Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án

GIOI THIEU TONG QUAN 1.1 Khái niệm dự án va qui trình quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gia

NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HOC NGAN HANG THANH HO HO CHi MINH KHOA HE THONG QUAN LY THONG TIN

`2

1976

BAO CAO KET QUA THUC HIEN BAI TẬP NHÓM

UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT TRONG QUAN LY DU AN

NHAN XET CUA GIANG VIEN

2.3 Một số thao tác cơ bản cà ch HH n2 12122121 1e 4

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án - 5 22 1 tn211212218 12112121 re 6 ptiadaẳẳẳiiẳiaiiaiiiii5 7

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các cOmg VBC ccc cccccccceccceecsessssetseetsteseseseretsseesseee 13

2.3.7 Phân bồ tài nguyên cho các công việc 55 S1 HH 0 112222121 16

2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án S0 SH HH 210122122121 rrye 19 2.3.01 Cân đối tài nguyên S0 SH HH H212 111220 1112121 20

DANH MUC BANG BIEU

Bang 1 Ké hoach va phan céng céng vié

Bang 2 Chi phi nguồn lực dự ân dự toán

" nnn EEE LEER TEER EEE EEE E EES EEE EE EE EE EEE

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình I-I Quy trình quản lý dự án Q0 2202121112112 2222 1151151112811 ky 7

Hinh 2-1 Giao điện phần mềm 2 2-52 S9 ỀEE2E2112112112112112112112 1110702102121 are 9

Hình 2-2 Thanh công cụ MS PFroJ€CE Q01 0022112121112 1 121110112 1151111111 111111 ớt 9 Hình 2-3 Nhóm lệnh trong MS ProJect 2 1211221112111 2211 2111112101111 kệ 10 Hinh 2-4 Giao dién mét s6 chire nang chuan cla MS Project c.ccccccccccscccsesesseseseseeeseeeeees 10

Hinh 2-5 Giao điện tạo dự ấn THỚI cece cecececccccccccccccceccsseeescnttttttsceeeeeeccecececeeeeunnnness 11

lì a¿-adađẳáẳaiaiẳaẳầaẳáaáaÁẮẶI 12

Hình 2-7 Giao điện thiết lập thông tin dự án L L2 1221222112211 2211 2tr rrey 12

Hình 2-8 Giao diện hộp thoại Change Working Tĩme 5 c2 2222222122 13

Hinh 2-9, 6/:.s0ì).i080)0)019))43iiỶŸỶŸỶÝẢÝ 14 Hình 2-10 Ciao diện thanh CONG CU cocci ccc 0 212211112112 211181152211 111211221111 tk 14

Hinh 2-11 Giao điện khi nhập đữ liệu với proJ€Cf - - c0 2212221221112 1122k gey 15

Hình 2-I2 Ciao diện tạo nhiệm vụ phụ 5 L2 1222122211221 112111121 1115111151811 x12 xe 15

Hình 2-14 Thiết lập deadline 5-5 1 1E 12 1 11211111121111 17111 12111212111 reo 17 Hình 2-15 Giao điện khi bắt đầu thiết lập ghi chú 55 1 SE SE E2 1x Excxerrưyy 18

Hinh 2-16 Giao diện nhập ghi chú L2 1211122112111 1 151581111511 151 111111 xe 18

Hinh 2-L7 Glao điện các nhiệm vụ Ìớn cccccceeeesesnsensetscccecceccceccceseseeentttaaceeecs 19 Hình 2-18 Giao điện thiết lập nhiệm vụ phụ - - - 20 221221212112 12 22111222 tt re 20 Hình 2-19 Giao điện khi liên kết giữa 2 giao đoạn 5 St n2E H22 re 20 Hình 2-20 Thiết lập nguồn lực cho công VIỆC - L2 2211221111 2212 22111811 re 22

Hình 2-21 Phân bồ tài nguyên cho công viỆC - c5 tt SE E1 1211011011 tr 22 Hình 2-22 Giao điện phân bồ tài nguyên 1 5S 2 E111 1121221122211 121gr re 23

Hình 2-23 Phân bổ nguồn lực công VIỆC L 0 2 2112121121212 115 1k nn ng ghe rrky 24

Hình 2-24 Tìm đường găng cho dự án - Q0 0112122112112 n1 11151 Ty 25

Hình 2-25 Cập nhật tiên độ dự án - 5 1 2S 2121212211212112112121221 212g 26 Hình 2-26 Cân đối tự động - Sàn T2 2121121121211 1 12211 t2 ng 26 Hình 2-27 Cân đối thủ công 5-5 ST 1211111121111 1211121212112 ng Heo 27 Hình 2-28 Báo cáo tông quan của dự án c2 TT E1 1 n1 2tr re 28

Hình 2-29 Báo cáo tông quan nguồn lực dự án - s1 S1 E122 22111 1E re 28

Hình 3-1 Giao diện khi thiết lập thông tin dự án - 51513 E22 E1 E2 tk te re 34 Hình 3-2 Giao diện các mối liên hệ - ©5222 2222 22111122111221111217111211111 111 tt 35

Hình 3-3 Thông tin nhân viên - (01120121 11211111111 11111111011 101 111111 1111111 KH ke 35 Hình 3-4 Báo cáo tông quan của đự án - c2 2121 1212211 tre ray 36 Hình 3-5 Báo cáo tổng quan về chi phí của dự án - 5-5 s2 E211 1 tre 37 Hinh 3-6 Work V€TVICW Q2 n TT TT HH ng KT 11c 1k kg 11k k1 E E111 1k kẻ 38

Hình 3-7 Báo cáo tổng quan về nguồn lực đự án - 5c s2 H2 re

CHUONG 1 GIOI THIEU TONG QUAN

1.1 Khái niệm dự án va qui trình quản lý dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời

gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới hạn đề đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK, 2017)

1.1.2 Quy trình quản lý dự án

Trong quy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn cơ bán sau:

e Khoi tao dy an (initiating)

° Lap ké hoach (planning)

se Triển khai dự an (executing)

e© - Theo dõi và đánh gia (monitoring a controlling)

® Trello: quản lý các dự án một cách trực quan (dựa theo phương pháp Kanban)

e Asana: quan ly task nhom

© ClickUp: trực quan hóa các nhiệm vụ tốt

¢ Wrike: cac tính năng giống như bảng tính (spreadsheet-like)

® Paymo: phù hợp cho các freelancer va agency team nhd

© _ Airtable: xây dựng một ứng dụng quản lý dự án theo yêu cầu

© - GoodDay cho việc ứng dụng nhiều phương pháp quản lý đự án

e Jira: danh cho cac developers

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU AN MS PROJECT

2.1 Giới thiệu tổng quan

MS Project là gi? Microsoft Project 1a phan mém về quản lý dự án quen thuộc và là công

cụ không thể thiếu đành cho các Project Manager và đội nhóm dự án trong việc phát

triển kế hoạch dự án, phân công nguồn lực cho dự án, hoạch định và theo dõi tiến độ,

quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc

Bạn có thể sử đụng Microsoft Project đề:

© Tạo ra các kế hoạch cho dự án ở các cấp độ chi tiết cho một dự án Kiểm soát các

công việc mà Microsoft Project có thê tự động thiết lập lịch hoặc bạn sẽ thiết lập bằng tay

© - Quản lý các công việc, chỉ phí, nguôn lực theo từng cấp độ

s_ Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách Áp dụng các nhóm, đánh dau, sắp xếp và lọc các thông tin mà bạn muốn

© Theo dõi và quản lý kế hoạch trong quá trình thực hiện dy án

© Cộng tac, chia sé đữ liệu với những thành viên trong nhóm đề tăng năng suất làm

việc

2.2 Giao dién phan mem

Indicator column Payee Gantt Chart view

Quick access @ » « E S] moi [TNNN

= toolbar — =—"

¢ Thanh tab va giao diện Ribbon thân thiện Tab là nơi để bạn thao tác trên Microsoft Project Trong Microsoft Project 2016 c6 5 tab chinh la Task, Resource, Report, Project, View, Format

Gaptt SA == : ==“ x - - Manually Aut ae ask information cro „e

— il Group: Trên mỗi Tab co nhiéu group, group la

Bruis-A:-|' các chức năng được sắp vào một nhóm

Font

Hình 2-4 Nhóm lệnh trong MS Project

Save, Save As, Open va Close

là các chức năng chuẩn trong

Office New cho phép bạn tạo

một dự án mới dựa trên các mẫu

có sẵn Info la noi dé bạn truy

cap dén cac tập tin dy an

Hình 2-5 Giao diện một số chức năng chuẩn của MS Project 2.3 Một số thao tác cơ bản

® Tao cac tac vu (Tasks)

ms ID: M tác vụ

© Task Name: Tén tac vu

¢ Thiét lap lich biéu (Schedule)

s Duaration: Tho gian cua tac vu

cs Start: Thoi gian bat đầu tác vụ

« Finish: Thoi gian két thúc tác vụ

¢ Quan ly nguon luc (Resources)

© Predecessor: Quan hé céng việc

cs Resource Name: Tén nguén luc

xà Work: công việc

ms % Complete: ty 1é hoan thanh

2.3.1 Tạo một dự án mới

Bước 1: Khởi động Microsoft Project

Chon File — New

Chon Blank Project

Hinh 2-6 Giao dién tao du dn moi Bước 2: Trên tab File, click chọn Save đề lưu lại tập tin dy an Trên hộp thoai Save As, chon thu muc ban muốn lưu dự án

Chọn File name cho dự án, sau đó nhân Save

2.3.2 Thiét lập thông tin dự án

Trén tab Project, tai nhom Properties, click vao Project Information

Hinh 2-8 Giao dién thiét lap théng tin du an Tai Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án hoặc bạn có thể click vào biểu tượng mũi tên

dé hién thi lịch và chọn ngày

Sau khi chính sửa các thông số ngày bắt đầu, kết thúc Click vào OK đề chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại Project Information

2.3.3 Tao lich

Mỗi dự án dựa vào một lịch cơ sở để thiết lập ngày làm việc ngày không làm việc đề lập

lịch cho các nhiệm vụ sau này

Bước 1: Trên Tab Project chọn Change Working Time

Xuất hiện hộp thoại sau:

Ngày làm việc

Ngày không làm

việc

Hình 2-9 (iao điện hộp thoai Change Working Time

Vao tab Exception nhập thong tin Name, Start, Finish sau đó nhan Details dé lua chon ngoại lệ cho ngày đó ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Làm thời gian như thế nao?

Vao options dé thiét lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian

kết thúc, sô giờ làm việc

Hinh 2-10 Giao dién Options 2.3.4 Tao danh sach cong viéc

Lập danh sách các tác vụ của dự án

Để quản lí được một dự án hiệu quả đầu tiên ta đi xây dựng các nhiệm vụ của dự án để có được một cách nhìn tong quat nhất về dự án Ta xác định tất cả ác nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự an

Bước 1: Vào Task chon Grantt Chart

Task name Khi đó ta chưa vội tính toán số ngày cho từng công việc thì MS Project mặc định là l ngày bắt đầu từ ngày bắt đầu dự án

Nhập tên công việc

Hình 2- l2 Giao diện khi nhập dữ liệu với project

Tạo các nhiệm vụ phụ (subtasks)

Bước ïI: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ (có thể là một hoặc hơn l nhiệm vụ là

con của nhiệm vụ khác) băng cách bôi đen các nhiệm vụ đó

Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Task

Sau khi click biéu tượng Indent Task, các công việc sẽ lùi vào so với công việc phía trên Công việc phía trên được xem như giai đoạn của các công việc phía dưới Bạn lưu ý nếu như công việc tóm tắt (summary task) của bạn chưa có thời gian cụ thê thì MS Project sé dựa vào thời gian của các công việc con (subtask) dưới nó

Thiết lập deadline

Deadline là thời hạn cuối cùng có thể đề thực hiện công việc đó Sau khi thiết lập ta sẽ thay

có mũi tên ở thời điểm ta thiết lập

Bước 1: Chọn nhiệm vụ, kích đúp vào nhiệm vụ đó ta được hộp thoại Task Information:

Hình 2- I4 Giao điện Task Information Bước 2: Chọn tab Advanced vào phần deadline chọn ngày là hạn cuối cùng như hình trên

Sau đó nhắn OK.

Hinh 2-15 Thiét lap deadline Thiết lập mốc dự án

Bước 1: Trong cột Duration của công việc cần tạo môc nhập 0

Bước 2: Nhân phím Enter

Nhập các ghi chú nhiệm vụ (task note)

Các ghi chú này rất cần thiết đặc biệt là trong những dựán có sự tham gia của nhiều người thì đây sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho người khác khi xem việc lập kế hoạch của mình Bước 1: Chọn task cần ghi chủ, nhân chuột phải chọn Note

Hinh 2-16 Giao dién khi bat dau thiét lap ghi chi

Bước 2: Hiễn thị một hộp thoại, chúng ta ghi lại những thông tin cần thiết rồi nhắn OK dé kết thúc và lưu

Hình 2-17 Giao diện nhập ghi chi

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

Có 4 kiêu liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau phụ thuộc vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc

của các nhiệm vụ:

x® Tinish to Start (FS ): công việc trước hoàn thành rồi mới tới công việc sau

«& Start to Start (SS) hai công việc bắt đầu cùng một lúc

tà Ƒinish to FInsh (FE) cả 2 công việc hoản thành cùng lúc

xà Start to Finish( SF) công việc này bắt đầu công việc kia mới kết thúc

Xác định các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ quan trọng

Thường các nhiệm vụ lớn thường có kiểu quan hệ là hoàn thành việc trước sau đó mới bắt

đầu công việc phía sau, do đó ta có thê tạo môi quan hệ đó hêt sức đơn giản như sau:

Hình 2- l& (lao điện các nhiệm vụ lớn

Bước 1: Gộp các nhiệm vụ lớn lại bằng cách nhắn vào nút cộng của nhiệm vụ lớn

Bước 2: Nhập vào cột Predecessor mã của nhiệm vụ trước đó

Các kiểu phụ thuộc và lag time

Bước I: Chọn nhiệm vụ cần thiết nhập, kích đúp vào ra hộp thoại Task Information

nhập lag time

Bước 3: Cứ thực hiện như vậy cho toàn bộ các nhiệm vụ của dự án

Trong giao điện biểu đồ Gantt, trỏ chuột vào giai đoạn l và kéo đến giai đoạn 2 để thiết lập kiên kết giữa 2 giai đoạn

Hình 2-20 Giao điện khi liên kết giữa 2 giao đoạn

2.3.6 Tài nguyên dự án

Tài nguyên trong MS Project là l trong 2 đối tượng làm việc chính Chúng ta khai báo tài nguyên và gán tài nguyên sử dụng cho mỗi công tác Với mỗi tài nguyên khi được gán vào cho mỗi công tác sẽ được phân bổ theo thời gian tương ứng của các công tác (có thê hiệu chỉnh theo thực tế) Và với các biéu d6 tai nguyén — Resource Graph chung ta da xem được phân phối của mỗi tài nguyên theo thời gian

Tài nguyên hay nguồn lực dự án bao gồm:

1 Work: Nguồn lực thực hiện công việc (con người, thiết bị)

0 Cost: Chi phi

0 Material: Neuyén vật liệu

Thao tác thiết lập đanh sách nguồn luc cho dy an:

Bước I: Vào menu View, tại nhóm Resource Views ta chon Resource Sheet

Bước 2: Thiết lập thông tin cho các cột của nguồn lực

xà Resource Name: Nhập tên nguồn lực

Type: Kiểu nguồn lực(work, Cost, Material)

Material: Nhãn của nguồn lực

Group: Nhóm nguồn lực

Max.Units: Đơn vị nguồn lực tối đa tính cho một ngày

Std.Rate: Giá chuẩn

Ovr.Rate: Giá ngoài giờ

Cost/Use: Phí sử dụng cho một tài nguyên

Accrue: Phương pháp tính giá

Base Calendar: Lịch làm việc cơ bản

án Và trong Ms ProJect thì có 3 cách cơ bản

Cách I; Tạo một công việc mới, tại cột Resource Names ta chọn tên của nguôn lực sẽ gan

cho công việc đó băng cách tích vào ô vuông

Hình 2-22 Phân bô tài nguyên cho công việc