Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm microsoft project 2016 trong quản lý dự án dầu gội thảo dược green natural

Quản lý dự án xây dựng là một tiến trình từ lập kế hoạch, tô chức và quản lý việc phân bổ các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu mà dự an đã đề ra tro

CHƯƠNG I - GIỚI THIỆU TÔNG QUANCHƯƠNG 1 — GIGI THIEU TONG QUAI

NGẦN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

“LILILI—

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HÒ CHÍ MINH

BÁO CÁO KẾT QUÁ THỰC HIỆN BÀITẬPNHÓM _

UNG DUNG PHAN MEM MICROSOFT PROJECT 2016 TRONG QUAN LY

DU AN DAU GOI THAO DUGC GREEN NATURAL

Nhóm sinh viên Phùng Thị Anh Thư (nhóm 050609

thực hiện ` trưởng) 212241

Nguyên Phạm Thảo Nghĩ 210873 Lớp học phần : H04

CHƯƠNG I - GIỚI THIỆU TÔNG QUANCHƯƠNG 1 — GIGI THIEU TONG QUAN

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 21 tháng 08 năm 2022

1

BANG PHAN CONG NHIEM VU

Tên x ` Phùng Thị Anh Thư | Nguyễn Phạm Thảo Nghi Công việc

Lên ý tưởng, lập dàn bài và chọn dự án xX xX

thực hiện

Thực hiện trên ứng dụng quản lý dự án xX

đề lây kêt quả

Soạn bảng word, chuyền sang file PDF xX

Tim hinh anh, danh muc bang, bang X

chữ viết tắt

Tim tài liệu tham khảo xX

NHÂN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

1

MỤC LỤC

1.1 Khai niém dy ân và quy trình quản lý dự án 2 2222221122222 3 1.1.1 Khái niệm dự án 0 211111 vn nnnnnnnn ng 1 551111 sxy 3

1.1.2 Quy trình quản lý dự án +©222222222221221222122121112212 221 re 3

1.2 Phần mềm quản lý dự ân 2 2201221121112 112211211 15111111111 1111201111 H 1g 7 1.2.1 Phần mềm miễn phií 5 S212 E2E121111112112112112111112E22 1 te 7

1.2.2 Phần mềm có bản quyÊn - 5 S522 12191121271211211211111212121 21g 11 CHUONG 2 - PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT 17 2.1 Gidi thidu tong Quan cssessccsesscsseseseeseessesscsesesesecsessesssnteseeeees 17

2.2 Giao diện phần nà 18 2.3 Một số thao tác cơ bản sa S111 1 5121111111151 1 518111 19 2.3.1 Tạo một dự ân HHỚI TQ Q1 12H11 11111115 111151 1511111111111 ch 19

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án 5 + 21221 111112112121211112122221 1121 rxe 20

2.3.3 r5 9ô ii 21 2.3.4 Tạo danh sách công, viỆC 0 2201211121112 1121111221111 1 10111192 xe 23 2.3.5 Thiết lập mỗi quan hệ giữa các công viỆc - 5+ s21 2c 26 2.3.6 Tài nguyên dự án 2 2 111211 19112111111111111 112111211 T1 1H ng Hy 29 2.3.7 Phân bô tài nguyên cho các công viỆc 5 2s 2E 1121121211211 6 31 2.3.8 ga P00 snớ,:iiiiiadđiaiiảaảaảảảảảảảiii 35 2.3.9 Tìm đường øantt cho dự án 2 120121112211 221 1221111111115 11 2tr 36

2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 2 21 211112111 1121121122111 1012 rre 37 2.3.11 Cân đối tài nguyên 2 Sàn T2 22121222121 1 1n re 39

2.3.12 Lập và mm báo CáO Q2 1 HT nnH9 1011111111111 111111111111 tr r 41

ll

CHƯƠNG 3 - MINH HỌA ỨNG DỤNG MICROSOFT PROJECT 2016 TRONG

QUẢN LÝ DỰ ÁN

3.1 Quản lý dự án LL 2.00020101201110 1111 11111111111 1111111111111 111111111111 kg

="n.r nan 3.1.2 Ban dang ky c nắn

3.1.3, Tóm tắt đựán 2S HH 112 re

3.1.4 Mure tiéu dur n n á aa aaaa

3.1.5 Sur can thiét ctia dr At.occcccccccccccccccccscecscsesececevecsesessseseevevseeseevevesseseversees 3.1.6 Mức độ phủ hợp của dur at cece cccceecceetecneceneenteessecsseesseeseeeteenas 3.1.7 Căn cứ pháp lý 12112 112 1n 1911111111111 1121111122 11 ky 3.1.8 Tổ chức /0i3021.2000170777 3.1.9 Vai trò trách nhiệm cee cccccececesesesettsettttetttcttttsanseesenetteesees 3.1.10 RUD ro dư áH c nnn nnnnn Hs TH TH TT TT n n1 1111611111151 1 1x1 1511k cay

3.1.12 _ Hiệu quả tài chính - S 2.1 112111121 11111111111 11111111011 1 se

3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2016 dé quan lý thời gian và tài

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 - Sơ đồ 5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án (Thu, 2023)

Hình 2 - Phần mềm MISA AMIS 5-2222 22222122212711211222122711271 71.1 ccre

Hình 3 - Phần mềm TrelÏ - - s+sSt2119151111511111111111111111111111 E1 111.1 E1111 tre Hinh Nay rên: ÊU cdđiđảđaiidảảẻảÝỶ Hình 5 - Phần mềm LiquidPlanner 5-52 S9 EEE£E2E121971111271271211211111 21x eg Hình 6 - Phần mềm Project Manapers s 22 E111 87151121121111121211 1112 815 tryeg Hinh 7 š» 07170 5 22777 aani Hình 8 - Phần mềm Microsoft Project s1 2s 211 111121111211111111111211111 ru Hình 9 - Phần mềm Skype for Business - c1 E1 11211 1121111211121 1012 trteg Hình 10 - Phần mềm Evernote - 5s S211 112211151111111111111111111111111101 11101 1x0 Hình 11 - Phần mềm Microsoft Visio -s- - s1 111551111 1111111111 1111111110111 xe

IV

44

Hình 12 - Phần mềm VSDX AnnotatOr 2 St 3211555153 11531513111115215121212515 15525555 14 Hình 13 - Phần mềm Smartdraw, 2-1 2E 1111E7111511211111211 1211112211 211 trau 15 Hinh 0 ty 6 0) 0S HaÝÝŸẼŸẼŸẲỶẲỶẢ 15 Hình 15 - Phần mềm Gantt Pro - 5 9122 EE111111E7111511111112111 111221 111 tru 16 Hình 16 - Phần mềm Microsoft Project - + St 12111 51111111111111111121 111111 1 1x6 18

Hinh 18 - Thanh công cụ ribbon 0 222221121122 1121 1101119211111 11 1520111181 ray 18

Hình 19 - Giao điện mở dau Microsoft Project 20 1Ó6 - 221121 21522711111 11111 xe 20

Hinh 21 - Thiết lập thông tin về ngày tháng cho dự án 2-2 2+2+2z2E+2z22z2zczx2 21 Hình 22 - Thay đôi lịch làm việc 5 S19 S22 12111E112111112111111 12121 1e tru 22

Hinh 23 - Chọn các ngày làm việc khác 2 22222221221 1221 12211511181 151 211 key 23

Hình 24 - Thiết lập thời gian làm viỆc 2: S22 S2EES112512112712712212211212271 2 2e 23

Hinh 26 - Tạo các nhiệm vụ trong Gantt Chart 5 c0 22 2221122112221 1152112122 xe 24 Hinh 27 — Giao diện chọn công vIỆC - 0 0201211211121 12 1120111211111 1 118111 rrrrườ 24

Hình 28 - Thiết lập ngày tháng và khoảng thời gian 5 S21 E2 E22 xe 25

Hình 31 - Tạo mối quan hệ cho các công vIỆc 2 20 222111221112 221 211111128 re 27 Hình 32 - Mối quan hệ p1ữa các công VIỆC c2 12 1121112111111 1211201118111 27

Hình 33 - Liên kết mối quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng Link Tasks - 5 28

Hinh 34 - Giao diện Tab Task, chon Information trong nhém Propertles 28 Hinh 35 - Hộp thoại Task Information (Ì) - 5c 2 22222211211 121 1511512512211 1E xe se 28 Hinh 36 - Hộp thoại Task Informationn (2) - 5c 2 22222211211 121 1511511111811 21x cey 28

Hình 38 - Thiết lập tài nguyên dự án 5 1 2 E12 221211211211221 2121 1d 29

Hình 39 - Hiển thị nguồn vi 0 1 30 Hình 40 - Kết quả sau khi phân bỗ nguồn lực dự ản 2 n Hs S2 n2 31 Hinh 4l - Giao diện của Assipn R€sOUFC€S 20 00 120112111211 1112211211111 1118k 32 Hình 42 - Phân bố tài nguyên cho các công vIỆC - - 1 20121112 11221181181 cư 32 Hình 43 - Giao diện của Menu ProJect 0 1201121111211 1121 1122111211112 1 111122 33 Hình 44 - Giao diện Task InfÍormation 2 c1 2 12111111115 15511 1111111921111 11 n1 12xx4 33 Hình 45 - Chọn công tác phân bổ 1 52212111 121111211211111112111 2221111 e ty 34

Hình 46 - Trình bày tài nguyên đạng biếu đồ s2 2s 2122221 211112121212 211cm te 34

Hinh 47 - Hộp thoại Resources Inforimat1OH - 22 221221122112 11211 211511181152 xe 35

Hinh 48 - Thiết lập thông tin dự án trong tab Sehedule - -©s2+2zz£z+2z+2zzz£zzx2 36

Hình 50 - Hiển thị đường gantt của dự án 2- + 21T 211212111121112122 12x Hrteg 37 Hinh 51 - Hộp thoại Update Tasks - - 2 22 22112212211 2211 121121 112115211 511111182 tre 38

Hình 52 - Tuỳ chỉnh thời gian thực tế trong hộp thoại Update Tasks - 38

Hình 53 - Sự khác biệt giữa thực tế và kế hoạch trên đường Gantt ( 1) 39 Hình 54 - Sự khác biệt giữa thực tế và kế hoạch trên đường Gantt (2) : 39

Hình 5Š - Tính năng Resource LJSa9e - L1 2n 1 1 1211 11111111101 111 11111 111g tr 40

Hinh 57 - Nguồn Tye Di Qual tab 4l Hinh 58 - Giao diện Tab Report 0 0 1 1112112211211 121112111111111 10112111111 ngờ 42

Hình 59 - Giao diện xuất báo cáo -22¿-222222122212121122112221217111711 21112111112 xe 42

lim No cong na ắÄã 43 Hình 61 - Sản phâm minh hoạ Green NaturaÌ - 0002011115111 1111311551111 1 1125 x22 44 Hình 62 - Cơ cấu nhân sự dự án S2 51121211115 121111515151 1111112111155 nEee 49 Hinh 63 - Thông tin ké hoach dU Atheecccccccccccccscscscsesesesecevevscsssesesesevevevecesesstsveveveveseeees 52

Hình 64 - So d6 Gantt (L).c.cccccccccccccccccssesessesseseseescssssesecsesevseveesecsesessesesssectessesessnsesseees 53 Hình 65 - So d6 Gantt (2).0.cccccccccccccscsescssesecsesecscssesevecsesersecevsecsesessevessesecsssssssnsecenees 53

DANH MUC BANG BIEU

Bang I - Ý nghĩa của quan hệ giữa các công việc (Thọ, 2023) -2+5+2szzszx2 26 Bảng 2 - Ước tính chỉ phí i2 2:21 225121 555551515115151111511115111118111 10181111181 ceg 51

Bảng 3 - Doanh thu uc tithe ccccccceecenecnneensecessesseeseeeseenscensesteecnseeeeneeeessees 52

Vi

LỜI MỞ ĐẦU

Từ thời xa xưa, câu tục ngữ: “Cái răng, cái tóc là góc con người” đã trở thành một tiêu chuẩn về độ quan trọng của mái tóc đối với người con gái Việt Nam Đối với các bà, các dì, mẹ hay là chị em phụ nữ chúng đều thây rằng một mái tóc dài, đen nhánh, chắc khỏe và suôn mượt luôn là điểm thu hút ánh nhìn của người phụ nữ Việt

Nam được mệnh danh là đất nước mang trên mình thảm thực vật vô cùng phong phú

và đa dạng Được xếp vào loại hàng đầu trên thế giới với khoảng 12.000 loài khác nhau (GS.TS Phạm Hoàng Hộ), những nguyên liệu này rất đa dạng và mọc hoang khắp nơi trên mảnh đất hình chữ S này Thật đáng nề về khả năng kết hợp các loại cây, thảo được của ông ta đã tạo nên rất nhiều bài thuốc hay phương thức làm đẹp từ thiên nhiên và nuôi dưỡng mái tóc dài, đẹp, óng mượt mang đậm bản sắc của người con gái

Việt

Ngày nay, trước sự du nhập từ phương Tây và sự phát triển của các tập đoàn

hóa mỹ phẩm đã làm cho người tiêu dùng dần chuyên sang dầu gội công nghiệp với

giá thành rẻ, tiện lợi, tính thâm mỹ cao và mang lại cảm giác sản phẩm có tác dụng nhanh hơn các sản phẩm có nguồn gốc từ thảo được và thiên nhiên Tuy nhiên, sau một khoảng thời gian, người tiêu dùng đã bắt đầu nhận thấy tác dụng phụ và những nguy cơ tiềm ân gay anh huong đối với sức khỏe và đặc biệt là mái tóc của bản thân Ngoài ra, một số người bị đị ứng với các loại hóa chất trong các loại đầu gội đang phổ biến trên thị trường và thường xuyên gặp các vẫn đề về tóc như: Nam, gau, gay rung tóc Hơn thế nữa, củng với vấn đề các chị em sử dụng các loại hóa chất này thì sử dụng các thiết bị tạo nhiệt độ cao khi làm tóc, phụ nữ khi mang thai và sau sinh thay đổi nội tiết tố hay sau khi mắc bệnh Covid, khiến tóc rụng và ảnh hưởng nặng nề Đây cũng chính là cơ hội để có thể nâng tầm vị thế của thị trường dầu gội đầu

thảo dược ở Việt Nam và làm cho thị trường này đã trở nên ngày cảng sôi động trong

những năm gần đây Với sự gia tăng nhận thức về sức khỏe và làn da tự nhiên, người tiêu đùng đang dần thay đổi định hướng lựa chọn sản phẩm Họ có xu hướng tìm kiếm các sản phẩm lành tính, không chứa thành phần hóa học có hại và có nguồn gốc đến từ thiên nhiên Ngày càng ngày, nhiều người đã và đang dành thời gian và tài chính của mình để chăm sóc sức khỏe và ngoại hình của chính bản thân Vì vậy, các sản phẩm làm từ thảo được, bao gồm dầu gội đầu, các sản phẩm trị các vấn dé thường gặp ở da đầu, các loại kem dưỡng luôn được xem là lựa chọn tự nhiên và an toàn hơn so với các sản phẩm chứa hóa chất có thê gây hại

Bên trên chính là lý do chúng em đã tạo nên dự án sản xuất và kinh doanh dau

gội thảo dược Green Natural Với mong muốn và niềm tin rằng có thê mang đến cho

người tiêu dùng, đặc biệt là người tiêu dùng Việt Nam có thê tiếp cận được đến với các sản phâm làm từ thiên nhiên và thảo mộc

Đề có thê khiến cho dự án Green Natural này trở nên thành công thì việc lập dự

án vô củng quan trọng Quản lý dự án xây dựng là một tiến trình từ lập kế hoạch, tô chức và quản lý việc phân bổ các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu mà dự an đã đề ra trong điều kiện giới han về nguồn nhân lực, vật lực, chị phí và thời p1an

Trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ sẽ giúp chúng ta xây dựng và quản lý dự án một cách an toàn với tính cơ động cao mà Microsoft Project sẽ là một phần mềm hợp lý giúp chúng ta lập kế hoạch, theo dõi và quản lý công tác triển khai thực hiện dự án trong điều kiện bộ máy quản lý có giới han Trude hét, Microsoft Project sẽ giúp ghi nhớ toàn bộ các công tác phải thực hiện của dự án vào cơ sở dữ liệu của máy tính Trên cơ sở này, Microsoft ProJect sẽ tính toán và lập ra kế hoạch thực hiện dự án giúp chúng ta quản lý việc triên khai đự án đúng tiến độ với chi phí thấp nhất Khi cung cấp đầy đủ thông tin về các công tác phải thực hiện, Microsoft Project sẽ giúp chúng ta biết được thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hạng mục công tác, chi phí cần thiết dé thực hiện và thời gian kết thúc dự án Trong phạm vi môn học này, nhóm chúng em sẽ áp dụng phần mém Microsoft Project vào việc quan ly dự án của nhóm

Vì có hạn về thời ø1an cùng với việc kiên thức của chúng em còn hạn hẹp nên báo cáo vần còn nhiều thiêu sót, nhóm mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của thây đề bài làm được hoàn thiện hon

Nhóm em xin chân thành cảm ơn thây

CHUONG 1 - GIOI THIEU TONG QUAN

1.1, Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

1.1.1 Khải niệm dự án

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhụ cầu của đối tượng mà dự án hướng, đến Thực chất, Dự án là tổng thé những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời sian nhất định

Dự án bao gồm dự án đầu tr va dy án hỗ trợ kỹ thuật sản phâm phải được đánh gia cao và chất lượng Dự án còn được hiểu là hệ thống các công việc được xác định

rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian va nguồn lực để đạt mục tiêu đó

Việc sử dụng các nguồn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhất định của

dự án để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên Một dự án thành công là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực và phương tiện được phân phối cho sự phát triển lâu dài và bền vững của tô chức

Một dự án có thê được xem xét như là một chuỗi các công việc vả các nhiệm

vụ:

* Có mục tiêu cụ thê được hoàn thành trong những điều kiện nhất định

s - Được xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc

s - Có giới hạn nhất định về tài chính

» - Sử dụng các nguồn lực nhất định về phương tiện, thiết bị, con người 1.1.2 Quy trinh quan lp dw an

Quy trình quản lý dự án chính là xương sống cho toàn bộ quá trình triển khai

và thực thi dự án của doanh nghiệp từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Mỗi dự án có thê

có những thay đối riêng biệt trong quy trình quản lý sao cho thích hợp với tính chất của từng dự án, cũng như đem lại sự thuận lợi cho những neười triển khai

Quy trình quản lý dự án là các bước được thiết lap theo trinh ty thoi gian ma người quản lý cần nắm được đê thực hiện quản lý, điều hành, giám sát trong suốt vòng đời dự án Khi một bản quy trình quản lý dự án được đưa ra, các thành viên tham gia, các bên liên quan hiểu được nhiệm vụ nào thuộc trách nhiệm của mình, nhiệm vụ nào cần củng các thành viên khác phối hợp để tạo nên một dự án thành công

Dưới đây là 5 piai đoạn quản lý dự án cơ bản trong quy trình quản ly dy an:

án

Vậy trước tiên, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều lệ dự án Xây dựng điều lệ đự án

là quá trình phát triển một tài liệu chính thức, tài liệu này cho phép sự tồn tại, hoạt động của một dự án và quy định cho người quản lý dy án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức đề thực hiện các hoạt động dự án Bản điều lệ dự án sẽ trả lời cho các câu hỏi trong quy trình quản trị dự án, bao gồm một số nội dung:

» - Mục tiêu tông quát của dự án là gì?

s - Các bên liên quan tới dự án là ai?

s - Tình trạng kinh doanh: tình trạng kinh doanh là một phần quan trọng để bạn

dễ dàng chứng minh tính cần thiết của dự án

e Pham vi di an: bao gom việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự

án cụ thê, như: khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn

và chi phi của dy an

¢ Su phan phối: những sản phâm có thê phân phối là hàng hóa hoặc dịch vụ

có thê định lượng được

Nguồn lực: bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị và con ngudl cần thiết đề thực

hiện dự án

Mục tiêu: đây là đích đến của dự án Mọi hành dong trong dự án đều được

thiết lập nhằm bám sát đề hoản thành mục tiêu

Các phát sinh: điều lệ đự án cần nêu rõ các vấn đề và rủi ro có thể phát sinh trong vòng đời của dự án để có phương hướng giải quyết dự trù

Lịch trình: phác thảo các mốc quan trọng của dự án và ước tính sơ bộ về thời điểm chúng được hoàn thành

Ngân sách ước tính: đây là một trong những nội dung bắt buộc cân thế hiện trong điều lệ dự án

Sự phụ thuộc cho thấy mỗi quan hệ g1ữa các nhiệm vụ, các cá nhân thực thị

du an

1.1.1.2 Lập kế hoạch dự án

Sau bước đầu khởi động, thi đây là bước tiếp theo trong quy trình quản ly dy an khi bản phác thảo đự án không nhận thêm bát kỳ sửa đổi nào và đi đến hồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án

Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất chính là đặt mục tiêu

cho dự án Các nhà quản lý dự án có thê áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện

nay đề thiết lập mục tiêu, là phương pháp SMART và CLEAR

a) Phương pháp lập kế hoạch dự án SMART:

SMART la viét tat cua S — Specific (Tinh cy thé), M— Measurable (Co thé do lường), A — Achievable (Tính khả thi), R — Relevant (Tinh phu hop) va T — Time- bound (Thời hạn)

Specific — Cac muc tiéu cần trả lời được các câu hỏi cụ thê như dự án được thực hiện cho sản phẩm dich vy gi, diễn ra ở đâu, khi nào, người tham gia

la ai,

Measurable — Tạo ra thước đo đê đo lường kết quả thực hiện bằng cách đưa

ra mục tiêu cụ thể, có thé đo lường bằng con số cụ thé

Achievable - Những mục tiêu đã đưa ra có thê đạt được với nguồn lực, thời gian hiện có hay không? Khi lập kế hoạch và mục tiêu công việc, hãy xét

đến khả năng giới hạn của bản thân cũng như các nguồn lực đê đưa ra mục tiêu có tính khả thi

Relevant — mục tiêu của dự án cần có tính thực tế, phủ hợp với những việc liên quan Ví dụ lên kế hoạch dự án marketing sản phâm cần phủ hợp với kế hoạch sản phẩm & kế hoạch kinh doanh của công ty trong cùng thời kỳ Time-bound — Không quên đặt ra các mốc thời gian cụ thê đề thực hiện dự

án Đâu là hạn chót, đâu là lúc cần phác thảo công việc, thời gian phê duyệt công việc là khi nào để kiểm soát thời gian, tiến độ

b)_ Phương pháp lập kế hoạch dự án CLEAR:

Với cách tiếp cận mới hơn của phương pháp CLEAR, việc tạo ra các mục tiêu cần liên quan đến môi trường kinh doanh có nhịp độ ngày cảng tăng nhanh như hiện nay CLEAR gồm 5 ký tự viết tat: Collaborative — Hop tac, Limited — Gidi han, Emotional — Cảm xúc, Appreciable - Có thế đánh giá được và Reñnable - Dễ điều chỉnh

s - Collaborative — Mục tiêu người quản lý tạo ra cần có tính kết nối, hợp tác, cho nhân viên cùng nhau làm việc dé đạt hiệu quả teamwork cao nhất

s - Limited — Mục tiêu cần được giới hạn rõ ràng về phạm vi, nguồn lực thời oIan thực hiện

s - Emotional — Cảm xúc, cảm hứng trong công việc luôn là một phần quan trọng tạo nên thành công cho dự án Nhà quản lý cần cô gắng truyền cho các thành viên của mình nguồn cảm hứng để họ không ngừng cống hiến, nỗ lực, hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao trong dy an

¢ Appreciable — Muc tiêu của dự án cần được đánh giá là khả thị và nên chia các mục tiêu con, giup các bên dễ đàng thực hiện và chính phục

© - Refinable - Kế hoạch của dự án nên có sự tỉnh chỉnh, linh hoạt khi cần thiết 1.113 Thực thi dw an

Khi dự án đã nhận được sự chấp thuận từ phía doanh nghiệp, tất cả các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kIick-off (khởi động) Cuộc họp này nhằm mục đích nhóm của bạn giới thiệu về doanh nghiệp, đội nhóm minh, đồng thời trình bày về dự

án, sản phâm, dịch vụ của khách hàng cũng như khả năng thành công của dự án khi kết thúc Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện trong giai đoạn bắt đầu đi vào thực thí, gồm:

s - Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự

e Chi dinh nguồn lực cho dự ân

© _ Thực hiện kế hoạch quản lý dự án

© Thiét lap hệ thống theo dõi

se - Giao nhiệm vụ

s - Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển

°® Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

11.14 Kiểm soát dự án

Giai đoạn theo dõi và đánh giá đễ có sự trùng lặp về thời gian diễn ra so với giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiếm soát các công đoạn của dự án được

6

thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án

Dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tính thần trách nhiệm của nhân viên, thì yếu tố quyết định nằm ở vai trò của người quản lý trong việc sâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh gia hiéu quả vận hành của dự án

Giám sát và kiểm soát dự án nhằm đảm bảo rằng dự án đang tiến triển đúng hướng với kế hoạch ban đầu đặt ra Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ trực quan, mô hình quản lý dự án để kiểm soát tiễn độ, như như biêu đồ Gantt, bảng Kanban, m6 hinh quan tri dy an linh hoat Agile, Scrum, phan mém quan ly dy an dé

co thé hoàn thành công việc của mình để dàng và hiệu quả

Thời đại số 4.0 còn mang đến những công cụ đắc lực hơn thế nữa cho các nhà

quản lý dự án Không chỉ là theo dõi, kiểm tra, đánh giá, người quản lý dự án đôi khi

“ba đầu sáu tay” tham gia trực tiếp vào mọi công việc từ bước lập kế hoạch đến khi

đóng dự án Phần mềm quản lý dự án chính là “cứu tỉnh” giúp người quản lý trong

việc lập kế hoạch — giao việc — cộng tác — theo dõi — đánh giá tiến độ dự án và năng suất nhân viên

L115 Kết thúc dự án

Dự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi nhóm bạn có thê ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ người quản lý dự án cần hoàn thành Nếu giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện tốt và khoa học, tại bước đóng dự án sẽ gap nhiều thuận lợi Một số nhiệm vụ cần người quản lý cần cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm:

» - Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tông quan và đánh giá chỉ tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án

s Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tỉnh than, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay

không, những nhân sự nảy cần điều chỉnh như thế nảo ở các dự án tiếp theo

s - Phân tích dự ân: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án đề có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp

s - Quyết toán: tất toán ngân sách dự án

Sau khi hoàn thành các công việc dự án và được khách hàng, đối tác chấp nhận kết quả, nhóm dự án cần đánh gia toan bộ dự án để học tập và phát huy những điểm

thành tựu cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót Điều này có ý nghĩa rất lớn cho

sự phát triên của các cá nhân và các dự án trong tương lai

1.2 Phần mềm quản lý dự án

1.2.1 Phần mềm miễn phí

a) Phan mém MISA AMIS

©) MISA AMIS

Hình 2 - Phần mềm MISA AMIS

MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án nằm trong nên tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quả trình thực hiện và quan lý công việc tại doanh nghiệp, mục đích cudi cùng giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chỉ phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp

Dễ dàng lập kế hoạch tông quan cho từng dự án với các thông tin về lộ trình phát triển, thành viên, vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, thời hạn hoàn thành, độ quan trọng của đầu việc

s - Tạo dự án mới, thêm thành viên và phân quyên chỉ tiết cho từng thành viên trong dự án nhanh chóng

» - Quản lý thời gian, thêm công việc , công việc con trong từng dự án chỉ tiết nhất, eiúp tránh sót việc

» - Phần mềm quản lý công việc giúp giám sát và theo đõi dự án kịp thời, nhờ

do nha quan ly dé dang nam bat tién độ mọi lúc mọi nơi

» - Đánh giá dự án có hoàn thành đúng tiến độ hay chí phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không

s - Năng suất làm việc của nhân viên cũng được thể hiện rõ, giúp quản lý thêm

căn cứ khen thưởng, lưu vào hồ sơ chuẩn xác

mềm quản lý dự án miễn phí cho người dùng, nhưng ở phiên bản này sẽ bị giới hạn

một số tính năng so với phiên bản trả phí Trello có điểm mạnh là giao và nhận việc

cho thành viên trong dự án đặc biệt khoa học, tức thì GIao diện quan ly chu yếu theo dạng bản Kanban

Thêm, bớt người vào dự án để dàng

Cho phép nhận xét, đính kèm tài liệu với mỗi dự án hay các công việc Tag người dùng hay tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý Day đủ các phiên bản mobile, PC, laptop, tablet tiện loidé quan lý dự án mọi lúc mọi nơi

Trello có phiên bản miễn phí (tuy giới hạn tính năng nhưng tương đối hiệu quả)

c) Phan mém Jira

Jira Software

Hình 4 - Phan mém Jira Jira Software là công cụ quản lý dự án giúp thiết lập kế hoạch, theo dõi công việc theo phương pháp tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý Agdle Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng để lên kế hoạch quản lý dự án phần mềm, theo dõi lộ trình phát hành và phát

triên sản phâm, báo cáo lôi phân mêm khi triên khai hoặc nâng cap

Khá đây đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án:

Lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện công việc

Hệ thống báo cáo được chia nhỏ, giúp người dùng biết được tiến độ, khối lượng công việc phủ hợp và những đầu việc đã hoàn thành, sắp tới hạn để chủ động thời gian làm việc Báo cao qua biéu dé kha trực quan, chỉ tiết Phân quyền chỉ tiết cho các thành viên trong dự án

Khả năng tích hợp với bên thứ ba thông qua công API

Thiết lập quy trình làm việc đạng workflow giúp quy trình thống nhất, không bị chồng chéo giữa các bộ phận

đ) Phần mềm LiquidPlanner

= LiquidPlanner

Hình 5 - Phan mém LiquidPlanner LiquidPlanner là giải pháp hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả, phù hợp doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa, lớn Phần mềm giúp quản lý vả theo dõi quá trình vận hành dự án, xử lý khối lượng việc theo thời gian Theo dõi và nhắc nhớ thông báo để kịp tiễn độ hoàn thành Phần mềm được xây dựng để gia tăng sức mạnh và giảm thiêu

khôi lượng công việc cho nhân viên

Các tính năng tiện ích hỗ trợ hoạch định chiến lược để triển khai dự án Phân tích hiệu suất làm việc của từng thành viên một cach chi tiết

Tong hop toan bé chi phi/tai chính cần sử dụng

Cung cấp các đánh giá tỉ mi dé doanh nghiệp, công ty có kế hoạch khắc phục tốt hơn ở các dự án sau

Người quản lý dễ dang giam sát dự án dựa vào biêu đồ Gantt

Quản lý công việc theo dạng bảng

Lập kế hoạch cụ thể, theo chức năng và sỐ gio làm việc

Theo dối thời gian, tiến độ công việc, lên lịch trình bắt đầu và lịch hoàn thiện

Tạo báo cáo chỉ tiết toàn bộ dự án

10

s Bàn piao công việc đơn giản

f) Phan mém Fast Do

-r-AS1TvDO

Nền tang quan tri céng viéc cho SMEs

Hình 7 - Phần mềm Fast Do Fast Do cung cấp nhiều giải pháp giúp quản lý dự án khá hiệu quả mà người dùng có thể tham khảo Sản phâm do Fast Do cung cấp phủ hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp lớn nhỏ Chúng ta sẽ không phải lo lắng về các việc lên kế hoạch, quá trình theo dõi tiến độ, quản lý thời gian dự án, Phần mềm cung cấp đa dang tính năng thông minh ø1úp mọi người ứng dụng vào công việc một cách hiệu quả nhất Phần mềm thực sự nổi bật với nhiều nghiệp vụ hoàn hảo, chính vì thế nó nhận được sự công nhận của nhiều người dùng/công ty tại Việt Nam

» - Bộ quản trị OKRs fOKR cho phép thiết lập kế hoạch, CFRs, tạo OKRs, đôi

quả, check-in OKRs, báo cáo tổng quan

s - Công cụ đào tạo nội bộ flrain: Giúp tạo các khóa học, đăng ký tài khoản,

thiết lập hệ thống kinh danh

» - Đem đến trải nghiệm tuyệt vời giúp quản lý dự án đạt kết quả cao với đầy

đủ sự tiện dụng

s - Thân thiện, dễ sử dụng đối với tất cả nhân viên hay nhà quản lý Nhân viên

sẽ không gặp quá nhiều khó khăn cũng như những vấn đề khi sử dụng phần

mềm ngay lúc ban đầu

s _ Tối ưu hiệu suất công việc và các tinh năng giúp phát triển nhân sự cho doanh nghiệp

s Tinh nang duoc tối ưu nên tạo hứng thú làm việc cho mọi người, tăng hiệu suất công việc

» - Quản lý dự án phù hợp thực trạng và văn hóa Tính năng tùy biến và tối ưu tủy theo người sử dụng

s - Đảm bảo tính bảo mật khi sử dụng, chuyên giao 100% dữ liệu cho chủ kinh doanh, doanh nghiệp làm chủ

1.2.2 Phần mềm có bản quyền

a) Phan mém Microsoft Project

11

Hình 8 - Phan mém Microsoft Project Microsoft Project được tạo ra để giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc Mặc cho tính chất phức tạp, Microsoft Project lại sở hữu giao diện trực quan Đây là một giải pháp phần mềm được đánh giá cao; có thê đóng góp rất lớn vào thành công của dự án Nó vận hành thành ba khối: Task, Resources, Calendar; và có sự liên kết gitra cac khối này Về

cơ bản đây là một cơ sở dữ liệu với khả năng tự động hóa khá đơn giản

s _ Tổ chức công việc hiệu quả bằng công cụ Microsoft Project scheduling

e Theo dõi đầy đủ và thuận tiện tất cả các thay đổi và phát triển dự án

s - Tiến độ có khả năng tùy biến cao đề phù hợp với các dự án cụ thể

s - Khả năng đại diện cho các dự án, thêm ý tưởng, lọc dữ liệu

s - Dự đoán và phòng ngừa rủi ro

s - Tóm tắt báo cáo và quản lý hồ sơ hiệu quả

Microsoft ProJect là một lựa chọn tuyệt vời cho các tô chức, đặc biệt là khi các

dự án yêu cầu sự tương tác thường xuyên giữa các bộ phận khác nhau

b) Phan mém Skype for Business

Skype

for Business

Hinh 9 - Phan mém Skype for Business Skype cho phép kết nối nhóm, đồng nghiệp và khách hàng của họ mọi lúc mọi nơi Ngoài ra, Skype hỗ trợ bốn loại cuộc gọi hội nghị:

« Web

12

s - Video với piọng nói

° Kếtnối điện thoại

s - Hội nghị với tin nhăn tức thời

Skype có thê:

» - Kết nối người dùng từ hầu hết mọi thiết bị

s Cộng tác trên các tài liệu

e Chia sé man hinh may tinh dé ban

s _ Truy cập các ứng dụng hoặc tệp cụ thê trên máy tính với những người tham

gia khác

Skype for Business được thiết kế dành riêng cho đối tượng doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện giao tiép kinh doanh va tiét kiém chi phí các cuộc gọi điện thoại đường dai va quéc tế Tất cả các phiên đều được bảo vệ bởi các thuật toán xác thực và mã

hóa, vì vậy đây là một công cụ an toàn để các PM tương tác với khách hàng và đồng nghiệp của họ

c) Phan mém Evernote

đã

Evernote

Hình 10 - Phần mềm Evernote Evernote thể giúp xây dựng một nền tảng kiến thức không lồ cho các nhà quản

lý dự án Nó có thê được sử dụng để tạo danh sách việc cần làm và lưu trữ tất cả các loại thông tin về các dự án của bạn trong các tép va ghi chu Ngoai ra, Evernote có thé

hỗ trợ các công cụ cần thiết cho các PM Evernote quản lý dự án dựa trên “đám mây”, bạn có thê truy cập từ bat ky thiét bi nao

Có một số công cụ trong Evernote, khi kết hợp lại cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả Evernote cung, cấp quyền truy cập được chỉ

định cho những người dùng khác nhau Đối với các nhiệm vụ cá nhân, bạn có thê sử

dụng notebook cá nhân Nếu bạn làm việc với một nhóm và muốn thử thách nhân viên cua minh, bạn nên sử dụng, quyền truy cập công cộng, cho phép bạn xác định mức độ truy cập của các đối tượng đồng nghiệp khác nhau

d) Phẩn mềm Microsoft Visio

13

Hinh 1] - Phan mém Microsoft Visio Microsoft Visio là một ứng dụng dé hoa vector được tạo cho Hệ Điều hành Windows và được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi Nó là một công cụ mạnh

mẽ đê trình bảy thông tin phức tạp đưới dạng sơ đồ, hình khối và flowchart

Ngay cả khi bạn không có năng khiếu về thiết kế hoặc kỹ năng kỹ thuật, Visio

vấn có khả năng giúp bạn phác thảo tư duy của mình thành hình ảnh trực quan nhất Visio sử dụng một set diapram đề đơn giản hóa và tăng cường tính trực quan của các quy trình trừu tượng Cho dù bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức, mạng lưới hoặc sơ đồ quy trình, Microsoft Visio vẫn cung cấp được nhiều mẫu và hình dạng được thiết kế sẵn Hơn nữa, với Visio, bạn có thê tương tác với người dùng khác và minh họa ngắn gon một số điểm nhất định Ví dụ, từ một sơ đồ tô chức, bạn có thể nêu lên một vẫn đề và thảo luận về giải pháp, sau đó có thể áp dụng cho một dự án mới Với Visio, bạn cũng

có thể nhập dữ liệu từ Microsoft Excel để tạo đồ họa rõ ràng cho các bản trình bày và

báo cáo công khai

14

(.vsdx) dé chỉnh sửa thêm trong Visio Ứng dụng này hiển thị tất cả các bản vẽ nội dung với hình ảnh sắc nét trực quan

`,

smartdraw

Hình 13 - Phần mềm Smartdraw f) Phan mém Smartdraw

SmartDraw là một công cụ nữa dé tao ra nhiều biểu đồ, sơ đồ và bản trình bày Với ứng dụng này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng xây dựng flowchart, presentation PowerPoint, bản đồ tư duy và các hình ảnh khác SmartDraw cung cấp hơn 70 loại vật liệu tương tự và một bộ các mẫu cho nhiều mục tiêu khác nhau như biểu đỗ dự án, cây quyết định, genogram và nhiều loại đữ liệu trực quan khác Nó hỗ trợ dich vu dam mây, vì vậy bạn có thé chia sẻ biểu đồ, sơ đồ và bảng biểu với nhóm

dy an SmartDraw dé str dung hon nhiéu so voi Visio và có cả phiên bản Microsoft và macOS

8) Phan mem Slack

Project Managementin slack

Hinh 14 - Phan mém Slack Slack là một dịch vụ web và ứng dụng có sẵn cho máy tính dé ban, iOS va Android Mục đích của Slack 1a tao cơ hội cho các cá nhân hoặc nhóm tương tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng về bất kỳ vấn đề nảo liên quan đến dự án Đây là một ứng dụng đơn giản với giao điện người dùng trực quan Bạn có thê tạo profile, gửi tệp, gửi và đọc tín nhắn Các nhóm riêng được gọi là “kênh” và các tin nhắn được gửi

15

trong kênh chỉ hiển thị cho những người tham gia kênh cụ thê đó Slack hỗ trợ hơn

100 dịch vụ web, bao gồm Dropbox, Twitter, Google Docs va tham chi ca Trello (được dé cập ở trên) Bạn có thé str dung Slack dé tich hop bat ky dich vy nao trong số này và nhận thông báo khi có bất kỳ thay đôi và hoạt động nảo

h) Phan mém Gantt Pro

sẻ biểu đồ Gantt mà bạn đã tạo với nhóm và khách hàng, gán cho người dùng chuyên dụng quyền xem hoặc chỉnh sửa GanttPro có một bộ các tính năng chính, một số tính năng tương thích với các phương thức Agdle, ví dụ:

° Sắp xếp thời gian các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên

» _ Phân phối nhiệm vụ giữa những người tham gia dự án

» - Phân tích critical path đề tăng tốc tiến độ

s Lịch trình tự động

© - Theo dõi tiến độ hiện tại dé biết giai đoạn thực hiện dự án

Với sự đa dạng trong việc lựa chọn ứng dụng đề quản lý dự án, bạn hoàn toàn

có thể tìm thấy phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức Hy vọng từ danh sách này, bạn sẽ khoanh vùng được phần mềm phù hợp vả tăng năng suất làm việc của đội ngũ Quản lý dự ân trong công ty bạn! [ CITATION Phư23 \ 1033 |

16

CHUONG 2 - PHẢN MÉM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 2.1 Giới thiệu tổng quan

Microsoft Project (Microsoft Project) là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ

và phô biến được phát triển bởi Microsoft Với khả năng tích hợp các công cụ quản lý

dự án, Microsoft ProJect cung cấp một nền tảng toàn diện dé lap kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án phức tạp

Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Microsoft Project cho phép người dùng xây dựng lịch trình dự án chi tiết bằng cách thêm các công việc, nguồn lực, và mốc thời gian Khả năng tạo mối liên kết giữa các công việc, xác định sự phụ thuộc và ưu tiên giữa các công việc cho phép người dùng dễ dàng xác định luỗng công việc và dự đoán thời gian hoàn thành dự án

Microsoft Project cho phép người dùng phân bô nguồn lực cho từng công việc,

theo dõi tiến độ thực tế và so sánh với kế hoạch ban đầu Điều này giúp người quản lý

dự án và nhóm làm việc có cái nhìn chính xác về hiệu suất của dự án và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để duy trì tiến độ Ngoài ra, Microsoft Project còn cung cấp các tính năng để tạo báo cáo dự án, theo dõi tiễn độ tổng thể, và phân tích hiệu suất Điều

nảy giúp người dùng đưa ra quyết định thông thái dựa trên dữ liệu thống kê và dự báo

Microsoft ProJect có một loạt các chức năng chính ø1úp người dùng quản lý dự

án một cách hiệu quả Dưới đây là một số chức năng quan trọng của Microsoft Project:

» - Lập kế hoạch dự án: Cho phép người dùng tạo lịch trình dự án bằng cách thêm và xác định các công việc, mốc thời gian và sự phụ thuộc giữa các công việc

s - Xác định sự phụ thuộc: Cho phép thiết lập mối quan hệ giữa các công việc, như sự phụ thuộc theo thứ tự, song song, hoặc theo lặp đi lặp lại

s Quan ly nguồn lực: Người dùng có thé phan bỗ nguồn lực (nhân sự, vật liệu,

thiết bị) cho các công việc và theo dõi tình trạng tài nguyên

» - Lập kế hoạch chi phí: Cho phép người dùng ước tính và theo dõi chi phi cua các công việc và tài neuyên trong dự án

s - Tạo và quản lý mốc thời gian: Người dùng có thê thiết lập các mốc quan trọng trong dự án, ø1úp theo dõi tiến độ và đảm bảo các cột mốc được hoàn thành đúng hạn

s - Theo dõi tiến độ: Microsoft Project cung cấp công cụ theo dõi tiến độ thực

tế so với kế hoạch, từ đó đánh gia higu suất và điều chỉnh cần thiết

s - Tạo báo cáo dự án: Cho phép người dùng tạo các báo cáo về tiến độ, chi phi, tài nguyên và các khía cạnh khác của dự án

» - Phân tích dự án: Microsoft Project cung cấp các tính năng phân tích hiệu

17

suất như biểu đồ Gantt, biểu đồ sự phụ thuộc, biểu đồ tài nguyên để giúp

người dùng đánh giá tình hình dự án

» - Tích hợp Office: Microsoft Project tích hợp tốt với các ứng dụng Office khác như Excel va PowerPoint để chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo liên quan đến dự án

s - Quản lý rủi ro: Cho phép người dùng xác định, đánh giá và quản lý các rủi

mm Maton Track ~

‘F Respect Links

>

|e % we View Chpbaard Fart 6 Senedule Tasks Insert Properties Eaming a

Hinh 18 - Thanh cong cu ribbon Thanh công cụ trong Microsoft Project 2016 14 mét phan quan trong cua giao diện người dùng, cung cấp các công cụ và chức năng để quản lý và kiểm soát dự án một cách hiệu quả Thanh công cụ cung cấp truy cập nhanh đến các tính năng quan trọng của phần mềm, giúp người dùng tương tác và làm việc với dự án một cách thuận tiện Dưới đây là một số phần quan trọng của thanh công cụ trong Microsoft Project

18

2016:

Tab File (Tệp): Tab này cung cấp các tùy chọn cho việc mở, lưu, in va chia

sẻ dự án Người dùng có thể tạo mới dự án, mở dự án đã lưu lưu phiên làm việc, và thực hiện các thao tác quản lý dự án cơ bản

Tab Resource (Nguồn lực): Tab này liên quan đến việc quản lý và phân bổ nguồn lực như người làm, vật liệu và thiết bị cho các công việc Người dùng

có thể thêm, chỉnh sửa và xóa nguồn lực, cũng như theo dõi tỉnh trạng nguồn lực

Tab Report (Báo cáo): Tab này dùng để thực hiện các báo cáo đồ họa của tiễn độ dự án một cách trực quan và sinh động nhất như: báo cáo tông quan, báo cáo tài nguyên, báo cáo chỉ phí và cũng có thê tự thiết kế lên các hệ thống báo cáo theo từng yêu cầu cụ thể của dự án

Tab Project (Dự án): Tab này chứa các tùy chọn đề quản lý toàn bộ dự án Người dùng có thê xác định các thiết lập dự án, tạo và quản lý mốc thời oIan, và thực hiện các tác vụ quan lý chung

Tab View (Xem): Tab này cho phép người dùng tủy chỉnh cách dự án được hiển thị bằng cách chọn các chế độ xem khác nhau như biểu đồ Gantt, biểu

để sự phụ thuộc, báo cáo, và nhiều tủy chọn khác

Tab Help (Trợ giúp): Tab này cung cấp các tài liệu trợ giúp và tùy chọn hỗ trợ liên quan đến việc sử dung Microsoft Project 2016.6

Tab Format (Dinh dang): Tab nay cho phép người dùng định dạng và tùy chỉnh các yếu tố của dự án như màu sắc, kích thước, vị trí và kiểu chữ Thanh công cụ trong Microsoft Project 2016 giúp người dùng dễ dàng truy cập

và sử dụng các chức năng quan trọng để quản lý và theo dõi dự án một cách hiệu quả 2.3 Một số thao tác cơ bản

2.3.1 Tao mot div an moi

19

t1 Project Professional Phong Th Ash Thy 7 - oa

Hinh 19 - Giao dién mé dau Microsoft Project 2016

Để tạo một dự án mới trong Microsoft Project 2016, ban co thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Mở Microsoft ProJect 2016 trên may tinh cua ban — Chon "File" (Tệp) trên thanh công cụ ở phía trên cùng —> Trone menu bên trái của tab

"File", chon "New"

- Buéc 2: Chọn một mẫu dự án hoặc dự án trống: Có thể chọn một mẫu dự án có sẵn đề bắt đầu nhanh chóng hơn hoặc chọn "Blank ProJect" nếu muốn bắt đầu

từ đầu

- Bước 3: Đặt tên và lưu đự án: Sau khi bạn chọn mẫu dự án hoặc dự án trống, hộp thoai "Save As" sé xuất hiện Đặt tên cho dự án của bạn và chọn nơi lưu trữ tập tin dự án

- Bước 4: Bắt đầu chỉnh sửa dự án: Khi bạn đã lưu dự án, giao diện chính của Microsoft Project sé hién thi Tai đây, bạn có thê bắt đầu thêm công việc, thiết lập thời ø1an, xác định sự phụ thuộc, phân bỗ nguồn lực và thực hiện các tác vụ quản lý dự án khác

Lưu ý: Lưu thường xuyên khi làm việc trên dự án, đừng quên lưu thường xuyên để đảm bảo rằng bạn không bị mắt dữ liệu nếu có sự cố

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Thiết lập thông tin dự án là việc làm đầu tiên và nên được thực hiện đầu tiên trước khi bắt đầu lập tiễn độ bằng Microsoft Project

20

Sau đây là các phân thiết lập căn bản cho thông tin dự án:

a) File — Options — Display: Chinh stra loai lich, don vi tién té

| Project Options ? x

| General Change how Project content is displayed on the screen

Display

hedule Calendar

Proofing Calendar Type: {Gregorian Calendar

Currency options for this project: 93) Project’

Hình 20 - Thiết lập thông tin die dn trong tab Display

b) Project/ Project Information: Khai bao ngay bat dau (Start date) hoặc ngày kết thúc dự kiến (Finish date) của dự án Chọn ngày hiện hành trong Current date (mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác)

Project lnformation for 'Project1 x

Start date: Thu 10/08/23 Current date:

Finish date: Status date: NA

Schedule from: | Project Start Date Calendar: Standard

All tasks begin as soon as possible Priority: 500 +

Help Statistics Cancel

Hình 21 - Thiết lập thông tin về ngày tháng cho dự án

2.3.3 Tao lich

Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng môi dy an là viéc rat can thiét

Vị mỗi một dự án, mỗi công ty sẽ có một lịch làm việc khác nhau, yêu cầu phải thay đổi linh hoạt dựa theo hình hình thực tế Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì phải thiết lập lịch làm việc sao cho hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thường được nghỉ phép một số ngày trone năm như Tết Nguyên Đán, các lễ kỉ niệm, hay các công ty thường có ngày nghỉ để cho nhân viên tham gia team building Do đó chúng ta phải

21

tạo ra các lịch khác đề phu hợp với dự án

| Change Working Time

For calendar: | Standard (Project Calendar)

Calendar ‘Standard’ is a base calendar

Legend:

Select Date(s):Stra déi lich dy an

Set select date(s): quy dinh ngay lam viéc cho dy an

Working: ngày làm việc

Nonworking: ngày không làm việc

Edited workine hours: sửa đôi giờ làm việc

Edits to an individual day: sửa đôi ngày làm việc thông thường

‡ Edited working hours

Default work week on calendar

Set working times for these exceptions

- Bước 3: Sau đó nhấn Details để lựa chọn chỉ tiết cho ngày đó

- Bước 4: Vào tab Work Weeks, bắm chọn Details để chọn các ngay sẽ làm việc khác với cả ngày còn lại trong tuần của dự án Ví dụ trong trường hợp này thứ

7 làm từ 8:00 đến 12:00 thì sé chon Set day(s) to these specific working times

rồi nhập thời gian làm việc của ngày đó

! Details for '[Default] x

| Set working time for this work week

Select day(s): -) Use Project default times for these days

Monday ( Set days to nonworking time

Tuesday eo Set day(s) to these specific working times:

Wednesday Thursday Frida From | To

những khối công việc thành những khối nhỏ hơn Cứ như vậy cho tới khí nó được chia

thành những công việc nhỏ có thê được giao cụ thể Cuối cùng nhập các khoảng thời

23