Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự án

LOI MO DAU Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu suy thoái như hiện nay, thì các doanh nghiệp phải rất cân thận trong việc đưa ra quyết định thực hiện dự án nảo đó.. Qua sự hướng dẫn của

NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP HO CHI MINH

li

TIỂU LUẬN NHÓM

BAO CAO KET QUÁ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM: UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT

TRONG QUAN LY DU AN

Nhóm thực hiện: 07

GVHD: Đặng Hoàng Huy

Thành phố Hô Chỉ Minh, tháng 01 năm 2024

DANH SACH THANH VIEN TRONG NHOM

góp

bảy word

MS Project cho dự án

sách công việc cho dự

án

Thién Thu phan dinh nghia, danh sách công việc cho dự

MUC LUC

DANH MUC HINH ANH, SO DO, sccsssssssssssessssossessssssssocssssscsscessesssscsseessenseceasescaeesese 2 LOI MO DAU csssssssssssssssnssssssssenssessnscssnssssnseesussssssesessesssnscesnesesssessssssssscsnssensasssesssssseessesses 2

1.2 Các loại dự án và mối quan hệ của các dự án -5 S2 111121122 xe 4

CHƯƠNG 2: PHẦN MÉM MICROSOFT PROJECTT 2016 s5-ss<©xe 5

IV 0vo oi 8o) 0 1 5 1.2 Tinh năng cơ bản của Miicrosof ProJect - ác: c1 1 1121112111 11121 11111211121 kg 5 1.3 Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Projeet scSnnn HH HH 2g nàn 6

Giới thiệu dự án

1.1 Tên dự án:

mà 7 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian và tài nguyên dự án

7

2.2 Thiết lập thông tin dự áñ: 2: 221121122112 112 111211111151 11111111 1111 11 H1 ng kg 8 2.3 Tạo lịch - Thay đổi thời gian làm việc 522111 1 1111211211121 111 1122 xe 9 2.4 Tạo danh sách công vIỆC L0 1201201211221 12211 10111111011 11111111 111211110111 ngu 11

2.7 Cập nhật tién dd cOng VI8C ccc cccccceccesseseseesessessesseseeseesessessessesscssessitseseeseeseen 14

2.8.1 Báo cáo tiến độ dự án -¿ 525-2222122111221112111212121112111121211112 ke 16

2.8.2 Báo cáo tông quan công viỆc 5s 111 E21211211211111211 12112111101 tre 16 2.8.3.Báo cáo tông quan nguồn lực - 2s 221151 12111211211111222121 121211 reg 17

DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỎ

Hinh 1: Tao ¡g8 iÝ£ Hinh 2: Thông tin của dự án L0 221211 121121112 111511211 11111111111 11111 11111 HH kg Hình 3: Thay đổi thời gian làm viỆc 2 s 1E E112112711121121122121221 2e tg Hình 4: Thay đổi thời oian mặc ổịnh - ¿+ 2c 2c 22111211221 121 1151111111211 81 1111101111111 ky Hinh 5: Lựa chọn ngoại lệ cho ngày làm vIỆc 2 2222212221121 1 2211211118111 1 112 Hinh 6: Chọn kiểu sơ đồ Gantt để nhập danh sách công viỆc - c2 2c c2c 2 2x2 Hinh 7: Danh sách công việc sau khi nhập va thiết lập mỗi quan hệ - ‹+ Hình 8: Đánh số cho các 9051-0107

Hinh 9: Danh sách nguồn lực sau khi nhập -. 22 2212211221121 1 2115111812118 E xe Hinh 10: Phan bé nguồn lực cho tác vụ Í.Ì cc cnn nnn HH Hs nn TH TT TS T111 111511251111 11 1x xcxẻ Hinh 11: Sơ đồ phân bỗ nguồn lực cho từng tác VỤ L2 2n nn HH Hay Hinh 12: Cập nhật tiến độ công việc mục Ì.Ì - c c2: 221211122111 1921 1222111111111 ky Hình 13: Bảng tiễn độ công việc của từng tÁC VỤ L1 1221211111112 111118111111 re

Hình 15: Báo cáo tiễn độ dự án 2 T21 Sn S111 15 1111151215111 nan rye Hình 16: Báo cáo tông quan công viỆc - s52 St 1121211111211 1211111212112121 12 1g Hình 17: Báo cáo tông quan nguỗn lực 5s 2252 12112127121121121111111 1211111212 0

LOI MO DAU

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu suy thoái như hiện nay, thì các doanh nghiệp

phải rất cân thận trong việc đưa ra quyết định thực hiện dự án nảo đó Vì nếu quản lý

dự án không tốt thì doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề nghiêm trọng Vậy nên, các ứng dụng quản lý dự án đã giúp ích rất nhiều Không chỉ các doanh nghiệp nhà nước mà còn có những doanh nghiệp tư nhân đã và luôn sử dụng các công cụ đó trone hoạt động kinh doanh hay sản xuất của mình

Qua sự hướng dẫn của giảng viên nhóm chúng em quyết định chọn công cụ quản lý

dự án Microsoft ProJect để thực hiện quản lý dự án: “DỰ ÁN KINH DOAN TIỆM BÁNH” Nhằm tạo ra một dự án với kế hoạch ở các cấp độ chỉ tiết từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực, nhóm chúng em xin được trình bày cụ thê ở những phân tiếp theo

Vì thời gian và kiến thức của chúng em còn hạn hwp, nên sx không tránh được những sai sót Vì vậy chúng em mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy để bài của chúng em có thể được hoàn thiện hơn

CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN

1 Tổng quan về dự án

1.1, Khái niệm

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới han dé dat duoc những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhụ cầu của đôi tượng mà dự án hướng đền

Một dự án có thê được xem xét như là 1 chuỗi các công việc và các nhiệm vụ:

« Có mục tiêu cụ thê được hoàn thành trong những điều kiện nhất định

« Được xác định rõ thời p1an bắt đầu và kết thúc

« Có giới hạn nhất định về tài chính

« Sử dụng các nguồn lực nhất định về phương tiện, thiết bị, con HĐƯỜI

1.2 Các loại dự án và mối quan hệ của các dự án

Có ba loại hình dự ân chủ yếu, được Nhà nước cho phép áp dụng hiện nay:

- Dự án đầu tư: là tong thể các hoạt động dự kiến với các nguồn lực và chi phí cần thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chx với lịch biểu thời gian va dia điểm xác

định

- Dự án đầu tư công: là hoạt động đầu tư của nhà nước vào các chương trình, dự án xây dựng kết cầu ha tang kinh tế - xã hội và đầu tư vào các chương trình, đự án phục

vụ phát triển kinh tế - xã hội

- Dự án hợp tác công tư: là việc nhà nước và nhà đầu tư, doanh nghiệp cùng phối hợp

thực hiện dự án phát triển kết cấu hạ tầng, cung cấp dịch vụ công trên cơ sở hợp đồng

du an

Môi quan hé cua cac c6ng viéc trong dự án:

- Finish - to- start (F-§): Ngày kết thúc của một công việc tiền nhiệm để xác định cho công việc kề tiếp

- Start — to - start (S-S): Ngay bắt đầu của một công việc tiền nhiệm sx xác định ngày bắt đầu của công việc kế tiếp

- Finish- to- finish (F-F): Ngay két thức của công việc tiền nhiệm xác định ngày kết thúc cho công việc kế tiếp

- Start — to - finish (S-F): Ngay bat dau của công việc tiền nhiệm sx các định ngày kết thúc của nhiệm vụ kê tiếp

2 Phần mềm quản lý dự án

- Có 2 loại phân mêm quản lý dự an là phân mềm miền phi va phan mém có bản

quyên

+ Các phần mềm miễn phí như: Trello, Project Manager,

+ Các phần mềm có bản quyền: Microsoft Project, Fastdo, Liquid Planner

CHUONG 2: PHAN MEM MICROSOFT PROJECT 2016

1 Giới thiệu tông quan

1.1 Microsoft Project la gi?

Microsoft Project la mét tng dung quan ly dy an do Microsoft phat trién No cung cap các công cụ để quản lý và theo dối tiến độ của các dự án, từ lập kế hoạch và phân công nguồn lực đến theo dõi chỉ phí và tiến trình công việc Microsoft Project giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm làm việc hiểu rõ hơn về các công việc cần thực hiện, thời pian hoàn thành và tài nguyên được sử dụng

Ứng dụng này cho phép người dùng tạo lịch trình, quản lý tài nguyên, theo dõi tiến trinh công việc, và tạo bảo cáo về các khía cạnh khác nhau của dự an Microsoft Project cung cấp giao điện đồ họa và nhiều chức năng để hỗ trợ người ding trong qua trinh quản lý dự án, từ dự án nhỏ đến các dự án lớn và phức tạp

1.2 Tinh nang co ban cua Microsof Project

Microsoft Project cung cap mot loat cac tính năng quan trọng để hỗ trợ quản lý dự án Dưới đây là một số tính năng cơ bản của Microsoft Project:

5

« Lập kế hoạch dự án: Cho phép người dùng tạo lịch trình chỉ tiết cho dự án bằng cách thêm công việc, xác định thời sian bắt đầu và kết thúc, xác định phụ thuộc g1ữa các công việc

« Quản lý tài nguyên: Theo dõi và quản lý nguồn lực như nhân viên, thiết bị, và vật liệu Người dùng có thê phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và kiếm soát tài nguyên của dự án

« Theo dõi tiễn độ: Cung cấp các công cụ đề theo dõi tiến trình thực hiện của dự án so với kế hoạch Người dùng có thê xem biếu đồ Gantt để hiến thị thời gian tiến triển của các công việc

« Báo cáo và phân tích: Tạo và tùy chỉnh các báo cáo về tiến độ, nguồn luc, chi phi,

và các yếu tô quản lý khác Điều này giúp người quản lý dự án hiểu rõ hơn về hiệu suất dự án

« Quản lý chi phí: Theo dõi và quản lý ngân sách dự án Microsoft ProJect cho phép người đùng theo dõi các chỉ phí thực tế so với dự kiến

« Phân quyển và chia sẻ dự án: Kiểm soát quyền truy cập và phân quyền giữa các thành viên trong nhóm Cho phép chia sẻ thông tin dự án thông qua các tệp và bản In

« Quản lý rủi ro: Đánh giá và theo dõi các yếu tố rủi ro có thể ảnh hướng đến dự án, giúp người quản lý triển khai các biện pháp phòng ngừa

« Tích hợp với các ứng dụng Microsoft khác: Liên kết dự án với các ứng dụng khác như Microsoft Excel và SharePoint để chia sẻ thông tin và tôi ưu hóa quá trình làm việc

1.3 Yêu cầu hệ thống cài dat Microsoft Project

Yêu cầu hệ thống để cài đặt và chạy Microsoft Project có thể thay đổi tùy theo phiên bản cụ thể của ứng dụng Dưới đây là một số yêu cầu phỏ biến:

Hệ thông Microsoft Project Standard 2019 và Microsoft Project Professional 2019

- Hệ điều hành: Windows 10 SAC, Windows 10 LTSB 2016, hoặc Windows Server

2019

- B6 xu ly: 1.6 gigahertz (GHz) hoặc nhanh hơn, bộ xử lý kép

- Bộ nhớ RAM: 4 GB RAM hoặc hơn

- Ô đĩa cứng: 10 GB không gian trống trống trên ô đĩa cứng

6

- Màn hình: Độ phân giải 1280 x 768 hoặc cao hơn

- Đồ họa: DirectX 10 cho giao diện GPU

- Trình duyệt: Phiên bản mới nhất của Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome hoặc Firefox

- NET version: 3.5, 4.0 hoặc 4.5

- Để sử dụng các tính năng tích hợp của Microsoft Project với các ứng dụng khác, cần cài đặt Microsoft Office 2019 hoặc Office 365

CHƯƠNG 3: DỰ ÁN KINH DOANH TIỆM BÁNH NGỌT

Giới thiệu dự án

1.1 Tên dự án:

- Dự án kinh doanh tiệm bánh

12Y twong:

Cùng với nhu cầu ăn uống ngày cảng phát triển của người dân Việt Nam Chúng tôi nhận thấy rằng, bánh ngọt-sự lựa chọn quen thuộc sau những bữa ăn chính giờ đây không chỉ ngon mà còn phải đwp mắt và giá cả hợp lý Bánh ngọt là món ăn phù hợp

và dễ dàng sử dụng với mọi đối tượng và mọi lứa tuổi Nhìn thấy được cơ hội kinh doanh và phát triển vô cùng thuận lợi, chúng tôi đã quyết định cùng nhau kinh đoanh tiệm bánh ngọt với nhiều loại bánh và mẫu mã vô cùng đa dạng Tiệm bánh có tên là: Sweetie

DIA DIEM: Sweetie, 255 Hoang Diéu 2, phuong Linh Chiéu, thanh phé Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Đối tượng hướng đến: Mọi đối tượng làm việc và sinh sống tại khu vực phường Linh Chiêu và các khu vực lân cận

2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian và tài nguyên dự

r

an

2.1 Tao du an

Nhan vao ving Blank Project để tao dự án

© Good evening

New

fay r '

Ee + Tỉ“

a = m I==== == = aioe = kea

Haim meee OCeBGHvub+ege -ess * vee wie

Hình 1: Tạo dự án

2.2 Thiết lập thông tin dự án:

Vao Menu Project => Project Information

Nhập các thông tin cơ bản như:

Start date: Ngay bắt đầu của một dự án

Finish date: Ngay két thúc của một dự án

Calendar: Chọn lịch làm việc, có 3 loại:

® Standard: lịch chuẩn

® Nipht Shift: lich ca đêm

® 24 hours: lịch làm viéc 24 gio

"

Start date: | Mon o1/01/24l v| current date: | Wed 03/01/24 vị

> Einish date: Thu 10/10/24 Status date: | NA ~| È

= Schedule from: | Project start Date v | Calendar: | standard vị E

| All tasks begin as soon as possible Priority: [ 500 H (Aa

Ỉ Enterprise Custom Fields

Hình 2: Thông tin của dự án 2.3 Tạo lịch - Thay đổi thời gian làm việc

| For calendar: | Standard (Project Calendar) * Create New Calendar

Calendar ‘Standard’ is a base calendar

Click on 3 day to see its working times: Working times for 03 January 2024:

~ 9:00 SA to 5:00 CH

~ 5:30 CH to 10:00 CH Based on:

Default work week on calendar

‘Standard’

Exceptions work Weeks

Details

Delete

Hình 3: Thay đối thời gian làm việc

Bước I: Từ menu Project => Change Working Time:

Bước 2: Chọn nút Optfions: để thay đổi hoặc giữ nguyên thông tin về giờ làm việc bao gôm thời gian bat dau lam viéc, thoi sian kết thúc, số g1ờ làm việc

¢ Week start on: ngày bắt đầu trong tuần

® Fiscal year start in: thang bắt đầu trong năm

® Default start time: giờ bắt đầu thực hiện trong ngày

® Hour per day: số giờ làm trong ngày

® Hours per week: số giờ làm việc trong tuần

® Day per month: số ngày làm việc trong tháng

‘=| Change options related to scheduling, calendars, and calculations

Calendar options for this project: @) Ou an kinh đoan tiệm bánh

Monday v

Sa January — Language

| Advanced 00 SA

cOcH + sstomize Ri

Trust Center

Percentage + Scheduling options for this project @) Dyan kinh doan tiem banh *

New tasks created: Manually Scheduled + scheduled or Project Start Date +

Days

Hours

Fixed Units ¥

Hình 4: Thay đổi thời gian mặc định

Bước 3: Tại giao điện màn hình Change Working Time => Chon thé Exceptions

nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details để lựa chọn ngoại lệ cho

ngày đó có phải là ngày làm việc hay không ? Thời gian làm việc thé nao?

10