GIOI THIEU TONG QUAN 1.1 Khái niệm dự án va qui trình quán lý dự án 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian
Trang 1NGAN HANG NHA NƯỚC VIỆT NAM BO GIAO DUC VA DAO TAO
TRUONG DAI HOC NGAN HANG THANH HO HO CHi MINH
KHOA HE THONG QUAN LY THONG TIN
Trang 2NHAN XET CUA GIANG VIEN
Trang 32.2 Giao diện phần mềm -2- 2s S1 211 21H12 121 n1 21 1 re 3 2.3 Một số thao tác cơ bản à n nnnHnH HH 2H21 2 11g ng ru 4
paáỒỒdddiii 7 2.3.4 Tạo danh sách công việc nhà 1H n0 HH HH kg 8 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các CONG VEC ec ccccccccecccescsesesesssecseessesseverseetsneee 13
2.3.7 Phân bồ tài nguyên cho các công việc - 0 SH H121 222121 re 16
Trang 4DANH MUC BANG BIEU Bang I Kế hoạch và phân công công việ
Bang 2 Chi phi nguon lực dự án dự toán
"¬ nn EEE EEE EEE LEER TEESE EERE SEES EEE EEE ES
Trang 5DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hinh 1-1 Quy trình quản lý dự án Q Q0 202121102112 212 11H11 11811 ky 7 Hình 2-1 Giao điện phần mềm S5 S9 22 1212221211211211211211211211 1122122120210 xe 9 Hình 2-2 Thanh công cụ MS PFroJ€CE Q 00 0201122112 11151120 11 111115 1 HH1 nà ớt 9 Hình 2-3 Nhóm lệnh trong MS ProJ€Cf - c1 211211121121 1111111111111 1110011111111 gu 10 Hình 2-4 Giao diện một số chức năng chuân của MS Project s- se ese 10
i05 12 Hình 2-7 Giao điện thiết lập thông tin dự án - L0 22 22211211112 125 11122221 x nen rườ 12 Hình 2-8 Giao diện hộp thoại Change Working Tĩime 52c c1 2222222 csrss2 13
Hình 2-10 Ciao diện thanh công cụ 2 0201222121211 1 211221215 11111121 111 1x xe 14 Hình 2-I1I Giao diện khi nhập dữ liệu với pro]J€Cf 0 20 222121211222 Heo 15 Hình 2-I2 Ciao điện tạo nhiệm vụ phụ c0 22112212221 11111 1212111115 ty He 15 Hinh 2-13 Giao dién Task Information .ccececcecccececccccccccececcececeeeeccacececcccccesseeeeeentntnenes 16
Hình 2-16 Giao điện nhập ghi chủ c2 2212221211 1211111 12111211111 111111 1111 ke, 18
Hình 2-20 Thiết lập nguồn lực cho công VIỆC Q21 0H 2n HH ky re 22 Hình 2-21 Phân bồ tài nguyên cho công viỆC - 55 St 11211212112 121 2111 1t re tre 22
Hình 2-23 Phân bổ nguồn lực công VIỆC Q2 001121112 HT HH ng nành vey 24 Hình 2-24 Tìm đường găng cho dự án L0 02011211112 222 1112 11521 1122811 ke 25 Hình 2-25 Cập nhật tiên độ dự án S1 2S T22 2212211212122 1 rau 26
Hình 2-29 Báo cáo tông quan nguồn lực dự án - 5c sc SE 1E 1E HH 28
Hình 3-2 Giao điện các mối liên hệ 5+ 222 22221 221112221112211112111112111 11 tr 35 Hình 3-3 Thông tin nhân viÊn - L0 1211121121 11211211111 111111111211 16111111111 khe 35 Hình 3-4 Báo cáo tông quan của dự án - c2 E11 H112 re 36 Hình 3-5 Báo cáo tổng quan về chi phí của dự án 5s S1 1 1E 2EE2121121 1x 1E rrrrei 37 Hinh 3-6 Work QV€TVICW Q 00020 n 2n TH HH ng TH TH TH kg kg KT kg 38
Trang 6CHUONG 1 GIOI THIEU TONG QUAN
1.1 Khái niệm dự án va qui trình quán lý dự án
1.1.1 Khái niệm dự án
Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK, 2017)
1.1.2 Quy trình quản lý dự án
Trong quy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn cơ bản sau:
® - Khởi tạo dy an (initiating)
» _ Lập kế hoạch (planning)
e - Triển khai dự án (executing)
e© - Theo dõi và đánh giá (monitoring a controlling)
® Trello: quản lý các dự án một cách trực quan (dựa theo phương pháp Kanban)
e Asana: quản lý task nhóm
© ClickUp: trực quan hóa các nhiệm vụ tốt
e _ Wrikc: các tinh năng giống như bảng tính (spreadsheet-like)
Trang 7® Paymo: phut hop cho cac freelancer va agency team nhd
e Airtable: xay dimg một ứng dụng quản lý dự án theo yêu cầu
© - GoodDay cho việc ứng dụng nhiều phương pháp quản lý dự án
e Jira: danh cho các developers
CHUGONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU AN MS PROJECT
2.1 Giới thiệu tông quan
MS Project là gi? Microsoft Project là phần mềm về quản lý dự án quen thuộc và là công
cụ không thê thiếu dành cho các Project Manager và đội nhóm dự án trong việc phát triển kế hoạch dự án, phân công nguồn lực cho dự án, hoạch định và theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc
Ban co thé str dung Microsoft Project dé:
¢ Tao ra cac ké hoach cho dự án ở các cap độ chi tiết cho một dự án Kiểm soát các công việc mà Microsoft Project có thê tự động thiết lập lịch hoặc bạn sẽ thiết lập bằng tay
© - Quản lý các công việc, chi phi, nguồn lực theo từng cấp độ
® _ Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách Áp dụng các nhóm, đánh dấu, sắp xếp và lọc các thông tin mà bạn muốn
© _ Theo dõi và quản lý kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án
Trang 8© Cộng tác, chia sẻ đữ liệu với những thành viên trong nhóm đề tăng năng suất làm
việc
2.2 Giao diện phần mềm
Entry table Indicator column Gantt Chart view
Hình 2-2 Giao điện phần mêm
Phân chính giao điện của Microsoft Project gồm có:
se _ Thanh công cu Quick Access là nơi bạn có thê tùy biến giao diện, có thể thêm các
tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ ST
nay
Thanh tab và giao diện Ribbon thân thiện Tab là nơi để bạn thao tác trên
Microsoft Project Trong Microsoft ProJect 2016 có 5 tab chính là Task, Resource,
“=
Trang 9Clipboard it 5 Schedule Schedule Tasks Insert Insert Fropeities Editing a
1105.2 | Aoi 3 tASKS W ith sate to the timeline Frt 11/06/ZL
Save, Save As, Open va Close
là các chức năng chuẩn trong Info
một dự án mới dựa trên các mẫu
có sẵn Info là nơi để bạn truy
3 Duaration: Thor gian cua tac vu
Trang 10x® Ƒinish: Thời gian kết thúc tác vụ
© Quản lý nguồn lực (Ñesources)
© Predecessor: Quan hé céng việc
cs Resource Name: Tên nguồn lực
xà Work: công việc
ms % Complete: ty 1é hoan thành
Trang 112.3.1 Tạo một dự án mới
Bước T: Khởi động Microsoft ProJect
Chon File — New
Chon Blank Project
Projectl - Project Professional
Biank Project New from existing project New from Excel workbook New from SharePoint Tasks List
Sorry, the featured and can’t show them right now
Trên hộp thoai Save As, chon thu muc ban muốn lưu dự án
Chọn File name cho dự án, sau đó nhân Save
a
Signin
Trang 12DB Mecrosot Proje Name : Date modified Size Type
Save and Sync Last Week EE Rprject (WW/0153H Z5218 Mieosdl
Trén tab Project, tai nhom Properties, click vao Project Information
Project Information for Project” |_& Start date; Eu11Q6/2 + Cumrent date: Fn116/21 > | Bsn cate ^“ A
Subproject B My Add-ins ~ Project Custom Links Between
Information Fields Projects
Insert Add-ins Properties
Trang 13“=
Sau khi chính sửa các thông số ngày bắt đầu, kết thúc Click vào OK để chấp nhận ngày bắt
đầu và đóng hộp thoại Project Information
2.3.3 Tao lich
Mỗi dự án dựa vào một lịch cơ sở đề thiết lập ngày làm việc ngày không làm việc đề lập
lịch cho các nhiệm vụ sau này
Bước 1: Trén Tab Project chon Change Working Time
Xuất hiện hộp thoại sau:
II Cick on a day to sec ts working times: Working times forit june oat: ||
MIT [Wel EF] S/S * 1:00 CH to 500 CH
! 1 7J+|5|6
Mi J a
` a ` TT 7/8 |9 {10 12 |lâ Based or: i
Hình 2-9 (iao điện hộp thoại Change Working Time
Vào tab Exception nhập thông tin Name, Start, Finish sau do nhan Details để lựa chọn
ngoại lệ cho ngày đó ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Làm thời gian như thế
nao?
Vao options dé thiét lap lai lich cho dy an bao gom thoi gian bat dau lam viéc, thoi gian
kêt thúc, sô giờ làm việc
Trang 14in Store 0 Suu) Change options related to scheduling, calendars, and calculations
Subproject @ MyAgdws - _ Project Disple
Idtomøsio^ || Gatendar options for this project: [G3 Project2 =]
= Show assignment units ac & [Percentagele]
Ỗ Scheduling options for this project: (ỦY) Project2 ¬
©œ || caœ -
Rtađ/ # New Tasks: Manually Schedule & mð 6 ij - 1 +
Hình 2-10 (Giao điện Options
2.3.4 Tạo danh sách công việc
e Lập danh sách các tác vụ của dự án
Để quản lí được một dự án hiệu quả đầu tiên ta đi xây dựng các nhiệm vụ của dự án để có được một cách nhìn tong quat nhất về dự án Ta xác định tất cả ác nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự an
Bước ]: Vào Task chon Grantt Chart
Project1 - Project Professional
Resource Report Project View Format
f° cox bp jesees 5 em Macon Tack -
“ w Bru Q : 4 "| €> || Pos Inactivate FF OR Respect as
Clipboard Font G Schedule Schedule
Hinh 2-11, Giao điện thanh công cụ
Trang 15“= Bước 2: Trong cột Task Mode chọn một trong hai loại Task Mode Nhập tên trong cột
Task name Khi đó ta chưa vội tính toán số ngày cho từng công việc thì MS Project mặc
định là l ngày bắt đầu từ ngày bắt đầu dự án
@ | pode =| Task Name + Duration ~ Start ~ | Finkh v Predecessots ~ |) View ae :
| E Task
Manually Scheduled 8 Mode + Task Name y Duration + Start > Finish + Predecessors +
Auto $enedulec 1 x Thiết kế sản phẩm Swks Thu05/07/1Wed08/08/
a os Khảo sắt thị trường 2wks = Thu05/07/1 Wed 18/07/
5 Thiết kế công nghệ 4wks Thư wed 1
+ Sx 09/08/18 05/09/18
ChQn loai 9 a Task Mode > : = Thi&t kEm3umaSP = 4wks Tn Thu09/08/1Wed05/09/ 1
- Manually: Co thé 5 = lam sachchaohang 3wks Thu09/08/1Wed29/08/ 1
1Ã A ỉ ? =Â 5 $ 8= Chiết tính giả thãnh 1wk _ Thu06/09/1Wed12/09/ 3
10 "5 Viết báo cáo 3wks Thu 18/10/1 Wed 07/11/ 673
Edit # New Tasks: Manually Scheduled
Hình 2-12 Giao diện khi nhập dit liéu voi project
¢ Tao cac nhiém vu phu (subtasks)
Bước 1: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ (có thê là một hoặc hơn l nhiệm vụ là
con của nhiệm vụ khác) bằng cách bôi đen các nhiệm vụ đó
Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vao biéu tượng Indent Task
‘ask Durat | |Stact Finish
Mod
‘> xdelap dy dn, ip ke hogch dy an 1day? Mon 3/14/11 Mon 3/14/11
° xác lập dự án 1day? Mon3/14/11 Mon3/14/11
5 Lên kế hoạchthực hiệndựản 1day? Mon3/14/11 Mon3/14/11
3 Kết thúc lặp ké hoach du an lday? Mon 3/14/11 Mon 3/14/11 ' -Thuthậpyêucầu 1đay? Mon3/14/11 Mon3/14/11
2 Thu thắp yêu cầu khoz 1đay? Mon3/14/11 Mon 3/14/11
> Kết thúc đi thu thập yêu cầu lđay? Mon3/14/11 Mon3/14/11
®~ Phản tích thiết kếhệ thống 1đay? Mon3/14/11 Mon3/14/11
3 Phân tích chức nănghệthống 1day? Mon3/14/11 Mon3/14/11
- Phân tích CSDIL hẽ thống 1đay? Mon3/14/11 Mon3/14/11
3 Thiết kế quá trình làm việc clahé Iday? Mon3/14/11 Mon3/14/1L
thông
oe Kết thúc phân tích thiết kế hệ thố 1 day? Mon3/14/11 Mon3/14/11
Trang 16
See 0% 25% 50% 75% 00x
BIU Ody 5 MH mộ
Hình 2- I3 Giao điện tạo nhiệm vu phụ Sau khi click biểu tượng Indent Task, các công việc sẽ lùi vào so với công việc phía trên Công việc phía trên được xem như giai đoạn của các công việc phía dưới Bạn lưu ý nếu như công việc tóm tắt (summary task) của bạn chưa có thời gian cụ thể thì MS Project sẽ dựa vào thời gian của các công việc con (subtask) dưới nó
© _ Thiết lập deadline
Deadline là thời hạn cuối cùng có thể đề thực hiện công việc đó Sau khi thiết lập ta sẽ thay
có mũi tên ở thời điểm ta thiết lập
Bước 1: Chọn nhiệm vụ, kích đúp vào nhiệm vụ đó ta được hộp thoại Task Information:
RS ` ce cr epee Pel: ee eee su«enes- Saqex Lines ⁄ NẾ 7 tHỐ Sa as lợi > Miers, CR1 5 m2: +
Gett a Parte N v " ‹ vn (Ôÿ @ mG9se+uet spect ints Mas anf HC = ` - se dgsresm ona 2 Tat 7 1 degert Ị Yesesee tt Dante ˆ
© ede > trà + Desai ee)" “ o 1 au
* + Thuệt kế s⬠g›ấm Suet — ` ra -
" lhưŒcôcggC 4x6, le WSMEIWMWANM 0A sa > pm seeg | : Kỹ thuật
1 frrcare compute te Đa#g tò |
‘ " kết tễ mẫu n5? Any „ conte ‹ z Wy threat
; " Lần sách chảo làng — 3 kế b4o%oea“se p | Maranting
' ¿ " Chết tính gá thánh re Ì Margbsg
" Lốntracất ượn 4kế Jet Paới609 — - * Ty haat
& we
$ 1 ‡ " Chuẩn 3\ điểm siêu Š KẾ © tung an†meed 7 MarAgting
" tty Hài ber
3? " Tường trinh gá cả, weg Ý Me te——
nhac
~ 0K (man
Trang 17Hinh 2-14 Giao dién Task Information
Bước 2: Chọn tab Advanced vào phần deadline chọn ngày là hạn cuối cùng như hình trên Sau đó nhan OK
Task Information —— |
——=^x General | Predecessors | Resources | Notes | Custom Fields |
Name: | Khao sat thitruang —] Duration: | 2 wks [ lEstimated || Constrain task
Deadline: NA h
Ï e: Start No Earlier Than + Constraint date: Thu 05/07/18 x
Ị Task type: Fixed Units ~ (|_| Effort driven
| Calendar: None ~ Scheduling ignores resource calendar
WBS code: 2
| Earned value method: % Complete ~
Mark task as milestone
Hinh 2-15 Thiét lap deadline
© Thiét lip moc dy an
Bước 1: Trong cột Duration của công việc cần tạo môc nhập 0
Bước 2: Nhân phím Enter
e Nhap cac ghi cha nhiém vu (task note)
Các ghi chú này rất cần thiết đặc biệt là trong những dựán có sự tham gia của nhiều người thì đây sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho người khác khi xem việc lập kế hoạch của mình Bước 1: Chọn task cần ghi chú, nhân chuột phải chọn Note
Trang 18
1 [_ 1# | Thiếkếsảnnhấm = |S wks 05/07/4| thu Wed 08/08/| _ _|
3 = Thié& ké ce HS Copy nu Wed 3
Sx Gi Paste 9/os/1i8 05/09/18
a = Thiết kề mi Paste Special ¬u 03/08/1 Wed 05/09/ 3
> = Lam sdéchc mg Scroll to Task nu 09/08/1 Wed 29/08/ 1 6s |$ = Chiết tính ¢ asc cask nu 05/09/1 VVed 12/09/ 3
7 = Kiém tra cL Delete Tak | Au Wed 4
3 thu Manually Schedule 0/08/18 03/10/18 -
š 9 = Trường trìn >3 ch Au Wed 8
nhu cau SS Assign Resources 4/10/18 17/10/18
10 Viết báo cá Text Styles nu 18/10/1 Wed 07/11/ 6,7,9
Hinh 2-16 Giao dién khi bat dau thiét lập ghi chú
Bước 2: Hiên thị một hộp thoại, chúng ta ghi lại những thông tin cần thiết rồi nhắn OK đề kết thúc và lưu
Trang 192.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
Có 4 kiêu liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau phụ thuộc vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ:
x® Ƒinish to Start (FS ): công việc trước hoàn thành rồi mới tới công việc sau
«& Start to Start (SS) hai công việc bắt đầu cùng một lúc
tà Ƒinish to FImsh (FF) cả 2 công việc hoàn thành cùng lúc
xà Start to Finish( SF) công việc này bắt đầu công việc kia mới kết thúc
+ Xác định các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ quan trọng
Thường các nhiệm vụ lớn thường có kiểu quan hệ là hoàn thành việc trước sau đó mới bắt đầu công việc phía sau, do đó ta có thê tạo môi quan hệ đó hết sức đơn giản như sau:
_!Task ° Durat | Start vĩ nish a Mod
s + Xác lập dự án, lập kế hoạch p au ap d ự dựán |4days? Mon3/14/11 Thu 3/17/11
- * Thu thập yêu cầu 2days Fri 3/18/11 Mon 3/21/11 + Phân tích thiết kế hệ thống 4days? Tue3/22/11 Fri 3/25/11
Hình 2- l& (lao điện các nhiệm vụ lớn
=
Bước 1: Gộp các nhiệm vụ lớn lại bằng cách nhắn vào nút cộng của nhiệm vụ lớn Bước 2: Nhập vào cột Predecessor mã của nhiệm vụ trước đó
Bước I: Chọn nhiệm vụ cần thiết nhập, kích đúp vào ra hộp thoại Task Information
nhập lag time
Trang 20General Resources | Advanced | Notes | Custom Fields |
Name: Thiết kế công nghệ SX | Duration: | 4wks |=! [JEstimated
k Quan hệ giữa công việc 1 và 5 sỈ 1ƒ Oct 10 24 Oc+t '10 [31 Oct
‘0 Start Of: Tack
Pe imitiwitieisisimitriwiriel[sisim
giai đoạn
Phận côn: 1 Mon 18/10/10 Mon 18/10/10 =
Hoàn thành kế hoạch 0days Wed 20/10/10 Wed 20/10/10 ® 20/10
~ Khởi công giai đoạn 10 days? Tue 02/11/10 Mon 15/11/10
Phân phối các bản sao 2 days Tue 02/11/10 Wed 03/11/10 : vers
aa aan cu hiết lập liên kết
Viết bàitrêncác bảo 7days Thu 04/11/10 Fri 12/11/10 giữa 2 giai đoạn
tiếp thị
Xây dựng cốngthông 1day? Mon 15/11/10 Mon 15/11/10
tin giới thiêu sách
Hình 2-20 Giao điện khi liên kết giữa 2 giao đoạn