông tin cơ bản cho tập tin dự án.
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án
Sau khi tạo tệp tin mới để lưu trữ thông tin dự án, việc thiết lập các thông tin cho dự án là rất quan trọng cho sự phát triển sau này Cần chỉnh sửa các thông số trong hộp thoại để phù hợp với dự án, bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngày hiện tại Nên chọn thời gian biểu bắt đầu từ ngày khởi động dự án để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý.
The project information requires the declaration of the anticipated start date or finish date Users can select the current date by default, which is set to the computer's date, but have the option to choose a different date Additionally, it is important to select the applicable calendar type for the project.
Hình 2- 5 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule
File/Info/Project Information/Advanced Properties: nhập tên dự án, người quản lý, công ty.
Khi làm việc với Ms Project, bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau:
Nếu bạn nhập vào tên viết tắt Tên hiển thị Ý nghĩa m Min Phút h Hr Giờ d Day Ngày w Wk Tuần mo Mon Tháng
Bảng 2- 1 Danh mục viết tắt
Microsoft Project sử dụng đơn vị thời gian là phút và giờ, cho phép bạn dễ dàng quản lý dự án Đối với thời gian của ngày, tuần và tháng, bạn có thể áp dụng các thiết lập mặc định của dự án để tối ưu hóa quy trình làm việc.
(ví dụ 20 ngày/tháng) hoặc thiết lập giá trị riêng Để thực hiện điều này, vào tab File, click Options Schedule.→
Mỗi dự án cần thiết lập một lịch cơ sở để xác định ngày làm việc và ngày không làm việc cho các công việc tiếp theo Việc tạo ra định dạng lịch riêng biệt giúp theo dõi hoạt động và tiến độ công việc là rất quan trọng đối với mỗi công ty và dự án Do đó, việc xây dựng các lịch phù hợp với từng dự án là điều bắt buộc.
In the Project tab, select "Change Working Time" to open a dialog box You can either choose an existing work calendar or click the "Create New Calendar" button to create a new one.
Start date: chọn ngày bắt đầu khởi công dự án.
Current date: ta có thể chọn lại khác để nhập liệu thuận tiện hơn
Schedule from: lập tiến độ từ ngày bắt đầu đến kết thúc hay lập tiến độ từ ngày kết thúc ngược đến ngày bắt đầu.
Calendar: chọn lịch cơ sở được định nghĩa ở Option để làm việc.
Hình 2- 6 Hộp thoại Change Working Time
Trong tab Exception, hãy nhập thông tin về Tên, Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc, sau đó nhấn vào nút Chi tiết để xác định ngoại lệ cho ngày đó Bạn cần kiểm tra xem ngày đó có phải là ngày làm việc hay không và thời gian làm việc sẽ như thế nào.
Tab Exception cho phép thiết lập các thời điểm làm việc hoặc nghỉ ngoại lệ như lễ, tết Trong tab Work weeks, chọn chi tiết và xác định các ngày làm việc trong tuần cho dự án (ví dụ: làm cả thứ 7 và chủ nhật) Sau đó, chọn "Set day(s) to these specific working time" để nhập giờ làm việc cụ thể cho từng ngày.
2.3.4 Tạo danh sách công việc
Xác định tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án là bước quan trọng trong quản lý dự án hiệu quả Điều này cho phép lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và kiểm soát tiến độ dự án một cách hiệu quả.
Bước 1: vào task chọn Grantt Chart
Hình 2- 7 Chọn Grantt Chart Bước 2: trong cột Task Mode, chọn một trong hai loại Task Mode.
Nhập tên trong cột Task Name nhập thời gian thực hiện công việc (Duration).
Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc:
Để nhập thông tin, bạn cần kích hoạt cột Duration và nhập khoảng thời gian thực hiện công tác Để chọn ngày bắt đầu, hãy kích hoạt cột Start, và cột Finish sẽ tự động tính toán ngày kết thúc công tác.
Hình 2- 8 Nhập tên Task Name
You can enter information from the Task Information dialog by selecting Task View → Task Information → General, or by double-clicking on the task The "Percent Complete" field indicates the percentage of the task that has been completed, allowing you to update the actual progress of the task.
Priority: mức độ ưu tiên thực hiện.
Hình 2- 9 Hộp thoại Task Information
Tạo ghi chú cho công việc: Task Task Information Notes → → → nhập ghi chú các thông tin liên quan.
Hình 2- 10 Tạo ghi chú công việc
Kiểu công việc: Task Task Informatio Advanced Task Type Fixed→ → → Duration: cố định khoảng Fixed Units: cố định đơn vị Fixed Work: cố định giờ làm việc.
2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
Hầu như các dự án yêu cầu công việc phải được thực hiện theo một trình tự nhất định.
Trong quá trình viết sách, việc hoàn thành một chương cần phải được thực hiện trước khi tiến hành chỉnh sửa chương đó Điều này thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, với công việc viết là bước đầu tiên và công việc chỉnh sửa là bước tiếp theo.
Có 4 kiểu liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau phụ thuộc vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ:
Finish to Start (FS): công việc trước hoàn thành rồi mới tới công việc sau.
Start to Start (SS): hai công việc bắt đầu cùng một lúc.
Finish to Finish (FF): cả hai công việc hoàn thành cùng lúc.
Start to Finish (SF): công việc này bắt đầu công việc kia mới kết thúc.
Hình 2- 11 Tạo liên kết công việc
Hầu hết các dự án yêu cầu công việc phải được thực hiện theo một trình tự nhất định và có mối quan hệ kết thúc – bắt đầu:
Công việc thứ 2 phải xảy ra sau khi công việc đầu tiên được thực hiện.
Công việc thứ 2 chỉ có thể xảy ra nếu nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành.
Có hai cách cơ bản để thiếp lập mối quan hệ giữa các công việc:
Cách 1: Tạo liên kết giữa các công việc Cách này sẽ tạo liên kết Finish-to- start giữa các công việc.
Chọn 2 công việc mà bạn muốn thiết lập quan hệ này.
Cách 2: Sử dụng Task Information.
Click vào một công việc, Task Properties Information.→ →
Hộp thoại Task Information hiển thị, tại tab Predecessor, click vào cột Task Name bạn sẽ thấy một loạt các công việc hiển thị.
Chọn một công việc phù hợp.
Tại cột Type, chọn kiểu quan hệ.
Nguồn lực dự án gồm: Nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu, ngân sách
Cách thiết lập: Trên tab View, tại nhóm Resource Views, click vào Resource Sheet.
Hình 2- 12 Nguồn lực công việc
Nhập các cột trong bảng Resource Sheet
Resource Name: Nhập tên tài nguyên.
Material Lable: Nhãn vật liệu.
Max Units: Số đơn vị tài nguyên tối đa tính cho 1 ngày.
Over.Rate: Giá ngoài giờ.
Cost/Use: Phí sử dụng tính cho 1 tài nguyên.
Accrue: Phương pháp tính giá.
Base Calendar: Lịch cơ sở.
2.3.7 Phân bổ nguồn lực cho các công việc Để công tác thực hiện đúng với tiến độ đề ra cần phải phân bổ và sử dụng tài nguyên hợp lý Sau khi tiến hành tạo danh mục các tài nguyên, chúng ta sẽ tiến hành phân bổ chúng như sau:
Cách 1: Phân bổ nguồn lực bằng cửa sổ Task Information
Click chuột trái vào công việc cửa sổ Task Information chọn tab Resources,→ → sau đó chọn tài nguyên và số lượng cần phân bổ.
Cách 2: Menu Resource Assign Resources hay biểu tượng trên View Bar.→
Assign: gán phân bổ tài nguyên.
Remove: xóa phân bổ tài nguyên.
Replace: thay thế bằng tài nguyên khác.
Close: đóng hộp thoại Resource Sheet.
Units: đơn vị tài nguyên.
Graph: đồ thị trong hộp thoại Resource Sheet.
Hoặc chọn công tác cần phân bổ rồi vào Menu Project Task Information→
→ Resource hay nhấp đúp chuột vào công tác.
Cách 3: Phân bổ nguồn lực bằng cửa sổ Show Split
Click chuột vào khu vực biểu đồ Gantt Show Split click chọn công việc,→ → chọn nguồn lực và số lượng.
Cách 4: Khai báo bằng cách gõ trực tiếp vào cột Resource Names theo cấu trúc: Tên nguồn lực [số lượng].
2.3.8 Lịch biểu cho dự án
Dự án web hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý thay đổi một cách hiệu quả thông qua các yếu tố quan trọng trong nhiệm vụ phân tích công việc Người quản lý dự án có khả năng tùy chỉnh lịch trình khi khởi tạo dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể của tổ chức.
Có ba chế độ lên lịch sẵn dùng trong Project:
Thời lượng cố định (đây là chế độ mặc định).
Nỗ lực cố định (Công việc).
Cách thiết lập thời gian đã xác định sẵn trong hộp thoại Project Options
Mở hộp thoại Project Options – trên giao diện phần mềm chọn File – Options
Hình 2- 13 Thiết lập thời gian cho dự án
Giải thích ý nghĩa các thông số trong phần cài đặt Schedule
Dafault start time – giờ bắt đầu ngày làm việc
Dafault end time – giờ kết thúc ngày làm việc
Hours per day – tổng thời gian làm việc trong ngày
Hours per week – tổng thời gian làm việc trong tuần
Days per month – tổng số ngày làm việc trong tháng
Lập lịch cho dự án:
Có 3 loại lịch trình cho dự án: Standart: lịch chuẩn Night Shift: lịch ca đêm.
24 hours: lịch làm việc 24 giờ.
Cách thực hiện: Project Change Working Time.→
Hình 2- 14 Thiết lập lịch cho dự án
Nếu muốn chọn bất kì 1 ngày nghỉ nào đó cố định trong tuần của dự án, chỉ việc chọn thứ rồi chọn Sets day(s) to nonworking time.
Hình 2- 15 Thiết lập ngày nghỉ cho dự án
2.3.9 Đường găng cho dự án Đường găng của dự án (Critical Task) là đường đi xuyên suốt từ thời điểm khởi công dự án đến thời điểm kết thúc dự án, có chiều dài lớn nhất trên trục thời gian Đường găng gồm các công việc găng (critical task), là những đường công việc có dự trữ toàn phần bằng 0.
Trong Microsoft Project, ở giao diện mặc định khi bạn mở chương trình là chế độ xem biểu đồ Gantt Biểu đồ Gantt gồm 2 phần:
Bằng nằm bên trái thể hiện các thông tin về công việc: tên công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời lượng, trạng thái công việc.
ỨNG DỤNG QUẢN LÍ DỰ ÁN KINH DOANH QUÁN CÀ PHÊ
Giới thiệu đề tài
3.1.1 Lí do chọn đề tài
Thưởng thức cà phê đã trở thành một thói quen văn hóa đặc sắc trong đời sống tinh thần của người Việt, với mùi hương đặc trưng thúc đẩy nhu cầu "đi cà phê" để tăng cường sự tập trung và phấn chấn cho công việc Những quán cà phê được thiết kế sáng tạo không chỉ là nơi thưởng thức đồ uống mà còn là không gian thư giãn, giao lưu với bạn bè và người thân Việt Nam hiện đứng thứ hai thế giới về trồng và xuất khẩu cà phê, với ngành cà phê có quy mô gần 11 nghìn tỷ đồng vào năm 2022 và dự kiến tăng lên gần 16 nghìn tỷ đồng vào năm 2027 Giá cà phê chế biến ở Việt Nam khá rẻ, phù hợp với nhiều phân khúc khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh doanh cà phê Nhận thấy tiềm năng này, nhóm chúng tôi đã quyết định thực hiện dự án mở quán cà phê cho đề tài nghiên cứu.
Cửa hàng cà phê là một mô hình kinh doanh nước uống phổ biến, thu hút nhiều khách hàng Để mở quán cà phê thành công, cần xem xét nhiều yếu tố như chi phí, thời gian hoàn thiện, xây dựng đội ngũ nhân viên và phát triển thương hiệu Nhóm chúng tôi quyết định ứng dụng phần mềm Microsoft Project vào dự án mở quán cà phê để hiểu rõ quy trình xây dựng và quản lý, từ đó đạt hiệu quả tốt nhất.
Tên dự án: Mô hình kinh doanh quán cà phê
Ngày bắt đầu dự án (Project start date): 13/6/2024
Ngày kết thúc dự án (Project finish date): 25/10/2024
Cung cấp dịch vụ cà phê một cách tốt nhất đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Cung cấp các sản phẩm đa dạng, luôn cập nhật và đổi mới, tạo hương vị thích thú cho khách hàng, hướng tới sự tươi trẻ.
Danh tiếng của quán được phổ biến rộng rãi, số lượng khách hàng đến ổn định, được đánh giá tốt từ khách hàng.
3.1.4.Các bước cơ bản của dự án
Để bắt đầu, việc xác định vốn và mục tiêu kinh doanh là bước quan trọng nhất, ảnh hưởng đến quy mô diện tích và các yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
Bước 2: Tiến hành khảo sát thị trường để xác định vị trí mở quán cà phê, từ đó thiết kế không gian quán phù hợp với nhu cầu và sở thích của khách hàng.
Bước 3: Chuẩn bị nguyên vật liệu và dụng cụ pha chế là yếu tố quan trọng để tạo ra những ly nước ngon Bước 4: Xây dựng đội ngũ nhân viên nhiệt tình, nhanh nhẹn và chu đáo sẽ giúp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
BƯỚC 5: Xây dựng quy trình quản lí hiệu quả thông qua việc giám sát, kiểm tra thường xuyên các hoạt động.
BƯỚC 6: Xây dựng thương hiệu cho quán cà phê mang đậm phong cách riêng của cửa hàng, tạo điểm khác biệt so với những cửa hàng khác.
BƯỚC 7: Kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo khách hàng sẽ được thưởng thức những ly nước ngon nhất.
BƯỚC 8: Viết báo cáo tổng kết quá trình kinh doanh của cửa hàng sau mỗi kỳ, giúp đánh giá hiệu quả dự án và xác định xem mục tiêu đã đạt được hay chưa.
Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (và tài nguyên) dự án
BƯỚC 1: Thiết lập thông tin dự án:
Hình 3-1 Thiết lập ngày bắt đầu, kết thúc dự án
Hình 3-2 Thiết lập thời gian làm việc
BƯỚC 2: Tạo danh sách công việc
Hình 3-3 Tạo danh sách công việc
BƯỚC 3: Thiết lập đơn vị thời gian cho các công việc
Hình 3-4 Thiết lập thời gian cho các công việc
BƯỚC 4: Thiết lập quan hệ công việc
Hình 3-5 Thiết lập quan hệ công việc
BƯỚC 5: Thiết lập danh sách nguồn lực
Hình 3-6 Thiết lập danh sách nguồn lực
BƯỚC 6: Phân bố nguồn lực cho tác vụ
Hình 3-7 Phân bố nguồn lực cho tác vụ
Để hiển thị đường găng trong tiến độ dự án trên biểu đồ Gantt, bạn cần vào giao diện Format và chọn tùy chọn Critical Task Khi thực hiện điều này, các công việc găng và đường găng sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ trên sơ đồ tiến độ của dự án.
Hình 3-8 Đường grantt của dự án
Hình 3-9 Sơ đồ mạng của dự án
BƯỚC 8: Cập nhật tiến độ công việc
Hình 3-10 Cập nhật tiến độ công việc
Hình 3-11 Báo cáo tổng quan về dự án kinh doanh quán cà phê
Hình 3-12 Báo cáo tổng quan về nguồn lực dự án kinh doanh quán cà phê
Hình 3-13 Báo cáo tổng quan về chi phí dự án kinh doanh quán cà phê
Hình 3-14 Báo cáo về thời lượng công việc dự án kinh doanh quán cà phê