Ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự án xây dựng quán café mèo

Bằng cách nắm vững và vận dụng các khía cạnh quan trọng, Microsoft Project sẽ giúp cho nhóm định lịch công việc, theo dõi tiến độ, giao tiếp với thành viên trong nhóm và tạo ra báo cáo c

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP HO CHi MINH

BAO CAO KET QUA THUC HIEN BAI TAP NHOM

UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT

_TRONG QUAN LY DU AN

XAY DUNG QUAN CAFE MEO

HOC PHAN: TIN HOC UNG DUNG SINH VIÊN THỰC HIỆN

MO DAU

Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của công nghệ 4.0, các phân mềm quản

ly dự án đã trở thành công cụ hữu ích để giúp tô chức và doanh nghiệp điều hành các dự

án hiệu quả Trong bối cảnh này, Microsoft Project là một trong những phần mềm hàng đầu được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý dự án Đặc biệt, để thay rõ đặc điểm nổi bật của phần mềm, nhóm đã vận dụng công cụ quản lý này vào vận hành một dự án minh họa

"Cả phê Mèo"

Bài báo cáo tập trung vào việc tìm hiểu, khám phá và đánh giá các tính năng chính cua Microsoft Project va cach no duoc ứng dụng vào việc quản ly dự án “Cà phê Mèo” Bằng cách nắm vững và vận dụng các khía cạnh quan trọng, Microsoft Project sẽ giúp cho nhóm định lịch công việc, theo dõi tiến độ, giao tiếp với thành viên trong nhóm và tạo ra báo cáo chỉ tiết Hơn thế nữa, phần mềm còn giúp tối ưu hóa quá trình quản lý đự

an, dam bao rang mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt được mục tiêu da đề

Ta

BANG PHAN CONG CONG VIEC

Ung Nhật Minh | Võ Thị Thanh Thư | Lê Thị Mai Thảo

Họ và tên

Ung Nhật Minh | Võ Thị Thanh Thư | Lê Thị Mai Thảo

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

IV

1.1 KHÁI NIÊYM DUY ÁN VÀ QUI TRÌNH QUAN LÝ DƯY ÁN S22 Ld1 KAI ICM AU GA 8h ]

12 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰY ÁN à 2n HH Hư HH HH re rờg 3

1.2.2 Phân mềm có bản qH\ÊN 0 ác 2222222 ee 6

CHUONG 2 PHAN MEM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 10

2.1 CHỚI THIỆU TỎNG QUAN 2220 2012112211 HH 11x 5T Hs rờ 10 2.2 GIAO DIEN PHAN MEM.L.u ccccccecececsceevseeeevsesesvseuereneeeevevsvsvsesereneneneeseneeeess 10

2.3.7 8.18 .1 1,.7 8/8888 13

2.3.3 5/277 15 2.3.4 Tạo danh sách cÔng VIỆC à chi Hi li 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆc co 19

2.3.1 Phân bổ tài nguyên cho cde CONG VIC cece cesses 22

VỊ

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình I Quy trình quản lý dự ăn S2 212122121512 HH 22121211211 2H Hye 3 Hình 2 ANASA - Giao diện phần DOM ee ceccccccececesesessesesesvsvesescsesseseseevssescstsesssesteseseetesess 4 Hinh 3 TRELLO - Giao dién phan DEM ee cecccceccccseseseerevssesvecereseseetssescstsesvsesteseseistevecseaes 5

Hình 4 OPEN PROJECT - Giao diện phần mềm 22 2s 2e 6

Hình 5$ WRIKE - Giao diện phân DEM ooo ccccccecccssesesessesesestecsuesesvevsseavstssesvisseessesesessveeses 7

Hinh 6 MICROSOFT PROJECT - Giao diện phần mềm 22 2s tre 9

Hình 7 Hình giao diện của MS proJect trên máy tính cece 2222k 11 Hinh 8 Man hình làm việc của MS proJe€ct c2 2 2 2n 122111122112 eg 11 Hình 9 Tạo một dự án mới trong Ms PToJ€CT Q0 2 122212112 2211221221118 re 13 Hình 10 Thiết lập thông tin trong Ms Project 2 2252222222122 2.2 re 14 Hình 11 Hôpythoại Change Working 'Tĩme 0 2 2011212212111 1 2211511111201 12111 re 15 Hình 12 Màn hình điều chính ngày làm việc trong Ms Project à con re 16 Hình 13 Chọn Gantt Chart ĐÀ S201 1211 11211 112 1221121111101 11201101111 1n 5011112211111 che 17 Hình 14 Task Informafion 0S 1n 2 Thành HH HH TH HH nh nh re 18

Hình 16 Biểu tượng liên kết công viÊqy - 2S nh n2 n2 re rrue 20

Hình 17 Chức năng Resource Sheet - 2n 222 1120 1511111111112 11 1112112111211 xe 21 Hình 18 Thong tin trong chức năng Resource Sheet - nhe Herere 21 Hình 19 Nhập thông tin cho các nguồn lực -22222 2222 22122122111221.22 22 22 Hình 20 Chọn chức năng “Add resOUTC€”” - 0 0212112112122 1221212181111 1 111 0x rxer 22 Hình 21 Thông tin thực hiện phân tô nguồn 0 23 Hình 22 Hộp thoại Assign R€§OUTC€ Q0 020121221211 221221211 2012111111011 11 20111111 xeg 23 Hình 23 Thông tin trong hộp thoại Assign RÑesoUT€e 0 2c Hy see 24 Hình 24 Phân bổ nguồn lực trong Task Sheet ccn n2 He 24 Vil

Hình 25 Thiết lập thông tin dự án 22 2 2n 2212222211222 rryyg 25

Hình 26 Chức năng "Change Working Tlime” c1 221121121151 111 1211511251012 1 1x xe 26 Hình 27 Thiết lập thông tin trong hộp thoại "Change Working Time" -.css se: 26 Hình 28 Thiết lap "Work week” o.oo cccccccccecceceeneceseneesseesseesaeesesseeaeesseeessenestaeeeseess 27

Hinh 29 Chon tai nguyén can thiết đề lập lịch - 522 2122222122222 28

Hinh 30 Sơ đồ mạng lưới đạng cửa số - Network Diagram eeteseeereeens 29

Hình 31 Sơ đồ mạng ở cửa sô Tracking Gantt à c nnnn HH re ườ 29 Hình 32 Cập nhật thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế của một đự ản 30 Hình 33 khai báo ngày tháng cập nhật tiễn độ thực tế 0 nen drờe 31

Hinh 34 Su dụng công cụ Level ResOUTC€ - Q0 1201212121121 0111111121201 1 11111 xay 32 Hình 35 Quy trình xác định tài nguyên quá tải - 0 22222221221 121 1212511221512 33 Hình 36 Quy trình xác định tài nguyên quá tải 022222221221 121 1212512222512 at 33

Hình 37 Biêu đỗ cân đối tài nguyên nh 2221222 ryyn 34

Hình 38 Lựa chọn chức năng Split Task - c1 21201221221 121 2212212111122 1 2211151 kg 34

Hình 39 Bố sưng thêm tài nguyên mới 2 2n nh HH H22 treo 35

Hình 40 Lựa chọn chức năng Visual Reposfs 0 0 2 2222222 2n ae 36 Hinh 41 Visual Reports - báo cáo trực quan về dự án 0 2n ren 36

Hình 42 Sơ đồ Granff của dự án :: 2222222222221 1.2 eee 45

Hình 43 Sơ đề mạng công việc của dự án 12c 2112212112 21121211 2111112111111 ke 46

Vill

DANH MỤC BẢNG BIẾU

Bang 1 Thiét lap mối quan hệ giữa các công việc n2 rrrryg

Bảng 2 Vai trò các thành viên trong dự án c1 0 221221211121 221 5212111225112 11111 xeE

Bảng 3 Bảng phân chia cầu trúc công việc cho dự án SH rưyn

IX

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

1.1 Khái niệm ự án và qui trình quản lý ự án

1.1.1 khái niệm ự án

Theo PMBOK (2017), dự án được định nghĩa là một nhóm các hoạt động có liên quan với nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn và với các nguồn lực hạn chế (con người, thiết bị, tiên bạc) nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể rõ ràng và đáp ứng nhu cầu của đối tượng mục tiêu Tóm lại, dự án là một nễ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất

San phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất: Các dự án được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu bằng cách tạo ra các sản phẩm bàn giao Sản phẩm bàn giao có thê hữu hình

hoặc vô hình, thể hiện sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dy án khác

Nổ lực tạm thời Bản chất tạm thời của dự án xác định rằng dự án có điểm bắt đầu

và điểm kết thúc rõ ràng Tạm thời không nhất thiết có nghĩa là dự án tồn tại trong thời gian ngắn Một dự án kết thúc khi một hoặc nhiều điều kiện sau được đáp ứng:

® - Các mục tiêu của dự an đã đạt được;

* Cac muc tiêu sẽ không hoặc không thê đạt được;

s - Vốn đã hết hoặc không còn khả năng phân bô cho đự án;

s - Nhu cầu về dự án không còn tồn tại (ví dụ: khách hàng không còn muốn đự

án hoàn thành, thay đổi chiến lược hoặc ưu tiên kết thúc dự án, ban quản lý

tô chức đưa ra hướng kết thúc dy án);

° Nguồn nhân lực hoặc vật chất không còn nữa; hoặc

© Dian bi cham dat vì lý do pháp lý hoặc thuận tiện

Các dự án cho phép tạo ra giá trị kinh doanh Giá trị từ các dự án có thể là hữu

hình, vô hình hoặc cả hai Giá ứr‡ hữu hình có thê bao gồm: Tài sản tiền tệ, vốn chủ sở hữu, tiện ích, đồ đạc, công cụ, thị phan Gid ứ‡ vô hình có thể bao gồm: Thiện chí, nhận diện thương hiệu, lợi ích công cộng, nhãn hiệu, liên kết chiến lược, danh tiếng

Trang 1

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU’ AN MICROSOFT PROJECT

1.1.2 Qui trình quản lý ự án

1.1.2.1 Khai niém quan ly dw an

Quan lý dự án được định nghĩa là một hoạt động áp dụng kiến thức, kỹ năng và nguyên tác cho một dự án để đạt được các mục tiêu và những lợi ích và quyền kiểm soát không có sẵn bằng cách quản lý các thành phần dự án riêng lẻ Quản lý dự án tập trung vào sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án và giữa các thành phần trong một dự án để xác

định cách tiếp cận tối ưu để quản lý chúng

1.1.2.2 Quy trình quản ly

Quy trình quản lý dự án là một nhóm các quy trình quản lý để đạt được các mục tiêu cụ thê của đự án Các nhóm quy trình độc lập với các giai đoạn của dự án Các quy trinh quản lý dự án được nhóm thành năm nhóm sau:

Nhóm quy trình khởi xướng Các quy trình được thực hiện để xác định một dự án

mới hoặc một giai đoạn mới của một dự án hiện có bằng cách xin phép dé bắt dau dy an

hoặc giai đoạn đó

Nhóm quy trình lập kế hoạch Những quy trình cần thiết đề thiết lập phạm vi của

dự án, tỉnh chỉnh các mục tiêu và xác định quá trình hành động cần thiết để đạt được các

mục tiêu mà dự án đã được thực hiện để đạt được

Nhóm quy trình thực thí Các quy trình được thực hiện để hoàn thành công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dy án

Nhóm quy trình giảm sát và kiểm soái Những quy trình cần thiết dé theo đõi, xem

xét và điều chỉnh tiến độ và hiệu suất của dự án; xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần thay đôi kế hoạch; và bắt đầu các thay đối tương ứng

Nhóm quy trình kết thúc Những quy trình được thực hiện để chính thức hoàn

thành hoặc kết thúc dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng

Trang 2

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

Hinh 1 Quy trinh quan ly dw dn

1.2 Phan mềm quản lý ự án

1.2.1.1 Pham mém ASANA

Asana la phan mém quan lý công việc trực tuyến được phát triển bởi Dustin

Moskovitz — giám đốc kỹ thuật kiêm nhà đồng sáng lập của Facebook, được thiết kế để

hỗ trợ các nhà quản lý, leader dé dàng theo dõi tiến độ dự án, sắp xếp thời gian và nguồn nhân lực hợp lý để đạt được hiệu quả tốt nhất Không những thế Asana còn giúp người dùng tạo dự án, phân công và tô chức công việc bằng cách liên kết các thành viên với

nhau Người giám sát cũng thiết lập thời hạn cho các nhiệm vụ công việc để đánh giá năng suất và tiến độ kịp thời Vì vậy, phần mềm đặc biệt hữu ích trong phân công lao động theo nhóm (Asana.com, 2023)

Ngoài ra, phần mềm còn có các công cụ báo cáo, hình ảnh, tệp đính kèm,

Người dùng không chỉ có thê cập nhật hoặc kiểm soát tiễn độ mà còn có thé dé dàng chia

sẻ những ý tưởng mới với nhau một cách thuận tiện Asana là một trong những phần

mềm quản lý đự án miễn phí phô biến nhất trên thị trường

Trang 3

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

Trello là một công cụ quản lý dự án giúp các nhóm lên ý tưởng, tạo kế hoạch cộng

tac và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Trello được thiết kế như dang bang, trong đó ghỉ chú dự án và nhiệm vụ được chia thành các cột có thé dé dàng di chuyên để biểu thị quy trình công việc, quyền sở hữu dy án và trạng thái, tiễn độ hoàn thành

Phân lớn sự phô biến của Trello đến từ sự đơn giản Mặc dù các công cụ quản lý

dự án truyền thống được thiết kế cho các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đôi khi có thê

phức tạp, nhưng Trello nhắn mạnh vào tính đễ sử dụng Giúp hầu hết mọi người tìm kiến thức cơ bản về Trello trong vài phút và áp dụng nó vào công việc và trường học ngay lập tức hiểu kiến thức cơ bản về Trello trong vài phút và áp dụng nó vào công việc và trường học ngay lập tức (Trello.com, 2023)

Trang 4

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

¿@ II Boards 2 +#@ a ả The Taco a eR (Ấ fWfÑWW§6Ê - ÔN S6

Source produce e 0 @ Research storefronts

Finelize the menu Truck maintenance vendors Staffing schedule

Manhattan launch

+ Add a card + Add a card KH

ate Pamgirg ren locations

Second round funding + Add a card

Truck signage

1 + Add a card

Hình 3 TRELLO - Giao điện phần mềm

Phần mềm Open Project với nhiều tính năng độc đáo, được phát triển giúp cho việc lập kế hoạch, hay lên lịch trình kế hoạch, quản lý vai trò hay phân công công việc,

hoàn thành tốt nhất Phần mềm Open Project có thê hỗ trợ theo dõi thời gian, báo cáo chỉ phí hay mọi thông tin ngân sách hàng tuân, giúp chủ dự án chủ động cao và quan ly day

đủ mọi van dé

Các tính năng của Open Project bao gồm hệ thống quản lý vòng đời dự án, quản lý

tác vụ, thông kê thời gian, Với bố cục và giao diện thân thiện, phù hợp với mọi đối

tượng người dùng cùng hệ thống chức năng cân thiết, sử dụng Open Project là một lựa

chọn lý tưởng và hoàn hảo đáng đề cân nhắc (Openproject.org, 2023)

Trang 5

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

Công tác Wrike cô các tính năng tạo, chỉ định, nhận xét, gắn thẻ, với khả năng

liên kết các tác vụ với nhiều dự án Wrike có thể cộng tác nhanh hơn với Chỉnh sửa trực tiếp bằng Tệp đính kèm và tạo email trực tiếp chỉ bằng một cú nhấp chuột

Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái Wrike quản lý thời gian rất chặt chẽ cho từng công việc, có nhiều tùy chọn khi đặt ngày đến hạn công việc như đặt ngày đến hạn công việc đựa trên backlog (khoảng thời gian), theo ngày đến hạn (công việc sẽ được hoàn

thành vào một thời điểm cụ thể), hay theo các mốc (cần hoàn thành bao nhiêu % công

việc) Ngoài ra, với chế độ xem dự án qua biểu đồ Gantt, khối lượng công việc trên mỗi nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu hóa nguồn lực cực kỳ hiệu qua

Báo cáo theo thời gian thực Đôi với phiên ban trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ

báo cáo theo thời gian thực, tùy chính theo yêu cầu của người quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo đự án hoặc nhiệm vụ và lọc đữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc tên thành viên

Trang 6

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

Phân quyên sử dụng Wrike cho phép gắn các quyền cơ bản của người đùng trong phiên bản miễn phí (ví dụ: truy cập bảng quản trị, quyền đặt ngày làm việc và nghí ngơi, quyền xóa tài khoản thành viên ) Tuy nhiên, một số quyền nâng cao, chăng hạn nhự khả năng tạo, chính sửa và tùy chỉnh quy trình công việc cũng như xem lịch làm việc của người khác, chí có sẵn trong phiên bản trả phi (Wrike.com, 2023)

t due date Total budge’

42 $470,000 Chart type

Microsoft Project được phát hành lần đầu tiên vào năm 1984 bởi một công ty làm

việc cho Microsoft vào thời điểm đó, chạy trên hệ điều hành DOS Sau đó, Microsoft đã mua toàn bộ bản quyền của phần mềm, tiếp tục phát triển, cải tiễn các chức năng và cho

ra mắt phiên bản thứ hai vào năm 1985 Năm 1990, phiên bản Microsoft Project đầu tiên

ra đời dành cho hệ điều hành Microsoft Project danh cho Windows, va duoc dat tén la

Trang 7

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

Version 1 for Windows Cho đến nay, Microsoft Project đã trở thành phần mềm quan ly

dự án được ưa chuộng và sử dụng phô biến trong các doanh nghiệp, các chức năng thiết thực giúp nâng cao hiệu quả dy an (Project Management Software, 2023)

Một số lợi ích mà Microsoft Project mang lại:

e - Giao diện thân thiện, trực quan, dé dàng làm quen và sử dụng

« - Theo dõi sát sao tiến độ dự án

® Microsoft Project có thể kết hợp tốt với Microsoft Teams để tận dụng sức mạnh của hai ứng dụng trong việc cộng tác và quản lý dự án

® - Đơn giản hóa việc quản lý các dự án phức tạp

s - Khả năng cộng tác, làm việc cùng nhau đù không ở gần nhau

© H6 tro chia sé tép tin, tro chuyén, thiét lap hop va nhiéu tinh nang hiru ich khác

* Tuong tac tốt với các ứng dụng thuộc hệ sinh thái của Microsoft

Một vài tính năng nôi bật cla Microsoft Project:

s Lập kế hoạch cụ thể cho dự án

s - Tính toán và xác định thời gian hoàn thành của dự án

s _ Thiết lập tiến độ thích hợp tùy vào từng nhiệm vụ nhỏ phải thực hiện

s - Phân bố nguồn lực và chi phi cho từng nhiệm vụ

* Phân công nhiệm vụ cho các thành viên và thiết lập thời gian phải hoàn thành công việc

* Có thể thực hiện điều chính kế hoạch phù hợp đựa vào các ràng buộc về

mặt thời gian và chi phí tài nguyên hữu hạn tùy vào giai đoạn của dự án

se Cho phép sử dung phuong phap Earned Value Method (Quan ly gia tri thu

được) để quản ly tiễn độ va chi phi

e® Nhiều chế độ xem các thông tin vẻ dự án khác nhau

s - Đánh dấu, lọc, sắp xếp thông tin dự án tùy chọn đề tối ưu hóa cách làm việc của bạn

se Cho phép cộng tác, chia sẻ dữ liệu, lên lịch họp với các thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc

s - Thiết lập các báo cáo chuyên nghiệp để theo dõi, phân tích và đánh giá cho ban lãnh đạo, chủ đầu tư và các thành viên khác trong ban dự án

Trang 8

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

@ và - Taskname ~|Dwaton + |Stan +ỈHNNÀA + PRÓ@OMMSS + | Resour Names ~

= Ben 30 days: Fri 28/03/14 Sun 27/04/14 1 Mr Dy

vs 10 days: Fri 28/03/14 Sun 06/04/14 1 Mr Dy

wyea 10 days: Fri 2R/03/14 Sun 06/04/24 1 Mr Dy

nv j=

lv

E "„v “Đường đây trung thế 22KV Sdays Thủ 10/04/14 Mon l ” Công nhân|200%)

Savas ‘Tram biéa 69 320KVA- 22/0AKV day Thụ 10/04/14 Thụ 10/04/16 17 Công nhân|200%)

Biv = Phá đá “day “Sun 33/04/14 Wied 16/04/12 17FS-2 đaya,2175-; Xúc xách Ô tô

sự mm 'Bê tông nền 10MIPA 1day Mon 19/05/12 Tue 20/05/14 24 ‘Vira BT 10Mpa 12)

:

ays 'Phá dỡt bê tông nền 2days ‘Sun 25/05/14 Mon 26/05/1: 27 ‘Que han[157.2 kg)

[Ready Highight Fiter Apotied S$ New Tasks : Asto Scheduled Bin e @ c© ! =

Hinh 6 MICROSOFT PROJECT - Giao dién phan mem

Trang 9

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

2.1 Giới thiệu tong quan

Microsoft Project hay con goi la MS Project là một phần mềm được giới thiệu lần

đầu vào năm 1984 do Microsoft 365 phat triển với mục đích giúp doanh nghiệp quản lý

dự án một cách dễ dàng hơn Ngoài ra, Microsoft Project cũng là công cụ quan trọng

trong việc lập kế hoạch, theo đõi và điều phối các dự án

Với phần mềm Microsoft Project, người dùng có thể tổ chức và quản lý các tác vụ, nguồn lực, lịch trình và tài liệu của dự án hiệu quả Phần mềm cho phép người đùng tạo được biểu đồ Gantt, các sơ đồ phụ thuộc (đependency charts), thiết kế lịch trình, va theo dõi tiễn độ của các công việc (Nguyen Quoc Toan và cộng sự, 2017)

Microsoft Project có thê cung cấp nhiều tính năng hữu ích như:

1 Lập kế hoạch dự án: Người dùng có thể tạo kế hoạch dự án chỉ tiết, xác định thời

gian và nguồn lực cần thiết, đặt mục tiêu và ước lượng thời gian hoàn thành

2 Quản lý tài nguyên: Cho phép người dùng quản lý các tài nguyên (con người, vật

liệu, thiết bị, ) và phân bỗ chúng cho các công việc cụ thể Điều này giúp đảm

bảo rằng dự án được phân phối công bằng và hiệu quả

3 Điều phối và theo dõi dự án: Cho phép người dùng theo dõi tiến độ của các công việc, xem xét các sự trễ, kiểm soát và điều chỉnh lịch trình cho phù hợp với các

yêu cầu dự án

4 Báo cáo và truyền thông: Cung cấp các công cụ tạo báo cáo tự động với dé thi du

an, bao cao tai chính và trạng thái của dự án Người dùng cũng có thể chia sẻ thông tin dự án với các thành viên khác trong nhóm làm việc

2.2 — Giao lên phan mềm

Giao điện của Microsoft Project được thiết kế để giúp người dùng dễ dàng tổ chức, quản lý và theo dõi các dự án

Trang 10

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

Hinh j Hinh giao dién ctta MS project trén may tinh

Menu va thanh céng cy: Giao diện Microsoft ProJect có một thanh menu ở phía trên cùng và một thanh công cụ chứa các nút tác động nhanh cho các chức năng phô biến

Từ đây, người dùng có thể truy cập vào các tùy chọn quản lý dự án, chỉnh sửa thông tin

Phere Tank) MAs=etỞ vien Sis # = - +

Hình 8 Màm hành làm việc của MS project

Các thành phần trên màn hình làm việc chính của Microsoft project:

Trang 11

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

1,

Trang 12

Thanh công cụ (Toolbar): Đây là thanh nằm ở đầu màn hình, chứa các nút lệnh

và biểu tượng để thực hiện các tác vụ như tạo mới dự an, lưu trữ, im ấn, xuất dữ

liệu và thay đôi cài đặt

Thanh menu (Menu bar): Nằm ngay dưới thanh công cụ, thanh menu chứa các danh mục như File, Edit, View, Insert và Format Mỗi danh mục có nhiễu lựa chọn đề điều chính thiết lập và thực hiện các tác vụ trong ProJect

Bảng điều khiến Ribbon (Ribbon): Là một thành phần quan trọng khác của

giao diện người dùng của Microsoft Project Nó bao gồm nhiéu tab nhw Task, Resource, View và Format Mỗi tab có nhiều nhóm công cụ liên quan đến loại công việc hoặc tính năng cụ thể

Cửa số làm việc (Workspace): Đây là không gian làm việc chính trong

Microsoft Project Nó hiển thị biểu đồ Gantt chart hoặc bảng thông tin với

danh sách công việc và thông tin chỉ tiết liên quan

Bang Task List: Hién thi danh sách các công việc trong dự án, bao gồm tên

công việc, thời gian bat đầu, thời gian kết thúc và tiễn độ

Bang Resource Sheet: Hién thị danh sách các nguồn lực (nhân viên, máy móc, vật liệu) được sử đụng trong đự án Nó cung cấp thông tin chỉ tiết về tài nguyên như tên, vai trò và số lượng

Bảng Gantt Chart: Là biểu đồ hiển thị các công việc theo trục thời gian Nó cho

phép bạn xem lịch trình của dự án và quan sát mối quan hệ giữa các công việc Các thanh cuộn (Scroll bars): Cung cấp khả năng di chuyên qua lại giữa các

phần khác nhau của màn hình làm việc khi có nhiều thông tin dé hién thi Thanh trang thái (Status bar): Hién thị thông tin về tiễn trình làm việc hiện tại

cua ban trong Project, chẳng hạn như tổng số công việc hoặc nguồn lực đã được nhập vào

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

2.3 Một số thao tác cơ bản

2.3.1 Tạo một ự án mới

Bước l_ Mở Microsoft Project trên máy tính của bạn: Click vào Start > Search >Microsoựt Ouice > Mierosoựt Prộect 2013 Hoặc click chuột vào giao diện Microsoft Project trén man hình máy tinh

Bước 2 Một cửa số pop-up sẽ xuất hiện cho phép bạn lựa chọn một mẫu dự

án cĩ sẵn hoặc tạo dự án từ đầu Bạn cĩ thể chọn một trong các mẫu cĩ sẵn hoặc nhấp vào "Blanề Prộect" để bắt đầu từ đầu

Project Scaggested searches: Projects Son dảm Andnh lhsny hưởng Tedhesdogy

—

Hinh 9 Tao m6t du dn moi trong Ms Project

Bước 3 Sau khi đã chọn loại dự án, tiếp tục dự an đã tạo hoặc nhấp vào nút

"Create" để tạo dự án mới

Đước 4 Giao diện của Microsoft Project sẽ hiển thị ra màn hình làm việc với biểu đồ Gantt và các cơng cụ quản lý dự án khác

Trang 13

CHƯƠNG 2 PHẬN MÈM QUẦN LÝ DỤ ÁN MICROSOFT PROJECT

2.3.2 Thiết lập thông tin ự án

Đước Ï Mở Microsoft Project và mở dự án đã tạo hoặc tạo dy án mới theo các bước trong phân trước

Bước 2 Nhấp chuột vào tab "File" trên thanh menu

Bước 3 Trong thẻ “File”, tab "Info", bên phía phải màn hình bạn có thê điều

chỉnh các thông tin cơ bản của dự án như:

Hình 10 Thiết lập thông tin trong Ms Project

® - Ngày bất đầu (Start Day): Chọn ngày bắt đầu dự án bằng cách nhấp vào ô bên cạnh ngày bắt đầu

® - Ngày kết thúc (Finish Day): Chọn ngày kết thúc dự án bằng cách nhấp vào

CHƯƠNG 2 PHẦN MÈM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT Buéc 4 Bạn cũng có thê điều chỉnh các tham số khác như ngày bắt đầu thực

tế, ngày kết thúc thực tế, thành viên nhóm dự án và email nhóm dự án trong phan "Tiện ích khác" trong tab "Thông tin"

Bước 5 Khi bạn hoàn thành điều chỉnh thông tin dự án, nhấp vào nút "OK"

đề lưu các thay đôi

Đước I Trén tab Project chon Change Working Time

Trang 15

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

Change Working Time x For calendar: [ Standard (Project Calendar) vị Create New Calendar

Calendar ‘Standard’ is a base calendar

Click on a day to see its working times: Working times for August 15, 2023:

* 1:00 PM to 5:00 PM 1Ị213|14]|5

Hinh 11 Hép thoai Change Working Time

Buéc 2 Chọn Options để thiết lâpy lịch thời gian làm viêq; số giờ làm viêq; thời gian kết thúc cho dự án

Đước 3 Tai Tab Exceptions

e Name: tén métysy kiéwnao dé

¢ Start & Finish: thời gian bat dau va kết thúc Bude 4 chon detail dé lựa chọn ngày và giờ làm viêqngoại lêy

Trang 16

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

Details for '[Unnamed]' x Set working times for these exceptions

Hình 12 Màn hình điều chỉnh ngày làm viéc trong Ms Project

2.3.4 Tạo anh sách công việ c

2.3.4.1 Lập danh sách các tác vụ cia dw an

Bước Ï_ Trén tab Task chon Gantt Chart

Đước 2 CétyTask Mode chon | trong 2 loai, sau dé nhajy tén vao cétyTask name Khi chưa tinh số ngày cho từng công viêq; măyđịnh ngày bắt dau là ngày bắt đầu của dự án

2.3.4.2 Tạo các nhiệm vụ phụ

Buoc I Chọn các nhiêm vụ con của môfynhiêm vụ, nhóm lại thành môgial đoạn

Trang 17

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

Gantt Chart Tools Project1

Q Tell me wha Se) ca Report Project Gantt Chart Format

mm mm mm mm TW MarconTrack ~

© | Mode ~ | Task Name ~ Duration ~ Start ~ | Finish ~ Predecessors +

Hinh 13 Chgn Gantt Chart

Bước 2 G tab, chon Auto Schedule, click vao Indent Task (day là các nhiêm

vu con) 2.3.4.3 Thiết lập ngày tháng và thCi gian của nhiện vụ

Bước Ï_ Chọn và tô den nhiêm vụ

ước 2 Nhây vào sô ngày hoàn thành nhiêm vụ

2.3.4.4 Thiết lập thCi hạn (Deadline)

Bước 1 Chọn nhiên vụ can thiét lay, đúp chuôyđể mở hôg thoại Task

Information

Trang 18

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU'AN MICROSOFT PROJECT

General | Predecessors | Resources | AdvancedÌ_ Notes | Custom Fields |

Name: | Duration: +- [E]Estimated Percent complete: > Priority: $

Schedule Mode: (®) Manually Scheduled OC inactive

Bước 1 Chọn Task cần ghi chủ, click chuôg phải và chọn Note

Bước 2 Xuất hiêy hôy thoại, nhây thông tin cần ghi chú sau đó nhấn OK

(Thông tin đã được lưu)

Trang 19

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

D |

cane

2.3.5 Thiết lập mỗi quan hệ giữa các công việc

Dé tao liên kết giữa các task trong dự án có 4 kiểu liên kết thường găy:

Bảng 1 Thiết lập mỗi quan hệ giữa các công việc

Công viêwkế tiếp không thê kết thúc khi công viêw

CHUONG 2 PHAN MEM QUẦN LÝ DỤ ÁN MICROSOFT PROJECT

2.3.5.1 Cách tạo liên kết giJa công việc

Bước 1 Chọn 2 công viêy muốn thiết lây mối quan hêytạo quan hê ÿinish —

to — Start (FS)

Bước 2 Ö tab Task, nhóm Schedule ta chọn Links Tasks, 2 công viêy được

thiết lâp măq định ở kiểu Einish — to — Start

Hình 16 Biểu tưởng liên kết công việ c

2.3.5.2 Đi kiNu liên kết khác

Bước 1 Nhan vào môy công viégy & tab Task -> Nhóm Properties, chọn Information Xuất hiên hôy thoại Task Information:

Trang 21