Đề tài báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án

BANG PHAN CHIA CONG VIEC Ho va tén Cong viéc Mức độ hoàn thành Lâm Minh Quân Phân chia công việc, soạn nội dung chương tạo các báo cáo của dự án, In các kết quả thực hiện 25% Ngu

ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TPHCM

DE TAI: BAO CAO KET QUA THUC HIEN BAI

TAP NHOM UNG DUNG PHAN MEM MS

PROJECT TRONG QUAN LY DU AN

TPHCM, Thang 10, nam 2022

DANH SACH THANH VIEN

Nhom FLAME

Ho va tén MSSV

Lam Minh Quan 050609211172

Tran Huynh Thanh Quang 050609211180

Nguyễn Thị Thúy Nga 050609210809

Nguyễn Thị Thu Hiền 050609211941

BANG PHAN CHIA CONG VIEC

Ho va tén Cong viéc Mức độ hoàn thành

Lâm Minh Quân Phân chia công việc,

soạn nội dung chương

tạo các báo cáo của

dự án, In các kết quả thực hiện

25%

Nguyễn Thị Thu Hiên Soạn nội dung

chương |, dong gop y kiến xây đựng dự án, tong hop bai tir các thanh vién nhom, dua

tat cả nội dung vào word và định dạng 25%

MO DAU

Hiện nay, với thời đại 4.0 đang ngày càng phát triển mạnh mẽ cùng với mở cửa cho các công ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam thì việc học hỏi và áp dụng khoa học,

kỹ thuật, tin học vào công việc là việc làm hết sức cần thiết Đặc biệt với những công

việc nhóm, công việc mang tính tập thê thì vi tính hoá sẽ giúp cho công việc trở nên chính xác hơn, hiệu quả hơn và luôn đảm bảo được đúng tiền độ của từng cá nhân trong một tập thê Đối với một dự án dù lớn hay nhỏ nêu vẫn áp dụng theo cách truyền thông sẽ dẫn đến một vài sai sót không mong muốn trong quá trình làm việc

Do đó, đề người đọc có cái nhìn tông quát hơn về vẫn đề này, trong khuôn khô bài tiêu luận nhóm này nhóm em sẽ trình bày cho người xem các thức để vi tính hoá trong từng công việc và quản lí công việc của từng thành viên Trong quá trình thực hiện tiểu luận chắc chãn không thê tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế, vì vậy, nhóm em mong nhận được sự góp ý từ phía giảng viên cũng như các thành viên trong lớp đề bài làm có

thể hoàn chỉnh hơn.

NHAN XET CUA GIAO VIEN

MUC LUC

DANH MUC BANG, HINH ANH 6

1.1 Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án 8

1.1.2 Qui trinh quan li dy an 8 1.2 Phần mềm quản lý dự án 8 1.2.1 Phần mềm miễn phí 8 1.2.2 Phần mềm có bản quyền 9

CHUONG 2 - PHAN MEM QUAN LY DU AN MS PROJECT 10

2.1 Giới thiệu tổng quan 10

2.2 Giao diện phần mềm 11

2.3 Một số thao tác cơ bản 14 2.3.1 Tạo một dự án mới 14

2.3.2 Thiết lập thong tin dự án 15

2.3.3 Tạo lịch 16 2.3.4 Tạo danh sách công việc 16

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 17

2.3.6 Nguồn lực dự án 18

2.3.8 Lịch biểu cho dự án 20

2.3.9 Duong gang cho dy an 22

2.3.10 Cap nhat tiến độ dự án 23

2.3.11 Lap va in bao cáo 24

CHUONG 3 - UNG DUNG QUAN LY DU AN HOAN THẢNH BÀI TẬP NHÓM 26 3.1 Giới thiệu dự án 26

3.1.1 Ứng dụng phần mềm MS Project để quản lý thời gian (và nguồn lực) của dự án 26

DANH MUC BANG, HiINH ANH

Hình 1 - Quy trinh quản lý dự án L0 0222222112 111 2222112 21 121111 HH Hoài 8

Hình 2 - Giao điện phần mềm Microsoft Project 2013 trên màn hình Desktop 11

li 1€.:is04i1.(85 14‹1:-Lsx.iaadaiđiiiiŸŸẼŸẼŸÝỶÝÝ 12 Hình 4 - Màn hình chính của MS 0 2211122111211 121 1112211211112 1 181111, 13

Hình § - Tạo dự án THỚI cc ececceecccsccecccccccccccccvseeeecsttttttsceeecececececesseeesceeeceeeeensaes 14

Hình 6 - Thiết lập thông tin dự án 1 ST 1 E2 212122 ng Ha gen 15 Hình 7- Thiết lập thời gian dự án 5S 1 1 HT E212 11H HH HH He 16

Hình 8 - Danh sách công vIỆC - L0 2 2211121111211 1111 2111528111211 5 111k 17 Hình 9 - Thiết lập quan hệ công vIỆC - L0 202121112111 1211121111 1112281111 ke 17 Hình 10 - Tác vụ phụ thuộc L1 222212111121 11211 1111121112111 111211281111 rườ 18

Hình 11 - Quản lý nguồn lực s5 cSà ST 1 1211112222211 1211112 reg 19

Hình 12 - Phân bổ nguồn lực cho tậC VỤ c c c c HS n HH n Hy Hy nen nh ng ng sa 20 Hình 13 - Phan bé nguon Ture Cho tac VU (tt) L1 221222 12 1n tk se 20

Hình 14 - Thiết lập lịch biều - 5-52 S221 1212112121111 E17111 211221 2n tr Hee 21

Hình I5 - Thay đối lịch biểu 22-5 1 2122121211222 2211221211211 rrrya 21

Hình 16 - Đường găng dự án (Gantt char†) c2 1201211121121 11111111 1111211111111 1 1xx 22 Hình 17 - Sơ đồ mạng (Network điagram) -s- s csctT212210212212222 E11 rrrreo 22

Hình 18 - Cập nhật tiến độ 22-5-2122 1221221211211211112112212112212 1E na 23

Hình 20 -Báo cáo tổng hợp dự án (Project OVETVIGW) ác SH HH Hường 24 Hình 21 -Báo cáo thực hiện công việc (Work OVCTVICW) Q2 QQ nnnn nh như Ho 25

Hình 22 -Báo cáo sử dụng nguồn 1 25

Hình 23 - Báo cáo tổng hợp dự án của nhóm 2c s1 E1 E1 1x E2 tre 26

Hình 24 -Báo cáo thực hiện công việc của nhóm 0 2222122211221 12122 tr Hye 27 Hình 25 -Báo cáo thực hiện công việc của nhóm 5 0 2222122211221 11122 tr Hye 27 Hình 26 - Báo cáo sử dụng nguồn lực của nhóm LH SH nga 28

BANG CHU VIET TAT

CHƯƠNG I1 - GIỚI THIỆU

1.1 Khai niém dy án và qui trình quản lý dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan được thực hiện trong khoảng thời gian có

hạn, với những nguồn lực giới hạn đề đạt được những mục tiêu cụ thể, nhằm thỏa mãn

nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK, 2017)

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các

hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án (PMBOK, 2017)

1.1.2 Qui trình quản lí dự án

5 nhóm quy trình QLDA:

O Khoi tao (Initiating)

Lap ké hoach (Planning)

Thuc thi (Executing)

Kiém soat (Monitoring & Controlling)

1.2.1 Phần mềm miễn phí

H Công cụ miễn phí:

CHUONG 2 - PHAN MEM QUAN LY DU AN MS PROJECT

Giới thiệu tông quan

Dinh nghia Microsoft Project:

Microsoft Project là một trong ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft Đây là phần mềm được phát triển đề hỗ trợ việc quản lý dự án, phát triển kế hoạch, phân

công nguôn lực cho dự án

Bên cạnh đó Microsoft Project còn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiễn độ quá trình hoạt động và sô lượng công việc, xác định các công việc cụ thê, sắp xếp thứ tự các công

việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động

Mục đích hoạt động:

Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án

Lên lịch công tác

Theo dõi lịch công tác

Hoạch định tài nguyên và chi phí trong dự án

Thay đôi đề phù hợp với thực tế

Lên kế hoạch cho phương án dự phòng

Nhìn nhận khách quan dự an, chuẩn bị cho mọi tình huống

Đánh giá khả năng tài chính của dự án

Quản lý công việc theo đội, nhóm

Phát hiện những sai sót và rút ra kinh nghiệm trong dự án

Đối tượng sử dụng:

Những doanh nghiệp đang triên khai dự án

Cac Project Manager, team member muốn thực hiện dự án một cách bài bản,

chuyên nghiệp

Phòng PMO

Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp

Nhân sự lên tiến độ dự án

Microsoft Project chứa tất cả các thông tin về dự án trong cơ sở dữ liệu của chương

trình, và dùng các thông tin này để lập kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu thực hiện, chi

phí và các yêu tố khác trong khi lập dự án Càng nhiều thông tin chỉ tiết, kế hoạch lập càng chính xác

Microsoft Project sẽ tính toán và thể hiện ngay tức khắc các kết quả dựa trên các thông tin quyết định của các công việc, như thời gian phải hoàn thành công việc hay thời gian dự kiến hoàn thành dự án Các thông tin và kết quả tính toán được chứa trong cơ sở

dữ liệu dưới đạng các trường (field) thê hiện các đạng thông tin khác nhau như tên công việc, thời gian công việc,

2.2 Giao diện phần mềm

Hình 2 - Giao điện phần mém Microsoft Project 2013 trén man hinh Desktop

Hinh 3 - Giao dién Backstage

Backstage là một thành phần mới trong các sản phẩm Offce giúp chúng ta có thê quản lý tập tin cũng như thiết lập về Microsoft Project Dé dén Backstage, click vào File trên giao điện Microsoft Project, sau đó Microsoft Project sẽ hién thi Backstage

Trong Backstage bao gom:

- Save, Save As, Open va Close: các chức năng chuẩn trong Office

- Info: noi dé ta truy cap dén cac tap tin dy an

- Recent: hién thi cac tap tin Project ma chung ta str dung gan day nhat

- New: noi cho phép chúng ta tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn

- Print: tay chon cho phép chung ta có thể in một dự án

- Help: tiy chon cho phép ching ta xem cae tro giup, huéng dan truc tuyén vé cai đặt Project hoặc các thông tin vé ban quyén san pham Microsoft Project

- Options: cho phép chung ta thiét lap cho chuong trinh Microsoft Project

Hinh 4 - Man hinh chinh cua MS Màn hình làm việc chính của Microsoft Project gầm các thành phần sau:

- Quick Access Toolbar (thanh céng cy truy cap nhanh) : day là một khu vực tùy chọn của giao diện Project mà chúng ta có thể thêm các lệnh thường xuyên sử

dụng

- Tab va Ribbon: ding dé thay thé cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project Ribbon (đải) là khu vực chứa đựng các lệnh mà chúng ta sẽ sử dụng

đề thực thi các hành động trong Project

- _ Nhóm lệnh: là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia thành

- Thanh truot Zoom: cho phép chúng ta phòng to thu nhỏ

- Thanh trang thái: sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chăng hạn như chế độ tiễn

độ của nhiệm vụ mới và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung hiện tại

- Shortcut menu va Mini toolbar: cé thé truy cập thông qua việc kích chuột phải bất

kì một mục đữ liệu nào đó mà chúng ta nhìn thấy trong khung hình

O Bước 4: Chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Create

Mình 5 - Tao due dn moi

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Mỗi một dự án đều có một số thành phần đặc trưng như các công việc cóliên quan,

một số vướng mắc sẽ gặp phái khi thực hiện, người thực hiện chúng vàmục đích của dự

án Thiết lập thông tin dự án là việc làm đơn giản và phải được thực hiện đầu tiên khi bắt

đầu lập tiến độ bằng Microsoft Project

Trong đó, hai phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án chúng ta phải thực hiện:

O Thiét lap thông tin chung cia dv dn: File O Info O Project Information O Advanced Properties Nhap tén dy an, ngudi quan ly, cong viée, dé dé dang quan

ly sau nay

Hinh 6 - Thiết lập thông tin dự án

O Thiét lép thời gian dv dn: Project O Project Infomation Tai Start date (va Finish date), nhập ngày bắt đầu (và kết thúc) của dự án hoặc click vào biêu tượng mũi tên

để hiền thị lịch và chọn ngày Chọn ngày hiện hành trong Current date mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thê chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp đụng cho dự án trong Calendar

Hinh 7- Thiết lập thời gian dự án lịch

Thực hiện trên các cột

O Duaration: Thoi gian của tác vụ

O Start: Thoi gian bat đầu tác vụ

O Finish: Thoi gian két thúc tác vụ

Oo

2.3.4 Tạo danh sách công việc

Thực hiện trên các cột

Ol ID: Ma tac vu

O Task Mode: Kiéu tac vu

Ol Task Name: Tén tac vu

VD: Céng ty L13 dang triển khai thực hiện dự án phát trién mét san pham mdi

Với danh sách công việc và các nhóm thực hiện được cho trong các bảng như sau

Sur dung MS Project dé quản lý thời gian và nguồn lực cho dự án trên

Hình 8 - Danh sách công việc 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

Hhnh 9 - Thiết lập quan hệ công việc Các loại quan hệ giữa các công việc:

Là tác vụ có thời gian thực hiện bằng “0”, sử đụng đề đánh đầu các mốc trong dự án

V.d., cde tac vu:

O Bat dau

HH Kếtthúc

O Phê duyệt

2.3.6 Nguồn lực dự án

Thực hiện trên các cột

O Predecessor: Quan hé công việc

O Resource Name: Tén nguồn lực

H

Các loại nguồn lực:

Work: Nguồn lực thực hiện

Con người, thiết bị

Cost: Chi phi

Material: Nguyên liệu

2.3.7 Phân bỗ nguồn lực cho các công việc

Hinh 11 - Quản lý nguồn lực Ghi chú:

- _ Trường hợp nguồn lực là nhóm có nhiều thành viên Ll năng suất Max > 100%

° = Vị dụ:

— Max = 300L] 3 người

Phân bô nguồn lực cho tác vụ :

Hinh 13 - Phan bố nguồn lực cho tác vụ (1)

2.3.8 Lịch biểu cho dự án

Thiết lập lịch biểu:

Hinh 14 - Thiét ldp lịch biểu Thay đôi lịch biếu:

Hinh 15 - Thay đối lịch biểu

2.3.9 Duong gang cho du an

Duong gdng du an (Gantt chart):

Hinh 16 - Duong gang du dn (Gantt chart)

So dé mang (Network diagram):

Hình 17 - Sơ dé mang (Network diagram)

2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án

Hình 18 - Cập nhật tiễn độ

Hiển thị cập nhật tiễn độ trên sơ đồ Gam:

Hình 19 - So dé Gantt

2.3.11.Lập và in báo cáo

Lập báo cáo:

MS Project co thé tao nhiéu bao cao:

O Bao cao tong hop dy an

O Bao cao thực hiện công việc

H Báo cáo sử dụng nguồn lực

LH Báo cáo khác

Báo cáo tổng hợp dự án (Project overview):

Hinh 20 -Báo cáo tổng hợp dự án (Project overview)

Báo cáo thực hiện công việc (Work overview):

Hình 21 -Báo cáo thực hién céng viéc (Work overview) Báo cáo sứ dụng nguồn luc:

Hồnh 22 -Báo cáo sử dụng nguôn lực

CHUONG 3- UNG DUNG QUAN LÝ DỰ ÁN HOÀN THÀNH BÀI TẬP

NHÓM

3.1 Giới thiệu dự án

Tên dự án: Hoàn thành bài tập nhóm môn tin học ứng dụng

Các thành viên tham gia: Nhóm Flame

Céng cu duoc str dung dé quan ly dy an la MS Project

Thời lượng của từng nhóm công việc, tông thời lượng của đự án và mối liên hệ giữa các công việc:

Phân chia công việc và Tìm kiếm nội dung lý thuyết — 2 ngày

Tổng hợp nội dung lý thuyết — l ngày

Thảo luận và duyệt nội dung chương 3 — Ì ngày

Soạn công việc trên MS — Ï ngày

Cập nhật tiễn độ công việc và tạo báo cáo — | ngày

Tổng hợp báo cáo — l ngày

In kết quả thực hiện — 1 ngày

Tổng thời lượng dự án: 8 ngày

3.1.1 Ứng dụng phần mềm MS Project dé quan ly thoi gian (va nguồn lực) của dự

an

Hinh 23 - Báo cáo tổng hợp dự án của nhóm

Hình 24 -Báo cáo thực hiện công việc của nhóm