Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án

Nhằm đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác, cũng như đáp ứng nhu cầu công nghệ hóa của thời đại 4.0, nhóm áp dụng phương pháp sử dụng phần mềm quản lý dự án MS Project, ghi nhớ toàn bộ v

NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM

TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP HO CHi MINH KHOA HE THONG THONG TIN QUAN LY

Dé tai:

BAO CAO KET QUA THUC HIEN BAI TAP NHOM

UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT TRONG QUAN LY DU AN

STT Thanh vién Cong viéc Mức độ

hoàn thành

NHAN XET CUA GIANG VIEN

CHƯƠNG 2—- PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT 2.1 GIOT THIEU TONG QUAN sssssssessssssessssssessesssessessseesssseeacsassenesasencesseneassaseacs 2.2 GIAO DIEN PHAN MEM ccsccsssssssssssscsssscscssssssccsscsscssnssscsaeasancaecseeseeneaesaseacs 2.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢNN - 5< cs ae tre gxerteerrxeerrerrereree

2.3.1 Tạo một dự án HỚII 5 GG G3303 0 3 TY n4 1 4 n0

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

2.3.3 Tạo lịchh sẻ «<< 21x S42 2EEềEY E1 E717 47 49511921208214 211714 x2 vxe 2.3.3.1 Thiết lập thời gian làm việc

2.3.3.2 Thay đối thời gian làm ViỆC e-ecceccececrsEkEreErEkrrttrsererrrrsrsrrsrsre

2.3.4 Tạo danh sách công việc

2.3.6.1 Cúc Kibu tai NGUYEN ecessesscsssssessessessesssssssssssssssesssssesssssssscessssssssessssesnsecsnseces

2.3.6.2 Cách thiết lập danh sách tài nguyên cho dự ẲH e-cccccccceceecsceee 2.3.7 Phân bỗ tài nguyên cho các công viỆC . - se se se ceeeerxeeersesereesee 2.3.8 Lịch trình cho dự án «5= cọ Họ Họ HH nh HH 11 2.3.9 Tìm đường găng cho dự án «sọ HH HH ngư nem 13

2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 2-2 ®°©2+*©SEExseSE+EeeEExeeoerxseoreesrxxee 13 2.3.11 Cân đối tài nguyên s-s-°° x<+x*Sk<eE+xeEEEeEExeEESxE2AEEkeerevrxrxee 14

2.3.11.1 Cân đối tự đỘNg: e«-ccc+xeeeHHHHHHHHHHHHHH HH 14

2.3.11.2 Cân đối tht CONG cesessecessessesssssessessssscsssssessessssscssssssssesssscsssscsssscssescssees 15

CHƯƠNG 3 - MINH HỌA: ỨNG DỤNG PHẢN MÈM MICROSOFT

PROJECT DE LAP TIEN DO THI CONG DỰ ÁN 5c 5c <csccccsccse 20 kN©(0)089:009000000071071577 20 3.2 ỨNG DỤNG PHẢN MÈM MICROSOFT PROJECT ĐỀ LẬP TIỀN ĐỘ THỊ

DANH MUC BANG, HINH ANH

Hình 1 Tổng quan giao diện phần mềm 2-52: S212 EEE2E27112E121 1E E1 tre 4

Hinh 2 G1ao diện tạo dự án THỚI - QC 0000210315111 0 1 1k ky 4

Hình 3 Thanh Tab của ProJe€ct c2 22112111 1212212111111112112 1118111221111 xa 5 Hình 4 Cửa số Project Information - - St 1 xEE21111E1121111 1121111 1 1E rrrrrryn 5

Hinh 5 Giao điện Schedule TT 2n g ng 11k kh ng ng kg 6

Hình 6 Tạo lịch cho đự ản Q 2G 00022122111 1n ST 211k kn ng 1 1n k k1 11kg 22115 1E rn xu 6 Hinh 7 Ctra s6 Change Working Time 25+ 22 2E E12E1271521221 112.11 7

Hình 8 Tạo danh sách công vIỆC 2101112212221 111 1110 15 1181110111101 111kg 8 Hinh 9 Giao dién Predecessors ceeeeeesssseeescccccceccceccessecsettnsttscccecaueausteecenceseceeuneans 8 Hinh 10 Giao diện Resource Sheet LH HT HH ng TH TT vn 11

Hình 11 Phân bồ tài nguyên cho các công ViỆC -:- 5c tt E E1 1121121111111 tre 10 Hình 12 Giao điện Resource của cửa số Task Information 22222222 se S223 sx2 11 Hình 13 Giao diện Change Working 'T1me - 2 E2 12221111251 111 18121112 tre re 12 Hình 14 Giao diện Create New Calendar - cceeeesceeeeeesceeeeessessceneesens 13 Hình 15 Đường găng cho dự án -.- 2 2 0 2111211121111 1 1111111111111 1 1111111611116 xe 13 Hình 16 Giao diện General trong cửa số Task Information + sec szsze2 14 Hình 17 Cửa số Resource Leveling -s- s21 112111 187 1 E18 tt gu 15 Hình 18 Tai nguyén bi qua tai 6 giao dién Gantt Chatt 5c 5 5+ S+* + +2 15 Hình 19 Tai nguyén bi qua tai 6 giao dién Resource Sheet óc co sec sssằ2 16 Hinh 20 Bao cao tong hop chung cho du ath.e cccccccccssceccesessvsceseesesecsesseecsesveseevsvsveeees 16

Hinh 21 Bao cao thực hiện công vIỆc 2 220011211211 1n x11 11a Hee 17

Hình 22 Báo cáo sử dụng tài nguyễn T0 Q1 1121112 ng ng re Hư 17 Hình 23 Báo cáo chi phí - 2c 2211211112122 1 1511151151111 581 115111 H 2 1 ng cr Hy ky 18

Hinh 24 Giao điện in DAO CaO ccc cc cccceccceccessenscntnsecucceccceesevccceuuaeseeeeeceeseeeeeuanenss 19

Hình 26 Sơ đồ mạng (Network Diagram) - + ckcn 1212112112121 1E He y 24 Hình 27 Báo cáo chi phí (Task Cost ÔVerVI€W) cn.nn nh Ha ke 25 Hình 28 Báo cáo tổng hợp chung cho dự an (Project OvervieW) các co 25

BANG CHU VIET TAT

LOI MO DAU

Trong thời buổi hiện nay, khi nhu cầu của con người không chỉ đừng lại ở những yếu tô cơ bản “ăn no, mặc ấm”, ngày càng có nhiều tiêu chuẩn sống mới hơn

như “ăn ngon, mặc đẹp”, “ăn sạch, mặc xanh”, đây là cơ hội lớn dé phat triển các

ngành nghề kinh doanh liên quan Trong đó, ngành thực phâm và đỗ uống là lĩnh vực đầy hứa hẹn khi nhu cầu tiêu đùng ngày đa dạng Với tông mức chi tiêu cho dịch vụ ăn uống tương đối cao, hơn 360 USD/ tháng, chiếm 35% tổng chỉ tiêu các ngành, đây là con số cao hơn so với các quốc gia trong khu vực như Indonesia, Thái Lan, Philippines, Malaysia Ngành F&B cũng đóng góp 15,8% vào GDP quốc gia năm

2021, đưa Việt Nam đã trở thành một trong những thị trường F&B hấp dẫn nhất trên

toàn cầu Đặc biệt, ngành F&B Việt Nam được dự báo sẽ còn tăng trưởng hơn nữa

Những dịch vụ ăn uống được mở cửa rộng rãi, các chính sách kích cầu du lịch, thu hút

du khách Tất cả sẽ góp phần thúc đây sự phát triển mạnh mẽ của ngành F&B nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh ngành nói riêng

Hiểu được tiềm năng và cơ hội đó, nhóm chúng em quyết định thực hiện dự án

mô hình kinh doanh quán cà phê, thức uống hàng ngày thân thuộc và là nét văn hóa

âm thực đặc sắc trong sinh hoạt của con người Việt Nam Có thê thấy, sự phong phú của cà phê ngày càng được nâng cao khi có nhiều sự biến tâu mới lạ trong hương vị Điều này mang đến nhiều sự lựa chọn phù hợp cho mọi lửa tuổi, giúp cà phê trở thành thức uống thịnh hành với mức độ phủ sóng rộng, càng chứng tỏ được cơ hội phát triển của các doanh nghiệp trong lĩnh vực đồ uống này

Để xây dựng một mô hình kinh doanh, việc quản lý dự án tốt là cơ sở đề phát

huy tôi đa các nguồn lực sẵn có Nhằm đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác, cũng như đáp ứng nhu cầu công nghệ hóa của thời đại 4.0, nhóm áp dụng phương pháp sử dụng phần mềm quản lý dự án MS Project, ghi nhớ toàn bộ và sắp xếp quản lý thông minh trên cơ sở đữ liệu máy tính, phân bổ nguồn lực hợp lý và hiệu quả, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi thời gian, tiễn độ, chi phí và thông tin theo từng hạng mục, từ

đó thực hiện tốt các công tác chuẩn bị để đảm bảo mục tiêu của dự án Chúng em xin

chân thành cảm ơn thầy Trần Đức Tùng đã hướng dẫn, hỗ trợ chúng em thực hiện bài

báo cáo, nhóm mong sẽ nhận được lời nhận xét từ thầy đề có thê rút kinh nghiệm và

ngày càng hoàn thiện hơn

CHUONG 1- GIOI THIEU TONG QUAN

1.1 KHAI NIEM DU AN VA QUI TRINH QUAN LY DU ÁN

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực

hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới

hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn đề đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ

ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất,

Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau

được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian

nhất định

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phâm phải được đánh giá cao và chất lượng Dự án còn được hiểu là hệ thông các công

việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết

thúc Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu

cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực

để đạt mục tiêu đó

Việc sử dụng các nguồn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhất định của dự án để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên

Một dự án thành công là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực và

phương tiện được phân phối cho sự phát triển lâu dài và bền vững của tô chức

1.1.2 Quy trình quản lý dự án

Quản lý dự án là quá trình sử dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và phương pháp

đề điều hành các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của nó

Quản lý tiến độ dự án theo phương pháp đường găng:

¢ CPM (Critical Path Method) là công cụ phân tích tiễn độ quan trong trong quan

lý dự án và biêu diễn chuỗi công việc theo sơ đồ mạng

® Đường găng là chuỗi công việc có tổng thời gian thực hiện dài nhất và việc

thực hiện chậm trễ một công việc trên đường găng sẽ kéo đài thời gian thực hiện

chung của dự án

1.2 PHAN MEM QUAN LY DU AN

1.2.1 Phần mềm miễn phí

Phần mềm miễn phí là loại phần mềm mà người dùng không cần phải chi trả bat

kỳ khoản phí nào, không có hạn chế về thời gian sử dụng, và có thể tự do tải xuống, sao chép và sử dụng Có thé ké tén nhu: Jira; Trello; Asana; Agilefant; My Collab; Open Project; Easy Project;

1.2.2 Phần mềm có bản quyền

Phần mềm có bản quyền là phần mềm được cấp phép sử dụng theo đúng quy định, cho phép người dùng sử dụng hoàn toàn hợp pháp mà không phải lo ngại về vi

phạm quyền sở hữu hoặc giới hạn sử dụng của phân mềm đó Có thê kế tên như:

Microsoft Project; Project Manager; Orange Scrum; Project Manager;

CHUONG 2 —- PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

2.1 GIOI THIEU TONG QUAN

Microsoft Project là một ứng dụng quản lý dự án được phat trién boi Microsoft No được thiết kế để cung cấp hỗ trợ trong việc quản lý dự án, xây đựng kế hoạch và phân bổ

nguôn lực cho các dự án

Ngoài ra, Microsoft ProJect còn hồ trợ quản ly ngân sách, theo đối tiên độ hoạt động

và sô lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc và ước

tính nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động

2.2 GIAO DIỆN PHẢN MÈM

Hinh 1 Tong quan giao dién phan mém

2.3 MOT SO THAO TAC CO BAN

2.3.1 Tạo một dự án mới

Bước 1: Truy cập vào Microsoft Project, trang chủ của phần mềm hiện ra

Buéc 2: Chon New — Blank Project

Hình 2 Giao điện tạo dự án mới

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Bước L: Tại giao điện làm việc của Project, trén thanh Tabs, chọn Project

Hình 3 Thanh Tab cua Project Buéc 2: Chon Project Information, ctra số Project Information hién ra, ta tién hanh thiét lap

thông tin dy an tai day

Hình 4 Của số Project Information 2.3.3 Tạo lịch

2.3.3.1 Thiết lập thời gian làm việc

Bước L: Vào File —› Option — Schedule, ta có giao dién Schedule:

10

Bước 2: Thiết lập thời gian làm viée nhu Ngay bat dau cua tuan (Week starts on), Thang bat dau cua nam (Fiscal year starts in), Gio bat dau lam (Defaut start time), Gid tan lam (Default end time), v.v

Hinh 6 Tao lịch cho dw dn

2.3.3.2 Thay đổi thời gian làm việc

Bước L: Tại giao điện làm việc của Project, trén thanh Tabs, chọn Project

Bước 2: Chọn Change Working Time, cửa sô Change Working Time hiện ra

11

Hinh 7 Ctra s6 Change Working Time

12

2.3.4, Tao danh sach cong việc

Tại giao diện làm việc của Project, ta tiến hành nhập thông tin của danh sách công việc bao gồm tên công việc (Task Name), thời lượng (Duration), ngày bắt đầu (Start), ngày kết thúc (Finish), v.v

nh 3 Tạo danh sách công việc

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

Bước L: Tại giao diện làm việc cua Project, trén thanh Tabs, ta chon Task — Information >

Predecessors

Hinh 9 Giao dién Predecessors

13

Bước 2: Tiến hành thiết lập mỗi quan hệ giữa các công việc

Bảng 2.1 Các loại quan hệ

Finish-to-Start Công việc B (công việc phụ thuộc) không thề bắt đầu khi công việc

2.3.6.1 Các kiểu tài nguyên

- _ Work: Tài nguyên thực hiện công việc (người, thiết bị)

14

- Cost: Chi phi

- Material: Neguyén liéu

2.3.6.2 Cách thiết lập danh sách tài nguyên cho dự ún

Bước l: Tại giao diện làm việc của ProJect, trên thanh Tabs, ta chọn View —> Resource Sheet

Bước 2: Tiên hành nhập liệu tài nguyên dự án tại Resource Sheet bao gồm tên tài nguyên (Resource Name), phan loai (Type), lwong tiêu chuẩn (Std.Rate), lương tăng ca (Ovt.), v.v

15

2.3.7 Phân bỗ tài nguyên cho các công việc

Sau khi thiết lập danh sách tài nguyên cho dự án thông qua giao diện Resource Sheet, ta có thể phân bố những tài nguyên này cho các công việc tại Gantt Chart Bước L: Tại giao điện làm việc của ProJect, trên thanh Tabs, ta chon View — Gantt Chart Buéc 2: Tai c6t Resource Name, ta chọn tài nguyên sẽ phụ trách cho các công việc co trong

dự án

1ó

Hình 11 Phân bồ tài nguyên cho các công việc Ngoài ra có thê thực hiện phan bé tai nguyên bằng cách thứ hai như sau:

Bước L: Tại giao diện làm việc cua Project, trén thanh Tabs, ta chon Task — Information >

Resource, giao dién Resource cua ctra so Task Information hién ra

17

Hình 82 Giao điện Resource của cửa số Task Information

Bước 2: Tiến hành phân bổ tài nguyên cho các công việc của dự án

Hinh 13 Giao dién Change Working Time

Bước 2: Chọn Create New Calendar, dat tên cho lịch tại mục Name, rồi nhân OK dé tao lich trình mới cho dự an

19

Bước 3: Thiết lập thông tin cho lịch ở các mục Exceptions (các ngày nghỉ, lễ, Tết) và Work Weeks (các ngày làm việc trong một tuân)

2.3.9 Tìm đường găng cho dự án

Đường găng của dự án là đường xuyên mạng đi từ thời điểm khởi công dự án (sự kiện

khởi công dự án) tới thời điểm kết thúc dự án (sự kiện hoàn thành dự án) có chiều dài trên

trục thời gian (tức là tổng thời lượng thực hiện của các công việc thuộc đường này) lớn nhất

Cách thực hiện: Tại giao điện làm việc của Project, trén thanh Tabs, ta chon Format — Gantt

chart style

Hình 95 Đường găng cho dự án

20