Tiểu luận giữa kỳ môn giới thiệu ngành tài chính ngân hàng Đề tài kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả

Vì thời gian để nghiên cứu còn hạn chế, đồng thời chưa có nhiều kinhnghiệm trong việc làm tiểu luận, có thể còn nhiều thiếu sót trong bài làm.Nhưng sau khi đề tài được hoàn thành, em mon

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TR ỜNG Ƣ ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN GIỮA KỲ MÔN: GIỚI THIỆU NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

PHIẾU CHẤM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN

Nhận xét (nếu có):

Điểm:

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Nhi Quang đã truyền đạtnhững kiến thức hữu ích và chia sẻ kinh nghiệm của cô trong việc làm bài tiểuluận, giúp cho quá trình làm bài của nhóm được suôn sẻ Đồng thời cũng gửi lờicảm ơn tới các bạn cùng nhóm đã tích cực tham gia xây dựng đề tài cũng như

có trách nhiệm cao trong công việc để bài làm được hoàn thành đúng thời hạn

Vì thời gian để nghiên cứu còn hạn chế, đồng thời chưa có nhiều kinhnghiệm trong việc làm tiểu luận, có thể còn nhiều thiếu sót trong bài làm.Nhưng sau khi đề tài được hoàn thành, em mong rằng đề tài của nhóm có thểgiúp góp một phần nào đó nâng cao nhận thức, hiểu biết của mọi người về Kĩnăng quản lý thời gian và áp dụng kĩ năng này một cách hiệu quả trong học tậpcũng như trong cuộc sống sau này Kính mong cô và các bạn có thể xem xétgóp ý để nhóm em có thể rút kinh nghiệm cho lần sau được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

CH ƠNG Ƣ I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN 2

1.1Khái niệm về quản lý thời gian hiệu quả 2

1.2Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả 2

1.2.1Tăng hiệu suất làm việc 2

1.2.2Ưu tiên công việc 3

1.2.3Giảm căng thẳng 3

1.2.4Tăng khả năng đáp ứng 3

1.2.5Tạo ra cân bằng giữa công việc và cuộc sống 3

1.2.6Tăng sự tự tin 4

1.2.7Phát triển kĩ năng quản lý 4

1.2.8Tiết kiệm thời gian 4

1.2.9Phát triển thói quen tích cực 5

1.3Thực trạng về vấn đề quản lý thời gian của sinh viên ở Việt Nam 5

CH ƠNG Ƣ II: NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ RÈN LUYỆN CÁC KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ 7

2.1Những khó khăn trong việc quản lý thời gian 7

2.2 Các kĩ năng cần thiết để quản lí thời gian hiệu quả 8

2.2.1Lập kế hoạch hằng ngày, hằng tuần 8

2.2.2Ưu tiên công việc 9

2.2.3Không bao giờ để đến phút chót 9

2.2.4Sử dụng kĩ thuật Pomodoro 9

2.2.5Hạn chế những thứ làm sao nhãng 10

2.2.6Delegating công việc 10

2.2.7Tập trung vào kết quả, không chỉ làm việc liên tục 10

2.2.8 Tổng kết công việc mỗi cuối ngày sau thời gian vào thời gian biểu 10

2.3 Một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả 11

2.3.1 Nguyên tắc Eisenhower 11

2.3.2 Nguyên tắc 80/20 12

2.3.3 Nguyên tắc Eat That Frog (Ăn con ếch đầu tiên) 12

2.3.4 Nguyên tắc 2 phút của David Allen 13

2.3.5 Quy luật Parkinson 14

2.4 Các tựa sách hay về các phương pháp quản lý thời gian 14

PHẦN KẾT LUẬN 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống hiện đại, việc quản lý và tận dụng thời gian trong công việccũng như trong đời sống xã hội ngày càng quan trọng hơn bao giờ hết Tại saonhiều người thành công từ rất sớm nhưng lại có những người chỉ dậm chân tại chỗhay thậm chí là có sự thụt lùi so với bạn bè đồng trang lứa? Chìa khóa để bước đếnthành công không chỉ nằm ở việc người đó có tư duy tốt hay có năng khiếu bẩmsinh mà còn là ở kĩ năng biết quản lý thời gian hiệu quả, biết phân chia các phầnviệc trong ngày một cách hợp lý sao cho hoàn thành đúng mục tiêu ban đầu đã đềra

Do đó, với mong muốn trình bày và phân tích các khía cạnh về khả năng quản

lý thời gian thông qua những hiểu biết cơ bản và tầm quan trọng của nó, bên cạnh

đó cũng đề xuất các phương pháp rèn luyện để hoàn thiện bản thân, nhóm chúng

em đã bắt tiến hành thực hiện tiểu luận với đề tài: “KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜIGIAN HIỆU QUẢ”

Bài tiểu luận này gồm có 2 chương:

- Chương I: Những vấn đề cơ bản về quản lý thời gian

- Chương II: Những giải pháp để rèn luyện các kĩ năng quản lý thời gian hiệuquả

PHẦN NỘI DUNG

CH ƠNG Ƣ I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN 1.1 Khái niệm về quản lý thời gian hiệu quả:

Quản lý thời gian là khả năng lên kế hoạch để sử dụng và kiểm soát thời gian

để hoàn thành công việc và mục tiêu một cách hiệu quả nhất

Hiện nay, kĩ năng quản lý thời gian có tầm quan trọng không hề nhỏ trong cuộcsống nhưng nhiều người vẫn có lối sống buông thả, sa đà vào một công việc haymột thú vui nào đó mà quên đi những hoạt động khác Điển hình như ở bậc đại học,nhiều sinh viên vì để trang trải cuộc sống hay kiếm thêm thu nhập mà quá chú trọngtới công việc làm thêm, không có thời gian dành cho học tập Từ đó dẫn đến hệ lụy

là kết quả học tập sa sút, thậm chí là phải học lại, thi lại chỉ bởi vì không biết phân

bổ thời gian giữa công việc và học tập sao cho hợp lý

Hay ở những người trưởng thành, những người đã đi làm, nhiều người có thóiquen trì hoãn công việc, từ đó các phần việc cứ tích tụ lớn dần theo ngày tháng, tớimột lúc nào đó họ sẽ tự hỏi rằng: “Tại sao mình không hoàn thành việc này sớmhơn để công việc không bị chồng chéo lên nhau” Khi họ biết họ dang lãng phí thờigian thì cũng chỉ có thể vội vàng làm để kịp nộp cho cấp trên chứ không hề có sựchuẩn bị chỉnh chu trong công việc được giao

Qua đó cho thấy kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi mỗi cá nhân phảibiết phân chia công việc sao cho cách hợp lý, và đương nhiên phải có ý chí quyếttâm, rèn luyện mỗi ngày chứ không phải là kĩ năng sẵn có

1.2 Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả:

Việc biết cách quản lý thời gian đem lại rất nhiều lợi ích, tiêu biểu có thể kể đến như:

1.2.1 Tăng hiệu suất làm việc:

Trong công việc, muốn tăng năng suất làm việc thì khả năng quản lý thời gian là vô cùng cần thiết

Biết cách phân bổ thời gian cho từng công việc giúp thúc đẩy làm việc một cách hiệu quả, tập trung vào những công việc cần thiết, giảm xao nhãng, căng thẳng khi quá nhiều công việc dồn dập cùng một lúc, từ đó mỗi công việc sẽ được chau chuốt,

3hoàn thiện hơn Từ đó thúc đẩy sự tự quản lý của mỗi cá nhân ngày một tốt hơn.

1.2.2 Ƣ tiên công việc: u

Phân chia thời gian dành cho những công việc nên ưu tiên giúp đẩy nhanh quátrình làm việc Nên chú trọng vào công việc nào quan trọng cần phải được hoànthành sớm hay những việc nào cần ít thời gian hơn để làm trước và dành thời giannhiều hơn cho các công việc tiêu tốn nhiều thời gian hơn Thời gian để hoàn thànhcông việc được tối ưu hóa mà vẫn đảm bảo được chất lượng đầu ra của sản phẩm

1.2.3 Giảm căng thẳng:

Nhiều người hiện nay có hiện tượng “Nước tới chân mới nhảy” Có nghĩa là chủquan, xem nhẹ những công việc cần làm, để đến gần tới hạn mới bắt đầu làm, làmcho khối lượng công việc ngày càng chất chồng lên nhau, khiến cho tinh thầnhoảng loạn, căng thẳng dẫn tới chất lượng công việc giảm sút

Thay vì giữ lối sống buông thả như vậy, quản lý thời gian bằng cách chia nhỏcông việc ra, lên kế hoạch làm việc sẽ giúp kiểm soát được những công việc cầnlàm, giảm bớt được gánh nặng tâm lý, tinh thần của mỗi người cũng sẽ sảng khoải,thư thả hơn

1.2.4 Tăng khả năng đáp ứng:

Khi biết cách quản lý thời gian, thời hạn làm việc cũng sẽ được phân chia hợp

lý cho phù hợp cho từng công việc khác nhau Nếu quỹ thời gian nhiều hơn, côngviệc sẽ được chau chuốt và giải quyết triệt để Đồng thời khi những tình huốngkhông may xảy ra thì vẫn còn thời gian để chỉnh sửa hoàn thiện xoay sở, đối phóvới những khó khăn thử thách Từ đó khả năng thích ứng với các tình huống khácnhau, giúp duy trì hiệu quả và hiệu suất công việc

1.2.5 Tạo ra cân bằng giữa công việc và cuộc sống:

Với sự phát triển của nền kinh tế, nhiều cá nhân hiện nay phải chạy đua để bắtkịp với xu hướng hiện đại Khối lượng công việc càng nhiều, thời gian dành chocác hoạt động thư giãn, giải trí ngày càng ít đi, chỉ tập trung vào hoàn thành côngviệc mà quên đi các mối quan hệ xung quanh Chăm lo sức khỏe hay đơn giản chỉ

là dành thời gian cho gia đình cũng là điều xa vời đối với nhiều người cho thấyviệc biết cân bằng quỹ thời gian vô cùng quan trọng Bởi lẽ quản lý thời gian tạo

4thế chủ động trong công việc, tạo thế linh hoạt trong cuộc sống, có thời gian đầu tưxây dựng các mối quan hệ xã hội Những hoạt động này không chỉ tạo ra một cuộcsống đầy đủ mà còn giúp tạo một tâm hồn lạc quan, năng động trong cuộc sốnghàng ngày.

1.2.6 Tăng sự tự tin

Việc phát triển kĩ năng quản lý thời gian không chỉ giúp tăng năng suất hiệu quảcông việc mà còn thúc đẩy sự tự tin của mỗi cá nhân Khi biết cách phân chia thờigian cho công việc cần thiết, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng thì việc hoàn thànhcông việc sẽ trở nên hiệu quả hơn, dễ dàng đạt được những mục tiêu đã đề ra,không còn căng thẳng và bối rối trước những thử thách, giúp cho bản thân trở nênchuyên nghiệp trong mắt mọi người xung quanh

Ngoài ra, thời gian để tìm tòi, học hỏi những kiến thức hữu ích trong các lĩnhvực ngày càng nhiều hơn, gia tăng vốn hiểu biết của mỗi cá nhân, làm tăng sự tựtin khi giao tiếp với những người khác và tạo dựng được sự tín nhiệm cùa nhữngngười đồng nghiệp và cấp trên

1.2.7 Phát triển kĩ năng quản lý:

Phát triển kĩ năng quản lý là yếu tố cần thiết mà mỗi cá nhân cần rèn luyện,đồng thời cũng chính là lợi ích mà kĩ năng quản lý thời gian đem lại

Trước khi bắt tay vào làm một công việc nào đó thì cần phải có sự sắp xếp linhhoạt thời gian giữa các công việc sao cho hợp lý, việc nào cần ưu tiên làm trước vàthực hiện đúng thời hạn kế hoạch đã đề ra giúp nâng cao tư duy tổ chức một cách

có hiệu quả, giúp kiểm soát và làm chủ được công việc Kĩ năng này không chỉ hỗtrợ cho công việc hiện tại mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển toàn diện của mỗi cánhân trong xã hội

1.2.8 Tiết kiệm thời gian:

Kĩ năng quản lý thời gian chính là chìa khóa giúp tiết kiệm thời gian vào nhữnghoạt động không quan trọng khác trong cuộc sống Bằng cách thiết lập thời gianbiểu có thể nhận biết những công việc quan trọng phải hoàn thành, tránh xao nhãng

và phân tán sự tập trung vào những công việc không cần thiết Qua đó quỹ thờigian ngày càng được mở rộng, có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những hoạt

5động tích cực phát triển bản thân, đồng thời có thời gian cho bản thân được nghỉngơi, giảm stress sau những giờ làm việc căng thẳng.

1.2.9 Phát triển thói quen tích cực:

Trải qua nhiều thập kỉ, tỉ lệ người trẻ mắc các bệnh béo phì hay các bệnh về timmạch, xương khớp ngày càng gia tăng Nguyên nhân của vấn đề này là do ít vậnđộng, cũng như là tính chất công việc văn phòng bận rộn khiến họ không thể sắpxếp được thời gian cho các hoạt động thể chất cũng như ăn uống sao cho khoa học

và hợp lý, thường xuyên thức khuya để hoàn thành công việc cũng làm cho tuổi thọngày càng rút ngắn

Chính vì thế, quản lý thời gian để phát triển bản thân, có thời gian cho các hoạtđộng thể chất là vô cùng cần thiết Biết cách phân chia thời gian trong ngày đểkhông quá sa đà vào công việc, thay vào đó là xây dựng lối sống tích cực lànhmạnh, tập luyện thể dục thể thao để tránh mắc các bệnh về tim mạch, đọc sách haytìm tòi học hỏi những kiến thức mới Sự tự quản lý thời gian đem đến một môitrường ổn định, lành mạnh, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của cuộc sốngcủa mỗi cá nhân hay của toàn xã hội

1.3 Thực trạng về vấn đề quản lý thời gian của sinh viên ở Việt Nam:

Kĩ năng quản lý thời gian ở sinh viên Việt Nam trong thực tế vẫn còn nhiềuhạn chế Như đã đề cập ở phần mở đầu, sinh viên hiện nay không chỉ dành phần lớncho việc học tập mà còn các hoạt động ngoài giờ khác như sinh hoạt câu lạc bộ,làm việc bán thời gian, chơi trò chơi điện tử hay đi chơi với bạn bè Sinh viên biếtcách cân bằng các hoạt động trên với học tập vẫn có, song chỉ là thiểu số

Hiện nay, các trường ở bậc đại học, cao đẳng hiện nay đã bắt đầu đào tạo theotín chỉ, sinh viên có thể tích lũy theo tín chỉ để đăng kí các lớp học phần theochương trình đào tạo hay theo kế hoạch cá nhân sao cho linh hoạt với lịch trình củabản thân Chính vì thế thời gian lên lớp hay thời hạn ra trường có thể rút ngắn sovới chương trình đào tạo của trường Tuy nhiên hình thức đào tạo này vẫn cònnhiều hạn chế, thời gian lên lớp không nhiều nhưng kiến thức ở bậc đại học lạimang tính học thuật và chuyên ngành nên buộc sinh viên cần phải tự học, tự nghiêncứu để có thể theo kịp trên lớp Nhưng thực tế cho thấy khả năng tự nghiên cứu của

6sinh viên Việt Nam còn rất kém, thay vì thời gian để đọc sách thì nhiều sinh viêndành để đi chơi, lướt mạng xã hội hay chỉ dành để ngủ Chính vì vậy dẫn đến việclãng phí thời gian cho những hoạt động không cần thiết

Bên cạnh đó, các sinh viên vừa đi học vừa làm sẽ rất khó để quản lí thời gianhiệu quả vì ham làm việc, ham kiếm tiền sớm, từ đó thời gian dành cho việc họcngày càng ít đi Trên các giảng đường không khó để bắt gặp tình trạng các sinhviên lên lớp chỉ để ngủ gục hay làm việc Hậu quả của việc này là sức khỏe đixuống, lực học giảm sút thậm chí là nhiều sinh viên còn bỏ học để đi làm

Theo T.S Nguyễn Tấn Trần Minh Khang - Phó hiệu trưởng Trường Đại họcCông nghệ thông tin - Đại học Quốc gia TP.Hồ Chí Minh cho biết, tại ngôi trườngnày, nhiều sinh viên đã thôi học để bắt đầu đi làm “Theo thống kê mới nhất, hiện

có khoảng 600 sinh viên tại trường đã bỏ học giữa chừng Nguyên nhân là do các

em đã tìm được việc làm từ khi là sinh viên năm 3, năm 4 nên không hoàn thànhđược chương trình học để có bằng tốt nghiệp đại học”, ông Khang chia sẻ.Những thực trạng trên chỉ là một trong số những vấn đề đáng quan tâm trongmôi trường giáo dục bậc đại học, cốt yếu vẫn là ở ý thức và kĩ năng quản lý thờigian của sinh viên chưa thật sự tốt để có thể lập thời gian biểu sao cho hợp lí đểkhông bị lãng phí quá nhiều thời gian cho hoạt động không cần thiết

CH ƠNG Ƣ II: NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ RÈN LUYỆN CÁC KĨ NĂNG QUẢN

LÝ THỜI GIAN 2.1 Những khó khăn trong việc quản lý thời gian:

Quản lý thời gian hiệu quả tưởng chừng là một việc đơn giản nhưng khiếnkhông ít người gặp khó khăn Bởi lẽ, việc biết cách phân bổ thời gian hợp lý khôngchỉ ngày một ngày hai có thể làm được, còn phụ thuộc vào ý chí của mỗi cá nhâncũng như các yếu tố ngoại cảnh tác động Các lý do gặp khó khăn trong việc quản

lý thời gian có thể kể đến như:

- Không có sự ưu tiên công việc: Nhiều người không thể xác định được côngviệc nào là công việc quan trọng cần được ưu tiên làm trước mà dành thời gian quánhiều cho các công việc không quan trọng Từ đó tiêu tốn thời gian quá nhiều mà

bỏ lỡ đi những cơ hội phát triển bản thân

- Lập ra kế hoạch với quá nhiều hoạt động: Lập kế hoạch trước cho công việc làtốt, nhưng chỉ tốt nếu biết phân chia sao cho hợp lý và có mục tiêu cụ thể Nhiềungười lầm tưởng rằng chỉ cần lập bảng kế hoạch công việc là có thể hoàn thành hếttất cả những công việc đó mà quên mất năng lực bản thân mình ở đâu và cũng nhưvậy, khi cảm thấy không thể hoàn thành được đúng thời hạn đã đề ra thì sẽ dễ cảmthấy chán nản, nghi ngờ vào bản thân mình Và khi có quá nhiều công việc dượcthiết lập, thời gian để nghỉ ngơi ngày một ít đi, sức khỏe giảm sút, hiệu quả côngviệc lại không cao

- Không có mục tiêu cá nhân: Thiết lập mục tiêu không chỉ cung cấp tầm nhìn,hướng đi thích hợp với mỗi cá nhân, giúp tập trung toàn bộ sức lực để hoàn thiệnmục tiêu đó Nhưng nếu không có mục tiêu, không có đích đến chỉ khiến thời gianngày một lãng phí hơn vào những công việc không đáng, dẫn tới mất phươnghướng khi làm việc và kết quả công việc không được như mong đợi

- Dễ bị trì hoãn: Thói quen trì hoãn là nguyên nhân khiến thời gian chết dần chếtmòn, bắt nguồn từ việc xem nhẹ công việc cũng như là quá đề cao bản thân có khảnăng hoàn thành ngay cả khi sát hạn Hay có cảm giác lo sợ khi làm công việc đó

vì nghĩ rằng bản thân không thể nào hoàn thành được Kéo theo hệ lụy là không đủthời gian làm việc hay công việc hoàn thành qua loa, sơ sài Đó cũng là lý do khiến