Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm 6 ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự án

Minh chứng cho hiệu quả này là dự án kinh doanh quán trà sữa của nhóm chúng em, đã sử dụng phần mềm Microsoft Project đề thiết lập quy trình quản lý và giám sát công việc.. CHƯƠNG 1: GI

Võ Tâm Hảo 030136200157 Phạm Thị Mỹ Duyên 030838220036

BÁẢNG MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

5 Lê Thị Phương Dung 030563200295 100%

MỞ ĐẦU

Quá trình thực hiện dự án tiềm ấn nhiều nguy cơ, ảnh hưởng đến tiễn độ và chất

lượng Do đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án là giải pháp tối ưu, hỗ trợ

doanh nghiệp từ đầu đến cuối dự án Nhờ khả năng tự động hóa, tối ưu hóa quy trình, hạn chế sai sót và tăng cường giao tiếp, phần mềm quản lý dự án giúp tiết

kiệm thời gian, chí phí, nguồn lực vả nâng cao hiệu quả hoạt động

Minh chứng cho hiệu quả này là dự án kinh doanh quán trà sữa của nhóm chúng

em, đã sử dụng phần mềm Microsoft Project đề thiết lập quy trình quản lý và giám

sát công việc Nhờ phần mềm, nhóm đã lên kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ

rõ ràng, theo dõi tiến độ sát sao, giao tiếp hiệu quả và đưa ra giải pháp tối ưu Việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và thành công của dự án

NHẬN XÉT CÚA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

1.1 Khải niệm dự án và quy trình quản lý dự án -.- c2 2 222212222 2xsszxe2 8

LLL Kunat nt@im dur ate ccc eee cneeeceeceecaeeeeeescnecnecseeecenseneeneeeneeneeaes 8

1.1.2 Quy trình quản lý dự án - 2 2 2.12112121111111 111111 111111011181 81H, §

1.2 Phần mềm h8) 010i 08Nnớ(Á 9

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT 11

2.1 Giới thiệu tổng quan cseecsesceseesessessessessssecseseesetseeseesecsesessessesssees 11

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triỂn 2-5 5s 9222121111 1271122212112 6 11

2.1.2 Các tính năng của ứng dụng prOJ€CI - 0 20 2221221122112 121 re 11

2.1.3 Ưu điểm và nhược điểm 2 2 S21 111115 1212111151555 12111812111 re 12

2.3.4 Tạo danh sách công vIỆc - L2 20 22111211121 11211211 1111111111111 182111 kg 15

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc - 52-52 SS S12 2221212 xe2 16

2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho các công viỆc 52-52 5 2211 112212121 2e 17

2.3.8 Lịch trình cho dự án - Q Qn n1 1111111111 1115 1125112511111 1 1111 k1 2 v2 19

2.3.9 Tìm đường găng cho dự án - c1 2011211121121 111 1115211112111 11 s2 20

2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 5s 12222 2212212221112 re 20

2.3.11 Cân đối tài nguyên 52-1 1 1121111121111 1 121220112101 rrg 21

2.3.12 Lập và In báo cáo c1 1211 1 101111111111111 111111111 1111181111 kg 22

CHƯƠNG 3: MINH HỌA: ỨNG DỤNG PHẢN MÈM MICROSOFT

PROJECT DE LAP TIEN DO THỊ CÔNG MỞ QUÁN TRÀ SỮA 26

ENC o0 6g nh 1 26

3.1.1 Danh sách công vIỆc - 2 20 20112211221 1211 11111111111 12 011112211182 1 1E xkg 27

3.1.2 Mối quan hệ giữa công việc và tải nguyên 5s cnc n2 rrn 29

3.2 Ung dung phan mém Microsoft Project dé quan ly thoi gian (và tài nguyên)

3.2.4 Tạo danh sách công vIỆC - 2 2201221121112 112211011111 1111 11111111821 1kg 32

3.2.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việt 2-2221 221g 33

3.2.6 Tải nguyên dự án - ác 2112111211211 1111 11111 11201110 1111111111111 ng kg 33

3.2.7 Phân bỏ tài nguyên cho các công viỆc 2 + 1 E215 33

3.2.8 Lịch trình cho dự án 2202222102511 1011111111111 n HS n E115 5511111 kvy 34

3.2.9 Tìm đường găng cho dự ân - L2 1221112112111 211 112111112211 2111 xe 34

DANH MỤC BẢNG

BANG I: CÁC LOẠI QUAN HỆ

BẢNG 2: DANH SÁCH CÔNG VIỆC DỰ ÁN THƯ VIỆN MINI

BẢNG 3: MÓI QUAN HỆ GIỮA CÔNG VIỆC VÀ TÀI NGUYÊN TRONG DỰ

ÁN CỦA NHÓM

DANH MỤC HÌNH ẢNH

HÌNH 1: TONG QUAN GIAO DIEN PHAN MEM 12

HINH 2: GIAO DIEN TAO DU AN MOI 13

HINH 4: CU'A SO PROJECT INFORMATION 13

HINH 6: TAO LICH CHO DU AN 14

HINH 7: CU'A SO CHANGE WORKING TIME 15

HINH 8: TAO DANH SACH CONG VIEC 15

HÌNH 11: PHAN BO TAI NGUYEN CHO CAC CONG VIEC - 18

HINH 12: GIAO DIEN RESOURCE CUA CUA SO TASK INFORMATION 18

HÌNH 13: GIAO DIỆN CHANGE WORKING TIME -~ -=~~-=========~==== 19

HINH 14: GIAO DIEN CREATE NEW CALENDAR -~~ ~~=~============ 20

HINH 15: DUONG GANG CHO DU AN 20

HINH 16: GIAO DIEN GENERAL TRONG CUA SO TASK INFORMATION 21

HINH 17: CUA SO RESOURCE LEVELING: 21

HINH 18: TAI NGUYEN BI] QUA TAI G GIAO DIEN GANTT CHART - 22

HINH 19: TAI NGUYEN BJ] QUA TAI G GIAO DIEN RESOURCE SHEET 22

HÌNH 20: BAO CAO TONG HOP CHUNG CHO DỰ ÁN -~ -~ -~-=~~~=~~~= 23

HINH 21: BAO CAO THUC HIEN CONG VIEC 23

HINH 22: BAO CAO SU DUNG TAI NGUYEN 24

HINH 23: BAO CAO CHI PHI 24

HINH 24: GIAO DIEN IN BAO CAO 25

HINH 25: THIET LAP THONG TIN CHO DU AN 32

HINH 26: TAO LICH LAM VIEC 32

HÌNH 27: TẠO DANH SÁCH LÀM VIỆC CHO DỰ ÁN -~ ~~ =~=-====== 32

HÌNH 28: THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG VIỆC TRONG DỰ

HÌNH 29: THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN DỰ ÁN DỰA TRÊN BẢNG NHÓM

HÌNH 30: THIẾT LẬP TÀI NGUYÊN DỰ ÁN 34

HINH 31: LICH TRINH CHO DU AN 34

HINH 32: TIM GANG CHO DU AN 35

HINH 33: CAP NHAT TIEN DO DU AN 35

HÌNH 35: TÔNG QUAN VẼ TÀI NGUYÊN DỰ ÁN -~ =~==~-======== 36

HINH 36: TONG QUAN VE CHI PHI DU AN 37

CHƯƠNG 1: GIGI THIEU DU AN

CHUONG 1: GIOI THIEU DU AN

1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời oIan, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng (HKT Consultant,

« Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó

« Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuân chất lượng đầu ra, chỉ phí và thời gian cụ

thể

1.1.2 Quy trình quản lý dự ăn Khái niệm:

Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ vả

kỹ thuật vào trong quá trinh đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo đối giám sát dự án và kết thúc dự án đề đạt được các yêu cầu của dự án Quản trị dự

án thường bao gồm:

1 Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)

2 Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chu thé dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án

3 Cân đối hài hoả giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm : phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phi, nguén lực, rủi ro Mỗi dự án cụ thé sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên ø1ữa các yêu cầu

Quy trình:

CHƯƠNG 1: GIGI THIEU DU AN

án, các yêu cầu, thời gian, ngan sach, cơ cầu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro

«Ổ = Giai đoạn lập kế hoạch: xây dựng các kế hoạch dự án — kế hoạch tiễn độ, kế

hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý

rủi ro, kế hoạch về quản lý nhân sự dự án

« Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ như cầu được xây dựng, phần mềm được viết lệnh Trong g1Iai đoạn này công tac quan lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tỉnh hình thực hiện các hoạt động của dự án: kiểm soát thời gian, chỉ phí, chất lượng Quản lý sự thay đối, đưa ra các dự báo về thời gian va chi phi thực hiện dự án

¢ - Giai đoạn bản giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyền giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bồ trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điều chuyền nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm

1.2 Phần mềm quản lý dự án

Fwork: Cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực

quan với 3 chế độ: Danh sách, Board, Gantt Ngoài ra, Fwork còn cho phép người

dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc đề quản trị đơn giản hơn

Project Manager: Công cụ hỗ trợ các nhà quản lý giám sát dự án dựa trên biếu đồ

Gantt, phù hợp với mọi ngành nghề

Microsoft Project: Giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc Mặc cho tính chất phức tạp, MS Project lại sở hữu giao diện trực quan Đây là một giải pháp phần mềm được đánh gia cao; cé thề đóng góp rât lớn vào thành công của dự án

CHƯƠNG 1: GIGI THIEU DU AN

Skype for Business: được thiết kế dành riêng cho đối tượng doanh nghiệp nhằm tao điều kiện giao tiếp kinh đoanh và tiết kiệm chỉ phí các cuộc gọi điện thoại đường dai va quéc tế Tất cả các phiên đều được bảo vệ bởi các thuật toán xác thực và mã hóa

Evernote: giúp xây dựng một nên tảng kiến thức không lồ cho các nhà quản lý dự

án Nó có thể được sử dụng để tạo danh sách việc cần làm và lưu trữ tất cả các loại thông tin về các đự án của bạn trong các tệp và phi chú

GanttPro: Là giải pháp phần mềm dựa trên biêu đồ Gantt Nó cho phép bạn lập kế hoạch và quản lý các dự án trực tuyến, trực quan hóa các quy trình, tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và xem tỷ lệ phần trăm các nhiệm vụ riêng lẻ đã hoàn thành so với các mốc thời sian dự kiên

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

2.1 Giới thiệu tông quan

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phần mềm quan ly dy án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo đõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Năm 1984, một công ty làm việc cho hãng Microsoft đã cho phát hành phiên bản đầu tiên của Microsoft ProJect chạy trên hệ điều hành DOS Microsoft đã mua lại toàn bộ bản quyền phần mềm này và phát hành phiên bản 2 vào năm 1985 Phiên ban 3 danh cho DOS, duoc phat hanh vao nam 1986 Phién ban 4 cho DOS (Project

4.0 for DOS) la phién ban DOS cudi cing, phát hành năm 1986

Phién ban dung cho Windows dau tién da duoc phat hanh vao nam 1990, va duoc dat tén la Version 1 for Windows Cac phién ban Microsoft Project tiép theo cho Windows đã được phát hành vào các năm 1992(phién ban 3), 1993 (phiên bản 4),

1995, 1998, 2000, 2002, 2003 và 2007

2.1.2 Các tinh nang cua img dung project Ứng dụng Project cung cấp một loạt các tính năng giúp quản lý đự án hiệu quả, bao

gồm:

- Lập kế hoạch: giúp người dùng lập kế hoạch dự án bằng cách xác định các nhiệm

vụ, thời hạn, phụ thuộc và nguồn lực cần thiết

- Phân bổ nguồn lực: giúp người dùng phân bố nguồn lực cho các nhiệm vụ dự án một cách hiệu quả

- Quản lý ngân sách: giúp người quản lý ngân sách vụ án bằng cách theo dõi chi phí

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

- Phân tích khối lượng công việc: giúp người dùng phân tích khối lượng công việc

du an bang cách xác định các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong thời hạn và ngân sách duoc giao

- Đánh giá kết quả hoàn thành: giúp người dùng đánh giá kết quả hình thành đự án bằng cách so sánh kế quả thực tế với kế hoạch

2.1.3 Ưu điểm và nhược điểm

* Uu diém

- Dé dang theo sat tiến độ dự án

- Cai thién két qua dy an

- Quan ly thu chi quan ly dy an

* Nhwoc diém

- Là công cụ quan lý nên không có sự linh hoạt

- Nhân sự bị phụ thuộc vào kế hoạch ban đầu, khi xảy ra thay đổi khó pial quyét

- Mat chi phi hàng tháng đề sử dụng công cụ

Bước 2: Chọn New — Blank ProJect

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

Hinh 2: Giao dién tao du an moi

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Bước 1: Tại p1ao dign lam viéc cua Project, trén thanh Tabs, chon Project

8`, EB Get ada-ins Fa iA (+ Bài F3 Fe fe Status Date: FF] NA abe

[El Update Project

Insert Add-ins Properties ‘Schedule Status Proofing

Hinh 3: Thanh Tab cua Project Buc 2: Chon Project Information, cira sé Project Information hién ra, ta tiến hành thiét lập thông tin dự án tại đây

Project Information for ‘QuanLiDuAn_QuanTraSua’ x

| Einish date: | wed 25/09/24 ‘Status date: NA

| Enterprise custom Fields :

Department:

Help Statjstics OK Cancel

Hinh 4: Ctra s6 Project Information 2.3.3 Tao lich

2.3.3.1 Thiết lập thời gian làm việc

Bước 1: Vào File — Option — Schedule, ta c6 giao dign Schedule:

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

Quick Access Toolbar nbbon

Auto scheduled tasks scheduled on: | Project Start Date +

Hinh 5: Giao dién Schedule Bước 2: Thiết lập thời gian làm việc như Ngày bắt đầu của tuần (Week starts on), Thang bat dau cia nim (Fiscal year starts in), Gio bat dau lam (Defaut start time), Gio tan lam (Default end time), v.v

Calendar options for this project: 8) Project1 v

Week starts on: Sunday v

Default starttime: | 8:00AM + These times are assigned to tasks when you enter a start or

finish date without specifying a time If you change this setting, consider matching the project calendar using the Hours per day: ˆ Change Working Time command on the Project tab in the

= = ribbon

Default end time: 500PM Y

Hours per week: +

Days per month: 20

Hinh 6: Tao lich cho du dn

2.3.3.2 Thay đổi thời gian làm việc

Bước 1: Tại p1ao dign lam viéc cua Project, trén thanh Tabs, chon Project

Buéc 2: Chon Change Working Time, cira sé Change Working Time hién ra

For calendar; | Standard (Project Calendar) Change Working Time Vv

Legend: Click on a day to see its working times:

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

lên { trừng la Mon 240624 Mon 24/06/24 BH TậnHìo Vị Hào 1% & Sản sản phẩm gi? 1day Mon 24/06/24 Mon 24/06/24 as

5% Vote din? 1day Mon 24/05/24 Mon 24/06/24 =,

` 8B ‘Bank giá sản phẩm Jigs Tue 25/0624 Wed 260624 2 mms Duyén.Vi Hio

% 8 3 days Tue 25/06/24 Thu 27/06/24 2 a

Hinh 8: Tao danh sách công việc

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc Bước 1: Tại giao diện làm việc của ProJect, trên thanh Tabs, ta chọn Task — Information — Predecessors

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

Bang 1: Cac loai quan hệ

2.3.6 Tài nguyên dự án

2.3.6.1 Các kiểu tài nguyên

- Work: Tai nguyên thực hiện công việc (người, thiết bi)

- Cost: Chi phi

- Material: Nguyên liệu

2.3.6.2 Cách thiết lập danh sách tài nguyên cho dụ an Bước I: Tại giao diện làm việc của ProJect, trên thanh Tabs, ta chọn View —> Resource Sheet

Bước 2: Tiến hành nhập liệu tài nguyên dự án tại Resource Sheet bao gom tên tài nguyên (Resource Name), phân loại (Type), lương tiêu chuẩn (Std.Rate), lương tăng

Hiếu Work H 100% 100.000,00 đ/hr 150.000,00 @/hr 0,00 ¢ Prorated = Standard

Dung Work D 100% 100.000,00 đ/hr 150.000,00 đ/hr 0,00 d Prorated Standard

Hinh 10: Giao dién Resource Sheet 2.3.7 Phan bé tai nguyén cho cac céng viée Sau khi thiết lập danh sách tài nguyên cho dự án thông qua giao diện Resource

Sheet, ta có thể phân bổ những tài nguyên này cho các công việc tại Gantt Chart

Bước 1: Tai giao diện làm việc của ProJect, trên thanh Tabs, ta chon View — Gantt Chart

Bước 2: Tại cột Resource Name, ta chọn tài nguyên sẽ phụ trách cho các công việc

có trone dự án

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

Mode w~ Task Name ~ Duration ~ Start ~ Finish ~ Predecessors ~ Resource Names

25% £Œ; Lên ÿ trởng 1 đay Mon 24/0624 Mon 24/06/24 Tâm Hảo,Vi Hảo

5% 5 Vị trí ở đâu? 1 day Mon 24/06/24 Mon 24/06/24

yg Danh gia san pham 2 days Tue 25/06/24 Wed 26/06/24 2 Duyén.Vi Hao

gy Gửi mẫu thứ cho bạn bè, người thân xung 3 days Tue 25/06/24 Thu27/06/24 2

quanh và nhờ họ đánh giá

0% THIẾT KÉ VÀ XÂY DỰNG 51 days Tue 25/06/24 Thu05/09/24 2

0% £Œ Thiét ké 10 days Tue 25/06/24 Mon 08/07/24 2 Tran

gôm thời gian thiết kê)

om Vi tri dia ly 14 days Tue 25/06/24 Mon 15/07/24 5 Dung

0% E3 Tim mặt bằng phù hợp với vị trí mong muốn 12 days Tue 25/06/24 Wed 10/07/24 5

0% Ị Xây dựng 39 days Fri12/07/24 = Thu05/09/24 15 Tầm Hio,Hiéu

Hình 11: Phân bồ tài nguyên cho các công việc Ngoài ra có thể thực hiện phân bỏ tài nguyên bằng cách thứ hai như sau:

Bước 1: Tại giao diện làm việc của ProJect, trên thanh Tabs, ta chọn Task — Information — Resource, giao diện Resource cua cura s6 Task Information hién ra

Task Information x

General| Predecessors Advanced | Notes | Custom Fields |

Name: Ý TƯỞNG Duration: 4 days * (_) Estimated

CHUONG 2: PHAN MEM QUAN LY DU AN MICROSOFT PROJECT

Đề thiết lập lịch trình cho dự án, ta thực hiện các thao tác thiết lập hoặc thay đôi 2.3.8 Lich trinh cho du an

thời gian làm việc

Bước 1: Tại giao dién lam viéc cua Project, trén thanh Tabs, ta chon Project >

Change Working Time

Change Working Time x

For calendar: | Standard (Project Calendar) v Create New Calendar

Calendar ‘Standard’ is a base calendar